KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP

KỸ NĂNG TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP

1


Néi dung chÝnh
 Vai trò của người tổ chức và điều hành
cuộc họp
 Nguyên tác cơ bản khi tổ chức và điều
hành cuộc họp
 Kỹ năng cần thiết của người tổ chức

và điều hành cuộc họp
 Kỹ năng hiểu được người khác
2


VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
Đặc điểm

Đặc điểm chính của người
tổ chức và điều hành cuộc
họp -> đóng vai trò khoa
học, khách quan, trung lập

Vai trò chính của người tổ
chức và điều hành cuộc
họp -> chuẩn bị và hướng
dẫn quá trình trước, trong

khi diễn ra cuộc họp
3


VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)
 Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những
thoả thuận
 Người tổ chức cần sắp xếp
hoặc thoả thuận về

Người điều hành cần
sắp xếp hoặc thoả thuận về

+ Mục tiêu ?
+ Thời gian và địa điểm ?
+ Thành phần ?
+ Nội dung ?
+ Tiến độ ?

+Thực hiện chương trình
+ Quản lý sự kiện diễn biến
+ Kỹ thuật và phương pháp
được sử dụng …
4


NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ
CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
Trách nhiệm

và cách làm

+ Có trách nhiệm làm cho moi người
hiểu rõ mục tiêu cuộc họp;
+ Không nên dùng uy tín cá nhân để
gây ảnh hưởng các thành viên khác
+ Nên có hội ý và thông nhất trong điều
hành, không giải quyết vấn đề phát
sinh một mình
+ Tạo môi trường mọi người cùng
tham gia -> có nhiều ý tưởng hay
+ Làm đúng chức năng phần việc
theo kế hoạch đã thống nhất
+ Không cho phép chỉ trích hoặc có
phân biệt đối xử với những thành viên
khác nhau …..

5


NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)
Nhiệm vụ chính
khi điều hành

1. Tuyên bố lý do - Giới thiệu
2. Khai mạc
3. Cung cấp chương trinh,yêu cầu
và phương pháp làm việc
4. Điều hành cuộc họp

- Bám sát CT (tránh lan man)
- Duy trì kỷ luật
- Hướng dẫn thảo luận
(chung/nhóm)
5. Đánh giá kết quả cuộc họp
6. Tổng kết và bế mạc
6


NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM
+ Phát huy tính tích cực của các thành viên
+ Khuyến khích tất cả các thành viên trong
nhóm có ý kiến riêng của mình
+ Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên
cùng tham gia
+ Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp,
không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ
+ Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết
gợi mở vấn đề cùng trao đổi
+ Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh
thần các thành viên
+ Cần có thành viên ghi chép nội dung
+ Cần có thành viên trình bày kết quả ….
7


DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG
CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM
1. Sử dụng giọng nói có hiệu quả

20 CÁCH

2. Kể các câu chuyện, giai thoại
3. Di chuyển trong khi nói
4. Thay đổi cách thuyết trình
5. Hình thức tài liệu
6. Két hợp BCV tham gia các chủ đề
7. Sử dụng các công cụ trực quan
8. Đặt câu hỏi
9. Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ
10. Cá nhân hoá việc thuyết trình
(có sự tương tác)
8


DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG
CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT)
11. Nêu những ý nghĩ hài hước

20 CÁCH

12. Sử dụng các giao tiếp không lời
13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng
14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm
15. Khuyến khich sự cạnh tranh
16. Vận dụng cách tiếp cận mới
17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề
18. Giải quyết tình huống
19. Nghỉ giải lao -> hội ý
20. Hãy nhiệt tình …

9


KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA
NGƯỜI ĐIỀU HÀNH
 Kỹ năng hiểu người khác
 Kỹ năng trình bày
 Kỹ năng giao tiếp
 Kỹ năng truyền đạt thông tin
 Kỹ năng lắng nghe
 Kỹ năng đặt câu hỏi
 Kỹ năng thuyết phục
 Kỹ năng tổng hợp
 Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản
hồi
…
10


KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC

Hướng ngoại
Sức mạnh đến từ bên ngoài

Hướng nội
Sức mạnh nội tại

-Thích làm việc và tiếp xúc với mọi
người

-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi

-Hay nói và dẽ tiếp cận

-Cần nơi yên tĩnh

-Dễ kết bạn

-Ít bạn

-Thường nói thẳng

-Kín đáo, không dễ nói chuyện

-Hay nói ý nghĩ ra ngoài

-Suy nghĩ trước khi hành động

-Dễ nói về bản thân

-Nghĩ trước khi nói

11


SỬ DỤNG THÔNG TIN

CỤ THỂ
Đánh giá thực tế KQ
-Thực tế và khôn ngoan

-Tuân thủ quy định, công việc chính
xác và tỉ mỉ
-Thích thể hiện công việc
- Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích
- Hay sử dụng nhiều phương pháp
có sắn ….

KHÁI QUÁT
Nhìn tổng thể

-Có đầu óc tưởng tượng và tư duy
-Không quan tâm nhiều quy định, thấy
cái chung của sự vật hơn là chi tiết
-Cho tương lai là quan trọng
-Thích suy gẫm
-Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo
-Ý tưởng và khả năng lý thú hơn …

12


RA QUYẾT ĐỊNH

Lý trí

Tình cảm
-QĐ do trái tim điều khiển

-Các quyết định KQ

-Suy nghĩ hợp lý và KH
-Có kỹ năng phân tích, yêu
thích nguyên tắc
-Ít khi thể hiện tình cảm
-Thường có chứng kiến rõ ràng
…..

-Tình cảm là quan trọng
-Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng
-Hay biểu lộ tình cảm
-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu
cá nhân
-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè

13


HOẠT ĐỘNG
Linh
động

Kế
hoạch

-Thích sắp đạt công việc trước

-Thích để mở và dễ dàng

-Bảo đảm thời gian đúng KH

-Có thể thay đổi những sắp đặt

-Làm việc chăm chỉ và đáng tin
cậy

-Dễ trì hoãn việc ra QĐ

-Lập KH và tổ chức nề nếp

-Làm việc chăm chỉ nhưng theo
ngẫu hứng

-Thoải mái khi đã ra QĐ

-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt

-Hay vội vã

-Thường ung dung
14


SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN
Lấy sực mạnh
từ đâu ?
Tiếp nhận thông
tin như thế nào ?
Xử lý thông tin
như thế nào ?
Tổ chức công việc

như thế nào ?

Hướng nội
25%

Hướng ngoại
75%

Cụ thể
75%

Khái quát
25%

Lý trí
50%

Tình cảm
50%

Kế hoạch
50%

Linh
hoạt
50%

15

HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT
 Mỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận
thức khác nhau
 Vai trò của người tổ chức và điều hành
không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà
thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của
các thành viên
 Sự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự
cộng hưởng của tập thể, của nhóm
=> Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành
viên và tôn trọng cá tính của mỗi người …
16


Xin cảm ơn sự chú ý lắng nghe
của các vị đại biểu

17