Mẹo sử dụng Powerpoint chuyên nghiệp

Mẹo sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp
Phần mềm PowerPoint của hãng Microsoft đã rất phổ biến với người dùng
Việt Nam. Đặc biệt với những người hay phải thuyết trình, giảng dạy bằng
PowerPoint. Dưới đây xin giới thiệu các mẹo giúp bạn sử dụng chuyên
nghiệp Microsoft PowerPoint 2003.
1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế
chuyên nghiệp (Microsoft PowerPoint templates)
Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó còn
được định nghĩa các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,…
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003, chọn
Format Chọn Slide Design… Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất
hiện các mẫu thiết kế sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình
bày của bạn.
Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc biệt.
- Additional Design Templates: Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template
vào thư viện template sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ
nguồn download trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác.
- Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm
và lấy thêm các mẫu PowerPoint nữa trên website của Microsoft.
Sau khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó
cho hoàn toàn thích hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau:
Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003, chọn View > Master > Slide Master. Lúc
này PowerPoint sẽ hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh
sửa mọi thứ trong template này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên
thanh Slide Master View.
Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide
tạo mới.
2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả
các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là
Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem.

Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý
muốn. Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation.
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt
hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái
sang phải, rơi từ trên xuống dưới…).
3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint
Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ
biến (TCVN, VNI, font thư pháp…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến
một máy tính khác trình diễn mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn
hiển thị được nội dung như mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint chọn Save as.
Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng), chọn Save Option…
Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi
lựa chọn ô này, bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
- Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp
PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn
thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích
cỡ file PowerPoint nhỏ gọn.
- Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp
PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể
soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ
file PowerPoint lớn lên khá nhiều.
4. Chèn các đoạn video, ảnh… vào Slide
Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm
theo cách sau: Từ menu Insert của PowerPoint chọn Movies and Sounds > Movie
from file. Từ đây bạn có thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.
5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng
- Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và
nhấn đồng thời Shift+F3.

- Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình
trở về bình thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở
về bình thường.
- Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời
Shift+F5.
- Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter.
- Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter
Chèn đối tượng vào PowerPoint
Thao tác chèn đối tượng (hình ảnh, file nhạc, file video,...) vào slide trong
PowerPoint hoàn toàn giống như trong Word, thậm chí còn dễ hơn vì
không phải định dạng.
Chèn hình
Đặt con nháy ở vị trí cần chèn, bấm menu Insert > Picture > From File rồi bấm đúp
chuột lên file hình cần chèn. Nếu hình cần chèn là một cửa sổ chương trình đang nằm
trên desktop, bạn bấm tổ hợp hai phím Alt+PrintScreen (để chụp nguyên màn hình)
vào bộ nhớ rồi bấm Ctrl+V ở cửa sổ PowerPoint để dán hình vào slide.
Ngoài cách dán trực tiếp như trên có thể dán vào một chương trình xử lý ảnh như
Paint (trong Start > Program > Accessories) hay Photoshop để thực hiện chỉnh sửa,
lưu thành file. Sau đó dùng tính năng chèn file ảnh của PowerPoint như đã nói ở trên
để đưa hình vào slide.
Để tăng thêm phần sinh động khi trình chiếu, sau khi chèn hình, bạn thực hiện tạo
hiệu ứng cho hình.
Chèn các đối tượng khác
Để chèn một đối tượng khác, bạn bấm menu Insert rồi bấm chọn đối tượng cần chèn
như: bảng biểu (Table), biểu đồ (Chart), sơ đồ (Diagram), ứng dụng (Object), phim
và âm thanh (Movies and Sounds), liên kết (Link)...
Đối với việc chèn file âm thanh, phim hoặc liên kết, bạn tạo một thư mục mới rồi
copy các file định chèn vào đó trước khi thực hiện. Sau khi chèn xong, bạn thực hiện
lưu file PowerPoint vào thư mục này. Khi copy file PowerPoint dạng này thì copy
nguyên cả thư mục nói trên.

Khi chèn liên kết, bạn có thể bấm nút Place in This Document để liên kết đến một
slide khác trong cùng file đang thực hiện.
Định dạng cách hiển thị đối tượng
Đối tượng chèn vào có thể nằm trên hoặc dưới chữ (hoặc một đối tượng khác). Muốn
đối tượng nằm trên, bạn bấm chuột phải lên đối tượng, chọn Order > Bring to Front
hoặc Bring to Forward. Còn muốn đưa đối tượng xuống dưới, bạn thực hiện lại cách
trên và chọn một trong hai lệnh còn lại của menu Order.
Trong trường hợp muốn gộp nhiều đối tượng lại thành một nhóm để dễ tạo chung
một hiệu ứng hoặc dễ chỉnh sửa, bạn bấm giữ phím Ctrl trong khi bấm chọn các đối
tượng rồi bấm chuột phải lên một đối tượng và chọn Grouping > Group.
Thủ thuật thuyết trình bằng Powerpoint
Microsoft Powerpoint tích hợp trong bộ Office là một phần mềm thông
dụng nhất hiện nay dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng
dạy...
Đối với sinh viên sắp tốt nghiệp thì đa số phải "đụng" tới Powerpoint ít nhất một vài
lần cho việc thuyết trình luận văn tốt nghiệp.
Một số kinh nghiệm trong việc sử dụng Powerpoint sẽ giúp các bạn sinh viên soạn
được một bài thuyết trình hấp dẫn, gây ấn tượng với hội đồng giám khảo, cùng một
số mẹo hay để ứng phó với những tình huống bất ngờ trong khi trình chiếu
Powerpoint.
Chọn màu cho dương bản
Việc chọn màu sắc dương bản rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho
người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi
bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm.
Cách làm như sau: Mở chương trình Powerpoint, nhấn chuột phải vào dương bản và
chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill
Effects. Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi
nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện, bạn
chọn tiếp thẻ Custom và chỉnh các thông số sau, Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0,
Green: 155, rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, bạn đánh

dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở
mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK và Apply. Đó là màu cho dương bản thứ nhất.
Với dương bản thứ hai, ba, bốn... bạn muốn cho màu giống dương bản một thì nhấn
chuột phải vào dương bản một nằm ở cột dọc bên trái (thẻ Slides), chọn New Slide
hay vào menu Insert > Duplicate Slide.
Màu và kích cỡ cho Font chữ
Chọn font chữ là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu trắng,
vàng, xanh lá cây, cam (nếu bạn chọn màu dương bản như trên), kích cỡ trong giới
hạn từ 20-44 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ
khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt).
Tạo hiệu ứng cho dương bản, có nên hay không?
Nhiều người cho rằng việc tạo hiệu ứng cho dương bản sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi
cuốn người xem. Nhưng phải nói thật rằng cách này chỉ nên áp dụng cho các buổi
trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp
thời gian thường chỉ có 20 phút, trong thời gian này bạn chỉ có thể sử dụng tối đa
30-40 dương bản, mỗi dương bản trình bày khoảng 30-45 giây, vì vậy nếu bạn tạo
nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu
ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ.
Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom
Amination. Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn
hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ),
Diamond (lấp lánh)... Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử
dụng. Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung dương bản thì
vào menu Slide Show->Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected Slides xuất
hiện bên phải, bạn chỉ việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View Show xem
thử.
Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show->Transition. Cửa sổ Slide
Transition xuất hiện ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View