Kế hoạch tổ chức cuộc Họp cuối năm và đề ra phương hướng trong năm tới

HỌP CUỐI NĂM 2015 VÀ ĐỀ RA PHƯƠNG HƯỚNG QUÝ I NĂM
2016
I.

Công ty TNHH điện tử TIẾN ĐẠT
TRƯỚC NGÀY HỌP
1. Chuẩn bị phòng họp
- Địa điểm phòng họp: Lầu 3, phòng E1-1, đường Võ Nguyên Giáp, phường Phú

Thứ, quận Cái Răng, thành phố Cần Thơ

- Thời gian họp: 9h30, ngày 5 tháng 12 năm 2015.
- Diện tích phòng họp: khoảng 30m2
+ Hệ thống cửa gồm 1 cửa lớn ra vào, 1 cửa sổ lớn.
+ Hệ thống đèn chiếu sáng 2 dãy đèn.
+ Hệ thống quạt hút: 2 quạt hút trân được đạt đầu và cuối phòng họp.
+ Hệ thống máy điều hòa: 2 máy được đặt đầu và cuối phòng họp.
+ Hệ thống cây: 2 chậu cây vừa được đặt vào 2 góc tường sau ghế lảnh
đạo, 1 chậu nhỏ được đặt trên phần kính mờ của bàn họp.
+ Hệ thống chiếu: 1 màng hình lớn 100 inch âm tường được đặt cuối
phòng đối diện với ghế lảnh đạo.
+ Bàn gổ chữ nhật: được đặt giữa phòng họp.
 Số lượng: 1.
 Kích thước 600x200x700 (cm).
 Mặt bàn dày 70mm
+ Ghế: số lượng 20 cái.


 Gồm 2 ghế lảnh đạo được đặt đầu bàn họp và 8 ghế được đạt
dọc theo 2 bên bàn họp, mỏi bên 4 cái.
 Kích thước: 650x765x1070÷1030 (mm)

 Thân ghế đệm.
 Loại ghế xoay, có bánh xe.
 Chân, tay ghế bằng nhựa.

2. Trang trí phòng họp.

- Trang bị 1 máy chiếu và màn hình máy chiếu ngay giữa phòng cho dễ quan sát,
ghế tựa và có thể xoay được.
- Đặt hoa kế bên chỗ đứng của tổng giám đốc như trên hình.
- Tổng giám đốc và thư ký ngồi ở giữa chủ trì cuộc hợp và các cổ đông ngồi
dọc theo hai bên
- Dọc bên trái là chỗ ngồi của các trưởng phòng, dọc bên phải là chỗ ngồi của các
cổ đông.
Gồm tất cả các trưởng phòng; nhân sự, kinh doanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng,
hành chính, quản lý chất lượng, giám sát nhân viên.

3. Lập danh sách và thông báo mời họp
STT
Họ và tên
1
Đồng Thiện Thứ
Giám Đốc
2
Võ Thị Kim Chi
Thư kí

Chức vụ


3

4
5
6
7

Nguyễn Minh Luân
Nguyễn Mẫn Nhân
Huỳnh Tấn Đạt
Lê Thành Nhân
Lê Hoàng Duy Khang

Trưởng phòng nhân sự
Trưởng phòng kinh doanh
Trưởng phòng hành chính
Trưởng phòng chăm sóc khách hàng
Giám sát nhân viên

Và một số khách mời cổ đông
- Thông báo mời họp phải được gửi tới địa chỉ thường trú của từng chức vụ trong công
ty để nắm rõ thời gian của cuộc hợp. Thông báo mời họp này gửi đến tất cả cá nhân có
quyền dự họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi cuộc hợp được bắt đầu.

4. Chương trình nghị sự
Thời gian
9h30-9h40
9h40-9h50
9h50-10h10
10h10-10h30
10h30-10h40
10h40-11h

11h-11h20
11h20-11h40
11h40-11h45

Công việc
Đón khách mời
Tuyên bố lí do
Phòng nhân sự báo cáo năm cũ và đưa ra đề xuất năm
mới
Phòng kinh doanh báo cáo năm cũ và đưa ra đề xuất năm
mới
Giải lao
Phòng hành chính báo cáo năm cũ và đưa ra đề xuất năm
mới
Phòng chăm sóc khách hàng báo cáo năm cũ và đưa ra đề
xuất năm mới
Tổng kế cuộc họp
Thu dọn và ra về

5. Gửi các tài liệu chương trình cuộc họp cho các thành viên được mời dự
họp để nghiên cứu trước.
-Tài liệu chương trình cuộc họp sẽ được gửi cho các cá nhân, đơn vị được mời họp
để nghiên cứu trước.
-Thời gian gửi tài liệu chương trình sẽ được gửi trong thời gian sớm nhất (trước 3
ngày khi diễn ra cuộc họp).

6. Lập khâu chuẩn bị
- Tổ chức vệ sinh phòng họp
- Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp
- Soạn thư mời và trình duyệt

- Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ
- Khăn phủ bàn
- Máy chiếu,laptop, màn chiếu , Tivi.
- Nhắc tham gia cuộc hợp trước 60 phút.

II.

TRONG NGÀY HỌP
1. Kiểm tra địa điểm họp vào trước giờ khai mạc

- Đến trước khi cuộc họp bắt đầu 2 giờ để kiểm tra lại tất cả bàn ghế, đèn, máy
lạnh, ổ cắm điện, điện.


-Chuẩn bị nước suối trên bàn họp như đã định trước.
-Giờ nghỉ giải lao từ 10h30 – 10h40 phục vụ bánh ăn vặt
2. Chuẩn bị tờ chương trình, các tài liệu khác phòng khi cần thiệt.

3. Ghi lại những email , lời nhắn qua điện thoại và cuộc gọi đến về việc
xin phép không tới dự họp để báo cáo với chủ tọa phiên họp.
- Các vấn đền xin vắng mặt trong buổi họp phải được báo trước ít nhất 3 ngày
trước ngày diễn ra cuộc họp và phải được sự chấp thuận của Ban Giám Đốc.
- Các cá nhân, đơn vị vi phạm sẽ bị khiển trách trước công ty trừ các trường họp
ngoài ý muốn được Ban Giám Đốc xem xét đồng ý trước cuộc họp.

4. Chuẩn bị sẵn sàng giấy viết để ghi biên bản và chọn chỗ thuận tiện.
5. Chuẩn bị cho chủ tọa mọi tài liệu cần thiết khi có yêu cầu.
6. Ghi biên bản cuộc họp.
7. Nội dung cuộc họp:
- Báo cáo ngắn gọn tài chính hiện tại của công ty

- Thảo luận đóng góp ý kiến và thực hiện nhiệm vụ của dự án mới
- Chủ trì cuộc họp tiếp thu ý kiến, giải đáp các thắc mắc của các trưởng phòng, cổ
đông trong công ty.
- Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên biểu đồ minh họa
- Thư ký ghi lại biên bản cuộc họp
- Bế mạc cuộc họp

8. Sau cuộc họp
- Gửi lời cảm ơn đến những người đã tham gia cuộc họp.
- Thu xếp bàn ghế, hoàn trả lại trang thiết bị cho đơn vị chức năng.
- Kiểm tra lại điện, nước, quét dọn phòng họp.
- Thư ký biên tập một số loại văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo: nhắn nhở các vấn
đề cần thiết,thư cảm ơn, hợp đồng với đối tác.
-Thu thập hồ sơ, tài liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp.
- Thanh toán chi phí : thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí của cuộc
họp./.

Trân trọng cảm ơn