Bài giảng môn quản trị dự án chương 3 tổ CHỨC dự án

Chương 3
TỔ CHỨC DỰ ÁN

12/01/16
Chương 3

1


Nội dung chương
 Các hình thức tổ chức DA
 Lựa chọn hình thức tổ chức DA

12/01/16

Chương 3

2


Các hình thức tổ chức DA
 Tổ chức DA theo chức năng
 Hình thức tổ chức DA thuần tuý
 Hình thức tổ chức DA theo ma trận

12/01/16

Chương 3

3

Các hình thức tổ chức DA
 Tổ chức DA theo chức năng
Giám đốc

Phó Giám đốc
Marketing

Phó Giám đốc Sản
xuất

Phó Giám đốc
Tài chính

Phó Giám đốc
Nhân sự

PM dự án A

PM dự án B

PM dự án C

PM dự án D

- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự
-...

- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự
-...

- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự
-...

- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự
-...

12/01/16

Chương 3

4


 Tổ chức DA theo chức năng
Ưu đi ểm

Nh ược đi ểm
Năng lực kỹ thuật

Phát triển và duy trì năng lực kỹ thu ật trong lĩnh vực chuyên
môn

Tác động tương h ỗ giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh v ực

Nhận thức chọn lọc, thiếu cái nhìn tổng th ể
Khó khăn trong việc tích h ợp nhiều lĩnh vực chuyên môn khác
nhau: có thể gây mâu thuẫn

Mục tiêu
Tập trung vào mục tiêu của chức năng
Theo đuổi mục tiêu dài h ạn
Dễ dàng đi đến thống nhất giữa các mục tiêu nội b ộ

Mâu thuẫn về mức độ uư tiên với các hoạt động ch ức năng khác
Khó cân nh ắc giữa các ràng buộc ch ất lượng-th ời gian-chi phí
Không có người ch ịu trách nhiệm toàn b ộ về mục tiêu c ủa d ự án
Quản lý đóng vai trò ph ụ so với kỹ thuật.

Tính ổn định
Quan hệ theo chiều dọc rõ ràng
Xác định rõ các vai trò và trách nhiệm
Gia tăng hiệu quả do chuyên môn hóa và tiêu chu ẩn hóa
Các mối quan hệ giữa các cá nhân ổn định
Con đường nghề nghiệp được xác lập rõ
Khuyến khích tinh thần học tập của tổ chức

Khó khăn trong thích ứng với các thay đổi
Luân chuyển thông tin nội bộ gặp nhiều khó khăn
Ra quyết định chậm ch ạp

Kiểm soát
Kiểm soát chất lượng và hiệu quả dễ dàng

Linh hoạt và tận dụng lợi thế quy mô trong sử dụng lao động

12/01/16

Chương 3

Khó kiểm soát biến số thời gian
Giới hạn trong mối liên hệ với bên ngoài
Thiếu sự quan tâm đến khách hàng
Năng lực quản lý của nhân viên bị h ạn ch ế

5


Các hình thức tổ chức DA
 Hình thức tổ chức

Giám đốc

DA thuần tuý
Phó Giám đốc
chương trình

Phó Giám đốc
Sản xuất

PM, dự án A

Phó Giám đốc
Tài chính

Phó Giám đốc
Nhân sự

- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự
-...

Ưu đi ểm

Nh ược đi ểm

Xác định rõ ràng trách nhiệm c ủa toàn bộ dự án
Ra quyết định nhanh chóng
Các cấp truyền thông giảm bớt, truyền thông
nhanh và chính xác hơn
Hệ thống tích hợp tốt
Mối liên hệ trực tiếp giữa các chuyên môn khác
nhau
Ưu tiên rõ ràng
Cân nhắc hiệu quả giữa chất lượng, thời gian và
chi phí
Định hướng khách hàng
Định hướng kết qủa

Trùng lắp các nỗ lực và nguồn lực
Hạn chế trong phát triển và tích lũy các kiến th ức
và kinh nghiệm (know-how)
Không ổn định về công việc (employment)

Có xu hướng hy sinh chất lượng kỹ thuật cho những
biến số hiện hữu hơn như tiến độ và chi phí
Dễ phát sinh không nhất quán với hệ thống quản
lý, các chính sách và thủ tục với tổ chức mẹ

12/01/16

Chương 3

6


Các hình thức tổ chức DA
 Hình thức tổ chức DA theo ma trận
Giám đốc

Phó Giám đốc
chương trình

PM 1

12/01/16

Phó Giám đốc
Sản xuất

Phó Giám đốc
Tài chính

3

Phó Giám đốc
Nhân sự

1/2

1

PM 2

2

1

1/2

PM 3

1½

2

1

Chương 3

7


Các hình thức tổ chức DA

Hình thức tổ chức DA theo ma trận
 Ưu điểm
– DA trở thành tâm
điểm
– Năng lực chuyên
môn
– Linh hoạt
– Nhân viên DA ít lo
lắng khi DA kết thúc
– Nhất quán với tổ
chức mẹ
– Cân đối nguồn lực
giữa các DA
12/01/16

Chương 3

 Nhược điểm
– Mâu thuẫn giữa
PM và FM
– Khó kiểm soát
nguồn lực
– Vi phạm qui tắc
thống nhất chỉ huy

8


Lựa chọn hình thức tổ chức DA
Các yếu tố DA

Các yếu tố tổ chức

Lựa chọn hình thức
tổ chức DA

Các buớc lựa chọn hình thức
tổ chức DA
12/01/16

Chương 3

9


Lựa chọn hình thức tổ chức DA
 Các yếu tố tổ chức
– Mức sẵn sàng của các nguồn lực
– Hệ thống quản lý của tổ chức mẹ
– Văn hoá của tổ chức mẹ
Các m ẫu mô hình và hành vi h ỗ tr ợ qu ản lý
d ự án

Các m ẫu mô hình và hành vi c ản tr ở thành
công c ủa d ự án

Truyền thông mở và dịch chuyển thông tin tự do
Truyền thông hai chiều thường xuyên
Có khả năng và sẵn sàng chịu trách nhiệm khi ra quy ết
định

Linh hoạt
Hợp tác
Đón đầu, sẵn sàng khởi xướng hoặc chấp nhận rủi ro
Sẵn sàng trao đổi hoặc đương đầu giữa các ý tưởng
Chịu trách nhiệm về kết quả
Trung thành với dự án
Hành vi chịu chi phối bởi nhu cầu dự án (làm việc thêm
giờ, vào buổi tối, cuối tuần)

Truyền thông kín và dòng dịch chuyển thông tin
giới hạn
Truyền thông đi theo tuyến mệnh lệnh
Tuân theo tiến trình gồm nhiều bước, nhiều người
Cứng nhắc
Mâu thuẫn, xung đột quyền lực
Phản ứng, chờ đợi nhiệm vụ (hoặc sự thông qua)
Né tránh, chấp nhận mệnh lệnh “cấp trên luôn
đúng”
Tránh trách nhiệm
Trung thành với đơn vị chức năng
Hành vi chịu chi phối bởi luật lệ (giờ hành chính)

12/01/16

Chương 3

10


Lựa chọn hình thức tổ chức DA

 Các yếu tố DA
– Tầm quan trọng của chiến lược DA
– Qui mô DA
– Tính mới mẻ của DA và nhu cầu đổi
mới
– Nhu cầu tích hợp
– Mức độ phức tạp của môi trường
– Mức độ khắc khe về ngân sách và thời
gian
– Ổn định trong sử dụng các nguồn lực
12/01/16

Chương 3

11


Lựa chọn hình thức tổ chức DA


Các bước lựa chọn hình thức tổ chức DA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Xác định mục tiêu lựa chọn

Xác định những nhiệm vụ then chốt và định vị trong tổ chức mẹ
Sắp xếp các nhiệm vụ then chốt theo trình tự và phân chia
chúng thành các gói công việc
Xác định những đơn vị tổ chức có thể thực hiện các gói công
việc và những đơn vị liên quan
Đánh giá các yếu tố môi trường tổ chức và yếu tố dự án
Xem xét tất cả các yếu tố này và đánh giá về mức độ tự chủ
mong muốn của dự án.
Từ đó đưa ra quyết định nên thiết lập dự án thành một đơn vị
độc lập hay không.

Quyết định lựa chọn phải dựa trên cơ sở đánh
giá hệ thống hiện tại
12/01/16

Chương 3

12


Lựa chọn hình thức tổ chức DA
 Vai trò và vị trí của PM
 Kiểm soát nguồn lực của PM
 Kiểm soát của PM đối với nội dung
của DA
 Mức độ tự chủ trong hoạt động

12/01/16

Chương 3

13