Thiết kế và đánh giá công việc trong quản lý doanh nghiệp

QUẢN LÝ NHÂN LỰC

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ VÀ ĐÁNH GIÁ
CÔNG VIỆC


MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 3
Sau khi học xong chương 3, sinh viên
có thể trình bày và hiểu rõ các nội
dung:
 Tổng quan về thiết kế công việc: khái
niệm công việc, khái niệm và nội dung
thiết kế công việc, nguyên tắc cơ bản,
quy trình xây dựng bản mô tả công
việc.
 Tổng quan về đánh giá công việc, phân
tích quy trình đánh giá công việc
 Liên hệ thực tiễn về thiết kế và đánh
giá công việc


HƯỚNG DẪN HỌC
 Sinh viên nên tìm hiểu thêm một số kiến

thức về quản trị nhân lực liên quan tới
thiết kế và đánh giá công việc.

 Tìm hiểu tại sao nói phân tích công việc

và đánh giá công việc là công cụ của
quản lý nhân lực.

 Tham khảo giáo trình: Giáo trình quản
lý nhân lực – 2011
 Thảo luận với giáo viên và các sinh viên
khác về các vấn đề chưa nắm rõ.

3


NỘI DUNG CHƯƠNG 3

 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

 ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC


3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
 Khái niệm công việc

Là tổng hợp các nhiệm vụ, các trách nhiệm hay chức năng mà một
người hay một nhóm người lao động phải đảm nhận trong một tổ chức.
 Khái niệm thiết kế công việc

 Là một quá trình thu thập thông tin
có liên quan đến một công việc
một cách có hệ thống và minh
bạch nhằm xác định được các
nhiệm vụ của công việc đó.
 Các bước của quá trình thiết kế
công việc: Phân tích công việc
và Bản mô tả công việc

3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Phân tích công việc
 Khái niệm: Phân tích công việc là một
tiến trình xác định một cách có hệ
thống các nhiệm vụ, những yêu cầu về
nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết và các điều
kiện để thực hiện có hiệu quả các công việc
trong một tổ chức.
 Những yêu cầu cho việc phân tích công
việc:
 Công việc phải được xác định chính xác.
 Chức năng, nhiệm vụ cũng như những
yêu cầu của công việc phải được mô tả cụ
thể, rõ ràng.
 Những điều kiện để thực hiện công việc
có hiệu quả phải được trình bày cụ thể
và đầy đủ.


3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Sơ đồ phân tích công việc
Các nhiệm vụ
cụ thể

Các điều kiện
làm việc cụ
thể

Các trách
nhiệm cụ thể

•

Phiếu mô tả công việc/job description
Phân
tích
công
việc

•

Phiếu tiêu chuẩn công việc/ job
standard

•

Phiếu yêu cầu chuyên môn/ job
specification

Kiến thức lý
thuyết

Kỹ năng thực
hành

•

Khả năng cần

thiết khác

Lập kế
hoạch
nhân lực
Tuyển
dụng
nhân
viên
Trả công
lao động
Đánh giá
thực
hiện CV


3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Các phương pháp thu thập thông tin khi phân tích
công việc:
 Phương pháp quan sát
 Phương pháp phỏng vấn
 Phương pháp phiếu điều tra câu hỏi
 Phương pháp tự ghi chép, mô tả…


3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Bản mô tả công việc
 Bản mô tả công việc chỉ ra các nhiệm vụ, các trách nhiệm, các mối
quan hệ công tác và các điều kiện làm việc cụ thể của một công
việc.

 Có hai loại mô tả công việc: Khái quát và chi tiết, nhưng thường
trong bảng mô tả công việc phải đảm bảo các nội dung sau đây:
 Những thông tin chung về công việc.
 Những chức năng và trách nhiệm trong công việc.
 Những nhiệm vụ cụ thể phải hoàn thành.
 Quyền hạn của người thực hiện công việc.
 Những mối quan hệ trong công việc.
 Các điều kiện làm việc để thực hiện công việc đó.
 Các tiêu chuẩn để đánh giá công việc.
 Các yêu cầu khác.


3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Quy trình xây dựng bản mô tả công việc:


3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Quy trình xây dựng bản mô tả công việc
 Giai đoạn 1: Xác định phạm vi và đưa ra phương pháp :
 Xác định những vị trí nào sẽ được phân tích (Bản tóm tắt
các vị trí).
 Quyết định sẽ tuân theo tiêu chí nào.
 Xác định những thông tin cần thiết và phân loại chi tiết: Các
yếu tố của một Bản mô tả công việc.
 Quyết định dựa trên phương pháp nào: lấy thông tin và
phân tích.
 Xác định thông tin cần lấy từ ai.


3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)

Quy trình xây dựng bản mô tả công việc (tiếp)
Giai đoạn 2: Thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu và phê
chuẩn
 Thu thập dữ liệu: sử dụng một số các phương pháp sau
như phỏng vấn người thực hiện và người giám sát, mô tả
theo nhóm, sử dụng bản hỏi, hay quan sát.
 Phân tích dữ liệu
 Bước 1: Chuẩn bị
 Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin
 Bước 3: Xây dựng bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu
chuẩn công việc


3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Quy trình xây dựng bản mô tả công việc (tiếp)
Giai đoạn 3: Đưa ra danh mục các vị trí công việc
Đây là giai đoạn cuối cùng trong quá trình xây dựng mô tả
công việc. Sau khi phê chuẩn, tổ chức phải đưa ra danh mục
các vị trí công việc, và quyết định ban hành danh mục này
cho toàn bộ các phòng ban trong tổ chức.


3.1. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Những yêu cầu trong quá trình xây dựng bản mô tả công
việc:
 Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực
hiện.
 Liệt kê đầy đủ các nhiệm vụ chính.
 Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng.
 Xây dựng theo chức danh vị trí (không nên xây dựng cho một

người cụ thể).
 Mô tả công việc theo cách thức được thực hiện trên thực tế.
 Sử dụng các từ có tính hành động.
 Đơn giản và ngắn gọn.


3.1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Bản tiêu chuẩn công việc
 Là hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh những
yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn
thành nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả
công việc
 Thường bao gồm 3 nội dung:
Số lượng sản phẩm hoặc năng suất lao động;
Chất lượng;
Thực hiện


3.1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC (tiếp)
Bản yêu cầu chuyên môn của công việc
Là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện
về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ
giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần, thể
lực và các yêu cầu khác để hoàn thành tốt công việc
 Các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng:
 Trình độ đào tạo cơ bản, bằng cấp;
 Kỹ năng và kinh nghiệm
 Các yêu cầu về thể lực, phẩm chất cá nhân:
 Sức khỏe
 Thái độ làm việc và các phẩm chất đặc biệt khác (ví dụ trong

các điều kiện làm việc có sự nguy hiểm)
…


3.2 ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC
Khái niệm
 Đánh giá công việc là một hệ thống bao gồm các tiêu chí đánh
giá mức độ khó khăn phức tập của một công việc, có thể mang
tính Định tính (xếp thứ tự tầm quan trọng một cách đơn giản),
hoặc Định lượng (xác định giá trị cho mỗi vị trí), trong trường
hợp này là “định giá”
 Đánh giá công việc được hiểu là quá trình theo đó các vị trí công
việc được so sánh đối chiếu trong nội bộ doanh nghiêp, để xác
định giá trị khác nhau của mỗi vị trí. Nó khiến ta có thể thiết lập
tầm quan trọng của mỗi vị trí trong doanh nghiệp”


3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC (tiếp)
Mục đích của đánh giá công việc
 Để đưa ra dữ liệu thực, xác định được và có tính hệ thống để quyết
định giá trị tương đối của vị trí công việc.
 Đưa ra cơ sở tính lương trong doanh nghiệp.
 Cung cấp dữ liệu để thiết lập cấu trúc lương có thể so sánh với các
công ty khác cùng lĩnh vực hoạt động và cùng vị trí.
 Là cơ sở để đàm phán với của nhân viên.
 Để xây dựng những nguyên tắc rõ ràng và những phương pháp công
bằng, nhờ đó cho phép giải quyết các vấn đề về lương một cách
khách quan hơn.
 Làm rõ các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm. Những yếu tố này
góp phần làm đơn giản hóa công việc và để tránh những hoạt động

lặp lại.
 Đóng vai trò như một công cụ hữu hiệu cho các hoạt động quản lý
nguồn nhân lực khác nhau (tuyển chọn, luân chuyển nội bộ…).
 Quyết định các chế độ chính sách và phân tích tổ chức.


3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC (tiếp)
 Đánh giá công việc có thể không có tác dụng trong một

số trường hợp
 Tổ chức có ít vị trí công việc.
 Tổ chức có quan niệm sai lầm là việc đánh giá công việc là
giải pháp cho tất cả các xung đột về nhân lực.
 Trọng tâm của tổ chức là con người và những khả năng của
họ chứ không phải là các vị trí công việc.

 Ai là người đánh giá
 Hội đồng đánh giá;
 Bộ phận nhân sự;
 Tư vấn ngoài.


3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC (tiếp)
Các quy tắc cơ bản của đánh giá công việc
 Thực hiện từ cấp độ quan trọng cao nhất đến thấp nhất theo
thứ bậc.
 Người đánh giá phải có cái nhìn rộng về các vị trí công việc.
 Vị trí công việc phải được đánh giá như bản chất vốn có của nó
 Chúng ta đánh giá vị trí công việc chứ không phải đánh giá
người đảm nhiệm vị trí đó.

 Nhân viên không được đánh giá vị trí công việc của chính mình.
 Nếu có một vài nhóm đánh giá thì các nhóm đó phải được kết
hợp thành một nhóm cao nhất để bảo đảm sự nhất quán.


3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC (tiếp)
Quy trình đánh giá công việc


3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC (tiếp)
Quy trình đánh giá công việc (tiếp)
Bước 1: Xác định các yêu cầu cơ bản cần đánh giá
 Xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá, và
những yếu tố này liên hệ với việc thực hiện các mục tiêu của
doanh nghiệp như thế nào.
 Những yêu cầu có thể suy ra từ bản mô tả công việc và bao
gồm cả hai phần: tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết
quả thực hiện công việc của những nhân viên đã thực hiện
công việc này trước đó.


3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC (tiếp)
Quy trình đánh giá công việc (tiếp)
Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp
 Có rất nhiều phương pháp đánh giá: phương pháp đánh giá
cho điểm (rating scale), phương pháp đánh giá mô tả
(essay method) và phương pháp đánh giá theo kết quả
(results-oriented) hay phương pháp đánh giá quản trị mục
tiêu (management by objectives)…
 Không có phương pháp nào được cho là tốt nhất cho tất cả

mọi tổ chức


3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC (tiếp)
Quy trình đánh giá công việc (tiếp)
Bước 3: Huấn luyện các nhà lãnh đạo và những người thực
hiện đánh giá về kỹ năng đánh giá công việc của nhân
viên.
Hướng dẫn người thực hiện đánh giá sử dụng phương pháp, xác
định các nguyên tắc, các tiêu chuẩn và điểm đánh giá thích hợp
để đảm bảo việc đánh giá chính xác công bằng.
Bước 4: Thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh
giá
Trước khi thực hiện đánh giá, cần thảo luận với nhân viên về nội
dung, phạm vi đánh giá. Các cuộc thảo luận này sẽ chỉ rõ lĩnh
vực cần đánh giá, đánh giá như thế nào, chu kỳ thực hiện đánh
giá và tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với cả doanh
nghiệp lẫn nhân viên.


3.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC (tiếp)
Quy trình đánh giá công việc (tiếp)
Bước 5: Thực hiện đánh giá theo các phương pháp đánh
giá
Thực hiện so sánh, phân tích kết quả thực tế trên cơ sở lựa
chọn các phương pháp đánh giá đã lựa chọn phù hợp. Chú ý
tránh để các ấn tượng của nhà lãnh đạo ảnh hưởng đến kết
quả đánh giá.
Bước 6: Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên
Điều quan trọng trong đánh giá công việc là cần vạch ra các

phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra
các chỉ tiêu mới cho nhân viên.