Lập hồ sợ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ôn thi công chức
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (206.32 KB, 23 trang )
LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP
HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
I. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH
1. Khái niệm
1.1. Hồ sơ: Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc
điểm, tính chất chung như tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản…
được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân.
Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết
định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn ... cũng được coi như những hồ sơ.
* Một số loại hồ sơ:
- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình
thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một
cơ quan, đơn vị.
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ
pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan.
Sự khác nhau giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc:
Hồ sơ công việc
Hồ sơ nguyên tắc
+ Là những bản chính, bản sao có giá trị + Là bản sao chính xác bản chính
như bản chính cùng các văn bản, giấy tờ các văn bản QPPL về từng mặt công
có liên quan đến quá trình giải quyết tác nghiệp vụ, chuyên môn
công việc
+ Tài liệu thường có thời gian trong
+ Có thể tập hợp văn bản của nhiều
năm, nếu có thay đổi, phải sử dụng
văn bản có hiệu lực hiện hành
+ Không phải nộp vào lưu trữ cơ
quan
- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá
nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….)
- Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án,
hồ sơ thiết kế thi công…..
1
1.2. Lập hồ sơ hiện hành: Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được
hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các
nguyên tắc và phương pháp nhất định.
- Lập hồ sơ hiện hành: Do người thực hiện, giải quyết công việc lập;
được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện
hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi
nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu.
- Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được
tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không
được lập thành hồ sơ. Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý
những tài liệu rời lẻ, lộn xộn.
Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiện
hành đảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nội
dung, quá trình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát với
giá trị tài liệu, tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa,
hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ.
Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều
khó khăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá
hồ sơ… Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó
đảm bảo chất lượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo
quản chưa được dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công
sức, thời gian, kinh phí.
1.3. Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức: Là bảng kê có hệ thống
những hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
trong năm, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ, được dùng
làm căn cứ để các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ.
1.4. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Là việc định kỳ
chuyển giao những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị, cá nhân vào
lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
2. Tác dụng của việc lập hồ sơ
- Giúp mỗi cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu một cách đầy đủ, có
hệ thống và khoa học. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc và
tra tìm khi cần thiết.
- Giúp mỗi cơ quan quản lý toàn bộ công việc và tài liệu của cơ quan, tra
tìm tài liệu nhanh chóng.
- Chọn ra được những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan, tránh
bỏ sót, thất lạc hồ sơ có giá trị cao và tránh giữ những giấy tờ hết giá trị, không
cần thiết.
3. Trách nhiệm thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Điều 23, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện hành:
2
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc phạm vi quản lý của mình.
- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (đối với cơ quan, tổ
chức không có văn phòng) hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng
đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, tổ chức khác
có nhiệm vụ:
+ Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.
+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.
- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành.
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ
về công việc đó.
Điều 5 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia quy định lưu
trữ hiện hành có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu giao nộp.
4. Các nguyên tắc (yêu cầu) cơ bản khi lập hồ sơ
- Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;
đúng công việc mà cá nhân đang giải quyết. Không đưa vào hồ sơ những tài liệu
không liên quan đến công việc đó.
- Văn bản giấy tờ trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ
lôgic, chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng sự hình thành tự nhiên của tài liệu
theo diễn biến giải quyết công việc.
- Văn bản tài liệu trong hồ sơ có giá trị pháp lý, độ tin cậy cao.
5. Nội dung công tác lập hồ sơ
5.1. Lập danh mục hồ sơ
5.1.1. Tác dụng của danh mục hồ sơ:
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức công tác lập hồ sơ
và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp
phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức
đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
5.1.2. Căn cứ lập danh mục hồ sơ
Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị; quy chế làm việc, quy chế công tác văn
3
thư của cơ quan, tổ chức.
- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn
vị và cá nhân.
- Danh mục hồ sơ những năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục
lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có) và các quy định hiện hành của nhà nước
về thời hạn bảo quản tài liệu.
5.1.3. Nội dung lập danh mục hồ sơ
a) Xây dựng khung đề mục (khung phân loại): theo cơ cấu tổ chức hoặc theo
mặt hoạt động của cơ quan.
- Nếu theo cơ cấu tổ chức: Tên mỗi đơn vị, phòng, ban trong cơ quan là một
đề mục lớn
Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của cơ quan KBNN được xây dựng
theo cơ cấu tổ chức, bao gồm các đề mục lớn sau:
Số và ký hiệu
HS
(1)
Tên đề mục và
tiêu đề hồ sơ
(2)
Thời hạn bảo
quản
Đơn vị/người
lập hồ sơ
(3)
(4)
Ghi chú
(5)
I. BAN
KẾ
HOẠCH TỔNG
HỢP
II. BAN TỔ
CHỨC CÁN BỘ
III. BAN
TOÁN
KẾ
…..
Đối với KBNN tỉnh thì khung đề mục danh mục hồ sơ được xây dựng
theo cơ cấu tổ chức, bao gồm các đề mục lớn sau:
Số và ký hiệu
HS
(1)
Tên đề mục và
tiêu đề hồ sơ
(2)
Thời hạn bảo
quản
Đơn vị/người
lập hồ sơ
(3)
(4)
I. PHÒNG KẾ
HOẠCH TỔNG
HỢP
II. PHÒNG TỔ
CHỨC CÁN BỘ
III. PHÒNG KẾ
TOÁN
…..
4
Ghi chú
(5)
- Nếu theo mặt (lĩnh vực) hoạt động: Tên mỗi mặt (lĩnh vực) hoạt động của
cơ quan là một đề mục lớn.
Số và ký hiệu
HS
Tên đề mục và
tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo
quản
(1)
(2)
(3)
Đơn vị/người
lập hồ sơ
(4)
Ghi chú
(5)
I. HẠN MỨC
KINH PHÍ
II. BÁO CÁO
THU,
CHI
NGÂN SÁCH
III. CÂN ĐỐI
TÀI KHOẢN
IV. TÀI VỤ
…
- Trong mỗi đề mục lớn theo cơ cấu tổ chức có thể có các đề mục nhỏ là
các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ hoặc các đơn vị tổ chức nhỏ hơn.
Ví dụ : Đề mục “ Ban Tổ chức cán bộ” trong khung đề mục danh mục hồ sơ của
cơ quan KBNN có các đề mục nhỏ như:
Số và
ký hiệu
HS
(1)
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
(2)
Thời hạn
bảo quản
(3)
Đơn
vị/người lập
hồ sơ
Ghi chú
(4)
(5)
II. BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ
+ Vấn đề chung về tổ chức cán
bộ;
+ Tổ chức bộ máy;
+ Quản lý cán bộ;
+ Công tác cán bộ;
+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ;
+ Tiền lương.
…..
Tương tự như vậy, trong đề mục “Phòng Tổ chức cán bộ” của khung đề
mục danh mục hồ sơ của KBNN tỉnh cũng có những đề mục là các vấn đề của
công tác tổ chức cán bộ như
+ Vấn đề chung về tổ chức cán bộ;
+ Tổ chức bộ máy;
5
+ Quản lý cán bộ;
+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ;
+ Tiền lương.
......
- Trong mỗi đề mục lớn theo mặt (lĩnh vực) có thể có các đề mục nhỏ là các
vấn đề thuộc phạm vi mặt (lĩnh vực đó).
- Các đề mục lớn, nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng
hợp đến cụ thể, kết hợp theo mối liên hệ lôgic và vị trí, tầm quan trọng của
chúng.
- Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm cả hồ sơ, tài liệu hình
thành trong hoạt động của tổ chức đảng và các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức
thì hồ sơ, tài liệu của các tổ chức này nên để thành đề mục riêng và sắp xếp ở
cuối danh mục hồ sơ.
- Tuỳ theo cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức
mà quyết định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm
việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tỏ chức có
cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị rõ ràng thì nên áp
dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Đối với các cơ quan,
tổ chức có cơ cấu tổ chức không ổn định, chức năng nhiệm vụ không rõ ràng
thì nên xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo mặt (lĩnh vực) hoạt động.
b)Xác định những hồ sơ cần lập, đơn vị hoặc người lập và dự kiến tiêu đề hồ
sơ
+ Việc xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc người lập dựa
vào các căn cứ lập danh mục hồ sơ như đã nêu ở phần trên, đặc biệt là chương
trình kế hoạch và nhiệm vụ kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ
chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân. Đơn vị,
cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc nào (hoặc chủ trì giải
quyết nếu có nhiều đơn vị, nhiều người tham gia) thì có trách nhiệm lập hồ sơ
về công việc đó.
+ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát được
nội dụng của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc. Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm:
tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian. Trật tự các yếu
tố thông tin có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ.
Ví dụ:
- Báo cáo hạn mức kinh phí ngân sách thành phố Hà Nội quý IV năm 1990
của các quận, huyện.
- Bảng cân đối, kết hợp doanh số, số dư của Chi nhánh Kho bạc Nhà nước
Hoàn Kiếm tháng 5/1990.
6
- Báo cáo tổng kết công tác năm 1992 của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà
Nội.
+ Các tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ
những tiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu
đề hồ sơ về các công việc cụ thể.
Ví dụ:
- Báo cáo tổng kết công tác năm 1992 của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà
Nội.
- Báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm 1992 của Chi cục Kho bạc Nhà
nước Hà Nội.
- Báo cáo công tác năm 1992 của Phòng Hành chính Quản trị - Chi cục Kho
bạc Nhà nước Hà Nội.
c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ: Căn cứ:
+ Nội dung, tính chất của vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ. Nhìn
chung, những hồ sơ về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng
tâm hay đặc biệt của cơ quan, tổ chức sẽ có giá trị cao hơn và do đó sẽ có thời
hạn bảo quản lâu hơn so với những hồ sơ phản ánh các chức năng nhiệm vụ
không cơ bản hoặc các hồ sơ có tính chất tổng hợp thường có thời hạn bảo quản
lâu hơn so với các hồ sơ về những vấn đề, sự việc cụ thể.
+ Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ đối với việc theo dõi, giải quyết công việc
trước mắt của cơ quan, tổ chức.
+ Nhu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan, tổ chức và của xã hội sau này.
+ Các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan, các văn bản hướng dẫn
chung về thời hạn bảo quản tài liệu, về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử các cấp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và bảng thời hạn
bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức, của ngành.
Hồ sơ có thể được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản trong
một thời gian nhất định, tính bằng số lượng năm cụ thể (5 năm, 10 năm, 15
năm, 20 năm, 30 năm…)
Ví dụ: Báo cáo quyết toán của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội năm 1990
- Vĩnh viễn
Báo cáo của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội về tình hình hoạt động
tháng đầu tiên của hệ thống Kho bạc Nhà nước Hà Nội – 20 năm
d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
Các đề mục lớn, đề mục nhỏ và hồ sơ được đánh số, ký hiệu như sau:
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên tục
bằng chữ số Ả rập.
7
Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký
hiệu (bằng các chữ in hoa viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục
lớn trong danh mục hồ sơ (tên đơn vị hoặc mặt hoạt động) do mỗi cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ. Khi đánh số hồ sơ,
có thể áp dụng một trong hai cách sau:
Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01, cuối
mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh
Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổ
chức hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một số
dòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.
Ví dụ:
Số và ký hiệu
HS
(1)
Tên đề mục và
tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo
quản
(2)
(3)
I. PHÒNG KẾ
HOẠCH
TỔNG HỢP
1.
Phòng
Hành chính
- Quản trị
01.KH
02. KH
…
II.
PHÒNG
KẾ TOÁN
50. KT
51.KI
…
III. PHÒNG
KHO QUỸ
100. KQ
102.KQ
…
IV. PHÒNG
VI TÍNH
…..
5.1.4. Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện
8
Đơn vị/người
lập hồ sơ
(4)
Ghi chú
(5)
a) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà áp dụng một trong
hai cách tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ sau đây:
- Cách thứ nhất: Thực hiện theo trình tự như sau:
+ Văn phòng, phòng hành chính chỉ đạo cán bộ văn thư, lưu trữ xây dựng dự
thảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
+ Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân liên quan trong cơ quan, tổ
chức về dự thảo danh mục hồ sơ
+ Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành.
- Cách thứ hai: Thực hiện theo trình tự như sau:
+ Các đơn vị trong cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị
mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ.
+ Văn phòng, phòng hành chính tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị
thành dự thảo danh mục hồ sơ chung của cơ quan tổ chức, tiến hành bổ sung
chỉnh sửa nếu cần thiết.
+ Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành.
Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm. Đối với những cơ quan,
tổ chức có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần sửa đổi,
bổ sung danh mục hồ sơ của năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong
năm sau.
b) Tổ chức thực hiện
Danh mục hồ sơ của cơ quan sau khi được ban hành sẽ gửi cho các đơn vị,
cá nhân liên quan để tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có các
hồ sơ được dự kiến chưa sát thực tế hoặccác công việc phát sinh thuộc trách
nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân nào thì đơn vị, cá nhân đó cần kịp thời sửa
đổi, bổ sung vào phần danh mục hồ sơ của mình, cuối năm, thông báo cho Văn
phòng hoặc Phòng Hành chính để tổng hợp vào danh mục hồ sơ chung của cơ
quan.
5.2. Các bước lập hồ sơ
5.2.1. Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ
chức, tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ
sơ.
- Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc được nhiệm vụ được
giao và kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán
bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ về những công việc mà mình
theo dõi, giải quyết. Đối với những cơ quan, tổ chức đã có danh mục hồ sơ thì
việc mở hồ sơ có thể được giao cho cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đó
chuyển bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ.
9
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,
khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên
chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
5.2.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
- Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập,
cập nhật đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu
trình, ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của
lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan, tổ chức và những tài liệu tham khảo cần thiết.
Ví dụ 1: Hồ sơ về kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch bao gồm:
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;
- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan;
- Kế hoạch chính thức của cơ quan đã được phê duyệt;
- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch;
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.
Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:
- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị;
- Chương trình hội nghị;
- Lời khai mạc;
- Dự thảo báo cáo tổng kết;
- Các báo cáo tham luận;
- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
- Nghị quyết hội nghị;
- Biên bản hội nghị.
Ví dụ 3: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ.
- Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ.
- Tài liệu về quá trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị.
- Các tài liệu về lý lịch và qua trình công tác của các cán bộ.
- Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các cán
bộ đề nghị bổ nhiệm.
10
- Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ nhiệm
cán bộ đề nghị bổ nhiệm
Ví dụ 4: Hồ sơ đoàn ra (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế
gồm:
- Công văn, quyết định về việc cử cán bộ tham gia đoàn;
- Chương trình kế hoạch làm việc của đoàn;
- Biên bản các buổi làm việc;
- Bản ghi nhớ (nếu có);
- Báo cáo kết quả đoàn ra (hoặc đoàn vào);
- Báo cáo quyết toán kinh phí;
- Các tài liệu khác liên quan đến đoàn ra (hoặc đoàn vào) như: ảnh, tài liệu ghi
âm, ghi hình….
- Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến những văn bản, tài
liệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại
hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tuy nhiên, cũng cần tránh
đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên
quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.
5.2.3. Kết thúc và biên mục hồ sơ
Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết thúc. Để hoàn chỉnh hồ
sơ về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách
nhiệm:
- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ. Đối
với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều thì nên phân chia thành các
tập – đơn vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử
dụng.
- Xác định giá trị tài liệu
+ Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu
đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo
văn bản về những vấn đế quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý
kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết.
+ Soát xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có
trong hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
+ Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn
bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho
việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng
khi cần thiết sau này được thuận tiện.
+ Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
11
Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định,
bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết
công việc trong thực tế. Một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Cách 1: Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập
theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản. VD: Quyết định của Chi cục Kho
bạc Nhà nước Hà Nội về việc nâng lương cho cán bộ, viên chức năm 1990.
Cách 2: Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo
dõi, giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc. VD: Hồ
sơ về việc tổ chức thi kế toán của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội năm 1993.
Cách 3: Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC... tên gọi tác
giả, tên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả;
của các tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng
cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau. VD:
Văn bản chỉ đạo của Đảng, Chính phủ, Bộ Tài chính về kế hoạch tổng hợp
và thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia.
Kế hoạch và báo cáo về kiểm soát và điều tiết ngân sách năm của Kho bạc
Nhà nước và Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố.
Tập tài liệu của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước Hưng
Yên về việc thành lập Kho bạc Nhà nước Văn Giang trực thuộc Kho bạc Nhà
nước Hưng Yên.
Báo cáo quyết toán tài chính nội bộ năm 2005 của Kho bạc nhà nước các
tỉnh, thành phố. Trong hồ sơ này các báo cáo được sắp xếp theo vần ABC…
tên Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố: KBNN An Giang, KBNN Bình
Định, KBNN Cà Mau…..
Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì nên đưa phim, ảnh
vào bì; băng, đĩa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ hoặc nếu để riêng thì phải
có chỉ dẫn.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến trong danh mục.
- Biên mục hồ sơ
Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:
+ Đánh số tờ:
Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu,
từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được
đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh
nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi
đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo
thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ
đó được đánh số trùng là 15a và 15b.
12
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được
bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
+ Viết mục lục văn bản:
Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục
văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ.
+ Viết chứng từ kết thúc:
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng)
và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng
từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ
sơ. Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối
với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu
dài (từ 20 năm trở lên).
+ Viết bìa hồ sơ:
Ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ;
thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng
số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ.
Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết
tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết
thúc và biên mục hồ sơ; hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo
dõi, giải quyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
II. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
1. Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp
1.1. Thời hạn giao nộp hồ sơ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức:
Điều 22 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư quy định: Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành:
- Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một
năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu
khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
1.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân thuộc diện giao
nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu
có giá trị lưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó, trừ những tài liệu sau:
13
- Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về
một lĩnh vực, vấn đề nhất định được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết
công việc) được lưu tại đơn vị, cá nhân thực hiện và được huỷ theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
- Các văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp
thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân.
2. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân
Cuối mỗi năm, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm:
- Kiểm tra toàn bộ hồ sơ, tài liệu mà mình quản lý để xác định những hồ sơ,
tài liệu có giá trị lưu trữ thuộc diện giao nộp và đến hạn giao nộp vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan, tổ chức.
- Hoàn chỉnh việc kết thúc và biên mục hồ sơ để giao nộp.
- Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp) và tiến hành bàn giao cho lưu trữ
của cơ quan, tổ chức.
3. Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành
- Hàng năm, lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập
hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cần kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và
mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu
cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết./.
14
Phụ lục 01: Khung đề mục danh mục hồ sơ
Ví dụ 1: Khung đề mục danh mục hồ sơ của cơ quan bộ nếu được xây dựng
theo cơ cấu tổ chức, thường bao gồm các đề mục lớn như sau:
I.
Văn phòng
II.
Vụ Tổ chức cán bộ
III.
Vụ Kế hoạch – Tài chính
IV.
Vụ Hợp tác quốc tế
V.
Vụ Pháp chế
VI.
Thanh tra
VII. …
Trong đó, đề mục “Vụ Tổ chức cán bộ” có thể có các đề mục nhỏ như:
1. Vấn đề chung về tổ chức cán bộ
2. Tổ chức bộ máy
3. Công tác cán bộ
4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
5. Lao động tiền lương
Ví dụ 2: Khung đề mục danh mục hồ sơ của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh,
huyện nếu được xây dựng theo mặt hoạt động, thường có các đề mục lớn sau
đây:
I.
Tổng hợp
II.
Nội chính
III.
Công nghiệp – xây dựng
IV.
Tài chính – thương mại
V.
Nông nghiệp và phát triển nông thôn
VI.
Văn xã
Trong đó, đề mục “Nội chính” có thể bao gồm các đề mục nhỏ như:
1. Quân sự
15
2. Công an
3. Kiểm sát
4. Tòa án
5. Tư pháp
6. Nội vụ
7. …
Phụ lục 02: Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu
1. Tên loại văn bản - nội dung - thời gian – tác giả: áp dụng đối với các
hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan,
tổ chức.
Ví dụ 1: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm 2005 của Đài Truyền
hình Việt Nam
Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ
đông - xuân năm 2004 – 2005 của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh
Thái Bình.
2.Tên loại văn bản – tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ
sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề
Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Bộ Nội vụ về thực hiện cải cách
hành chính công năm 2005.
3. Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v…) - thời gian - tác giả: áp
dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.
Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2005 của Tổng cục Thuế.
4. Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung – tác giả (cơ quan tổ chức hoặc
cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội
thảo.
Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2005 của Tổng Công ty Bưu
chính viễn thông Việt Nam.
Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị và loại huỷ tài liệu” do
Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ 25 – 26/01/1995.
5. Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc
Ví dụ 1: Hồ sơ về cấp phép mở mạng và cung cấp, sử dụng các dịch vụ viễn
thông tin học năm 2005.
Ví dụ 2: Hồ sơ về việc nâng lương năm 1998 (nếu trong năm có nhiều đợt
nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một hồ sơ).
6. Hồ sơ – tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự (khi tuyển dụng nhân
viên mới)
Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A.
16
Phụ lục 03: Mẫu Danh mục hồ sơ
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA …(Tên cơ quan, tổ chức)
Năm 20…
Số và ký hiệu
HS
Tên đề mục và
tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo
quản
(1)
(2)
(3)
Đơn vị/người
lập hồ sơ
(4)
Ghi chú
(5)
I. TÊN ĐỀ
MỤC LỚN
1. Tên đề
mục nhỏ
Tiêu đề hồ
sơ
Bản Danh mục hồ sơ này có… hồ sơ, bao gồm:
… hồ sơ bảo quản vĩnh viễn
… hồ sơ bảo quản có thời hạn
…, ngày tháng
năm 20
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Chữ ký, dấu, họ và tên)
Ghi chú:
17
(1) Ghi số và ký hiệu của hồ sơ
(2) Ghi số thứ tự của đề mục và tiêu đề hồ sơ
(3) Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ
thể
(4) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ
(5) Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, đơn vị/người lập hồ
sơ, hồ sơ chuyển tiếp từ năm trước sang, hồ sơ có mức độ mật…
Phụ lục 04: Thành phần tài liệu chủ yếu của một số loại hồ sơ
1. Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật (mỗi văn bản quy phạm
pháp luật lập một hồ sơ)
- Văn bản chỉ đạo về việc xây dựng văn bản;
- Quyết định thành lập ban soạn thảo (nếu có);
- Tài liệu về tổng kết tình hình thi hành pháp luật, đánh giá các văn bản
quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan (nếu có);
- Đề cương văn bản;
- Các bản dự thảo chính;
- Biên bản các hội thảo và ý kiến đóng góp;
- Văn bản góp ý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan;
- Văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền;
- Tờ trình kèm dự thảo cuối cùng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Bản chính văn bản đã được ban hành.
2. Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch (mỗi năm một hồ sơ):
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;
- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan, tổ chức (quyết định hoặc
thông báo);
- Kế hoạch chính thức của cơ quan, tổ chức đã được phê duyệt;
- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch (nếu có);
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.
3. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác (mỗi năm một HS):
- Chương trình, kế hoạch công tác dài hạn và ngắn hạn;
- Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác thường kỳ.
4. Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm:
- Kế hoạch tổ chức hội nghị;
18
- Chương trình hội nghị;
- Lời khai mạc;
- Dự thảo báo cáo tổng kết;
- Các báo cáo tham luận (nếu có);
- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên (nếu có);
- Nghị quyết hội nghị (nếu có);
- Biên bản hội nghị;
- Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có).
5. Hồ sơ thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch (mỗi lần tổ chức thi một
HS)
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn;
- Kế hoạch tổ chức thực hiện;
- Quyết định thành lập hội đồng thi;
- Danh sách thí sinh dự thi;
- Đề thi;
- Bài thi (môn thi viết);
- Bảng điểm các môn thi;
- Biên bản họp hội đồng;
- Báo cáo kết quả thi.
6. Hồ sơ về việc nâng lương (mỗi lần xét nâng lương một hồ sơ)
- Văn bản của các đơn vị đề nghị nâng lương cho cán bộ, công chức, viên
chức trong đơn vị mình;
- Tổng hợp danh sách cán bộ, công chức, viên chức đề nghị được nâng
lương;
- Biên bản họp hội đồng nâng lương;
- Báo cáo kết quả xét và đề nghị người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra
quyết định nâng lương cho người có tên trong danh sách kèm theo báo cáo.
7. Hồ sơ đoàn ra (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế (mỗi
đoàn ra hoặc đoàn vào một HS):
- Công văn, quyết định về việc cử đoàn;
- Chương trình, kế hoạch làm việc của đoàn;
- Biên bản các buổi làm việc;
- Bản ghi nhớ (nếu có);
- Văn bản ký kết hợp tác (nếu có);
19
- Báo cáo kết quả đoàn ra (hoặc đoàn vào);
- Các tài liệu khác liên quan đến đoàn ra (hoặc đoàn vào) như ảnh, tài liệu
ghi âm, ghi hình… (nếu có).
Phụ lục 05: Mẫu Mục lục văn bản
MỤC LỤC VĂN BẢN
Số
TT
Số, ký hiệu
văn bản
Ngày,
tháng VB
Tác giả VB
Tên loại, trích yếu
nội dung VB
Số tờ
Ghi
chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
20
Phụ lục 06: Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
TÊN ĐƠN VỊ (giao nộp tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20….
Hộp/cặp
số
Số,
ký Tiêu đề Thời gian Thời hạn Số tờ
hiệu HS
hồ sơ
bắt đầu - bảo quản
kết thúc
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
Ghi chú
(7)
Mục lục này gồm:….. hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Viết bằng chữ:…………………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Trong đó có:
….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn.
….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.
………….., ngày
tháng năm 20…
Người lập
(Chữ ký, họ tên, chức vụ/chức danh)
Ghi chú:
21
(1) Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp
(2) Ghi số, ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ
(3) Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ
(4) Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của hồ sơ. VD: 01/4/1990
– 31/12/1990
(5) Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ
(6) Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ
(7) Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu
có trong hồ sơ.
Phụ lục 07: Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
…, ngày
tháng
năm 20…
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Căn cứ Điều 22 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Công văn số…. ngày tháng năm 20… của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ… (Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:
1. Ông (bà)………………………
Chức vụ/chức danh:…………………….
BÊN NHẬN (lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức), đại diện là:
1. Ông (bà):…………………………(đại diện lãnh đạo đơn vị)
Chức vụ/chức danh:………………
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể
sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:
2. Thời gian của tài liệu:
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp):
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):
22
- Quy ra mét giá: … mét
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo:
Biên bản này được lập thành hai bản có giá trị như nhau, bên giao giữ
một bản, bên nhận giữ một bản.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Chữ ký và họ tên)
(Chữ ký và họ tên)
23
