Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện
ngoài trời
By Nguyễn Xuân Trung June 24, 2013
1
246

Tổ chức một sự kiện hay event ngoài trời thường rất khác so với việc tổ
chức ở trong hội trường, bởi không gian rộng nên rất khó kiểm soát. Chính
vì vậy cần phải có kế hoạch rõ ràng và chuẩn bị công phu hơn nhiều.
Là một nhà tổ chức, ta cần chú ý đến những vấn đề sau:

Bãi giữ xe


Cái đầu tiên khách có thể cảm nhận được chính là nơi giữ xe. Chúng ta cần
phải tính toán lượng khách sẽ đến để tìm vị trí bãi phù hợp. Nơi đó có gần
với địa điểm tổ chức sự kiện hay không? Có khách đi ô tô hay không, vì ôtô
sẽ rất khó sắp xếp chỗ đậu và diện tích lại chiếm rất nhiều. Việc tính toán
đúng số lượng phương tiện sẽ giúp chúng ta phân bổ được lượng xe và
tránh ùn tắc cho người tham gia.
Một điều rất quan trọng là ai sẽ là người giữ xe. Cái này nghe có vẻ bình
thường nhưng là cả một vấn đề nếu không để ý đến. Nếu công ty chúng ta
thuê riêng người trông xe thì chẳng có gì để nói, nhưng nếu chúng ta lấy
bảo vệ ở chính nơi mình tổ chức (công viên, khách sạn…) thì vấn đề lại nảy
sinh. Mình đã từng gặp chuyện này khi tổ chức ở công viên và chính bảo vệ
công viên làm nhiệm vụ giữ xe. Chuyện sẽ không có gì nếu 10h bác ấy
không bỏ về vì hết ca làm trong khi event tới 12h mới kết thúc. Vì thế, việc
phân công ai giữ xe, thời gian, cũng như xác định rõ trách nhiệm của họ
với tài sản của người tham gia là cực kỳ quan trọng.

Trang trí

Vì là tổ chức ngoài trời nên không gian ảnh hưởng đến trang trí rất nhiều.
Sắp xếp các pano chữ A để tiện việc bố trí và thu hút người xem. Nên bố
trí các banner quảng cáo của nhà tài trợ xen kẽ để làm không gian bớt
phần trống trải.

Kiểm vé
Đối với loại hình event có vé mời thì việc kiểm vé cũng rất quan trọng.
Thường thì ta nên xé cùi vé và kèm theo dán băng vào tay hay áo người
tham dự để chắc rằng họ đã được kiểm vé. Cái này rất tiện khi có ai ra
ngoài khu tổ chức mà muốn vào lại.

Vệ sinh
Việc đảm bảo vệ sinh khu vực tổ chức rất cần thiết vì nó là cái dễ thấy nhất
ở các sự kiện. Việc chị lao công mang theo một cái bịch lớn bỏ đầy rác và
kéo lê khắp nơi thu dọn thật là một thảm họa. Nên bố trí các thùng rác


xung quanh nơi tổ chức. Nhân viên khi đi thu gom rác chỉ nên mang bịch
loại nhỏ, bỏ đầy thì mang ra ngoài rồi lại quay vào. Việc này tuy làm tốn
nhiều thời gian hơn nhưng sẽ không làm khách chú ý đến lượng rác thu
gom.

An ninh và cấp cứu
Nhân viên bảo vệ trong event thường được thuê theo ngày hoặc là nơi tổ
chức cung cấp Tuy nhiên, các bạn nên chú ý rằng dù công ty bạn có được
đào tạo chuyên nghiệp đến mức nào, nhân viên phục vụ khách tốt đến
đâu, thì nhân viên bảo vệ vẫn chưa chắc gì đã chuyên nghiệp. Họ có vô lễ
hay không tôn trọng khách không, chúng ta không thể biết được. Cần phải
họp trước để triển khai nhiệm vụ và quyền hạn với các nhân viên bảo vệ
trước khi làm việc.

Nếu trong event có hoạt động vui chơi thì việc bố trí xe cứu thương là rất
cần thiết, đừng để chỉ một người bị thương mà gây ảnh hưởng tới toàn bộ
khách.
Tổ chức một sự kiện ngoài trời đòi hỏi chúng ta phải chú trọng đến những
việc nhỏ nhặt nhất để đảm bảo sự hài lòng cho người tham gia. Hãy ghi lại
mọi thứ diễn ra trước và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho những lần
sau. Mình đảm bảo qua mỗi lần tổ chức sự kiện bạn sẽ nâng cao khả năng
phân tích cũng như loại bỏ những vấn đề có thể xảy ra.