CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000

Ch

ng II: T NG QUAN V

MICROSOFT ACCESS

2.1. Gi i thi u:
Microsoft Access là m t trong nh ng ph n m m ng d ng c a b Microsoft
Office. Nó là m t h qu n tr C S D Li u (CSDL-Database Management
System) dùng
t o, x lý các CSDL. Ph n m m này ã
c gi i thi u Vi t
Nam t vài n m g n ây và
c s d ng r ng rãi so v i các ph n m m khác.
T n m 1994 tr v tr c, Vi t Nam nói n qu n lý CSDL là ng i ta th ng
ngh ngay n FoxPro, FoxBase …Dùng FoxPro trong qu n lý h u nh ta có th
yên tâm vì FoxPro có th làm
c m i vi c nh ng òi h i nhi u k n ng l p
trình. Tuy nhiên n u i sâu tìm hi u Access có th th y r ng ph n m m này th
hi n nhi u c tính u vi t h n FoxPro, n i b t h n c là tính
n gi n và hi u
qu mà không c n i sâu vào k thu t l p trình. Th t v y, Access có th áp ng
u h t các nhu c u v qu n tr CSDL nh ng v n gi tính thân thi n và d s
ng c cho ng i l p trình l n cho ng i s d ng.
Các khái ni m trong lý thuy t CSDL
c th hi n khá y
trong Access. Nó
là 1 h th ng có tính h ng i t ng và có th dùng trên h th ng m ng

chia
v i nhi u ng i s d ng CSDL.
ng th i Access d dàng qu n lý, th hi n
và chia s thông tin trong các công vi c qu n lý d li u hàng ngày.
Trên ây là nh ng u
m c a Microsoft Access so v i các ph n m m khác.
Ch c ch n r ng trong th i gian s p t i ng i s d ng ph n m m Vi t Nam s
khám phá ra nh ng u
m này và s d ng Access m t cách r ng rãi ph bi n h n.
H tr Ti ng Vi t hoàn toàn gi ng nh Word, Excel…
Microsoft Access 2000 là m t h qu n tr CSDL giúp ta qu n lý và khai thác s
li u
c l u tr m t cách có t ch c trong máy tính. CSDL t p h p nh ng s
li u liên quan n m t v n
nào ó, ch ng h n nh v n
qu n lý nhân s ,
qu n lý l ng, qu n lý nh p/xu t, qu n lý h c sinh. Theo ý ni m c a Access,
trong CSDL ngoài các Table ch a d li u, còn có nh ng công c giúp ta qu n lý
và khai thác d li u m t cách có hi u qu , ó là Query (công c truy v n d li u),
Form (bi u m u nh p li u), Report (báo bi u k t xu t), Macro (t p l nh) và nh ng
Module ( n th l p trình). M t cách t ng quát, m t CSDL Microsoft Access g m
6 thành ph n sau
c l u trong m t t p tin duy nh t có ph n m r ng là .MDB
i thành ph n có m t ch c n ng riêng:
- Table (b ng): Là thành ph n c b n nh t trong Microsoft Access. Table dùng
ch a các d li u g c, d li u c s và d li u bi n ng ti p theo trong quá trình
qu n lý. Table ví nh
ng v n c a m t c s s n xu t, không có v n ta ch ng kinh
doanh gì
c. Trong m t Table

c t ch c ch a trên nhi u dòng (Record), m i
dòng có nhi u c t (Field).
- Query (V n tin): Là m t công c
truy v n thông tin và th c hi n các thao
tác ch n l a, tìm ki m s li u trên các ng. Thông th ng ng i ta s d ng Query
Trung t©m Tin häc
Trang 9


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000
thu th p thông tin t nhi u Table
ch n ra các thông tin c n quan tâm (Select
Query). Ngoài ra Query trong Microsoft Access còn cho phép ta c p nh t l i s li u
(Update Query ), t o ra table m i (Make Table Query), n i s li u vào Table (Append
Query), xóa s li u trong Table (Delete Query) và t ng h p s li u (CrossTab
Query).
- Form (bi u m u): Form là công c t ng tác v i ng i s d ng, nó giúp cho
ng i s d ng d dàng nh p li u vào table gi ng nh
ang
n vào ch tr ng c a
các m u
n trong th c t . Trong m t form ta có th t o m t SubForm cho phép
cùng m t lúc ta nh p li u vào nhi u table khác nhau.
- Report (báo bi u): Report là m t công c
in k t qu sau cùng c a quá
trình khai thác và tính toán s li u. S li u cung c p cho Report là Table ho c k t
qu sau khi v n tin b ng Query. Report có nhi u hình th c trình bày phong phú, p
t không nh ng gom s li u mà còn có th ghép thêm vào ó nhi u hình nh,
th . Trong Microsoft Access ã có s n m t s AutoReport nh ng th ng không phù

p v i chúng ta. Do ó th ng ph i thi t k l i AutoReport ó.
- Macro (t p l nh): là m t t p h p các l nh nh m t
ng hóa nh ng thao tác
th ng s d ng nh t thay vì ph i l p i l p l i m t cách nhàm chán. Khi ch y m t
Macro, Microsoft Access th c hi n m t lo t các thao tác ã n nh tr c. Trong
Macro c a Microsoft Access, ta c ng có th ch n l a tình hu ng tùy theo m t
u
ki n th c t t i th i
m ang xét
làm vi c này hay vi c khác, giúp ta có th qu n
lý d li u linh ho t h n.
- Module ( n th l p trình): ây là nh ng
n ch ng trình g m nh ng
hàm riêng c a ng i dùng
c l p trình b ng ngôn ng Access Basic dành cho
các th o ch ng viên. N u trong công tác qu n lý, công c Query và Macro ph i
p v i nh ng hàm có s n c a Microsoft Access mà không áp ng
c thì ta m i
d ng Module.
* Các c
m c a Microsoft Access:
- H tr c ch t
ng ki m tra khóa chính, ph thu c t n t i, mi n giá tr ,...
a d li u trong các table m t cách ch t ch .
- V i công c thông minh (Wizard) cho phép ng i s d ng có th thi t k các
i t ng trong Microsoft Access m t cách nhanh chóng.
- V i công c truy v n b ng thí d QBE (Query By Example) s h tr cho
ng i dùng có th th c hi n các truy v n mà không c n quan tâm các cú pháp trong
câu l nh c a ngôn ng v n tin (SQL - Structured Query Language)
c vi t nh

th nào.
- V i ki u tr ng i t ng k t nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép ng i s
ng có th
a vào bên trong t p tin CSDL Access các ng d ng khác trên Windows nh : t p tin v n
n Word, table tính Excel, hình nh BMP, âm thanh WAV,..
- D li u
c l u tr n gói trong m t t p tin: T t c các i t ng c a m t ng d ng ch
cl u
trong m t t p tin CSDL duy nh t ó là t p tin CSDL Access (MDB).
- ng d ng có th s d ng t t trên môi tr ng m ng máy tính nhi u ng i s
ng, CSDL
c b o m t t t.
- Có kh n ng trao i d li u qua l i v i các ng d ng khác, có th chuy n i
qua l i v i các ng d ng nh Word, Excel, FOX,...
2.2. Thi t k CSDL trong Microsoft Access:
t CSDL t t là m t n n t ng quan tr ng t o nên d li u mà t
ó b n có th
d ng và khai thác chúng m t cách hi u qu , chính xác và áng tin c y
Nh ng b c trong vi c thi t k CSDL:
Trung t©m Tin häc
Trang 10


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000
2.2.1. Xác

nh m c ích CSDL c a b n
c u tiên c a vi c thi t k CSDL trong Microsoft Access là xác nh m c
ích c a CSDL và nó s

c s d ng nh th nào. B n c n bi t nh ng thông tin
nào mà b n c n trong CSDL. T
ó b n có th quy t nh i t ng nào c n l u tr
và nh ng s ki n nào c n l u tr v m i i t ng.
Hãy báo cho m i ng i bi t ai s s d ng
c CSDL này. Hãy ng não và
nh ng câu h i ó v CSDL
tìm ra câu tr l i phù h p nh t. Hãy phác th o nh ng
u báo cáo mà b n mu n. Hãy thu th p nh ng hình th c mà hi n t i b n ang s
ng
l u tr d li u c a b n. Ki m tra m t cách c n th n CSDL c ng t ng t
nh lúc b n ang thi t k chúng.
2.2.2. Xác nh nh ng table mà b n c n
Xác nh các d li u c n
a vào: Phân tích thông tin thành các i t ng
riêng r . M i i t ng hình thành m t table.
Ví d : M t công ty v t t mu n tin h c hóa khâu qu n lý ng i ta c n các
table DMVT (danh m c v t t ), SDVT (S d v t t ), PSVT (Phát sinh v t t ), CTVT
( Chi ti t phát sinh v t t ).
Vi c xác nh nh ng table là b c ph c t p trong ti n trình thi t k CSDL. ó
là k t qu mà b n mu n v CSDL- báo bi u (Report) b n mu n in, nh ng bi u m u
(Form) mà b n mu n s d ng, nh ng câu h i b n mu n tr l i r t c n thi t
cung
p nh ng manh m i v c u trúc c a table.
n không c n ph i thi t k nh ng Table s d ng Microsoft Access. Th t ra,
ph ng pháp t t h n là b n nên v m t b n phác th o và làm l i nh ng b n thi t k
a b n trên trang gi y ngay l n
u tiên. Khi b n thi t k nh ng table, hãy chia
nh ng thông tin b ng cách theo nh ng nguyên t c sau ây:
- M t b ng không th có nh ng thông tin trùng nhau, nh ng thông tin không

nên trùng nhau gi a nh ng table. Nh v y, vi c qu n lý d li u
c t p trung,
ch c n m i thông tin
c l u tr ch trong m t table, b n c p nh t nó m t n i.
Vi c làm này hi u qu h n và c ng lo i b
c kh n ng c a nh ng ph n t trùng
nhau ch a nh ng thông tin khác nhau.
Ví d : B n có th l u a ch và s
n tho i c a khách hàng m t l n ch
trong m t table.
- M i table ch nên ch a thông tin v m t i t ng (hay m t ch th ): Khi m i
table ch a nh ng s ki n v m t ch th , b n có th qu n lý thông tin v m i ch
th m t cách c l p v i nh ng ch th khác.
Ví d : B n có th l u a ch c a khách hàng m t table và
n
t hàng
a khách hàng m t table khác, làm nh v y b n có th xóa m t
n t hàng mà
n có th qu n lý
c nh ng thông tin v khách hàng.
2.2.3. Xác nh nh ng thông tin c n thi t
Xác nh xem các thông tin nào c n
a vào table: M i m t lo i thông tin trên
table
c i là
t tr ng (Field) và
c th hi n thành m t c t trên table.
Ví d :
1.
qu n lý v t t , DMVT c n có các tr ng: Mã v t t (MAVT), tên v t t

(TENVT), n v tính (DVTVT), quy cách tính v t t (QUYCACHVT).
2. Table qu n lý thông tin SINHVIEN
n gi n có th bao g m nh ng tr ng
HOTEN, NAMSINH, PHAI, DIACHI.
Khi b n ch n nh ng tr

Trung t©m Tin häc
Trang 11

ng cho table, b n hãy theo nh ng b

ch

ng d n sau:


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000
- Liên k t tr c ti p m i tr ng v i ch
c a Table.
- Trong Table không th có m t tr ng có th
c suy ra t nh ng tr ng
còn l i c a Table ó. Ví d : Tr ng THANHTIEN
c suy ra t tr ng DONGIA và
SOLUONG thì không nên có m t trong m t Table
- Bao g m t t c nh ng thông tin b n c n.
- Tách thông tin trong các ph n
a tr
m t logic th p nh t.
Ví d : Nên chia trong ph n HOTEN thành HO và TEN.

2.2.4. Xác nh khóa chính a ng
cho Microsoft Access n i k t nh ng thông tin
c l u tr trong nh ng
Table c l p (ví d : n i k t SINHVIEN v i NGANH)
m i Table trong CSDL c a
n ph i bao g m t t c nh ng tr ng ho c t p h p nh ng tr ng có tên duy nh t
và có giá tr
c l p trong Table. M t tr ng ho c t p h p nh ng tr ng nh th g i
là khóa chính.
Khóa chính trên m i table
xác nh tính duy nh t c a i t ng. DMVT c n
có các tr ng: Mã v t t (MAVT), tên v t t (TENVT),
n v tính (DVTVT), quy cách
tính v t t (QUYCACHVT) có khóa chính là MAVT.
2.2.5. Xác

nh nh ng m i quan h gi a nh ng Table

Gi s r ng b n ã chia nh ng thông tin c a b n và nh ng tr ng làm khóa
chính, lúc này b n c n ph i có m t cách th c nào ó
Microsoft Access có th
mang nh ng thông tin liên h này vào m t ph ng th c có ý ngh a.
làm
u này,
n ph i nh ngh a m i quan h gi a nh ng Table v i nhau.
n có th d a trên nh ng CSDL ã
c thi t k t t
tìm ra nh ng cách
th c liên k t và t
ó b n có th t o cho mình m t cách làm h u ích.

th y
c
i liên h trong CSDL Northwind. B n có th tìm t p tin này
C:\Program
Files\Microsoft Office\Office\Samples\Northwind.Mdb.
Vi c xác nh m i quan h gi a các table là t
trình thi t k CSDL.

ng

i khó kh n trong quá

Ví d : Mu n bi t m t lo i v t t có s t n kho và tr giá là bao nhiêu, ta c n có
i liên k t gi a hai table: DMVT(MAVT, TENVT, DVTVT, QUYCACHVT và
SDVT(MAVT, TONKHOVT, TRIGIAVT). Vi c t o liên k t này
cho vi c sai sót
trong quá trình nh p li u. N u mu n có thông tin sau:
Tên v t t
n kho
Tr giá
Natrosol Lô HBC 173.8
16,684,800
TIFAN
2167
36,839,000
Ta c n có hai table:
Table 1: (DMVT)
MVT
TENVT
DVTVT

001
Natrosol Lô HBC Kg
002
Natrosol HHR
Kg
003
TIFAN
Kg
Table 2: (SDVT)
MAVT
TONKHO
TRIGIA
001
173.8
16,684,800
002
2167
36,839,000
2.2.6. Trau chu t l i table thi t k c a b n
Trung t©m Tin häc
Trang 12

QUYCACHVT


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000
Sau khi b n thi t k xong nh ng Table, nh ng tr ng và nh ng m i liên h
mà b n c n, ó là lúc t t nh t
b n nghiên c u và ki m tra l i t t c nh ng qui

lu t. Bây gi b n có th d dàng thay i b n thi t k c s d li u c a b n. B n
không nên sau khi nh p xong d li u cho nh ng tr ng r i m i quay l i
u ch nh
n thi t k .
d ng Microsoft Access
t o nh ng Table, hãy ch rõ nh ng m i liên k t
gi a nh ng Table và nh p d li u m i vào trong m i Table. B n có th s có nh ng
câu tr l i khi b n nhìn th y
c nh ng gì khi b n s d ng CSDL c a b n. B n nên
nh m t
u là: không nên thi t k b t k m t thành ph n nào trong Microsoft
Access (ch ng h n nh Form, Report,..) quá thô k ch vì khi ó b n s khó có th
ngh ra
c nh ng cách t t cho vi c thi t k c a b n. Xin nh c l i: B n nên trau
chu t th t
p b n thi t
c a b n. Cu i cùng b n tìm nh ng d li u trùng l p
không c n thi t và lo i b nó
2.2.7. Nh p d

li u và t o nh ng

it

ng CSDL khác:

Khi b n ã hài lòng v i b n thi t k c a b n thì ó là lúc b n ph i nh p d
li u cho CSDL c a b n, b n có th t o query, form, report,.. hay b t c nh ng thành
ph n nào trong Microsoft Access mà b n mu n.
Ví d thi t k CSDL:

hi u rõ quá trình thi t k CSDL và v n d ng Microsoft
Access trong công tác qu n lý d li u, ta l y ví d “Qu n Lý H c Phí “.
Mô t bài toán:
t tr ng
i h c có nhu c u tin h c hóa khâu qu n lý vi c ng ký môn
c và h c phí c a t ng sinh viên. M i n m tr ng thu nh n t 2000 n 3000 sinh
viên m i, t t c các sinh viên này
c xem là thu c cùng m t khóa h c. M t sinh
viên mu n hoàn thành th t c nh p h c ph i n p m t s y u lý l ch. Trong s y u lý
ch ph i cho bi t h và tên, ngày sinh, gi i tính, quên quán g m tên huy n và tên
nh, i t ng (con li t s , con th ng binh, gia ình có công v i n c,...).
thu n
ti n trong vi c qu n lý ng i ta gán cho m i sinh viên m t mã s duy nh t, mã s
không thay i trong quá trình h c t p. C n c vào ngành h c mà sinh viên thi u
vào mà sinh viên s thu c s qu n lý c a m t khoa nào ó: ngh a là m i sinh viên
thu c m t ngành và m t khoa g m nhi u ngành khác nhau; d nhiên không th t n
i ngành thu c s qu n lý c a 2 khoa khác nhau.
Vào u h c k , m i sinh viên n phòng ào t o ng ký các môn h c. M i
môn h c ngoài vi c nh danh b ng tên còn kèm theo s ch ng ch h c trình và
c gán cho m t mã s môn h c. Có m t s môn, mu n ng ký h c sinh viên ph i
c tr c m t s môn khác
làm c s cho vi c h c môn ó (g i là môn tiên quy t
tr c các môn h c ó). M i ngành h c bao g m m t h th ng nhi u môn mà sinh
viên thu c ngành ó ph i theo h c; có th có nhi u môn thu c nhi u ngành khác
nhau. M i h c k , c n c vào vi c ng ký các môn h c và các i t ng (m i m t
i t ng có m t t l t ng ng v vi c gi m h c phí) c a t ng sinh viên mà ng i
ta xác nh
c s ti n h c phí mà m i sinh viên ph i óng.
Sau khi
ng ký xong các môn h c, sinh viên ph i

n phòng tài v
tr ng
óng h c phí. M i l n khi sinh viên n n p h c phí, m t phi u thu
p. Trên ó ghi nh n mã s sinh viên, ngày l p, s ti n mà sinh viên óng và
Trung t©m Tin häc
Trang 13

c a
c
c


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000
ánh s th t
ti n cho vi c theo dõi. M t phi u thu
c in thành 2 liên, m t liên
i cho sinh viên nh là m t biên lai, liên còn l i
l u. Nhân viên c a phòng Tài v
p phi u ph i nh n ti n h c phí c a sinh viên
cu i bu i n p cho th qu . Nhà
tr ng kh ng ch th i
m cu i cùng mà sinh viên ph i hoàn thành th t c trên, n u
quá h n phòng Tài v s khóa s không thu n a, và nh v y nh ng sinh viên không
óng, không k p óng ho c óng không
h c phí s không
c tham d thi cu i
c k ó. Tr c lúc thi phòng Tài v s in nh ng danh sách sinh viên ang n h c
phí
b ph n qu n lý c a phòng ào t o lo i ra kh i danh sách d thi.

V i nh ng v n
nêu trên,
u thi t y u nh t là làm th nào ta t o
th ng CSDL
qu n lý t t c các thông tin trên.
thi t k CSDL này ta có th t o các table có c u trúc nh sau:
1. Table: DANGKY(STT_PH, MAMON)
Name
Di n gi i
STT_PH
th t phi u ng ký
MAMON
Mã s môn h c
2. Table: DOITUONG(MADT, TENDT,TLG_HP)
Di n gi i
Name
MADT
Mã i t ng
TENDT
Tên i t ng
TLG_HP
l gi m h c phí
3. Table: HOCKY_NK(HK_NK, NG_HH_DK, NG_HH_GHP, NG_HH_DHP)
Name
Di n gi i
HK_NK
c k , niên khóa
NG_HH_DK
Ngày h t h n ng ký
NG_HH_GHP

Ngày h t h n gi m h c phí
NG_HH_DHP
Ngày h t h n óng h c phí
4. Table: HUYEN(MAH, TENHUYEN, TENTINH)
Name
Di n gi i
MAH
Mã huy n
TENHUYEN
Tên huy n
TENTINH
Tên t nh
5. Table: KHOA(MAKH, TENKHOA)
Name
Di n gi i
MAKH
Mã khoa
TENKHOA
Tên khoa
6. Table: MONHOC (MAMON, TENMON, SO_TC)
Name
Di n gi i
MAMON
Mã môn h c
TENMON
Tên môn h c
SO_TC
tín ch
7. Table: NGANH(MANG, TENNG, TG_DT, MAKH, MACT)
Name

Di n gi i
MANG
Mã ngành
TENNG
Tên ngành
TG_DT
Th i gian ào t o
MAKH
Mã khoa
Trung t©m Tin häc
Trang 14

cm t


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000
MACT
Mã ch ng trình ào t o
8. Table: PHIEUDANGKY(STT_PH, NGAYLAP, MSSV, HK_NK)
Di n gi i
Name
STT_PH
th t phi u ng ký
NGAYLAP
Ngày l p phi u
MSSV
Mã s sinh viên
HK_NK
c k niên khóa

9. Table: PHIEUTHU(STT_PT, NGAYLA, SOTIEN, MSSV, HK_NK)
Name
Di n gi i
STT_PT
th t phi u thu
NGAYLAP
Ngày l p phi u thu
SOTIEN
ti n óng
MSSV
Mã s sinh viên
HK_NK
c k , niên khóa
10. Table: SINHVIEN(MSSV, HOTEN, PHAI, NGAYSINH, MADT, MAH, MANG)

Name
MSSV
HOTEN
PHAI
NGAYSINH
MADT
MAH
MANG
2.3. Chu n b môi tr

Di n gi i
Mã s sinh viên
tên sinh viên
Gi i tính

Ngày sinh
Mã i t ng
Mã huy n
Mã ngành

ng làm vi c:

Nh b n ã bi t, trong Microsoft Excel
thu n ti n trong vi c nh p ngày
tháng, d u phân cách trong các hàm, cách th hi n c a nh ng s thì b n ã nh
ng môi tr ng trong Windows, trong Microsoft Access c ng nh th . V y,
chu n b môi tr ng làm vi c, trình t nh sau:
c 1: Start\Settings\Control Panel.
c 2: Click vào Regional Settings và nh n Enter.
c 3: Trong h p tho i Regional Settings, b n th c hi n các thi t l p sau:

Trung t©m Tin häc
Trang 15


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000
1. Nh p trang Date và thi t
p l i d ng ngày tháng n m phù
p trong m c Short date format.
Ví d :
+ Dd/mm/yy ho c dd/mm/yyyy
+ Mm/dd/yy ho c mm/dd/yyyy
+ d/mm/yy ho c d/mm/yyyy
+ m/dd/yy ho c m/dd/yyyy

2. Nh p trang Number và thi t
p các m c sau:
Decimal symbol: D u ng n
cách ph n th p phân.
No. of digits after symbol:
s l (ví d : 9.46)
Digit grouping symbol: d u
ng n cách gi a các nhóm s
trong
m t
s .
Ví
d :
123,456,235.25
No. of digits in group: s
ng s trong m t nhóm.
List seprator: D u ng n
cách gi a các ph n t trong
t danh sách, trong công
th c hàm. Ví d : Left("AN
GIANG",2) = AN

Chú ý: tùy theo nhu c u s d ng, b n có th
nh l i theo ý c a b n. N u
n Decimal symbol là d u ph y thì b n ph i qui nh l i trong ph n Digit grouping
symbol là d u ch m (.) và List separator là d y ch m ph y (;). Khi ó trong công
th c c ng nh trong cách ánh s b n ph i làm theo qui nh trên.
2.4. Kh i

ng và thoát kh i Microsoft Access

Sau khi cài t b Office2000, ng d ng Microsoft Access th ng
c ch a
trong thanh Programs (n u v trí c a Microsoft Access có khác i là do cách cài t
trong máy c a b n).
2.4.1.Kh i

ng Microsoft Access:

1.
Access b ng m t trong các cách sau:
Trung t©m Tin häc
Trang 16


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000
- Start\Programs\Microsoft Access
- Start\Run\MsAccess, Enter.
- D_click vào bi u t

ng Access

trên thanh Office bar

- N u b n ã t o m t Shortcut cho Microsoft Access trên màn hình Desktop, b n
có th D_click ho c click ch n và nh n Enter trên Shortcut ó:
2. Microsoft Access s m h p tho i sau:

Trong h p tho i này, b n có các ch n l a sau:
Blank Database:
o m i m t t p tin CSDL r ng. B n c n ph i ch n th
c l u tr và t tên cho CSDL.
Database Wizard: o m i m t CSDL theo ch d n c a Access.
Open an Existing Database: M m t t p tin CSDL ã có trên a.
Trong 2 cách u, ý ngh a c a vi c làm này là nh m m c ích
t o ra CSDL
i. Trong ó, cách m t ch
ng h n, cách 2 ta ph i làm theo qui trình h ng d n
a Microsoft Access. Trong tr ng h p b n ã thi t k
c m t CSDL hoàn ch nh
thì b n nên ch n cách làm 1.
2.4.2.Thoát kh i Microsoft Access:
thoát kh i Access ch n File\Exit
Ho c ch n
trên c a s c a Access
Ho c t h p phím Alt+F4
2.4.3.T o m i m t CSDL:
Cách 1: Ch n Blank Database b c 2 c a quá trình kh i ng Access.
Cách 2:
-

Trong c a s Access click nút New
trên thanh công c ; ho c nh n t h p
phím Ctrl + N; ho c vào menu File\New
h p tho i New.
Ch n Database và click OK
m ti p h p tho i File New Database.

Trung t©m Tin häc
Trang 17


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000

-

Ch n th
Create.

m c l u tr

(Save in) và

t tên cho CSDL (File name) và click

2.4.4. M m t database ã có trên a
Cách 1: Kh i ng Access, sau ó ch n m t t p tin trong h p tho i Open an
Existing Database (n u có), ch n OK. Ho c click More files và tìm CSDL trên a.
Cách 2:
Trong
c a
s
Access, click nút Open
trên thanh công c ;
ho c nh n Ctrl + O;
ho c
vào

menu
File\Open
Database
m h p tho i Open.
Xác nh th m c
ch a t p tin t p tin c n
(Look in), ch n nó
và click Open.

2.4.5.

óng m t database:
óng m t Database Access ch n File\Close.
Ho c ch n
trên h p tho i <fiename>: Database.
2.4.6. S d ng thanh công c (Toolbar) trong Microsoft Access
2.4.6.1. Khái ni m
Thanh công c (Toolbar) là thanh trên ó ch ch a các bi u t ng (Icon) khi
ng i s d ng nh n chu t vào m t bi u t ng thì hành ng t ng ng
cg n
i bi u t ng ó s
c th c hi n
2.4.6.2. Hi n ho c n các thanh công c c n thi t:

Trung t©m Tin häc
Trang 18


Microsoft Access 2000
Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000

View\Toolbars\Customize…
Click
ánh d u vào h p
ki m phía tr c các thanh
công c mu n xu t hi n.
Click vào h p ki m ang
c ánh d u
n thanh
công c t ng ng.

2.5. Các v n
c n n m:
1. Chu n b
c môi tr ng làm vi c.
2. Các thao tác trên CSDL: T o m i CSDL, m m t CSDL trên a.
2.6. Câu h i ôn t p: Trong môi tr ng làm vi c,
th c hi n d u phân cách th p
phân là d u ph y (gi ng nh thông th ng b n vi t) thì b n ph i th c hi n
âu và
lúc ó d u phân cách ph n ngàn và d u phân cách trong công th c b n ph i ch n
u gì ?

Trung t©m Tin häc
Trang 19