chính sách và thủ tục mua hàng

Nhóm 3



Chính sách mua hàng

Một đặc điểm của chính sách hiệu quả là kịp thời và đang hiện hành, điều
đó giả định rằng chúng được xem xét định kỳ để cho rõ ràng và phù hợp.
Những đặc điểm sau đây áp dụng đối với các chính sách hiệu quả:
• Hành động theo định hướng
• Liên quan, thích hợp
• Ngắn gọn
• rõ rang, dễ hiểu
• Kịp thời và đang thi hành
• Hướng dẫn giải quyết vấn đề và hành vi


Ví dụ chính sách mua hàng của cty nón thời trang


Chính sách mua hang –
cung cấp hướng dẫn chỉ dẫn
mua hàng
05
04
03

02

01

Các chính sách xác định các vấn
đề lien quan đến hoạt động

 Các chính sách xác định các mối quan
hệ người mua - người bán

Các chính sách xác định mục tiêu kinh
doanh xã hội và nhỏ lẻ

Các chính sách xác định hành vi của nhân viên
thu mua

 Các chính sách xác định vai trò của thu mua


1 - Các chính sách xác định vai trò của thu mua
Mục tiêu và nguyên tắc mua hàng của một công ty:
 Chọn các nhà cung cấp đáp ứng mua hàng và sự hoàn thành nhu cầu
 Mua nguyên vật liệu và dịch vụ phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng
 Thúc đẩy quan hệ người mua - người bán và để khuyến khích các nhà cung cấp đóng
góp
 Giải quyết tất cả các nhà cung cấp công bằng và đạo đức
 Làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác
 Thực hiện các hoạt động mua để tăng cường các mối quan hệ xã hội và nhân viên
 Hỗ trợ tất cả các mục tiêu và chính sách của công ty
 Duy trì một đội ngũ nhân viên thu mua đủ điều kiện để phát triển năng lực chuyên môn
của nhân viên


Trách nhiệm của các công ty hợp tác mua hang

Thực hiện các chính sách điều hành
 Xây dựng và công bố các chính sách và thủ tục mua bán và các vật liệu chức năng
để hỗ trợ các hoạt động mua bán hiệu quả và hiệu quả ở tất cả các cấp
 Phối hợp phát triển chiến lược giữa phòng ban thu mua hoặc trung tâm để tối đa
hóa đòn bẩy thu mua của các mặt hàng quan trọng
 Đánh giá hiệu quả của hoạt động thu mua.
 Cung cấp chuyên gia hỗ trợ cho các phòng ban thu mua (ví dụ, hỗ trợ tìm nguồn
cung ứng quốc tế, đàm phán hợp đồng, hệ thống phát triển)
 Thực hiện các nhiệm vụ đặc trưng khác kết hợp với một nhân viên hỗ trợ của công
ty


2 - Chính sách xác định cách ứng xử của các nhân viên
thu mua
Các chính sách này phác thảo cam kết sự quản lý để hành vi trung thực và đạo đức đồng thời
hướng dẫn nhân viên, những người đang phải đối mặt với những tình huống khó khăn.

Chính
sách đạo
đức

Chính
sách
trao đổi

Liên hệ
và thăm
hỏi nhà
cung cấp

Cựu
nhân
viên đại
diện nhà
cung cấp


Chính sách đạo đức

Hầu hết các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức cỡ trung và cỡ lớn, có một chính sách
bằng văn bản mô tả cam kết quản lý đến hành vi mua đạo đức. Các chính sách đưa ra
dựa trên những tiêu chí khách quan như giá cả, chất lượng, khả năng dịch vụ, sự tin
cậy chính trực. Nghiêm cấm các hành vi vi phạm đạo đức kinh doanh.



Chính sách trao đổi
-

Một chính sách chính thức thường tồn tại đối lập chi tiết quản lý của các thỏa
thuận mua đối ứng.
Xảy ra khi các nhà cung cấp đang gây sức ép để mua sản phẩm hay dịch vụ của
người mua.


Liên hệ và thăm hỏi nhà cung cấp

NỘI DUNG
Lên quan đến thăm
hỏi trực tiếp hoặc

tiếp xúc truyền đạt
khác với các nhà
cung cấp hoặc các
nhà cung cấp tiềm
năng

NỘI DUNG
Thu mua muốn tránh
những vị trí mà nhà cung
cấp có thể làm sáng tỏ
sự trình bày và ý kiến
được đưa ra bởi những
người không mua như
cam kết


Cựu nhân viên đại diện nhà cung cấp
• Tình trạng chảy máu chất xám.
• Cách khắc phục:
 Thiết lập một chính sách cấm các giao dịch kinh doanh với các nhà cung cấp có sử
dụng lao động trước đây được biết đến hoặc có trong thông tin bí mật
 Điều khoản trong bản hợp đồng lao động cấm các nhân viên làm việc với một đối
thủ cạnh tranh hoặc một nhà cung cấp trong một thời gian quy định


Ví dụ về một chính sách chức năng thu mua
Chính sách mua hàng Công nghệ ABC
Số hợp đồng: 2 Áp dụng cho: Nhân viên đoàn thể
Phân chia thu mua
Người mua nhà máy

Ngày: 1-1-04
Chủ đề: Công ty Trách nhiệm thu mua văn phòng
Chính sách điều hành E-7 đặt ra các nguyên tắc hỗ trợ các tổ chức và quản lý của ABC
Công nghệ học và sự phân chia điều hành của nó:
Công nghệ học ABC, bằng chính sách điều hành, được tổ chức trên một tuyến và bộ phận cơ sở,
với các quá trình hoạt động phân chia chủ yếu được phân cấp..
Nhân viên mua hàng doanh nghiệp là một trong những nhân viên công ty được đề cập trong
chính sách điều hành E-7. Trách nhiệm cho các chức năng, hoạt động và nhiệm vụ sau đây:
• Trách nhiệm thực hiện và đảm bảo rằng mỗi đơn vị phân chia và thu mua luôn tôn trọng mỗi
chính sách của công ty như đã nêu bởi quản lý điều hành.
• Trách nhiệm phát triển và công bố chức năng thu mua và chính sách, thủ tục cần thiết. Mục
đích của việc này là để hỗ trợ các hoạt động mua bán hiệu quả và hiệu quả trong toàn công ty.
• Phối hợp phát triển chiến lược giữa sự phân chia mua hàng và các đơn vị mua khác để hỗ trợ
công ty đem lại hiệu quả rộng và giảm trùng lặp.
• Phát triển hệ thống đánh giá sự thực hiện và hoạt động của công ty thu mua rộng khắp.
• Cung cấp hỗ trợ chuyên môn cho các ban mau, các đơn vị mua trong toàn công ty
• Chịu trách nhiệm cho công việc thường gắn liền với một nhân viên hỗ trợ doanh nghiệp và
công việc không trực tiếp giao cho bộ phận thu mua của nhà máy.


3 - Các chính sách xác định mục tiêu kinh doanh xã hội và
nhỏ lẻ

Tìm nguồn cung
ứng
"

Vấn đề
môi trường

Tìm nguồn cung ứng

1)
2)
3)

Hỗ trợ nhà cung cấp kinh doanh nhỏ lẻ, kinh doanh thiểu số.
Chính sách hỗ trợ các nhà cung cấp hoàn cảnh khó khăn
Kết hợp đa dạng các nhà cung cấp đối với việc tổ chức thu mua và quy định đối
với người chủ trương để cụ thể hóa các đơn vị kinh doanh


Nhà cung ứng của Samsung
Samsung cũng định kỳ tổ chức những cuộc triển lãm, hội thảo nhằm tìm kiếm cơ hội hợp tác với
các doanh nghiệp Việt Nam
Ông Han Myoungsup khẳng định “bất cứ doanh nghiệp nào đáp ứng được các điều kiện của Samsung về chất
lượng – thời gian giao hàng – giá cả đều có cơ hội trở thành nhà cung ứng của Samsung. Từ 4 nhà cung ứng

cấp 1 đã tăng lên con số 12. Ngoài ra còn có 178 nhà cung ứng cấp 2


Top 50 cty tốt nhất
•

1 Lockheed Martin
2 Bank of America Corp.
3 BellSouth Corp.
4 Dell Computer
5 Wal-Mart Stores Inc.

6 OfficeMax
7 IBM
8 Procter & Gamble Co.
9 Boeing Co.
10 The Coca-Cola Co.
11 Time Warner Inc.
12 Raytheon Co.
12 General Mills
13 SBC Communications/AT&T
14 Office Depot Inc.
15 General Motors Corp.
16 Toyota
17 Northrop Grumman Corp.
18 United Parcel Service
19 Xerox
20 DaimlerChrysler
21 Avon Products
21 Pepsico Inc.
22 Altria Group
23 Home Depot Inc.
24 Sprint/Nextel
25 Johnson & Johnson
26 Microsoft Corp.

28 ExxonMobil
29 Walt Disney Co.
30 Pitney Bowes
31 Fannie Mae
32 American Express
32 Chevron

33 Starbucks Corp.
34 JC Penney Co.
34 Verizon Wireless
35 Cisco Systems Inc.
36 General Dynamics Corp.
36 Bristol-Myers Squibb Co.
37 McDonald’s Corp.
38 Ford Motor Co.
39 Verizon
40 General Electric Co.
41 Citigroup Inc.
42 Comcast Corp.
42 Wells Fargo & Co.
43 Major League Baseball
44 Merrill Lynch & Co. Inc.
45 Corporate Express
46 Pfizer Inc.
47 Progress Energy Inc.
47 Cardinal Health
48 Sempra Energy
49 United Technologies
50 Waste Management


Vấn đề về môi trường
•

Một tập hợp các chính sách phác thảo một vị trí liên quan đến các vẫn đề
môi trường đang trờ nên ngày càng quan trọng. Hơn thế nữa Chính phủ
đang yêu cầu các chính sách bởi luật pháp. Những chính sách này bao

gồm việc sử dụng các vật liệu tái chế; tuân thủ nghiêm ngặt với các địa
phương,quy định của bang và liên bang; và xử lý thích hợp chất thải.


Bộ luột về bảo vệ môi trường trong kinh doanh

Bộ luật năm 1990 đưa ra quyết định phạt tiền lớn đối với sản xuất các chất phá hủy
tầng ozone và ô nhiễm không khí . Kết quả là, người mua lựa chọn một nhà cung cấp
tuân thủ các quy định môi trường
Trong giai đoạn 1899-1950, Chính phủ Hoa Kỳ đã ban hành 7 luật liên quan đến bảo
vệ môi trường. Từ năm 1976 đến năm 1978, Quốc hội đã ban hành 9 luật môi
trường.Nhiều luật mới đây đã tiếp tục nhấn mạnh sự cần thiết trong kinh doanh là phải
cẩn thận xem xét các sáng kiến


4 - Những chính sách để giải quyết quan hệ giữa
người mua - người bán
•
•
•
•
•

Quan hệ nhà cung cấp
Trình độ chuyên môn và cung cấp lựa chọn
Các nguyên tắc và hướng dẫn trao hợp đồng mua hàng
Lao động hoặc khó khăn khác tại nhà cung cấp
Chính sách khác

Quan hệ nhà cung cấp

•
•
•
•
•

Quan hệ với các nhà cung cấp công bằng chính trực
Hỗ trợ và phát triển những nhà cung cấp để cải thiện chất lượng, giao hàng, chi phí, hoặc
các tiêu chuẩn khác
Cung cấp thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp
Phát triển các kênh truyền thông
Thông báo cho nhà cung cấp là tại sao họ không nhận được một hợp đồng mua bán.


Ví dụ Nike


Trình độ chuyên môn và cung cấp lựa chọn
Lựa chọn nhà cung cấp tiêu chí bao gồm:
• Giá / khả năng cạnh tranh
• Chất lượng sản phẩm
• Hiệu suất cung cấp
• Điều kiện tài chính
• Kỹ thuật và khả năng sản xuất
• Quản lý các nhà cung cấp riêng
• Năng lực quản lý
• Có khả năng làm việc với khách hàng
• Khả năng đổi mới

Các nguyên tắc và hướng dẫn trao hợp đồng mua hàng