Slide bài giảng chương 4 quản trị dự án đầu tư

1

Hoạch định và kiểm sốt Ngân sách
dự án

•

Project budgeting


Nội dung


Ước lượng chi phí hoạt động



Hoạch định ngân sách dự án







Phân bổ tổng chi phí dự tốn (Total budgeted cost – TBC)
Hình thành chi phí dự tốn luỹ kế (Cumulative budgeted cost – CBC)

Xác định chi phí thực và giá trị tạo ra





Chi phí thực (Actual cost)
Giá trị tạo ra (Earned value)

Kiểm sốt ngân sách dự án






Phân tích chi phí
Dự báo ngân sách
Kiểm sốt chi phí
Quản lý dịng tiền

2


Quản lý chi phí


Cơ cấu phân chia cơng việc WBS → phạm vi



Đường cơ sở cho lịch trình → thời gian



Đường cơ sở cho chi phí → chi phí





Ngân sách sơ bộ (charter, preliminary scope statement & proposal)
Ngân sách chi tiết




Chi bao nhiêu trong thời gian dự án
Chi bao giờ trong thời gian dự án

Tham số quản lý chi phí





Tổng chi phí thực luỹ kế (Cumulative actual cost* - CAC)
Giá trị tạo lập luỹ kế (Cumulative earned value* - CEV)
Tổng chi phí dự tốn luỹ kế** (Cumulative budgeted cost* – CBC)

(*) từ lúc dự án được bắt đầu thực hiện
(**) Đầu vào quan trọng để dự tốn là Lịch trình khả thi

3

Quản lý chi phí
 Các tiến trình bao gồm lập kế hoạch, dự toán, lập ngân sách và kiểm soát chi phí để hồn thành dự án trong khn khổ ngân sách được
duyệt.

 Dự tốn chi phí: Ước lượng chi phí sử dụng các nguồn lực cần thiết để hồn thành các hoạt động dự án
 Lập ngân sách chi phí: Tổng hợp các chi phí ước tính của các hoạt động hoặc gói cơng tác riêng lẻ thành một kế hoạch cơ sở về chi
phí

 Kiểm sốt chi phí: Tác động đến những yếu tố làm thay đổi chi phí và kiểm sốt các thay đổi ngân sách dự án.

4


Dự tốn (ước lượng) chi phí


Dự tốn chi phí là tiên đốn chi phí có khả năng xảy ra khi sử dụng những nguồn lực cần thiết để hoàn thành tồn bộ cơng tác của dự án.



Người lập dự tốn phải xét đến:



Những nguyên nhân có thể làm thay đổi dự toán, kể các các rủi ro



Đưa ra và xem xét nhiều phương án tính chi phí khác nhau



Hồn chỉnh trong quá trình triển khai dự án để phản ánh các chi tiết bổ sung nếu có



Độ chính xác của dự toán sẽ tăng dần khi dự án tiến hành qua các giai đoạn trong chu kỳ sống của nó

5


Ước lượng chi phí hoạt động
 Chi phí quản lý
 Chi phí quản lý dự án (Project overhead costs)
 Chi phí quản lý chung (G&A overhead costs)
 Chi phí trực tiếp cho các gói cơng việc và hoạt động
 Lao động
 Vật liệu đầu vào
 Tư vấn và nhà thầu phụ
 Thiết bị
 Đi lại

6


Ước lượng chi phí hoạt động (tt.)
 Ước lượng chí phí

 Khơng q cẩn trọng (1)
 Khơng q lạc quan (2)

7


Báo cáo dự toán


Giới thiệu, thời hạn và những căn cứ



Mô tả dự án, kết quả và phạm vi của nó



Phân tích chi phí chi tiết (Theo thành phần cơng việc, theo thành phần chi phí, Theo từng giai đoạn tiến độ)



Tóm tắt việc ước lượng chi phí



Những giả định và những thông số cơ bản đã sử dụng trong ước lước lượng









Tiền lương cho các loại kỹ năng lao động và mức độ kỹ năng
Chi phí đơn vị thiết bị và nguyên vật liệu đã sử dụng
Tỷ lệ lạm phát và hệ số điều chỉnh khác đã sử dụng
Tỷ lệ chi phí quản lý dự án và chi phí chung đã sử dụng và phân tích

Phụ lục những tài liệu tham khảo

8


Hoạch định ngân sách
 Lập ngân sách là tổng hợp các chi phí ước tính của các hoạt động hoặc gói cơng tác riêng lẻ thành một kế hoạch cơ sở về chi phí để đo
lường kết quả thực hiện dự án.

 Lập ngân sách chi phí phải sử dụng một cách tiếp cận

trên cơ sở thời gian để tính được nhu cầu chi phí của dự án theo thời gian. Đây là cơ

sở để đo lường, theo dõi và kiểm sốt chi phí của dự án



Một kế hoạch ngân sách đơn giản, bao gồm:



Các bảng tính cơ bản



Bảng tính các chi phí tích lũy



Đồ thị đường chi phí cơ bản (Baseline Cost)

9


Hoạch định ngân sách


Phân bổ chi phí được ước lượng cho từng gói cơng việc (WPs) trong WBS – total budgeted cost



Phân bổ chi phí của từng gói cơng việc theo thời gian để xác định tổng chi phí tại từng thời điểm thực hiện dự án (Cumulative budgeted cost)

4

Chi phí thực hiện

Chi phí WB1

3

dự án @ 1 thời
điểm

1

2

4
3

2

Chi phí WB2

1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


phân bổ chi phí cho gói cơng việc - TBC




Tổng chi phí phân bổ (Total budgeted cost – TBC) cho từng gói cơng việc bao gồm chi phí



Lao động



Vật liệu



Máy móc



Nhà thầu phụ

Cách thức phân bổ chi phí



Top – down: chi phí của từng gói cơng việc sẽ tuỳ thuộc vào phạm vi của nó trong tổng dự án. Tổng chi phí dự án được phân bổ cho từng gói cơng việc tuỳ vào phạm vi của gói cơng
việc



Bottom – up: ước lượng chi phí của từng hoạt động trọng từng gói cơng việc và tích luỹ lại để có chi phí thực hiện một gói cơng việc

11


phân bổ chi phí cho gói cơng việc - TBC
Total project
budgeted cost

Bottom – up

Top – down

WBS

TBC
12

phân bổ chi phí cho gói cơng việc - TBC

Dự án máy đóng gói

100000$

WBS

Thiết kế

Xây dựng

Lắp đặt

24000$

60000$

16000$

TBC
Thiết kế

Network

Thiết kế

Xây dựng

Lắp đặt

diagram

4

6

2

13


Phân bổ chi phí cho từng cơng việc – CBC*

 Phân bổ tổng chi phí hoạch định cho từng gói công việc (TBC) trong suốt thời gian thực hiện từng gói cơng việc. Từng hoạt động chi tiết
được thực hiện tại một thời điểm nhất định trong một gói cơng việc sẽ được phân bổ chi phí

 Tổng chi phí của các hoạt động thuộc các gói khác nhau được thực hiện tại một thời điểm nhất định là chi phí tích luỹ (cumulative budgeted
cost – CBC)

 CBC là cơ sở để theo dõi tình hình chi phí thực của dự án

(*) Cumulative budgeted cost = Budgeted cost for work scheduled (BCWS)

14


Phân bổ chi phí cho từng cơng việc - CBC
Tuần

TBC

1

2

3

4

Thiết kế

24

4

4

8

8

Xây dựng

60

Lắp đặt

14

Tổng

100

Tích luỹ

5

6

7

8

9

10

8

8

12

12

10

10

11

12

8

8

4

4

8

8

8

8

12

12

10

10

8

8

4

8

16

24

32

40

52

64

74

84

92

100

15


Phân bổ chi phí cho từng cơng việc - CBC

Total project budgeted cost

16


Xác định chi phí thực – Cumulative actual cost (CAC)*

 Thu thập chi phí thực một cách có hệ thống
 Khoảng thời gian xác định (định kì)
 Bảng biểu chuẩn
 Cấu trúc dữ liệu chi phí dựa vào hệ thống số của các gói cơng việc trong WBS
 Phân bổ đúng lao động, máy móc và nguyên vật liệu cho từng gói cơng việc
 Xác định rõ chi phí đã cam kết cho một hoạt động nào đó mặc dù tiền chưa thực sự được chi tiêu

(*) Cumulative actual cost – CAC = Actual cost for work performed - ACWP

17


So sánh chi phí thực và chi phí kế hoạch
Tuần

TBC

1

2

3

4

5

Thiết kế

24

2

5

9

5

1

Xây dựng

60

2

8

Lắp đặt

14

Tổng

100

Tích luỹ

6

7

8

Tổng

22

10

14

12

46

0

2

5

9

7

9

10

14

12

68

2

7

16

23

32

42

56

68

68

18


So sánh chi phí thực và chi phí kế hoạch

Overrun 40000$

19


Giá trị công việc – Earned value*


Giá trị công việc: giá trị cơng việc thực tế được hồn thành.



Tổng chi phí 2000$ của dự án sơn 10 phịng giống nhau trong 10 ngày. Chi phí mỗi phịng là 200$. Kết thúc ngày thứ 5, tổng chi phí đã chi là 1000$. Chi phí thực là 1000$ đúng với 1000$

chi phí kế hoạch.



Vào cuối ngày thứ 5, chỉ có 3 phịng hồn thành (Giá trị cơng việc thực tế)



Cần phải so sánh giá trị công việc được thực hiện (EV) và chi phí đã chi ra (Actual cost)



EV = % hồn thành gói cơng việc x TBC gói cơng việc



Cumulative earned value – CEV: tích luỹ giá trị cơng việc hồn thành của dự án tại một thời điểm



Thực hiện so sánh CEV, CBC và CAC

(*) Cumulative Earned value (CEV) = Budgeted cost for work performed (BCWP)

20


Giá trị công việc – Earned value
Tuần
1

2

3

4

5

6

7

8

Thiết kế

10

25

80

90

100

100

100

100

Xây dựng

0

0

0

5

15

25

40

50

Lắp đặt

0

0

0

0

0

0

0

0

Tuần
TBC

1

2

3

4

5

6

7

8

Thiết kế

24

2.4

6

19.2

21.6

24

24

24

24

Xây dựng

60

3

9

15

24

30

Lắp đặt

16

CEV

100

24.6

33

39

48

54

2.4

6

19.2

21


Phân tích chi phí
Tuần thứ 8 của việc thực hiện dự án
CBC: 64000$
CAC: 68000$
CEV: 54000$

22

Phân tích chi phí

23


Phân tích chi phí

Cost performance index – CPI


Cost variance – CV

24


Dự báo chi phí thực hiện dự án


Forecasted cost at completition – FCAC

25