HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÁC PHÒNG THỰC HÀNH CỦA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT HẬU CẦN CAND

BỘ CÔNG AN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT - HẬU CẦN CAND

MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
KHẢO SÁT
Tên đề tài:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÁC PHÒNG THỰC HÀNH
CỦA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ
THUẬT - HẬU CẦN CAND

Nhóm học viên lớp B3D4:
1. Phạm Trung Hiếu
2. Vũ Thị Thu Hằng
3. Đỗ Thị Khuyên

Bắc Ninh, tháng 11 năm 2016
1


MỤC LỤC

Hệ thống quản lý tài sản các phòng thực hành của khoa Công nghệ thông tin –
Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND.
1. PHÁT BIỂU BÀI TOÁN.
1.1. Hệ thống cần quản lý là gì?
Trong giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, công nghệ thông tin
đã gắn bó sâu sắc với đời sống con người và xã hội. Nó góp phần không nhỏ trong
việc thay đổi diện mạo của cuộc sống, giúp con người hoàn thành công việc một
cách tốt hơn, giảm chi phí và sức lao động trên mọi lĩnh vực. Áp dụng tin học vào
quản lý học tập hay chính là ứng dụng tin học vào cuộc sống giúp cho con người

giảm thiểu những công việc thủ công mất nhiều thời gian, tiền bạc và cả nguồn
nhân lực, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng sản phẩm hàng hóa được
nâng lên. Ở nước ta, công nghệ thông tin đang ngày càng khẳng định vị trí, vai trò
to lớn của mình trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội đặc biệt là giáo dục.
Rất nhiều cơ quan, công sở, xí nghiệp, cửa hàng kinh doanh,… đã đưa các ứng
dụng của tin học vào trong hoạt động của mình. Một trong những ứng dụng đã
được áp dụng công nghệ thông tin sớm nhất và có hiệu quả nhất chính là công tác
quản lý.
Tuy trường ta là một trường đào tạo hàng đầu về công nghệ và an ninh mạng
của Ngành Công an nhưng thực tế hiện nay việc áp dụng các phần mềm quản lý
vẫn còn hạn chế, cụ thể là trong công tác quản lý tài sản các phòng thực hành của
khoa Công nghệ thông tin. Với khối tài sản lớn kèm theo phân bố ở các phòng thực
hành không tập trung, tài sản phần nhiều là mặt hàng công nghệ cao giá trị lớn mà
dễ hư hỏng thì việc quản lý tài sản trong các phòng thực hành hiện nay vẫn còn
nhiều bất cập và lạc hậu, gây nhiều khó khăn. Việc quản lý vẫn được ghi chép bằng
tay, trên sổ sách, giấy tờ hay phiếu thu chi, thanh toán. Việc này gặp rất nhiều khó
khăn, nhất là đối với người quản lý. Việc quản lý bằng sổ sách, giấy tờ dẫn đến
2


nhiều khó khăn như: việc nhập, sửa đổi thông tin không thuận lợi dễ dẫn đến nhập
sai thông tin, hoặc sửa sai thông tin của tài sản vật dụng đã mang đi hay đã nhập
về; việc nghiệm thu sau mỗi đợi kiểm tra dễ xảy ra thất thoát, không ghi chép rõ
ràng ngày tháng chuyển đồ đi hay nhập đồ về, số lượng, tài sản đã mang đi sửa hay
vẫn còn hỏng, lý do hỏng đều không được ghi chép lại hoặc ghi chép không đầy
đủ... Như vậy sẽ làm thất thoát tài sản công của nhà nước, gây nặng nề trách nhiệm
cho người quản lý sổ sách.
Vì vậy, nhóm chúng em đã nghiên cứu phát triển hệ thống quản lý tài sản các
phòng thực hành của khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu
cần CAND để ứng dụng Công nghệ vào quản lý tài sản một cách nhanh gọn, chính

xác, đảm bảo, tránh phiền hà hay thất thoát tài sản cho khoa. Bài toán về hệ thống
quản lý tài sản ở đây bao gồm việc quản lý thông tin vật dụng trong phòng thực
hành, quản lý tài sản đang sử dụng, tài sản đang hư hỏng cần được thay thế của
khoa Công nghệ thông tin tại trường.
1.2. Quy trình nghiệp vụ của hệ thống.
1.2.1. Quản lý thông tin phòng thực hành.
Khi phòng thực hành đi vào hoạt động, những thông tin cơ bản của phòng như:
tên phòng, vị trí, diện tích mặt sàn phòng, cán bộ quản lý phụ trách,..trên hồ sơ ban
đầu sẽ được cán bộ khoa K2 lưu lại nhằm phục vụ cho quá trình quản lý sau này.
Quản lý chức năng riêng của mỗi phòng thực hành.
Khi phòng ngừng sử dụng sẽ được đưa vào hồ sơ quản lý.
1.2.2. Quản lý tài sản trong phòng máy.
Sau khi đơn vị sử dụng trả phòng, cán bộ sẽ theo dõi tên, vị trí của các thiết bị
hiện có trong phòng, tình trạng sử dụng sau khi đơn vị sử dụng.
Cán bộ quản lý thời gian nhập thiết bị vào.
Cán bộ kiểm tra đời máy, năm sản xuất, thông tin chi tiết về hiệu năng, chức
năng máy móc thường xuyên.
Khi phát hiện thiết bị hỏng, cán bộ sẽ cập nhật thông tin chi tiết về thiết bị hỏng,
khả năng sửa hay thay mới, thời gian tiến hành thay mới từ kho.
Cán bộ quản lý chi phí tiêu thụ khi vận hành phòng máy, theo dõi các thiết bị an
ninh bên ngoài như camera an ninh, khóa điện tử, đảm bảo an ninh phòng máy.
Người sử dụng (học viên, giáo viên) tiến hành tra cứu thông tin chung về phòng
máy thông qua cán bộ phụ trách, tình trạng phòng có thể sử dụng, thông tin thiết bị
trong phòng để phục vụ nhu cầu sử dụng.
3


Cán bộ quản lý thực hiện thống kê báo cáo tình trạng phòng máy cho lãnh đạo
theo quý, năm học.
1.2.3. Quản lý lịch sử dụng.

Khi phòng được đưa vào sử dụng, cán bộ quản lý phòng máy tiến hành quản lý
thời gian sử dụng, thời gian mượn trả, giáo viên phụ trách chính, đơn vị sử dụng.
Quản lý lịch vệ sinh phòng thực hành, lịch bảo trì, lịch kiểm tra phòng của
lãnh đạo.
1.3. Mục đích và phạm vi khi xây dựng hệ thống.
1.3.1. Mục đích của hệ thống.
Hệ thống quản lý tài sản trong phòng thực hành của Khoa Công nghệ thông tin
được tổ chức để đảm bảo:
- Quản lý tốt các thông tin về hệ thống phòng máy, tình trạng phòng máy.
- Quản lý các thiết bị, tài sản trong các phòng, tình trạng sử dụng; lỗi hỏng, cũ,
lỗi thời cần đổi mới, chức năng sử dụng kém.
- Quản lý lịch thực hành và lần mượn trả phòng thực hành.
- Quản lý các điều kiện khác như: thuê nhân công vệ sinh phòng, duy trì camera
an ninh đảm bảo an toàn.
1.3.2. Phạm vi hệ thống.
Trong khuôn khổ thời gian có hạn, chúng em sẽ đi xây dựng phần mềm quản lý
tài sản phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin Trường T36.
- Quy mô hệ thống: Hệ thống quản lý tài sản trong phòng thực hành khoa Công
nghệ thông tin Trường T36 là hệ thống hoạt động trong phạm vi nội bộ Khoa. Hệ
thống quản lý phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin hiện nay quản lý 10
phòng với khoảng 500 thiết bị điện máy khác nhau, đáp ứng nhu cầu khoảng 700
học viên khoa Công nghệ thông tin và các đơn vị có nhu cầu thuê/mượn sử dụng.
- Cán bộ quản lý phòng máy: gồm 5 giáo viên khoa Công nghệ thông tin trực
tiếp quản lý.
- Phạm vi khảo sát: Trường T36
- Đối tượng khảo sát: Học viên, giáo viên, cán bộ quản lý phòng máy.
- Đối tượng quản lý phần mềm: Cán bộ quản lý phòng máy Khoa Công nghệ
thông tin.
- Phạm vi nghiệp vụ quản lý: quản lý thông tin phòng thực hành, thông tin tài
sản đang sử dụng trong phòng thực hành, quản lý tình trạng các thiết bị, các thiết bị

4


hư hỏng, các thiết bị đã được nhập mới về để thay thế, quản lý các thiết bị đời cũ,
lỗi thời không đáp ứng được nhu cầu học tập, quản lý về lịch mượn trả phòng, lịch
thực hành, thực hiện lập báo cáo đầy đủ chi tiết về tình trạng phòng thực hành sau
mỗi lần sử dụng, tình trạng phòng máy qua từng quý, từng năm theo yêu cầu của
cấp trên.
2. HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG.
Từ thực tế cho thấy việc quản lý tài sản trước kia chủ yếu bằng thủ công,
thông tin các phòng thực hành được đưa vào sổ sách, từ đó người quản lý lập ra báo
cáo. Việc quản lý thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo, rời rạc, mất nhiều công
sức. Do đó có thể xảy ra sai sót như dư thừa thông tin hoặc thiếu thông tin gây hậu
quả nghiêm trọng. Hiện nay, nhà trường vẫn và đang rất quan tâm tới nhu cầu thực
hành tin học của học viên, cụ thể là đã có nhiều phòng máy được xây dựng và các
máy tính cũ không sử dụng được thì đã được thay mới. Do tính chất công việc
nhiều, lớn khiến yêu cầu báo cáo những vẫn đề quan trọng của các phòng thực hành
luôn được đề cập tới. Do vậy nếu thông tin không được cập nhật thường xuyên và
đầy đủ thì trên thực tế dễ xảy ra các tình trạng là nhiều thông tin bị bỏ qua gây hiệu
quả quản lý không cao, thậm trí có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Tuy nhiên, hệ
thống quản lý tài sản phòng thực hành bằng thủ công cũng có những ưu, nhược
điểm nhất định.
Ưu điểm:
- Hệ thống quản lý thủ công là một hệ thống quản lý truyền thống, đã quá
quen thuộc.
- Không tốn chi phí tạo ra các phần mềm quản lý.
Nhược điểm:
- Do quản lý bằng sổ sách nên rất tốn thời gian và nhân lực trong quá trình tìm
kiếm, tra cứu, thêm, sửa, xóa và tổng hợp.
- Không tự cập nhật thông tin phòng máy.

- Dữ liệu có thể bị mất mát.
- Tốn nhiều nhân lực để quản lý.
- Dễ xảy ra chồng chéo lịch mượn trả phòng thực hành.
- Việc báo cáo không được làm tự động.

5


3. GIẢI PHÁP.
3.1. Mục tiêu phát triển của phần mềm.
Hệ thống quản lý tài sản trong phòng thực hành hiện nay đang gặp rất nhiều khó
khăn: thứ nhất, việc quản lý thủ công gặp nhiều vấn đề, còn nhiều hạn chế, gây khó
khăn cho cán bộ quản lý tài sản phòng máy: lưu trữ thủ công, ghi chép bằng giấy
tờ, văn bản; sử dụng một người cho nhiều công việc quản lý khác nhau cùng một
lúc: quản lý phòng sử dụng, quản lý tài sản hư hỏng, quản lý lịch thực hành, quản
lý vệ sinh, lao động. Khi đó sẽ khó đạt được hiệu quả công việc cao. Thứ hai, với
việc lượng học viên khoa Công nghệ thông tin ngày càng đông, vấn đề sắp xếp lịch
sử dụng hay mất mát hỏng hóc tài sản qua quá trình sử dụng và việc lưu trữ, quản
lý thông tin phòng sẽ gây mất rất nhiều thời gian và công sức.
Xuất phát từ những thực trạng trên kết hợp cùng kinh nghiệm qua quá trình học
tập một số bộ môn thực hành trong khoa công nghệ thông tin của nhà trường, nhóm
chúng em xin đề xuất xây dựng một phần mềm quản lý tài sản phòng thực hành
chạy trên nền desktop với người quản lý là cán bộ quản lý tài sản phòng thực hành
của khoa công nghệ thông tin.
Đây là một hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành chính xác, có sự điều
khiển là giải pháp tốt nhất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phòng thực hành cũng
như việc thực hiện nhiệm vụ quản lý của cán bộ quản lý phòng máy trở nên dễ
dàng hơn.
Phần mềm quản lý tài sản phòng thực hành phải là sự thay đổi tích cực so với
các phương pháp quản lý truyền thống giấy tờ có trên thực tế, khắc phục những lạc

hậu của các phương pháp cũ. Bởi lẽ ứng dụng công nghệ nhằm mục đích tăng khả
nằng xử lý dữ liệu, quản lý dữ liệu có khả năng đáp ứng nhu cầu cao… Đồng thời,
phần mềm cần đáp ứng tốt việc triển khai và áp dụng, để giúp cho công tác quản lý
một cách đơn giản, dễ dàng và thuận lợi hơn. Về cơ bản giải pháp này bắt buộc các
phòng thực hành trong khoa công nghệ thông tin phải thực hiện, đây là giải pháp
dùng cho giáo viên quản lý phòng thực hành cũng như quản lý học sinh thực hành
kịp thời phát hiện và khắc phục hư hỏng. Đặc biệt, phần mềm còn tự động trích
xuất báo cáo theo học kỳ, theo năm học về quá trình sử dụng, bảo trì, sửa chữa
cũng như tuổi thọ của thiết bị nếu như cấp trên yêu cầu. Thông qua đó, ban giám
hiệu nhà trường có thể cập nhật và theo dõi quản lý cơ sở vật chất của nhà trường
để có hướng giải quyết cụ thể. Do vậy, phần mềm sẽ giải quyết vấn đề về không
gian lưu trữ tài liệu và giảm số lượng cán bộ quản lý hệ thống, tránh được việc
thiếu cán bộ quản lý.
Phần mềm sẽ giúp cho cán bộ quản lý dễ dàng quản lý hàng trăm loại thiết bị
khác nhau, có giá trị lớn trong phòng thực hành như: máy tính, quạt, đèn, bàn ghế,
máy chiếu… Đồng thời, phần mềm cũng cho phép quản lý việc chuyển giao trang
6


thiết bị: chuyển giao trang thiết bị gì, số lượng bao nhiêu, tình trạng hiện tại của
thiết bị đó như thế nào.
Vì vậy, phần mềm cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Hệ thống có khả năng quản lý, cập nhật các thông tin về tình trạng sử dụng của
phòng, phòng mượn, đơn vị mượn, thời gian mượn trả.
- Quản lý được thời gian giao nhận, nhập xuất của các thiết bị trong phòng,
tình trạng thiết bị, có trang thiết bị gì, tình trạng ra sao, thêm mới và sửa chữa như
thế nào.
- Tìm kiếm và báo cáo theo nhiều chỉ mục khác nhau.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Đảm bảo tính chính xác của phần mềm.

3.2. Chức năng của phần mềm.
Hệ thống quản lý tài sản của phòng thực hành có rất nhiều chức năng quản lý
nhưng trong giới hạn phần mềm mà nhóm nghiên cứu thì phần mềm chỉ quản lý
một vài chức năng sau:
- Quản lý thông tin phòng thực hành bằng phần mềm. Phần này có các chức
năng: tìm kiếm, cập nhật thông tin về tên phòng, vị trí, diện tích mặt sàn phòng, cán
bộ phụ trách chính, tình trạng phòng được sử dụng hay không, đối tượng được sử
dụng, chức năng chính của phòng.
- Quản lý tài sản đang sử dụng bằng phần mềm. Phần mềm sẽ có chức năng:
thêm mới, cập nhật, sửa, xóa thông tin về các thiết bị, chức năng của các thiết bị,
đời sản xuất, khả năng sử dụng của các thiết bị, cập nhật tình trạng các thiết bị hỏng
hóc, cần sửa chữa hay thay mới, tìm kiếm thông tin về nhập xuất các thiết bị đưa
vào phòng để sử dụng.
- Quản lý lịch sử dụng. Phần mềm có chức năng: cập nhật, thêm mới thông tin
về lịch sử dụng phòng thực hành, thời gian sử dụng, thông tin đơn vị sử dụng, cập
nhật thông tin tình trạng thiết bị trong phòng sau khi sử dụng, thêm mới lịch vệ sinh
kiểm tra phòng từng quý, từng năm.
- Thiết lập báo cáo thông kê tình trạng các phòng máy theo từng quý, năm học.
Cụ thể trong từng chức năng quản lý trên, có những tín năng tiêu biểu như sau:
- Tìm kiếm thông tin về tài sản: Đây là chức năng cần thiết của chương trình,
khi giáo viên quản lý hay ban giám hiệu nhà trường muốn xem thông tin về tài sản
hoặc giúp học viên biết được thông tin về thiết bị thực hành. Với chức năng tìm
kiếm ngườ sử dụng phần mềm có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như:
mã thiết bị, tên thiết bị, vị trí máy hoạt động,…
7


- Cập nhật thông tin tài sản: Với chức năng này, giáo viên quản lý có thể dễ
dàng cập nhật thông tin về tài sản như: số lượng, tình trạng hư hỏng, vị trí máy
hỏng,…khi có tài sản nào có sự thay đổi.vì vậy hàng tháng hay năm học hoặc khi

có yêu cầu của cấp trên, giáo viên quản lý sẽ có thể ngay lập tức báo cáo thông tin
về tài sản một cách dễ dàng và chính xác.
- Thêm thông tin tài sản: Chức năng này tỏ ra có hiệu quả trong trường hợp có
thiết bị mới được chuyển đến phòng thực hành và khi đó yêu cầu phải nhập thông
tin của tài sản mới được chuyển đến phòng thực hành.
- Xóa thông tin tài sản: Khi sử dụng chức năng này, giáo viên quản lý có thể xóa
một phần hoặc toàn bộ thông tin liên quan đến tài sản đã chuyển ra khỏi phòng thực
hành, tránh sai sót trong khâu kiểm kê tài sản.
Cơ cấu tổ chức của hệ thống:
Cán bộ quản lý (khoa
CNTT)

Quản lý thông tin
chung phòng thực
hành

Quản lý tài sản
trong phòng thực
hành

Sắp xếp lịch sử
dụng, lịch vệ sinh,
bảo trì kiểm tra

3.3. Các giả định và các lớp người dùng của phần mềm.
3.3.1. Các giả định ràng buộc.
Hệ thống vận hành trên một số máy tính kết nối mạng Lan với nhau trong phạm
vi trường. Các cán bộ quản lý là người quản trị các chức năng của phần mềm. Đến
ca làm việc, các cán bộ sẽ phải nhập thông tin của mình vào hệ thống máy tính tính
để đăng nhập vào phần mềm. Chỉ có cán bộ quản lý mới có khả năng quản trị các

chức năng của phần mềm.
Nghiệp vụ quản lý thông tin phòng thực hành: khi đơn vị có nhu cầu sử dụng
phòng, cán bộ quản lý sẽ có nhiệm vụ tra cứu thông tin phòng, tình trạng phòng và
các thông tin khác phù hợp nhu cầu người cần sử dụng.
8


Nghiệp vụ báo cáo thống kê tài sản trong phòng: sau khi người dùng sử dụng
xong, cán bộ quản lý sẽ có nhiệm vụ kiểm tra, cập nhật lại tình trạng phòng, tình
trạng các thiết bị tài sản trong phòng và xác nhận.
Hàng quý, cán bộ quản lý phải thực hiện thống kê rà soát tình trạng tài sản trong
phòng và xác nhận.
Nghiệp vụ cập nhật lịch sử dụng phòng thực hành: Cán bộ quản lý phòng thực
hành sẽ lên lịch sử dụng phòng thực hành, lịch vệ sinh phòng, lịch kiểm tra bảo trì
phòng và xác nhận.
Các đơn vị sử dụng không có tài khoản và không có quyền cập nhật, thêm mới
các thông tin trong phần mềm, mọi vấn đề thắc mắc của người dùng đều phải phản
ánh với cán bộ trực tiếp quản lý phòng.
3.3.2. Các lớp người dùng
- Cán bộ quản lý phòng máy
Mô tả

Là cán bộ quản lý phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin

Vai trò

Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của phòng thực hành khoa
Công nghệ thông tin, nhập xuất tài sản trong phòng thực hành, lên
lịch vệ sinh, bảo trì bảo dưỡng phòng, thống kê tài sản qua từng quý.

Quyền

Sử dụng tất cả chức năng của hệ thống

- Người sử dụng
Mô tả

Là cán bộ giáo viên, học viên khoa Công nghệ thông tin, Ban giám
hiệu

Vai trò

Có những phản hồi sau khi sử dụng phòng máy cho cán bộ quản lý
phòng máy, là người có nhu cầu sử dụng phòng máy

Quyền

Sử dụng các tính năng của phần mềm: tìm kiếm, tra cứu thông tin
của các phòng máy

4. YÊU CẦU GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG.
4.1. yêu cầu giao diện người dùng 1
- Trang chủ khi phần mềm khởi động và đã được đăng nhập vào quản lý. Do chỉ có
cán bộ quản lý được sử dụng phần mềm nên chỉ có cán bộ quản lý được cấp tài
khoản sử dụng.

9


- giao diện khi chọn phần Hệ thống: trong đó phần mềm có các danh mục tra cứu

thông tin hệ thống cho người dùng và thông tin tài khoản đang dùng.

10


- Giao diện trong mục danh sách phòng. Phần mềm cho phép người dùng tìm
kiếm nhanh phòng đang có tình trạng sử dụng ra sao (đang sử dụng, đang bảo
trì, còn trống) và thông tin các cán bộ khác đang tham gia quản lý.

- Giao diện mục tài sản, phần mềm cho phép tra cứu và cập nhật nhanh danh
mục các tài sản theo phòng thực hành.

11


- Giao diện danh mục lịch hoạt động, nơi người dùng có thể cập nhật và tra
cứu lịch hoạt động của phòng thực hành

12


4.2. Yêu cầu giao diện người dùng 2.
- giao diện đăng nhập, thay đổi mật khẩu của phần mềm.

- Giao diện hồ sơ bản thân người sử dụng, dùng để cập nhật và tra cứu thông tin.

13


- Hồ sơ các cán bộ quản lý khác khi cần tìm kiếm, thay đổi nhân sự.

- Hồ sơ danh sách các phòng thực hành, thông tin phòng, chức năng phòng mà cán
bộ có thể cho người thuê/mượn phòng xem lựa chọn.
14


Nhóm em làm đến đây để cô xem qua giao diện như thế nào ạ, triển khai nhóm
đang nghiên cứu thực hiện các giao diện về tài sản và lịch hoạt động sao cho logic
nhất có thể với bảng tra cứu phòng như trên!
Em cảm ơn.

15