HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

QUẢN LÝ NHÂN LỰC

CHƯƠNG 7: HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
TS. Nguyễn Thị Thanh Dần


MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 7

Sau khi học xong chương 7,
sinh viên có thể trình bày và
hiểu rõ các nội dung:
 Các kiến thức về hệ thống
thông tin sử dụng quản lý
nhân sự.
 Các kiến thức về triển khai và
duy trì hệ thống thông tin hiệu
quả.


HƯỚNG DẪN HỌC


Sinh viên nên tìm hiểu thêm một số
kiến thức về hệ thống thông tin
quản lý nhân sự như các quy trình
nhân sự được hỗ trợ như thế nào
qua phần mềm HRIS.

Tìm hiểu tại sao HRIS là công cụ
hữu hiệu cho các nhà quản lý nhân

sự trong việc quản lý người lao
động.
 Tham khảo giáo trình: Quản trị
doanh nghiệp – 2006
 Thảo luận với giáo viên và các sinh
viên khác về các vấn đề chưa nắm
rõ.


3


NỘI DUNG CHƯƠNG 7



HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ
NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC



DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN NHÂN
SỰ


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC
7.1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin (HTTT) quản lý nhân sự


Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) là một mạng lưới
tổng hợp có quy mô trên toàn bộ tổ chức về các dữ liệu,
thông tin, dịch vụ, cơ sở dữ liệu, công cụ và các giao dịch liên
quan đến nguồn nhân lực.


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.2. Các lợi ích của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Tăng

hiệu quả hoạt động nhân lực của các nhà quản lý.

Thông
Tiếp
Cải

tin chính xác và nhất quán hơn.

cận nhanh thông tin cần thiết cho việc ra quyết định.

thiện dịch vụ của bộ phận nhân lực.


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.2. Các lợi ích của hệ thống thông tin quản lý nhân sự (tiếp)
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực hiệu quả có những đặc
điểm sau :
 Đáp ứng được các nhu câu công việc.

 Thân thiện với người sử dụng.
 Là các phương tiện báo cáo lý tưởng.
 Linh hoạt, dễ cập nhật, đáng tin cậy.
 Có giá trị về lợi ích tài chính.
 Hỗ trợ tốt cho đơn vị cung cấp hoặc hỗ trợ về mặt kỹ thuật.


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.3. Các quy trình nhân sự có thể được hỗ trợ bởi hệ thống
thông tin (HRIS)

Hành
chính
nhân sự

Kế hoạch
và tuyển
chọn
nhân sự

Quản lý
hiệu quả
công việc
và chế độ
khen
thưởng

Quản lý và
phát triển

tài năng

Các mối
quan hệ
giữa
nhân
viên

Quy trình nhân sự được hỗ trợ bởi HRIS

Tiền
lương và
phúc lợi


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.3. Các quy trình nhân sự có thể được hỗ trợ bởi hệ
thống thông tin (HRIS) (tiếp)
Hành

chính nhân sự

 HRIS giúp lên kế hoạch cho các nguồn lực hiệu quả

của tổ chức với những yêu cầu thông tin từ bên trong
tổ chức, về các định hướng chiến lược và mục tiêu của
công ty và về nguồn nhân lực sẵn có để đạt được các
mục tiêu này.
 HRIS giúp đưa ra một kiểm toán các kỹ năng của lực

lượng lao động.
 Lao động và doanh thu
 Cơ cấu lực lượng lao động


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.3. Các quy trình nhân sự có thể được hỗ trợ bởi hệ thống
thông tin (HRIS) (tiếp)
 Kế hoạch và tuyển chọn nhân sự
 Kế hoạch - việc xác định vị trí quan trọng và kế hoạch

hiệu quả cho việc thay thế hoặc bổ nhiệm của nhân viên
phù hợp là một khía cạnh quan trọng của kế hoạch nguồn
nhân lực.
 Tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự: Việc thực hiện một

gói phần mềm cho phép việc tuyển dụng và quá trình lựa
chọn để được sắp xếp hợp lý và quản lý hiệu quả hơn


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.3. Các quy trình nhân sự có thể
được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin
(HRIS) (tiếp)
 Quản lý hiệu quả công việc
 Những lợi ích thường xuất phát

từ một hệ thống giám sát quản lý
việc thực hiện công việc. Điều
này phải hướng tới mục tiêu
chiến lược có tính đến giá trị của
đồng tiền, so sánh với kiểm toán
và sự hoàn lại của vốn đầu tư.


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.3. Các quy trình nhân sự có thể được hỗ trợ bởi hệ thống
thông tin (HRIS) (tiếp)
 Quản lý hiệu quả công việc (tiếp)


Các thông tin quản trị việc thực hiện được xử lí có thể bao gồm
mục tiêu cá nhân hoặc mục tiêu nhóm, nhóm cơ cấu hồ sơ năng
lực, chỉ số thực hiện, tiềm năng cá nhân và nhu cầu phát triển, và
tham vọng cá nhân được nhận dạng bởi nhân viên và những chi
tiết kế hoạch phát triển cá nhân của họ.


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.3. Các quy trình nhân sự có thể được hỗ trợ bởi hệ thống
thông tin (HRIS) (tiếp)
Chế độ khen thưởng
 Báo cáo HRIS có thể đươc sử dụng để so sánh khen

thưởng, giám sát các hoạt động của chính sách khen

thưởng và để đánh giá giá trị của đồng tiền. Thông tin
thích hợp có thể được tạo ra để hỗ trợ đánh giá trả lương
và việc kiểm toán cùng các báo cáo có thể được khảo sát
kỹ để đảm bảo rằng không có bất cứ sự khác biệt nào
trong thanh toán về nhu cầu của công việc.


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.3. Các quy trình nhân sự có thể được hỗ trợ bởi hệ thống
thông tin (HRIS) (tiếp)
Quản lý và phát triển
 Đào tạo và phát triển, nhu cầu nhận dạng và lưu trữ chi

tiết trong HRIS, sau đó được đánh giá lại trong việc kết
hợp với các mục tiêu chiến lược.
 Đào tạo và phát triển sau đó có thể được cung cấp để đáp

ứng nhu cầu cá nhân và tổ chức. Truy cập thông tin và
tập hợp các dữ liệu sẽ xác định nhu cầu phát triển chung


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.3. Các quy trình nhân sự có thể được hỗ trợ bởi hệ thống
thông tin (HRIS) (tiếp)
Các mối quan hệ giữa nhân viên (quản lý xung đột)
 Các phân tích dữ liệu tổng hợp dựa trên việc xảy ra kỉ luật
có thể xác định phổ biến các vấn đề trong giao tiếp, đặc
biệt liên quan đến các quy tắc giao tiếp của tổ chức.

 Thông qua việc cung cấp báo cáo rõ ràng hơn về quy định
và mong đợi của quản lí, các cảm nhận của nhân viên mới
và đào tạo nhân viên hiện tại có thể được cải thiện và nên
giảm hậu quả của hành động vi phạm kỉ luật


7.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN NHƯ LÀ CÔNG CỤ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHIẾN LƯỢC (tiếp)
7.1.3. Các quy trình nhân sự có thể được hỗ trợ bởi hệ thống
thông tin (HRIS) (tiếp)
 Tiền lương và phúc lợi
 Các hệ thống thông tin nguồn nhân lực có thể cung cấp

thông tin để xác định xu hướng và để làm nổi bật các khía
cạnh để điều tra chi tiết hơn
 Thông tin được tạo ra và xử lý có thể bao gồm tuổi tác,

giới tính và năng lực của nhân viên, dữ liệu đào tạo quá
trình của một người, lương....


7.2. DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN NHÂN SỰ


Việc

hoàn

thiện

hệ

thống

thông tin nguồn nhân lực hiện
có được chia làm 4 giai đoạn:
 Giai đoạn 1: Duyệt hệ thống.
 Giai đoạn 2: Lập kế hoạch.
 Giai đoạn 3: Thiết kế lại và

chỉnh sửa cho phù hợp.
 Giai đoạn 4: Cài đặt và duy

trì hệ thống.


7.2. DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN NHÂN SỰ (tiếp)
7.2.1. Duyệt (rà sát) lại hệ thống
Trong giai đoạn đầu tiên của quá
trình thiết lập hệ thống thông tin,
doanh nghiệp tiến hành phân tích
SWOT- việc đánh giá dựa trên
phân tích những điểm mạnh, điểm
yếu, cơ hội và thách thức của
doanh nghiệp nhằm:
Phương pháp lập kế hoạch có tính
chiến lược được dùng để đánh giá
các ưu điểm, khuyết điểm, cơ hội

và thách thức.


7.2. DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN NHÂN SỰ (tiếp)
7.2.1. Duyệt (rà sát) lại hệ thống
(tiếp)
Có thể được dùng để đánh giá một
phòng ban, hoặc cả một tổ chức
trước khi đảm nhận một đề án đem
lại những thay đổi trong tổ chức.
Các kết quả sẽ được sử dụng làm
nguồn dữ liệu nhập vào hệ thống
thông tin nguồn nhân lực mới
Có thể được chỉnh sửa tùy theo
mục tiêu, mục đích và phạm vi sử
dụng.


7.2. DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN NHÂN SỰ (tiếp)
7.2.1. Duyệt (rà sát) lại hệ thống (tiếp)
Việc

xét duyệt có thể bao gồm các

thành phần sau;
 Tổ chức
 Quy trình
 Ứng dụng

 Phần cứng


7.2. DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN NHÂN SỰ (tiếp)
7.2.2. Lập kế hoạch
Các

bước lập kế hoạch gồm 2 hoạt động:

 Lập kế hoạch cải tiến hệ thống:
 Xác định rõ những đề xuất nào cần được

ưu tiên hàng đầu.
 Quyết định các nguồn lực thực hiện những

đề xuất đó.
o

Ngân quỹ.

o

Nhân lực.

o

Phần mềm.

o

Phần cứng.


7.2. DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN NHÂN SỰ (tiếp)
7.2.2. Lập kế hoạch (tiếp)
 Lập kế hoạch quản lý thay đổi

Lập kế hoạch quản lý thay đổi là
một tập hợp các quy trình, các
công cụ và công nghệ kỹ thuật
để quản lý về mặt con người
trong các hệ thống đang được
thay đổi.
Mục tiêu: Hoàn thiện những mặt
tích cực của thay đổi


7.2. DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN NHÂN SỰ (tiếp)
7.2.2. Lập kế hoạch (tiếp)
Những hoạt động cần thực hiện
trong bước lập kế hoạch quản lý sự
thay đổi:
 Thu thập thông tin từ việc rà

soát tổng kết hệ thống về tổ
chức
 Đánh giá những rủi ro tiềm

tàng.
 Lập kế hoạch giảm nhẹ những

rủi ro.
 Lập kế hoạch truyền thông


7.2. DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN NHÂN SỰ (tiếp)
7.2.2. Lập kế hoạch (tiếp)
Hoạt động của duyệt hệ
thống:
 Thu thập thông tin:
Nội bộ và bên ngoài.
 Đưa ra những chuẩn
đoán và đề nghị.
 Lập kế hoạch:
 Lập kế hoạch cải thiện
hệ thống
 Lập kế hoạch quản lý
thay đổi


7.2. DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN NHÂN SỰ (tiếp)
7.2.2. Lập kế hoạch (tiếp)
•Ví dụ: Cách tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Chẩn đoán
Điểm mạnh

Điểm
yếu/Thách
thức
Cơ hội

 Các vai trò được xác định rõ ở
phòng nhân sự
 EVN chỉ đạo các khoá đào tạo kỹ
thuật cho nhân viên

Những đề xuất

Xem xét phê duyệt và
thiết kế lại hệ thống
thông tin nguồn nhân
lực dựa trên những khía
cạnh cụ thể có thể gây
 80% người sử dụng thấy khó khó khăn cho việc sử
khăn khi sử dụng hệ thống thông dụng và làm cho hệ
thống thân thiện hơn
tin nguồn nhân lực
với người dùng
 Xác định rõ những kỹ năng cần
cho từng vai trò