Tóm tắt luận văn thạc sĩ kỹ thuật nghiên cứu công nghệ SHAREPOINT cho các ứng dụng cộng tác và quản lý thông

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VN

cy

¬

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG

TOM TAT LUAN VAN THAC Si KY THUAT
NGHIEN CUU CONG NGHE SHAREPOINT CHO CAC UNG
DUNG CONG TAC VA QUAN LY LUONG THONG TIN

NGÀNH:_

KỸ THUẬT ĐIỆN TỬ

MASO

:

605270

HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN :
DANG QUOC BINH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC :
TS. VŨ TUẦN LÂM

HÀ NỘI

- 2010


MỞ ĐẦU
Cơ sở khoa học và thực tiễn của luận văn
Hiện nay xu hướng việc ứng dụng CNTT vào công tác điều hành tác nghiệp đang được
xem là biện pháp để các tổ chức vả doanh nghiệp giảm chỉ phí quản lý, tăng hiệu suất xứ lý
công việc. Để đáp ứng nhu cầu đó thì các ứng dụng về cộng tác và quản lý luồng thông tin
đang là một trong những ứng dụng được các doanh nghiệp quan tâm hang dau.

Mục đích của luận văn
Luận văn được hồn thành với mục đích cung cấp một cái nhìn tổng qt về công nghệ
Sharepoint cho các ứng dụng cộng tác và quản lý thơng tin. Nó bao gơm các kiến trúc của
Sharepoint, các hoạt động trong v
quan ly luồng thông tin, các đặc trưng trong môi trường
cộng tác. Cuối cùng, tác giá cũng giới thiệu một giải pháp đã được triển khai tại cơng ty Điện
tốn và truyền số liệu- VDC.


Chương l.

Ứng dụng cộng tác và quản lý luồng thông tin

1.1. Giới thiệu chung
! Ứng dụng cộng tác là các ứng dụng cho phép các người ding trong cing hệ thống có thé
tương tác với nhau như: hội tháo trực tuyến, chia sẻ tải liệu, củng xây dựng tải liệu chung, sử
dụng chung lịch công tác, cùng chia sẻ tài nguyên hệ thống, vv... tất cả những ứng dụng liên
quan đến việc phục vụ cho một nhóm người sử dụng thì đều được coi là các ứng dụng cộng

tác.

+ Ứng

dụng quản lý luồng thông tin là các ứng dụng cho phép người dùng hoặc nhóm

người dùng quản lý được các thông tin theo luồng (workflow). Một chuỗi các công việc được
thực hiện tuân tự hoặc song song sẽ được các ứng dụng này quản lý và cung câp cho người
dùng thông tin về các công việc vào bất cứ thời điểm nào.
1.2, Tinh hình triển khai ứng dụng
Có hai hình thức triên khai ứng dụng:
+ Ứng dụng được cài đặt và sử dụng độc lập cho một đơn vị, một tô chức ( như sản phẩm
SharePoint của Microsoft, Lotus của IBM, Beehive của Oracle hay mã nguồn mở Docsvault
Small Bussiness Edition cua Easy Data Access, Zimbra Collaboration Suite của công ty
Zimbra ,vv ...)
+ Ứng dụng được một đơn vị chuyên nghiệp quản lý và cho các tô chức hoặc doanh nghiệp
thuê sử dụng thông qua môi trường mạng diện rộng như Intranet hoặc Internet. (như sản phầm
Google Wave, BaseCamp, hyperoffice, projecturf ;Freeway,...)
Trong phạm vi giới hạn, nên dé tài chỉ xem xét một so san phẩm sau ; Lotus của IBM,
Beehive của Oracle,Sharepoint của Microsoft
1.3.

IBM Lotus
Phần mềm cộng tác thông minh LBM Lotus kết hợp dữ liệu với các ứng dụng doanh nghiệp
và cung cập chúng thông qua các cổng giao tiếp diện tử (portals) dược triển khai dé dàng nhờ
sử dụng các tiêu chuẩn mở, kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) linh hoạt và khai thác triệt để các
công nghệ Web 2.0.

-_

Ưu điểm:

Bảo mật tốt (phân quyền theo vai trị)

- _ Cơng cụ cộng tác và quản trị nội dung mạnh (Tích hợp với IBM Tivoli)

- _ Số lượng mẫu dựng sẵn rất hạn chế. Do vậy rất kho dé ngwéi ding lam quen với hệ thong
mới.
-_ Phải sử dụng cơng cụ phát triển bên ngồi.
1.4. Oracle Beehive
Oracle Beehive cung cấp nhiều dịch vụ hợp tác tích hợp như: hội nghị, tin nhắn nhanh, email,
lịch và không gian làm việc nhóm. Oracle Beehive xây dựng nên tảng trên các tiêu chuẩn
mở, đựa trên kiến trúc hỗ trợ các ứng dụng mà khách hàng đã quen thuộc như đăng nhập một
lần (SSO), Microsoft Outloo, Microsoft Active Directory, OpenLDAP.
Uu diém:
- Hétro chuẩn tốt, các chuẩn quan trọng nhất như WSRP, JSR 168 déu duoc Oracle hé tro.
-_ Có nhiều mẫu (template) sẵn.
- _ Khả năng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba là rất tốt.


Nhược diễm:
Khả năng tích hợp với các ứng dụng văn phòng (như MS Office) yếu, phải sử dụng các
sản phẩm của bên thứ ba.

-_
-_

Giá tương đối cao cho một hệ thơng

bes!
in

- Microsoft Sharepoint
Tính dễ dựng: Dễ dùng, dễ quản trị luôn là một đặc diêm nổi bật của các giải pháp

Microsoft. Đặc tính này cũng sẽ giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều trong quả trình triên

-

-_
-

khai giải pháp:
Năng suất phát triển giải pháp: Sharepoint được phát triển trên môi trường .NET, và
cũng dùng .NET làm môi trường phát triển giải pháp. Theo đánh giá của các chuyên gia
công nghệ trên thế giới, năng suất phát triển giải pháp trên .NET thường cao hơn năng
suất phát triển giải pháp trên Java vào khoảng từ 30-40%.
Tính năng phong phú : Với một giải phap Sharepoint, Microsoft di cung cấp cho người
dùng rất nhiều tính năng tích hợp sẵn như Cổng thơng tin (Portal), môi trường Cộng tác
(Collaboration), môi trường Mạng xã hội (MySites),
7 ơng chỉ phí sở hữu : Sự phong phú về tính năng giúp người dùng giảm được rất nhiều
về chi phi sở hữu.

Ưù điể

-_ Dễ sử dụng, dễ phát triển ứng dụng,
- _ Tương đối quen thuộc với cộng đồng IT Việt Nam
-_
Sản phâm đã được kiểm chứng tại Việt nam khi có nhiều tổ chức, doanh nghiệp, cơ
quan hành chính sự nghiệp ứng dụng thành cơng
Nhược điểm:

u cau phải sử dụng giải pháp đồng nhất của Microsoft


Chương 2. Công nghệ SHAREPOINT
2.1. Giới thiệu chung
Phiên

bàn

hiện tại dang

Server 2007 (MOSS).

dược

Microsoft

giới thiệu dó

là Microsoft

Office

SharePoint

SharePoint 2007 Overview
Serversbased
Spreadsheet
1 Web Parts, Excel
KPs/Dashboar

Team sites, Outlook
mall
CalendarAlaris
Taskintogration,
rjectNgmt
& Natietions
Enterprise
Ccollabaration
Portal

Blogs, Wikis My ies,
Profiles
SodalPeople
Networking

‘SharePoint, Network Drives, Line
‘of Business
Systems,People Search
ele-based
Result
Wimming.

Worktow,
Web Forms,
Une!
BusinessData
Integration

Document Management. Intranet,

xuaretVersion
Publctacina
‘ual
History, Websites,
Records gmt

Hinh vé 2-1 : Cac tinh nang chinh MOSS 2007
2.2. Kiến trúc của MOSS 2007

`...
Microsoft Office SharePoint Server 2007
MOSS Common Framework
MOSS Application Services
Core Services
Windows SharePoint Services 3.0 Platform
Miocrosoft SQL Server
Windows Server

Hình vẽ 2-2 : Kiến trúc của MOSS 2007
Số chức năng của MOSS

phụ thuộc lúc cài đặt các thành phân,

các tính năng này lên khơng (ví dụ như WSS và SQL Server).

2.2.1.

cũng như việc có kích hoạt

Các Framework dùng chung của MOSS

Enterprise

Content

Management

Excel Services

coe
Management

Hình vẽ 2-3 : Framework ding chung cia SharePoint
Zeal


22.12.

Cong tie:

-

2.2.1.3.

Quản bi noi dung doanh nghiép (ECM) :

2214

Dịch vụ Excel :

Dich vụ này hỗ trợ các cuộc thảo luận và chia sẻ các như: tình trạng đang trực tun,
khơng trực tuyên, đang ở xa, đang trong một cuộc họp, đang sử dụng điện thoại, wv...
Str dung dich vụ này người dùng có thê tạo ra các tiến trình luồng công việc và các dữ
liệu hợp lệ cho các tài liệu của Office 2007 thông qua thư viện luồng công việc của windows
(Windows Workflow Foundation-WWEF). MOSS có sẵn một số qui trình luỗng cơng việc
dược xác dịnh trước, nhưng người ding co thé tao ra các qui trình cơng việc tủy chính bằng
cách sử dụng MOSS Designer 2007 hoặc Visual Studio 2005.
Dich vụ nảy cung cấp cho người sử dụng khả năng đẻ hiến thị tất cả hay lựa chọn các
phân dữ liệu trên máy chủ dựa trên bang tính Excel sử dụng một trình duyệt web. Giao điện
lập trình ứng dụng (API) địch vụ Excel là một địch vụ có săn để hỗ trợ máy chủ tính tốn số
liệu và vẽ lại các đồ họa phức tạp.

2.215.

Cong (Portal) :

2.2.1.6.

Quánlý nội dùng WEB (WCM):

Lõi của MOSS chính là bộ quan lý céng (portal manager), Phiên bản MOSS 2007
chính là phiên bản Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 nâng cấp. Các địch vụ của
công cung cấp chức năng hiển thị nội dung được sử dụng bởi tat cả các chức năng khác của
SharePoint.
Dich vu WCM bao gom cac tinh nang nhw : hé tro Office SharePoint Designer 2007 phat
triển các trang web mẫu (web template), sử dụng một mẫu trang web có sẵn, dịch vụ truy
nhập trang web, an ninh và kiểm soát truy cập và cuối cùng là xuất bản trang web.
2.2.2. Dịch vụ ứng dung MOSS
MOSS Application Services

cue

Web Parts

People
Search

ge
Performance
| | Dashboards | | Report Center
Indicators
MySite

Workflows

User Profiles

Scorecards

Business
Data
Applications

Hình vẽ 2-4: Cac dich vụ ứng dụng của SharePoint
2221

Thư viện tài liệu:

Một loạt các thự viện tài liệu cho phép Cơng ty có thể quản lý, tổ chức và phân loại thông tin

theo hình thức phù hợp. Có 3 mức

độ trong thư viện tài liệu đó là : Thư viện tài liệu được

quan ly (The Managed Document Library), Thu vién phan chia (The Divisional Library) va
Thu vién dich thuat (The Translation Library)

2222.
Thanh phan web (Web Parts):
MOSS có sẵn một số đoạn trang web ASP.NET được viết từ trước như quản lý người sử
dụng hoặc quản lý thơng tin có thể áp dụng cho một công (Portal) hoặc sử dụng như là các
trang web độc lập. Ngồi ra có một vải Web part khác như Web part có khả năng cuộn tài liệu
(document roll-up Web Parts), Web part danh cho cộng sự vả thảnh vién (members and
colleagues Web Parts), Web part mạng xã hội. Người dùng có thế tự tạo ra Web part bằng
cách sử đụng Visual Studio 2005.


921011.

Luéng cong viée (Workflow):
MOSS có sẵn một loạt các qui trình luồng cơng việc được xác định trước. Với một
cơng việc nhất định thì có có sẵn các đoạn mã thi hành thực hiện theo các bước tiến trình

nhằm dạt dược một kết quả cuôi

củng.

Workflow của MOSS

Workflow Foundation (là một phan cla .NET Framework).

2224

dược xây dựng trên Windows

‘Thé ghi diém (Scorecards):
Scorecards lả một bảo cáo theo dõi hoạt động nghiệp vụ của người dùng. (MOSS 2007

hỗ trợ các bảo cáo của Microsoft Scorecard Manager 2005 sinh ra, mặc dù tính năng nay da
được nâng cấp lên Microsoft PerformancePoint Server 2007)
322.

Tìm kiếm người dùng -

2.2.2.6.

Chi sé danh gid co ban (KPIs):

Tinh năng này cho tìm kiếm thơng tin cúa tat ca người đàng. Tính năng này hỗ trợ lập
chỉ mục, thư mục Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) và danh sách phân phối
Active Directory.
KPI

thể

hiện các thông tin về nghiệp vụ một cách thơng minh theo một cách nhìn trực

quan đê đưa ra các chỉ số về một thành phân nhất định, về một chức năng hay một hoạt động

nghiệp vụ bất kỳ nào đó đang được tiên hành.

được với Excel 2007 và WSS.

2.2.7.

MOSS có một loạt các KPIs có thể làm việc

Bảng điều khiến (Dashboard):

Dashboard bản chất là một trang web có chứa một

số thành phần có thể cập nhật tự

động một cách độc lập ví dụ như các danh sách, các liên kết, hay các thành phần khác hay

được truy cập.
2.2.2.8.

Trung tam Bao cdo(Report Center):

.

Các máy chủ Trung tâm Báo cáo được định nghĩa từ trước đùng để tùy chỉnh các trang
web hiển thi, quản lý và duy trì các liên kêt đền các báo cáo và bảng tính
22.9.

Trang web cé nhan (Mysite):

2.2.10.

Hồ sơ người đùng (LSer profiles):

sơ người dùng từ Active Directory

Có lẽ đây là một trong những tính năng thân thiện cua MOSS. Mysite cho phép người
dùng tùy biến và cá nhân hố của các trang web hiện có trên cổng bằng cách sử dụng tính
năng Cá nhân hóa trang web (Personalization Site Feature).
Hồ

được

sử

dụng

bởi

dịch

vụ

thông

báo

(Notification Service) để nhằm đưa ra các cảnh báo tới những người sử dụng hợp pháp, cho
mạng xã hội có cùng mối quan tâm, cho các thành viên của nhóm web part và cho các thành
viên phân tán trên hệ thống.

2.3.2.11.

Ứng dụng dữ liệu nghiệp vụ (BIA):

MOSS cung cấp một số dịch vụ có hỗ trợ chuyên mục, việc lưu trữ, truy cập thông tin
nghiệp vụ và các liên kết liên quan đến định nghĩa của Dòng nghiệp vụ (Line of business —
LOB) bằng cách sử dụng các dịch vụ thành phân như dịch vụ Danh mục đữ liệu nghiệp vụ
(Business Data Catalog), dịch vụ Danh sách dữ liệu nghiệp vụ SharePoint (Business Data
Sharepoint List), địch vụ Web Parts hay địch vụ Hoạt động đữ liệu nghiệp vụ (Business Data

Actions).


2.2.3.

Các dịch vụ lõi của MOSS
MOSS CORE SERVICES
Templat
femplates

P Personalization
ization

Argeting
Targeting

|

Single
Sign-On

Site Directory
Excel Calculation

Service

Hình vẽ 2-5 : Các dịch vụ lõi của SharePoint
22:34.

Tiéu ban (Templates):

Giống như tài liệu mẫu kèm với mỗi ứng dụng trong Office 2007, MOSS

bao gồm

nhiều mẫu cho các trang web, các đanh sách, và các tài liệu hỗ trợ cho các việc như cộng tác,
xây dựng báo cáo, hẹn giờ hoặc các sự kiện khác trên hệ thống.
2.2.3.2.

Ca nhdn héa (Personalization):

Người dùng được định nghĩa bởi tên, vị trí địa lý, đơn vị công tác, công việc, trách
nhiệm công việc và các đặc tính khác
2123:3:

Muc tiéu (Targeting):

2.2.3.4

Đăng nhập một cửa (Single Sign-on):

22:3.2:

Thu muc trang web (Site Directory):

2.2.3.6.

Danh muc dit liéu nghiép vy (BIC):

Mục tiêu hướng độc giả vào những thông tin như tài liệu, báo cáo hay chức năng trên
một số ngun tắc, các tiêu chí, các nhóm được định nghĩa trong WSS 3.0, Outlook 2007 hay
đanh sách phân tán của Exchange.
MOSS voi kha năng đăng nhập một cửa Singlc Sign-on (SSO) sẽ lưu giữ và định vị
người dùng đồng thời chứng thực việc đăng nhập cho các hệ thông ứng dụng lớp đưới (backenđ), các hệ thống ứng đụng của bên thứ ba bao gồm cả những Người dùng của Portal.
Dich vu này về cơ bản là việc đặt những tên gợi ý cho một thư mục chứa web site trong
khu vực được tham chiêu bởi hệ thông.
Dịch vụ này cho phép MOSS két hợp dữ liệu từ ứng dụng bên ngoài với các hé thé

lớp dưới (back-end) vào một danh sách (List), vào một Web Parts, vào một kết quả tìm kiêm

hay vào một ứng dụng của người dùng phát triển trong môi trường. NET.

22.37.

Chuyén ining (Navigation):

:

|

Dich vụ này quản lý bao gồm các liên kết chuyên hướng trên các trang web cá nhân

cũng như trên các trình duyệt web khác. Nó hỗ trợ hiên thị thơng qua Office 2007 và MOSS.
2.2.3.8,

Canh bdo(Alert) :

Khi kích hoạt tính năng này, người

sử đụng có thể nhận điện được sự kiện, xác định

được các thẻ sự kiện hay các thành phân dữ liệu trong quá trình theo dõi liên tục các thay đổi
của hệ thông.

2.2.3.9.

Quánlý thông tin quyên truy nhập (IRM):
IRM được tích hợp với Dịch vụ quản lý quyền truy nhập (Rights Management ServiceRMS) của Windows. Nó cho phép quản trị viên hệ thống cho phép ai có thể truy cập dữ liệu,
những gì họ có thể làm với các đữ liệu và làm thế nào đề họ có thể truy cập vào dữ liệu.
2.2.3.10.

Tìm kiếm (Search):


MOSS có khả năng tìm kiếm trên diện Tộng các dữ liệu va tai liệu trong hệ thống. Nó
hỗ trợ việc tìm kiếm trên tất cả các mạng như mạng doanh nghiệp (Intranet), mạng nội bộ
(LAN) và thậm chí cả Internet.
2.2.3.11.
Dich vu Excel (Fxcel Service):
> Dịch vụ tính tốn Excel (Excel Caculation Services- ECS):

ECS thực hiện tính tốn thời

gian thực trên các bảng tính kết hợp với các dữ liệu bên ngồi, các tiễn trình hoạt động

duoc quan ly va Office Excel 2007.

>

Truy cập Web Excel (Excel Web Access - EWA):

Một phần dược xác dịnh trước của

Web Part sé cung cấp việc hiển thị và cộng lác với một bảng tínhExcel 2007 bằng một
trình duyệt web.
Dịch vụ Web Excel (Excel Web Services - EWS): Đây là một dịch vụ web của MOSS

>

cung cấp các API cho người dùng để tự phát triên các ứng dụng kết hợp với bảng tính
Excel 2007.
2.2.4. Cấu trúc hạ tầng MOSS 2007
Dưới đây là một mơ hình hạ tầng đơn giản của MOSS

sỹ

tì

Ofiee2007\
Clients.

SS

|

Windows
Windows
SharePoint Services
Microsoft Office 2007 SharePoint Server

SQL Serv
Hình vẽ 2-6 : Cấu trúc hạ tầng cơ bản của SharePoint
2.3. Quản lý luồng thông tin trong Sharepoint :

23.1.

Windows Workflow Foundation

=I al

2c2

base els

/iustom Nei

se@

Hình vẽ 2-7 : Khung luông công việc trong SharePoint
Windows Workflow Foundation (WF) là một phần của NET
được

gọi là WinFX)

bao

gom

Windows

Communication

Presentation Foundation (WPE)là nền tảng
SharePoint. Nó cung cấp một kiến trúc tổng
doanh tự động hóa phong phú, trong khi vừa
nhau của nó thành giải pháp hiện có. Người

của
qt
đảm
đùng

Framework 3.0 (chính thức

Foundation

(WCF)

va Windows

q trình tự động hóa được tích hợp vào
cho tính năng, cung cấp các giải pháp kinh
bảo khả năng tích hợp các thành phần khác
có thể nhúng các thành phần cơng việc vào

10

bat ky img dung nao cia NET, chang hạn như một ứng dụng WinForms và triển khai các
thành phân công việc giỗng như một địch vụ web và truy cập chúng qua. Internet.

2.3.2.

Các loại hình của luồng cơng việc

Có hai loại công việc: tuần tự (sequential workflow ) và theo trạng thái (State-machine

workflows). Thường có hai vấn đề khi người dùng xem xét lựa chọn mơ hình nào đó là

:

- WF framework cé linh hoat du dé chita ca hai kiểu không.
- Các thành phân của luồn:
lệc đã tồn tại có thể đễ dàng được tích hợp vào các thành
phân mới khi có sự thay đơi về u câu khơng.

23.2.1
Lng cong viée tudn te
Luéng công việc tuần tự là thực hiện các chuỗi hành động từ đầu đến cuối. Trong khi cơng,
việc tuần tự có vé là cứng nhắc và được xác định trước, thì người dùng vẫn có thể tạo ra các
điều kiện trong công việc để được xác định được các con đường khác nhau tùy thuộc vào các

giá trị được thu thập từ các nguồn bên ngoài.
251070

Ludng công việc trạng thái

Luỗng công việc trạng thái thể hiện các hành động khác nhau để đáp ứng với các sự kiện

roi rac. Trong đó các sự kiện có thể được tạo ra hoặc là từ bên trong công việc hoặc tử một

ngn bên ngồi.
2:33:

Luong

cong

viéc voi

ma

nguồn

va khơng

mã

ngn

Có 3 cách tiếp cận để người dùng có thể sử dụng để xây dựng luồng cơng việc của mình,
đó là lập trình (code), khơng cân lập trình (no-code) và các mã code ở bên trong (code-beside)

23.4.

Bảo mật luông công việc

Báo mật luồng công việc là vấn đề hết sức quan trọng trong hệ thống (như vấn đề bảo mật
trong tải khoán hệ thống- System Account của WSS, hay vấn đề bảo mật của nhận dạng dãy
ứng dụng- App Pool Identity trên máy chủ và hệ thống tên miễn).

23.5...

Luông công việc trong MOSS

2.3.5.1.
Kiến trúc của lng cơng việc trong WAN
© SharePoint Workflow la nội dung trung tâm (Comem-Ceniric) : Cấu trúc sẵn có của
luéng cơng việc trong Sharepoint là khá rõ ràng, nhưng nó cũng ảnh hưởng tới các thiết kế
trong môi trường WT như khi thực thi trong WSS. Luông công việc trong sharepoint được

©

thiết kế cho việc đính kèm các tài liệu, danh sách và các thành phần khác.

SharePoint Workflow dya trén con người ( Human-Based): Con người cũng là một nhân
tố trong việc tương tác với các tác vụ trong các lng cơng việc. Người dùng có thé tao va

chỉ định các tác vụ đồng thời có thể dừng việc thực thí một lng cơng việc cho đến khi
tác vụ đó được hồn thành.
23.5.2.
Lng

Chu trình sống (Lifeeyele) của một luỗng cơng viée SharePoint
cơng việc được quản lí bởi một chi các sự kiện cụ thê và duy nhât trong môi

trường Sharepoint.
sách...

Trên thực tê các luông công việc này luôn tương tác với các tài liệu, danh

Association

Workflow type

attached tolist|

|=)

Initiation

|

Workflow.

instance

created for item}

|=]

| —?

Modification | ==))

Completion

Workflow
ene)

Workflow

running

terminated

modified while =>)

instance

Hình vẽ 2-8 : Chu trình sống của một luồng công việc

10


11

Triển khai một luông công việc trong MOSS

Khi tạo ra một luồng cơng việc, người dùng có thể viết một mã hoạt động hoặc một loại
hoạt động khác và không cân quan tâm tới việc đồng bộ hoá. Tuy nhiên, với Sharepoint van
dề là sự tối ưu hoá trong triển khai. Sharepoint sé ghi lai tat ca các hành dộng cho tới khi dầu
vào được nhập vào hoặc một sự kiện nào đó xảy ra. Tại thời điểm đó SharePoint cam kết các

thay đổi đối với cơ sở đữ liệu nội dung và bỏ qua các hoạt động bình thường có thể xảy ra nếu

một trong những mơ hình đối tượng liên hệ trực tiếp với SharePoint.
2.4. Cộng tác trong Sharepoint :
Documents
HH
lu nà
Weftepaces

Calendars

Hình vẽ 2-9 : Ứng dụng cộng tác trong Sharepoint

2.4.1.

TasÄ,list và workspdace

#411

Workspace

Không gian làm việc(Workspace) dùng để chia sẻ tải liệu, tạo quy trình xứ thơng tin, chia
sẻ lịch làm việc
và tác vụ chung cho cả nhóm Khơng gian làm việc cung câp cho thành viên

trong một đội một cơng cụ để cộng tác. Có các loại workspace như: Document Workspace,

Basic Meeting Workspace, Blank Meeting Workspace, Decision Meeting Workspace, Social
Meeting Workspace, Multipage Meeting Workspace.
2.4.1.2.

Lists

Nói một cách đơn giản thì một danh sách (SharePoint Lists ) chi là một tập hợp các đữ

liệu liên kết hoặc các nội dung được bồ trí trong các hàng cội. Mỗi cột có một tên cụ thể và
các loại cột đó mơ tả các loại dữ liệu dự định được lưu trữ trong cột đó. Danh sách trong

SharePoint là một trong những cách để nhất và linh hoạt nhất để chia sẻ thông tin với người
dùng SharePoint. Có các loại danh sách là : Danh sách dựng sẵn (Prebuild List), Nhóm

sách giao tiếp, Nhóm Danh sách theo ddi

Danh

2.4.1.3.

Nhiém vu (Tasks)
Nhiệm vụ thường được gắn với một danh sách các công việc của một thành viên hoặc
một nhóm trong các hoạt động cộng tác. Sử dụng danh sách các nhiệm vụ công việc để chỉ

định nhiệm vụ đó cho một thành viên của nhóm. Đồng thời chỉ định ngày đáo hạn, mức độ ưu
tiên, đồng thời cho thấy được tình trạng cơng việc của các thành viên.

2.4.2.

Calendar

Lịch công tac (calendar) chinh la m6t dang Sharepoint List, nhưng do tính chất hay
dùng của nó nên trên hệ thơng MOSS vẫn tách nó ra làm một phân riêng trong các sơ đồ mô
tả. Các hoạt động cộng tác cúa nhóm thơng qua việc chia sẻ lịch cơng tác sẽ giúp người quản
lý cơng việc

có thé theo đõi được được chính xác tinh trạng cơng việc của các thành viên, qua

đó phân chía cơng việc khoa học và hợp lý hơn

2.43.

24.3.1.

Blog, wikies va Discussion

Blog
11


12
Là một cách rất hữu ích để cung cấp nội dung cho một đối tượng quan tâm một cách

thường xuyên. Blog là một dang nhật ký điện tử rất đơn giản. Một Blog điển hình có một
trang chính cung cập các nội dung theo thứ tự thời gian, cho phép tác giả phân loại nội dung
để người đọc có thể lựa chọn và chọn những gì là phù hợp nhất với họ.
2.4.3.2.

Wiki

2.4.3.3.

Discussion

Wiki là một loại trang web cho phép mọi người truy cập vào đễ dàng đề thay đối nội

dung của các trang hiện tại và thêm các trang mới. SharePoint cũng giúp người dùng tạo ra
các trang Wiki được bảo vệ cân mật với phương thức khá dễ dàng mà không cần người dùng
biết nhiều về cách xây dựng một trang web.
Bảng tháo luận cung cấp một diễn đàn để trị chuyện về chủ đề mà nhóm của người
dùng quan tâm. Bảng thảo luận xuất hiện trên một trang thường sẽ bao gồm các chức năng

như : cho phép tạo các cuộc thảo luận mới, sắp xếp và lọc các thảo luận, chuyển déi các cách

xem các bảng thảo luận, thay đổi thiết kế của các bảng thảo luận

2.4.4.

Personalized Site

Trang cá nhan (trong Sharepoint gọi là MySite) là một trang web cá nhân cung cấp cho
người dùng một địa điểm trung tâm dé quan ly va lưu trữ tài liệu, các nội dung, danh sách liên
lạc, đanh sách liên kết.. Về vấn đề bảo mật thì người dung sé tu quyét dinh ai duoc xem thong

tin trên trang công cộng của người dùng.

2.4.5.

Documents va Libraries

24,

Tài liệu

Quản lý tài liệu trong mơi trường SharePoint bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau của các
văn bản quản lý, từ kiểm soát truy cập để kiểm soát các phiên bản để xem xét, phê duyệt nội

dung.
SharePoint có một nên tảng vượt trội cho giải pháp quản lý tài liệu. SharePoint đã thành
công khi sử dụng siêu dữ liệu dé phân biệt giữa hệ thống (system), các lớp (class) vả thực thẻ
siêu đữ liệu (instance metadata). Ở mức hệ thống (system-level)siêu dữ liệu được duy trì trong
nội bộ của SharePoint cho tất cả các tài liệu
2.4.5.2.
Libraries .
Thư viện lưu trữ có chon lọc các loại đữ liệu như : văn bản, hình ánh đỗ họa hay các loại

thông tin khác của người sử dụng. Trên thực
Có

một

số các loại thư

là : Thư

viện

ế, thư viện là một dạng đặc biệt SharePoint List
văn bản

(Document

I. ibrary), Thu

vién

mau

(Form Library), Thu vién anh (Picture Library), Thư viện kết nối dir ligu (Data Connection
library), Thu vién trình chiéu (Slide Library), Thư viện báo cáo (Report Library), Thu vién
Quan ly Dich thuat (Translation Management Library), Thu vién Wiki (Wiki Page library)

12


18

Chương 3.

Ứng dụng công nghệ Sharepoint cho ứng dụng cộng tác và quản lý
luông thong tin ing dung tai VDC

3.1. Trién khai img dung tai VDC
Sản phẩm dược phat trién tai VDC cé tén la MIS (Management Information System) va
dựa trên céng nghé Sharepoint. Hiện nay sản phẩm đang trong giai đoạn thử nghiệm và đã
nhận được nhiều đánh giả tốt từ người sử dụng.

3.2, 3.2Thiết kế hệ thông
ol

Thông pao ban

BẠN THƯ KÝ

TT bạc tân

Yiienxơie - DSess

=
l==
guin ny
Vinbin ¢__[ fh
VAN BAN
==
F
[ =<
Đơn vị phân phẩi
|
(Canhin phan phối

Kicu
a
văn|băn

m——.xẻ

Tichnin

+ CHUYEN VIEN

Cyénem ting

LANH DAO BON VI
BAN QUAN TR]

f

‡

i

6. quang Ly

Tu

po

bán

THẾ TRƠNG

bd
Ther

Roles

DS,

4

n

Hình vẽ 3-1 : Thiết kế tổng thể
3.3. Các chức năng của chương trình:

3.3.1.

Quan ly van ban:

Chương trình thực hiện quản lý các loại văn bản như : công văn đi và đến, tờ trình nội bộ,

hợp đồng.
« Cho phép đưa vào hệ thống các văn bản dưới dạng
bản đưới dạng hình ảnh) một lần duy nhất và chia
bộ phận / cá nhân liên quan, giảm tối đa nhân lực
in 4n, sao chụp trùng lắp tài liệu.
e _ Hệ thống có khả năng tìm kiểm
tất cả các đữ liệu

kiếm tồn văn hoặc theo tiêu chí, tính chat văn bản)

điện tử (các tệp text hay các văn
sẻ, sử đụng chung cho tất cả các
và các tài nguyên khác cho việc
văn bản có trong hệ thống (tìm

13


14

3.3.2.

Quản lý cơng việc :
© _ Liên kết các cơng việc với các văn bản. Cho phép những người có thắm quyền thực
hiện giao việc cho tất cá các khâu liên quan như các cá nhân hay các don vi.
e_

e

3.3.3.

Việc báo cáo tiến độ công việc sẽ được các từng cá nhân thực hiện thơng qua hệ

thống (có thê đính kèm cá các văn bản liên quan)
Hệ thống cho phép kiểm sốt được các cơng việc đang được thực hiện trong cơng
ty theo các tính chất: tới hạn, q hạn,.. „ giúp cho Lãnh đạo Cơng ty, các phịng
ban, các trung tâm hay mỗi cá nhân có được cơng cụ để theo đõi và kiểm sốt tiễn
độ thực hiện cơng việc, góp phần nâng cao chất lượng các sản phẩm, dịch vụ cung

cấp.

Lịch công tác

Hệ thống thực hiện việc quản lý tồn bộ các thơng tim về lịch cơng tác làm việc

của các

đơn vị. Q trình đăng ký lịch cơng tác sẽ do các đơn vị chủ động đăng ký trên hệ thống. Các
thông tin này được chia sé chung cho tồn bộ cơng ty dé theo đơi những nội dung liên quan
đến đơn vị mình

3.3.4.

Cộng tác người dùng

Các
phịng

tác với
cấp vật

người
họp và
người
tư văn

3.3.5.

dùng trong hệ thống có thể cộng tác với các người dùng khác như : đăng ký
thiết bị âm thanh với người quản lý phỏng họp và thiết bị, đăng ký xe di công
quản lý đội xe, hay đăng ký vật tư, văn phòng phẩm với người phụ trách cung
phòng phẩm

Quan ly tin tức báo cáo

Nếu một người sử dụng trong hệ thống cần đăng một thông báo cho tồn bộ người dùng
trong hệ thơng thì sẽ thực hiện trong mục cập nhật tin tức. Tinh chat cua tin tức có thê là dạng
tin bình thường hoặc tin nỗi bật.

3.3.6.

Quan ly danh ba

Danh bạ là một chức năng khơng phức tạp nhưng lai trong đỗi hữu ích với người dùng
trong hệ thống. Nó cho phép mọi người trong cơng ty có thé lay được các thơng tin cân thiết
để liên lạc với một người nao do. Tay theo quyền được phân, người dùng có thể được phép
nhập thơng tin danh bạ để toàn bộ hệ thống sử dụng. Các thơng tin trên đanh bạ có thé tim

kiếm một cách đễ dàng quan nhiều tiêu chí như : Họ tên, đơn vị công tắc, email, v.v...

3.3.7.

Quản lý thông tin báo cáo tuân và giao bạn

Một chức năng tương đối quan trọng trong hệ thống đó là chức năng báo cáo tuần và thông
tin giao ban hàng tuần của công ty. Tất cả các đơn vị hàng tuần sẽ phải thực hiện nộp báo cáo
điện tử lên trên hệ thống. Don vi quan tri thơng tín sẽ thực hiện việc tổng hợp các báo cáo
thành một báo cáo tổng hợp cung cấp cho tồn bộ người dùng trên hệ thơng những thông tin
chung nhất về các hoạt động cúa công ty. Đơng thời báo cáo tơng hợp này cịn được dùng để
phục vụ cho các buối giao ban hành tuần của cơng ty.
Sau mỗi cuộc họp giao ban thì thư ký cuộc họp cũng sẽ đưa lên hệ thống các thông báo
giao ban dé tất cả người dùng biết. Các thông tin này được lưu trữ trên hệ thống cũng sẽ giúp
người dùng thuận tiện trong việc tìm kiểm thơng tin sau này.

3.3.8.

Quản trị hệ thông

Chúc năng quản trị hệ thống thực hiện những công việc liên quan đến hoạt động của các

chức năng được sử dụng trong hệ thống. Người quan trị có trách nhiệm tạo ra các thơng tin
ban đầu đề làm cơ sở cho việc sử dụng các chức năng hệ thống. Ví dụ như đữ liệu ban đầu về
phỏng họp về đơn vị, về chức đanh, về các loại văn bân,v.v...

14


15

3.4. Đánh giá quá trình thử' nghiệm ứng dụng

Cho đến thời điểm hiện tại ứng dụng van dang trong quá trình thử nghiệm tại văn phịng
cơng ty VDC. Nhưng qua thời gian chạy thử nghiệm có thê rút ra một sơ đánh giá nhận xét

như Sâu :

Với q trình thử nghiệm được diễn ra trên qui mô 19 đơn vị tại văn phịng cơng ty
VDC thì về tắt cả các chức năng của ứng dụng là đáp ứng tốt tất cä các yêu cầu sử
dung cua ca 19 don vi.
Với số lượng người dùng tham gia hệ thống khoảng 290 người thì nền táng cúa ứng
dụng cũng dáp ứng tot tất cả các yêu cầu của người sử dụng như : thời gian dap
ứng, hiệu suất sử dụng, không xây ra lỗi khi sử dụng, ,v.v...Ngoài ra với
thân thiện người sử dụng tiếp cận chương trình tương đối nhanh do vậy đội ngũ kỹ
thuật không phái mắt nhiều thời gian hỗ trợ.
Đối với yêu cầu quản lý thì về cơ bản ứng đụng đã quản lý được các trường thông
tin sau đó là : thơng tin về văn bản, thơng tin về công việc, thông tin về lịch làm
việc, thông tin liên hệ của các cá nhân và thông tin về các nguồn lực trong hệ
thống.
Hiệu quả rõ nhất thu được khi sử dụng ứng dụng cộng tác và quản lý luồng thơng
tin tại VDC đó là ứng dụng đã hỗ trợ rất nhiều trong công tác điều hành sản xuất
kinh doanh của VDC. Ứng dụng đã giúp cho lãnh đạo công ty, lãnh đạo các đơn vị
nắm bắt kịp thời các thông tin về tiễn độ các công việc đang tiến hành. Qua đó có
thể nhanh chóng ra các quyết định đối với hoạt động điều hành sản xuất của công
ty. Đối với các cán bộ công nhân viên VDC khi tham gia hệ thơng thì cũng đã giám
bớt được công sức, tiết kiệm được thời gian trong quá trình làm việc (như quản lý
văn bản trên máy, đăng ký phỏng họp, tìm kiếm thơng tin liên lạc cá nhân,v.v...).
Ngồi ra cơng ty cũng tiết kiệm được một số chỉ phí liên quan đến giấy tờ như
khơng cịn phải photo công văn cho từng đơn vị, các báo cáo tuần cũng không phải
in ra, giấy đăng ký vật tư, văn phịng phẩm cũng khơng phải in ra,v.v... Dặc biệt với

tính cộng tác cao, thì sự tương tác giữa những người dùng trong hệ thống cũng làm
tăng hiệu quả công việc. Ví dụ khi có các cơng việc đã được phân cơng rõ ràng trên
hệ thống, thì các cá nhân của các đơn vị khơng cịn phải mất thời gian gặp gỡ chỉ dé
thống nhất xem ai làm gì. Khi một người làm xong cơng việc của mình thì những
người khác thơng qua hệ thống có thê biết được ngay và biết là sẽ tiếp tục phối hợp
công

việc như thé nao.

Định hướng của ứng đụng cộng tác và quan lý luồng thơng tin tại VDC trong thời
gian tới đó là sau khi kết thúc giai đoạn thử nghiệm, ứng dụng sẽ được mở
rộng cho
toàn bộ các trung tâm trực thuộc sử dụng (khoảng 1200 người trên toàn hệ thống).
Phát triển thêm một số tính năng cho người đùng như blog cá nhân, trang wiki cho
các phòng ban hay thư viện sách khoa học kỹ thuật, tài liệu pháp qui tham khảo cho
tồn cơng ty,v.v...

15


18

KẾT LUẬN
Luận văn đã tập trung nghiên cứu và đưa ra các kết quả sau:
Trình bày tổng quan vẻ dặc diễm các ứng dụng cộng tác và quan lý luồng thong tin
Có các nghiên cứu cụ thê trên cơng nghệ Sharepoint của Microsoft
Giới thiệu giải pháp đã triển khai tại VDC
Đề tài là một nghiên cứu tốt về công nghệ Sharepoint Service cho các đơn vị đi triển
khai các ứng dụng công tác và quản lý luồng thông tin
Luận văn này có thể được phát triển theo một số hướng:

Tiếp tục nghiên cứu thêm về lĩnh vực : Business Intelligence, Enterprice Search trong
Sharepoint dé hé tro cho việc hoàn thiện một ứng dụng tong thé trong doanh nghiép
Luận văn cũng có thé là tài liệu tham khảo tốt cho các khóa học về cơng nghệ
Sharepoint trong các trường học. Thúc đây phát triển ứng dụng trên nền tảng
SharePoint

16