Pháp luật việt nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử thực trạng và một số vấn đề đặt ra

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

TRẦN ĐỨC MẠNH

PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - THỰC TRẠNG
VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ ĐẶT RA

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ Học

Hà Nội – 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

TRẦN ĐỨC MẠNH

PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - THỰC TRẠNG
VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ ĐẶT RA

Chuyên ngành: Lƣu trữ Học
Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng

Hà Nội – 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các thông tin
được đề cập trong luận văn là khách quan, trung thực. Một số nội dung đề cập trong
luận văn đã được công bố trong các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam và hội thảo khoa học chuyên ngành. Các văn bản được tập hợp, sử dụng trong
quá trình nghiên cứu đều được công khai trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và
cổng thông tin điện tử của các bộ, ngành, địa phương. Các trích dẫn trong luận văn
đều có nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ
Trần Đức Mạnh


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên trong luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo
trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, chỉ bảo, giúp đỡ
và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học.
Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Cảnh
Đương đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu.
Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi
mặt để tôi hoàn thành luận văn này!
Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2015
Tác giả
Trần Đức Mạnh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................. 2
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu .............................................. 3
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................ 3
5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 4
6. Các nguồn tư liệu chính được sử dụng ......................................................... 5
7. Bố cục của đề tài ........................................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7
Chƣơng 1. KHÁI LUẬN CHUNG VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ, VĂN
BẢN ĐIỆN TỬ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN
TỬ ..................................................................................................................... 7
1.1. Chính phủ điện tử ....................................................................................... 7
1.2. Văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử ............................ 9
1.3. Mô hình tính liên tục của tài liệu; dữ liệu đặc tả và các định dạng phổ biến của
tài liệu điện tử.................................................................................................... 17
1.4. Sự cần thiết của việc nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về
tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử ......................................................... 23
Tiểu kết chương 1............................................................................................ 25
Chƣơng 2. PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƢU
TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ........................................................................... 27
2.1. Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trước 2005 .......... 28
2.1.1. Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện
tử và lưu trữ tài liệu điện tử ............................................................................ 28
2.1.2 Nội dung các quy định của pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài
liệu điện tử ....................................................................................................... 31

2.1.3. Nhận xét ................................................................................................ 44
2.2. Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử sau 2005 ............. 47
2.2.1. Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện
tử và lưu trữ tài liệu điện tử ............................................................................ 47
2.2.2. Nội dung các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử .... 49
2.2.3. Nhận xét................................................................................................. 75
Tiểu kết chương 2............................................................................................ 77
Chƣơng 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT, KHUYẾN NGHỊ ................................ 79
3.1. Nhận xét chung ........................................................................................ 79
3.2. Một số vấn đề đặt ra ................................................................................. 84
KẾT LUẬN .................................................................................................... 91
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 93


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Ban Chấp hành TW Đảng Cộng
sản Việt Nam về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự
nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đã khẳng định tầm quan trọng của công nghệ
thông tin và nhấn mạnh: Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta
nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc,
thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế,
tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá
trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân
dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng
lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến
năm 2010 và định hướng đến năm 2020 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại
Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 đặt mục tiêu đến năm 2020 xây

dựng và phát triển Việt Nam điện tử với công dân điện tử, Chính phủ điện tử, doanh
nghiệp điện tử, giao dịch và thương mại điện tử để Việt Nam đạt trình độ khá trong
khu vực ASEAN… Từng bước chuyển hoạt động của các cơ quan hành chính, sự
nghiệp, cơ quan an ninh, quốc phòng dựa trên việc sử dụng văn bản giấy sang chế
độ trao đổi văn bản điện tử, sử dụng chữ ký điện tử, đồng thời đảm bảo các yêu cầu
an ninh thông tin. Ứng dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử có sử dụng chữ
ký điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính, sự nghiệp, doanh nghiệp,…
Bảo đảm những thông tin từ tài liệu lưu trữ được phép tiếp cận của các cơ quan
thuộc hệ thống Đảng, Nhà nước từng bước được chuyển sang dạng điện tử...
Nhìn từ góc độ công tác văn thư, lưu trữ, để thực hiện các mục tiêu trên tất
yếu trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ
nảy sinh một loại văn bản có đặc tính hoàn toàn mới, tồn tại song hành với văn bản,
tài liệu truyền thống (thường ở dạng giấy) đó là văn bản điện tử, tài liệu điện tử.
Do văn bản điện tử, tài liệu điện tử có đặc điểm hoàn toàn khác với văn bản
truyền thống nên để sử dụng hiệu quả chúng trong hoạt động quản lý, điều hành của
1


các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (với chức năng cơ bản như tài liệu giấy), bắt
buộc phải xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật phù hợp với đặc thù của loại
hình văn bản, tài liệu này. Và thực tế những năm qua các cơ quan có thẩm quyền đã
ban hành một loạt văn bản pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử...
Để thuận tiện cho việc nghiên cứu, tác giả phân chia quá trình xây dựng pháp
luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam thành
hai giai đoạn. Giai đoạn 1 là trước năm 2005 (năm ban hành Luật giao dịch điện tử)
và giai đoạn 2 là từ 2005 trở lại đây.
Nhìn chung, các quy định liên quan đến tài liệu điện tử hiện nằm rải rác
trong nhiều văn bản pháp luật, thuộc nhiều lĩnh vực, do nhiều cơ quan khác nhau
xây dựng, dẫn tới các khái niệm cơ bản (như: văn bản điện tử; chữ ký điện tử; siêu
dữ liệu…) được sử dụng không thống nhất, thậm chí có nội dung mâu thuẫn nhau

gây ra những khó khăn trong áp dụng pháp luật. Bên cạnh đó, việc xây dựng pháp
luật liên quan đến trực tiếp đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện
tử trong lĩnh vực hành chính nhà nước thời gian qua chưa có dấu ấn nào đáng kể,
việc áp dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước còn nhiều hạn
chế. Mặt khác, trong lĩnh vực nghiên cứu, hiện vẫn chưa có một công trình nghiên
cứu tổng thể nào về hệ thống văn bản pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu
trữ tài liệu điện tử... Thực tế trên gây không ít khó khăn đối với người những người
nghiên cứu, người làm công tác giảng dạy, các nhà quản lý...
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về văn thư, lưu trữ; quy định của pháp luật
Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử; khảo sát thực tế... và tham khảo
kinh nghiệm của nước ngoài, chúng tôi cố gắng hệ thống hóa các quy định của pháp
luật Việt Nam từ khi xuất hiện quy định về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử
đến nay để thực hiện đề tài: “Pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lƣu trữ tài
liệu điện tử - Thực trạng và một số vấn đề đặt ra” làm đề tài Luận văn cao học.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu
Đề tài của chúng tôi đặt ra và giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:
Thứ nhất, hệ thống các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử
2


trong văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam từ năm 1990 đến nay.
Thứ hai, làm rõ sự thay đổi và phát triển của các quy định trong pháp luật
Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Thứ ba, đề xuất một số ý kiến để góp phần hoàn thiện các quy định của pháp
luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Khái quát chung về lịch sử xây dựng các quy định của pháp luật Việt Nam
về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.

- Tổng hợp, phân loại các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu
điện tử trong các văn bản quy phạm pháp luật và phân tích ý nghĩa của các quy định
này đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, công dân.
- Đánh giá và nhận xét những ưu điểm, hạn chế và phân tích các nguyên
nhân của những hạn chế trong các quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài
liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử. Qua đó khuyến nghị một số vấn đề nhằm kiện
toàn hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản, tài liệu điện tử.
3. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu: Các quy định của pháp luật về quản lý văn bản
điện tử, tài liệu điện tử của Việt Nam.
3.2. Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ các quy định của pháp luật về văn bản
điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam từ những năm 1990
đến nay.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Do bản thân văn bản điện tử, tài liệu điện tử là loại hình hoàn toàn mới, việc
áp dụng chúng trong thực tiễn nhất là trong các cơ quan hành chính nhà nước còn
hạn chế, vì vậy việc nghiên cứu về lý luận cũng như công tác xây dựng văn bản quy
phạm pháp luật trong lĩnh vực này gặp nhiều khó khăn. Những năm gần đây do yêu
cầu cấp thiết của sử dụng văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ
quan nhà nước, doanh nghiệp, các nhà nghiên cứu Việt Nam nhận thấy rằng cần
phải tiến hành các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này. Tuy nhiên, các nghiên
3


cứu này vẫn chưa diễn ra một cách toàn diện và đồng bộ.
Cụ thể, về lý luận và kinh nghiệm quốc tế trong xây dựng hệ thống văn bản
pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử, năm 2010, Tiến sĩ Nguyễn
Cảnh Đương đã dịch cuốn sách “Tài liệu điện tử trong quản lý” của tác giả LarinViện trưởng Viện Lưu trữ toàn Nga. Về mặt lý luận, công trình này đã làm rõ sự
giống nhau và khác nhau giữa tài liệu điện tử và tài liệu truyền thống; phân tích làm
rõ những ưu điểm của văn bản điện tử, tài liệu điện tử; tính tất yếu của việc sử dụng

văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong xây dựng chính phủ điện tử; sự cần thiết phải
xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử;
giới thiệu kinh nghiệm của Liên bang Nga và một số quốc gia tiên tiến trên thế giới
như: Mỹ, Hà Lan, Đức... trong việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về văn
bản điện tử, tài liệu điện tử; những nội dung cơ bản cần được quy định trong các
văn bản pháp luật về quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử. Tác giả kế thừa các
quan điểm lý luận của tác giả Larin trong việc thực hiện đề tài này.
Thực tế tại Việt Nam, các công trình nghiên cứu trong nước chủ yếu là các
bài báo khoa học, tham luận khoa học giới thiệu một số quy định của pháp luật về
văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong một vài văn bản pháp
luật cụ thể đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, hoặc được giới thiệu trong
một số Hội thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và một số cơ sở
đào tạo chuyên ngành Lưu trữ tổ chức.
Nhìn chung công tác nghiên cứu về hệ thống quy định của pháp luật liên
quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan
nhà nước Việt Nam cơ bản đang còn bỏ ngỏ. Tuy nhiên, những công trình nghiên
cứu, các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, các kỷ yếu hội thảo
khoa học sẽ cung cấp thêm cơ sở lý luận, thực tiễn để tác giả thực hiện đề tài này.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phƣơng pháp luận: Tác giả thực hiện đề tài này trên cơ sở phương
pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử. Đây là phương pháp được sử dụng
xuyên suốt quá trình nghiên cứu để phân tích, đánh giá thực tiễn xây dựng pháp luật
về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam. Trên cơ sở đó, tác giả đề
4


xuất một số nội dung nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quan trọng này.
5.2. Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc tổng hợp nội dung các
quy phạm pháp luật và phân tích quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu

điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử trong các văn bản luật của Việt Nam. Dựa trên các
kết quả phân tích tác giả đưa ra các nhận định trong đề tài.
5.3. Phƣơng pháp so sánh, hệ thống
Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối
chiếu thực tiễn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài
liệu điện tử với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam và kinh nghiệm xây dựng
luật của một số nước trên thế giới. Từ đó, tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm
nổi bật hệ thống quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
5.4. Phƣơng pháp phỏng vấn
Phương pháp này được sử dụng để thu thập ý kiến của những người làm
công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và những công chức, viên chức mà
công việc của họ có liên quan đến việc sử dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử
trong hoạt động quản lý, điều hành, qua đó tác giả nêu các nhận định, đề xuất.
6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng
Thực hiện đề tài này, tác giả thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu
là các sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành văn thư, lưu trữ. Nguồn tư
liệu thứ hai tác giả sử dụng là các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
và một số báo cáo của các hội thảo khoa học trong nước và quốc tế có nội dung liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ điện tử. Nguồn tư liệu quan trọng nhất là các văn
bản quy phạm pháp luật của Việt Nam có chứa những quy phạm pháp luật liên quan
đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
7. Bố cục của đề tài
Nội dung của đề tài bao gồm ba chương lớn như sau:
Chương 1. Khái luận chung về chính phủ điện tử, văn bản điện tử, tài liệu
điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Nội dung của chương này làm rõ khái niệm chính phủ điện tử, văn bản điện
5


tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử,... các đặc điểm cơ bản của tài liệu điện tử

và sự cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu điện
tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Chương 2. Quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài
liệu điện tử.
Trong chương này, tác giả trình bày khái quát lịch sử hình thành các quy
định về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong pháp luật
Việt Nam; đồng thời giới thiệu những quy định chung về một số vấn đề liên quan
như: chữ ký số; các tiêu chuẩn, quy chuẩn; lưu trữ tài liệu điện tử…
Chương 3. Một số nhận xét, khuyến nghị
Trong chương này, tác giả đưa ra một số nhận xét, gợi mở một số vấn đề đặt
ra nhằm góp thêm tiếng nói trong quá trình kiện toàn hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử của Việt Nam.

6


PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1
KHÁI LUẬN CHUNG VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, TÀI
LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
1.1. Chính phủ điện tử
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ứng dụng công nghệ thông tin và truyền
thông trong hoạt động quản lý, điều hành của nhà nước, thuật ngữ Chính phủ điện
tử (E-Government) đã ra đời. Tuy nhiên, hiện chưa có một định nghĩa thống nhất về
chính phủ điện tử. Các tổ chức khác nhau đưa ra những định nghĩa về Chính phủ
điện tử của riêng mình. Ở Việt Nam bên cạnh thuật ngữ “Chính phủ điện tử”, trong
nhiều văn bản hành chính còn đề cập đến những thuật ngữ như: “Việt Nam điện tử”,
“Công dân điện tử”, “Doanh nghiệp điện tử”, “Giao dịch và thương mại điện tử”,
“Thuế điện tử”, “Hải quan điện tử”, “Chính quyền điện tử”, “Công chức, viên chức
điện tử”… các thuật ngữ này đều chỉ sự ứng dụng công nghệ thông tin vào giải

quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Nhìn chung, Chính phủ điện tử là một thuật ngữ chỉ hoạt động ứng dụng
công nghệ thông tin của các cơ quan công quyền trong việc soạn thảo, ban hành,
chu chuyển, giải quyết và lưu trữ văn bản; là hình thức cung cấp thông tin, cung cấp
các dịch vụ công cũng như các hoạt động tương tác giữa Chính phủ và các cơ quan
thuộc Chính phủ với các chủ thể trên môi trường mạng, nhằm tăng cường năng lực
quản lý, điều hành của Chính phủ; mang lại thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp;
tăng cường sự minh bạch, giảm chi phí hoạt động của bộ máy công quyền; làm tăng
thu nhập quốc dân. Chính phủ điện tử được thiết kế theo 4 mối quan hệ chính:
- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến tới
người dân (G2C).
- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với
doanh nghiệp (G2B).
- Các cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến
với nhau (G2G).


- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với
cán bộ, công chức, viên chức (G2E) (Mô hình chính phủ điện tử-hình dưới).

Mô hình Chính phủ điện tử
Trong đó, dịch vụ hành chính công là những dịch vụ liên quan đến hoạt động
thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ
chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới
hình thức các loại văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan
nhà nước đó quản lý.
Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của
cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng. Ở
Việt Nam, dịch vụ công trực tuyến được thiết kế theo 4 mức độ.
Theo Điều 3, Thông tư 26/2009/TT-BTTTT: Dịch vụ công trực tuyến mức

độ 1 là dịch vụ đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về quy trình, thủ tục; hồ sơ;
thời hạn; phí và lệ phí thực hiện dịch vụ.
Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và
cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ
theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện
đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

8


Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và
cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ
chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch
vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận
kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.
Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và
cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc
trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện
đến người sử dụng.
Như vậy, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông trong
hoạt động quản lý nói riêng hay việc phát triển chính phủ điện tử nói chung tất yếu
nảy sinh một loại văn bản, tài liệu mới – văn bản điện tử, tài liệu điện tử và các hệ
thống thông tin để tạo lập, chu chuyển, quản lý loại tài liệu này.
1.2. Văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lƣu trữ tài liệu điện tử
- Văn bản điện tử.
Trong văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ,
khái niệm văn bản không được định nghĩa cụ thể. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 về Công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004 đưa ra các khái niệm “bản thảo
văn bản”, “bản gốc văn bản”, “bản chính văn bản”. Theo đó, “bản thảo văn bản” là bản

được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan,
tổ chức. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan,
tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. “Bản chính văn bản” là
bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
Về khái niệm văn bản điện tử, khoản 8, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP
định nghĩa: Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Trong đó, “thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và
được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (khoản 12, Điều 4, Luật Giao dịch điện tử).
Trong Luật Chính phủ điện tử năm 2014 của Hàn Quốc, khái niệm văn bản

9


điện tử được định nghĩa như sau: Văn bản điện tử là các thông tin chuẩn hóa, được
soạn thảo, truyền, nhận hoặc lưu trữ trong định dạng số bởi các thiết bị có khả
năng xử lý thông tin, ví dụ như là các máy tính.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng,
hải quan, kho bạc, thương mại điện tử, khái niệm “chứng từ điện tử” được sử dụng
phổ biến, với ý nghĩa là một loại văn bản điện tử, tài liệu điện tử chuyên ngành.
Tóm lại, hiểu theo nghĩa chung nhất văn bản điện tử là thông tin được tạo ra,
được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Trong đó, thông
tin là tri thức về người, sự vật, sự việc, sự kiện, hiện tượng...
- Tài liệu điện tử.
Nhìn từ góc độ lưu trữ, chỉ có tỷ lệ nhỏ văn bản được tạo ra trong hoạt động
của một cơ quan, tổ chức, cá nhân... trở thành tài liệu lưu trữ (được giữ lại với tư
cách là chứng cứ cho hoạt động của chủ thể).
Khi nhận xét về sự vận động của khái niệm tài liệu, trong cuốn “Tài liệu điện
tử trong quản lý” GS. Larin (Viện trưởng Viện Lưu trữ Liên bang Nga) cho rằng:
Vấn đề nổi bật được đề cập xuyên suốt trong sự vận động, phát triển của nội hàm
khái niệm này là tính liên kết giữa vật mang tin và thông tin được cố định trên vật

mang đó. Những định nghĩa trước đây có xu hướng chú trọng tới vật mang thông tin
nhiều hơn, còn những định nghĩa gần đây lại chú ý nhiều tới thông tin tạo nên tài
liệu. Ví dụ, bản tiêu chuẩn thuật ngữ đầu tiên của Nga trong lĩnh vực công tác văn
thư TCNN 1647-70 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ. Những thuật ngữ và định
nghĩa” định nghĩa “tài liệu là phương tiện cố định các tin tức về các sự vật, sự kiện,
hiện tượng của hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người”. Trong
tiêu chuẩn thuật ngữ TCNN 16487-83 “Công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Những thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa là: “đối
tượng vật chất với thông tin được con người cố định để truyền thông tin đó theo
thời gian và trong không gian”. Trong Luật Liên bang Nga “Về thông tin hoá và
bảo vệ thông tin” và tiêu chuẩn nhà nước TCNN P 51141-98 khái niệm tài liệu
được định nghĩa: “Tài liệu là thông tin được cố định trên vật mang vật chất kèm

10


theo các yếu tố thể thức mà những yếu tố đó cho phép nhận dạng được thông tin”.
Đối với hoạt động quản lý nói chung và đối với công tác văn thư, lưu trữ nói
riêng, yếu tố thông tin trong tài liệu có thể nhận dạng và được trình bày theo thủ tục
và thể thức nhất định là hết sức cần thiết. Bên cạnh đó, tài liệu còn có thêm hai đặc
trưng nổi bật. Trước hết, thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ý
thức của con người. Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt động của
cá nhân, tổ chức. Tài liệu không chỉ là một tập hợp đơn giản các dữ liệu mà là kết
quả, sản phẩm của một sự kiện nào đó. Thứ hai, một phần nội dung tạo nên tài liệu
có tính chất pháp lý - đó là khả năng làm bằng chứng của tài liệu. Tổng hợp những
đặc trưng này làm cho thông tin trong tài liệu trở nên có giá trị cần được lưu trữ.
Chính vì vậy trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, khái niệm tài liệu được
hiểu là thông tin được tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và bảo quản với tính
chất chứng cứ để khẳng định những trách nhiệm pháp lý hoặc khẳng định về hoạt
động quản lý. Tài liệu khác với thông tin và các dữ liệu ở chỗ nó là bằng chứng hoạt

động của một tổ chức hoặc một cá nhân trong xã hội.
Về sự xuất hiện của khái niệm tài liệu điện tử. Trước những năm 1990, trên
thế giới người ta thường sử dụng các khái niệm như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “tài
liệu trên vật mang máy tính”,“tài liệu do máy định hướng”... Tuy nhiên, với sự phát
triển của các phương tiện sao chụp, thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” không còn
phù hợp, bởi thông tin trong bất kỳ loại tài liệu nào cũng đều có thể đọc được bằng
máy. Điều này đòi hỏi phải có khái niệm mới bao quát toàn bộ vòng đời tài liệu
dưới dạng điện tử. Khái niệm như vậy chính là khái niệm “tài liệu điện tử”.
Trong văn bản pháp luật của Nga, khái niệm “tài liệu điện tử” lần đầu tiên
được định nghĩa trong Luật Liên bang Nga “Về chữ ký số điện tử”. Theo đó, “tài
liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng số điện tử”.
Định nghĩa này đã không gắn kết khái niệm “tài liệu điện tử” với vật mang tin và
các yếu tố bảo vệ, chứng thực nội dung thông tin (chữ ký số) mà chỉ chú trọng tới
phương thức thể hiện thông tin.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật các nước trên thế giới, tuy có sự khác

11


nhau về định nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử”, song phần lớn chúng đều khẳng
định sự tồn tại khách quan của tài liệu điện tử và công nhận tài liệu điện tử là một
loại tài liệu đặc biệt. Tính đặc biệt của tài liệu điện tử được thể hiện ở chỗ, thông tin
của chúng được chỉ thể hiện nhờ công nghệ kỹ thuật số và công nghệ điện tử. Do
vậy, chỉ có thể tiếp nhận được thông tin trong tài liệu nhờ các phương tiện kỹ thuật
và các chương trình phần mềm tương ứng. Tuy vậy, với tư cách là tài liệu, tài liệu
điện tử vẫn thực hiện các chức năng và có giá trị như các loại tài liệu truyền thống.
Chính vì thế, trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ của một số
nước phát triển, định nghĩa khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử” người ta không
nhấn mạnh về hình thức tài liệu mà về các chức năng của chúng.
Ví dụ, theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: Tài liệu điện tử là những tài

liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn mà thông tin đó có thể được ghi lại trên
bất kỳ vật mang bằng máy nào. Hình thức thể hiện của tài liệu là: Toàn bộ sách, tài
liệu giấy, bản đồ, ảnh, tài liệu đọc bằng máy và những tư liệu chữ viết khác không
phụ thuộc vào hình thức và tính chất vật lý của chúng. Tài liệu được một tổ chức
Liên bang của Mỹ lập ra hoặc nhận được theo quy định của pháp luật hoặc do liên
quan tới việc thực hiện hoạt động nhà nước. Tài liệu được bảo quản hoặc thuộc diện
bảo quản với tư cách là bằng chứng hoạt động của tổ chức hoặc vì giá trị thông tin
của các dữ liệu chứa trong chúng.
Khái niệm “tài liệu” định nghĩa trong luật của Mỹ bao gồm 3 nội hàm cơ
bản: Tài liệu được cơ quan nhà nước lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Cho nên chúng thuộc sở hữu nhà nước và
được chuyển giao để tiêu huỷ hoặc được nhà nước bảo quản theo quy định của pháp
luật; tài liệu được bảo quản hoặc thuộc diện bảo quản vì chúng là bằng chứng hoặc
chứa những thông tin có giá trị; tài liệu có thể khác nhau về hình thức vật lý hoặc về
các đặc trưng. Chúng có thể ở trên các vật mang bằng giấy, điện tử, nghe-nhìn,
microphim hoặc các vật mang tin khác.
Tuy nhiên, điểm khác biệt quan trọng của tài liệu điện tử so tài liệu truyền
thống không chỉ ở phương diện hiển thị (mang tính kỹ thuật) mà còn ở tính logir

12


của thông tin chứa trong nó (do các phần mềm với các thuật toán quy định). Chính
đặc tính hoàn chỉnh về logir đã tạo ra những ưu thế đặc biệt của tài liệu điện tử với
tài liệu truyền thống cả trong thể hiện thông tin lẫn liên kết, tra cứu, quản lý, trao
đổi… thông tin.
Cụ thể, về hình thức thể hiện, tài liệu điện tử có thể thể hiện ở các hình thức
như tài liệu truyền thống dưới dạng: Văn bản (chữ viết) thông thường; phim, ảnh,
ghi âm; bản vẽ kỹ thuật; tài liệu dạng biểu bảng… Tuy nhiên tài liệu truyền thống
không thể hiện được mối quan hệ logir giữa các thông tin chứa trong nó. Ví dụ, đối

với một tài liệu dạng biểu bảng, trong tài liệu truyền thống (giấy) người ta chỉ nhìn
thấy những con số, mà không thể nhìn thấy mối liên hệ logir giữa các con số đó (các
công thức toán học thể hiện sự mối liên hệ giữa các số liệu trong bảng biểu), nhưng
trong một biểu bảng được tạo lập bằng phần mềm MS Excel thì chúng ta dễ dàng
nhận thấy mối quan hệ logir giữa thông tin chứa trong các cột của bảng. Lấy một ví
dụ khác, trong một tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) thông tin chỉ có thể thể hiện ở
dạng chữ viết, bản vẽ, biểu bảng, hình ảnh… nhưng trong một tài liệu điện tử, thông
tin có thể thể hiện ở hình thức đa phương tiện, nó có thể cùng lúc hiển thị nhiều
hình thức thông tin như: chữ viết, bảng biểu, hình ảnh, âm thanh, video, mối liên kết
với các văn bản khác trong cùng một văn bản.
Đặc biệt, trong môi trường mạng, văn bản điện tử, tài liệu điện tử có nhiều
ưu thế vượt trội trong quá trình tiếp cận, xử lý thông tin so với tài liệu truyền thống.
Đối với một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp cụ thể, các công chức, viên
chức, nhân viên có thể tiếp cận thông tin trong các văn bản điện tử, tài liệu tài liệu
điện tử vào bất kỳ thời gian nào miễn là có thiết bị nối mạng để truy cập vào hệ
thống. Đồng thời, việc kiểm soát sự tiếp cận cũng dễ dàng. Đối với văn bản điện tử,
tài liệu điện tử, các công chức xử lý công việc cũng có nhiều thuận lợi trong việc
biên tập, chỉnh sửa thông tin trong văn bản để tham mưu cho cấp có thẩm quyền kịp
thời ban hành các quyết định chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc. Trong môi trường
mạng, việc phổ biến thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng, việc in sao
được thực hiện dễ dàng. Đặc biệt, việc tiếp cận các văn bản điện tử, tài liệu điện tử

13


không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý, lãnh thổ. Người sử dụng cũng có thể thu
hồi một cách đơn giản và hiệu quả những tài liệu đã bị loại ra khỏi sự giao tiếp. Đối
với công dân, doanh nghiệp việc dễ dàng tạo lập, tiếp cận thông tin trong các văn
bản điện tử, tài liệu điện tử qua mạng sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí về thời gian, tiền
bạc khi sử dụng các dịch vụ công hoặc mua sắm trực tuyến…

- Lƣu trữ tài liệu điện tử.
Với những ưu thế đặc biệt so với văn bản, tài liệu truyền thống, văn bản điện
tử, tài liệu điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các cá
nhân, tổ chức. Theo đó, việc lưu trữ tài liệu điện tử là nhiệm vụ bắt buộc phải thực
hiện trong hoạt động của các chủ thể.
Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về lưu trữ, khoản 1, Điều
2, Luật Lưu trữ 2011 (của Việt Nam) nêu: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Với cách định nghĩa này, công tác lưu trữ được xác lập từ giai đoạn thu thập
tài liệu đưa vào lưu trữ. Nếu áp dụng vào lưu trữ tài liệu điện tử, thì có thể hiểu lưu
trữ tài liệu điện tử là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường điện tử. Định nghĩa này không xác
định vai trò của người làm công tác lưu trữ đối với văn bản điện tử, tài liệu điện tử
trước giai đoạn thu thập tài liệu.
Tuy nhiên việc lưu trữ tài liệu điện tử như thế nào để phát huy hết hiệu quả
của nó trong tương quan với các loại văn bản, tài liệu truyền thống là điều cần phải
xem xét thấu đáo, nhất là khi xây dựng, thực thi các văn bản quy phạm pháp luật về
tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Thực tiễn việc lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam (một số ngành đã ứng dụng
tương đối thành công như: Hải quan, Ngân hàng) và các quốc gia đã có những thành
tựu trong lĩnh vực này cho thấy việc lưu trữ tài liệu điện tử phải được thực hiện
đồng bộ cả về xây dựng, áp dụng quy định, quy chuẩn mang tính pháp lý và các
hoạt động nghiệp vụ cụ thể về xây dựng, vận hành, ứng dụng hệ thống thông tin...
của chủ thể nhằm quản lý văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của

14


chúng (từ giai đoạn soạn thảo, ban hành, chu chuyển, xử lý,... đến khi tiếp nhận, đưa
tài liệu vào hệ thống lưu trữ, tổ chức bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

điện tử).
Nói cách khác, với tính đặc thù của tài liệu điện tử, đòi hỏi những người làm
công tác lưu trữ phải chủ động tham gia quản lý tài liệu từ trước giai đoạn thu thập.
Nghĩa là, người làm lưu trữ phải tham gia vào công việc quản lý tài liệu điện tử
ngay từ giai đoạn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản tiêu chuẩn về ứng
dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
đồng thời cũng phải tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn
bản điện tử, tài liệu điện tử, để quản lý tài liệu ngay từ khi nó được sản sinh... cho
đến khi đưa vào lưu trữ. Nếu những người làm công tác lưu trữ không tham gia
quản lý tài liệu từ trước giai đoạn thu thập thì rất khó giải quyết được một loạt khó
khăn trong việc lập hồ sơ, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng và lưu trữ hiệu quả
tài liệu điện tử.
Cụ thể, từ góc độ công tác văn thư-lưu trữ, khó khăn đầu tiên là phải tạo lập
và quản lý một hồ sơ công việc mà thành phần tài liệu của nó vừa có tài liệu giấy,
vừa có tài liệu điện tử. Thực tế cho thấy, văn bản điện tử, tài liệu điện tử chưa thể
thay thế được hoàn toàn văn bản, tài liệu giấy trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Điều này dẫn tới trong một sự việc cụ thể (tương ứng với một hồ sơ lưu trữ),
hoạt động của chủ thể có thể vừa được ghi lại bằng văn bản giấy, vừa được ghi lại
bằng văn bản điện tử… điều này tạo ra những thách thức trong việc lập và quản lý
hồ sơ công việc cũng như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Ví dụ, tại Việt Nam, khi một
doanh nghiệp thực hiện hải quan điện tử, trong một bộ hồ sơ hải quan, các văn bản
như tờ khai hải quan, bản khai danh mục hàng hóa được thể hiện ở dạng điện tử,
nhưng các hóa đơn, chứng từ liên quan lại thể hiện ở dạng văn bản giấy. Lấy một ví
dụ khác, các văn bản, hồ sơ vụ việc được các bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp
gửi tới Văn phòng Chính phủ qua Hệ thống thông tin hành chính 4 cấp được tiếp
nhận, xử lý và lưu giữ ở dạng điện tử trong hệ thống. Nhưng những văn bản này
cũng tồn tại ở dạng tài liệu giấy và được lưu giữ tại chính cơ quan gửi và lưu giữ tại

15

Văn phòng Chính phủ... Một ví dụ khác nữa, thời gian gần đây, Chính phủ, các bộ,
ngành, địa phương thường xuyên tổ chức các cuộc họp trực tuyến. Thành phần tài
liệu trong hồ sơ về cuộc họp trực tuyến có cả tài liệu giấy, tài liệu điện tử (dạng văn
bản, dạng hình ảnh, dạng movie, ghi âm)... Vậy với những hồ sơ vừa có tài liệu
giấy, vừa có nhiều loại tài liệu điện tử như trên cần biên mục hồ sơ, quản lý hồ sơ
như thế nào? Trong một hệ thống thông tin, hồ sơ sẽ được chuyển trực tiếp vào lưu
trữ thì việc thu thập sẽ thực hiện ra sao?... đây là những câu hỏi này không dễ trả lời
nếu áp dụng quan điểm lưu trữ truyền thống.
Khó khăn tiếp theo cần phải giải quyết là việc bảo đảm tính cố định của tài
liệu điện tử trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của hệ thống phần cứng, phần
mềm ứng dụng. Cụ thể, văn bản điện tử, tài liệu điện tử được tạo lập, truyền tải, xử
lý, lưu trữ và hiển thị dựa vào những phần mềm, phần cứng trong một hệ thống
thông tin cụ thể. Những yếu tố trên liên tục được thay đổi và nâng cấp theo hướng
ngày càng hiện đại hơn, tiện ích hơn. Điều này dẫn tới những thông tin trong văn
bản được tạo lập trên phần mềm cũ hiển thị không toàn diện, bị thay đổi và thậm chí
là không thể đọc được khi các phần mềm, phần cứng mới được các cơ quan, tổ chức
ứng dụng (buộc phải ứng dụng). Trong khi đó, đối với tài liệu lưu trữ, tính cố định
của thông tin và khả năng tiếp cận thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu. Thực tế
này đặt ra bài toán là làm thế nào để quản lý, lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn hồ sơ tài liệu
khi trong một hồ sơ vừa có tài liệu giấy, vừa có tài liệu điện tử. Như vậy việc quản
lý tài liệu giấy và tài liệu điện tử cần phải được phối hợp chặt chẽ với nhau.
Nói cách khác, lưu trữ tài liệu điện tử cần có sự kế thừa và đổi mới so với
phương pháp quản lý tài liệu truyền thống. Nếu như việc quản lý tài liệu truyền
thống được thực hiện bằng cách kiểm soát tài liệu như một đối tượng vật chất, thì
quản lý tài liệu điện tử trước hết phải được xem xét trên cơ sở phân tích thông tin
của tài liệu, bảo đảm sự vẹn toàn thông tin, tính cố định cũng như khả năng tiếp cận
của thông tin trong điều kiện các yếu tố công nghệ liên tục thay đổi. Và đương
nhiên, pháp luật về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử cũng phải được xây dựng
phù hợp với đặc thù này. Theo đó, với sự xuất hiện của tài liệu điện tử, vai trò của

16


người làm công tác lưu trữ trong công việc với tài liệu cũng thay đổi. Cụ thể là,
trong điều kiện hiện nay, các nhà lưu trữ cần tham gia tích cực vào ngay từ lúc
thiết lập hệ thống quản lý tài liệu, chứ không chỉ quan tâm đến việc thu thập, bảo
quản, mô tả và đảm bảo sự tiếp cận đối với tài liệu lưu trữ. Bởi vì, nếu không đảm
bảo được sự nhận dạng và sự vẹn toàn của tài liệu ở ngay giai đoạn nó được sản
sinh ra thì những tài liệu, đặc biệt là những tài liệu điện tử sẽ không thể giữ lại được
hoặc có giữ lại cũng không thể đọc được... Chính vì vậy, bản Hiến chương về “Lưu
giữ di sản số” được thông qua ngày 17/10/2003 tại Hội nghị toàn thể lần thứ 32 của
UNESCO ở Pari đưa ra quy ước: “Để lưu giữ được di sản số cần phải tiến hành các
biện pháp trong suốt toàn bộ vòng đời của thông tin số, bắt đầu từ lúc tạo lập và kết
thúc bởi sự nhận được sự cho phép tiếp cận nó. Việc bảo quản lâu dài di sản số
được bắt đầu từ lúc khởi thảo các hệ thống an toàn và các quy trình công nghệ, mà
nhờ đó có thể nhận được những đối tượng số đảm bảo tính xác thực và bền vững”.
Như vậy, bảo quản tài liệu điện tử là nhiệm vụ chung của các tổ chức lưu trữ, những
người tạo nên thông tin và những người sản xuất phần mềm.
1.3. Mô hình tính liên tục của tài liệu; dữ liệu đặc tả và các định dạng phổ biến
của tài liệu điện tử
Để nhận thức toàn diện hơn về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, nhất
là trong bối cảnh văn bản, tài liệu truyền thống tồn tại song hành với tài liệu điện tử
cần tìm hiểu thêm về “Mô hình tính liên tục của tài liệu”; dữ liệu đặc tả (còn được
dịch là siêu dữ liệu-metadata) và các định dạng cơ bản của tài liệu điện tử.
- Mô hình “tính liên tục của tài liệu”.
Sự phát triển và tồn tại song hành của văn bản điện tử, tài liệu điện tử với
văn bản, tài liệu truyền thống không chỉ làm thay đổi phương pháp làm việc với tài
liệu, mà còn tạo cơ sở để hình thành một quan niệm mới về lý luận quản lý tài liệu.
Nếu như trong quan niệm truyền thống, người ta thường biết đến “mô hình vòng đời

tài liệu” thì cùng với sự xuất hiện của văn bản điện tử, tài liệu điện tử, trong lưu trữ
học đã xuất hiện một mô hình lý thuyết mới về quản lý tài liệu là mô hình “tính liên
tục của tài liệu”.

17


Mô hình vòng đời tài liệu được các nhà lưu trữ Bắc Mỹ đề xuất từ những
năm 1960 và được thừa nhận rộng rãi trên thế giới. Mô hình này quan niệm rằng
trong cả quãng đời của mình, tài liệu trải qua một số giai đoạn khác nhau. Ở giai
đoạn đầu, tài liệu được lập ra nhằm đáp ứng những nhu cầu nhất định. Sang giai
đoạn hai, tài liệu trải qua giai đoạn tích cực, nó được sử dụng trong quá trình ban
hành các quyết định quản lý và được các chuyên viên bảo quản trong các hồ sơ
việc. Ở cuối của giai đoạn hai, tài liệu có thể được xác định giá trị và có thể được
loại huỷ hoặc bước sang giai đoạn thứ ba trong vòng đời (tài liệu bán tích cực).
Trong giai đoạn thứ ba, tài liệu vẫn còn giá trị nhưng không cần thiết hàng ngày khi
ban hành các quyết định quản lý. Nó được bảo quản trong lưu trữ cơ quan để tham
khảo, tra cứu khi cần thiết. Cuối giai đoạn ba người ta lại tiến hành xác định giá trị
và quyết định có tiêu huỷ nó hay là chuyển sang giai đoạn bốn và trở thành tài liệu
không tích cực thuộc loại có giá trị lưu trữ lâu dài (hoặc vĩnh viễn). Chỉ một phần
nhỏ (khoảng 5%) số lượng tài liệu đã tạo ra trong hoạt động của một cơ quan, tổ
chức được đưa vào lưu trữ lịch sử để tiến hành những hoạt động nghiệp vụ đặc biệt
nhằm bảo đảm sự vẹn toàn và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lâu dài.
Nhìn chung, mô hình vòng đời tài liệu đã phân chia ranh giới rõ ràng trách
nhiệm về chuyên môn giữa những người tạo lập, sử dụng tài liệu và những người
làm công tác lưu trữ. Theo đó, những người làm công tác chuyên môn thường chỉ
quan tâm đến việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu để thực hiện nhiệm vụ được giao và bảo vệ
quyền lợi của mình. Sau khi công việc kết thúc thì nộp vào lưu trữ cơ quan. Những
người làm công tác lưu trữ chỉ quan tâm đến tài liệu từ khâu thu thập tài liệu vào
lưu trữ. Và theo thói quen của mình những người làm công tác lưu trữ thường chú ý

nhiều hơn tới phương diện vật chất của hồ sơ, tài liệu (thành phần tài liệu trong hồ
được nộp vào lưu trữ), chứ ít quan tâm tới việc tài liệu sau khi được thu thập vào
lưu trữ giá trị thông tin của tài liệu như thế nào, khả năng bảo quản an toàn tài liệu
là bao lâu, làm thế nào để thông tin trong tài liệu vẫn được cố định và bảo đảm khả
năng tiếp cận nó lâu dài...
Mô hình vòng đời tài liệu được chứng minh là phù hợp với việc quản lý, lưu

18


trữ tài liệu truyền thống, nhưng trong môi trường điện tử thì quan điểm này không
còn đáp ứng được thực tiễn quản lý tài liệu. Vì thế, cùng với sự xuất hiện của tài
liệu điện tử, các nhà lưu trữ Australia đã thiết lập một mô hình lý thuyết mới có
tên gọi là: “Mô hình tính liên tục của tài liệu”.
Mô hình tính liên tục của tài liệu coi việc quản lý hệ thống tài liệu là một
quá trình liên tục từ thời điểm lập ra tài liệu và thậm chí trước hơn nữa, đó là thời
điểm thiết kế hệ thống quản lý tài liệu (hệ thống thông tin với các phần mềm, phần
cứng theo tiêu chuẩn tương thích). Đây là một quá trình không đứt quãng, không có
giai đoạn rõ ràng. Trong quá trình này, các công chức, viên chức tạo lập hồ sơ công
việc, người làm công tác lưu trữ và các kỹ sư công nghệ thông tin đều phải tham gia
tích cực vào việc quản lý tài liệu. Bởi nếu những người làm công tác lưu trữ không
tham gia vào quá trình quản lý tài liệu càng sớm càng tốt thì những văn bản điện tử,
tài liệu điện tử có thể không được giữ lại. Nói cách khác, quan niệm về tính liên tục
của tài liệu yêu cầu phải tiến hành thường xuyên và liên tục công việc với tài liệu.
Quan niệm này khác với quan niệm vòng đời tài liệu, nhưng nó không phủ
định hoàn toàn mà bổ sung cho quan điểm vòng đời tài liệu để quản lý hiệu quả tài
liệu điện tử. Quan điểm tính liên tục công nhận rằng, tài liệu sẽ trải qua một số giai
đoạn nhưng những giai đoạn này không tách rời nhau, không được phân chia thành
trước lưu trữ và lưu trữ. Tài liệu đơn giản là được chuyển giao từ người lập ra nó
đến người làm công tác lưu trữ. Những công chức của cơ quan và những người làm

ở bộ phận lưu trữ cơ quan, cơ quan lưu trữ của nhà nước đều có bổn phận và trách
nhiệm tương hỗ với nhau, kết hợp với nhau trong tính liên tục của tài liệu. Tóm lại,
theo mô tính hình liên tục của tài liệu thì từ chiến lược, kế hoạch chung đến những
phương pháp cụ thể về đánh giá, mô tả và đảm bảo sự vẹn toàn của tài liệu phải
được tiến hành ngay trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý tài liệu.
Điều này cũng đã được Hội đồng Lưu trữ quốc tế khuyến nghị: Khi thiết kế
các hệ thống thông tin đòi hỏi phải tính tới các yêu cầu của công tác lưu trữ, phải
kiểm soát tỉ mỉ tài liệu, xác định rõ vai trò của lưu trữ trong mối quan hệ với các kỹ
sư công nghệ thông tin, luật gia và các nhà chuyên môn khác có quan tâm tới việc

19