THÔNG TIN KINH tế có NHIỆM vụ và VAI TRÒ gì TRONG HOẠT ĐỘNG của DOANH NGHIỆP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KINH TẾ THÔNG TIN
ĐỀ TÀI 06: THÔNG TIN KINH TẾ CÓ NHIỆM VỤ VÀ VAI TRÒ GÌ
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP ( HAY TRONG CÁC TỔ CHỨC
KINH DOANH) . THÔNG TIN KINH TẾ TRONG DOANH NGHIỆP THƯỜNG
DÙNG NHỮNG NGUỒN NÀO?
Giảng viên hướng dẫn

Lê Thanh Huệ

Sinh viên thực hiện

1


Mục lục

2


Lời mở đầu
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của
nó đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội trên thế giới nói
chung và ở Việt Nam nói riêng. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai trò
ngày càng nổi trội của thông tin sau cuộc cách mạng về quản lý, từ hai thập kỷ nay thế
giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của Công nghệ thông tin. Công nghệ
thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một vị trí quan trọng
trong xã hội. Cùng phát triển với khoa học công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều
đổi mới theo xu thế hiện đại hoá đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xu thế hội

nhập và phát triển kinh tế. Công nghệ thông tin càng ngày càng phát triển, càng có nhiều
phát minh sáng chế được ứng dụng vào đời sống xã hội nhằm giải phóng sức lao động,
làm phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần của con người. Hơn nữa ứng dụng
CNTT trong xã hội, người dân và doanh nghiệp đã có những chuyển biến tích cực. Mọi
tầng lớp xã hội ở mọi miền đất nước đều được tạo điều kiện để có thể khai thác, sử dụng
thông tin điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình. Việt Nam đã
trở thành một trong những nước có số lượng người dùng Internet cao nhất. Tháng 6/2010,
tỷ lệ số hộ gia đình có máy tính đạt 14,76% tăng hơn 6 lần so với năm 2002. Tỷ lệ số hộ
gia đình có kết nối Internet đạt 12,84% tính đến tháng 12/2010. Đa số các doanh nghiệp
đã có kết nối Internet để phục vụ hoạt động (khoảng 90%), với 67,7% doanh nghiệp đã
có mạng cục bộ LAN và việc ứng dụng phần mềm trong quản lý điều hành bắt đầu được
chú trọng. Các dịch vụ công cộng (giáo dục, đào tạo từ xa, chẩn đoán bệnh từ xa, thư viện
điện tử,...) đã đạt nhiều thành tựu đáng ghi nhận. Những ứng dụng mang tính kỹ thuật cao
đã được áp dụng trong hoạt động của nhiều ngành như xây dựng, cơ khí, công nghiệp in
ấn, dệt may, dầu khí, khí tượng thuỷ văn,…
Chính vì vậy kinh tế thông tin giữ vai trò và nhiệm vụ quan trọng trong sự phát
triển của kinh tế, xã hội nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Các nguồn thông tin
kinh tế được các doanh nghiệp tìm kiếm và tận dụng triệt để, áp dụng cho kỹ thuật và
công tác quản lý.

3


ĐỀ TÀI: THÔNG TIN KINH TẾ CÓ NHIỆM VỤ VÀ VAI TRÒ GÌ TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP ( HAY TRONG CÁC TỔ CHỨC KINH
DOANH) . THÔNG TIN KINH TẾ TRONG DOANH NGHIỆP THƯỜNG DÙNG
NHỮNG NGUỒN NÀO?

I. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI
- Hiểu được thế nào là kinh tế thông tin.

- Nắm được đặc điểm và đặc trưng của nền kinh tế thông tin.
- Nhiệm vụ và vai trò của kinh tế thông tin trong doanh nghiệp.
- Làm rõ nguồn thông tin kinh tế mà các doanh nghiệp thường dùng.

II. NỘI DUNG
1. Khái niệm về kinh tế thông tin
Khi kiến thức, nói rộng hơn là sự hiểu biết trở thành nguyên liệu đầu vào và nguồn
gốc của giá trị trong nền kinh tế, người ta gọi đó là nền kinh tế thông tin. Và thông tin,
lúc này, trở thành tín hiệu điều khiển các quyết định kinh tế. Vậy chúng ta cùng tìm hểu
thông tin là gì?
1.1. Thông tin là gì?
Khái niệm “ Thông tin” mới bắt đầu trở thành đối tượng của nghiên cứu khoa học
và kỹ thuật từ giữa thế kỷ 20 này, và từ chỗ là đối tượng của khoa học, nó đã nhanh
chóng được nhận thức như là nội dung cơ bản của hoạt động điều khiển và quản lý, rồi là
nội dung chủ yếu của một nền kinh tế mới và một nền văn minh mới của loài người.
Người ta đã nói đến thông tin như là một trật tự, là quyền lực, là nguồn tài nguyên chủ
chốt của một nên kinh tế và là yếu tố cơ bản của một nền kinh tế mới, một xã hội mới –
xã hội thông tin.
Thông tin là quyền lực khi ta nhận thức được rằng cái quyền điều khiển, quản lý,
lãnh đạo thực chất phải được thể hiện ở năng lực thực hiện các quy trình xử lý thông tin
để mang lại thông tin trật tự cho đối tượng.
4


Thông tin trở thành một nguồn tài nguyên quốc gia quan trọng khi nền kinh tế phát
triển đến giai đoạn mà nội dung “ Thông tin “ bao trùm khắp các hoạt động sản xuất và
kinh doanh, chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong bản thân các sản phẩm hàng hóa và dịch
vụ, khi mà khu vực “Thông tin” đóng góp một tỉ trọng lớn(40% hoặc cao hơn) phần giá
trị gia tăng trong thu nhập quốc dân của một nền kinh tế phát triển, hay nói một cách
khác khi nền kinh tế chuyển sang giai đoạn “ nền kinh tế của thông tin và trí tuệ”.

Và, trong một tương lai, khi thông tin trở thành của mọi người và đến được với
mọi người, khi mọi nhu cầu ngày càng phong phú về thông tin của mọi thành viên xã hội
trong mọi mối quan hệ gia lưu về kinh tế, văn hóa, xã hội, đời sống, vv.đều được đáp ứng
một cách nhanh chóng. Thuận lợi, thì xã hội sẽ trở thành xã hội thông tin, với chất lượng
sống cao hơn của con người trong một giai đoạn văn minh mới.
Sự tiến hóa trong vai trò của thông tin kể trên gắn liền với những bước tiến vũ bão
của ngành kỹ thuật máy tính và Công nghệ thông tin trong mấy thập niên vừa qua, từ việc
ra đời những máy tính điện tử thuộc các thế hệ đầu tiên vào những năm 50, 60 với chức
năng chủ yếu là tính toán khoa học kĩ thuật; đến các máy tính có khả năng lưu trữ và xử
lý thông tin lớn của nhưng năm 60, 70 có khả năng ứng dụng trong kinh tế, quản lí; sự ra
đời của các máy tính vào những năm 80 với số lượng hàng chục hàng trăm triệu thâm
nhập vào mọi nơi của thế giới; sự kết hợp và liên kết rộng rãi giữa các máy tính và các
mạng truyền thông phủ khắp thế giới trong thập niên gần đây; và trong một tương lai gần,
là hệ thống mạng lưới các đường thông tin cao tốc (xa lộ thông tin) với khả năng truyền
thông đa phương tiện (multimedia ) phủ khắp nơi và nối đến từng nhà đang được hoạch
định và thực hiện trong nhiều nước trên thế giới.
Nền kinh tế thông tin đã là một thực tế trong nhiều nước khắp năm châu và xã hội
thông tin cũng đang được hình thành và sẽ trở thành thực tiễn ở nhiều nước phát triển khi
loài người bước sang thế kỷ 21.
1.2. Nền kinh tế thông tin là gì?
Nền kinh tế “ hậu công nghiệp” hiện được nhiều học giả của trường phái khoa học
xã hội gọi là “nền kinh tế tri thức”, còn các học giả của các trường phái khoa học tự
nhiên, công nghệ thông tin gọi là “nền kinh thế thông tin – kinh tế số”. Các khái niệm
“kinh tế tri thức”, “kinh tế thông tin” hay “kinh tế số” hiện được dùng với nghĩa gần
tương đương, chúng đều nhấn mạnh và khẳng định vai trò động lực phát triển kinh tế
toàn cầu của thông tin, tri thức, công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông.
Một nền kinh tế thông tin có đủ những đặc tính:
5

- Hội tụ và tích hợp truyền thông và công nghệ xử lý dữ liệu vào công nghệ thông
tin.
- Ảnh hưởng mạnh mẽ của các ứng dụng công nghệ trong hoạt động kinh tế ví dụ
như phần đông người làm việc chuyên môn có nhu cầu cao (khối lượng và chất lượng) về
sử dụng thông tin, đa số sản phẩm cung cấp cho xã hội thuộc nhóm chứa đựng nhiều
thông tin.
- Ứng dụng mạng lưới công nghệ thông tin rộng khắc các tổ chức kinh tế, và quá
trình mang lại kết quả là một hệ thống kiểm soát có độ linh hoạt cao và tính cưỡng bức
thấp, đồng thời, có năng lực thúc đẩy tiến trình hội nhập, toàn cầu hóa.
Tuy vậy, mọi hệ thống kinh tế vận hành trên nền tảng công nghệ thông tin đều
phải cùng tồn tại với khu vực sản xuất có qui mô lớn, trong đó, kiến thức không phải là
nguyên liệu đầu vào cơ bản. Đây chính là điểm vẫn tiếp tục gây tranh cãi về những những
khác biệt cơ bản giữa các nền kinh tế hiện đại và truyền thống.
Trong giai đoạn chuyển đổi, các quyết định kinh tế tiếp tục chịu nhiều tác động
của các kế hoạch, mục tiêu đã định trước nhưng vai trò của yếu tố thông tin đang ngày
một tăng lên đáng kể.
2. Đặc điểm của nền kinh tế thông tin
Cho tới nay, nhiều nhà chiến lược kinh tế hàng đầu trên thế giới đều thống nhất
KTTT có 10 đặc điểm chính sau đây:
- Ý tưởng đổi mới và phát triển công nghệ mới trở thành chìa khóa cho việc tạo ra
việc làm mới và nâng cao chất lượng cuộc sống. Nền KTTT có tốc độ tăng trưởng cao, cơ
cấu dịch chuyển nhanh.
- Tìm các công nghệ mới trở thành loại hình hoạt động quan trọng nhất. Doanh
nghiệp nào cũng có thể tìm ra công nghệ mới; không còn sự phân biệt giữa phòng thí
nghiệm với công xưởng, đồng thời xuất hiện nhiều doanh nghiệp chuyên về sản xuất
công nghệ.
- Công nghệ thông tin được tiến hành rộng rãi trong mọi lĩnh vực, mạng thông tin
phủ khắp nước và trên thế giới, liên kết các tổ chức, gia đình và các quốc gia. Thông tin
trở thành nguồn tài nguyên quan trọng. Mọi lĩnh vực hoạt động của con người đều có sự
tác động của thông tin.

- Dân chủ hóa được thúc đẩy vì mọi người đều dễ dàng truy cập thông tin mà mình
cần. Mọi người dân đều có thể biết được các chủ trương, chính sách một cách chính xác,
6


kịp thời. Các cơ quan chức năng không thể hoạt động trái luật. Mối liên kết giữa chính
quyền và người dân bền vững.
- Về giáo dục và đào tạo (đầu tư cho con người): được đầu tư cao hơn hẳn so với
các dự án đầu tư về cơ sở vật chất (nhà máy, công xưởng, khai thác nguyên nhiên liệu...).
Mọi người học tập thường xuyên bằng các loại hình đào tạo đa dạng: học ở trường, học
từ xa, học trên mạng thông tin.
- Tri thức trở thành vốn quý nhất và là nguồn lực hàng đầu để tăng trưởng. Vốn tri
thức không giống như các loại vốn vật chất khác (máy móc, tiền, vàng...) dễ hư hao hoặc
mất đi khi sử dụng, tri thức và thông tin dễ chuyển giao và chia sẻ.
- Chu kỳ đổi mới của xã hội ngày càng ngắn, càng nhanh, năng lực sáng tạo của
con người mở ra vô tận. Công nghệ đổi mới rất nhanh, có khi chỉ tính từng ngày, từng
tháng. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn tồn tại phải luôn đi tìm công nghệ mới và phải
luôn đổi mới công nghệ và sản phẩm.
- Các doanh nghiệp vừa phải cạnh tranh, vừa phải hợp tác để phát triển ở cả trong
nước và quốc tế. Triết lý "cả hai cùng có lợi" thấm rộng trong mọi hoạt động của con
người.
- Các sản phẩm và thị trường ngày càng có tính toàn cầu. Nhiều nước cùng tham
gia vào sản xuất một sản phẩm. Một sản phẩm được tiêu thụ ở nhiều thị trường nhiều
nước.
- Dù xu hướng thông tin, tri thức mang tính toàn cầu hóa nhưng bản sắc văn hóa
dân tộc phải được chú ý giữ gìn để tránh bị hòa tan, để tạo thêm sức mạnh nội sinh.
Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế tri thức với những thách thức to
lớn trước mắt. Chúng ta cần thấy được thời cơ và từng bước tiến vào nền kinh tế tri thức,
san bằng khoảng cách phát triển với thế giới, đưa đất nước tiến nhanh, mạnh trong những
thập kỷ tới.

3. Đặc trưng của nền kinh tế thông tin
Nền kinh tế thông tin có những đặc trưng sau đây:
- Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong các hoạt động nghiệp vụ từ giao dịch đến
phân tích, lưu trữ và ra quyết định.
- Sử dụng cơ sở dữ liệu thống nhất, có nhiều chức năng xử lý dữ liệu.

7


- Cung cấp thông tin cho các nhà quản lý, tạo điều kện để họ thâm nhập vào cơ sở
dữ liệu.
- Đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những thay đổi ở mức độ nhất định về
quy trình xử lý và nhu cầu thông tin.
- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu và an toàn cho hệ thống, hạn chế việc thâm nhập của
những người không có thẩm quyền.

4. Nhiệm vụ của thông tin kinh tế trong doanh nghiệp và vai trò
4.1. Sự thay đổi
Đầu tiên, chúng ta cùng so sánh xem sự khác nhau giữa thời đại thông tin so với
các thời đại khác.

Thời đại
nông nghiệp

Thời đại công nghiệp

Thời đại thông tin

Khoảng thời gian

Trước 1800

Từ 1800 đến 1957

Từ 1957 tới nay

Nhân công chính

Nông dân

Công nhân trong nhà máy

Nhân công tri thức

Quan hệ lao động

Con người và đất đai

Con người và máy móc

Con người và con người

Công cụ chủ yếu

Công cụ cầm tay

Máy móc

Công nghệ thông tin

Như vậy, thời đạị mà chúng ta đang sống là thời đại thông tin, xã hội của chúng ta thực sự là xã hội công
nghệ thông tin. Thời đại thông tin dược phân biệt với những thời đại khác bởi 5 đặc điểm quan trọng:

- Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên
nền tảng thông tin.
- Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử
dụng để thực hiện công việc kinh doanh.
- Trong thời đại thông tin năng xuất lao động tăng lên nhanh chóng.
- Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thời
đại thông tin.
- Trong thời đại thông tin, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các sản phẩm
và dịch vụ.
8


Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, các doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy mạnh
ứng dụng công nghệ thông tin. Mới trước đây 10 năm, các doanh nghiệp Việt Nam hầu
như còn hết sức xa lạ với cái gọi là sử dụng hệ thống thông tin cho mục đích quản lý. Chỉ
có một số các ông chủ doanh nghiệp giàu có sử dụng hệ thống máy tính như một vật
trưng bày để khuyếch trương thanh thế doanh nghiệp. Nhưng giờ đây, đó không còn là
điều mới mẻ nữa mà phần nào đã trở thành công cụ không thể thiếu trong công tác quản
lý ở mọi cơ quan khác nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp tới các cơ quan trực
tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh tạo ra của cải vật chất cho toàn xã hội.
Các doanh nghiệp đã cảm nhận được những lợi ích của việc sử dụng máy tính trong hoạt
động sản xuất, kinh doanh, và để lưu trữ khai thác, xử lý những thông tin sẵn có trong
doanh nghiệp
Trong khoảng vài năm trở lại đây, không chỉ có các hệ thống máy tính cục bộ lên
ngôi mà ở Việt Nam đã xuất hiện hệ thống mạng thông tin quốc tế - Internet. Việc sử
dụng Internet đã giúp cho các doanh nghiệp tăng khả năng kinh doanh lên rất nhiều và
đó là một trong những nguyên nhân chính thúc đẩy một nước còn lạc hậu về trang thiết bị

và kỹ thuật như nước ta đầu tư vào phát triển hệ thống truyền tin qua mạng Internet.
Những lý do mà mạng Internet có thể giúp cho doanh nghiệp tăng khả năng kinh
doanh là:
- Internet có khả năng trao đổi thông tin nhanh chóng từ nơi này tới nơi khác, giúp
cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty đa quốc gia có khả năng thiết lập hệ thống
liên lạc và trao đổi những kế hoạch hành động một cách nhanh chóng và đúng lúc.
- Internet là mạng lưới tiếp thị lớn nhất mà ngày nay các doanh nghiệp có thể sử
dụng để tiếp cận các khách hàng trực tiếp và gián tiếp của mình ở mọi nơi trên thế giới.
Internet đã tạo ra một bầu không khí hoàn toàn mới trong thế giới kinh doanh, với
những lợi thế và thách thức mới. Tại Việt Nam, môi trường kinh doanh cũng ngày càng
mang tính cạnh tranh cao, những doanh nghiệp nào sớm cải tiến trong khâu quản lý nhờ
việc áp dụng CNTT thì coi như đã nắm được trong tay công cụ cạnh tranh hữu hiệu.

9


Theo khảo sát của IDC, doanh số thị trường PC Việt Nam đã đạt 610.000 chiếc
trong quý 4/2014 và tổng số PC trong năm 2014 đã đạt 2,13 triệu chiếc, giúp thị trường
đạt mức tăng trưởng 2% so với năm trước. Điều này khiến Việt Nam trở thành thị trường
duy nhất phát triển ở châu Á. Việt Nam nằm trong Top 10 nước châu Á - Thái Bình
Dương và top 30 thế giới về gia công phần mềm theo báo cáo của Tập đoàn Gartner
(2014). TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội tiếp tục nằm trong top 100 thành phố hẫn dẫn về gia
công phần mềm, trong đó, TP. Hồ Chí Minh xếp thứ 17 và Hà Nội xếp thứ 22 (2014).
Điều đó cho thấy đây là một môi trường tốt để áp dụng CNTT trong việc quản lý
doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả hoạt động. Trong khi không ít doanh nghiệp chỉ dùng
máy tính để thực hiện các thao tác văn phòng đơn giản thì một số đáng kể đã nhanh chóng
áp dụng các phần mềm quản lý kinh doanh giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và tiết
kiệm nhân lực. Các doanh nghiệp này nhanh nhạy trong việc thiết lập website để làm công
cụ quảng bá và bán hàng, điều hành thông qua mạng nội bộ, thực hiện các giao dịch điện
tử, chia sẻ dữ liệu online…

10


Công ty TNHH Thời trang Cái Ô, với nhãn hiệu thời trang Umbrella cũng là một
trong những doanh nghiệp sớm ứng dụng CNTT trong công tác quản lý. Ra đời cách đây
4 năm, là một doanh nghiệp trên 50 nhân lực, Umbrella đã nhanh chóng “số hóa” các
hoạt động của mình như các phần mềm bán hàng, chương trình báo cáo thuế online và
xuất hóa đơn trực tuyến. Công ty cũng xây dựng website www.umbrella-fashion.com để
quảng bá thương hiệu.
Traphaco tăng 20% doanh thu nhờ ứng dụng CNTT trong năm 2015. Nhờ hệ
thống công nghệ thông tin (CNTT) quản lý bán hang nhận được phản hồi ngay về doanh
số của từng loại thuốc mà nhà thuốc đã nhập trước đó. Thay vì mất thời gian ghi chép,
tổng hợp số liệu, nhập liệu và gửi báo cáo về công ty, tất cả thao tác và kết quả làm việc
được hiển thị trên toàn hệ thống, giúp trình dược viên tiết kiệm thời gian. Không những
vậy, việc quản lý bán hàng bằng CNTT còn giúp trình dược viên lên kế hoạch khoa học
nhất về lộ trình bán hàng.

4.1.1 Thay đổi ranh giới kinh doanh
Sự phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay báo trước một
thời kỳ mới với những thay đổi xã hội lớn lao. CNTT như một công nghệ chung xâm
nhập vào mọi lĩnh vực kinh tế xã hội.
CNTT sẽ thay đổi các điều kiện thị trường và vị trí của các đối tác trong cấu trúc
chuỗi cung cấp, người tiêu dùng sẽ giữ vai trò quan trọng thiết yếu trong toàn bộ chuỗi
này. CNTT đang có khuynh hướng xóa nhòa các biên giới, không thừa nhận sự biệt lập,
mở ra không gian rộng rãi hơn nhiều cho những người tham gia sáng tạo,. CNTT như
một thách thức đồng thời cũng là công nghệ quan trọng phổ biến nhất, lan tỏa mạnh nhất
và hứa hẹn nhất giúp các doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng hòa nhập vào nền kinh tế
toàn cầu. Chính CNTT sẽ là một nguồn lực tạo ra những bứt phá quan trọng giúp nền
kinh tế Việt Nam, nền kinh tế có tới 97% GDP từ các DNVVN, tìm được chỗ đứng trong
cạnh tranh toàn cầu. Vấn đề là phải hướng đến việc tìm ra con đường để CNTT thâm

nhập, lan tỏa nhanh nhất vào trong các DNVVN, nâng sức cạnh tranh của DNVVN

11


4.1.1.1 Tác động của công nghệ thông tin đến sự phát triển của các ngành công
nghệ cao.
Về thực chất, nền kinh tế mới là nền kinh tế xử lý thông tin, trong đó các máy tính
và các công nghệ truyền thông và viễn thông (các mạng máy tính) là những công cụ chủ
chốt và mang tính chiến lược, bới chúng sản xuất ra và trao đổi các nguồn thông tin đa
được vật chất hoá, có tính cốt tử đối với sự phát triển của xã hội. Dịch vụ hiện nay chiếm
tỷ lệ trên 60% trong tổng sản phẩm của toàn thế giới.
Nhờ có công nghệ thông tin mà nhiều ngành mới, nhất là trong các lĩnh vực công
nghiệp và dịch vụ được tạo ra. Các ngành truyền thống được hiện đại hoá và tiếp tục phát
triển. Như vậy, khoa học công nghệ trong đó có công nghệ thông tin đang đưa nền sản
xuất xã hội từng bước chuyển từ nền sản xuất công nghiệp, dựa chủ yếu vào máy móc và
tài nguyên thiên nhiên, sang nền sản xuất tri thức dựa chủ yếu vào trí lực và thông tin.
Đối với các nước đang phát triển, việc khai thác trực tiếp thành quả nghiên cứu
khoa học trong các doanh nghiệp không ngừng được tăng cường, là một trong những
nguồn lực cơ bản để cải tạo các cơ sở sản xuất hiện có, tạo ra các lĩnh vực sản xuất mới,
nâng cao trình độ công nghệ quốc gia, tạo năng lực đi thẳng vào các công nghệ hiện đại;
có điều kiện thích nghi nhanh công nghệ nhập, tiến tới tạo ra công nghệ của riêng mình.
Đổi mới ngày càng trở thành kết quả của sự hợp tác giữa các doanh nghiệp, các tổ
chức khoa học và các tổ chức hoạt động khác dựa vào tri thức. Số lượng các mạng lưới
khoa học này ngày nay có một diện tương tác rộng lớn ở quy mô toàn cầu.
4.1.1.2 Tác động của công nghệ thông tin đến sự phát triển thị trường
Công nghệ thông tin và truyền thông được ứng dụng rộng rãi trong mọi hoạt động
của cuộc sống. Mạng thông tin máy tính phủ khắp thế giới và trong mỗi nước, nối với
hầu hết các tổ chức, các gia đình. Mọi người sử dụng thông tin trong các hoạt động của
mình là một nhu cầu tự nhiên không thể thiếu được trong cuộc sống. Người ta có thể lựa

chọn sản phẩm, thăm dò các dịch vụ công cộng, yêu cầu sao cầu sao chép một cuốn sách,
tạp chí, báo, băng video, dữ liệu hoặc tài liệu tham khảo bằng bất kỳ ngôn ngữ nào với
một máy tính nối mạng.
Thương mại điện tử là một phát kiến quan trọng, nó sẽ chi phối phần lớn các
hoạt động của xã hội trong tương lai, các doanh nghiệp có được thông tin phong phú về
thị trường và đối tác, dễ dàng tạo dựng và củng cố quan hệ bạn hàng, rút ngắn chu kù sản
xuất kinh doanh, nhanh chóng tạo ra nhiều sản phẩm mới. Thương mại điện tử sẽ trực
tiếp giúp cho sự phát triển của nền kinh tế công nghiệp nhanh chóng chuyển tiếp sang
12


nền kinh tế tri thức.Thương mại điện tử đặc biệt có ý nghĩa với các nước đang phát triển
(nhất là đối với các công ty nhỏ, các vùng biệt lập, xa xôi, ít có cơ hội giao dịch, thiếu
thong tin, thiếu đối tác), vì bằng phương tiện điện tử họ có thể dễ dàng tiếp xúc với thị
trường rộng lớn trong nước cũng như nước ngoài.
4.1.2 Thay đổi phát triển công nghệ và ứng dụng
a. Khác nhau giữa DNVVN và các doanh nghiệp lớn

Có sự khác biệt đáng kể giữa các DNVVN và các doanh nghiệp lớn. Theo
Rothwell và Dodgson thì có thể phân biệt các lợi thế từ cải tiến thành lợi thế vật
chất và lợi thế hành vi [3]. Sức mạnh của các doanh nghiệp lớn chủ yếu xuất phát
từ lợi thế vật chất, liên quan tới tính kinh tế về qui mô và phạm vi, sự sẵn có của
các công cụ tài chính rẻ tiền, cách thức bù trừ rủi ro và có năng lực tốt hơn về con
người và phương tiện chuyên môn hóa [2]. Mặt khác, sức mạnh tương đối của các
doanh nghiệp nhỏ hơn lại xuất phát từ các lợi thế hành vi liên quan tới các vấn đề
như: động cơ làm việc của nhân viên cao hơn; dễ chấp nhận sự thay đổi và ứng
biến trong công việc hơn; tri thức ẩn chứa vào các kỹ năng độc đáo; truyền thông
hiệu quả hơn; sự linh hoạt do các quá trình ra quyết định ít quan liêu hơn; hợp tác
quản trị tốt hơn. Các đặc điểm chung của các DNVVN là thiếu tri thức và thiếu
thời gian để thu nhận kiến thức về các kỹ năng quản trị, hướng vào tăng trưởng và

tầm nhìn ngắn hạn, hướng ngoại kém, điều này đồng nghĩa với việc nhận thức quá
chậm về các dấu hiệu từ môi trường, vị thế tài chính yếu khiến mức đầu tư thấp, và
thiếu các phương tiện để đào tạo nhân viên trong công ty [4] .
Ứng dụng của CNTT trong các DNVVN

Theo Nooteboom, sự khác nhau giữa các nhóm DNVVN về ứng dụng công
nghệ có thể chia thành ba loại [2]:
- Loại thứ nhất, liên quan đến các doanh nghiệp dẫn đạo công nghệ. Các doanh
nghiệp này thường chú trọng hay phụ thuộc vào nghiên cứu cơ bản trong lĩnh vực như
ngành vi sinh và công nghệ thông tin. Các doanh nghiệp này cũng được gọi là các doanh
nghiệp dựa trên công nghệ mới (New Technology Based Firms -NTBFs).
- Các doanh nghiệp thuộc loại hai tập trung vào phát triển, đưa vào ứng dụng và
thương mại hóa các công nghệ trong các sản phẩm, dịch vụ hay quá trình công nghệ,

13


quản lý của họ. Các DNVVN thường rơi vào loại này, chẳng hạn trong các ngành chế tạo,
xây dựng và dịch vụ kinh doanh thương mại.
- Loại thứ ba là các doanh nghiệp dịch vụ như khách sạn, cung cấp thực phẩm, bán
lẻ, và vận tải. Nhiều DNVVN rơi vào loại này.
Chúng ta vẫn thường thấy những ứng dụng công nghệ thông tin phổ biến hiện nay
trong các DNVVN Việt Nam là các phần mềm kế toán, rất giản đơn và cục bộ. Ngày nay,
các ứng dụng CNTT trong DNVVN không chỉ là kế toán mà nó cũng có nhiều ứng dụng
định hướng chiến lược. Hợp tác ngày càng tăng và việc tích hợp hơn nữa là vấn đề sống
còn cho ứng dụng công nghệ thông tin trong các DNVVN. Định hướng tích hợp chủ yếu
bao gồm:
- Định hướng chiến lược hướng đến các vấn đề như các dạng hợp tác, các thay đổi
cấu trúc trong toàn ngành dọc, các phương pháp marketing, các kênh phân phối...
- Định hướng tổ chức hướng về các vấn đề như cấu trúc tổ chức, phương pháp

quản trị, huấn luyện, tổ chức lao động...
- Định hướng công nghệ hướng đến các sản phẩm hay dịch vụ, các hệ thống chế
tạo, các hệ thống thông tin, xử lý dữ liệu điện tử ...
Các khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các DNVVN
Đặc biệt trong các doanh nghiệp nhỏ, việc đưa ra các kiểu công nghệ thông tin
mới nhất không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Có thể kể ra một số lý do cho điều này.
Trước tiên, DNVVN thường không có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực công
nghệ thông tin, phần vì họ vốn chỉ chú ý vào các hoạt động tác nghiệp, do đó, dành rất ít
thời gian cho các hoạt động cải tiến và chiến lược. Điều này cũng cản trở họ tích lũy kiến
thức riêng về các phát triển mới nhất.
Thứ hai, DNVVN thường không biết các nguồn thông tin mà họ nên tham khảo.
Điều này khiến họ tụt hậu về công nghệ, không hiểu biết đầy đủ về các khả năng của
CNTT và không nhận thức được lợi thế của một ứng dụng cụ thể.
Thứ ba, CNTT có thể dẫn đến các lợi thế không thể đoán trước. Nhiều doanh
nghiệp nhỏ vì thế không thể xác lập chính xác nhu cầu của họ nếu không có sự trợ giúp
của các chuyên gia bên ngoài. Những người cung cấp giải pháp CNTT có khuynh hướng
cung cấp hệ thống mở rộng, phức tạp hơn cần thiết và thường không cho biết các thông
tin chính xác về thời gian cần cho việc học cách vận hành hệ thống.

14


Thứ tư, cải tiến bằng CNTT thường bắt đầu với quá trình công nghệ sản xuất, loại
cải tiến này yêu cầu thay đổi nhiều về các chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm các bộ
phận so với các loại cải tiến khác. Nó làm thay đổi từ bên trong tổ chức và các công việc,
nhiệm vụ của các nhân viên. Các doanh nghiệp tụt hậu về công nghệ chủ yếu là do rất
nhiều hạn chế về tổ chức. Điều cần thiết là phải thiết lập được quá trình xử lý thông tin và
tiêu chuẩn hóa mà điều này lại hay thiếu trong các DNVVN, do phương pháp làm việc
của họ thường không chính thức. Hơn nữa, ứng dụng CNTT vì mục đích cải tiến cũng
yêu cầu tầm nhìn chiến lược thích đáng.

4.1.3 : Sự thay đổi về đầu tư
Chi phí đầu tư cho lĩnh vực CNTT của các DN trong những năm vừa qua không
thay đổi nhiều, chủ yếu tập trung vào phần cứng. Năm 2014, chi phí đầu tư cho phần
cứng chiếm 43%, phần mềm 23%, nhân sự và đào tạo 18% (BĐ 2). Hầu hết các DN có
trang bị máy tính, 98% DN có máy tính để bàn và máy tính xách tay, 45% doanh
nghiệp có máy tính bảng.

15


BĐ: Cơ cấu chi phí đầu tư cho CNTT của DN

Nguồn: Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin (Bộ Công Thương); Báo cáo Thương mại điện
tử Việt Nam, 2014.

4.2 Kinh doanh và hoạt động kinh doanh
Mục tiêu
Hỗ trợ ra quyết định đối với những hoạt động phân phối và hoạch định các
nguồn lực kinh doanh và sản xuất
Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất bao gồm:
- HTTT kinh doanh: theo dõi dòng thông tin thị trường, thông tin công nghệ và
đơn đặt hàng của khách hàng. Nhận thông tin sản phẩm từ HTTT SX. Theo phân tích và
đánh giá để đưa ra các kế hoạch SX phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công
ty.

16


- HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh quản lý thông tin
nguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất. cập nhật thông tin và

tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để chuyển qua HTTT
kinh doanh làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lược trong quá
trình phát triển của công ty.

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất theo cấp quản lý
Mức quản lý

Tác nghiệp

Chiến thuật

Chiến lươc

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất
-

Hệ thống quản trị thông tin nguồn nhân lực

-

Hệ thống quản trị thong tin nguồn khách hàng

-

Hệ thống thông tin mua hàng

-

Hệ thống thông tin nhận hàng

-

Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng

-

Hệ thống thông tin giao hàng

-

Hệ thống thông tin kế toán chi phí giá thành

-

Hệ thống thông tin quản trị hàng dự trữ và kiểm tra

-

Hệ thống thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

-

Hệ thống thông tin Just-in-time ( thời gian thực)

-

Hệ thống thông tin hoạch định hàng dự trữ

-

Hệ thống thông tin phát triển và thiết kế sản phẩm

-

Phát triển cơ cấu bán hàng

-

Lên kế hoạch và đánh giá công nghệ, mở rộng đối tượng bán hàng

-

Xác định lịch trình sản xuất, chiến lược marketing

-

Thiết kế bố trí sản xuất trong doanh nghiệp

4.3. Cơ cấu lao động
Là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó các bộ
phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.

17


4.3.1. Cơ cấu bộ máy doanh nghiệp (cơ cấu doanh nghiệp)
Cơ cấu bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân)
khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực hiện nhiệm vụ kinh
doanh của doanh nghiệp.
4.3.2. Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá
nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn
hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những
khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích
chung đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp là hình thức phân công lao động trong
lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ
chức quản trị, một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, nó có tác động tích cực trở lại việc
phát triển sản xuất.
4.3.3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm những yêu cầu
sau:
- Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách
phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, cịn cấp quản trị thể hiện sự phân chia
chức năng quản trị theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số
lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính
năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ
tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.
- Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các
thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp với các hoạt động và
nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu
quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định
bỏ ra và kết quả sẽ thu về.

18


4.3.4. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản trị

Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị, chẳng những phải xuất phát từ các yêu cầu
đã xét ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó
vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói cách khác, là cần tính
đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp tới việc hình thành, phát triển và
hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị.
Có thể quy thành hai loại nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản trị
của doanh nghiệp:
* Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản trị:
- Tình trạng và trình độ phát triển của cơng nghệ sản xuất của doanh nghiệp.
- Tính chất và đặc điểm sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại
hình sản xuất.
Tất cả những nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những
chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản
trị.
* Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị:
- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
- Mức độ chuyên môn hóa và tập trung hóa các hoạt động quản trị.
- Trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình độ kiến thức
tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.
- Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của
người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới.
- Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản trị v.v...
4.3.5. Các nguyên tắc tổ chức quản trị
* Nguyên tắc cơ cấu tổ chức quản trị phải gắn với phương hướng, mục đích
của doanh nghiệp:
Phương hướng và mục đích của doanh nghiệp sẽ chi phối cơ cấu doanh nghiệp.
Nếu một doanh nghiệp mà mục tiêu, phương hướng của nó có quy mô lớn thì cơ cấu
của doanh nghiệp cũng phải có quy mô tương ứng; còn nếu quy mô cỡ vừa phải với đội
ngũ, trình độ, nhân cách các con người tương ứng. Một doanh nghiệp có mục đích hoạt
19

động dịch vụ thì rõ ràng cơ cấu quản trị của nó cũng phải có những đặc thù khác một
doanh nghiệp có mục đích hoạt động sản xuất v.v...
* Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải được phân công phân
nhiệm các phân hệ chuyên ngành, với những con người được đào luyện tương ứng và
có đủ quyền hạn.
Nói một cách khác, cơ cấu tổ chức phải dựa trên việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng.
Giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng và cụ thể.
Chỉ có phân giao nhiệm vụ trong doanh nghiệp một cách rõ ràng cụ thể với sự
cân xứng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích của từng phân hệ như trong
sơ đồ 4.3, để phân biệt rõ ai làm tốt, ai làm chưa tốt nhiệm vụ được giao thì doanh
nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển

và

*
thích

Nguyên tắc linh hoạt
nghi với môi trường:

Ngu
yên tắc này đòi hỏi
việc hình
thành cơ cấu tổ chức
phải đảm
bảo cho mỗi phân hệ
một

mức
độ tự do sáng tạo
tương xứng
để mọi thủ lĩnh các
cấp phân hệ bên dưới phát triển được tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí của lãnh
đạo cấp trên khi cần thiết. Điều này nói một cách "văn nghệ" là các cấp trong cơ cấu tổ
chức phải được "cho phép thất bại ở một mức độ nào đó". Có tác giả quản lý Âu, Mỹ
đã viết: "Nếu giám đốc một chương trình hay một cơ quan không có cơ hội để làm sai,
thì giám đốc đó còn thiếu quyền để thực hiện nhiệm vụ một cách đúng đắn".
* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải thu được kết quả hoạt động
cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động
của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc. Để bảo đảm cho nguyên tắc
này được thực hiện, cần tuân thủ các yêu cầu sau:
20


- Cơ cấu tổ chức quản trị là cơ cấu hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho các hoạt
động là nhỏ nhất, mà kết quả chung thu lại của doanh nghiệp là lớn nhất trong khả năng
có thể (tức là đảm bảo tính hiệu quả của doanh nghiệp).
- Cơ cấu tổ chức phải tạo được môi trường văn hóa xung quanh nhiệm vụ của
các phân hệ (phương văn hóa); làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt
động mà mình tham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan
trực tiếp với mình. Các thủ lĩnh cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, ý thức hợp
tác để làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn và trở ngại cho các phân hệ và
cho cả doanh nghiệp, từ đó các hành vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các phân hệ trong
doanh nghiệp (tức là đảm bảo tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức quản trị).
- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh các phân hệ có quy mô (của phân
hệ) được giao quản trị là hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soátt, điều hành của họ.
Rõ ràng trình độ, khả năng của một thủ lĩnh chỉ có thể lãnh đạo, điều hành 10 người

mà cấp trên lại giao cho họ phải quản lý 100 người là điều bất cập.
Cùng với sự phát triển của các hệ thống, đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ
chức quản lý khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và
được trong những điều kiện cụ thể nhất định.
4.3.5.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng)
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một số cấp
dưới. Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. Cấp lãnh đạo
trực tiếp điều hành và chịu toàn bộ trách nhiệm về sự hoạt động của tổ chức.

21


Cấu trúc phân giao nhiệm vụ trong tổ chức
Cơ cấu tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu được áp
dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm khơng phức tạp, tính chất sản phẩm liên
tục, hoặc các tổ chức bộ môn của trường đại học v.v... Ngày nay, kiểu cơ cấu này vẫn
conn được áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ: tổ, nhóm, băng tổ chức
nhỏ v.v...
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến là người lãnh đạo tổ
chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị, các mối liên hệ giữa các thành viên trong
tổ chức được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo
mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Với những đặc điểm đó, cơ cấu này tạo thuận lợi
cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn
toàn về kết quả công việc của người dưới quyền.
Tuy nhiên, kiểu cơ cấu tổ chức này cũng có những nhược điểm. Nó đòi hỏi
người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng các
chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị; khi cần phối hợp, hợp tác công việc
giữa hai đơn vị, hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo,
thông tin phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định.

22


4.3.5.2. Cơ cấu chức năng

Cơ cấu chức năng
Cơ cấu chức năng lần đầu tiên được áp dụng với chế độ đốc công, sau đó phạm vi
ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợp với khối lượng công tác quản trị ngày càng
lớn. Những nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức
năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa chỉ đảm
nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất
phức tạp. Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ
người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác
nhau.
Ưu điểm của kiểu cơ cấu này là thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh
đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt
gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo doanh nghiệp
Nhược điểm chủ yếu của cơ cấu chức năng là người lãnh đạo doanh nghiệp
(lãnh đạo chung) phải phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, nhưng
do khối lượng công tác quản trị lớn, người lãnh đạo doanh nghiệp khó có thể phối hợp
được tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có
thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau.
23


4.3.5.3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng

Cơ cấu trực tuyến - chức năng
Để khắc phục các nhược điểm của các cơ cấu trực tuyến và chức năng, hiện
nay kiểu cơ cấu liên hợp (trực tuyến - chức năng được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho

mọi doanh nghiệp).
Theo cơ cấu này người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo
chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định.
Người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền
quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy
định, các người lãnh đạo ưu điểm kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng, nhưng lại xuất hiện
những nhược điểm mới. Người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối
quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Ngoài ra mỗi khi các người lãnh
đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, đến nỗi người lãnh đạo doanh
nghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng không ra được những quyết định có
hiệu quả mong muốn. Vì thế, người lãnh đạo sử dụng các bộ phận tham mưu giúp việc của
một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. Nó giống như cơ cấu tham mưu
trong quân đội. Nhờ đó, người lãnh đạo lợi dụng được tài năng chuyên môn của một số
chuyên gia, có thể tiếp cận thường xuyên với họ, không cần hình thành một cơ cấu tổ chức
phức tạp của các bộ môn thực hiện các chức năng quản lý.

24


4.3.5.4. Cơ cấu chính thức và không chính thức
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp còn được chia thành cơ cấu chính thức và cơ cấu
không chính thức. Hai hình thức này đều có thể tìm thấy ở các tổ chức khác nhau. Vì
vậy, việc phân loại các cơ cấu này là cần thiết.
* Cơ cấu chính thức: Cơ cấu chính thức gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ
hướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Khi nói rằng một
tổ chức là "chính thức", hoàn toàn chẳng có điều gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong
cách diễn đạt này. Nếu có một người quản lý có ý định tổ chức thật tốt, cơ cấu phải tạo ra
một môi trường ở đó việc thực hiện của từng cá nhân, cả trong hiện tại và tương lai, phải
có đóng góp có hiệu quả nhất vào các mục tiêu của tập thể. Chứ không phải họ chỉ giành
phần nhỏ trí óc và sức lực cho doanh nghiệp, còn phần lớn để làm thêm cho một doanh

nghiệp khác.
* Cơ cấu không chính thức: Là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân, sự tác
động qua lại cá nhân cũng như sự tác động theo nhóm cán bộ, công nhân ngồi phạm vi cơ
cấu đã được phê chuẩn của doanh nghiệp. Cơ cấu không chính thức có vai trò to lớn
trong thực tiễn quản trị. Nó không định hình và hay thay đổi, luôn luôn tồn tại song song
với cơ cấu chính thức, có tác động nhất định và đôi khi rất đáng kể đến hoạt động của
doanh nghiệp vì:
- Cá nhân các chủ doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ. Họ không chỉ là người
thực hiện nghiêm túc, cần mẫn nghĩa vụ của mình do quy chế tổ chức, tiêu chuẩn
nghiệp vụ, theo chức danh quy định, mà họ còn cảm thấy những nhu cầu tuy không
liên quan đến công vụ nhưng lại liên quan, ảnh hưởng đến thái độ đối với cá nhân, đối
với con người từ phía những người đồng nghiệp, những người cấp dưới.
- Việc thực hiện tiêu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh quy định, việc hoàn
thành thường gặp khó khăn nếu chỉ tuân theo những thủ tục và thể lệ đã được quy
định chính thức. Bởi vì, cơ cấu khơng chính thức không phải lúc nào cũng có thể cho
biết những thông tin cần thiết, đặc biệt khi xuất hiện những điều kiện, những tình
huống mới mà chưa thể tính trước được thể hiện một cách chi tiết trong các thủ tục đã
quy định. Trong những trường hợp như vậy, cần có sự hỗ trợ của các cuộc tiếp xúc cá
nhân, làm quen với cán bộ cơ quan quản lý vĩ mô và cán bộ quản trị của các doanh
nghiệp khác. Thơng qua đó, cơ cấu không chính thức sẽ bổ sung cho cơ cấu chính
thức, góp phần làm cụ thể hóa thêm những mệnh lệnh còn quá chung chung.
25