Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại ủy ban dân tộc thuộc chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội – 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung

Hà Nội – 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, trung thực và chưa từng công bố trong
bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ

Nguyễn Thị Hạnh


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo trong Khoa Lưu
trữ và Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Hà Nội đã tận tâm giảng dạy, hướng dẫn và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa
học và đề tài nghiên cứu này.
Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Lệ Nhung
đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu này.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân
tộc, Lãnh đạo chuyên viên Phòng Văn thư, Lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc;
Lãnh đạo Trung tâm Thông tin, Phòng Tích hợp Dữ liệu Trung tâm Thông tin Ủy
ban Dân tộc đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu
đề tài.
Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi
mặt để tôi hoàn thành luận văn này!
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Tác giả

Nguyễn Thị Hạnh


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
VIẾT ĐẦY ĐỦ

VIẾT TẮT

Công tác lưu trữ

CTLT

Công nghệ thông tin

CNTT

Cơ sở dữ liệu

CSDL

Dân tộc thiểu số

DTTS

Nghị định

NĐ

Nhà xuất bản

Nxb

Quyết định

QĐ

Ủy ban Dân tộc

UBDT


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..............................................................................................................................9
1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................................................................9
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................................... 10
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................................................... 10
4. Lịch sử nghiên cứu.............................................................................................................................................. 11
5. Nhiệm vụ nghiên cứu......................................................................................................................................... 14
6. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................................................. 14
7. Nguồn tài liệu tham khảo ................................................................................................................................. 14
8. Bố cục của đề tài................................................................................................................................................... 15
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
ỦY BAN DÂN TỘC .................................................... Error! Bookmark not defined.
1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ..................................... Error! Bookmark not defined.
1.1.1. Một số khái niệm ................................................ Error! Bookmark not defined.
1.1.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan ..........Error!

Bookmark not defined.
1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữError!

Bookmark

not

defined.
1.2. Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu ................................ Error! Bookmark not defined.
1.2.1.Yêu cầu đối với số hoá tài liệu lưu trữ .............. Error! Bookmark not defined.
1.2.2. Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ ..................... Error! Bookmark not defined.
1. 3. Khái quát về Ủy ban Dân tộc ................................................ Error! Bookmark not defined.
1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển .................... Error! Bookmark not defined.
1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ........................................... Error! Bookmark not defined.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ...................... Error! Bookmark not defined.
1.4.Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc ................... Error! Bookmark not defined.
1.4.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc .. Error! Bookmark not defined.
1.4.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộcError!
defined.

Bookmark

not


1.5. Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban dân tộc ....Error!
Bookmark not defined.
Tiểu kết chƣơng 1 ........................................................ Error! Bookmark not defined.
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN
DÂN TỘC ...................................................................... Error! Bookmark not defined.

2.1. Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và số hoá tài liệu lƣu trữ tại
Ủy ban Dân tộc.......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.2. Kết quả số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộcError!

Bookmark

not

Bookmark

not

defined.
2.2.1. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộcError!
defined.
2.2.2. Lựa chọn tài liệu để số hóa ................................ Error! Bookmark not defined.
2.2.3. Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” Error! Bookmark not defined.
2.2.4. Thực hiện số hoá tài liệu tại Ủy ban Dân tộc: . Error! Bookmark not defined.
2.2.5. Khai thác, sử dụng tài nguyên số ...................... Error! Bookmark not defined.
2.2.6. Đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân ... Error! Bookmark not defined.
2.3. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc và nguyên
nhân ................................................................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.3.1. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ..............Error!
Bookmark not defined.
2.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế .................... Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết chƣơng 2 ........................................................ Error! Bookmark not defined.
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
ỦY BAN DÂN TỘC .................................................... Error! Bookmark not defined.
3.1. Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lƣu trữ.................. Error! Bookmark not defined.
3.1.1. Mục tiêu ............................................................... Error! Bookmark not defined.

3.1.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.1.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
3.2. Các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ . Error! Bookmark not defined.


3.2.1. Mục tiêu ............................................................... Error! Bookmark not defined.
3.2.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.2.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
3.3. Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữError!

Bookmark

not

defined.
3.3.1. Mục tiêu ............................................................... Error! Bookmark not defined.
3.3.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.3.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
3.4. Tăng cƣờng nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ ............ Error!
Bookmark not defined.
3.4.1. Mục tiêu ............................................................... Error! Bookmark not defined.
3.4.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.4.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ............... Error!
Bookmark not defined.
3.5.1. Mục tiêu ............................................................... Error! Bookmark not defined.
3.5.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.5.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết chƣơng 3 ........................................................ Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN ................................................................... Error! Bookmark not defined.

TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 16


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng những thông tin quá khứ,
phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ
lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc,
các nhà khoa học nổi tiếng... Vì vậy, tài liệu lưu trữ không chỉ có vị trí, vai trò trong
việc lưu giữ những thông tin quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội
của một quốc gia, mà còn góp phần giáo dục lịch sử truyền thống của dân tộc và
phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn vị.
Ngày nay, khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ, đã xuất hiện nhiều
phương thức lưu trữ tài liệu, trong đó số hoá tài liệu lưu trữ được coi là một phương
pháp lưu trữ mới, đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong công tác bảo quản tài liệu. Số hoá
tài liệu đang trở thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin từ các vật mang
tin bên ngoài thành những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu
trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào nhằm thực hiện các mục tiêu
khác nhau của công tác lưu trữ. Ở nước ta, trong thời gian gần đây, số hoá tài liệu, do
tính ưu việt của nó, đang được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện.
Đối với Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ (Ủy ban Dân tộc) - một cơ quan
ngang Bộ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi
toàn quốc thì cùng với quá trình hình thành và phát triển, tài liệu lưu trữ về lĩnh vực
công tác dân tộc cũng ngày một lớn. Hiện tại, hầu hết các tài liệu lưu trữ của UBDT
đều là bản cứng, được bảo quản trong kho lưu trữ. Nhiều tài liệu bị xuống cấp, hư
hỏng, mất mát gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc
nghiên cứu về lĩnh vực công tác dân tộc và chủ trương, chính sách dân tộc của
Đảng, của Nhà nước ta. Để khắc phục những hạn chế trên, Ủy ban Dân tộc đã tiến
hành số hoá một số tài liệu, trong đó chủ yếu là số hóa loại hình tài liệu hành chính,

nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai và tổ chức thực hiện công tác dân tộc
đạt hiệu quả.
Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT chưa được triển khai đồng bộ,
bước đầu thực hiện thử nghiệm một số hồ sơ của phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc. Quá
trình số hoá còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về cơ chế, chính sách, đầu tư kinh phí, cơ sở
9


vật chất, kỹ thuật đến quá trình tổ chức số hoá. Phạm vi, quy mô còn nhỏ, lẻ; số lượng
tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, năng lực của đội ngũ thực hiện số hoá
còn chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu quả số hoá chưa cao...
Trong khi đó, hiện nay kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng ở tất cả các
quốc gia. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ các đối
tượng khác nhau với những mục đích khác nhau ngày càng trở nên đa dạng hơn bao
giờ hết. Cùng với sự tác động mạnh mẽ của nhiều yếu tố ở trong và ngoài nước, thì
yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày càng đòi hỏi cao hơn. Các nhân tố đó tác
động theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới quá trình triển
khai số hóa, đòi hỏi phải có những giải pháp phù hợp để phát huy những tác động
tích cực đồng thời hạn chế các tác động tiêu cực đối với quá trình số hóa.
Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, nhằm hoàn
thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công
tác số hoá ở UBDT là một việc rất cần thiết và có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn
đối với công tác lưu trữ tài liệu ở UBDT. Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả đã
chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực
thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình, nhằm góp
phần nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ, góp phần thực hiện thắng lợi công tác dân tộc hàng năm ở UBDT.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu:
Luận văn hướng tới mục tiêu chung là nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa

tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Dân tộc, đề xuất một số giải pháp cho công tác số hóa tài
liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Tìm hiểu một số vấn đề về số hoá tài liệu lưu trữ;
- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc;
- Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu:
- Một số vấn đề liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ.
- Thực trạng công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
10


- Luận văn tập trung nghiên cứu công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban
Dân tộc;
- Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, trong phạm vi luận văn này, tôi
không nghiên cứu công tác số hóa đối với tất cả mọi loại hình tài liệu mà nghiên
cứu về công tác số hoá tài liệu hành chính tại Ủy ban Dân tộc.
4. Lịch sử nghiên cứu
Số hóa tài liệu lưu trữ là một phương pháp ứng dụng công nghệ mới vào
công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu gốc và tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu được nhanh chóng thuận tiện hơn, vì vậy nó thu hút sự quan tâm chú ý của
nhiều tác giả trong nước và trên thế giới. Đã có không ít công trình nghiên cứu đề
cập đến vấn đề này ở các góc độ và hình thức khác nhau.
4.1. Các nghiên cứu ở nƣớc ngoài về số hóa tài liệu
Trên thế giới, công nghệ kỹ thuật số hoá đã được nghiên cứu và ứng dụng một
cách mạnh mẽ với quy mô lớn trong các lĩnh vực như thư viện, bảo tàng, lưu trữ và
đã có nhiều công trình nghiên cứu về công nghệ này.
Cuốn “Số hoá có phải là một phương pháp bảo quản” của tác giả Hartmut

Weber, xuất bản năm 1997 đã đưa ra những vấn đề lý thuyết cơ bản về số hoá tài
liệu. (Hartmut Weber (1997), Digitisation as a method of preservation?, Amsterdam,
Netherland); Cuốn “Cẩm nang cho các dự án số hoá: Công cụ quản lý cho việc bảo
quản và truy cập” của Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Andover - Mỹ, xuất bản
năm 2000 là cuốn cẩm nang hướng dẫn đầy đủ cho việc triển khai thực hiện một dự
án số hoá. (Northeast document conservation center Andover (2000), Handbook for
Digital Projects: A management tool for preservation and access, Massachusetts,
USA); Cuốn “Công bố những nguyên tắc liên quan đến mối quan hệ trong số hoá
tài liệu lưu trữ để bảo quản, số hoá và lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Canada, xuất
bản năm 2002 cũng đưa ra những vấn đề lý thuyết về số hoá tài liệu, những nguyên
tắc và lưu ý khi thực hiện một dự án số hoá. (Canadian Council of Archive (2002),
Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to
preservation of Archival Record, Digitization and Archives, Canada).
4.2. Các nghiên cứu ở trong nƣớc có liên quan đến số hóa tài liệu lƣu trữ

11


Tại Việt Nam, số hoá tài liệu vẫn còn là vấn đề tương đối mới mẻ. Qua tìm
hiểu, có thể kể đến một số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận tốt nghiệp,
các bài viết trong Hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành.
* Các công trình nghiên cứu:
Đề tài cấp Bộ do Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm (2013), “Nghiên cứu các
giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao
bảo hiểm”, Phòng Thông tin - Tư liệu, Trung tâm Khoa học và công nghệ Văn thư
lưu trữ, Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước.
Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu về số
hóa như: Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học;
Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam - Thực

trạng và khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học
KHXH&NV Hà Nội; Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho
Lưu trữ Trung ương Đảng – khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; …
* Các bài viết trong các Hội thảo khoa học:
Năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với Hiệp hội Lưu trữ
khu vực Đông Nam

thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) đã tổ chức Hội

thảo Khoa học quốc tế với chủ đề: “

h

tài i u

u tr - chi s

inh nghi m”.

Hội thảo đã tập hợp được những bài viết của các nhà nghiên cứu, cán bộ văn thư,
lưu trữ và các bộ ngành liên quan trong và ngoài nước chia sẻ kinh nghiệm trong
lĩnh vực số hoá tài liệu lưu trữ, với 4 mảng chuyên đề chính: Số hoá tài liệu giấy; Số
hoá các loại hình tài liệu khác; Quản lý và khai thác tài liệu số hoá; Đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực phục vụ công tác số hoá.
Bên cạnh đó, có thể kể đến một số bài viết được đăng tại K yếu hội thảo
khoa học “ h ng nh t các tiêu chu n nghi p v trong các rung t m

u tr Qu c

gia”, do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2011 có đề cập đến phương

pháp số hóa tài liệu lưu trữ, trong đó, đáng chú ý là các bài viết như: “
i u và nh ng v n
s o

t r ” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài; “Công ngh

o hi m trên micro i m

th pv i

giả Nguyễn Thị Phương Mai; “ ài
u tr qu c gi

i n

p

ns os
c

, của tác giả Vũ Văn Tâm…
12

uv s h

ng

h

tài

p

n

thu t s ”, của tác

tài i u t i trung t m


* Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành:
Tiêu biểu có một số bài viết như: “Công tác s h
c t th n c

tài i u

u tr - nh ng n

u tr Qu ng Ng i”, của Hạnh Dung và Ngọc Linh (2001), Tạp

chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7; “

h

tài i u - con

ng hội nh p c

u

tr trong n n inh t tri thức”, của các cán bộ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

(2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9; “Nh ng v n
h

tài i u

c

n trong s

u tr ”, của tác giả Lưu Văn Phòng (2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Việt Nam, số 10; “ hi t
s hoá tài i u
gian, số 1; “ “

u tr

p siêu

i u - công vi c qu n trọng nh t c

một

án

, của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Dấu ấn thời

hoá tài i u

u tr - yêu c u th c tiễn

t r cho ngành

u tr

,

của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3.
Nh v y, các công trình ho học

nghiên cứu nh ng v n

ch y u s u:

- Nghiên cứu làm rõ một số vấn đề cơ bản về lý luận số hóa và số hóa tài liệu
lưu trữ.
- Nghiên cứu thực trạng số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ ở một số địa phương
hoặc một, một số cơ quan, đơn vị.
- Nghiên cứu đề xuất một số mô hình và giải pháp triển khai số hóa tài liệu ở
nước ta hiện nay.
Đ

à nguồn tài i u qu giá

chúng tôi th m h o và ti p t c nghiên cứu

ổ sung, hoàn thi n và àm rõ h n trong u n văn c
nhi u v n

u n và th c tiễn v s h

và s h

mình. uy nhiên cũng còn
tài i u

u tr c n ti p t c

c nghiên cứu:
- Các công trình khoa học mới nghiên cứu một số vấn đề cơ bản và khái quát
một số nội dung chủ yếu về số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ, chưa có công trình nào
nghiên cứu sâu sắc, toàn diện về số hóa tài liệu lưu trữ.
- Chưa có công trình khoa học nào đi sâu nghiên cứu việc triển khai số hóa
tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ.
- Các công trình nghiên cứu cũng mới tập trung nghiên cứu việc số hóa tài
liệu lưu trữ trên vật mang tin là giấy, còn các loại vật mang tin khác chưa được quan
tâm nghiên cứu.
Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn nội dung “Nghiên cứu
triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” làm
13


luận văn thạc sĩ của mình. Lựa chọn nghiên cứu đề tài, luận văn về số hóa tài liệu
lưu trữ, khảo sát thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT, trên cơ sở đó đề xuất
một số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT. Do đó, đề tài không
trùng lắp với bất cứ công trình khoa học nào đã được công bố.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu của Luận văn, tác giả đã đề ra nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về số hoá tài liệu lưu trữ
- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.

- Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn được tiến hành trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy
vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lê nin và quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam.
Các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể được sử dụng là phương pháp
lịch sử (nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của Ủy ban Dân tộc);
phương pháp phân tích chức năng, mô tả, hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm
vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc); phương pháp tổng hợp, khảo sát thực tế (để
nghiên cứu thực trạng tài liệu và công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc);
phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, đối chiếu (để tìm hiểu những ưu
điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân và đề ra giải pháp)... Đây cũng là quá trình
vận dụng các phương pháp một cách kết hợp, đan xen nhằm đạt kết quả nghiên cứu
tốt nhất cho đề tài.
7. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số tư liệu, tài liệu tham
khảo sau:
- Hệ thống các văn bản của Đảng, Nhà nước ban hành chỉ đạo, hướng dẫn về
công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
- Các hồ sơ, mục lục hồ sơ hiện đang được lưu trữ tại Kho lưu trữ Ủy ban
Dân tộc.
- Các đề tài nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Cục
Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, luận văn chuyên ngành Lưu trữ học và quản
trị văn phòng.
- Các bài viết trong các k yếu hội thảo, các tọa đàm khoa học.

14


- Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt
Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian.

Những nguồn tài liệu quan trọng mà tác giả tham khảo trong quá trình viết
luận văn là những tài liệu quý và có giá trị đã giúp cho việc định hướng nghiên cứu
của tác giả. Đồng thời, các tài liệu này cũng đã giúp tác giả rất nhiều trong việc sưu
tầm và hệ thống hoá các tư liệu, tài liệu có liên quan.
8. Bố cục của đề tài
Luận văn gồm: phần mở đầu, ba chương và kết luận.
Chương 1: Sự cần thiết của việc số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Chương 2: Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Chương 3: Giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

15


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Nguyễn Thị Chinh, “Vài nét về đặc điểm của tài liệu điện tử”,
th

2.

p chí ăn

u tr , số 11/2011

Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn
Thâm (1990),

u n và th c tiễn C

, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên

nghiệp, Hà Nội.
3.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, H
tháng 3 năm 2010 c
i u

4.

ng ẫn s 169/HD-

C c ăn th và

u tr Nhà n

NN ngày 10

cv x y

u tr .

Cục Lưu trữ Nhà nước (1998): Kỷ y u hội nghị ho học “
i nt

u tr tài i u

, Hà Nội.

5.

Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), ừ i n

6.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Quy t ịnh s 176/QĐ21/10/2011 c
h

ns os

u tr nhà n

cv

NN ngày

n hành quy trình và

u tr

p

ns o

o

ng.
NN ngày 21

tháng 12 năm 2012 c

n hành quy

p c sở

C c ăn th và
i u tài i u

u tr Nhà n

cv

u tr .

Nguyễn Hồng Duy (2007), Luật giao dịch điện tử – Những vấn đề đặt ra đối
với công tác văn thư, lưu trữ,

9.

i t N m, H-1992.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Quy t ịnh s 310/QĐtrình t o

8.

C c ăn th và

u tr

ng ẫn th c hi n quy trình s hoá tài i u

hi m và
7.

ng c sở

p chí ăn th

Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu x y

u tr

i t N m, số 4.

ng mô hình th vi n i n t v

Kho học công ngh t i c qu n thông tin ho học công ngh

ị ph

ng,

đề tài khoa học cấp Bộ.
10.

Nguyễn Cảnh Đương (2008), Khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của siêu dữ
liệu trong quản lý tài liệu điện tử,

11.

p chí ăn th

u tr

i t N m, số 9.

Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008), Bàn về khái niệm tài liệu điện tử,
ăn th

u tr

p chí

i t N m, số 8.

12. Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn Năng,“Báo cáo tình hình công tác lưu trữ tài
liệu điện tử tại các cơ quan Đảng và Nhà nước ở Việt Nam hiện nay”, Kỷ y u
hội th o ho học

u tr tài i u i n t , Cục Văn thư lưu trữ, 1998;

16


13.

Nguyễn Thị Hà (2010), Nghiên cứu x y
s hoá trên các máy quét thông

ng gi i pháp chuy n các

i u

ng s ng micro i m qu máy ghi phim

Kodak I9610, Đề tài khoa học cấp Bộ.
14.

Nguyễn Thị Hà (2013), Nghiên cứu các gi i pháp s

hoá tài i u

gi y qu , hi m c tình tr ng m ch

o hi m, Đề tài khoa

p

ns o

u tr

học cấp Bộ.
15.

Nguyễn Văn Kết, “Văn bản điện tử, chữ ký số - bước đột phá trong hoại
động giao dịch điện tử và công tác văn thư, lưu trữ”,

p chí văn th

u tr ,

số 11/2010.
16. K yếu Hội thảo khoa học SARBICA (2009),

hoá tài i u

u tr - chi s

inh nghi m, Hà Nội.
17. Nguyễn Văn Lanh, Nghiên cứu, thi t
ph c v vi c qu n

và h i thác, s

h th ng thông tin và c sở
ng tài i u thuộc Phông

i u

u tr Đ ng

Cộng s n i t N m, đề tài Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
18. Nguyễn Thuỳ Linh (2011), Nghiên cứu áp
qu n

tài i u

u tr

i n t t i các

ng tiêu chu n

u tr

O 15489 vào

ịch s hi n n y , Luận văn thạc

sỹ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
19. Đinh Hữu Long, Đinh Kim Ngân (tổng hợp), “Tính xác thực của tài liệu
điện tử”,

p chí ăn th

u tr , số 3/2008;

20. Vũ Duy Lợi, Một s gi i pháp công ngh

th c hi n qu n

tài i u

u tr

i n t ở i t N m hi n n y, Báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ
Nhà nước - Bộ Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11 năm 2005.
21.

u t gi o ịch i n t ; Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.

22.

u t công ngh thông tin, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006.

23.

u t

u tr

(Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khoá

XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11-11-2011 và có hiệu lực thi hành từ
ngày 01-07-2012).
24.

Lê Thị Mùi (2007), Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến
lược bảo quản tài liệu điện tử,

25.

p chí ăn th

u tr

i t N m, số 5. 16)

Lê Thị Mùi (2009), Siêu dữ liệu và vai trò của nó trong lưu trữ điện tử,
chí ăn th

u tr

i t N m, số 8

17

p


26. Nghị định 159/2004/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 31/8/2004 về
hoạt động thông tin khoa học và công nghệ.
27.

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ
chứng thực chữ ký số.

28.

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

29.

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15-02-2007 của Chinh phủ về quy định
chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và chứng thực chữ ký số;

30.

Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam
- Thực trạng và khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học,
Trường Đại học KHXHNV Hà Nội;…

31.

Lưu Văn Phòng (2009), Những vấn đề cơ bản trong số hoá tài liệu lưu trữ,
p chí ăn th

u tr

i t N m, số 10.

32. Nguyễn Minh Phương, “Tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam và Những kiến
nghị”, Kỷ y u hội th o ho học

u tr tài i u i n t , Cục Văn thư, lưu

trữ, 1998;
33. Đoàn Phan Tân (2001),

hông tin học, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà

Nội.
34. Nguyễn Thị Tâm (2003), Các gi i pháp
t m

o hi m tài i u gi y t i các trung

u tr qu c gi , Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng.
35.

Lưu Kiếm Thanh, Qu n

văn

n i n t trong c qu n nhà n

c hi n

nay, năm 2008; Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh.
36. Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông
tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng
công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước.
37. Bùi Loan Thuỳ, Hi n tr ng và t

ng

i phát tri n ho học h vi n ở i t

Nam.- H. Văn hoá Thông tin, 1997.
38.

Bùi Loan Thuỳ, h vi n học

ic

2001

18

ng, Đại học quốc gia Tp-Hồ Chí Minh,


39. Trần Vũ Thành, “Tài liệu điện tử và tính xác thực của tài liệu điện tử”,
chí ăn th

p

u tr , số 10/2014, tr 1 – tr 6.

40. Hoàng Quốc Tuấn, ài i u i n t và v i trò c

ngành

u tr trong vi c qu n

tài i u i n t , Báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước - Bộ
Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11 năm 2005.
41. Ủy ban Dân tộc, Quy t ịnh v B n hành quy ch công tác văn th c

Ủy

B n D n tộc, số 455/QĐ - UBDT ngày 06 tháng 11 năm 2014
42.

Ủy ban Dân tộc, Quy t ịnh Phê uy t “K ho ch ứng
ho t ộng c

c qu n Ủy

n

ng CNTT trong

n tộc năm 2015 số 282/QĐ - UBDT ngày

15 tháng 8 năm 2014
43. Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng – khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; Luận văn chuyên ngành Lưu
trữ học.
44.

Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang
bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ
học.

45.

Canadian Council of Archive (2002), Declaration of Principles Concerning the
Relationship of Digitization to preservation of Archival Record, Digitization and
Archives (Hội đồng Lưu trữ Canada (2002), Công bố những nguyên tắc liên quan
đến mối quan hệ trong số hóa tài liệu lưu trữ để bảo quản, Số hóa và lưu trữ);

46. Viện nghiên cứu toàn Nga về văn bản học và công tác lưu trữ (2006), Ph c
hồi văn

n m

n và ph c ch tài i u

Nhung dịch tháng 11/2011).

19

u tr , Matxcơva, (Nguyễn Lệ