nghiên cứu ứng dụng cộng tác và quản lý luồng thông tin trong microsoft sharepoint

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
--------------------------------------Phạm Minh Tuấn

NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CỘNG TÁC VÀ QUẢN LÝ LUỒNG THÔNG
TIN TRONG MICROSOFT SHAREPOINT

Chuyên ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC :
1. TS. PHÙNG VĂN ỔN

Hà Nội – 2012


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: bản luận văn tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu thực sự của
cá nhân, được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, kiến thức chuyên môn,
nghiên cứu các tài liệu tham khảo và dưới sự hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ:
PHÙNG VĂN ỔN
Những kết luận, mô hình luồng công việc, các biểu đồ trong luận văn là trung thực.

4


Lời cảm ơn
Để hoàn thành luận văn, tôi đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của nhiều
người. Vì vậy, trước khi đi vào trình bày luận văn, tôi xin gửi tới mọi người lời cảm

ơn trân thành và sâu sắc nhất.
Đầu tiên, tôi xin cảm ơn Tiến sỹ Phùng Văn Ổn, người hướng dẫn khoa học
đã tận tình chỉ bảo, góp ý, động viên trong suốt quá trình thực hiện luận văn này.
Tiếp theo, tôi xin cảm ơn các thầy cô giáo trong Viện Công nghệ thông tin và
Viện đào tạo sau đại học đã đào tạo, truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu
trong suốt thời gian học tập tại trường Đại học Bách khoa Hà nội.

Phạm Minh Tuấn

5


Mục lục
Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt .................................................................... 8
Danh Mục Hình ....................................................................................................... 9
Danh mục bảng ..................................................................................................... 10
Chương 1: ĐỀ DẪN ĐỀ TÀI ................................................................................ 11
1.

Chủ đề .......................................................................................................... 11

2.

Yêu cầu của ứng dụng ................................................................................... 12

3.

Nội dung cần thực hiện để đáp ứng yêu cầu trên: .......................................... 13

4.

3.1.

Tìm hiểu thực tế ứng dụng ..................................................................... 13

3.2.

Khảo sát và lựa chọn môi trường công nghệ phù hợp............................ 13

Bố cục luận văn tốt nghiệp ............................................................................ 23

Chương 2: LUỒNG CÔNG VIỆC VÀ ỨNG DỤNG LUỒNG CÔNG VIỆC ........ 25
1.

Tổng quan về mô hình luồng công việc......................................................... 25
1.1.

Luồng công việc .................................................................................... 25

1.2.

Mô hình hóa công việc .......................................................................... 29

2.

Mô hình tham chiếu luồng công việc ............................................................ 30

3.

Nền tảng hỗ trợ luồng công việc của Microsoft ............................................. 31

Chương 3: NỀN TẢNG MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER ........... 35
1.

Lựa chọn công nghệ ...................................................................................... 35
1.1.

Workflow Management System (viết tắt là WfMS): ............................. 35

1.2.

Công nghệ Sharepoint ........................................................................... 35

Kiến trúc của MOSS 2010 ............................................................................ 38
Quản lý luồng công việc trong Sharepoint : .................................................. 42
Cộng tác trong Sharepoint :........................................................................... 61
Chương 4: CHƯƠNG TRÌNH MINH HỌA .......................................................... 74
1.

Thiết kế hệ thống chương trình : ................................................................... 74
1.1.

Thiết kế luồng dữ liệu quản lý văn bản .................................................. 77

1.2.

Thiết kế luồng dữ liệu quản lý công việc................................................ 78

1.3.

Thiết kế luồng dữ liệu quản lý lịch tuần................................................. 79

6


2.

1.4.

Thiết kế luồng dữ liệu quản lý danh bạ ................................................. 79

1.5.

Thiết kế quản trị hệ thống...................................................................... 80

Các chức năng chương trình: ........................................................................ 82
2.1.

Quản lý văn bản :.................................................................................. 82

2.2.

Quản lý công việc : ............................................................................... 82

2.3.

Cộng tác người dùng ............................................................................. 83

2.4.

Quản lý tin tức báo cáo ......................................................................... 83

2.5.

Quản lý danh bạ .................................................................................... 85

2.6.

Quản lý thông tin báo cáo tuần và giao ban .......................................... 85

2.7.

Quản trị hệ thống .................................................................................. 87

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................................... 92
Tài liệu tham khảo ................................................................................................. 94

7


Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt

Từ viết tắt

Từ nguyên bản

BPEL

Business Process Execution Language

BPMN

Business Process Modelling Notation

HQT LCV

Hệ quản trị luồng công việc

IRM

Information Rights Management

LCV

Luồng công việc

MH LCV
MHH LCV
MOSS

Mô hình luồng công việc
Mô hình hóa luồng công việc
Microsoft Office Sharepoint Server

SSO

Single Sign-on

URL

Uniform Resource Locators

WE

Workflow Engine

WES

Workflow Enactment Services

WfMC

Workflow Management Coalition

WfMS

Workflow Management System

WfRM

Workflow Reference Model

XPDL

XML Process Definition Language

8


Danh Mục Hình

Hình 1: Luồng công việc Tiếp nhận công văn của nhân viên văn thư ............................................ 26
Hình 2 Luồng công việc xử lý công văn từ phía lãnh đạo .............................................................. 26
Hình 3 Ví dụ minh họa luồng công việc trạng ............................................................................... 29
Hình 4 Các thành phần chính của Windows Workflow..................................................................32
Hình 5 Các tính năng chính Microsoft Office SharePoint Server 2010 .......................................... 36
Hình 6 Framework dùng chung của SharePoint ........................................................................... 38
Hình 7 Các dịch vụ lõi của SharePoint ......................................................................................... 41
Hình 8 Khung luồng công việc trong SharePoint .......................................................................... 44
Hình 9 Thiết kế công việc tuần tự trong Visual Studio ..................................................................45
Hình 10 Thiết kế công việc trạng thái trong Visual Studio ............................................................ 46
Hình 11 Chu trình sống của một luồng công việc trong Sharepoint............................................... 55
Hình 12 Mô hình đối tượng luồng công việc trong Sharepoint ...................................................... 57
Hình 13 Ứng dụng cộng tác trong Sharepoint .............................................................................. 62
Hình 14 Hệ thống quản lý tài liệu trong Sharepoint......................................................................70
Hình 15 Các loại nội dung mặc định trong Sharepoint .................................................................72

9


Danh mục bảng
Bảng 1 Bảng thành phần hoạt động của luồng công việc .............................................................. 48
Bảng 2 Bảng danh mục các loại hoạt động của luồng công việc ................................................... 49
Bảng 3 Bảng các thuộc tính của tác vụ luồng công việc................................................................ 59
Bảng 4 Bảng danh mục các luồng công việc có sẵn ......................................................................61

10


PHẦN MỞ ĐẦU
Công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển và chiếm vị trí quan trọng

trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, thương mại, giáo dục, quốc phòng,... Với khả
năng đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của các ngành công nghiệp, đồng thời với sự
bùng nổ của Internet và Công nghệ phần mềm, Công nghệ thông tin đang ngày càng
được ứng dụng rộng rãi. Ngày nay, các doanh nghiệp đang dần tin học hóa một
phần hoặc toàn bộ các thành phần, các hoạt động để có thể giải phóng tối đa tài
nguyên lao động, tăng cường tài nguyên chất xám. Cũng nhờ đó mà chất lượng và
năng suất công việc cũng tăng cao, một người có thể đảm đương nhiều vai trò và
công việc hơn. Không những thế, Công nghệ thông tin còn giúp các doanh nghiệp
có thể gắn kết với nhau và trao đổi thông tin dễ dàng hơn, mở rộng thị trường một
cách nhanh chóng và hiệu quả, linh hoạt trong các hoạt động quản lý, khai thác tốt
hơn các nguồn thông tin, v.v…
Từ các nghiệp vụ chuyên môn cho đến các nghiệp vụ quản lý, Công nghệ phần
mềm đã trợ giúp nhiều doanh nghiệp một cách đắc lực và ngày càng mạnh mẽ hơn.
Người thư ký không cần phải sử dụng đến những máy đánh chữ mà cứ mỗi lần sai
lại phải bỏ đi một tờ giấy và làm lại từ đầu. Các phần mềm soạn thảo và định dạng
văn bản giúp họ có thể tạo ra văn bản đẹp hơn, trình bày bắt mắt hơn, khi gặp lỗi có
thể sửa ngay trên văn bản; đồng thời có thể in, lưu trữ, bảo mật văn bản v.v… Đặc
biệt, với người quản lý, dưới sự trợ giúp của phần mềm, giờ đây không cần phải đi
khắp nơi, tốn rất nhiều thời gian để điều khiển hoạt động và kiểm soát các công việc
trong doanh nghiệp. Thông qua máy vi tính, tất cả các thông tin cần thiết sẽ được
cập nhật tự động; người quản lý có thể nắm bắt hoạt động của doanh nghiệp và
nhanh chóng kiểm soát, đưa ra giải pháp kịp thời khi có sự cố.
Hơn nữa, với sự phát triển ngày càng nhanh của Công nghệ thông tin, các phần
mềm trợ giúp quản lý ngày càng được cải thiện. Từ những phần mềm được xây
dựng theo những phương thức cơ sở, ngày nay, con người đã có thể xây dựng các

11


phần mềm quản lý theo dõi các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, theo nhu cầu

riêng của từng công ty. Đó chính là những phần mềm quản lý luồng công việc.
Những sản phẩm này có khả năng mô hình hóa luồng công việc, tạo ra sự nhất quán
và tăng hiệu quả công việc cho riêng từng quy trình cụ thể. Những phần mềm thuộc
loại này thỏa mãn được nhiều nhu cầu của doanh nghiệp nên ngày càng phát triển
mạnh hơn và theo nhiều hướng khác nhau. Các chuẩn cho sự quản lý theo quy trình
được tạo ra, theo đó, các nền tảng công nghệ đáp ứng các chuẩn này cũng được ra
đời.
Chỉ nói riêng tại Việt Nam, việc theo dõi các nghiệp vụ xử lý văn bản trong
các cơ quan nhà nước; theo dõi quá trình thực hiện các công việc thuộc quy trình
nghiệp vụ trong các tổ chức doanh nghiệp,... là rất quan trọng và không cho phép
xảy ra sai sót. Công tác quản lý đối với các lĩnh vực này thật sự là một công việc
khó khăn. Tuy nhiên, hoạt động của công việc quản lý từ trước đến nay đa số đều
được thực hiện thủ công, người quản lý phải tiếp xúc từng nhân viên (gặp trực tiếp,
qua mạng liên lạc, qua hồ sơ...) mới có thể lấy đầy đủ thông tin, và phải tự tính toán
thống kê thông qua một số chương trình nhỏ hỗ trợ tính toán... Những công việc này
vốn tốn rất nhiều thời gian và công sức. Vì thế, việc xây dựng một chương trình
hoàn thiện theo xu hướng phát triển chung của thế giới, hỗ trợ tối đa cho người
quản lý là một trong những nhu cầu cần được giải quyết.
Tôi chọn đề tài “Nghiên cứu ứng dụng cộng tác và quản lý luồng thông tin
trong Sharepoint” cho đồ án tốt nghiệp trước hết vì ở Việt Nam hiện nay, những
phần mềm xây dựng theo hướng này chưa nhiều, và thường tốn rất nhiều chi phí
trong khi nhu cầu sở hữu ứng dụng như trên đối với doanh nghiệp cũng ngày càng
tăng. Đặc biệt khi phần mềm luồng công việc này có thể giải quyết bài toán quy
trình doanh nghiệp một cách hiệu quả, vì nó cho phép mô hình hóa một cách trực
quan và rõ ràng các quy trình của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn cho phép theo
dõi được hoạt động của quy trình khi thực thi và có thể thay đổi nó khi đang chạy.

12

Tuy nhiên, trong xây dựng phần mềm luồng công việc, có rất nhiều hướng đi,
nhiều chuẩn, và nền tảng công nghệ khác nhau. Sau khi tìm hiểu và lựa chọn, tôi
quyết định sử dụng nền tảng công nghệ Microsoft Sharepoint để xây dựng. Đồng
thời, tôi cũng quyết định xây dựng một phần mềm ứng dụng thực tế nhằm quản lý
quy trình nghiệp vụ trong việc quản lý công văn dựa trên nền tảng đã chọn. Vì vậy
nội dung chính của luận văn sẽ bàn về nội dung của phần mềm và các hướng giải
quyết.

13


Chương 1: ĐỀ DẪN ĐỀ TÀI

Chương này giới thiệu tóm lược về nội dung của luận văn tốt nghiệp. Thay vì
tập trung diễn giải các vấn đề lý thuyết cần thiết, tôi quyết định sử dụng chương
một này để giới thiệu chung về sự phát triển chung của công nghệ thông tin và ứng
dụng của nó vào các ngành công nghiệp khác nhau. Sau đó tôi sẽ bàn đến yêu cầu
chung của ứng dụng mà tôi sẽ thiết kế trong luận văn tốt nghiệp này, đồng thời giới
thiệu bố cục của luận văn.
1. Chủ đề
Ứng dụng cộng tác và quản lý luồng thông tin hiện đang là một trong những ứng
phát triển mạnh mẽ ở trên thế giới cũng như tại Việt Nam. Việc ứng dụng CNTT
vào công tác điều hành tác nghiệp đang được xem là biện pháp để giảm chi phí
quản lý, tăng hiệu suất xử lý công việc. Các tổ chức đang phải đối mặt với các nhu
cầu đang ngày một nhiều đối với việc thuận tiện trong truyền thông và tính cộng tác
giữa các nhân viên, khách hàng và đối tác với nhau trên toàn cầu. Họ muốn có một
tập các công cụ linh hoạt được thiết kế để có thể làm việc cùng với các công nghệ
mà họ đã có, thay thế cho các hệ thống phức tạp và đắt tiền chắp vá chúng với nhau
và thậm chí đắt đến cả núi tiền. Có 3 lý do khiến xu hướng này sẽ ngày càng được
chú trọng hơn trong thời gian tới:

+ Một là giải pháp làm việc cộng tác, nó sẽ giúp các doanh nghiệp cắt giảm rất
nhiều chi phí, nhất là chi phí đi lại, di chuyển.
+ Hai là giúp nâng cao hiệu suất lao động tổ chức qua đó có thể giúp người dùng
truy xuất thông tin nhanh hơn.
+ Ba là giúp khai thác tối đa nguồn lực của công ty thông qua việc kết nối, chia
sẻ trong toàn tổ chức.

11


2. Yêu cầu của ứng dụng
Trước hết, ứng dụng được xây dựng cần đảm bảo đáp ứng yêu cầu mô hình
hóa luồng công việc, nghĩa là:
 Các công việc trong luồng công việc được thực hiện theo đúng quy trình,
đúng tác vụ, đúng người đã được phân công và trong thời hạn quy định.
 Có khả năng cập nhật tình trạng công việc dựa trên dữ liệu đầu vào được
cung cấp từ người thực hiện công việc đó.
Ngoài ra, để hỗ trợ tối đa cho người quản lý, nhằm mục đích hỗ trợ người quản
lý trong công việc của mình, ứng dụng cần có khả năng:
 Biểu diễn luồng việc dưới dạng sơ đồ luồng công việc, sơ đồ Gantt giúp
người quản lý có cái nhìn trực quan trên tổng thể các quy trình công việc đang được
thực thi.
 Thể hiện kết quả từng tác vụ cụ thể, rõ ràng.
 Thông báo, cảnh báo đối với những trường hợp có thể gây ra các rủi ro.
Cuối cùng, ứng dụng phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản của một phần mềm ứng
dụng thông tin, cũng như đáp ứng xu hướng Công nghệ phần mềm hiện tại và tương
lai:
 Giao diện đẹp, thân thiện, dễ sử dụng
 Không cần tương tác nhiều, không rườm rà, dư thừa.
 Ứng dụng thông tin cần đảm bảo dữ liệu đủ, không sót thông tin, xử lý được

hiện tượng thắt cổ chai, bảo mật tài khoản người dùng...

12


3.

Nội dung cần thực hiện để đáp ứng yêu cầu trên:

3.1. Tìm hiểu thực tế ứng dụng
Nội dung của ứng dụng mà tôi sẽ thực hiện trong luận văn này, như đã đề cập
trước đó, là sẽ thiết kế một ứng dụng thực tế hỗ trợ công việc quản lý văn bản, công
văn trong một cơ quan.
Theo như đã tìm hiểu, hiện nay đa phần các cơ quan sử dụng việc gửi nhận, xử
lý công văn nội bộ cũng như công văn gửi ra ngoài đều dưới hình thức thủ công, in
ra giấy rồi gửi. Như vậy rất khó theo dõi tiến độ thực hiện công việc, kết quả xử lý
các công văn, công tác chỉ đạo điều hành gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa, việc xử lý
công văn, các văn bản chỉ đạo điều hành thông thườn diễn ra theo các quy trình nhất
định với từng loại giấy tờ. Chính đây là một điều kiện rất thuận lợi để tin học hóa
việc quản lý công văn, đảm bảo luôn cập nhật, theo dõi được trạng thái và tình hình
xử lý công văn.

3.2.

Khảo sát và lựa chọn môi trường công nghệ phù hợp

Về mặt phát triển công nghệ cho các ứng dụng cộng tác và quản lý thông tin
thì trên thế giới đã có rất nhiều hãng phát triển với rất nhiều định hướng công nghệ
cũng như hình thức triển khai khác nhau trong đó chủ yếu có hai hình thức triển
khai chính đó là :

+ Ứng dụng được cài đặt và sử dụng độc lập cho một đơn vị, một tổ chức
+ Ứng dụng được một đơn vị chuyên nghiệp quản lý và cho các tổ chức hoặc
doanh nghiệp thuê sử dụng thông qua môi trường mạng diện rộng như Intranet hoặc
Internet.
Trong các sản phẩm đối với hình thức triển khai thứ nhất thì những công nghệ
đáng chú ý đó là một số công nghệ của một số hãng lớn như SharePoint của
Microsoft, Lotus của IBM, Beehive của Oracle, … Ngoài ra một số hãng nhỏ cũng

13


như những dự án mã nguồn mở cũng có một số sản phẩm như : Docsvault Small
Bussiness Edition của Easy Data Access, MindQuarry của dự án mã nguồn mở,
Zimbra Collaboration Suite của công ty Zimbra ,vv …
Đối với hình thức thứ hai thì có một số sản phẩm đang được triển khai trên thế
giới đó là : Google Wave, BaseCamp, hyperoffice, projecturf ,Freeway,…
Trong phạm vi giới hạn, nên đề tài chỉ xem xét một số các loại sản phẩm của
một số hãng phát triển theo dạng “Ứng dụng được cài đặt và sử dụng độc lập cho
một đơn vị, một tổ chức”. Đó là :
-

Lotus của IBM

-

Beehive của Oracle

-

Sharepoint của Microsoft

3.2.1.

IBM Lotus

Phần mềm cộng tác thông minh IBM Lotus có thể giúp các doanh nghiệp giảm
chi phí ít nhất 20% nhờ khả năng xây dựng một nền tảng năng động hơn – đây là
nền tảng bao gồm cả 2 lựa chọn là dịch vụ điện toán đám mây và dịch vụ hiện có
của khách hàng. Thông qua các công nghệ điện toán, IBM Lotus giúp doanh nghiệp
khám phá và sử dụng nhiều hơn từ 50% đến 90% các kiến thức tiềm ẩn trong tổ
chức của mình.
Cộng Tác Thông Minh Hơn kết hợp dữ liệu với các ứng dụng doanh nghiệp và
cung cấp chúng thông qua các cổng giao tiếp điện tử (portals) được triển khai dễ
dàng nhờ sử dụng các tiêu chuẩn mở, kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) linh hoạt và
khai thác triệt để các công nghệ Web 2.0.
Chính thức có mặt trên thị trường tháng 7 năm 2008, IBM Lotus Foundations
với các phiên bản cập nhật và đổi mới liên tục như Lotus Note, Lotus Sametime,
Lotus Domino hay Lotus Connection, là sản phẩm cộng tác đầu tiên trong Sáng kiến

14


Doanh nghiệp Thông minh của IBM (IBM Smart Business initiative) để đáp ứng
nhu cầu của một thị trường doanh nghiệp vừa và nhỏ toàn cầu. IBM cũng có công
cụ Lotus Domino Desginer miễn phí để giúp các doanh nghiệp sử dụng những ứng
dụng của Lotus Notes và Domino. Các đặc điểm nổi bật khác của IBM Lotus đó là :
dễ truy cập vào các ứng dụng thiết yếu cho kinh doanh, khả năng chạy các ứng dụng
Lotus Notes trong phiên bản mới mà không cần hiệu chỉnh, chuẩn mở và hỗ trợ đa
hệ điều hành với giao diện gốc. Cải tiến máy chủ tăng cường hiệu suất của sever
thông qua việc giảm thiểu sử dụng đĩa cứng và CPU, mở rộng hỗ trợ dịch vụ và bao

gồm cả bản quyền sử dụng hữu hạn đối với phần mềm IBM Tivoli Directory
Integrator (là phần mềm sử dụng để đồng bộ hóa với Domino Directory trong một
tổ chức có nhiều bộ phận)
Ưu điểm:
-

Bảo mật tốt (phân quyền theo vai trò)

-

Công cụ cộng tác và quản trị nội dung mạnh (Tích hợp với IBM Tivoli)

Nhược điểm:
-

Số lượng mẫu dựng sẵn rất hạn chế. Do vậy rất khó để người dùng làm
quen với hệ thống mới.

-

Phải sử dụng công cụ phát triển bên ngoài.

3.2.2. Oracle Beehive
Oracle Beehive là giải pháp cộng tác xây dựng cho doanh nghiệp. Oracle
Beehive cung cấp nhiều dịch vụ hoàn chỉnh của sự hợp tác tích hợp bao gồm hội
nghị, tin nhắn nhanh, email, lịch, và không gian làm việc nhóm. Oracle Beehive xây
dựng nền tảng trên các tiêu chuẩn mở, dựa trên kiến trúc hỗ trợ các ứng dụng mà
khách hàng đã quen thuộc như Microsoft Outlook… Oracle Beehive được thiết kế

15

cho các doanh nghiệp với mức độ cao nhất cho khả năng mở rộng, quản lý và an
ninh trong khi lại giảm chi phí triển khai và quản trị.
Oracle Beehive cũng được thiết kế để bảo vệ và mở rộng đầu tư CNTT hiện có
của các tổ chức và doanh nghiệp. Oracle Beehive làm việc với dịch vụ thư mục phổ
biến như Microsoft Active Directory, OpenLDAP và các hệ thống quản lý phổ biến
nhận dạng, tận dụng các khả năng như tự động cung cấp và đăng nhập một lần
(SSO). Oracle Beehive cũng đã tận dụng sức mạnh, sự linh hoạt và khả năng mở
rộng của các phổ biến các sản phẩm của Oracle, bao gồm Oracle Universal Content
Management (UCM) cho kho nội dung, Oracle Universal Records Management
(URM) cho các hồ sơ lưu trữ và quản lý và Oracle Information Rights Management
(IRM ) để bảo vệ các tập tin ngay cả khi chúng được phân phối ở bên ngoài tổ chức.
Với nhiều sự cải tiến Oracle Beehive có thể thiết lập các kênh giao tiếp hiệu
quả hơn để kích hoạt tính năng cộng tác dễ dàng hơn và cải thiện năng suất của cá
nhân và đồng đội.
Oracle Beehive bao gồm:
 Web-based Team Collaboration – Là một không gian làm việc được xây
dựng trên nền tảng ứng dụng doanh nghiệp nên tính bảo mật và các khung
làm việc rất thân thiện với người dùng đặc biệt là cho các đội quản lý hoạt
động và thông tin. Nó bao gồm nhiều dịch vụ khác nhau như : wiki, lịch
nhóm, hỗ trợ RSS, tìm kiếm theo ngữ cảnh và chia sẻ tập tin,v.v…
 Enhanced Web and Voice Conferencing – cho phép các tổ chức áp dụng
các chính sách an ninh và quản lý nội dung cho hội nghị; thiết lập tính
năng mở rộng, bao gồm cả nhu cầu ghi âm hội nghị và tìm kiếm lại;
 Expanded Integration with Popular Desktop Productivity Tools – Là các
công cụ giúp khách hàng giảm chi phí đào tạo bằng cách cho phép người
dùng tận dụng lợi thế của các phần mềm quen thuộc trong khi vẫn được

16

hưởng lợi ích từ khả năng mở rộng của Oracle Beehive đặc biệt là trong
việc an ninh và quản lý.
Tất cả các nội dung cộng tác như các tài liệu, email, thành viên và các sự kiện
được cất giữ trong kho duy nhất. Điều này dẫn tới cải tiến trong việc tái sử dụng
thông tin, làm cho hệ thống phối hợp tốt hơn, giao tiếp tốt hơn và giúp quá trình ra
quyết định nhanh hơn. Oracle Beehive cung cấp an toàn một không gian làm việc
mở rộng cho các đội cộng tác và chia sẻ thông tin hiệu quả trong khi vẫn thực hiện
việc lưu lại lịch sử của các quá trình cộng tác. Oracle Beehive cũng rất linh hoạt
trong triển khai nó có thể triển khai theo dạng : Tiền đề (On premise), theo nhu cầu
(On demand), theo dạng phần mềm như một dịch vụ (software as service). Để cung
cấp tính linh hoạt cao hơn cho khách hàng, Oracle Beehive có thể được triển khai
trên thông qua Oracle On Demand.
Một số thành phần trong Oracle Beehive :
 Thư viện tài liệu - nơi các thành viên nhóm có thể thêm và chỉnh sửa
các tập tin và thư mục được chia sẻ. Bao gồm các tính năng dựa trên
vai trò kiểm soát truy cập, quản lý phiên bản, gắn thẻ, cho ý kiến, kiểm
tra vào/ra và khóa.
 Wiki - Người dùng có thể dễ dàng tạo và chỉnh sửa nội dung thông qua
một văn bản định dạng (WYSIWYG) hoặc trình soạn thảo đánh dấu
wiki và thêm plug-in, bao gồm các bảng nội dung, đội lịch, RSS
widget, hoặc bất kỳ mã HTML nào. Wiki hỗ trợ các liên kết đến các
trang wiki khác, tài liệu, các chủ đề diễn đàn và các nhiệm vụ trong hệ
thống. Ngoài ra nó còn được bổ sung các tính năng bao gồm việc gắn
thẻ, luồng ý kiến, theo dõi phiên bản để xem các thay đổi và khả năng
khôi phục lại một phiên bản trước đó.

17

 Team Announcements - thông báo với kích hoạt cấu hình và cài đặt hết
hạn.
 Diễn đàn thảo luận - Mỗi không gian làm việc hỗ trợ nhiều diễn đàn,
với khả năng gửi thông báo, các chủ đề và các câu hỏi. Trả lời các câu
hỏi có thể được đánh dấu. Điều phối viên có thể khóa hoặc mở khóa
các câu hỏi cụ thể và các chủ đề theo yêu cầu.
 Task Assignments - Trong mỗi nhóm không gian làm việc người sử
dụng có thể tạo các nhiệm vụ với các ngày bắt đầu khác nhau, ngày
đến hạn và tính ưu tiên. Sau đó giao nhiệm vụ cho một hoặc nhiều
người khác. Nhiệm vụ có thể tự động gửi thông báo bằng email tới các
cá nhân. Ngoài ra trong quá trình thực hiện thì người dùng cũng sẽ
được hệ thống cập nhật tự động các tình trạng của công việc.
 Lịch - Người dùng có thể tạo ra sự trên lịch làm việc. Các sự kiện
trong lịch có thể gắn với toàn bộ nhóm hay chỉ những người dùng cụ
thể.
 Tìm kiếm theo ngữ cảnh - Người dùng có thể tìm kiếm trên tất cả các
không gian làm việc của họ hoặc chỉ trên một không gian làm việc duy
nhất. Các kết quả tìm kiếm sẽ được thực hiện bởi một bộ lọc mạnh mẽ
cho phép người dùng thu hẹp kết quả tìm kiếm theo ngày hoặc theo
đầu mục,vv..
Ưu điểm:
-

Hỗ trợ chuẩn tốt, các chuẩn quan trọng nhất như WSRP, JSR 168 đều
được Oracle hỗ trợ.

-

Có nhiều mẫu (template) sẵn.

-

Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của bên thứ ba là rất tốt.

18


Nhược điểm:
-

Khả năng tích hợp với các ứng dụng văn phòng (như MS Office) yếu, phải
sử dụng các sản phẩm của bên thứ ba.

-

Giá tương đối cao cho một hệ thống

3.2.3. Microsoft Sharepoint
SharePoint là một trong những công nghệ của Microsoft phát triển trong
những năm gần đây. Sản phầm Microsoft Office Sharepoint Server đang là một
trong các sản phẩm đang được phát triển với tốc độ nhanh nhất trong lịch sử của
Microsoft. Đây chính là yếu tố đã tạo được thu nhập tăng hơn 800 triệu $ trong năm
tài chính 2007, thể hiện bằng sự tăng về tốc độ tăng trưởng là hơn 35% so với năm
trước đó. Sự tăng trưởng này vẫn đang được tiếp tục. Hiện tại Microsoft cũng đã
đưa ra rất nhiều giải pháp hợp nhất trong các sản phẩm của mình đó là như truyền
thông hợp nhất Sharepoint Server 2007, Exchange Server 2007 và Office
Communications Server 2007. Ngoài ra với tốc độ bán sản phẩm như vậy Microsoft
cũng đã đưa ra nhiều giải pháp cho các khách hàng khi chuyển đổi ứng dụng từ các
sản phẩm của đối thủ như chuyển đổi từ Lotus sang Sharepoint. Trong thời điểm 6

tháng cuối năm 2007, tính riêng lĩnh vực khách hàng doanh nghiệp, có tới hơn 300
công ty với hơn 2,8 triệu người đã chuyển sang Exchange Server, Office SharePoint
Server và Office suite. Tăng 164% so với cùng kỳ năm 2006 và một trong số đó có
những công ty lớn như Colliers, Garudafoods, Kordsa Global, Siemens và
Westinghouse.
SharePoint Server cho phép các tổ chức có thể lợi dụng những ưu điểm của
công nghệ Web mới nhất này, ví dụ như các công cụ dùng để xây dựng và biên soạn
các ứng dụng, blog, wiki và RSS feed. Các khả năng tính toán của xã hội đã có
trong SharePoint Server cho phép người dùng có thể tìm, kết nối với các chuyên gia
và xây dựng các mạng chia sẻ kiến thức trong toàn bộ tổ chức. Bộ Search được tích
hợp trong Office SharePoint Server giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ

19


các vấn đề chính trong việc mở rộng các tài liệu doanh nghiệp, dữ liệu dòng doanh
nghiệp cũng như các ý kiến chuyên gia,…
Một yếu tố nữa mà Sharepoint thực hiện được đó là việc tích hợp các ứng
dụng mà nhân viên văn phòng vẫn sử dụng hàng ngày. Việc có thể truy cập một
cách trực tiếp từ các ứng dụng mà người dùng đã biết và hầu như sử dụng –như
Outlook, Word, Excel và các ứng dụng Office khác – càng làm tăng năng suất và
giảm chi phí đầu tư.
Là một phần mềm được thừa hưởng tất cả các công nghệ của Microsoft nên
SharePoint Portal Server (SPS) là một sản phẩm dễ sử dụng, có thể sử dụng Office
SharePoint Designer 2010 để tạo và triển khai các giải pháp cộng tác trên nền
SharePoint mà không cần phải viết code.
Một số đặc điểm chính của Sharepoint là :
-

Tính dễ dùng: Dễ dùng, dễ quản trị luôn là một đặc điểm nổi bật của các

giải pháp Microsoft. Đặc tính này cũng sẽ giúp người dùng tiết kiệm rất
nhiều trong quá trình triển khai giải pháp :
o Tự động hóa các quy trình như thông qua các tài liệu, các khai báo,
và các tác vụ cộng tác với Workflow Designer.
o Tạo các ứng dụng báo cáo và theo dõi với việc xem và tạo dữ liệu
để dễ dàng tập hợp và tổng kết từ các dữ liệu bên ngoài và từ danh
sách của SharePoint cũng như thư viện trên Web site.
o Bắt đầu nhanh chóng với các mẫu được tạo sẵn của Microsoft
Windows SharePoint Services Application Templates, người sử
dụng hoàn toàn có thể tùy biến và mở rộng chúng với Office
SharePoint Designer 2010.

20


o Tạo các trang Web cộng tác mà không cần viết code. Office
SharePoint Designer 2010 có các công cụ thiết lập đầy đủ để hỗ trợ
việc tích hợp dữ liệu vào trong trang SharePoint và đưa các dữ liệu
đó lên với XSLT( eXtensible Stylesheet Language Transformation)
có trong trang SharePoint. Các công cụ truy cập bằng việc sử dụng
XSLT Data Views, List View Web Parts, Web Part connections,
ASP.NET controls, và workflow.
-

Năng suất phát triển giải pháp : Sharepoint được phát triển trên môi
trường .NET, và cũng dùng .NET làm môi trường phát triển giải pháp.
Theo đánh giá của các chuyên gia công nghệ trên thế giới, năng suất phát
triển giải pháp trên .NET thường cao hơn năng suất phát triển giải pháp
trên Java vào khoảng từ 30-40%. Đó cũng là một lý do hấp dẫn để người
dùng lựa chọn Sharepoint:

o Mở rộng các giải pháp với việc xây dựng các trang cộng tác cao
cấp Microsoft ASP.NET. Chèn thêm và biên tập với các menu
mạnh mẽ và việc điều khiển theo lưới với các công cụ được phát
triển theo Microsoft Visual Studio 2005 hoặc Microsoft Visual
Studio 2008.
o Hiệu quả hơn với công nghệ Microsoft Web thế hệ mới. Microsoft
Office SharePoint Designer 2010 hỗ trợ biên tập với công nghệ bên
trong Microsoft Windows SharePoint Services, như ASP.NET 2.0,
các trang theo tầng và Microsoft Windows Workflow Foundation.
o Kết hợp dữ liệu. Xem và làm việc với dữ liệu từ các nguồn khác
nhau với các công cụ được hỗ trợ bởi Office SharePoint Designer
2010. Xây dựng các trang Web SharePoint để đưa dữ liệu lên và
biên tập chúng từ danh sách SharePoint và thư viện, file XML, cơ

21


sở dữ liệu Microsoft SQL Server, Web services,và enterprise
systems.
o Quản lý và bảo vệ trang của người dùng. Sử dụng các báo cáo
trong Office SharePoint Designer 2010 để giúp quản lý site với
việc kiểm tra các link bị hỏng, các trang không còn sử dụng, việc
xếp các trang, và làm chủ việc sử dụng các trang. Tính năng sao
lưu và phục hồi giúp dễ dàng lưu các trang thành một file đơn và
giúp đỡ bảo dữ liệu hay đưa sang 1 máy chủ khác với công nghệ
Windows SharePoint Services.
-

Tính năng phong phú : Với một giải pháp Sharepoint, Microsoft đã cung
cấp cho người dùng rất nhiều tính năng tích hợp sẵn như Cổng thông tin

(Portal), môi trường Cộng tác (Collaboration), môi trường Mạng xã hội
(MySites), tính năng Tìm kiếm cao cấp (Enterprise Search), quản lý Biểu
mẫu và Quy trình (Forms Services and Workflows), khai thác Dữ liệu
thông minh (Business Intelligent).

-

Tổng chi phí sở hữu : Sự phong phú về tính năng giúp người dùng giảm
được rất nhiều về chi phí sở hữu. Theo tính toán của Gartner, tổng chi phí
tính trung bình trên đầu người của Sharepoint là thấp nhất trong các giải
pháp cùng hạng.

Ưu điểm:
-

Dễ sử dụng (drag-and-drop layout), dễ phát triển ứng dụng.

-

Tương đối quen thuộc với cộng đồng IT Việt Nam

-

Sản phẩm đã được kiểm chứng khi có nhiều tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan
hành chính sự nghiệp ứng dụng thành công
Nhược điểm:

22

Yêu cầu phải sử dụng giải pháp đồng nhất của Microsoft
4. Bố cục luận văn tốt nghiệp
Nội dung của luận văn bao gồm 4 chương:
Chương 1: Dẫn dắt đề tài. Nội dung của chương sẽ hướng về yêu cầu chung
của đề tài, phân tích khảo sát thực tế và đưa ra quyết định lựa chọn môi trường công
nghệ nghiên cứu cũng như xác định hướng giải quyết cho phần mềm. Phần cuối của
chương sẽ đề cập đến bố cục của luận văn.
Chương 2: Luồng công việc và ứng dụng luồng công việc. Nội dung chương
này mô tả các kiến thức lý thuyết cơ bản về luồng công việc cũng như ứng dụng
luồng công việc. Phần đầu của chương sẽ tìm hiểu về luồng công việc, mô hình hóa
luồng công việc cũng như tầm quan trọng và các vấn đề tồn tại trong việc mô hình
hóa luồng công việc và xây dựng ứng dụng hỗ trợ. Phầu sau của chương sẽ đề cập
đến tổ chức WfMC cùng những thành quả của tổ chức này, đồng thời giới thiệu các
chức năng cơ bản của một ứng dụng quản lý luồng công việc tổng quát.
Chương 3: Nền tảng Microsoft Office Sharepoint Server. Chương này trình
bày kết quả tìm hiểu lý thuyết về các môi trường công nghệ phù hợp. Vì thế, phần
đầu của chương sẽ giới thiệu sơ về WF (Windows Workflow Foundation), đồng
thời phân tích những điểm khác nhau giữa các chuẩn do WfMC đưa ra và các chuẩn
được WF sử dụng. Sau đó tôi sẽ trình bày về Công nghệ trong Microsoft Sharepoint
2010, nền tảng công nghệ được tôi sử dụng chính trong thiết kế của ứng dụng. Sau
đó, tôi trình bày về ứng dụng minh họa.
Chương 4: Chương trình minh họa. Chương này trình bày về việc thiết kế,
xây dựng một hệ thống ứng dụng cộng tác và quản lý luồng thông tin trong một
doanh nghiệp. Sử dụng nền tảng Microsoft Office Sharepoint Server 2010 để xây
dựng ứng dụng.

23


Kết luận. Đây là phần cuối cùng của luận văn. Phần này này sẽ tổng kết lại

các chương trước. Đồng thời đưa ra những đặc điểm nổi bật của luận văn (bao gồm
các ưu điểm và hạn chế). Cuối cùng, tôi sẽ đưa ra một số hướng phát triển có thể
nhằm giải quyết các hạn chế về mặt nội dung của ứng dụng.

24