Xây dựng chương trình quản lý đào tạo

Chương I

MÔ TẢ CHUNG CÁC
PHÂN HỆ CỦA HỆ THỐNG


I/ Các vấn đề chung :
1) Đặc điểm chính của chương trình :
Chương trình có đặc điểm chính như sau :
•

Sử dụng trên mạng cục bộ (Mạng ngang hàng, Mạng Netware, Mạng
Windows NT, Mạng Windows 2000…), đảm bảo sự khai thác thông tin của
mọi đối tượng, kể cả sinh viên (nếu cần).

•

Tích hợp tất cả các dữ liệu quản lý đào tạo chung trong một cơ sở dữ liệu,
bảo đảm tính nhất quán, không trùng lặp dữ liệu.

•

Sử dụng để quản lý chung tất cả các hệ đào tạo (đào tạo tín chỉ, đào tạo
niên chế, đào tạo tại chức, đào tạo từ xa...) của nhà trường trong một cơ sở dữ
liệu duy nhất với cùng một giao diện khai thác.

•

Phân quyền rõ ràng cho các cá nhân sử dụng, có ghi lại nhật ký cập nhật
dữ liệu (thời gian, cá nhân nhập liệu) một số số liệu quan trọng, nâng cao
tính an toàn cho dữ liệu nhập, nâng cao trách nhiệm của các cá nhân tham

gia nhập liệu cho hệ thống.

•

Có phân quyền quản trò chung, quản trò phân hệ cho các cá nhân có trách
nhiệm quản lý.

•

Có khóa sổ nhập liệu ở những thời điểm thích hợp để bảo đảm tính đúng
đắn cao cho dữ liệu.

•

Có hệ thống lưu trữ và phục hồi dữ liệu, phòng hờ các tai nạn về dữ liệu
do sự cố điện, virus máy tính v.v..

Phần mềm “Chương trình quản lý đào tạo Trường Đại học Thủy sản” có 12
phân hệ : Quản Lý Sinh Viên, Quản Lý CBCNV, Quản Lý Điểm, Học Bổng &
Miễn Giảm Học Phí, Xếp Thời Khóa Biểu, Quản Lý Phòng Học, Quản Lý Học
Phí Tài Vụ, Quản Lý Chương Trình Đào Tạo, Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy,
Đăng Ký Môn Học, Tuyển Sinh, Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo.
Do thời gian có hạn nên chỉ tập trung viết hoàn thiện 6 phân hệ : Quản Lý Sinh
Viên, Quản Lý Điểm, Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí, Quản Lý Học Phí Tài Vụ,
Đăêng Ký Môn Học.
Các phân hệ còn lại chỉ thực hiện các thao tác lệnh cần thiết có liên quan với các
phân hệ khác và sẽ lần lượt được hoàn thiện trong thời gian tới.

3

2) Môi trường hoạt động :
Chương trình hoạt động ở môi trường Windows 98, Windows 2000, WindowsXP
với ngôn ngữ Visual FoxPro 7.0 for Windows.
3) Font tiếng Việt trên màn hình :
Chương trình dùng trên nền Windows, font TCVN3 - ABC, font của môi trường
Windows.
4) Font tiếng Việt trên máy in :
Font TCVN3 - ABC, driver của môi trường Windows, vì vậy in được trên tất cả
các loại máy in.
5) Máy tính đơn và mạng máy tính :
Chương trình có thể vận hành trên máy đơn hoặc trên môi trường mạng.
Có thể dùng mạng nội bộ Windows 2000, Windows NT hoặc mạng ngang hàng.
Cần phải phân quyền cho các user và khai thác chương trình trên mạng nội bộ
(LAN).
II/ Các phân hệ của hệ thống :
Có tổng cộng 12 phân hệ trong hệ thống (Hình 1) :
STT

Phân Hệ

Viết Tắt

Mã Phân Hệ

1

Quản Lý Sinh Viên

S

QLSV

2

Quản Lý CBCNV

N

QLNS

3

Quản Lý Điểm

D

DIEM

B

HBHP

4

Học Bổng và Miễn Giảm Học

5

PhíXếp Thời Khóa Biểu

X

XTKB

6

Quản Lý Phòng Học

P

QLPH

7

Quản Lý Học Phí Tài Vụ

V

QLTV

8

Quản Lý Chương Trình Đào Tạo

C

CTDT

9

Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy

K

KLGD

10

Đăng Ký Môn Học

M

DKMH

11

Tuyển Sinh

T

TSDH

12

Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo

L

PVLD

4


Ngoài ra còn có phân hệ Hệ Thống Quản Lý (HTQL), chữ viết tắt là H, phân hệ
này không có dữ liệu của người sử dụng, chỉ chứa các thông tin chung của toàn hệ
thống.
Phân hệ Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo cũng không có dữ liệu riêng của người sử
dụng, phân hệ này tham khảo dữ liệu từ tất cả các phân hệ khác.
Quản lý Nhân sự

Quản lý Điểm

Quản lý Tài vụ

Quản lý Sinh viên

Xếp Thời khóa biểu

Đăng ký Môn học

Học bổng & Miễn giảm HPhí

KLượng Giảng dạy

Quản lý Phòng học

Chương trình Đào tạo

TTin phục vụ LĐạo

Tuyển sinh

Hình 1 : Các phân hệ trong hệ thống.
1) Nhiệm vụ chung của từng phân hệ :
Như tên gọi của các phân hệ, các nhiệm vụ chính của các phân hệ có thể tóm tắt
như sau :
1.1. Quản Lý Sinh Viên (QLSV) :
 Quản lý danh sách sinh viên & lý lòch sinh viên. Cập nhật danh sách sinh viên &
lý lòch trích ngang theo thời gian thực.
 Thống kê, tổng hợp danh sách sinh viên.
 Tìm kiếm, khai thác dữ liệu sinh viên.
 In các biểu mẫu về quản lý sinh viên.
 Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ : quản lý điểm, đăng ký môn học, học bổng
học phí.
 Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập.
5


 Quản lý sinh viên nhiều hệ đào tạo khác nhau trong cùng một cớ sở dữ liệu.
 Quan tâm đến đặc thù của học sinh tạm dừng.
 Lưu trữ tất cá các biến động về danh sách sinh viên, tiện cho việc thống kê só số,
thống kê tình trạng biến động só số…
 Quản lý vấn đề khen thưởng, kỷ luật sinh viên.
 In các biểu mẫu phù hợp với yêu cầu báo cáo cho Bộ Giáo Dục.
 Khóa sổ nhập liệu biến động sinh viên (theo học kỳ) ở những thời điểm thích hợp
để giữ mức tin cậy số liệu thông tin quản lý sinh viện ở mức cao.
1.2. Quản Lý CBCNV (QLNS) :
 Cập nhật danh sách cán bộ & lý lòch trích ngang theo thời gian thực.
 Thống kê, tổng hợp danh sách cán bộ.

 Tìm kiếm, khai thác dữ liệu cán bộ.
 In các biểu mẫu về quản lý cán bộ.
 Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ : xếp thời khóa biểu, khối lượng giảng dạy.
Phân hệ QLCBCNV này chú trọng để phục vụ quản lý đào tạo, không đặt trọng
tâm như một phân hệ quản lý nhân sự.
1.3. Quản Lý Điểm (DIEM) :
 Cập nhật, sửa đổi, quản lý điểm bài tập, kiểm tra, điểm thi, điểm tổng hợp cho
từng sinh viên có đăng ký môn học từng học kỳ.
 Cập nhật, sửa đổi, quản lý điểm phúc tra, điểm bảo lưu.
 Thực hiện qui trình phúc tra điểm thi: Danh sách, nhập điểm, hồi điểm phúc tra…
 Thực hiện qui trình tạo phách để chấm điểm: Danh sách, tạo phách, in đối chiếu
phách – số báo danh, nhập điểm theo phách, hồi điểm…
 Tổng kết , thống kê kết quả điểm thi cho toàn trường, theo ngành, theo môn học.
 Xét các tiêu chuẩn học lực dựa vào điểm (để khen thưởng, cấp học bổng buộc
thôi học ...).
 Trích lọc danh sách theo điều kiện điểm tùy ý (với biểu thức ràng buộc tùy chọn).
 Quản lý nhiều qui chế điểm khác nhau trong cùng một hệ thống. (Cách thức cộng
điểm, cách thức tính đạt, xét nợ học phần. v.v...).
 Xét phân loại sinh viên (điểm thi & điểm tốt nghiệp) theo các qui đònh phân loại
khác nhau của từng loại qui chế.
 Tính tự động các loại điểm trung bình khác nhau tùy theo hệ đào tạo: Điểm trung
bình năm học, điểm trung bình giai đoạn, điểm trung bình học bồng, điểm trung
bình lần 1, điểm trung bình cao…
6


 Xét nợ học phần, xét tạm dừng, buộc thôi học cho từng học kỳ, từng năm học,
từng giai đoạn đúng với qui chế hiện hành.
 Xét đạt / không đạt các tiêu chuẩn hoàn thành các giai đoạn của các hệ/ngành
khác nhau. (Tiêu chuẩn do người quản trò thiết lập động theo qui chế từng thời

điểm xét).
 In các biểu mẫu quản lý điểm. (Đặc biệt các bảng điểm ra trường, các bảng điểm
lưu tại phòng Đào tạo có thể in dạng nhiều cột).
 Thiết lập lòch thi lại cho sinh viên các môn học không đạt (danh sách, phòng thi,
nhập điểm…).
 Thiết lập lòch thi giữa học kỳ cho sinh viên các môn học của học kỳ (danh sách,
phòng thi, nhập điểm...).
 Thiết lập lòch thi cuối học kỳ cho sinh viên các môn học của học kỳ (danh sách,
phòng thi, nhập điểm).
 Cho phép tổ chức thi học kỳ, thi giữa học kỳ nhiều đợt thời gian khác nhau trong
một học kỳ.
 Khóa sổ nhập liệu điểm ở những thời điểm thích hợp để giữ mức tin cậy số liệu
điểm ở mức cao.
 So sánh sự khác biệt về điểm của tất cả sinh viên (theo học kỳ) ở thời điểm bất
kỳ với dữ liệu đã lưu trước đó để giữ mức tin cậy số liệu điểm ở mức cao.
 Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập.
 Tìm kiếm, khai thác số liệu về điểm thi.
 Cung cấp số liệu cho phân hệ học bổng, học phí.
1.4. Học Bổng và Miễn Giảm Học Phí (HBHP) :
 Phân phối, cập nhật, quản lý học bổng khuyến khích, học bổng chính sách, học
bổng trợ cấp xã hội, học bổng ưu đãi.
 Tính toán học bổng khuyến khích theo các mô hình học bổng khác nhau.
 Nhập và quản lý danh sách miễn giảm học phí cho cả 2 đối tượng: Sinh viên
thường và sinh viên diện chính sách.
 Theo dõi việc nhận các loại học bổng theo từng tháng.
 Kết hợp với khen thưởng và kỷ luật của sinh viên trong phân hệ quản lý sinh
viên, kết hợp với phân hệ điểm để lọc ra danh sách học bổng khuyến khích.
 In các biểu mẫu về quản lý học bổng.
 In các biểu mẫu về quản lý miễn giảm học phí.

7


 Thống kê, tổng hợp số liệu học bổng.
 Thống kê, tổng hợp số liệu miễn giảm học phí.
 Tìm kiếm, khai thác số liệu học bổng.
1.5. Xếp Thời Khóa Biểu (XTKB) :
 Xếp thời khóa biểu từng học kỳ của các môn học mở trong học kỳ (cho phép
TKB khác nhau hàng tuần).
 Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các lớp xếp thời khóa biểu.
 Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các nhóm môn học.
 Quản lý thời khóa biểu hàng tuần của các nhóm môn học, các lớp, các phòng học,
các CBGD.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.
1.6. Quản Lý Phòng Học (QLPH) :
 Quản lý việc sử dụng phòng đột xuất không nằm trong phân hệ xếp thời khóa
biểu.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.
 Lòch sử dụng phòng hàng ngày.
 Phân bố sử dụng phòng hàng tuần.
 Lòch sử dụng một phòng học.
 Danh sách kiểm tra thực hiện giảng dạy.
1.7. Quản Lý Học Phí Tài Vụ (QLTV) :
 Quản lý việc đóng học phí của từng sinh viên (Phòng Tài Vụ).
 Kết hợp với phân hệ học bổng và miễn giảm học phí, theo dõi việc miễn giảm
học phí của sinh viên.
 In các hóa đơn học phí cho sinh viên.
 In theo dõi học phí của từng sinh viên cho toàn khóa học.
 Theo dõi các khoản thu chi khác liên quan đến học phí: Hoàn học phí, hủy hóa
đơn, xóa nợ học phí.

 In các biểu tổng hợp về đóng học phí, danh sách SV chưa đóng học phí.
 Thống kê, tổng hợp số liệu học phí.
 Tìm kiếm, khai thác số liệu học phí.
 Khóa sổ nhập liệu học phí (theo học kỳ) ở những thời điểm thích hợp để giữ mức
tin cậy số liệu quản lý ở mức cao.

8


1.8. Quản Lý Chương Trình Đào Tạo (CTDT) :
 Cập nhật, sửa đổi, quản lý chương trình đào tạo chung, chương trình đào tạo từng
học kỳ của các ngành học.
 Lưu trữ chương trình đào tạo chung từng hệ/ngành, chương trình quản lý đào tạo
dự kiến từng khối lớp khác nhau, chương trình đào tạo thực sự vận hành của các
khối lớp. So sánh tiến độ thực hiện …
 Quản lý chương trình đào tạo ở 3 mức: (1) chương trình đào tạo chung từng
hệ/ngành, (2) chương trình quản lý đào tạo dự kiến từng khối lớp khác nhau, (3)
chương trình đào tạo thực sự vận hành của các khối lớp.
 Cập nhật và theo dõi lòch học vụ (từng tuần) cho các khối lớp.
 In các biểu mẫu quản lý chương trình đào tạo.
 Quản lý các thuộc tính của các môn học (tín chỉ, môn học tiên quyết, song hành,
mức học phí...).
 Tìm kiếm, khai thác số liệu của chương trình đào tạo.
 Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập.
 Cung cấp thông tin về CTDT, về lòch học vụ hàng tuần cho các phân hệ điểm,
xếp thời khóa biểu, đăng ký môn học, khối lượng giảng dạy.
 Quản lý các tiêu chuẩn xét tốt nghiệp, tiêu chuẩn xét hoàn thành giai đoạn, tiêu
chuẩn xét chứng chỉ quốc gia.
 Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các khối lớp.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.

1.9. Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy (KLGD) :
 Quản lý khối lượng giảng dạy của từng CBGD, Bộ Môn, Khoa.
 Tính toán thù lao giảng dạy cho từng CBGD, Bộ Môn, Khoa.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.
1.10. Đăng Ký Môn Học (DKMH) :
 Quản lý đồng thời việc đăng ký theo nguyện vọng của hệ tín chỉ và đăng ký tự
động cho sinh viên hệ niên chế.
 Nhập, quản lý số liệu đăng ký môn học của từng sinh viên cho hệ tín chỉ.
 Nhập và xét đăng ký môn học cho từng sinh viên (theo nguyện vọng của sinh
viên), bảo đảm cho mỗi sinh viên có một thời khóa biểu học riêng và không
trùng. Cố gắng tối ưu việc sử dụng phòng học và só số thích hợp cho mỗi nhóm
môn học.

9


 Xét vét đăng ký sinh viên tăng cao khả năng xét được đăng ký cho SV trong hoàn
cảnh thiếu tài nguyên.
 Nhập và xét đăng ký theo từng môn học.
 Tự động tính toán học phí cho sinh viên.
 Tổ chức nhiều đợt đăng ký khác nhau cho các lớp (nếu cần thiết).
 Nhập, quản lý số liệu đăng ký môn học các môn học lại, học vượt của từng sinh
viên cho hệ niên chế.
 Đăng ký môn học tự động của từng sinh viên cho hệ niên chế.
 Trích lọc số liệu trước đăng ký/sau đăng ký.
 Thống kê, tổng hợp số lượng đăng ký.
 In các biểu mẫu đăng ký môn học.
 Tìm kiếm, khai thác dữ liệu đăng ký.
 Cung cấp số liệu cho phân hệ quản lý điểm & phân hệ học bổng, học phí.
 Xếp lòch thi học kỳ.

 Quản lý TKB học & lòch thi của từng sinh viên.
1.11. Tuyển Sinh (TSDH) :
 Quản lý danh sách thí sinh nộp đơn, thí sinh dự thi.
 Đánh số báo danh, tạo phách, nhập điểm, hồi phách.
 Thống kê để xét điểm chuẩn & Xét tuyển.
 Quản lý chấm phúc tra.
 Quản lý danh sách trúng tuyển.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.
1.12. Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo (PVLD) :
Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê các thông tin từ các phân hệ theo
quyền hạn của từng cá nhân (CBGD, sinh viên, nhân viên phòng ban ...). Chẳng hạn
sinh viên có thể biết đïc các thông tin: điểm, đăng ký môn học, học bổng, học phí,
thời khóa biểu của chính mình, CBGD có thể biết được thông tin: khối lượng giảng dạy,
thời khóa biểu của chính mình...
2) Ý nghóa của các chữ viết tắt từng phân hệ :
Mỗi phân hệ đều có một tên tắt và một ký tự viết tắt (Ví dụ Phân hệ quản lý sinh
viên có tên tắt là QLSV có ký tự viết tắt là S...). Ý nghóa của chúng như sau :
Tên tắt để đặt tên cho thư mục tương ứng của các phân hệ và sử dụng trong khi
lập trình.
10


Ký tự viết tắt dùng làm chữ bắt đầu của các file chương trình và file dữ liệu của
các phân hệ. (Ví dụ các file chương trình & file dữ liệu của phân hệ quản lý sinh viên
đều bắt đầu bằng chữ S).
3) Tổ chức thư mục của hệ thống :
3.1. Tổ chức chung của cây thư mục :
DBF

Chứa dữ liệu.

VFW

Chứa chương trình.

BMP

Chứa các file hình ảnh của QLSV và QLNS.

3.2. Tổ chức nhánh thư mục DBF :
DBF

CHNG

Dữ liệu chung của đơn vò

USER

Dữ liệu riêng của Users

FMEM

Dữ liệu của các quản trò viên phân hệ

QLSV

991
992
001

Dữ liệu phân hệ QLSV
từng học kỳ

DIEM

991
992
001

Dữ liệu phân hệ DIEM
từng học kỳ
v.v...

...
3.3. Tổ chức nhánh thư mục VFW :
VFW

CLASS

Các class của hệ thống

FORM

Các form của hệ thống

REPORT

Các report của hệ thống

HINH

Các hình ảnh của hệ thống

HTQL

Các hàm, thủ tục chung hoặc thông dụng

QLSV

Các hàm và thủ tục của phân hệ QLSV

DIEM
...

Các hàm và thủ tục của phân hệ DIEM
v.v.
11


Các lưu ý về nhánh thư mục VFW
•

Các thư mục con của nhánh thư mục VFW chứa chương trình nguồn.

•

Thư mục này được phân quyền read-only cho tất cả các user, ngoại trừ
quản trò viên & người phát triển hệ thống (được phân công nhiệm vụ sửa chương
trình nguồn, khi cần thiết).

III/ Vận hành hệ thống - Môi trường làm việc của người sử dụng :
1) File config.sys :
Chèn thêm dòng sau đây (hoặc tăng thêm số file mở nếu đã có)
files=200
Nếu sử dụng Windows 2000 hoặc Windows XP : Chèn files=200 vào file
config.NT trong Windows\System32\
2) Thư mục làm việc của người sử dụng :
Mỗi user cần tạo một thư mục làm việc trên máy đơn hoặc trên server.
Ở một thời điểm, mỗi thư mục làm việc chỉ được sử dụng bởi nhiều nhất 1 user.
Thư mục làm việc nên có tên chính là username.
Thư mục làm việc chỉ chứa các file trung gian khi làm việc, không chứa các file
kết quả hoặc các file dữ liệu riêng của người dùng.
3) SHORTCUT chạy chương trình :
Từ Desktop của Windows tạo SHORTCUT có properties như sau : (Hình 2)

Target :
"C:\Program
Files\Microsoft Visual FoxPro
7\vfp7.exe" -c
d:\DHTS\vfw\htql\config.fpw -t
d:\DHTS\vfw\htql\hmenu.fxp
Start in :
d:\anh\
Thư mục làm việc của người sử
dụng.

12


4) Đăng nhập hệ thống :

Mỗi user đều có một mật khẩu riêng để thâm nhập chương trình.
Có hai mức mật khẩu, hai mật khẩu này không nhất thiết phải giống nhau :
- Mật khẩu mạng cục bộ (LAN)
- Mật khẩu chương trình (Hình 3).
Khi đăng nhập vào hệ thống, user phải trả lời đúng mật khẩu mới được khai thác.
Để bảo đảm mật khẩu không bò lộ, người sử dụng nên thay đổi mật khẩu một
cách đònh kỳ.

Hình 3 : Username và mật khẩu khi vào hệ thống.
5) Cửa sổ browse :
Hầu hết các bảng trong chương trình được trình bày bằng dạng browse. Một số
cửa sổ cho phép sửa dữ liệu trực tiếp trên màn hình browse, một số khác chỉ cho phép
đọc dữ liệu.

Hình 4 : Cửa sổ browse khi xem tự điển sinh viên.
13


6) Chỉnh đònh tham số người sử dụng :
Mỗi user có một số tham số chỉnh đònh riêng cho các phiên làm việc của mình.
Ví dụ : Các thói quen, giá trò mặc nhiên của năm học, học kỳ hiện thời …
Các thông tin này lưu trong 2 file: hthtin.mem và z_info.mem. Hai file này lưu
trong thư mục làm việc của từng người sử dụng.
Trong lần chạy chương trình đầu tiên, 2 file này sẽ được tự động sinh ra.
Nếu xóa 2 tập tin này, các giá trò chỉnh đònh sẽ được gán lại từ đầu.
7) Khắc phục lỗi xảy ra khi vận hành chương trình :
Sau đây là một số báo lỗi và một số thông báo có thể gặp phải khi vận hành hệ
thống kèm theo các cách khắc phục hoặc giải quyết :
 Chưa Cấp Phát Quyền Sử Dụng :
Xảy ra khi người sử dụng chưa được cấp phát quyền khai thác.

Liên hệ với quản trò viên để được cấp phát quyền.
 File ... Đang Bò Mở Bởi Người Khác :
Khi hệ thống có nhu cầu mở một file riêng theo chế độ EXCL=ON, (chẳng hạn
cần Reindex) nhưng trên mạng đang có người sử dụng file này; nếu cần tiếp tục, yêu
cầu các người sử dụng khác (đang mở file này) tạm ngưng chương trình và chạy lại
chức năng đang chạy, hoặc đợi một dòp khác thuận tiện (không có người đang sử dụng
file này) sẽ chạy lại.
Đôi khi lỗi này có thể xảy ra khi đăng nhập (LOGIN) ở 2 trạm làm việc
(workstations) khác nhau từ 1 thư mục làm việc giống nhau trên mạng. Trong trường
hợp này một workstation phải thoát ra và đăng nhập lại từ một thư mục làm việc khác.
 Data is not order/Record is out of range :
Lỗi này có thể do file bò mất index vì một lý do nào đó.
Chức năng này thực hiện khi phát hiện hệ thống chạy không đúng đắn, dẫn đến
các kết quả sai lệch hoặc báo lỗi “Record is out of range”.
Các file DBF trong hệ thống được thực hiện index bằng loại file compound index
CDX.
File index cdx giúp chương trình xử lý, tình toán, tìm kiếm nhanh hơn rất nhiều
lần. Tuy nhiên nếu file cdx bò hư, việc xử lý sẽ có nhiều khả năng rối loạn và sai.
Việc mất index (do hư file cdx) thông thường chỉ xảy ra do sự cố mất điện đột
xuất trong lúc đang ghi file, do thay đổi cấu trúc file ngoài chương trình, do chép một
file từ đóa lưu trữ vào đóa làm việc mà không kèm theo file index CDX, v.v...

14


Công việc Reindex là vô hại cho hệ thống nhưng chỉ thực hiện được nếu trên
mạng không có ai đang sử dụng chương trình. Khi cần reindex (hoặc cần bảo trì chương
trình), quản trò viên hãy yêu cầu tất cả người sử dụng ngưng sử dụng chương trình.
Trong trường hợp này quản trò viên cần chạy chức năng REINDEX để index lại
các file DBF.

Nói chung khi mất index, hệ thống có thể sẽ còn một số báo lỗi khác nữa không
thể tiên liệu hết trong mọi tình huống (Ví dụ Variables ... not found, v.v..). Chức năng
Reindex là một chức năng vô hại, khi cần thiết có thể dùng nó như một cách để thử
khắc phục một số lỗi thông thường hoặc lỗi chưa tìm ra nguyên nhân.
 Too Many Files Open :
Lổi này do file config gán giá trò file quá nhỏ hơn nhu cầu của hệ thống.
Thêm dòng lệnh files=200 trong config.sys (hoặc tăng số file thành 200 nếu đã
có). Nếu sử dụng Windows 2000 hoặc Windows XP : Chèn files=200 vào file
config.NT trong Windows\System32\
 Too many memory variables :
Lỗi này được gây ra bởi foxpro không tham chiếu đến dòng lệnh: mvcount=1200
trong file config.fpw (lưu trong ...\VFW\HTQL)
Để foxpro có thể tham chiếu đến file config.fpw này, cần phải chạy lệnh sau đây
ở cửa sổ lệnh :
set foxprocfg=d:\DHTS\vfw\htql\config.fpw
(Giả sử d:\DHTS là thư mục của hệ thống)
 Source not available/Source is out of date :
Lỗi này xảy ra khi chương trình nguồn PRG đã lưu trữ nơi khác và chương trình
dòch (.FXP) chạy có lỗi (Sẽ báo 1 lỗi tương ứng kèm theo).
Ghi nhận tình trạng lúc xảy ra báo lỗi và báo với quản trò viên để tìm cách khắc
phục.

15


Chöông II

BAÛO MAÄT CUÛA HEÄ THOÁNG

16

I/ Phân quyền trong quản trò hệ thống :
1) Quản trò viên :
Ngoài vai trò người quản trò mạng (supervisor) của mang nội bộ LAN, cần có một
người giữ vai trò quản trò viên. Quản trò viên có nhiệm vụ theo dõi vận hành của
chương trình ở mức vó mô và làm đầu mối để quan hệ với nhóm lập trình trong việc
phát triển hệ thống. Các công việc của quản trò viên bao gồm :
•
•
•
•
Trong
người.

Phân công, phân quyền hệ thống.
Chỉnh đònh các thông số chung của hê thống.
Bảo trì và kiểm soát toàn bộ hoạt động.
Đề ra các phương hướng cải tiến, phát triển hệ thống.
một cơ quan có qui mô nhỏ: Quản trò mạng và quản trò viên có thể là 1

Quản trò viên có toàn quyền trên tất cả các phân hệ.
2) Các quản trò viên phân hệ :
Ngoài vai trò quản trò viên (chung), cần có các nhân viên giữ vai trò quản trò
viên phân hệ. Quản trò viên phân hệ có nhiệm vụ :
• Quản lý các tự điển (danh mục) do phân hệ quản lý.
• Chỉnh đònh các thông số chung của hê thống.
• Bảo trì và kiểm soát toàn bộ hoạt động.
• Đề ra các phương hướng cải tiến, phát triển phân hệ.
Ngoài ra còn có nhiệm vụ phân công, phân quyền một vài loại hình công việc

trong phân hệ (nếu có).
Ví dụ: Có hay không cho phép một nhập liệu viên quyền đăng ký môn học quá só
số cho phép v.v...
Một phân hệ có thể cử 1 hoặc nhiều quản trò viên tùy theo qui mô dữ liệu.
Một user cũng có thể được phân công quản lý nhiều phân hệ khác nhau.
Phân hệ Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo không cần quản trò viên phân hệ.
Quản trò viên phân hệ có toàn quyền trên phân hệ do mình phụ trách và có quyền
ghi trên thư mục DBF\FMEM
3) Các user sử dụng các phân hệ :
Các user trên một phân hệ có thể chia làm 3 mức :
•
•
•

Mức không có quyền khai thác.
Mức có quyền khai thác ở chế độ Chỉ Đọc (Read Only).
Mức có quyền khai thác ở chế độ Đọc/Ghi (Read/Write).

17


4) Phân quyền mức mạng :
Việc phân quyền trên các thư mục và các file của hệ thống là rất cần thiết, nó
bảo đảm cho việc bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống.
Mỗi một người sử dụng hệ thống được cấp 1 username duy nhất (thường là tên
thường gọi của người đó: DUNG, NGA, ...).
Quản trò viên có tên mặc đònh là HTQL. Không thể thay đổi.
Quản trò viên muốn vận hành chương trình bình thường như các người sử dụng
khác thì cần có thêm một username khác.
Quản trò viên có đầy đủ các quyền hạn trên thư mục của hệ thống và có quyền

cấp quyền (mức mạng) cho các thành viên trong nhóm.
Người quản trò mạng (supervisor) tạo một nhóm (group) mà thành viên là các
người sử dụng hệ thống.
Người quản trò mạng (supervisor) tạo thêm nhiều nhóm nhỏ theo các phân hệ (12
phân hệ), đặt tên nhóm này trùng tên với các phân hệ cho dễ nhớ (QLSV, DIEM ...).
Thêm thành viên của nhóm là tất cả các cá nhân có quyền nhập liệu trên phân hệ
tương ứng.
Lưu ý: Một cá nhân có thể là thành viên của nhiều nhóm.
Người quản trò mạng (supervisor) phân quyền dữ liệu trên máy chủ như sau :
•

Thư mục VFW chỉ được cấp quyền chỉ đọc (Read Only) cho tất cả các
người sử dụng hệ thống.

•

Thư mục ...\DBF\ chỉ được cấp quyền ghi/đọc (Read &
Write) cho các thành viên của nhóm thuộc phân hệ tương ứng. Các
users/groups thuộc nhóm khác chỉ được cấp quyền chỉ đọc (Read Only)
hoặc thậm chí có thể không có quyền đọc.

•

Thư mục ...\DBF\FMEM phân quyền ghi/đọc (Read & Write) cho tất cả
các quản trò viên.

•

Thư mục ...\DBF\USER phân quyền ghi/đọc (Read & Write) cho tất cả
các người sử dụng hệ thống.

Mạng ngang hàng có chế độ phân quyền rất đơn giản, vì vậy sẽ không bảo đảm
độ tin cậy cần thiết. Nên dùng mạng Windows 2000, Windows NT .
5) Các ngoại lệ khi phân quyền mức mạng :
5.1. Ngoại lệ 1 :
Khi phân quyền đăng ký môn học cho nhóm Đăng ký môn học, ngoài thư mục
DBF\DKMH, phải phân quyền ghi trên thư mục gốc và thư mục tương ứng của học kỳ
đăng ký của phân hệ DIEM (DBF\DIEM và DBF\DIEM\<nnh>). Sau khi đã hoàn
18


thành việc đăng ký (trước khi nhập điểm chính thức), phải thu hồi quyền ghi trên phân
hệ điểm.
5.2. Ngoại lệ 2 :
Nếu sử dụng việc nhập điểm qua file trung gian, người nhập điểm được phân
quyền ghi trên tất cả các file của phân hệ DBF\DIEM, ngoại trừ file
DBF\DIEM\<nnh>\DIEM.DBF
5.3. Ngoại lệ 3 :
Cần cấp quyền ghi/đọc (Read & Write) cho các nhập liệu viên phân hệ Học phí
Tài Vụ (QLTV) trên file MHOADON.DBF (có ở tất cả các học kỳ, thuộc phân hệ
Đăng ký Môn Học (DKMH)).
Lưu ý quan trọng : Mặc dù về nguyên tắc, user nhập liệu được phân quyền ghi trên
toàn bộ phân hệ, tuy nhiên do có chức năng khóa sự thay đổi số liệu trên học kỳ, vì vậy
đối với các học kỳ được khóa, ngoài việc khóa ở mức chương trình, nên kết hợp khóa
luôn quyền ghi (mức mạng) ở học kỳ bò khóa tương ứng để bảo đảm độ tin cậy của vấn
đề khóa dữ liệu.
Ví dụ: Học kỳ 992 đã khóa sổ về điểm, thì thư mục DBF\DIEM\992 cũng bò khóa
Ghi (Chỉ Đọc /Read Only) cho tất cả các user khai thác, kể cả các nhập liệu viên phân
hệ quản lý điểm (DIEM).
6) Phân quyền mức chương trình :

Phân quyền mức chương trình cần tiến hành trong khi vận hành chương trình.
Chức năng này dành riêng cho quản trò viên.
Phân quyền mức chương trình cũng tương tự như với phân quyền mức mạng và
thường được tiến hành đồng thời.
Hai mức phân quyền này nói chung phải có quyền hạn tương đương nhau.
II/ Tiện ích quản trò hệ thống (HTQL) :
1) Thủ tục hutils : (Xem chương trình ở phần Phụ lục)
Các công việc của quản trò chung tập trung ở thủ tục HUTILS.
Các công việc này bao gồm :
•
•
•
•
•
•
•
•

Thêm bớt người sử dụng.
Thêm bớt nhóm sử dụng.
Cấp quyền cho nhóm/người sử dụng.
Thay đổi thông số chung.
Nhập ngày/tuần đầu các học kỳ.
Tạo thư mục học kỳ mới.
Reindex các tập tin.
Reindex toàn bộ cơ sở dữ liệu.
19


•

•
•
•
•
•
•

Bảo trì dữ liệu.
Thay đổi chiều dài mã số.
Đổi mật khẩu.
Bổ sung chương trình tạm thời.
Khóa mở quyền khai thác theo học kỳ.
Quyền quản trò phân hệ.
Chỉnh đònh thông số biểu in.

Để chạy thủ tục HUTILS, thực hiện các lệnh sau : (Hình 5)

Hình 6 : Giao diện Tiện ích quản trò hệ thống.
2) Qui hoạch Groups :
•

Mỗi group có một tên dài tối đa 8 chữ cái, con số hoặc dấu _

•

Nên đặt trùng tên với phân hệ cho dễ nhớ.

•

Mỗi 1 group có thể có 1 hoặc nhiều users.

3) Qui hoạch Users :
•

Mỗi người sử dụng được cấp một username.

•

Username dài tối đa 8 chữ cái, con số hoặc dấu _

•

Nên đặt trùng tên với user cho dễ nhớ.
20


Ví dụ: username DUNG, HUNG, NGA ...
•

Mỗi 1 user có thể tham gia 1 hoặc nhiều group tùy theo phân công.

4) Thêm bớt người (users) sử dụng :
Chức năng này cho phép quản trò viên thêm/bớt người sử dụng.
Lưu ý quan trọng : Username của quản trò viên là HTQL (không thể thay đổi)
Các phím chức năng :
F2

Sửa thông tin user.

F5

Thêm một user mới.

^T

Bớt một user cũ.

^M

Đổi mật khẩu.

^U
Thêm/bớt nhóm tham
gia của user này.

Hình 7 : Danh sách User.

Hình 8 : Danh sách các nhóm mà User tham gia.
5) Thêm bớt nhóm sử dụng :
Chức năng này cho phép quản trò viên thêm/bớt nhóm sử dụng.

21


Các phím chức năng :
F2

Sửa thông tin group.

F5

Thêm một group mới.

^T
Bớt một group cũ.
(không bớt user trong group)
^M

Đổi mật khẩu.

^U
Thêm/bớt nhóm tham
gia trong nhóm.
Hình 9 : Danh sách Group

Hình 10 : Danh sách các User tham gia nhóm.
6) Cấp quyền cho nhóm/người sử dụng :
Chức năng này cho phép quản trò viên cấp quyền đến từng người hoặc từng nhóm
sử dụng.
Đối với mỗi user hoặc group có bảng phân quyền như sau :
•
•
•

Mức không
:
Mức chỉ đọc :
Mức được ghi :

Không có quyền khai thác phân hệ.

Chỉ có quyền đọc phân hệ.
Có quyền đọc/ghi phân hệ.

22


Hình 11 : Phân quyền cho User.
Lưu ý :
- Quyền của một nhóm được kế thừa cho toàn bộ thành viên trong nhóm.
- Quyền của một user là quyền tổng hợp cao nhất của chính user đó và tất cả các
nhóm mà user đó tham gia.
7) Thay đổi thông số chung của hệ thống :
Chức năng này được sử dụng khi lần đầu tiên khởi tạo hệ thống hoặc khi quản trò
viên có ý đònh thay đổi tham số quản lý.
Quản trò viên cần hiểu rõ ý nghóa của từng biến để chỉnh đònh cho thích hợp với
hoàn cảnh quản lý riêng của đơn vò.
•

Các biến này được điều chỉnh bằng cách chạy chương trình hutils, chọn
chức năng Thay đổi thông số chung.

•

Kết quả sau khi chỉnh đònh sẽ được lưu vào file :
DBF\CHNG\gcompany.mem

•

Các biến này là biến chỉnh đònh chung, không phụ thuộc vào học kỳ.

Chỉ có quản trò viên mới có thẩm quyền chỉnh đònh các biến này.
7.1. Tổng quát :
Ký Hiệu Cơ Quan

q_comp

Tên Cơ Quan

qcompany

Tên Phòng Ban Thực Hiện

qdivision

23


Hình 12 : Giao diện Thông số chung của hệ thống (phần Chung).
7.2. Phân Hệ Quản Lý Sinh Viên (QLSV) :
Mã Qui ước Lý Do Vào Trường Do Tuyển Sinh

qmats

Mã Qui ước Lý Do Ra Trường Do Tốt Nghiệp

qmatn

Mã Qui ước Lý Do Nghỉ Học Do Tạm Dừng

qmatdung

Mã Qui ước Lý Do Thu Nhận Tạm Dừng Về Học Lại

qmatdhl

Số Năm Học Tối Đa Của (1->10)

qnmhcmax

Giải thích : Số năm học tối đa dùng trong thống kê, các sinh viên còn học có số
năm học lớn hơn qnmhcmax sẽ bò loại ra trong số liệu thống kê.
Khi Hủy SV Trong Danh Sách
•

Phải Xóa ĐKMH Trước Khi Hủy SV

•

Cho Phép Giữ Môn Học Đã Đăng Ký

•

Hủy Môn Học Nếu Có Quyền ĐKMH

q_huysv

7.3. Phân Hệ Điểm - Chung (DIEM) :
Hệ Điểm Quản Lý

qheqly

• Hệ Tín Chỉ
• Hệ Niên Chế
• Cả Hai Loại Hệ
Số Học Kỳ Của Năm Học (2 hoặc 3 (Nếu Tính HK Hè))
Có Đào Tạo 2 Giai Đoạn

q_sohocky
q_giaidoan

Giải thích : Đào tạo được xem là có đào tạo 2 giai đoạn nếu quá trình đào tạo có
tách thành 2 giai đoạn độc lập, có điểm trung bình mỗi giai đoạn được tính riêng.
Có Sử Dụng File Điểm Trung Gian Khi Nhập Điểm Thi

q_nhdiemtg
24


Giải thích: Nhằm tránh tình trạng phân quyền rộng rãi việc ghi vào file điểm cho
nhiều người cùng nhập điểm thi. Giải pháp hữu hiệu là nhập điểm trên file trung
gian. Tuy nhiên nếu chọn nhiệm ý này, các thao tác chuyển điểm vào file chính,
chuyển điểm ra file trung gian cũng tốn thêm công sức của quản trò viên phân hệ.
Có Sử Dụng File Điểm Đạt Đặc Biệt Cho Các Khối Lớp

q_sdddat

Giải thích: Bình thường mỗi hệ đào tạo có một điểm đạt chung cho các môn (Ví
dụ: 4 hoặc 5) Tuy nhiên một số khối lớp của hệ đào tạo hoặc một số môn học
không tuân thủ điểm đạt này, có thể lưu các ngoại lệ này vào file điểm đạt đặc
biệt.

Nếu chọn nhiệm ý này, hãy nhập các môn có điểm đạt đặc biệt trong chức năng
Xem/Sửa Khối & MH Có Điểm Đạt Đặc Biệt, phân hệ DIEM.
Cộng Điểm TB Gộp Học Kỳ 2 & 3 Coi Như Học Kỳ 2

q_gophk23

Giải thích: Bình thường mỗi học kỳ được cộng xem như học kỳ độc lập. Tuy nhiên
đối với các trường có đào tạo học kỳ hè, nếu chọn nhiệm ý này thì có thể xem học
kỳ hè như học kỳ 2 mở rộng.
Có Cộng Điểm Trung Bình Học Bổng

q_conghb

Giải thích: Điểm trung bình học bổng chỉ tính điểm thi lần đầu và chỉ tính cho các
SV không có môn học bò điểm rớt.
Số Tín Chỉ Đăng Ký (Học Kỳ) Tổi Thiểu Để Xét Học Bổng

q_mintchb

Giải thích: Sinh viên đăng ký dưới số tín chỉ này sẽ bò loại ra khỏi danh sách xét
học bổng.
Có Lấy Lại Điểm K/Tra Khi Tính Điểm Tổng Kết Môn Có Thi Lại

q_lldmkt

Giải thích: Khi tính điểm tổng kết môn học (đối với môn học có điểm kiểm tra) thì
điểm kiểm tra có một tỷ trọng nhất đònh.
Khi tính điểm tổng kết môn học (các môn có tổ chức thi lại), có hai cách xử lý :
•

Coi điểm thi lại là điểm tổng kết môn học, không phụ thuộc điểm kiểm tra
(nếu điểm thi lại > điểm tổng kết trước khi thi lại).

•

Tính điểm tổng kết môn học lần thi lại cũng như lần thi đi (dùng cùng điểm
kiểm tra).

Nếu chọn nhiệm ý này là đồng ý cách tính thứ hai.
Có Tính Điểm TB Của Các Môn Không Nhập Điểm (Coi Như Zero)

qthdmblk

Giải thích: Đối với môn học không nhập điểm, có thể hiểu là :
Sinh viên không đăng ký, sinh viên chưa nhập điểm hoặc sinh viên chưa thi
(hoãn thi) hoặc
• Sinh viên vắng thi
Nếu chọn nhiệm ý này là đồng ý cách hiểu thứ hai (coi như vắng thi).
•

25




Điểm từ 0 → 10 hoặc 0 → 4 (nếu hệ điểm chữ)



Vắng thi



Miễn thi



Cấm thi



Hoãn thi



Rút môn học

Ký hiệu đặc trưng cho các môn vắng thi, miễn thi... được qui đònh bởi quản trò
viên (cũng trong chức năng chỉnh đònh này) .
Có In Ra Các Môn Không Nhập Điểm Trên Bảng Điểm

qindmblk

Giải thích: Đối với môn học không nhập điểm, bình thường chương trình sẽ in ra
một ký hiệu điểm trắng trên bảng điểm thi.
Số Số Lẻ Khi Tính Điểm Trung Bình (0/1/2)

qsoledtb

Số Lượng Môn Học Tối Đa Cho 1 SV / Học Kỳ

q_monmax

Điểm Trung Bình Học Bổng là

q_dtbhb

•

Điểm Trung Bình Chung

•

Điểm Trung Bình Học Kỳ

Ký Hiệu Điểm Vắng Thi

q_khdmvg

Ký Hiệu Điểm Cấm Thi

q_khdmct

Ký Hiệu Điểm Miễn Thi

q_khdmmt

Ký Hiệu Điểm Hoãn Thi (Chưa Hoàn Tất)

q_khdmht

Ký Hiệu Điểm Rút Môn Học

q_khdmrt

7.4. Phân Hệ Điểm - Hệ Niên Chế (DIEM) :
Có Sử Dụng Hệ Điểm Chữ (A, B, C, D, F)

qqsddmchu

Có In Điểm Tổng Kết Hệ 10

qqindiem10

Có In Điểm Tổng Kết Hệ 4

qqindiem4

Tự Động Thêm SV Chưa Đăng Ký Vào File Điểm Khi Nhập Điểm

q_tdsvdmnh

Có Nhập Điểm Bài Tập (Hệ Niên Chế)

qqdiembt

Có Nhập Điểm Kiểm Tra Giữa Học Kỳ (Hệ Niên Chế)

qqdiemkt

Có Nhập Điểm Thi Lần 2 (Hệ Niên Chế)

qqdiemtl

Có Nhập Điểm Thi Lần 3 (Hệ Niên Chế)

qqdieml3

Cộng Điểm Trung Bình 2 Lần (Lần 1 & Lần Cao)

qqcg2lan

Điểm Được Xem Là Quá Kém ( <= x.xx )

qqdliet

Số Số Lẻ Khi Tính Điểm Tổng Kết Môn Học (0->2)

qqsoleth

26