Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



SOULISOUK THOW


NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN
TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO


LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ








Hà Nội – 2013
2

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

SOULISOUK THOW


NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN
TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
MÃ SỐ: 60 32 24


NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN LỆ NHUNG







Hà Nội – 2013

5

MỤC LỤC


Trang

MỞ ĐẦU
3
1
Lý do chọn đề tài
3
2
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
5
3
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
6
4
Lịch sử nghiên cứu
7
5
Phương pháp nghiên cứu
10
6
Nguồn tài liệu tham khảo
11
7
Đóng góp của đề tài
13
8
Bố cục của đề tài
13
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ
15
1.1

Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lưu trữ
15
1.2
Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa đối với tài liệu lưu trữ
24
1.3
Những ưu điểm và hạn chế của kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ
31
1.3.1
Ưu điểm
31
1.3.2
Hạn chế
32
1.4
Tổng quan về kỹ thuật số hóa
33
1.4.1
Một số loại máy quét và máy chụp ảnh số
34
1.4.2
Thuộc tính của tài liệu
36
1.4.3
Kỹ thuật quét tài liệu
37
1.4.4
Những yếu tố tác động đến chất lượng ảnh số
38
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐANG BẢO

QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO

47
2.1
Tổng quan về sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Quốc
gia Lào

47
2.1.1
Quá trình hình thành và phát triển
47
2.1.2
Chức năng và nhiệm vụ
49
6

2.1.3
Cơ cấu tổ chức
49
2.1.4
Tình hình tổ chức cán bộ
50
2.2
Tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc
gia Lào

50
2.2.1
Tổng quan về lịch sử tài liệu lưu trữ
51

2.2.2
Tình hình chung của tài liệu lưu trữ
53
2.2.3
Tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ
56
2.2.4
Tình trạng vật lý và mức độ hư hỏng nội dung thông tin trong
tài liệu lưu trữ

64
2.2.5
Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị.
66
2.2.6
Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
69
2.3
Nhận xét chung
71
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU
TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO

74
3.1
Tăng cường sự chỉ đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước với
công tác lưu trữ

75
3.2

Xây dựng kế hoạch về số hóa tài liệu lưu trữ
77
3.3
Xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý
nhà nước về công tác lưu trữ

80
3.4
Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

86
3.5
Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu
trữ Quốc gia Lào

87
3.6
Giải pháp cân bằng giữa chất lượng, chi phí, nguồn nhân lực,
phương tiện thiết bị và thời gian

100
3.7
Một số đề xuất và định hướng nghiên cứu trong tương lai
102

KẾT LUẬN
105

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

108

PHỤ LỤC
114
7

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá quý giá của dân tộc, là tài sản vô giá
không có gì thay thế được. Cho nên, tài liệu lưu trữ cần phải được bảo
quản an toàn, kéo dài tuổi thọ lâu dài nhất có thể và tổ chức khai thác sử
dụng giá trị thông tin của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của
toàn thể xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Nước Lào có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời. Trong quá trình
đó đã hình thành nhiều loại hình tài liệu, phong phú, đa dạng và có giá trị
rất cao về các mặt. Đây là một trong những nguồn sử liệu quan trọng phản
ánh quá trình hình thành và phát triển của nhân dân các bộ tộc Lào qua các
thời kỳ lịch sử, đồng thời là nguồn thông tin rất quý giá phục vụ cho việc
phát triển kinh tế – xã hội. Nhưng do hoàn cảnh lịch sử và bị ảnh hưởng
bởi nhiều nguyên nhân khác nhau như: chiến tranh, điều kiện bảo quản
không đảm bảo, ý thức bảo vệ, sự hiểu biết về giá trị của tài liệu lưu trữ
vẫn còn hạn chế… đã và đang đe dọa đến số phận của tài liệu lưu trữ quý,
hiếm, có giá trị cao về lịch sử Lào. Những tài liệu này một phần đang được
tổ chức bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Bộ Nội Vụ Lào, là
đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ,
đồng thời thực hiện chức năng sự nghiệp về lưu trữ. Mặt khác, trong thời
gian vừa qua phần lớn tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục chưa thực sự
phát huy được giá trị vốn có của nó. Nhiều tài liệu không được khai thác
một cách rộng rãi. Điều đó cũng do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ

quan. Một trong số đó là do sự hạn chế về thời gian (thời gian trong việc
khai thác, tiếp cận tài liệu…), không gian (vị trí của nơi khai thác hạn chế,
khó khăn với những độc giả ở xa…) và hình thức tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ của Cục chưa thực sự đáp ứng với nhu cầu của độc giả
trong việc tiếp cận, khai thác các nguồn thông tin đó.
8

Tình trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia
Lào, đòi hỏi cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần phải có biện pháp khẩn
cấp và kịp thời để bảo quản tài liệu lưu trữ quý hiếm và những tài liệu có
tần số sử dụng cao đang có nguy cơ bị hư hỏng bằng phương pháp phù
hợp, đáp ứng hai yêu cầu cơ bản của công tác lưu trữ. Đó là vừa bảo quản
an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc vừa tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các nhu cầu của xã hội một cách hiệu quả
nhất. Đây thực sự là một vấn đề rất khó giải quyết và nó tồn tại trong nhiều
năm qua. Do sự phát triển, tiến bộ của khoa học – kỹ thuật, công nghệ –
thông tin, chúng đã tạo ra các giải pháp mới để giải quyết những tồn tại
trên. Một trong số đó là giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ bằng phương pháp
quét ảnh (Scan). Phương pháp này đã tạo cơ hội mới cho ngành lưu trữ
trong việc bảo quản an toàn tài liệu quý hiếm nói riêng, tài liệu lưu trữ nói
chung đang trong tình trạng bị xuống cấp nặng hoặc có tần số sử dụng cao
với tính ưu việt như: tăng cường khả năng bảo quản tài liệu lưu trữ gốc
bằng cách tạo ra bản sao số hóa chất lượng cao và sử dụng chúng trong
việc tổ chức khai thác sử dụng; tăng cường khả năng quản lý, truy cập tài
liệu lưu trữ của phía cơ quan lưu trữ lịch sử và độc giả vốn bị hạn chế về
mặt không gian và thời gian được tổ chức một cách nhanh chóng, tiết
kiệm… Do đó, theo chúng tôi đây là một trong những phương pháp đáp
ứng được nguyện vọng mà tình hình thực tế đang đặt ra hiện nay. Cho nên,
việc triển khai công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ đã trở nên một nhu cầu tất
yếu, khách quan và cấp thiết mà nhiều cơ quan nhà nước nói chung, Cục

Lưu trữ quốc gia Lào nói riêng đang hướng tới.
Tuy nhiên, công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ đối với ngành lưu trữ
Lào còn đang là vấn đề rất mới mẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc
triển khai thực hiện. Để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được tiến hành một cách hiệu quả, đảm bảo
chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, mang lại lợi ích thiết thực cho xã
hội đòi hỏi phải nghiên cứu một cách kỹ càng, toàn diện về các vấn đề,
9

bối cảnh, quy trình công việc… liên quan tới việc triển khai số hóa tài
liệu lưu trữ, nhằm tránh những rủi ro, lãng phí tiền của, thời gian, sức lực
để đem lại lợi ích thiết thực cho xã hội. Vì vậy, để làm cơ sở khoa học và
thực tiễn cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ dự kiến sẽ tiến hành
trong thời gian sắp tới, chúng tôi đã chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai
số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”
làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu đề xuất các giải pháp để triển
khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Cục Lưu trữ
Quốc gia Lào bằng máy quét phẳng (Flatbed Scanner). Ngoài ra, đề tài còn
hướng tới mục tiêu lâu dài là làm cơ sở cho việc lập bản sao bảo hiểm cho
khối tài liệu lưu trữ này trong tương lai.
Để có thể thực hiện mục tiêu, chúng tôi đã xác định nhiệm vụ nghiên
cứu của đề tài bao gồm:
- Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận, kinh nghiệm về số hóa tài liệu
lưu trữ với mục đích bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ của các nước có nền lưu trữ tiến bộ như: Mỹ, Nga, Úc Trên cơ sở đó
khái quát một cách hệ thống, lựa chọn hợp lý và vận dụng sáng tạo vào
hoàn cảnh thực tế của Lào và làm nền tảng trong suốt quá trình nghiên
cứu luận văn.

- Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản
tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại
một số cơ quan lưu trữ ở Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm
để áp dụng vào Lào.
- Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm định hướng và tổ chức
triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Cục
Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đã đề ra.
10

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia
Bộ Nội Vụ Lào.
- Các tài liệu của nước ngoài liên quan đến việc thực hiện dự án số
hóa trong ngành lưu trữ như: tài liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực hiện dự
án, cẩm nang thực hiện và quản lý dự án số hóa
- Các phương pháp, công nghệ, quy trình số hóa tài liệu.
- Khảo sát quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa tại một số cơ quan
lưu trữ Việt Nam như: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III.
+ Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
- Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa
khối tài liệu lưu trữ hành chính trên vật mang tin bằng giấy đang bảo quản
tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào (vì đây là tài liệu lưu trữ chiếm số lượng
nhiều nhất trong các loại hình đang bảo quản tại Cục). Các loại hình tài
liệu lưu trữ trên vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi âm, băng, tài liệu
xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học-kỹ thuật… sẽ không thuộc phạm vi
nghiên cứu của đề tài này.
- Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu và sử
dụng phương pháp số hóa bằng máy quét phẳng (Flabed Scanner) để triển

khai số hóa (vì đây là loại máy có khả năng ứng dụng cao trong hoàn cảnh
của Cục), còn các loại máy, thiết bị số hóa khác sẽ không được đề cập chi
tiết tại đề tài này.
- Ngoài ra, đề tài còn đề cập đến vấn đề lập bản sao bảo hiểm khối
tài liệu lưu trữ này trong tương lai.
11

4. Lịch sử nghiên cứu
Công nghệ kỹ thuật số hóa đã hình thành vào cuối thế kỷ XX và phát
triển rất nhanh vào đầu thế kỷ XXI. Công nghệ kỹ thuật số nói chung, kỹ
thuật số hóa nói riêng đã mở ra kỷ nguyên mới về sự tiến bộ của nhân loại,
là thời đại kỹ thuật số. Với ưu điểm nổi bật của nó đã làm cho kỹ thuật mới
này nhanh chóng phổ biến trên toàn thế giới, nhiều nước đã và đang nghiên
cứu và tiến hành dự án số hóa tài liệu với quy mô khác nhau. Trong số đó
phải kể đến một số nước tiêu biểu với quy mô lớn như: Mỹ, Nga, Đức,
Trung Quốc, Úc… Lĩnh vực tiêu biểu đi đầu trong việc áp dụng công nghệ
này là thư viện, bảo tàng và lưu trữ với mục tiêu bảo quản, bảo hiểm tài
liệu nguyên bản gốc, sách, phim, ảnh, ghi âm… đang trong tình trạng bị
xuống cấp, có yêu cầu sử dụng cao… và tăng cường, tạo điều kiện cho việc
khai thác sử dụng, chia sẻ nguồn thông tin một cách nhanh chóng, hiệu
quả. Ví dụ:
- Cục Lưu trữ Quốc gia Liên bang Nga đã triển khai dự án số hóa
“Tài liệu trong kỷ nguyên Xô Viết”, nhân kỷ niệm ngày Nước Nga
12/6/2013 với số lượng khoảng 300.000 bản điện tử các tài liệu của Bộ
Chính trị Liên Xô từ năm 1919-1932 và những tư liệu về Stalin được sử
dụng rộng rãi qua mạng internet
1
.
- Cuốn sách chuyên khảo: “Phục hồi văn bản mờ dần và phục chế tài
liệu lưu trữ của A.G Kharitonov”

2
năm 2006 đã dành 1 chương giới thiệu
về “Sử dụng công nghệ kỹ thuật số trong phục chế tài liệu hư tổn” và 1
chương hướng dẫn kỹ thuật hiệu chỉnh hình ảnh của tài liệu nhập vào máy.
- Báo cáo kỹ thuật “Resolution as it Relates to Photographic and
Electronic Imaging (AIIM TR26-1993)” do Uỷ ban tiêu chuẩn về quản lý
chất lượng ảnh và thông tin của Mỹ đưa ra năm 1993 - C10 Standards
Committee of the Association of image and Information Management

1
Nguồn ngày cập nhật
[25/8/2013 3:00 PM]
2
Nguồn
ngày cập nhật [10/7/2013 7:18 PM], (TS.Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011)
12

(AIIM). Đây được coi là nền tảng quan trọng trong việc xác định chuẩn
chất lượng của tài liệu số hóa cho đến nay.
Tại Việt Nam, nhiều dự án số hóa đã được tiến hành tiêu biểu là
trong ngành lưu trữ, thư viện và phim điện ảnh. Về lĩnh vực lưu trữ, một số
dự án cấp quốc gia đã được tiến hành như: dự án số hóa tài liệu châu bản
và mộc bản Triều Nguyễn năm 1993-2003, Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Quốc gia, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III đều có dự án số hóa tài
liệu lưu trữ nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc tổ chức khai thác sử
dụng, tại một số lưu trữ tỉnh, huyện cũng đã bắt đầu thực hiện dự án số hóa
tài liệu lưu trữ. Nhiều văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ
đã được ban hành như: Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
lưu trữ… Trong lĩnh vực nghiên cứu có một số luận văn nghiên cứu liên

quan đến vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ. Ví dụ:
- Luận văn thạc sĩ do tác giả Nguyễn Thị Tâm, tên đề tài “Các giải
pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” thực hiện
năm 2003, nội dung đề tài này đã đề cập, phân tích đến các giải pháp có
khả năng áp dụng trong bảo hiểm tài liệu giấy như: giải pháp công nghệ
microfilm, số hóa, microfilm-số hóa và một số giải pháp khác. Đề tài cũng
có đề cập đến việc áp dụng công nghệ số hóa nhưng chỉ mang tính chất
giới thiệu, không đi sâu trong việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ.
- Gần đây có đề tài khoa học cấp Bộ: “Nghiên cứu các giải pháp số
hóa tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo
hiểm” do Ths. Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm đề tài, được nghiệm thu vào
cuối tháng 7/2013. Đề tài này chủ yếu tập trung trong việc nghiên cứu cơ
sở lý luận và đề xuất các giải pháp lựa chọn công nghệ để số hóa phù hợp
đối với tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao
bảo hiểm. Ngoài ra còn có nhiều bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng đề
13

cập đến vấn đề số hóa nhưng phần lớn chỉ mang tính chất giới thiệu, chưa
đi sâu về vấn đề triển khai cụ thể.
Trong lĩnh vực thư viện, hiện nay các cơ quan quản lý, cơ quan sự
nghiệp… đang có xu hướng triển khai xây dựng thư viện điện tử, trong đó
việc số hóa nguồn tài liệu, sách, ấn phẩm… là một trong những nội dung
quan trọng để chuyển đổi từ hình thức thư viện truyền thống sang thư viện
điện tử. Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng mô hình và tổ chức triển khai
các dự án số hóa các nguồn tài nguyên thông tin này ngày càng được quan
tâm và diễn ra một cách rộng rãi. Ví dụ:
- Dự án “Số hóa kho tàng thư tịch cổ Hán - Nôm” do Hội Bảo tồn di
sản chữ Nôm và Thư viện Quốc gia Việt Nam phối hợp thực hiện từ năm
2007-2009, kết quả của dự án: lập biên mục sách chọn số hóa; chụp và xử
lý 1158 cuốn sách Hán-Nôm với 78536 file ảnh; tạo lập cơ sở dữ liệu các

cuốn sách đã được số hóa và đưa lên mạng internet.
3

- Đề tài nghiên cứu cấp Bộ “Nghiên cứu xây dựng mô hình thư viện
điện tử về khoa học công nghệ tại cơ quan thông tin khoa học công nghệ
địa phương” do Thạc sĩ Nguyễn Tiến Đức làm chủ nhiệm đề tài năm 2005.
Đề tài đề cập về vấn đề xây dựng mô hình thư viện điện tử bằng cách áp
dụng phương pháp số hóa tài liệu đối với các tài liệu thuộc lĩnh vực khoa
học công nghệ hình thành trong hoạt động của các cơ quan thông tin khoa
học công nghệ ở cấp địa phương của Việt Nam.
Đối với nước Lào, việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu
trữ vẫn đang là vấn đề rất mới. Trong thời gian vừa qua tại Cục Lưu trữ
Quốc gia Lào đã bắt đầu thử nghiệm số hóa một số phông tài liệu lưu trữ
giai đoạn trước năm 1975. Tuy nhiên, do không có sự nghiên cứu về lý
luận và thực tiễn công nghệ số hóa vào trong lĩnh vực lưu trữ, cho nên hiện
nay công việc này đang tạm dừng. Sau khi tìm hiểu và khảo sát lịch sử
nghiên cứu vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ ở nước ngoài nói chung và ở Việt

3
Nguồn: ngày cập nhật [23/8/2013
2:00 PM]
14

Nam, Lào nói riêng, chúng tôi thấy rằng từ trước đến này chưa có công trình
nghiên cứu nào nghiên cứu về đề tài “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu
lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” Vì vậy, đây là một
đề tài nghiên cứu hoàn toàn mới và chưa có công trình nào đề cập đến.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã vận dụng phương pháp
của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm kim

chỉ nam cho quá trình thực hiện đề tài, có thể khái quát như sau :
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp: trong quá trình nghiên cứu, chúng
tôi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau trong và
ngoài nước. Phương pháp này được vận dụng để vạch ra nội dung cốt lõi
của vấn đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ thống,
khách quan.
+ Phương pháp khảo sát: chúng tôi đã áp dụng phương pháp này để khảo
sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia
Lào, quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ở Việt Nam để thu thập dữ liệu thực tế.
+ Phương pháp so sánh: do nội dung liên quan đến quy trình thực hiện số
hóa tài liệu tương đối đa dạng, cho nên chúng tôi đã vận dụng phương pháp
này để so sánh sự tương đồng và sự khác nhau của các quy trình số hóa tài
liệu. Trên cơ sở đó chúng tôi rút ra được những ưu điểm và hạn chế để lựa
chọn quy trình số hóa tài liệu hợp lý nhất phù hợp với điều kiện của Cục
Lưu trữ quốc gia Lào.
+ Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi đã
áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với một số lãnh đạo, cán bộ chủ
chốt đang đảm nhiệm nhiệm vụ triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số nơi
khác. Đây là nguồn thông tin rất quý giúp chúng tôi hiểu sâu hơn về tình
15

hình, kết quả trong việc triển khai số hóa của họ, đồng thời rút ra bài học
kinh nghiệm khi vận dụng vào quá trình nghiên cứu luận văn của mình.
Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp lô gíc… cũng
được chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu. Chúng đã giúp
chúng tôi nhìn nhận các vấn đề trong quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu
trữ một cách toàn diện, đầy đủ và khách quan về mọi khía cạnh của vấn đề.
6. Nguồn tài liệu tham khảo

Việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu trữ là vấn đề mới
đối với ngành lưu trữ Lào. Còn các nước có nền lưu trữ phát triển, họ đã đi
trước và có rất nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai các dự
án số hóa tài liệu lưu trữ. Cho nên trong quá trình nghiên cứu chúng tôi đã
sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu viết bằng tiếng Anh, Việt và Lào về các
vấn đề như :
+ Tài liệu về lý luận:
- Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn
Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và
Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
- Cornell University Library (2003), Moving Theory into Practice Digital
Imaging Tutorial. Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ:

+ Tài liệu quy phạm pháp luật:
- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
+ Tài liệu hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ :
- Tài liệu hướng dẫn do tác giả: Sitts, Maxine K. (2000), Handbook for
Digital Projects: A Management Tool for Preservation and Access,
Andover, Northeast Document Conservation Center, Massachusetts.
Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ:
www.nedcc.org/assets/media/documents/dman.pdf
16

+ Tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa:
- Tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa do nhóm tác giả Anne R. Kenney and Stephen
Chapman, Department of Preservation and Conservation Cornell
University (1995), Digital Resolution Requirements for Replacing Text-
Based Material: Methods for Benchmarking Image Quality, Washington,

DC. Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ:

- Nhóm tác giả Steven Puglia, Jeffrey Reed, and Erin Rhodes, (2004), Technical
Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of
Production Master files – Raster Images, National Archives and Records
Administration of US (NARA). Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ:

+ Các sách chuyên khảo:
- Viện nghiên cứu toàn Nga về văn bản học và công tác lưu trữ (2006),
Phục hồi văn bản mờ dần và phục chế tài liệu lưu trữ, Matxcơva,
(TS.Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011), có thế tìm đọc tại địa chỉ:
/>orum=9&topic=108&Itemid=41
+ Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học, các
bài viết đăng trên tạp chí khoa học :
- PGS.TS Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực
tiễn, bài đăng trên trang tin điện tử. Có thể tìm đọc tại địa chỉ:

+ Các trang thông tin điện tử… có nội dung liên quan đến lĩnh vực số
hóa tài liệu lưu trữ :
- www.archives.gov; www.archives.gov.vn; www.vanthuluutru.com
Ngoài ra, còn sử dụng các nguồn tài liệu khác như: ảnh chụp, các
thông tin thông qua phỏng vấn trực tiếp với cán bộ lưu trữ trong quá trình
khảo sát thực tế tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và một số cơ quan lưu trữ
của Việt Nam.
17

7. Đóng góp của đề tài
- Trước tiên, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở để áp dụng vào
việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc
gia Lào trong thời gian tới. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu còn làm cơ sở cho

việc nghiên cứu, triển khai bảo hiểm tài liệu lưu trữ sau này.
- Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham
khảo hữu ích cho việc triển khai các dự án số hóa không chỉ tài liệu lưu trữ
mà còn các loại tài liệu khác sẽ được triển khai trong tương lai trên phạm
vi cả nước Lào.
- Thứ ba, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham
khảo bổ ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, đi sâu trong lĩnh vực số hóa tài
liệu lưu trữ hiện đang là vấn đề rất mới đối với sinh viên. Đặc biệt được
biết thêm nguồn thông tin về tình trạng tài liệu lưu trữ và các giải pháp,
cách thức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ trong bối cảnh của Cục Lưu trữ
Quốc gia Lào.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương:
Chƣơng 1: Tổng quan về số hóa tài liệu lƣu trữ
Nội dung chương 1, tác giả tập trung làm rõ những khái niệm, quan
điểm liên quan đến một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu
lưu trữ, các từ ngữ chuyên môn; mục đích sử dụng kỹ thuật số hóa đối với
tài liệu lưu trữ ; trình bày khái quát, tổng quan về kỹ thuật số hóa, những
ưu điểm, hạn chế của nó. Đây là nền tảng về lý thuyết cơ bản của luận văn,
đồng thời là cơ sở để áp dụng cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được đề cập tại chương III.
Chƣơng 2 : Thực trạng tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại Cục
Lƣu trữ Quốc gia Lào.
Nội dung chương 2 như tên gọi của chương, chúng tôi tập trung trình
bày khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
18

của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ; kết quả khảo sát thực tế về tình hình tài
liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào từ khi thành lập

cho đến thời điểm thực hiện đề tài. Đây là số liệu thực tế rất quan trọng
làm cơ sở cho việc đề ra các giải pháp, xây dựng cách thức triển khai số
hóa tài liệu lưu trữ phù hợp và hiệu quả.
Chƣơng 3: Giải pháp triển khai số hóa tài liệu lƣu trữ đang bảo
quản tại Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào
Nội dung chương 3 là phần trọng tâm của luận văn, chúng tôi tập
trung trình bày và đề xuất các giải pháp để làm cơ sở cho việc triển khai số
hóa tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào dự kiến sẽ được tiến
hành trong tương lai gần. Các giải pháp này nhằm triển khai số hóa tài liệu
lưu trữ đảm bảo tính hiệu quả cao, mang lại lợi ích thiết thực cho Cục và
xã hội. Đồng thời đảm bảo sự cân bằng giữa chất lượng, chi phí, nguồn
nhân lực, thời gian, nhu cầu của người sử dụng và khả năng kỹ thuật phù
hợp theo tiêu chuẩn quốc tế tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.
Đề tài mang tính kỹ thuật, thực tiễn cao. Do trình độ nghiên cứu,
kinh nghiệm thực tế còn hạn chế cho nên nội dung được trình bày trong
luận văn sẽ không tránh khỏi khiếm khuyết, sai sót. Vì vậy, chúng tôi rất
hy vọng sẽ nhận được những góp ý của các thầy cô giáo và bạn đọc, để tiếp
tục nghiên cứu cho hoàn thiện hơn.









19

CHƢƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ

1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lƣu trữ
Để nghiên cứu quá trình số hóa tài liệu lưu trữ một cách đầy đủ về
các khía cạnh, một trong những công việc rất quan trọng đầu tiên là chúng
ta cần tìm hiểu, tham khảo và đưa ra quan điểm của mình về các khái niệm
liên quan đến nội dung nghiên cứu. Việc số hóa tài liệu lưu trữ là một lĩnh
vực liên quan tới việc áp dụng kỹ thuật – công nghệ. Do đó, nó sẽ có
những khái niệm, thuật ngữ mang tính chất chuyên môn riêng. Vì vậy, việc
làm rõ những khái niệm, thuật ngữ cơ bản trong lĩnh vực số hóa tài liệu lưu
trữ là một việc cần thiết trước khi đi vào nội dung cụ thể, đồng thời đây là
nền tảng được chúng tôi áp dụng trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn.
Trên cơ sở nghiên cứu, tham khảo một số định nghĩa có liên quan đến
lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ trong và ngoài nước, chúng tôi đã khái quát
một số định nghĩa tiêu biểu và đưa ra quan điểm của mình cụ thể như sau:
+ Một số khái niệm cơ bản (thông tin, tài liệu, tài liệu lưu trữ, số
hóa, số hóa tài liệu lưu trữ):
Mục đích của phần này nhằm làm rõ khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ.
Nhưng để hiểu được một cách đầy đủ, chúng ta cần làm rõ một số khái niệm
liên quan như: thông tin, tài liệu, tài liệu lưu trữ, số hóa, đồng thời đây thể
hiện quan điểm của chúng tôi với các thuật ngữ này, cụ thể như sau:
* “Thông tin” (Information):
Theo nghĩa thông thường: thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý
tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trên quan
điểm triết học: “Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới
vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh… hay nói rộng hơn bằng tất cả
các phương tiện tác động lên giác quan của con người” [25;tr14].
20

Tóm lại, chúng ta có thể hiểu thuật ngữ thông tin là tri thức mà con người

nhận biết được thông qua giác quan của con người. Nó không thể sờ thấy
được, là một thứ gì đó rất trừu tượng, chỉ khi nó được biểu diễn trong một
hình thức nhất định (ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh…) được phản ánh vào
giác quan của con người thì chúng ta mới nhận thấy được nó. Khi nó được
thể hiện bằng dữ liệu trong một tài liệu, thông tin mới có thể được lưu giữ,
truyền đạt và sử dụng. Do đó, thông tin là tri thức được truyền đạt
(Information: Knowledge that is communicated) [49; page 5]
* “Tài liệu” (Records):
Nghiên cứu các định nghĩa về tài liệu của các nước từ trước đến nay
thấy rằng thuật ngữ tài liệu được định nghĩa sớm hơn nhấn mạnh về sự chú
ý vào đối tượng vật chất – vật mang thông tin như tiêu chuẩn quốc gia đầu
tiên ở nước Nga về thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư và công tác lưu
trữ, các thuật ngữ và định nghĩa”, “Tài liệu là phương tiện để giữ lại các
tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và
hoạt động tư duy của con người”.
4
Còn những định nghĩa muộn hơn lại
dành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin của tài liệu như định nghĩa
của tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 “Tài liệu là thông tin được tạo ra, nhận
được và lưu trữ như là các bằng chứng và thông tin được tạo ra bởi một tổ
chức hoặc cá nhân trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giải
quyết công việc
5
”[46;9]
Dù định nghĩa khác nhau nhưng tài liệu có hai đặc trưng nổi bật. Đặc
trưng thứ nhất là thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ý
thức của con người. Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt
động của cá nhân; tài liệu không chỉ là một tập hợp đơn giản các dữ liệu
mà là kết quả hoặc sản phẩm của một sự kiện nào đó. Đặc trưng thứ hai có

4
TS. Nguyễn Lệ Nhung, Vài nét về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”, địa chỉ:

ngày đăng 24/3/2009 [8.00 AM]
5
“Records: Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or
person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business”, ISO 15489, page 9.
21

vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động
của cá nhân là một phần nội dung tạo nên tài liệu có tính chất pháp lý. Đó
là khả năng làm bằng chứng của tài liệu.
Tài liệu phải đảm bảo 3 yếu tố thông tin như: nội dung (Content),
cấu trúc (Structure) và bối cảnh (Context).
Điều này giúp chúng ta phân biệt với thuật ngữ Bản ghi (Document)
6

mà đặc trưng cơ bản của bản ghi là tính năng động của nó. Các bản ghi có
thể được thành lập bởi tổ hợp nhiều người lập, có thể tồn tại ở nhiều phiên
bản khác nhau trên các bước soạn thảo trong các thời kỳ khác nhau. Đặc
trưng then chốt của tài liệu là tính không thay đổi. Cho nên, tài liệu khác
với bản ghi ở chỗ nó là chứng cứ hoạt động của cơ quan hoặc cá nhân
trong xã hội, nó có hiệu lực pháp lý. Chính sự khác biệt này sẽ giúp chúng
ta phân biệt rõ ràng về ranh giới của tài liệu lưu trữ (bản gốc trên vật mang
tin bằng giấy) với bản sao tài liệu lưu trữ đó bằng kỹ thuật khác nhau như:
bản sao bằng kỹ thuật số, bản sao bằng kỹ thuật in, bản sao microfilm
những bản sao này có được coi như là tài liệu theo nghĩa này hay không?
câu trả lời nó phụ thuộc ở yếu tố thể hiện tính pháp lý làm bằng chứng của
tài liệu đó. Nếu bản sao đó được sao y nguyên bằng các kỹ thuật sao chụp
nhưng không có yếu tố pháp lý làm bằng chứng cho bản sao này thì nó

cũng chỉ là một bản sao, không có giá trị về mặt pháp lý. Vì vậy, tài liệu
khác với thông tin và các dữ liệu ở chỗ nó là bằng chứng hoạt động của
một tổ chức hoặc một cá nhân trong xã hội. Bằng chứng của tài liệu thể
hiện thông qua các yếu tố đảm bảo về tính pháp lý như: chữ ký của người
có thẩm quyền, dấu của cơ quan
* “Tài liệu lưu trữ” (Archives, historical value record, enduring record):
Hiện nay, do sự xuất hiện của nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác
nhau đặc biệt là tài liệu lưu trữ điện tử. Điều này dẫn đến các nhà lưu trữ

6
“Document: Recorded information or object which can be treated as a unit”, ISO 15489, page 9.
22

hiện nay quan niệm và nhìn nhận về khái niệm tài liệu lưu trữ có phần khác
nhau, chưa thống nhất. Trong đó tồn tại hai quan điểm chủ yếu:
Một, quan điểm tài liệu lưu trữ mang tính chất nhấn mạnh về yếu tố
vật lý, cố định thống nhất với nhau giữa vật mang tin và nội dung thông
tin. Coi tài liệu lưu trữ chỉ có duy nhất bản gốc, bản chính hoặc trường hợp
không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Đối
với quan niệm này các phiên bản sao bảo hiểm mọi hình thức (sao bằng kỹ
thuật số, chụp microfilm…) từ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng
giấy… không được coi là tài liệu lưu trữ, chỉ được coi như là bản sao. Ví
dụ: bản sao tài liệu lưu trữ bằng kỹ thuật số hóa từ tài liệu trên vật mang tin
bằng giấy không được coi là tài liệu lưu trữ điện tử.
Hai, quan điểm tài liệu lưu trữ không nhấn mạnh về yếu tố vật lý
của tài liệu nhưng nhấn mạnh yếu tố thông tin chứa trong tài liệu. Đây là
quan niệm mới về tài liệu lưu trữ. Điều này xuất phát từ sự xuất hiện và
đặc điểm của tài liệu điện tử. Vì vật mang tin và nội dung thông tin không
cố định với nhau. Do đó, việc quan niệm tài liệu lưu trữ nhấn mạnh về
yếu tố vật mang tin sẽ không còn phù hợp với trường hợp của tài liệu điện

tử. Mặt khác, sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đã tạo điều kiện, sự lựa
chọn mới đối với công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Những phiên bản bảo
hiểm này được sao từ tài liệu lưu trữ gốc trên vật mang tin bằng giấy…
bằng kỹ thuật số, microfilm… vẫn được coi là tài liệu lưu trữ khi nội
dung thông tin đã đáp ứng đầy đủ các yếu tố pháp lý, chứng cứ, độ tin
cậy, độ xác thực của tài liệu đó. Tuy nhiên, xét về giá trị của các bản gốc,
bản chính và bản sao đó thì bản gốc, bản chính vẫn là bản có giá trị cao
nhất về mọi khía cạnh. Do đó, các bản sao không có giá trị thay thế hoàn
toàn bản gốc, bản chính. Chỉ có giá trị như tài liệu gốc trong các quan hệ,
giao dịch khi được cơ quan có thẩm quyền chứng thực, cho phép theo luật
định hoặc trong trường hợp tài liệu gốc đã bị mất đi, phá hủy hoàn toàn
23

do thiên tai, chiến tranh… thì bản sao bảo hiểm sẽ được sử dụng như bản
chính theo luật định.
Dù quan điểm khác nhau thì một trong những yếu tố quan trọng nhất
của tài liệu lưu trữ vẫn là thông tin có giá trị cao và khả năng làm bằng
chứng, độ tin cậy, độ xác thực của nội dung thông tin chứa trong tài liệu
trên bất kỳ vật mang tin được pháp luật công nhận trong mọi quan hệ, giao
dịch trong xã hội.
Trên cơ sở nghiên cứu các quan điểm, chúng tôi đã mạnh dạn đưa ra
quan điểm của mình đối với tài liệu lưu trữ như sau:
“Tài liệu lưu trữ là khái niệm chỉ những tài liệu có giá trị ở các mức
độ khác nhau về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác
không phụ thuộc vào vật mang tin, thời gian hình thành, nơi bảo quản,
thuộc sử hữu của nhà nước hoặc tư nhân được lựa chọn để lưu trữ phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp
không phụ thuộc vào kỹ thuật sao (bao gồm bản sao bằng công nghệ kỹ
thuật số, microfilm hoặc bất kỳ hình thức sao khác được công nhận, đáp

ứng yếu tố pháp lý theo pháp luật quy định). Trong trường hợp tài liệu lưu
trữ tồn tại nhiều phiên bản như: bản gốc, bản chính (bằng kỹ thuật tạo lập
nguyên bản) và các loại bản sao hợp pháp thì bản sao hợp pháp không có
giá trị thay thế bản gốc, bản chính nhưng có giá trị như bản gốc,bản chính
được sử dụng trong các quan hệ, giao dịch khi được các cơ quan lưu trữ
hoặc cơ quan có thẩm quyền cho phép theo luật định”.
Hiện nay, thuật ngữ bản gốc, bản chính và bản sao hợp pháp của tài
liệu lưu trữ phần lớn vẫn được hiểu và áp dụng theo nghĩa truyền thống để
phân biệt, chủ yếu trên vật mang tin bằng giấy. Nhưng nếu áp dụng vào
trong trường hợp của tài liệu lưu trữ điện tử sẽ gặp một số vấn đề bất cập
để phân biệt với nhau do tính không cố định của vật mang tin với nội dung
thông tin hoặc đối với tài liệu tồn tại nhiều phiên bản do kỹ thuật tạo lập
24

khác nhau như trường hợp số hóa tài liệu lưu trữ trên giấy. Để giải quyết vấn
đề này, chúng ta nên hiểu thuật ngữ này theo nghĩa của “kỹ thuật đầu tiên
được sử dụng để tạo lập nguyên bản gốc có đầy đủ yếu tố pháp lý, bằng
chứng và đảm bảo độ tin cậy làm yếu tố phân biệt tài liệu cùng loại hoặc
các loại hình tài liệu tồn tại nhiều phiên bản được tạo lập bằng kỹ thuật
khác nhau”. Cách hiểu như vậy sẽ giúp chúng ta phân biệt được cái nào là
đầu tiên, nguyên vẹn với những gì nó đã được tạo lập ban đầu, phân biệt tài
liệu đang tồn tại có nhiều phiên bản khác nhau… Ví dụ: chúng ta đang có tài
liệu được tạo lập trong môi trường điện tử, có đầy đủ các yếu tố pháp lý như
chữ ký điện tử – là tài liệu điện tử. Nhưng đồng thời bản này đã được in ra
giấy và cũng có đầy đủ yếu tố pháp lý. Đối với trường hợp này, tài liệu nào
sẽ là bản gốc, tài liệu nào sẽ là bản sao? Giá trị bản nào cao hơn? Theo cách
hiểu này, bản gốc sẽ là bản đã được tạo lập bằng kỹ thuật đầu tiên có đầy đủ
yếu tố pháp lý và sẽ có giá trị cao hơn. Còn bản in ra giấy sẽ là bản sao hợp
pháp, giá trị của nó cũng tương đương với bản sao hợp pháp, không có giá
trị thay thế bản gốc như trường hợp xác định giá trị của tài liệu lưu trữ trên

vật mang tin bằng giấy. Vì nhiều trường hợp tính năng của tài liệu điện tử
(như tính năng hiển thị, liên kết…) sẽ đảm bảo tính nguyên vẹn, đầy đủ chỉ
trong môi trường điện tử. Còn khi in ra giấy các tính năng khác sẽ không thể
hiển thị được một cách đầy đủ trong môi trường giấy. Tương tự như vậy, đối
với tài liệu nguyên bản gốc được tạo lập trên vật mang tin bằng giấy có đầy
đủ yếu tố pháp lý. Sau đó được số hóa để bảo hiểm hoặc phục vụ mục đích
khác thì bản gốc sẽ là tài liệu trên giấy và bản sao sẽ là tài liệu số hóa. Tuy
nhiên, việc phân biệt như vậy là phục vụ cho việc xác định giá trị tài liệu
nhưng về cơ bản cả bản gốc, bản chính và bản sao của tài liệu lưu trữ nếu có
đầy đủ yếu tố pháp lý đảm bảo nội dung thông tin là xác thực thì chúng vẫn
được coi là tài liệu lưu trữ.
Riêng đối với tài liệu lưu trữ điện tử, do đặc điểm của chúng là
thông tin không cố định với vật mang tin, tài liệu có thể nhân bản với số
lượng bất kỳ vẫn đảm bảo nội dung thông tin nguyên vẹn như bản gốc. Mặt
25

khác, do sự lỗi thời của công nghệ và phần mềm, bản thân tài liệu lưu trữ
điện tử phải được nâng cấp, chuyển sang phiên bản mới để đảm bảo khả
năng tiếp cận, sử dụng và bảo quản. Cho nên việc phân biệt cái nào là tài
liệu gốc đã trở nên khó khăn. Cho nên, đối với tài liệu lưu trữ điện tử người
ta không quan tâm về yếu tố vật mang tin, thay vào đó sẽ quan tâm đến yếu
tố thông tin được tạo lập phải đảm bảo đầy đủ về thông tin đầu vào, yếu tố
pháp lý, tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực trong suốt vòng đời của
nó, được bảo quản trong hệ thống lưu trữ thông tin, được thiết kế đáp ứng
nhu cầu đã nêu và áp dụng phương pháp quản lý một cách nghiêm ngặt,
khoa học trong suốt vòng đời của chúng. Chính các biện pháp này sẽ hỗ
trợ, củng cố trong việc đảm bảo yếu tố pháp lý, độ tin cậy, độ xác thực của
nội dung thông tin chứa trong tài liệu, nguyên vẹn như chúng đã được tạo
lập ban đầu, đồng thời đảm bảo khả năng tiếp cận nội dung thông tin một
khi có nhu cầu. Việc phân biệt tài liệu nào là bản gốc trong môi trường số

chỉ mang tính chất tương đối, nó phụ thuộc vào việc quản lý về mặt kỹ
thuật của hệ thống bảo quản thông tin và biện pháp quản lý tài liệu trong
suốt vòng đời của chúng. Nếu thực hiện tốt, tài liệu điện tử sẽ được bảo
quản một cách an toàn. Nó chỉ tồn tại một số phiên bản như: bản chính và
bản sao để phòng ngừa (bản Backup). Đối với bản phòng ngừa có thể có
đến 2-3 bản. Những bản này thực chất nội dung thông tin không có gì khác
biệt với bản gốc của nó. Nhưng nó được coi là bản sao khi phân biệt với
bản chính trong hệ thống.
Với vấn đề nêu trên, chúng tôi muốn thể hiện quan niệm của mình về
một số vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ
điện tử nói riêng. Vì nó có một số vấn đề liên quan đến việc số hóa tài liệu
lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy sẽ được luận văn đề cập đến. Một trong
số đó, theo quan điểm của chúng tôi, bản sao hoặc tài liệu bảo hiểm được
số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin bất kỳ (trên giấy…) vẫn
được coi là tài liệu lưu trữ khi đáp ứng yếu tố pháp lý theo luật định. Khi
phân biệt với nhau thì bản số hóa này được gọi là bản sao ở dạng điện tử
26

(do thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử) nhưng chúng vẫn là
tài liệu lưu trữ - thuộc loại tài liệu lưu trữ điện tử, được bảo quản vĩnh viễn
với chế độ đặc biệt. Vì vậy, quan niệm này đã được chúng tôi áp dụng suốt
quá trình nghiên cứu làm luận văn.
* “Số hóa” (Digitising):
Số hoá là hình thức chuyển đổi dữ liệu truyền thống bên ngoài
(Analog) thành dạng dữ liệu số (Digital) mà máy tính có thể hiểu được.
* “Số hóa tài liệu lưu trữ”:
Theo nghĩa thông thường, số hoá tài liệu lưu trữ là hình thức chuyển
đổi thông tin tài liệu lưu trữ ở dạng truyền thống bên ngoài (Analog) thành
những thông tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện điện tử chuyển
đổi tín hiệu (máy quét/chụp hình) mà máy tính có thể hiểu được.

Để làm rõ khái niệm này chúng ta xem hình minh họa dưới đây:





Hình 1.1: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy
Đây là quá trình chuyển đổi tài liệu lưu trữ từ dạng truyền thống
thành dạng số. Đầu tiên tài liệu lưu trữ sẽ được quét hình bằng máy
quét/máy chụp ảnh kỹ thuật số với độ phân giải theo tiêu chuẩn của ngành
lưu trữ. Sau đó tài liệu sẽ được chuyển từ dạng truyền thống thành dạng số
mà máy tính hiểu được và biểu hiện như hình minh hoạ trên.
Trên đây là cách hiểu theo nghĩa hẹp. Tuy nhiên, nếu hiểu theo nghĩa
rộng, số hóa tài liệu lưu trữ không dừng lại chỉ quét và lưu tài liệu lưu trữ ở
Tài liệu lưu trữ
Máy quét Scanner
Máy vi tính
Tài liệu dạng số sau
khi quét
27

dạng số trên phương tiện điện tử mà chúng là một quá trình bao gồm nhiều
giai đoạn khác nhau từ giai đoạn chuẩn bị số hóa (xây dựng kế hoạch dự án,
mục tiêu, chuẩn bị tài liệu…), giai đoạnh tiến hành số hóa (quét tài liệu, hiệu
chỉnh, lưu tài liệu…) và giai đoạn quản lý, sử dụng tài liệu số hóa (xây dựng
hệ thống quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu an toàn, tin cậy, bảo trì, nâng cấp hệ
thống…). Chúng gắn kết với mục tiêu được xác định như: tăng cường việc
bảo quản bản gốc và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bằng cách tăng khả năng
tiếp cận tài liệu lưu trữ ở dạng số thay việc sử dụng bản gốc của tài liệu. Vì
vậy, số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các công việc của chuỗi số hóa

hoặc quy trình số hóa tài liệu lưu trữ từ giai đoạn chuẩn bị cho đến giai đoạn
quản lý, sử dụng theo mục tiêu đã định, đảm bảo độ chính xác, độ tin cậy và
độ xác thực của bản sao dạng số so với nguyên bản gốc.
+ Một số thuật ngữ chuyên môn về ảnh số, máy quét và máy tính:







Hình 1.2:Yếu tố cấu thành của ảnh số mành (Bitmap image)
- Ảnh số (Digital image): ảnh số là hình ảnh được ghi nhận bởi bộ
cảm biến điện tử (bằng máy quét, máy chụp ảnh số hoặc thiết bị tương tự)
từ văn bản, ảnh được lưu lại dưới dạng dữ liệu trong bộ nhớ của phương
tiện điện tử (có thể là thẻ nhớ, đĩa cứng, đĩa mềm…). Ảnh số được tạo nên
bởi các điểm ảnh (Pixel), mỗi điểm ảnh nhận một giá trị thông tin màu sắc
lấy được từ sự kết hợp của số nhị phân (Bit) để biểu thị màu trong một