Tap bai giang mon soan thao van ban

Chương 1
VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA VĂN BẢN
1.1.1. Khái niệm
a. Văn bản
Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thực hiện qua quá trình phát và nhận các
ngôn bản ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết. Ngôn bản
được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản.
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký
hiệu) nhất định.
Hay: Văn bản là một phương tiện dùng để ghi tin và chuyền đạt thông tin từ chủ thể
này đến chủ thể khác, bằng ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định.
b. Văn bản quản lý hành chính nhà nước
Trong hoạt động giao tiếp văn bản được sản sinh dưới sự chi phối của các nhân tố
giao tiếp: chủ thể và đối tượng giao tiếp (ai viết văn bản, ai là đối tượng lĩnh hội văn bản);
nội dung giao tiếp (giao tiếp về vấn đề gì, sự vật, hiện tượng nào?); hoàn cảnh giao tiếp (giao
tiếp diễn ra trong bối cảnh lịch sử, môi trường văn hóa - xã hội, truyền thống nào); mục đích
giao tiếp (giao tiếp nhằm thu lại kết quả gì? làm nảy sinh hệ quả pháp lý nào?); cách thức
giao tiếp (nhờ phương tiện nào: trực tiếp hay gián tiếp, qua kênh thông tin nào, dùng loại văn
bản nào, có ngôn ngữ diễn đạt thích hợp hay không?).
Là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp, văn bản ngày càng đóng vai trò
không thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội con người. Đặc biệt, trong hoạt động quản
lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là một trong những yếu tố quan trọng
để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước, là một phương tiện quan trọng để ghi lại
và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để
điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước, là sự thể hiện ý chí, mệnh
lệnh của các cơ quan nhà nước. Công tác ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước là
một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời là sản phẩm quan trọng của
hoạt động đó.
Như vậy, văn bản quản lý hành chính nhà nước có thể được hiểu là những quyết định

và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban
hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ
quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
Khái niệm trên có thấy văn bản quản lý hành chính nhà nước được cấu thành bởi các
yếu tố sau:
Chủ thể ban hành: Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
1


Nội dung truyền đạt: Các quyết định quản lý và thông tin quản lý phục vụ cho công
tác quản lý hành chính nhà nước. Các quyết định quản lý hành chính nhà nước mang tính
chất quyền lực đơn phương làm phát sinh hệ quả pháp lý cụ thể. Còn thông tin quản lý hành
chính có tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống
cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm
các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền.
Đối tượng áp dụng: Cơ quan nhà nước, tổ chức, công dân có quyền được nhận các
quyết định và thông tin quản lý hành chính nhà nước và có trách nhiệm thực hiện các quyết
định do các văn bản đưa ra. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy
định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan
trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức và công dân.
1.1.2. Đặc điểm
- Văn bản quản lý hành chính nhà nước do các chủ thể quản lý nhà nước ban hành
bao gồm:
+ Hệ thống các cơ quan quyền lực: Quốc Hội; UBTVQH; HĐND
+ Hệ thống các cơ quan hành chính: Chính phủ; Bộ; Cơ quan ngang bộ; UBND...
+ Hệ thống các cơ quan tư pháp: Tòa án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân.
+ Cá nhân và các tổ chức XH được Nhà nước trao quyền và các cơ quan khác: Chủ
tịch; Thủ tướng; Chủ tịch UBND...
- VBQLHCN2 được ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và pháp luật quy định.

+ Hiến pháp; Luật; Bộ luật: Quốc Hội
+ Nghị quyết: Quốc Hội; UBTVQH
+ Pháp lệnh: UBTVQH
+ Lệnh: Chủ tịch nước, …
- VBQLHCN2 trình bày theo thể thức do pháp luật quy định.
- VBQLHCN2 thể hiện ý chí của Nhà nước, nội dung của VB và các thông tin truyền
đạt nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý.
1.2. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)
a. Khái niệm
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được nhà nước
đảm bảo thực hiện nhằm điểu chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
(Điều 1 Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật).
b. Các hình thức văn bản quy phạm pháp luật
Căn cứ vào Hiến pháp và các văn bản luật pháp hiện hành khác của Nhà nước, hiện
nay ở nước ta sử dụng các hình thức văn bản quy phạm pháp luật như sau: Hiến pháp, Luật,
2


Bộ luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư - Thông tư
liên tịch.
* Hiến pháp: Là văn bản QPPL có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn đề
cơ bản nhất của nhà nước như: Hình thức và bản chất của nhà nước; chế độ chính trị, kinh tế,
văn hóa và xã hội; quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân; hệ thống tổ chức; nguyên tắc
hoạt động và thẩm quyền của cơ quan nhà nước.
Hiến pháp là bộ luật cơ bản của nhà nước, là cơ sở và căn cứ để hình thành hệ thống
pháp luật hoàn chỉnh.
* Luật, Bộ luật: Hình thức văn bản có hiệu lực pháp lý sau Hiến pháp, do Quốc hội
thông qua để cụ thể hóa nguyên tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp, cụ thể hóa một số vấn

đề được Hiến pháp giao.
* Pháp lệnh: Hình thức văn bản dưới Luật, do Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông
qua căn cứ vào Hiến pháp, các Luật và Nghị quyết của Quốc hội, nhiệm vụ quyền hạn được
Quốc hội giao và những vấn đề quan trọng cấp bách do yêu cầu của Nhà nước trong lĩnh vực
quản lý nhà nước, quản lý xã hội đề ra.
* Lệnh: Hình thức văn bản của Chủ tịch nước dùng để công bố Hiến pháp, Luật,
Pháp lệnh; thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình đã được Pháp luật quy định.
* Nghị quyết: Hình thức văn bản ghi lại những kết luận của một hội nghị về chủ
trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề, biện pháp cụ thể đã được thảo luận nhất
trí và thông qua ở hội nghị.
* Nghị định: Hình thức văn bản chủ yếu, quan trọng nhất của Chính phủ dùng để ban
hành các quy định về quyền hạn và nghĩa vụ của công dân nhằm thực hiện Hiến pháp và các
luật lệ của Nhà nước; các quy định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức bộ máy của
các cơ quan nhà nước; các điều lệ, các quy định về chế độ quản lý hành chính nhà nước.
* Quyết định: Hình thức văn bản do Chủ tịnh nước, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ,
các cơ quan ngang Bộ, cơ quan của Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành trên cơ sở
phạm vi quyền hạn đã được Luật pháp quy định.
* Chỉ thị: Hình thức văn bản của cơ quan cấp trên dùng để truyền đạt các chủ trương
chính sách, biện pháp quản lý và chỉ đạo về tổ chức và công tác đối với các cơ quan, tổ chức
cấp dưới nhằm thực hiện các Nghị quyết, Nghị định đã được thông qua. Chỉ thị không đề ra
chính sách mới hoặc quy định mới.
* Thông tư: Hình thức văn bản do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các cơ quan của Chính
phủ ban hành để giải thích, hướng dẫn, hoặc quy định những điều cần thiết để thi hành một
số điểm trong Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định.
Trong một số trường hợp nhất định còn có những văn bản do các cơ quan phối hợp
ban hành gọi là văn bản liên tịch. Nếu văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan đồng thẩm
quyền như nhau thì ra văn bản liên tịch, nếu vấn đề liên quan đến nhiều cơ quan nhưng có
một cơ quan chủ trì thì cơ quan chủ trì chính ra văn bản, trong đó ghi là có sự nhất trí của cơ
quan hữu quan.
c. Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật

3


Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Hiến pháp, Luật.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình mà các cơ quan nhà nước ban hành những
hình thức văn bản quy phạm pháp luật khác nhau. Những văn bản quy phạm pháp luật ban
hành không đúng thẩm quyền đều không có giá trị.
Căn cứ vào Hiến pháp và Luật ban hành các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành,
các cơ quan nhà nước được ban hành các văn bản quy phạm pháp luật dưới đây:
- Quốc hội ban hành Hiến pháp, Luật và Nghị quyết (Điều 84, Điều 115 Hiến pháp
1992).
- Ủy ban Thường vu Quốc hội ban hành Pháp lệnh và Nghị quyết (Điều 91, Điều 93
Hiến pháp 1992).
- Chủ tịnh nước ban hành Lệnh, Quyết định (Điều 106 Hiến pháp 1992).
- Chính phủ ban hành Nghị quyết, Nghị định (Điều 115 Hiến pháp 1992).
- Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định Chỉ thị (Điều 115 Hiếm pháp 1992).
- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và cơ quan Chính phủ ban hành Quyết
định, Chỉ thị, Thông tư (Điều 116 Hiến pháp 1992).
- Hội đồng nhân dân các cấp ban hành Nghị quyết thi hành phạm vi địa phương (Điều
120 Hiến pháp 1992).
- Ủy ban nhân dân các cấp ban hành Quyết định, Chỉ thị thi hành trong phạm vi địa
phương (Điều 124 Hiến pháp 1992).
- Hội đồng Thẩm án Tòa án nhân dân tối cao ban hành Nghị quyết (Điều 17 Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 32-11-1996).
- Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao ban hành Quyết định, Chỉ thị, Thông tư.
- Căn cứ vào Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, Nghị quyết của
Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước, Nghị quyết, Nghị định
của Chính phủ, Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, các cơ quan, tổ chức có thể
phối hợp ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên tịch để hướng dẫn thi hành văn bản quy
phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

Hình thức văn bản quy phạm pháp luật liên tịch bao gồm Nghị quyết liên tịch, Thông
tư liên tịch (Điều 1, Điều 18 luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật).
1.2.2. Văn bản hành chính
a. Khái niệm
Văn bản hành chính là những văn bản có thông tin trao đổi, điều hành giải quyết các
công việc cụ thể của các cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện các quy định của các văn bản
quy phạm pháp luật.
Văn bản hành chính không đặt ra, hoặc sửa đổi những quan hệ pháp luật. Những văn bản
này có ý nghĩa pháp lý trong chừng mực nó chứng minh một sự việc đã được văn bản quy phạm
pháp luật cho phép, được dùng làm căn cứ để thực hiện văn bản quy phạm pháp luật.
4


Văn bản hành chính là văn bản được dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động
quản lý Nhà nước: Thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt
động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận của một hội nghị; thông
tin giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công
dân. Văn bản hành chính không đưa ra các quyết định quản lý do đó nó không được dùng
để thay thế cho văn bản QPPL hoặc văn bản cá biệt.
b. Các hình thức văn bản hành chính
Hiện nay các cơ quan, tổ chức sử dụng các hình thức văn bản hành chính như: Thông
cáo, thông báo, công văn, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình, biên
bản, công điện, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,
giấy đi đường, giấy mời, phiếu gửi,….
* Thông cáo: Là hình thức văn bản của một cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng,
Nhà nước dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng của đất nước.
* Thông báo: Hình thức văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để thông tin
cho các cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định
hoặc các vấn đề khác để thực hiện hoặc để biết.
* Công văn: Thư công để giao dịch chính thức giữa các cơ quan tổ chức, để đề xuất,

chất vấn, trả lời, nhắc nhở giải quyết các công việc hoặc để biết để trình cấp trên đề án, công
việc đề nghị phê duyệt.
* Chương trình: Hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến về những hoạt
động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định.
* Kế hoạch: Hình thức văn bản trình bày có hệ thống dự kiến về một chương trình
công tác, một công việc của một cơ quan trong một thời gian nhất định.
* Đề án: Hình thức văn bản dùng để trình bày một cách có hệ thống những công việc
cần làm, được nêu ra để thảo luận, thông qua, xin xét duyệt.
* Báo cáo: Hình thức văn bản dùng để gửi cho cấp trên để tường trình hoặc xin ý
kiến về một hoặc một số vấn đề, vụ việc nhất định; để sơ kết, tổng kết công tác đã qua và dự
kiến công tác sắp tới của một cơ quan, một tổ chức; để trình bày một vấn đề, một sự việc
hoặc một đề tài trước hội nghị hoặc trước một người hay một cơ quan có trách nhiệm theo
chế độ đã quy định.
* Tờ trình: Hình thức văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất với cấp trên phê chuẩn
về một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức
hoặc sửa đổi bổ sung chế độ chính sách, thành lập một tổ chức… Tờ trình bao giờ cũng
được kèm với văn bản chính.
* Biên bản: Hình thức văn bản ghi trực tiếp đầy đủ hoặc một phần diễn biến và kết
quả của một hội nghị, một cuộc họp, có xác nhận của người chủ tọa và thư ký hoặc ghi lại
những vụ việc, có xác nhận của đương sự và của người hoặc những người làm chứng có liên
quan đến vụ việc đó.
* Công điện: Hình thức văn bản điện tín dùng để thông tin nhanh hoặc truyền đạt
mệnh lệnh của tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong những trường hợp cần kíp.
5


* Hợp đồng: Hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả thỏa thuận giữa các cơ quan
với nhau hoặc giữa cơ quan với cá nhân về một việc nào đó, trong đó quy định cụ thể quyền
lợi và nghĩa vụ các bên ký kết hợp đồng phải thực hiện, cũng như các biện pháp xử lý không
thực hiện đúng hợp đồng. Hợp đồng phải do đại diện các bên tham gia cùng ký.

* Giấy chứng nhận: Hình thức văn bản dùng để cấp cho một cá nhân hoặc một cơ
quan để xác nhận một sự việc.
* Giấy giới thiệu: Hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ công chức đi liên hệ,
giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết công việc cần thiết của bản thân
cán bộ nhân viên.
* Giấy nghỉ phép: Hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên khi được
nghỉ phép và dùng để làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường trong thời gian nghỉ phép.
* Giấy đi đường: Hình thức văn bản cấp cho các cá nhân khi được cử đi công tác
dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian được cử đi công tác.
* Giấy mời: Hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá nhân tham
dự họp hoặc tham dự một công việc nào đó.
* Phiếu gửi: Hình thức văn bản kèm theo văn bản đi. Người nhận văn bản có nhiệm
vụ ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi. Phiếu gửi chỉ có tác
dụng làm bằng chứng để gửi văn bản đi.
1.2.3. Văn bản cá biệt (VBCB)
a. Khái niệm
Là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan,
công chức Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục luật định nhằm đưa ra
những quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể được chỉ định rõ.
VBCB có đặc điểm: Do các cơ quan có thẩm quyền ban hành, VBCB chỉ định rõ một
cá nhân, một đối tượng cụ thể, VBCB chứa đựng các quy tắc xử sự riêng và có hiệu lực ở
một thời điểm nhất định.
b. Các hình thức văn bản cá biệt
* Lệnh: Là một hình thức văn bản của cấp trên ra quyết định quản lý cá biệt cho
cấp dưới.
* Quyết định: Là một hình thức văn bản của cấp trên được ban hành để giải quyết
những công việc cụ thể.
* Chỉ thị: Là một hình thức văn bản của cấp trên được ban hành để truyền đạt các
chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý, hoặc giao nhiệm vụ đôn đốc cấp dưới thực hiện
các công việc đã có kế hoạch trước.

* Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy: Trình bày những vấn đề liên quan đến các
quy định về sự hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định...

6


Chương 2: THỂ THỨC VĂN BẢN

2.1. KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG CỦA THỂ THỨC
2.1.1. Khái niệm
Thể thức là những thành phần bắt buộc có trong một văn bản nhằm đảm bảo tính
pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản. Các thành phần có trong thể thức được sắp xếp
một cách khoa học theo quy ước do cơ quan nhà nước quy định.
2.1.2. Tác dụng của thể thức
- Làm cho chất lượng của văn bản đạt yêu cầu, đáp ứng nhu cầu của hoạt động quản lý.
- Đảm bảo tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan
Nhà nước.
- Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý.
- Thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Tạo thuận lợi cho việc quản lý và giải quyết các văn bản.
2.2. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
2.2.1. Quốc hiệu
a. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
b. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở
phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ
nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới
dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có
cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử
dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
2.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
a. Thể thức
7


Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội;
Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế
nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản
trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản.
* Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt
theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN

* Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông
dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ NỘI VỤ

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC

b. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2
trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể
trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như
cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức
chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
2.2.3. Số, ký hiệu của văn bản
a. Thể thức

8


* Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của
văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
* Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ
viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ
tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số:
…/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà
nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo:
Số: …/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNVTCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo:
Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực
văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
- Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ
quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì

phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ
Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được
quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
9


Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh
vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn
gọn, dễ hiểu.
b. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu
chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía
trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu
văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế
ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
2.2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a. Thể thức
* Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của

tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã,
phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được
đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn
vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại
thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có
trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã
Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc
Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc
thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
10


+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh
Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh
Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành

phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng,
ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng,
ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các
phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,
Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các
phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ
chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội):
Phường Điện Biên Phủ,
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân
thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
* Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng,
năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm
số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
b. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng
với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và

ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
11


2.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
a. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban
hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái
quát nội dung chủ yếu của văn bản.
b. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô
số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn
bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội
dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ
1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản,
cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009
2.2.6. Nội dung văn bản
a. Thể thức
* Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của

pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ
nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội
dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt
dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt,
nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau
từ, cụm từ đó;
12


- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn
bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu
nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví
dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký
hiệu của văn bản đó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết
hoa trong văn bản hành chính.
* Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành,
phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được
phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm
theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo

khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần,
chương, mục, điều phải có tiêu đề.
b. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề),
kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ
chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab);
khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng
hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ
15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải
xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu
“phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày
trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được
trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh
giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng
13


chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường,
cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề,
số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ
chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc,
sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì
trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng,
canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần
dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày
cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề,
số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ
chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương,
mục, điều, khoản, điểm.
2.2.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a. Thể thức
* Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước
tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.”
(ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp
trưởng;
14


- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức
vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
* Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong
cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ
tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không
ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ

trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay
nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ
quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban
hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan,
tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được
ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà
nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH

KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A

THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng
ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo

các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi
như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH

KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C
15


* Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các
danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo
dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
b. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người
ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.”
hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
2.2.8. Dấu của cơ quan, tổ chức
* Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3
Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều
26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
* Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào
khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi
dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
2.2.9. Nơi nhận
a. Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có
trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để
trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật;
căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ
yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách
nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn
bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ
chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng
nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt
kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
16

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các
cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
b. Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức
hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên
cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì
xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm
phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với
nhau dưới dấu hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn
bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày
bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng
bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ
chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản
lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

2.2.10. Các thành phần khác
a. Thể thức
* Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với
văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
* Dấu chỉ mức độ khẩn:
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo
bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính
chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn
bản quyết định.

17


* Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử
dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM
XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
* Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ
quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang
thông tin điện tử (Website).
* Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải
có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
* Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ
lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải
được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
* Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
b. Kỹ thuật trình bày
* Dấu chỉ mức độ mật
Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc

sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu
hồi được đóng vào ô số 11.
* Dấu chỉ mức độ khẩn
Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm,
40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC”
và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu
độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
* Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU
KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân
đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New
Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
* Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số
Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).
Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều
ngang của vùng trình bày văn bản.
* Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập,
cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
* Phụ lục văn bản
Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ
lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu
18


chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,

kiểu chữ đứng, đậm.
* Số trang văn bản
Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ảrập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được
đánh số riêng theo từng phụ lục.
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ
lục IV kèm theo Thông tư này.
Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo
Thông tư này.
2.2.11. Thể thức bản sao: Thể thức bản sao bao gồm:
a. Hình thức sao.
“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.
b. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.
c. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản
sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên
loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
d. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng,
năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan,
tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12, 13 và 14 của
Thông tư này.
* Kỹ thuật trình bày
1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4).
Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Thông tư này
(Phụ lục III).
Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần
cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết
chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao:
a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày
tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa
danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại
ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tại Phụ lục III.
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ
lục IV; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này.

19


Chương 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

3.1. YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
3.1.1. Yêu cầu chung
Trong quá trình soạn thảo văn bản cần phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu chung sau:
- Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng để giải quyết hợp lý các quan hệ giữa
Đảng và nhà nước, giữa tập thể và cá nhân, giữa cấp trên với cấp dưới và phải đảm bảo công
tác bảo mật.
- Văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt
động của cơ quan.
- Nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việc đưa ra
phải rõ ràng, phù hợp. Nội dung văn bản phải thiết thực đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù
hợp với pháp luật hiện hành, không trái với quy định của cấp trên.
- Trình bày đúng yêu cầu về thể thức và văn phong pháp luật hành chính.
- Người soạn thảo phải nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản.
3.1.2. Yêu cầu về kỹ thuật
a. Văn bản phải có tính mục đích
Trước khi soạn thảo văn bản cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh, nghĩa là
cần trả lời được các vấn đề: ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức độ giải quyết
đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?

- Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ở khả năng phản ánh được đúng các mục
tiêu trong đường lối, chính sách của Đảng, Nghị quyết của các cơ quan quyền lực và các văn
bản pháp quy của các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên.
- Tính mục đích của văn bản còn phản ánh được một cách đúng đắn và đầy đủ những
lợi ích và nguyện vọng của quần chúng nhân dân.
- Căn cứ vào tính mục đích của nội dung văn bản có thể xác định tính thích hợp với
mục đích sử dụng. Tính thích hợp thể hiện ở sự đồng nhất về nội dung và hình thức.
+ Về nội dung: Văn bản được ban hành phải thiết thực, đáp ứng được tối đa những
yêu cầu thực tế và phù hợp với pháp luật hiện hành.
+ Về hình thức: Nội dung văn bản phải được thể hiện trong những văn bản thích hợp,
chẳng hạn: không dùng Chỉ thị thay cho Thông báo, và ngược lại…
- VB phải trở thành phương tiện thể chế hóa các chủ trương, chính sách của Đảng, cụ
thể hóa các VB chỉ đạo của cơ quan Nhà nước cấp trên.
- VB cần phản ánh đúng đắn và đầy đủ những lợi ích và nguyện vọng của quần chúng
nhân dân ở ngành, địa phương mà cơ quan ban hành có chức năng quản lý, điều hành.
20


b. Văn bản phải có tính khoa học
Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
- Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết.
+ Thông tin quy phạm: là những thông tin trong những văn bản QPPL.
+ Thông tin thực tế: là những thông tin liên quan đến những công việc và diễn ra
hàng ngày trong các cơ quan nhà nước.
- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính
xác: Sự kiện và số liệu phải chính xác, đúng thực tế và còn hiện thời, không được sử dụng sự
kiện và số liệu đã quá cũ.
- Bảo đảm sự lô gíc về nội dung, tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy
định, nội dung và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách
khác nhau.

- Đảm bảo các yêu cầu về thể thức.
- Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính chuẩn mực, nghiêm túc, chính xác,
khách quan.
c. Văn bản phải có tính đại chúng
Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn
khác nhau, trong đó phần lớn là có trình độ văn hóa thấp, do đó:
- Văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến
mức tối đa tính phổ cập. Song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa
học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn
chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân
tìm hiểu và thực hiện.
- Tính phổ thông đại chúng của văn bản giúp cho nhân dân dễ dàng, nhanh chóng
nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quan ban hành, từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện pháp
luật. Tính phổ thông, đại chúng cũng chính là tính nhân dân của văn bản. Vì nhà nước ta là
nhà nước của dân, do dân và vì dân, do đó nội dung của văn bản còn phản ánh nguyện vọng
chính đáng của nhân dân lao động.
d. Văn bản phải có tính quy phạm
Văn bản quản lý hành chính có chức năng pháp lý và quản lý, tức là tùy theo tính chất
và nội dung, ở các mức độ khác nhau văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực của nhà nước,
bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các
cơ quan nhà nước tới nhân dân. Ý chí đó thường là những mệnh lệnh, những yêu cầu, những
cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi xử sự của con người được nêu lên thông qua các
hình thức quy phạm pháp luật.
- Tính quy phạm cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là: văn bản được ban hành
thể hiện quyền lực của nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa
vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Để đảm bảo có tính quy phạm văn bản ban hành phải
21


đúng thẩm quyền, tức là chỉ được sử dụng văn bản để giải quyết các công việc trong phạm vi

thẩm quyền được pháp luật quy định.
- Trường hợp mà chủ thể nào đó ban hành văn bản trái thẩm quyền thì văn bản đó
được coi là bất hợp pháp. Chính vì vậy, văn bản còn cần phải có nội dung hợp pháp, được
ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.
- Tính quy phạm còn được thể hiện văn bản khi ban hành phải chặt chẽ, rõ ràng,
chính xác và luôn được hiểu thống nhất.
e. Văn bản phải có tính khả thi
Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu quả của sự kết hợp
đúng đắn và hợp lý các yêu cầu của văn bản. Nếu không đảm bảo được tính mục đích, tính
phổ thông, đại chúng, tính khoa học, tính quy phạm thì văn bản khó có khả năng thực thi.
Để cho nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải
hội đủ các điều kiện su đây:
- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa
là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
- Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện để
thực hiện các quyền đó.
- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm
xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
3.2. YÊU CẦU VỀ VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN
3.2.1. Khái niệm
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được viết theo văn phong pháp luật hành chính,
một loại văn phong tổng hợp, văn phong pháp luật và văn phong hành chính công vụ. Văn
phong pháp luật hành chính được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà
nước trong công tác điều hành quản lý ở Tòa án, trong các cuộc hội đàm và ngoại giao. Đó là
văn phong của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý, các văn kiện, các diễn văn…
Văn phong pháp luật hành chính là dạng ngôn ngữ tiếng việt văn học tạo thành hệ
thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ
cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính.
Vì vậy khi soạn thảo và ban hành văn bản phải sử dụng từ ngữ đúng văn phong pháp
luật hành chính. Đó là thể loại văn phong ngôn ngữ viết chuẩn mực, tức là không sử dụng

các yếu tố của ngôn ngữ nói (hay khẩu ngữ, lời nói, diễn ngôn), hoặc những từ biểu lộ tình cảm.
3.2.2. Đặc điểm của văn phong pháp luật hành chính
a. Tính chính xác rõ ràng
- Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác,
chính xác đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt.
- Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng cần viết câu mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát,
sử dụng từ ngữ chính xác.
22


b. Tính phổ thông đại chúng
- Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, bằng những từ ngữ phổ thông,
không được sử dụng từ ngữ địa phương, tiếng lóng.
- Muốn văn bản dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu, trong khi điều kiện dân trí còn thấp, ý
thức pháp luật chưa cao thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn.
c. Tính khách quan, phi cá tính
- Văn bản là tiếng nói của cơ quan công quyền cho nên không được thể hiện ngôn ngữ
biểu cảm mang tính cá nhân (hay quan điểm riêng có tính cá nhân đưa vào nội dung văn bản).
- Tính khách quan, phi cá tính làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc
cao, kết hợp với những luận cứ chính xác làm cho văn bản có sức thuyết phục cao và đạt
hiệu quả trong công tác quản lý.
d. Tính trang trọng, lịch sự
- Văn bản là tiếng nói của cơ quan công quyền cho nên lời văn phải thể hiện tính
trang trọng, lịch sự, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể
thi hành làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.
- Văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của đất nước, vì vậy không dùng lời lẽ
thô bạo, thiếu nhã nhặn, cục cằn, thô lỗ, không nghiêm túc.
- Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành
chính” của một nền hành chính dân chủ pháp quyền, pháp quyền hiện đại.
e. Tính khuôn mẫu

- Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức
quy định. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính văn hóa và tính khoa học của
văn bản.
- Tính khuôn mẫu giúp người soạn thảo văn bản đỡ tốn công sức, giúp người đọc dễ
lĩnh hội ý kiến, trợ giúp cho công tác lưu trữ và quản lý văn bản.
3.3. PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
3.3.1. Công văn
a. Khái niệm
Công văn là loại văn bản hành chính dùng phổ biến hàng ngày trong các cơ quan nhà
nước. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước cấp trên, cấp
dưới, cơ quan ngang cấp và với công dân.
Yêu cầu khi viết 1 công văn:
- Ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng. Mỗi công văn chỉ đề cập đến một vấn đề tạo điều kiện
thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết.
- Có tính thuyết phục. Làm cho người đọc dễ tin vào những điều đã viết.
- Trình bày đúng quy định của nhà nước.
23


- Không sử dụng lời lẽ có tính tình cảm cá nhân, hoặc trao đổi những công việc mang
tính riêng tư.
b. Kết cấu
Mẫu 1.5 – Công văn
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
Số:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

/…. (3) -….(4)….

…. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

V/v …….. (6) ………
Kính gửi:
- ………………………………..;
- ………………………………..;
- ………………………………… .
……………………………………… (7) …………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………….…………../.

Nơi nhận:
- Như trên;
- ……………;
- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ (8)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

c. Cách viết nội dung các loại công văn
* Công văn đề nghị, yêu cầu
- Là văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cơ quan đồng cấp để giải quyết công
việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
- Kết cấu nội dung:
+ Phần mở đầu: Nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu.
+ Phần nội dung: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị, yêu cầu. Nêu

nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu.
+ Phần kết luận: Thể hiện sự mong đọi được quan tâm xem xét các đề nghị, yêu cầu
đó (các vấn đề đã nêu) và lời cảm ơn.
* Công văn đôn đốc, nhắc nhở
- Là văn bản của cơ quan cấp trên gửi cho cơ quan cấp dưới nhằm nhắc nhở, chấn
chỉnh hoạt động hoặc thi hành chủ trương biện pháp hay quyết định nào đó.
24


- Kết cấu nội dung:
+ Phần 1: Nhắc lại một chủ trương, một quyết định hay một văn bản đã được chỉ đạo
tổ chức thực hiện, nhấn mạnh tồn tại cần khắc phục.
+ Phần 2: - Tóm tắt tình hình thực hiện (công việc đã làm được, ưu điểm, khuyết
điểm,nguyên nhân).
- Đề ra biện pháp tiếp tục thực hiện những vấn đề còn tồn tại.
- Giao trách nhiệm cho cơ quan cấp dưới trực tiếp tổ chức thực hiện và thời
gian thực hiện.
+ Phần 3: Yêu cầu cơ quan, đơn vị khẩn trương triển khai và báo cáo kết quả the quy định.
3.3.2. Báo cáo
a. Khái niệm
Báo cáo là một loại văn bản dùng để thuật lại, kể lại một việc, một vấn đề, hoặc về
một người cho đối tượng biết.
b. Đặc điểm
- Báo cáo là văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc từ đó đề ra phương hướng giải
quyết vấn đề đã nêu.
- Trình bày những kết quả đã đạt được trong hoạt động giúp cho việc đánh giá tình
hình thực tế quản lý, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp.
c. Yêu cầu chung
* Đảm bảo trung thực, chính xác:
- Báo cáo phải phản ánh trung thực sự việc đã xảy ra một cách chính xác, khách quan

đúng với bản chất khi viết báo cáo.
- Người soạn thảo phải có khả năng phân biệt hiện tượng và bản chất hiện tượng một
cách khách quan.
* Nội dung phải đầy đủ, cụ thể, có trọng tâm:
- Thống kê được các số liệu, sự kiện, sự việc diễn ra trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức mình, số liệu phải mang tính điển hình, khái quát. Vì vậy phải biết lựa chọn tư liệu, sau
đó so sánh kết quả với mục tiêu, mục đích đã đề ra.
- Người viết phải có khả năng tổng hợp, phân tích để tìm ra cái mới, những vấn đề
trọng tâm, trọng điểm của sự vật, hiện tượng.
* Báo cáo phải kịp thời:
Mọi báo cáo cung cấp kịp thời cho cấp có thẩm quyền để nắm được tình hình và đề ra
chủ trương, chính sách để điều chỉnh xây dựng kế hoạch cho kịp thời. Đồng thời thể hiện
tinh thần kỷ luật, ý thức tổ chức.
d. Cách viết báo cáo sơ kết, tổng kết
* Phần mở đầu:
25