[Biên mục mô tả] Bài 1. Khái niệm về mô tả tài liệu

BI£N MôC M« t¶

Bµi 1
Kh¸i niÖm vÒ m« t¶ tµi liÖu
Giảng viên: Cấn Đình Thái
Trường CĐSP Hà Tây
Điện thoại: 0986425099


Tµi liÖu tham kh¶o










Giáo trình mô tả tài liệu/Nguyễn Thị Ngà.H.:Văn hóa thông tin,1994.-135tr.;19cm
Sổ tay thư viện/Lê Văn Viết.-H.:Văn hóa
thông tin,2001.-234tr.;19cm
Nhiệm vụ thư viện trường học/Nguyễn Thế
Tuấn.-H.:ĐHQG,2000.-124tr.;19cm
- Cẩm nang nghề thư viện/Lê Văn Viết.H.:Văn hóa thông tin,2001.-630tr.;19cm
Trang web của thư viện Quốc gia Việt Nam:
www.nlv.gov.vn

11/21/16

2


1. Khỏi nim v mụ t ti liu


Theo từ điển tiếng Việt (1997):
Mô tả (MT) tức là dùng ngôn ngữ hoặc màu sắc, đư
ờng nét, nhạc điệu... để cho người khác hình dung đư
ợc hình thức các sự vật hoặc hình dáng, tâm trạng
của con người trong khung cảnh nào đó.



Trong thư viện học:
Mô tả tài liệu (MTTL) là việc lựa chọn những dẫn liệu
đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo những
quy tắc nhất định giúp bạn đọc có khái niệm về tài
liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó.

11/21/16



3


2.Mục đích, chức năng, nhiệm vụ của mô tả

Mô tả là khâu công tác kỹ thuật cơ bản
giúp xác định được đặc tính của tài liệu về
nội dung, công dụng, hình thức.



Mô tả là cơ sở chính để tổ chức các loại
hình mục lục thư viện, một trong trong
những hệ thống tra cứu truyền thống.

11/21/16



4


Mục đích của mô tả tài liệu




Giúp bạn đọc, người dùng tin có được khái
niệm về tài liệu và nhanh chóng dễ dàng
tìm được tài liệu ấy trong hệ thống tìm tin
truyền thống nếu biết một số thông tin như
tác giả, nhan đề, chủ đề.
Phiếu mô tả cho biết thư viện đang có

những tư liệu nào đó và thuộc những lần
xuất bản nào.

11/21/16



5


Chức năng




Chức năng thông tin: Đưa ra những thông
tin về tác giả, tên tài liệu, hình thức, công
dụng; thông tin về lần xuất bản và việc
xuất hiện của tài liệu này hay tài liệu khác
trong thư viện.
Chức năng tìm tin: Qua các thông tin cơ
bản của mô tả tài liệu, người dùng tin xác
định được những tài liệu cần thiết đựa trên
những dấu hiệu xác định.

11/21/16



6

Tập hợp những thông tin trên tờ phiếu, bạn
đọc có thể phát hiện được trong kho của
thư viện có bao nhiêu tác phẩm của một
tác giả, chủ đề nào đó thuộc lĩnh vực khoa
học nào đó.

11/21/16



7


Nhiệm vụ





Thực hiện nhiệm vụ tuyên truyền, giới thiệu, tổ
chức và hướng dẫn bạn đọc một cách tích cực
nhất.
Giúp bạn đọc tìm hiểu rõ vốn tài liệu của thư viện
hoặc cơ quan thông tin.
Được sử dụng trong nhiều công tác khác:

11/21/16

Bổ sung
Đăng ký cá biệt
Xây dựng mục lục
Biên soạn thư mục
Xây dựng CSDL (biên mục tự động)...



8


3.Yêu cầu và quy định chung của mô tả
3.1.Yêu cầu:
Trực diện: Khi tiến hành MT, TL phải có trước
mặt người làm công tác biên mục, tuyệt đối
không được mô tả thông qua một nguồn gián
tiếp nào.
Chính xác: Đòi hỏi những thông tin, dữ liệu đưa
vào MT phải đúng như nó được trình bày trên TL,
đặc biệt là trang tên của TL.


11/21/16

Nếu đưa thông tin bên ngoài vào phải đặt trong dấu
ngoặc vuông ( [ ] ).


9




Đầy đủ: Phải chọn và đưa vào những
thông tin mà có thể phản ánh được đầy đủ
nội dung, hình thức của TL.
Tuy nhiên yêu cầu này có tính chất tương
đối.
VD: Có thể lược bỏ thông tin như: tên tác
giả trùng với tên tài liệu...

11/21/16



10






Thống nhất: Thành phần các yếu tố MT và cách

trình bày các yếu tố đó trên phiếu phải luôn theo
đúng theo các quy tắc đã quy định. Do đó một
TL luôn được MT giống nhau trong các mục lục
và các bản thư mục khác nhau.
VD: Trường hợp tác giả có nhiều bút danh






11/21/16

Nguyễn ái Quốc
Nguyễn Tất Thành
Trần Lực
Hồ Chí Minh
XYZ



11




Ngắn gọn: một số yếu tố được phép viết tắt, một
số thông tin có thể được lược bỏ tạo điều kiện
cho bạn đọc dễ sử dụng.

VD:



Hà Nội H.
Thành phố Hồ Chí Minh Tp. Hồ Chí Minh

Rõ ràng: các yếu tố MT phải đảm bảo cho bạn
đọc hiểu đúng về từng TL được giới thiệu.


11/21/16

Không được lạm dụng quá nhiều yếu tố viết tắt ngoài
quy định và hạn chế bổ sung thêm yếu tố bên ngoài
ấn phẩm.


12


3.2.Quy ®Þnh
3.2.1VÒ phiÕu m« t¶:
 VÒ ng«n ng÷ m« t¶: TL ®­îc xuÊt b¶n
b»ng tiÕng n­íc nµo th× MT b»ng ng«n
ng÷ cña n­íc ®ã.
 Chó ý:

11/21/16

13


2,5 cm
1,5 cm

1 cm

7,5 cm

11/21/16



14




TL có ngôn ngữ ở chính văn khác ngôn ngữ ở
trang tên sách (TTS):




MT bằng ngôn ngữ ở TTS, ngôn ngữ chính văn thì ghi
trong vùng phụ chú.

TTS ghi bằng nhiều ngôn ngữ, trong đó có một
ngôn ngữ được ghi bằng ngôn ngữ của nước
đang tiến hành MT:



11/21/16

MT theo ngôn ngữ của nước đó.
Yếu tố phụ chú sẽ được trình bày thông tin như tên
sách được thể hiện trên TL.


15




TTS gồm nhiều tên sách viết bằng nhiều
ngôn ngữ khác, trong đó không có tiếng
Việt và không giống ngôn ngữ chính văn:




MT tên sách theo ngôn ngữ đầu tiên.

TTS có những thứ tiếng không thông dụng
như: Lào, Campuchia...

11/21/16

Dịch ra tiếng nước tiến hành mô tả (tiếng Việt)
và sau đó tiến hành mô tả.


16


3.2.2.Về chính tả và kiểu chữ:
Quy định viết hoa:







abcxyz
Chữ số ở nhan đề được MT như trình bày trên TL.
Mô tả bằng số ả rập:




11/21/16

Từ đầu tiên của các yếu tố,
Các danh từ riêng (ngoại trừ yếu tố số trang và minh hoạ)

lần xuất bản,
năm xuất bản,
số tập



17




Chữ viết tắt: chỉ được phép viết tắt ở một
số yếu tố đã quy định.
VD:
Số trang
: 200 tr. Tập
: T.
Quyển
: Q.
Phần
: Ph.
Chương
: Ch.
Nhà xuất bản: Nxb

11/21/16

18


3.2.3Vị trí ghi các ký hiệu trên
phiếu
Mặt trước: có 3 loại ký hiệu
Ký hiệu xếp giá
Ký hiệu mục lục
Ký hiệu đầy đủ


Ký hiệu phân loại

Mặt sau: Chiều ngược lại, ghi phiếu bổ
sung; góc dưới bên trái ghi số đăng ký cá
biệt của tài liệu cùng với các bộ phận đang
lưu giữ nó.
11/21/16



19


Cơ sở mô tả tài liệu

MTTL phải căn cứ vào bản thân TL theo nguyên
tắc trực diện.
Đối với sách, TTS được coi là cơ sở chính để MT
Đối với báo, tạp chí và các ấn phẩm đặc biệt MT
căn cứ vào phần tiêu đề trước chính văn và
những nơi tập trung các chi tiết ấn loát và xuất
bản.
Đối với các CSDL hay tệp tin (File) trong máy vi
tính thì nguồn cung cấp thông tin là trang nhan
đề hiển thị trên màn hình máy tính hay trên các
tư liệu in kèm theo.

11/21/16



20


4.Nguồn cung cấp thông tin cho mô
tả
Trang tên sách: nằm ngay sau bìa sách, cung cấp
một cách tương đối đầy đủ những thông tin đưa
vào mô tả.
Tác giả cá nhân hay tác giả tập thể
Nhan đề tài liệu
Công dụng của sách
Tên những người cộng tác
Thông tin về lần xuất bản

Nơi xuất bản, Nhà xuất bản, năm xuất bản
Tên bộ tùng thư
11/21/16



21


Loại có 2 trang tên sách (1):
Trang tên song song: có trang tên sách ở cả bên
phải và trái; Cả hai đều là căn cứ chính để tiến
hành mô tả.






Sách xuất bản bằng hai thứ tiếng.
Sách tái bản.
Sách dịch.

Trang tên sách mở rộng: trên cả hai trang đều có
những thông tin cần thiết về cuốn sách.

11/21/16

22








Loại có 2 trang tên sách (2):
Trang tên sách chung và trang tên sách riêng:
Thường gặp trong sách nhiều tập (bộ).
Trang tên sách sóng đôi: tên sách và chính văn
in bằng một thứ tiếng còn trang bên kia tên sách
được in bằng nhiều thứ tiếng khác nhau (giải
quyết như trường hợp sách có tên song song).
Trang tên của bộ tùng thư, có dạng: trang bên
trái là trang tên tùng thư và trang bên phải là
trang tên riêng của ấn phẩm.

11/21/16



23


C¸c phÇn phô


B×a



Trang tªn s¸ch phô



PhÇn ghi Ên lo¸t

11/21/16



24


Phần còn lại của ấn phẩm






Dẫn giải của nhà xuất bản: Bạn đọc có thêm thông tin
về nội dung, công dụng và đôi khi có những thông tin về
tác giả của ấn phẩm.
Lời tựa, lời giới thiệu: Giới thiệu về nội dung cơ bản, ý
nghĩa, tầm quan trọng và cách giải quyết vấn đề được
nêu ra. Đồng thời cũng giới thiệu những người tham gia

sáng tạo tác phẩm.
Mục lục: Giới thiệu toàn bộ nội dung cuốn sách; mục lục
có thể nằm trước hoặc sau phần chính văn.

11/21/16



25