ISO quy trình quản lý thiết bị IT IS trong công ty

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Mã tài liệu: QT-EEE-XY
Lần ban hành/Sửa đổi: 01
Ngày hiệu lực: / /2010

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ THIẾT BỊ

Người soạn thảo
Họ và tên

Người kiểm tra

Người phê duyệt

Đặng Tiến Hùng

Nguyễn Quang Hòa Bình

Chữ ký
Ngày
Tài liệu này và các thông tin trong tài liệu là tài sản của Trung tâm EEE và không được sao chép, copy, in ấn hoặc sang băng dưới bất
cứ hình thức nào nếu không có sự cho phép trước của Trung tâm EEE


Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

TT

Ngày sửa
đổi

Lần ban hành: 01

Vị trí sửa
đổi (trang)

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

Trang số 2


Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

1. MỤC ĐÍCH:
-

Quy định trách nhiệm và phương pháp quản lý tài sản là thiết bị.

-

Đảm bảo sự an toàn và hoạt động ổn định hệ thống các thiết bị.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Áp dụng đối với tài sản là tất cả các thiết bị.
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
- Các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo trì bảo dưỡng trang thiết
bị.
- Các form biểu mẫu, nhật ký quản lý thiết bị, hồ sơ theo dõi thiết bị
- Các quy trình liên quan.
4. ĐỊNH NGHĨA
4.1 Thuật ngữ:
- Thiết bị máy tính: là hệ thống máy tính cá nhân, máy tính để bàn, hệ
thống mạng, linh kiện.
- Thiết bị văn phòng: là hệ thống thiết bị sử dụng chung cho văn phòng:
hệ thống máy in, scaner, fax, copier.
- Thiết bị: là tất cả các thiết bị liên quan : thiết bị máy tính, thiết bị văn
phòng.
4.2 Chữ viết tắt
- IS
: Hệ thống thông tin, Bộ phận IS
- CNTT
: Công nghệ thông tin, viễn thông
- TBCN
: Thiết bị công nghệ: là bao gồm các thiết bị CNTT và các
thiết bị viễn thông, cảo bao gồm phần cứng, phần mềm.
- BP
: Bộ phận
- SD
: Sử dụng
- TBP
: Trưởng bộ phận
- BH

: Bảo hành
- BT-BD
: Bảo trì, bảo dưỡng

Lần ban hành: 01

Trang số 3


Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

5. NỘI DUNG
5.1 Mô tả quy trình
Lưu đồ tiến trình thực hiện

Trách
nhiệm
Bộ phận IS

BM/EEE-YX01

Lập danh mục
Hồ sơ thiết bị

Hành chính

Tài liệu/Biểu
mẫu

BM/EEE-YX02

BP sử dụng
BP sử dụng

Kế hoạch bảo
dưỡng

Hành chính Yêu cầu khắc
phục, sửa chữa
IS

Phương án sửa chữa,
bảo dưỡng

BP xử lý
BP xử lý
hoặc nhà
cung cấp

Thực hiện

IS,BP sử
dụng Nhà
cung cấp

Đánh giá
nghiệm thu
OK

IS, HCTH,
BP sử dụng

5.2

Bàn giao người
sử dụng

Diễn giải
5.2.1 Danh mục thiết bị

- Bộ phận IS và bộ phận hành chính có trách nhiệm lập và theo dõi danh mục
thiết bị theo biểu mẫu BM/EEE-IS(HC)-01
- Danh mục thiết bị sử dụng với mục đích kiểm tra, kiểm kê tài sản và cập
nhật mã tài sản mới.
5.2.2 Hồ sơ thiết bị

Lần ban hành: 01

Trang số 4


Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

- Bộ phận IS chịu trách nhiệm lập hồ sơ thiết bị: liên quan đến IS: máy tính,
mạng.
- Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm lập hồ sơ các thiết bị văn phòng.

- Hồ sơ thiết bị mô tả chi tiết: Nguồn gốc xuất xứ, ngày cung cấp, cập nhật
nhật ký sửa chữa, bảo hành, người/ bộ phận sử dụng., và các giấy tờ liên
quan (biên bản, phiếu bảo hành..) và được lập theo biểu mẫu BM/EEEIS(HC)-02
- Các thiết bị đều được gán mã ký hiệu theo quy định:
XX-YY/ZZ-TT
XX: Tên thiết bị viết tắt
YY: IS – Đối với các thiết bị liên quan đến máy tính, mạng
YY:HC- Đối với các thiết bị văn phòng do hành chính quản lý
ZZ: Bộ phận – khu vực sử dụng
TT: số thứ tự thiết bị
VD: LT-IS/GV-02
Máy laptop số 02 do bộ phận Giáo vụ sử dụng
- Các bị được được ký mã hiệu theo biểu mẫu BM/EEE-HC-03
5.2.3 Khắc phục, sửa chữa thiết bị
- Bộ phận IS chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan đến thiết bị máy
tính khi có sự cố xả ray (đối với hệ thống mạng, và CNTT thực hiện theo
quy trình Quản trị mạng)
- Bộ phận HC chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan đến thiết bị văn
phòng.

Lần ban hành: 01

Trang số 5


Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

a. Sơ đồ

Trách
nhiệm

Bộ phận SD

IS,
Hành Chính

Lưu đồ tiến trình thực hiện

Nhu cầu khắc phục,
sửa chữa thiết bị

Lập P.Án
khắc phục, sửa chữa

Tài liệu/Biểu
mẫu
BM/EEE-IS-04

BM/EEE-IS-04

BP sử dụng
2

Cán bộ phụ
trách liên
quan

BM/EEE-IS-04

Phê duyệt

OK

IS,

BM/EEE-IS-04

BP sử dụng,
Nhà cung
cấp dịch vụ
IS, BP sử
dụng; Nhà
cung cấp

Thực hiện

BM/EEE-IS-04

Đánh giá
nghiệm thu
OK

IS,
Hành chính
BP sử dụng

Lần ban hành: 01

Bàn giao
Lưu hồ sơ TB

BM/EEE-IS-04
BM/EEEIS(HC)-02

Trang số 6


Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

b. Diễn giải
STT

Nội dung công việc

1

2

Người thực
hiện

Thời gian

Biểu
mẫu

Tiếp nhận nhu cầu khắc phục, sửa chữa từ
Bộ phận sử dụng

IS

Ngay khi có
nhu cầu.

BM/EEEIS-04

Lập phương án sửa chữa:

IS – HCTHBP mua sắm

BM/EEEIS-04

BP Mua
sắm.

BM/EEEIS-04

 Kiểm tra, sửa chữa ngay. Nếu thiết bị có
thể tự sửa chữa được (thực hiện bước 5)

BP sử dụng

 Kiểm tra thiết bị còn bảo hành (thực hiện
bước 4). Chuyển nhà cung cấp thực hiện
bảo hành.
 Trường hợp thiết bị hết hạn bảo hành: IS

kết hợp BP mua sắm lựa chọn nhà cung
cấp dịch vụ (thực hiện bước 3)
3

Trình lãnh đạo phê duyệt chi phí sửa chữa:
 Lãnh đạo không duyệt phương án:
(chuyển lập phương án khác- bước 2)

Lãnh đạo

4

Tiến hành thực hiện sữa chữa

IS, Nhà cung
cấp dịch vụ

BM/EEEIS-04

5

Đánh giá nghiệm thu:

IS, nhà cung
cấp dịch vụ,

BM/EEEIS-04

 Thiết bị vẫn chưa đáp ứng nhu cầu sửa
chữa (chuyển bước 3- lựa chọn nhà cung

cấp dv khác)

Hành chính,
BP sử dụng

 Thiết bị đã được sửa chữa và hoàn tất
6

Bàn giao Bộ phận sử dụng
Lập biên bản bàn giao
Lưu hồ sơ thiết bị

Lần ban hành: 01

IS, BP sử
dụng thiết bị

BM/EEEIS-04
BM/EEEIS-02

Trang số 7


Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

5.2.4 Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng
a. Sơ đồ
Trách

nhiệm
BP IS
HC
BP Sử dụng
IS,
BP sử dụng

Lưu đồ tiến trình thực hiện

Kế hoạch Bảo
dưỡng, bảo trì
TBCN

Phương án bảo trì, Bảo
dưỡng

Tài liệu/Biểu
mẫu
BM/EEEIS(HC)-05

BM/EEEIS(HC)-05

BP HC
Cán bộ phụ
trách liên
quan
IS, nhà
cung cấp
dv, HC
IS, BP sử

dụng, Nhà
cung cấp
dịch vụ

Phê duyệt

OK
Thực hiện

Đánh giá
nghiệm thu
OK

.IS, HC
BP sử dụng

Lần ban hành: 01

BM/EEEIS(HC)-05

Bàn giao
Lưu hồ sơ TB

BM/EEEIS(HC)-05
BM/EEEIS(HC)-05

BM/EEEIS(HC)-05
BM/EEEIS(HC)-02

Trang số 8

Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

b. Diễn giải
STT
1

Nội dung công việc

Người thực
hiện

 Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị toàn Bộ phận IS
bộ hệ thống tho định kỳ (tháng/quý): bảo trì Bộ phận
bảo dưỡng phần cứng, phần mềm. quét
HCTH
virus..toàn bộ hệ thống(Bộ phận IS)
Các Bộ phận
 Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị khác sử dụng
văn phòng (bộ phận HCTH) và các BP khác TB VP
sử dụng thiết bị văn phòng.

Thời gian
Thực hiện
Bảo trì bảo
dưỡng phần
mềm hệ dh:

02 tháng/
lần

Biểu
mẫu
BM/EEEIS-05

Phần cứng:
04 tháng/
lần đối với
PC
02 tháng/lần
đối với thiết
bị VP

2

Kiểm tra – xử lý:
 Đối với các thiết bị máy tính, phần mềm, và
các thiết bị văn phòng nhỏ IS chủ động bảo
dưỡng, bảo trì trong khả năng chuyên môn.

IS, cán bộ kỹ
thuật chuyên
môn của bộ
phận

Phương án Bảo trì, bảo dưỡng:
 Kết hợp các bộ phận lên lịch thực hiện bảo
trì, bảo dưỡng cho các bộ phận có yêu cầu.

BM/EEEIS-06

Phần cứng:
04 tháng/
lần

 Đối với các thiết bị cần chuyên môn và định
kỳ bảo dưỡng (yêu cầu chuyên môn và kỹ
thuật cao). IS kết hợp bộ phận HCTH /Mua
sắm lên danh sách các nhà cung cấp dịch vụ
bảo trì, bảo dưỡng
3

Bảo trì bảo
dưỡng phần
mềm hệ dh:
02 tháng/
lần

IS – HCTHBP mua sắm

BM/EEEIS-06

BP Mua
sắm. Lãnh
đạo

BM/EEEIS-06

 Lên lịch bảo trì, bảo dưỡng liên lạc các nhà
cung cấp dịch vụ đã lựa chọn thực hiện bảo
trì, bảo dưỡng.
4

Trình lãnh đạo phê duyệt :
 Đối với việc thực hiện thuê ngoài bảo trì
bảo dưỡng. BP HCTH/Mua sắm lên danh
mục chi phí trình lãnh đạo phê duyệt
Lần ban hành: 01

Trang số 9


Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

 Trường hợp bảo trì, bảo dưỡng yêu cầu thay
thế linh kiện thiết bị, BP HCTH/Mua sắm
lựa chọn phương án tối ưu các nhà cung cấp
dịch vụ, sản phẩm trình lãnh đạo duyệt
5

BM/EEEIS-06

Tiến hành thực hiện bảo trì, bảo dưỡng

IS, HC

 Lên lịch thực hiện bảo trì, bảo dưỡng (tránh
ảnh hưởng tới công việc chung toàn trung
tâm)

giám sát nhà
cung cấp dịch
vụ

6

Đánh giá nghiệm thu:

IS, nhà cung
cấp dịch vụ,
BP sử dụng
thiết bị

BM/EEEIS-06

7

Bàn giao Bộ phận sử dụng

IS, BP sử dụng
thiết bị

BM/EEEIS-06

Lập biên bản bàn giao

BM/EEEIS-02

Lưu hồ sơ thiết bị

Lần ban hành: 01

Trang số 10


Quy trình Quản lý thiết bị

Mã hiệu: QT-ETC-XY

DANH MỤC BIỂU MẪU
STT
1

Nội Dung

Mã số

Danh mục thiết bị máy tính

BM/EEE-IS-01

Danh mục các thiết bị VP

BM/EEE-HC-01

Hồ sơ thiết bị máy tính

BM/EEE-IS-02

Hồ sơ thiết bị Vp

BM/EEE-HC-02

3

Ký mã hiệu thiết bị

BM/EEE-HC-03

4

Biểu mẫu yêu cầu Sửa chữa/ BM/EEE-IS/HC-04
phương án sửa chữa/ phê duyệt
phương án/Thực hiện/ nghiệm thubàn giao thiết bị

5

Biểu mẫu Kế hoạch bảo trì TBCN/ BM/EEE-IS/HC-05
kiểm tra/xử lý/ phương án bảo/ phê
duyệt bảo trì bảo dưỡng

2

Lần ban hành: 01

Trang số 11