Hệ thống thông tin được sử dụng ở Vinamilk

Hệ thống thông tin - vinamilk

HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐƯỢC SỬ DỤNG Ở VINAMILK

Khái niệm: ERP1 là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh
nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự
động hóa để giúp doanh nghiệp quản lí các hoạt động then chốt. Theo Kurmar và
Hillegersberg (2000), ERP là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin
và quá trình kinh doanh bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục
địch của doanh nghiệp.

Các phân hệ trong ERP:
Đặc trưng của các phần mềm ERP là cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể
hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau.
Theo tài liệu chính thức của CIBRES – cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ chuyên
viên triển khai ERP, thì một ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ: kế toán tài chính, hậu
cần, sản xuất, quản lý dự án, dịch vụ, dự đoán và lập kế hoạch và công cụ lập báo cáo.

Đặc điểm của ERP:
1

1


Hệ thống thông tin - vinamilk

- Đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ như các phân hệ kể trên
- Tích hợp hoàn toàn, dữ liệu tập trung
- Tự động hóa quy trình tác nghiệp
- Kiến trúc và công nghệ tiên tiến
- An toàn và bảo mật cao

Lợi ích của ERP (theo Shang và Seddon, 2002):

- Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng
-

suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng.
Lợi ích quản trị: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng phân tích
dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện đánh giá hoạt
động ở các bộ phận.
Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin.
Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp
giảm chi phái và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác.
Lợi ích doanh nghiệp: cải thiện quy trình làm việc, quá trình học tập và truyền
thông trong doanh nghiệp từ đó cải thiện văn hóa công ty.

Thực trạng ở Việt Nam:
Thị trường ERP Việt Nam đi sau khoảng 10-15 năm so với thị trường ERP ở Châu Âu
và Mỹ. Số lượng chuyên viên tư vấn có khả năng triển khai những dự án ERP quy mô
lớn vẫn còn rất ít, chủ yếu cần có sự trợ giúp từ các chuyên viên tư vấn nước ngoài.
2003, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển.
2004, thị trường ERP phát triển trên nhiều phân khúc doanh nghiệp cả lớn và nhỏ.
Nhiều dự án ERP quy mô lớn được triển khai tại các công ty: Bibica, Tổng công ty
lương thực miền nam, Savimex và Vinamilk.
Tiếp đến 2010, ứng dụng ERP phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam từ các doanh nghiệp
lớn tới cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

a. Giải pháp ERP của Oracle
2

Hệ thống thông tin - vinamilk

Tên gọi: Oracle E-Business Suite (EBS) phiên bản 11i

Để quản lý hiệu quả quá trình mua bán ở cả đầu vào và đầu ra Vinamilk sử
dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP EBS 11i, đưa vào sử dụng và kết
nối tại 13 địa điểm, gồm các trụ sở, nhà máy, kho hàng của Vinamilk trên toàn quốc.
Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức năng chính
được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính kế
toán, sản xuất và phân phối.

Trên thị trường ERP, Oracle E-Business Suite được biết đến như là một trong
những giải pháp ERP hàng đầu trên thế giới. Đây là một bộ gồm các ứng dụng quản
3


Hệ thống thông tin - vinamilk

trị doanh nghiệp cho phép quản lí hiệu quả và tự động hóa tất cả các mảng nghiệp vụ:
kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa…

b. CRM của SAP

SAP CRM là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tích hợp (CRM) –
nằm trong gói SAP Business Suite, được sản xuất bởi SAP AG mà đối tượng là hoạt
động kinh doanh của các tổ chức vừa và lớn trong tất cả các ngành, lĩnh vực.
Chức năng CRM của SAP kết hợp ERP Oracle EBI 11i, Vinamilk có thể quản
lý mọi mặt trong quan hệ khách hàng và các quy trình hoạt động từ khi bắt đầu đến
lúc kết thúc. Vinamilk sử dụng SAP CRM để giao tiếp với các nhà phân phối. Phần
mềm này không chỉ giúp công ty giải quyết mục tiêu ngắn hạn - từ đó giảm chi phí và

tăng khả năng ra quyết định mà còn có thể giúp công ty có được khả năng cạnh tranh
hiệu quả trong dài hạn.

4


Hệ thống thông tin - vinamilk

c. Microsoft Dynamics SL Solomon

Microsoft Dynamics SL là một trong những sản phẩm phần mềm hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp của Microsoft cho doanh nghiệp nhỏ và định hướng theo dự
án. Nó là phần mềm trong gói Microsoft Dynamics.
Microsoft Dynamics SL được biết đến với thế mạnh của hệ thống ERP với sự
kết nối với Microsoft Office Project Server, một phần mềm trong gói Microsoft
Office. Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện này cung cấp doanh nghiệp theo
hướng dự án, dịch vụ và phân phối cách quản lý dự án cùng chức năng kế toán dự án
để giúp các tổ chức quản lý hiệu quả các dự án, nâng cao lợi nhuận và hiệu quả. Các
chức năng đó bao gồm tài chính, kế toán dự án, sản xuất, dịch vụ lĩnh vực, quản lý
chuỗi cung ứng, phân tích, và thương mại điện tử.
Các nhà phân phối sử dụng giải pháp Solomon (đã được đổi tên lại là Microsoft
Dynamics SL) để thông tin với Vinamilk. Hệ thống này đảm bảo thông tin được lưu
chuyển thông suốt và kịp thời giữa Vinamilk và các nhà phân phối. Nhân viên bán
hàng dùng máy tính để bàn nhập dữ liệu, sau đó đồng bộ dữ liệu vào hệ thống CNTT
của Vinamilk.
5


Hệ thống thông tin - vinamilk

d. Bussiness Intelligent

BI là qui trình và Công Nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối
lượng dữ liệu khổng lồ, khai phá dữ liệu. Một hệ thống BI (BI system) còn được gọi là
hệ thống hỗ trợ quyết đinh (Decision Support System -DSS). Vấn đề cốt lõi trong hệ
thống BI là kho dữ liệu (Data Warehouse) và khai phá dữ liệu (Data Mining) vì dữ
liệu dùng trong BI là dữ liệu tổng hợp, đó là đặc trung của kho dữ liệu. Đồng thời việc
phân tích dữ liệu trong BI không phải là những phân tích đơn giản (query, Filtering)
mà là những kỹ thuật trong khai phá dữ liệu (Data Mining) dùng để phân loại
(classification) phân cụm (clustering), hay dự đoán (Prediction). Vì vậy BI có mối
quan hệ rất chặt chẽ với Data Warehouse và Data mining.
Tại Vinamilk, Hệ thống phần mềm SAP được xây dựng theo công nghệ SAP
NetWenver. NetWenver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS,
cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho
nhân viên bán hàng. Ba ứng dụng được NetWenver tích hợp thành hệ thống Business
Warehouse - BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo
Vinamilk có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh
trên toàn quốc.
6


Hệ thống thông tin - vinamilk

2. Tác động của hệ thống thông tin tới các dòng chảy trong kênh
Hệ thống thông tin tác động một cách đồng thời tới dòng chảy hàng hóa vật
chất, sở hữu và đặt hàng. Trước hết nó tác động tới chi phí để vận hành các dòng chảy
trong kênh, sau đó làm thay đổi việc bổ xung kho hàng.
a. Dòng phân phối vật chất
Dòng phân phối vật chất nhằm quản lý các mạng lưới cung ứng, tức là các
dòng gia tăng giá trị từ người cung ứng tới người sử dụng cuối cùng. Khi vận dụng hệ

thống thông tin và quản lí mạng lưới cung ứng của mình thì hiệu quả sẽ tăng cao. Hệ
thống thông tin có vai trò với dòng phân phối vật chất như sau:

- Dự báo mức tiêu thụ, từ đó, công ty sẽ lên lịch tiến độ sản xuất và xác định
-

mức dự trữ hàng hóa.
Kho dự trữ thành phẩm là cầu nối giữa đơn đặt hàng của khách hàng và
hoạt động sản xuất của công ty.
Đơn đặt hàng của khách hàng làm tiêu hao mức dự trữ thành phẩm, còn
hoạt động sản xuất lại làm tăng mức dự trữ thành phẩm. Dòng thành phẩm
vật chất rời khỏi dây chuyền qua đóng gói rồi vào kho của nhà máy, xử lý
tại phòng gửi hàng, vận chuyển đi, nhập kho ngoài nhà máy rồi giao cho
nhà phân phối.

Phân hệ Logistics của Oracle EBS 11i hỗ trợ quản lí toàn bộ quy trình cung
ứng từ quản lý kho đến vận chuyển và trả lại hàng với các phân hệ:

-

Inventory Management – quản lý hàng tồn kho
Supply Chain Intelligence – quản lý chuỗi cung ứng
Transportation – quản lý vận tải
Warehouse Management – quản lý kho hàng
…

Ngoài ra Microsoft Dynamics SL Solomon cung cấp tính năng để giảm sự quá
tải của kho hoặc nằm dưới ngưỡng an toàn. Giúp giảm chi phí phân phối bởi quản lý
vận tải và tinh giản các quy trình.
b. Dòng đặt hàng

Dòng đặt hàng là dòng 2 chiều. Quản lý đơn hàng trước đây dựa vào điện thọai
và các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn
bán hàng. . . Hiện nay Vinamilk đã xây dựng được quy trình thu thập, tập hợp, giải
quyết đơn đặt hàng tối ưu bằng các hệ thống đặt hàng tự động và quản lý tồn kho bằng
máy tính. Như vậy, thời gian đặt hàng, chờ đợi và giao hàng được rút ngắn.
Vinamilk còn cử giám sát kinh doanh và nhân viên bán hàng trực tiếp. Hàng
ngày, các nhân viên bán hàng sẽ nhận các thiết bị cầm tay PDA được cập nhật danh
sách đại lý và các mục tiêu bán hàng trọng tâm. Cuối ngày, các nhân viên sẽ cắm thiết
bị này vào máy tính của nhà phân phối để cập nhật được vào hệ thống thông tin của
nhà phân phối, đưa ra các kết quả và số liệu trong ngày về tình trạng kho hàng, doanh
7


Hệ thống thông tin - vinamilk

thu, công nợ,… Từ đó, Vinamilk phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng
xử lý, chỉ tiêu và lập kế hoạch phân phối hàng.
Vinamilk thực hiện quản lí đơn hàng với các nhà phân phối của mình qua Palm
Z22 – 1 thiết bị cầm tay được Vinamilk trang bị đồng loạt cho các nhà phân phối. Z22
không những thiết lập được lộ trình giao hàng theo đúng kế hoạch về ngày giao hàng,
sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng.
Trước hết, Z22 tiếp nhận các lộ trình bán hàng theo đúng kế hoạch các giám sát
kinh doanh đề ra. Thứ hai, Z22 thay thế cho hàng đống hồ sơ, giấy tờ liên quan tới
từng đại lý mà trước đây các giám sát kinh doanh vẫn phải mang theo.
c. Dòng rủi ro
Đối với các nhà phân phối: Các quy định trong hợp đồng đã chỉ rõ trách nhiệm
của mỗi bên đối với hàng hóa. Khi hàng hóa được chuyển đến kho của nhà phân phối,
họ có trách nhiệm bảo quản hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn đã định.
Với các sản phẩm sắp hết hạn hoặc quá hạn, nhà phân phối có trách nhiệm
thông báo cho công ty bằng cách cập nhật lên hệ thống quản lý bằng máy tính đã được

Vinamilk trang bị từ trước qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP hoặc
kết nối offline qua phần mềm Solomon của Microsoft.
Ngoài ra, Vinamilk còn thuê dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại (call center)
của FPT. Dịch vụ này sẽ hỗ trợ nhanh từ việc sửa chữa gấp trong vòng một giờ đến
việc thay luôn từng chiếc máy tính để bàn của nhà phân phối. Vinamilk cũng đòi hỏi
các nhà phân phối phải có hệ thống sao lưu dữ liệu để phòng trường hợp hệ thống gặp
sự cố.
d. Dòng thanh toán
Phân hệ Oracle Order Fulfillment của Oracle EBS 11i cho phép quản lí các quy
trình bán hàng rất mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực
hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến
thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng và thực hiện đơn hàng. Các phân hệ
của Quản lí bán hàng gồm Order Management, Configurator, Advanced Pricing,
iStore, Supply Chain Intelligence…
Hoạt động thanh toán giữa Vinamilk với các nhà phân phối, siêu thị, key
accounts được thực hiện thông qua trung gian là các ngân hàng. Việc thanh toán qua
ngân hàng là một giao dịch không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Hệ thống kế
toán PERP- Fin cung cấp cho doanh nghiệp một giao diện mở để thực hiện thanh toán
điện tử qua các ngân hàng.
Ngoài ra Vinamilk liên kết với Ngân Hàng Sacombank cho ra đời sản phẩm thẻ
Sacombank - Vinamilk dành cho các đại lí, nhà phân phối của Vinamilk. Thẻ kết nối
với tài khoản tiền gửi tại Sacombank, cho phép bạn sử dụng tiền trong tài khoản để
giao dịch mọi lúc mọi nơi thông qua dịch vụ Sacombank M-Plus, Internet Banking
như tra cứu số dư, in sao kê, chuyển khoản, thanh toán dư nợ. Thêm vào đó, người
8


Hệ thống thông tin - vinamilk

dùng sẽ được hưởng các ưu đãi, giảm giá tại tất cả điểm mua sắm, ẩm thực, du lịch,

giáo dục … có biểu tượng Sacombank Plus.
e. Dòng đàm phán
Đây là dòng 2 chiều liên quan đến sự thương lượng, trao đổi song phương giữa
Vinamilk với các đại lý, nhà phân phối, hay bán lẻ. Việc quản lý dòng chảy này dựa
trên những hợp đòng ký kết và thoả thuận giữa 2 bên và sự xác lập lợi ích lâu dài của
các thành viên kênh, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các thành viên kênh phải gắn
với doanh nghiệp. Vinamilk đàm phán với các nhà phân phối để họ bán các sản phẩm
của hãng đúng giá, áp dụng đầy đủ các chương trình xúc tiến mà công ty đề ra. Mỗi
NPP có 1 Supervisor quản lý nhiệm vụ đàm phán này.
Công nghệ thông tin được Vinamilk dùng như 1 trong những điều kiện thoả
thuận giữa 2 bên. Vinamilk sẽ cung cấp phần mềm Microsoft Dynamics SL cho gần
200 NPP, đây là phần mêm hỗ trợ cho các qui trình kinh doanh chính như kế toán,
tổng hợp số liệu, in đơn hàng. Đổi lại, các nhà phân phối phải có hệ thống sao lưu giữ
liệu để đề phòng sự cố và ưu tiên bán sản phẩm của Vinamilk 1 cách tối ưu nhất.
Ứng dụng PDA cụ thể là Palm Z22 giúp cho công tác mua bán trên giấy tờ
giảm đi, thay vào đó nhiều hoạt động sẽ được tự động hoá như lộ trình kế hoạch đã đề
ra trong những lần đàm phán trước, trong điều kiện không có sự thay đổi trong các
điều khoản đàm phán.

f. Dòng xúc tiến
Thiết bị cầm tay Palm Z22 và hỗ trợ cho nhân viên về sản phẩm và chương
trình khuyến mãi. hỗ trợ mạnh các chương trình khuyến mãi. Bởi Vinamilk có rất
nhiều loại sản phẩm khác nhau nên các chương trình khuyến mãi kèm theo cũng rất
phong phú tùy theo từng dòng sản phẩm gây khó khăn cho nhân viên bán hàng trong
việc ghi nhớ, việc sử dụng thiết bị sẽ giúp nhân viên cập nhật đầy đủ hơn.

LỢI ÍCH CỦA ERP

•

Lợi ích hoạt động:
9


Hệ thống thông tin - vinamilk

o Giảm lượng hàng tồn kho: Theo dõi lượng hàng tồn kho và xác định
lượng hàng tồn kho tối ưu. Nhờ đó, sẽ giảm lượng vốn lưu động đồng
thời tăng hiệu quả kinh doanh.
o Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng: Với ERP, đơn hàng của
khách
hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch
vụ
khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ
phận.
o Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất: Hệ thống ERP giúp loại bỏ những
yếu tố kém hiệu quả, tránh sai sót trong việc lên kế hoạch sản xuất và
giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
• Lợi ích quản trị:
o Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy, với hệ thống ERP các phòng ban
sẽ sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực. Hẹ thống ERP tập
trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung
giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách
dễ dàng. Nên đảm bảo tính minh bạch, chính xác thông tin tránh được sự
nghi ngờ, thắc mắc giữa các phòng ban.
o Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Hệ thống ERP giúp sắp xếp hợp lý các quy
trình quản lý nhân sự và tiền lương. Tăng sử dụng hiệu quả nhận sự, giam
bớt các sai sót gian lận trong tính lương.Hơn nữa, ERP còn hỗ trợ các nhà
quản lý nhân sự theo dõi giờ giấc cong nhân,hướng dẫn họ về các nghĩa
vụ và quyền lợi.

o Công tác kế toán chính xác hơn: ERP sẽ giúp các công ty giảm bớt những
sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công, dễ
dàng kiểm tra tính chính xác của các tài khoản, hỗ trợ các quy trình kế
toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
• Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công
nghệ thông tin.
• Lợi ích doanh nghiệp: cải thiện quy trình làm việc, quá trình học
tập và truyền thông trong doanh nghiệp từ đó cải thiện văn hóa công ty.
== Chi phí: Vì hệ thống ERP tích hợp tất cả các tính năng quản lý quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên chi phí để triển khai hệ
thống này cao hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ cộng lại. Hệ
thống phần mềm cần phải được thường xuyên cập nhật các phiên bản mới
nhất dùng cho việc quản lý một cách hiệu quả nhất, mỗi lần nâng cấp phải
10


Hệ thống thông tin - vinamilk

tốn hàng tỷ. khi hệ thống phần mềm phần cứng được mua rồi thì cần cân
nhắc đến một vấn đề quan trọng và then chốt đó là nhân lực cần có để sử
dụng được hệ thống đó. Nguồn nhân lực không những phải am hiểu về
tình hình chung của vinamilk mà còn phải cần có trình độ để vận hành
được hệ thống vì thế chi phí để đầu tư cho erp và để đưa nó vào hoạt
động hoàn chỉnh là rất lớn không chỉ về năng lực phần cứng phần mềm
mà còn cả năng lực con người.

NHỮNG VẤN ĐỀ HIỆN TẠI CỦA ERP

- Đòi hỏi các công ty phầm mềm phải có các kiến thức về công nghệ thong tin và am
hiểu các hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau

11


Hệ thống thông tin - vinamilk

- Vì hệ thống ERP tích hợp tất cả các tính năng quản lý của quá trình sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp. Nên chi phí để triển khai và duy trì hệ thống này cao hơn rất
nhiều so với các sản phẩm đơn lẻ cộng
- Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với Vinamilk vận dụng ERP là vấn đề con người.
Làm thế nào để nhân lực trong công ty có đủ kiến thức và năng lực để làm việc với
những nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm. Nguyên do chung cho những vấn đề trên
là mọi cái hoạt động hiện thời khác với những gì nó làm trước kia. Khi mọi người
không thể làm việc theo cách quen thuộc mà họ làm trước đây và chưa được huấn
luyện cách mới, họ lo lắng, hoang mang, công việc diễn ra tồi tệ., ngoài ra với hệ
thống ERP công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không phù
hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.
- Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm
vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết
quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty
tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các
nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng
nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay
thậm chí yêu cầu bộ phận CNTT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ
của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn. Những cuộc
tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra
- Bên cạnh đó, Vinamilk lại là một công ty lớn có hệ thống phân phối rộng khắp cả
nước và đang vươn ra thị trường quốc tế. Vì vậy, việc quản lý hệ thống phân phối này
là không hề đơn giản. Việc áp dụng hệ thống ERP để hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp từ năm 2007 nhưng Vinamilk cũng chỉ mới giám sát tới mức bán buôn (tức

220 nhà phân phối chính thức). Còn ở cấp độ bán lẻ với khoảng 300.000 điểm buôn
bán nhỏ, đầu năm 2013, Vinamilk mới tiếp tục phát triển hệ thống ERP của mình qua
việc ký kết hợp đồng triển khai hệ thống quản lý bán hàng do Viettel cung cấp.
Hiện trạng này gây ra 3 khó khăn với các doanh nghiệp có kênh phân phối lớn trên
phạm vi toàn quốc như Vinamilk:
•

Không quản lý được hàng tồn, lượng tiêu thụ của đại lý, dẫn tới không có kế
hoạch sản xuất chính xác.

•

Khó quản lý thu nợ, không có hệ thống quản lý giám sát nên không quản lý
được việc thu hồi nợ, lượng hàng tồn… của điểm bán để điều chỉnh kịp thời.

•

Khó quản lý nhân viên bán hàng, không có công cụ hữu hiệu để lượng hóa,
đánh giá kết quả kinh doanh của nhân viên.

CÁCH VINAMILK THU THẬP, XỬ LÝ, LƯU TRỮ, DỮ LIỆU,THÔNG TIN
12


Hệ thống thông tin - vinamilk

o Triển khai hệ thống ERP
Các bước thực hiện
1. Lập danh sách chi tiết các nhiệm vụ chính: Danh mục các nhiệm vụ
chính,

thời gian và người thực hiện.
2. Thời gian triển khai: Thờ gian trung bình để triển khai hệ thống ERP là 6
tháng, bao gồm cả cài đặt, hạy thử. Thời gian triển khai đặc biệt phj thuọc
vào động cơ của người thực hiện.
3. Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai hệ thống cần ập kế hoạch tìa nguyên
càn thiết( Material Requirement-MRP) thì hệ thống mới hoactj đọng trơn
tru được. Bên cạnh đó cần phải lập kế hoạch xử lý các trường hợp thiếu
linh kiện, danh sách các nhà cng cấp thay thế khi cần thiết và nhân sự để
xử lý các tình huống thiếu hụt linh kiện, thiế bị. Dồng thời kiểm tra tính
chính xáccủa thiết bị, đòi hỏi độ chính xác của thiét bị đến 98%.
4. Báo cáo lưu kho-Inventory Records: đòi hỏi độ chính xác của hàng hóa
trong kho đến 95%.
5. Lịch trình- Lead Times: Xác định các mốc thời gian cụ thể cho từng tiểu
dự án
6. Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thông tin chính xác và đầy
đủ của người cung cấp
7. Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống mới sẽ thiết lạp
và
xử lý đưn hàng bởi nếu thong tin về khách hàng khong chính xác sẽ làm
sai lệch cả hệ thống bán hàng
8. Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống mới được sử dụng
để phân bộ nhân viên và đánh giá hiệu quả. Do vạy, têu chuẩn về nhân
viên phải chính xác. Nếu tiêu chuẩn không thể hiện thông tin chính xác thì
sẽ không có tác dụng và làm sai lệch thông tin về nguồn nhân lực.
9. Hệ thống mạng: Cần được xậy dựng đồng bọ với hê thống ERP
10. Phần cứng: sử dụng mọi biện pháp có thể để đảm bao hẹ thống phần cứng
được cài đặt sẽ đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của nười sử dụng sau này
và thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau này.
11. Đào tạo: Đào tạo quy trình triển khai và các vấn đề cơ bản cần lưu ý trong
quá trình triển khai như lập kế hoạch tài ngyen cần thiét(MRP), lập kế

hoạch năng suất cần thiết(CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu
kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo ít nhất
70%-80% nhân sự trong toàn bô tỏ chức. Nhiệm vụ đào tạo cần được đề
cập rõ trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp.
12. Chuyển đổi và tải dữ liệu: Trước khi thực hiện phải hiểu rõ tầm quan trong
của công việc này. Sau này những thông tin và chỉ số phải tải vào hệ thống
13


Hệ thống thông tin - vinamilk

mới và là gợi ý cho doanh nghiệp:
• Cân đối hàng lưu kho
• Địa điểm kho hàng
• Hóa đơn nguyên vật liệu
• Giao thức
• Dữ liệu khách hàng
• Dữ liệu nhà cung cấp
• Lịch trình
• Đơn hàng
• Thông tin tài chính kế toán
13 Quy trìn hoạt động: xậy dựng quy trình hoạt động với hệ thống mới
Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công
a) Nguồn nhân lực
¬ Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành.

¬ Lãnh đạo phải là người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải là
những người có năng lực.
¬ Tinh thần đoàn kết, phối hợp cũng thực hiện một mục tiêu chung.

¬ Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ.
b) Quy trình
¬ Thực hiện khảo sát mô tả quy trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa
vào
triển khai hệ thống ERP.
¬ Áp dụng các quy trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng. Quy trình này
được
nghiên cứu và dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi.
¬ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy
c) Công nghệ
¬ Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( cơ sở hạ tầng, trình độ công
nghệ…)
¬ Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn
triển khai, quy trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ.
¬ Giam thiểu các chi phí bảo trì, bảo dưỡng
d) Ngân sách
¬ Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiêp trong vòng
3-5
năm mà vừa đáp ứng được năng lực và khoản ngân sách đầu tư
¬ Thực hiện phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc
trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP.
14