bài thảo luận hệ thống thông tin quản lý

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO THẢO LUẬN
MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 12 – 1310ECIT0411
Lê Thị Thơm – 47E1 (TK)
Vũ Thị Thơm – 47E2 (NT)
Hà Thị Thu – 47E1
Nguyễn Hoài Thư – 47E4
Nguyễn Thị Ái Thúy – 47E4

Đào Thị Thùy – 47E4
Phan Văn Thùy – 47E1
Nguyễn Thị Thủy – 47E2
Nguyễn Thị Tiếp – 47E2

Hà Nội – 2013


Trường đại học thương mại
Mục lục
Lời mở đầu…………………………………………………………3

A. Lý thuyết

1. Khái niệm, vai trò, chức năng…………………………………4
1.1 khái niệm……………………………………………………4
1.2 các thành phần của ERP………………………………….5
1.3 Vai trò của ERP……………………………………………6
1.4 Chức năng của ERP……………………………………….7
2. Thực trạng ứng dụng và quy trình triển khai ERP của các doanh
nghiệp Việt Nam……………………………………………………….7
2.1 Thực trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam………………..8
2.2 Quy trình triển khai ERP tại Việt Nam………………….9
B: Bài tập
I. Mô tả hệ thống……………………………………………….12
1.Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức………………………….12
2.Mô tả quy trình quản lý thư viện………………………...13
3.Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống………………..14
4.Mô tả bài toán quản lý thư viện………………………….15
II.Khảo sát hệ thống quản lý Thư viện
1. Độc giả mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1 lần mượn…15
III. Biểu đồ phân cấp chức năng………………………………..16
IV. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống………………………………….18
V. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh…………………………….19
VI. Biểu đồ luồng dữ liệu dưới mức đỉnh………………………20

Hệ thống thông tin quản lý

Page 2


Trường đại học thương mại
LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thị

trường thì công việc quản lý ngày càng khó khăn và phức tạp. Công việc quản lý ngày
càng đóng góp một vai trò quan trọng trong các cơ quan, công ty, xí nghiệp.Việc áp
dụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật nói chung và thành tựu của công nghệ thông
tin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừng phát triển. Công tác quản lý ngày
càng được nhiều các cơ quan và đơn vị quan tâm. Nhưng quản lý thế nào và quản lý
làm sao cho đạt được hiệu quả cao nhất như: nhanh, bảo mật, thân thiện? Tất cả những
yếu tố trên chúng ta đều có thể nhờ đến những thành tựu của ngành công nghệ thông
tin, đó là những phần mềm trợ giúp quản lý thay cho những tệp hồ sơ dày cộm, thay
cho những ngăn tủ đựng hồ sơ chiếm nhiều diện tích và có thể ta phải mất rất nhiều
thời gian để lục lọi, tìm kiếm những thông tin hay những dữ liệu quan trọng. Tất cả
những điều bất tiện ở trên đều có thể được tích hợp trong phần mềm – một sản phẩm
của ngành tin học.
Tuy nhiên hiện nay, việc vận dụng ngay các phần mềm chuyên dụng còn là một
vấn đề gặp không ít khó khăn. Các hệ thống tin học hoá chưa đáp ứng được yêu cầu
của các nhà quản lý. Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một đội
ngũ cán bộ chuyên môn có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý một cách đầy đủ
chi tiết mà không bị thiếu sót hay thừa thông tin. Từ đó thiết kế hệ thống thành những
chương trình thuận tiện trong quá trình làm việc như : tìm kiếm, nhập liệu, thống kê ...
Ở bất cứ thời kỳ lịch sử nào, “Thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của loài
người. Nhu cầu sử dụng thư viện rất rộng rãi. Có lẽ, không có một lĩnh vực hoạt động
nào trong xã hội lại không cần đến thư viện.
Quy mô của thư viện gắn liền với sự phát triển của loài người, cùng với sự phát
triển xã hội và phân ngành sản xuất. Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn
về số lượng. Ngày nay, nhiều thư viện đã có số lượng hàng vạn cuốn sách, hàng trăm
số báo, tạp chí và có số lượng lớn độc giả đến thư viện mượn - trả sách mỗi ngày. Điều
đó tạo nên sự phức tạp về mặt quản lý và tra tìm sách. Điều phức tạp hơn là xử lý
thông tin trong việc quản lý sách để người sử dụng tìm được sách cần thiết phục vụ
cho các vấn đề cần nghiên cứu. Chính vì vậy việc tin học hoá hệ thống thư viện để cho
hệ thống hoạt động có hiệu quả hơn là một nhu cầu cần thiết hiện nay.
Với đề tài Quản lý thư viện chúng ta sẽ thấy được tầm quan trọng của việc ứng

dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý, nghiên cứu và tìm kiếm thông tin thư
viện.
----------------------

Hệ thống thông tin quản lý

Page 3


Trường đại học thương mại
A: Lý thuyết
1, Khái niệm, vai trò, chức năng, thành phần
1.1 Khái niệm
ERP - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resources Planning) là
bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản
xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý.
Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản
xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm,
trao đổi với các đối tác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy
nhất.
ERP là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tạo
được khả năng cạnh tranh với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các
nguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin.
Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng
kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon and
Laudon, 1995). Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật
và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý
kinh doanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình hoạt động kinh doanh và
tổ chức doanh nghiệp cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là
nó tác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa

của doanh nghiệp.
Quá trình hình thành, phát triển của hệ thống ERP:
Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời
đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho. Những năm 1970, phần mềm hoạch định nhu
cầu nguyên vật liệu (MRP) giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên
vật liệu về mặt thời gian, nhu cầu. Những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất
(MRP II) được phát triển từ MRP. Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chức
năng chủ yếu như sản xuất, marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân
sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh
nghiệp sản xuất.
Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới
của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và
hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ
thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp.
1.2 Các thành phần của ERP
Nói tới hệ thống ERP, người ta nói tới hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của công nghệ
thông tin. Một hệ thống ERP bao giờ cũng bao gồm các thành phần cơ bản:
- Quy trình quản lý. Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế
trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. Chúng ta đã biết, một hoạt động kinh
doanh muốn thực hiện cần kết hợp đồng thời cả hoạt động xử lý kinh doanh và xử lý
thông tin. Ví dụ: nhân viên bán hàng muốn thực hiện hoạt động bán hàng cần xử lý
Hệ thống thông tin quản lý

Page 4


Trường đại học thương mại
những thông tin liên quan tới yêu cầu khách hàng, thông tin hàng tồn trong kho và
thông tin liên quan tới giá bán, điều kiện bán hàng. Dựa vào kết quả xử lý này, nhân
viên bán hàng quyết định chấp thuận hay không yêu cầu của khách hàng. Như vậy việc

thực hiện hoạt động xử lý kinh doanh liên quan tới đặt hàng này cũng đồng thời là quy
trình
xử lý thông tin về đặt hàng của khách hàng. Vì lý do này, quy trình quản lý và quy
trình xử lý của phần mềm ERP cần phù hợp và gắn chặt với nhau.
- Phần mềm xử lý là phần mềm ERP.
- Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một
hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ.
- Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp
được lưu trữ chung.
- Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP.
Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt
động theo một nguyên tắc nhất định.
1.3 Vai trò của ERP
1.3.1 Vai trò về hoạt động
- Tăng hiệu quả hoạt động. Vì ERP đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa các quy
trình hoạt động của doanh nghiệp nên nó giúp doanh nghiệp giảm chu trình thời
gian thực hiện mỗi hoạt động của các vùng hoạt động liên quan, gia tăng khối
lượng công việc được xử lý trong một khoản thời gian và giảm thời gian chết
không hiệu quả. Đó đó, nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí lao động trong tất cả
các vùng
hoạt động dịch vụ khách hàng, tài chính, quản lý nguồn lực, mua hàng, dịch vụ công
nghệ thông tin và huấn luyện.
- Ngoài chi phí nhân công, ERP còn giúp doanh nghiệp hoạch định dự trữ, luân
chuyển hàng tồn kho tốt hơn nên giảm chi phí lưu kho bằng cách giảm số lượng
hàng tồn, giảm chi phí quản lý kho hàng. Do tăng luân chuyển thông tin nên doanh
nghiệp cũng giảm được chi phí quản lý, in ấn tài liệu, chứng từ liên quan.
- Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động xử lý thông tin. Do ERP
là
hoạt động có đặc điểm kết hợp nhiều giai đoạn, cùng kiểm tra lẫn nhau nên khi thực
hiện hoạt động, việc sai sót sẽ bị phát hiện ngay và đòi hỏi sự sửa chữa kịp thời. Nhờ

vậy nó giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu.
- Gia tăng dịch vụ khách hàng do người thực hiện hoạt động dịch vụ khách
hàng dễ dàng truy cập dữ liệu và các yêu cầu liên quan tới dịch vụ mình thực hiện
1.3.2 Vai trò về quản lý.
- Quản trị nguồn lực của doanh nghiệp tốt hơn. Các nguồn lực được quản
lý tốt về mặt hiện vật, chất lượng cũng như các ghi chép về các nguồn lực này.
Chẳng hạn như việc luân chuyển hàng tồn kho sẽ được quản lý dễ dàng hơn nhất
là doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều vùng địa lý 21khác nhau. Doanh nghiệp
còn dễ dàng kết hợp việc cung ứng và nhu cầu, do đó thực hiện sản xuất và kinh doanh
với chi phí thấp hơn.
- Gia tăng việc lập kế hoạch và ra quyết định. Nhờ việc được cung cấp thông tin
kịp
Hệ thống thông tin quản lý

Page 5


Trường đại học thương mại
thời và phong phú về tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểm
soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định cũng nhanh chóng và dễ dàng
hơn.
Nhờ các thông tin đầy đủ, kịp thời nên việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh
doanh cũng tốt hơn, nhanh hơn.
- Gia tăng hiệu quả việc thực hiện quản lý ở tất cả các cấp quản lý. Thông
tin hữu ích giúp người quản lý thực hiện hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn.
- ERP là công cụ giúp doanh nghiệp tái cấu trúc hiệu quả hơn.
1.3.3 Vai trò về mặt chiến lược.
ERP giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng và hiệu quả các chiến lược bằng cách tăng
cường việc cạnh tranh lành mạnh. Nó được thể hiện thông qua việc. Hỗ trợ doanh
nghiệp phát triển kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các hoạt động phù hợp với

chiến lược phát triển chung toàn doanh nghiệp, hỗ trợ việc tạo các dòng sản phẩm phù
hợp với nhu cầu thị trường, ERP cũng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động
thương mại điện tử một cách hiệu quả và do đó có thể mở rộng hoạt động cũng như gia
tăng cạnh tranh trong phạm vi toàn cầu.
1.3.4 Vai trò về mặt tổ chức.
ERP đòi hỏi các cá nhân hợp tác và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu cũng như kỷ luật
doanh nghiệp. Kết quả hoạt động mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng quan trọng tới kết quả
hoạt động của các cá nhân khác trong toàn doanh nghiệp, ảnh hưởng tới tiến độ thực
hiện hoạt động của cả doanh nghiệp và như thế lợi ích mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng tới
lợi ích của toàn doanh nghiệp và ngược lại.
1.3.5 Vai trò về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
Đặc điểm ERP là tích hợp và tránh dư thừa, trùng lặp. Vì vậy ứng dụng ERP sẽ giúp
doanh nghiệp loại bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ, tách biệt và do đó giảm bớt các
chi phí liên quan tới hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như thiết bị lưu trữ,
tránh trùng lắp chương trình xử lý. Ngoài ra nhờ tích hợp hệ thống một cách khoa học
và chuẩn mực nên hiệu quả hoạt động của các hệ thống tăng lên, chẳng hạn như hạn
chế được sự không đồng bộ cơ sở hạ tầng dẫn tới các tắc nghẽn xử lý thông tin, tiếp
nhận và truyền thông tin.
1.3.6 Vai trò về cung cấp thông tin.
- Thu thập dữ liệu kịp thời, giảm thời gian lập báo cáo nên ERP cung cấp cho người sử
dụng thông tin kịp thời hơn. Vì ERP là hệ thống tích hợp thông tin và các hoạt động
xử lý trên cơ sở thông tin cho tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp nên ERP
không những tích hợp thông tin từ các bộ phận, các vùng hoạt động khác nhau mà nó
còn cho phép chia sẻ thông tin, dữ liệu.
- ERP sử dụng thông tin tích hợp nên nó cũng giúp người quản lý có nhiều thông tin
phong phú, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn
diện hơn.
- ERP loại trừ được các rào cản giữa các vùng chức năng của doanh nghiệp nên nó cho
phép người quản lý truy cập thông tin kịp thời và do đó tăng tính sẵn sàng của thông
tin.

Hệ thống thông tin quản lý

Page 6


Trường đại học thương mại
1.4 Chức năng của ERP
Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh. Việc tích
hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được
trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh
nghiệp.
Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao
gồm:
- Lập kế hoạch, dự toán.
- Bán hàng và quản lý khách hang.
- Sản xuất.
- Kiểm soát chất lượng.
- Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định.
- Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng.
- Tài chính – Kế toán.
- Quản lý nhân sự.
- Nghiên cứu và phát triển.
2. Thực trạng ứng dụng và quy trình triển khai ERP của các doanh nghiệp Việt
Nam.
2.1 Thực trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam.
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng
cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các
tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều
kiện để có thể ứng dụng thành công.
Thực trạnh ứng dụng ERP tại Việt Nam chưa được phổ biến, nguyên 80% khối

lượng công việc trong quá trình triển khai các doanh nghiệp của Việt Nam đang sử
dụng dưới dạng tư vấn. Chỉ có 20% là lập trình, tuy nhiên các doanh nghiệp Việt Nam
lại thực hiện khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam thiếu chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh
nghiệm. Vì thế khi khai triển các quy trình ERP phức tạp cho các doanh nghiệp lớn, ta
nên thuê các chuyên gia quốc tế. Điều đó vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành
công vừa tạo điều kiện cho chuyên gia Việt Nam học hỏi kinh nghiệm quốc tế. Tuy
nhiên, ở nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, vẫn chưa chịu bỏ chi phí cho tư
vấn.
Để thiết kế một ERP đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có nhiều chuyên gia quản lý
trong nhiều ngành công nghệ khác nhau đồng thời cũng cần phải có nhiều năm kinh
nghiệm triển khai để hoàn thiện. Hiện tại, chưa có công ty phần mềm nào của Việt
Nam thỏa mãn được tiêu chí này.
Phần lớn, các công ty quan tâm đến triển khai ERP hiện nay đều là công ty lớn
với doanh số thường là vài trăm tỉ đồng trở lên. Chính vì thế, họ quan tâm đến các giải
pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracel. Đây là hai giải pháp có thị phần lớn nhất
thế giới. Trước đây, SAP và Oracle chỉ quan tâm đến những doanh nghiệp lớn, nhưng
nay họ cũng đã quan tâm đến những doanh nghiệp nhỏ với những giải pháp phù hợp
có cạnh tranh. Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác khiến cho việc ứng dụng ERP
tại Việt Nam chưa phổ biến.
Tuy vậy, một số doanh nghiệp đã triển khai và áp dụng ERP thành công như:
Công ty Thép Việt – Pomina, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại SMC (thuộc ngành
Hệ thống thông tin quản lý

Page 7


Trường đại học thương mại
thép); Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex); Tập đoàn Đại Cường Fortex
(Thái Bình - đơn vị tiên phong ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP - ERP
trong hoạt động điều hành, quản lý hoạt động của ngành sản xuất sợi sơ tại Việt Nam);

Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm; Công ty Giấy Sài Gòn (GSG); Công ty
Xăng dầu Bắc Thái; Nhà máy Sữa đậu nành Việt Nam – VINASOY và gần đây nhất,
ngày 8/8/2012, Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai đã thành công trong việc áp dụng ERP.
Việc triển khai thành công giải pháp ERP đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực
cho các doanh nghiệp. Nổi bật là cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp
các bộ phận phòng ban, dữ liệu chung và truy xuất tức thời; kiểm soát tồn kho chính
xác tại một thời điểm bất kỳ. Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành được
chuẩn hóa và áp dụng trên hệ thống SAP. Thông tin được cập nhật kịp thời và chính
xác giúp các cấp lãnh đạo kiểm soát được chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách
tức thời.
Dự án quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (SAP-ERP) tập trung vào những
mảng lớn như: tái cấu trúc và xây dựng hoạt động theo mô hình tập đoàn tối ưu nguồn
lực tài chính và nguồn lực thương mại; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo xu hướng
tiến bộ và tối ưu nhất trên thế giới; nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân
viên; ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình thực hiện các bước quy trình;
tăng cường khả năng kiểm soát; tối ưu hóa quản lý chi phí; nâng cao khả năng phục vụ
khách hàng; nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp, tập đoàn.
Tại các doanh nghiệp Việt Nam các giải pháp phần mềm thường được đưa vào
doanh nghiệp theo 2 cách (Mekong Capital, 2004):
- Phần mềm ERP tự phát triển. Đây là trường hợp doanh nghiệp yêu cầu một
nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu
cầu riêng của doanh nghiệp.
- Phần mềm ERP đã được thiết kế và xây dựng sẵn. Đây là lựa chọn của rất nhiều
doanh nghiệp đã, đang và sẽ tích hợp ERP vào hệ thống thông tin quản lý của bản thân
doanh nghiệp.
Các phần mềm thương mại được viết sẵn do các công ty Việt Nam thực hiện. Ví dụ:
LacViệt’s AccNet 2000, MiSA-AD 5.0, Fast Accounting, VSDC’s AC Soft, BSC’s
Effect, Scietec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, DIginet’s Lemon 3 v.v..
Hiện nay các giải pháp ERP như Oracle, SAP, Tectura, Atos, Soltius, MS
Dynamics đã xâm nhập thị trường phần mềm Việt Nam. CaOracle và SAP đều ký kết

đối tác chiến lược với chính những nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP của Việt Nam
là FPT, Pythis… Xu hướng sắp tới các nhà tư vấn và triển khai FPT sẽ bản địa hóa các
phần mềm SAP, Oracle, MS Dynamics… Bao gồm việc Việt hóa ứng dụng bằng cách
xây dựng kho thuật ngữ tiếng Việt cho các phân hệ cơ bản: Financials, Logistics,
Business warehouse, Basic và CrossApplication Components; đưa các yêu cầu đặc thù
của thị trường Việt Nam vào bộ cài đặt và bộ sản phẩm triển khai như cập nhật các
chuẩn mực tài chính, các nghiệp vụ và báo cáo đặc thù của Việt Nam.

Hệ thống thông tin quản lý

Page 8


Trường đại học thương mại
• Đặc điểm qui mô các doanh nghiệp ứng dụng ERP:
Hiện nay số doanh nghiệp triển khai và ứng dụng ERP chỉ khoảng 1,1% số doanh
nghiệp cả nước. Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thường khó có đủ khả năng
đáp ứng về mặt tài chính cho các giải pháp ERP hàng đầu thế giới nên thường chọn
các giải pháp ở
mức độ thấp hơn như Microsoft hoặc các giải pháp nội. Quá trình triển khai hệ thống
ERP thường kéo dài từ 1 năm tới 18 tháng hoặc hơn, tùy quy mô. Do đó cần một ban
quản lý doanh nghiệp có đủ kinh nghiệm và kiến thức để chọn lựa giải pháp ERP phù
hợp quy mô, khả năng tài chính và nguồn lực nhân sự.
• Đặc điểm nhà tư vấn và triển khai ERP tại Việt Nam.
Việc ứng dụng ERP ở Việt Nam còn mới, khác rất nhiều so với thói quen cũng như
quy trình hệ thống hiện hành hoặc khi bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu quy định kế
toán. Vì vậy dịch vụ tư vấn, sửa chữa, bảo hành, bảo trì hệ thống, khắc phục sự cố là
rất quan trọng. Thực tế tại Việt Nam các doanh nghiệp đều ưu tiên lựa chọn các nhà
nhà cung cấp dịch vụ triển khai ERP với cam kết hỗ trợ tối đa về thời gian và tiến độ
sửa chữa.

• Đặc điểm quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam
Phương pháp quản lý trong ERP chủ yếu là quản lý theo quy trình với sự hỗ trợ của
phần mềm xử lý thông tin. Vì vậy các doanh nghiệp muốn ứng dụng thành công ERP
trước hết phải xây dựng lại và chuẩn hóa quy trình xử lý kinh doanh và quản lý cho
phù hợp.
2.2 Quy trình triển khai ERP tại Việt Nam
Trong khi việc ứng dụng ERP còn chưa được ứng dụng rộng rãi tại thị trường Việt
Nam, việc tuân thủ một cách bài bản quy trình triển khai, ứng dụng là một yêu cầu hết
sức cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của công cụ. Nhìn chung việc triển khai áp
dụng ERP vào doanh nghiệp cần trải qua bốn bước:
 Bước 1: Xác định nhu cầu
Để đi đến quyết định lựa chọn và triển khai một giải pháp ERP hợp lý, phù hợp với
tình hình doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nghiệp vụ và nhu cầu kỹ
thuật của hệ thống. Trước hết, doanh nghiệp tự hoạch định chiến lược thông qua việc
thành lập nhóm chuyên trách về tìm giải pháp ERP, trong đó người phụ trách chỉ đạo
nên là một thành viên của ban lãnh đạo; xác định hiện trạng doanh nghiệp, nhất là hiện
trạng về CNTT; xác định chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong vòng 3 năm.
Tiếp đó, cần tìm kiếm một nhà tư vấn có uy tín và kinh nghiệm về các ngành kinh
doanh cũng như các phần mềm ERP. Doanh nghiệp có thể đứng trước hai lựa chọn:
• Một đơn vị tư vấn độc lập sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu, giúp
doanh nghiệp đặt ra các bài toán trong hồ sơ mời thầu, lựa chọn một cách
trung lập sản phẩm và đối tác cung cấp dịch vụ triển khai, hỗ trợ. Đôi khi nhà
tư vấn còn là trọng tài cho những khuynh hướng chiến lược khác nhau giữa
các lãnh đạo công ty dựa trên mục đích chung của doanh nghiệp.
• Công ty cung cấp gói sản phẩm ERP có thể tiến hành hỗ trợ tư vấn triển khai
cho DN như một nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phí
nhưng có nhược điểm là thiếu khách quan do có thiên hướng tập trung về sản
phẩm và dịch vụ mình cung cấp.
 Bước 2: Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai
Hệ thống thông tin quản lý

Page 9


Trường đại học thương mại
Sau khi xác định được "bài toán ERP", doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm và nhà
cung cấp dịch vụ triển khai. Trong trường hợp doanh nghiệp mời nhà tư vấn độc lập,
nhà tư vấn cần phải quản lý quy trình mời thầu, chọn thầu một cách minh bạch, trong
sáng và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, phán quyết cuối cùng về
giải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộc doanh nghiệp chứ không phải của nhà tư vấn.
Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể trao đổi với nhiều nhà cung cấp giải pháp trong các
cuộc giới thiệu sản phẩm; đánh giá, so sánh, tự đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất. Để
tránh lựa chọn sai giải pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lời
khuyên sau đây:
Đề cao sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình.
Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất.
Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt.
Lựa chọn các giải pháp linh hoạt, có khả năng thích ứng trong tương lai.
Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản
phẩm.
 Bước 3: triển khai và thủ nghiêm ERP tại doanh nghiệp.
Với sản phẩm đã lựa chọn, nhà quản lý thuê một nhà tư vấn giám sát hoặc trực tiếp
quản lý việc tiến hành triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Các nhà thầu triển
khai tiến hành các bước sau:
Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp.
Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các
thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu.
Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.
So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản
xuất – kinh doanh thực tế.

Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn
vướng mắc.
Đây cũng là khoảng thời gian nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận với
những yêu cầu quản lý mới, quy củ hơn; được đào tạo và huấn luyện để thích nghi với
quy trình làm việc hiện đại.
 Bước 4: Phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP
Nhằm hướng tới những giải pháp hỗ trợ, khai thác tối đa tính hiệu quả mà hệ thống
ERP (ERP System Optimization) đang mang lại, công ty sẽ tổ chức đánh giá mức độ
thành công của dự án (thường là một năm sau khi kết thúc dự án). Một nhà tư vấn khác
sẽ được đề nghị đảm nhận những công việc sau đây:
So sánh kết quả của dự án với mục đích ban đầu (kể cả về chi phí dự án cũng
như những lợi ích mà dự án mang lại).
Chỉ ra các lợi ích của hệ thống mà công ty vẫn chưa khai thác đúng mức.
Lập kế hoạch triển khai các phân hệ cần thiết còn lại hoặc khảo sát cho việc
triển khai các hệ thống mở rộng (như CRM, SCM).
Nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng
mới.

Hệ thống thông tin quản lý

Page 10


Trường đại học thương mại
B: Bài tập
I. Mô tả hệ thống
1.Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức
Mô tả sơ lược về cấu trúc tổ chức:
-

Ban quản lý (ban Giám đốc) thư viện: chịu trách nhiệm điều hành chung cho

-

toàn bộ các công tắc trong thư viện.
Phòng nghiệp vụ: lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạch

-

phục vụ độc giả, cấp thẻ độc giả.
Bộ phận bổ sung tài liệu: Liên hệ với nhà cung cấp để mua sách, các đơn vị

-

cá nhân cung ứng sách đưa vào thư viện.
Nhân viên thủ thư: Tiếp nhận sách đánh mã số, phân loại sách, kiểm tra độc
giả có thẻ đọc sách, thống kê và tra cứu sách.

2.Mô tả quy trình quản lý thư viện.
Công tác quản lý thư viện được quản lý theo một quy trình như sau:
Đăng kí sách báo
Sách báo trong thư viện là tài sản của nhà nước, của giáo viên và học sinh trong
trường. Một cuốn sách giữ gìn tốt có thể sử dụng trong nhiều năm. Vì vậy, muốn quản
lý tốt thư viện nhất thiết phải đăng kí từng ấn phẩm để theo dõi và kiểm kê.
Dựa vào sổ đăng kí sách của thư viện chúng ta có thể biết:
•
•
•
•

Số lượng, chất lượng sách trong kho.
Đặt kế hoạch bổ sung dài hạn và ngắn hạn.
Biết được sự phát triển của kho sách.
Định ra phương hướng phục vụ và nâng cao ư thức trách nhiệm cho giáo viên
và học sinh.

Nhập sách
Thực hiện định kỳ vào đầu năm học, thư viện có bổ sung sách mới về kho. Việc
bổ sung được thực hiện như sau: Căn cứ tình hình sách cũ trong thư viện và nhu cầu
của độc giả, để thư viện chọn những sách cần mua. Nhà cung cấp sẽ gửi danh mục
sách kèm theo giá về cho thư viện. Thư viện lập danh sách, sau khi được hiệu trưởng
nhà trường thông qua, thư viện tiến hành lập hợp đồng với nhà cung cấp. Hoá đơn sẽ
được gửi về bộ phận tài vụ của nhà trường thanh toán.
Sau khi sách mua về được bộ phận nghiệp vụ tiến hành phân loại theo lĩnh vực,
đánh mã số sách và lập phiếu quản lý sách. Nếu sách đó có trong thư viện thì chỉ cần
cập nhật số lượng.
Hệ thống thông tin quản lý

Page 11


Trường đại học thương mại
Cấp thẻ độc giả
Hàng năm, thư viện tiến hành cấp thẻ thư viện cho học sinh mới trong trường.
Thư viện dựa vào danh sách yêu cầu làm thẻ của cách lớp để tiến hành làm thẻ cho học
sinh. Sau khi hoàn thành thủ tục đăng kí, học sinh sẽ được tổ phục vụ bạn đọc cấp thẻ
thư viện. Mỗi thẻ có một mã số riêng không trùng với các thẻ khác.
Thẻ thư viện bao gồm các thông tin: số thẻ, họ tên, lớp, năm học, ngày cấp, ngày
hết hạn.
Đối với những độc giả làm mất thẻ, muốn làm lại thẻ phải có đơn yêu cầu. Thẻ

được cấp với mã mới.
Mượn trả sách
Qua hệ thống Độc giả tra cứu tên sách cần mượn sau đó ghi lại mã sách còn trong
thư viện và ghi vào phiếu yêu cầu mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng
ký mượn sách và trình thẻ sinh viên (thẻ giảng viên), thủ thư sẽ kiểm tra thông tin
trên phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả sẽ được mượn sách đồng
thời viết phiếu mượn và ghi sổ mượn sách. Khi mượn sách, độc giả được mượn tối đa
10 cuốn sách. Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ học.
Các hình thức xử phạt của thư viện:
- Khi độc giả trả sách, nhân viên phục vụ sẽ xem trên phiếu yêu cầu mượn sách, nếu
vi phạm thời gian quy định sinh viên phải bị phạt tiền sách là 2000 đồng /1 ngày cộng
với tiền mượn ban đầu. Thư viện cũng có hình thức xử phạt thích đáng đối với độc giả
trả sách không nguyên vẹn.
- Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp ba
tiền sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu.
- Độc giả chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 phần số sách đã mượn.
- Đối với sinh viên không trả sách, thư viện sẽ lập danh sách gửi lên hiệu trưởng để có
hình thức xử phạt thích đáng.

Thanh lọc sách
Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho sách, đồng thời với việc bổ
sung sách mới cần phải thường xuyên nghiên cứu để kịp thời phát hiện và thanh lọc
những cuốn sách cũ, lạc hậu ra khỏi kho sách. Thanh lọc sách cũng chính là một biện
pháp tăng cường chất lượng kho sách, nâng cao hiệu quả sử dụng kho sách trong thư
viện.
Báo cáo thống kê
Hệ thống thông tin quản lý

Page 12

Trường đại học thương mại
Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc phục vụ bạn đọc, định kỳ hàng tháng
hay theo từng quý, nhân viên ccòn phải thống kê, lập báo cáo về số sách đó mượn,
hiện trạng của sách, độc giả, danh sách các sách cần mua (căn cứ vào phiếu yêu cầu
của độc giả) gửi lên phụ trách thư viện.
3.Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống:
Quá trình mượn sách của độc giả là giáo viên và sinh viên có nhu cầu đọc tại
phòng thư viện và mượn về nhà đều thực hiện theo quy tắc sau: Qua hệ thống Độc giả
tra cứu tên sách cần mượn sau đó ghi lại mã sách còn trong thư viện và ghi vào phiếu
yêu cầu mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách và trình thẻ
sinh viên (thẻ giảng viên), thủ thư sẽ kiểm tra thông tin trên phiếu và kiểm tra sách nếu
sách có trong kho thì độc giả sẽ được mượn sách đồng thời viết phiếu mượn và ghi sổ
mượn sách. Thư viện trường làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 7, buổi
sáng từ 7h30-11h, buổi chiều từ 14h-17h. Đối với sách mượn đọc tại phòng đọc thì
không thu bất cứ 1 lệ phí nào. Nhưng nếu mượn sách khỏi phòng đọc thì một số sách
sẽ bị thu phí theo bảng tính phí mượn sách cho tới thời hạn trả sách. Giới hạn 1 độc giả
mượn tối đa là 10 đầu sách trong1 lần mượn. Độc giả đến mượn sách đều phải theo nội
quy quy định của thư viện:
+ Trả sách đúng kỳ hạn định. Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ học.
Nếu vi phạm thời gian quy định sinh viên phải bị phạt tiền sách là 2000 đồng /1 ngày
cộng với tiền mượn ban đầu.
+ Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường
gấp ba tiền sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu.
+ Độc giả chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 phần số sách đã
mượn.
+ Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi
sổ trả sách, Lập phiếu thanh toán.
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đơn sổ sách và tình hình hoạt
động mượn trả sách.

Định kỳ hoặc theo yêu cầu hệ thống thực hiện thống kê sách, in danh sách quá
hạn để thông báo trên website của Nhà trường.
Thực hiện thống kê mượn sách theo đầu sách, theo người mượn.
4. Mô tả bài toán Quản lý thư viện
Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được áp dụng rộng rãi vào
Hệ thống thông tin quản lý

Page 13


Trường đại học thương mại
tất cả các lĩnh vực của đời sống, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Một
trong lĩnh vực công nghệ thông tin được áp dụng là quản lý hồ sơ, sổ sách nói chung.
Tiêu biểu là hệ thống quản lý thư viện trong trường học nhằm đáp ứng nhu cầu học
tập, tra cứu tài liệu và giúp quá trình mượn trả sách được nhanh chóng, giảm bớt thời
gian và chi phi đáng kể so với mô hh ình quản lý cũ.
Hệ thống quản lý thư viện sẽ giúp thủ thư quản lý việc mượn, trả tài liệu của độc
giả:
- Khi độc giả muốn mượn tài liệu thì thủ thư sẽ kiểm tra thẻ của độc giả có hợp lệ hay
không. Nếu thoả mãn các điều kiện quy định thì độc giả được phép mượn tài liệu đồng
thời thủ thư sẽ lưu các thông tin: mã thẻ, mã sách, ngày mượn, ngày phải trả, vào
phiếu mượn.
- Khi độc giả tới trả sách, thủ thư sẽ nhập mã thẻ, mã tài liệu và kiểm tra xem có đúng
với các thông tin mượn không. Nếu đúng thì thực hiện quá trình trả sách. Hệ thống sẽ
kiểm tra nếu ngày trả mà lớn hơn ngày phải trả thì độc giả đã mượn sách quá hạn và
chịu hình phạt theo quy định của thư viện.
- Khi độc giả có nhu cầu làm thẻ, độc giả phải trình thẻ học sinh hoặc chứng minh thư.
Nhân viên thư viện thực hiện việc cấp phát thẻ thư viện theo quy định cho độc giả và
lưu thông tin độc giả vào cơ sở dữ liệu. Khi độc giả có nhu cầu ra hạn thẻ, nhân viên
thư viện sẽ cập nhật lại ngày hết hạn trong cơ sở dữ liệu.

Ngoài ra, hệ thống cũng giúp nhân viên thư viện quản lý các thông tin về tài liệu như
cập nhật, sửa chữa hay huỷ bỏ tài liệu.
II.Khảo sát hệ thống quản lý Thư viện
1. Độc giả mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1 lần mượn
Căn cứ vào danh mục sách mới mà các nhà sách giới thiệu, chào bán Thủ thư sẽ
lập ra danh mục sách cần thiết đối với nhà trường để trình ban giám đốc thư viện duyệt
danh sách. Danh sách (đã được ban giám đốc ký) được gửi đến các bộ môn, khoa,
phòng ban chức năng của nhà trường cho giáo viên lựa chọn. Căn cứ vào kết quả lựa
chọn sách của giáo viên Thủ thư lập lại danh sách gửi Ban giám đốc ký sau đó trình
lên Nhà trường duyệt mua. Sau khi trường duyệt mua Thủ thư sẽ lập Phiếu mua sách
và gửi tới nhà cung cấp. Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện qua hệ thống
Thủ thư sẽ Nhập các thông tin về sách, In mã sách và gắn lên sách và lập Phiếu thanh
toán để thanh toán với nhà cung cấp, Viết phiếu nhập sách, vào sổ theo dõi sách. Sách
được phân loại để đưa vào kho. Khi không sử dụng được phép hủy sách.

III. Biểu đồ phân cấp chức năng

Hệ thống thông tin quản lý

Page 14


Trường đại học thương mại
Quản lí thư viện

1. Quản lí bạn đọc

2. Quản lý sách

3. Quản lí mượn

4. Thống kê

- trả
1.1. Làm thẻ
thư viện
1.2. Quản lý TT

2.1. Cập nhật
sách mới
2.2. Tra cứu

3.1. Mượn sách

4.1. TK sách
mượn

3.2. Trả sách

4.2. TK sách

sách
còn
4.3. TK người
mượn
4.4. TK quá hạn
hạn
4.5. TK sách k
người mượn
được mượn

Hệ thống thông tin quản lý

Page 15


Trường đại học thương mại
 MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG
1. Chức năng làm thẻ thư viện:
Khi có độc giả có nhu cầu đọc sách (mượn sách) tại thư viện thì quản lý làm
thẻ thư viện cho người này, việc làm thẻ yêu cầu độc giả cung cấp các thông tin đầy đủ
và chính xác về mình để thư viện lưu lại cho việc theo dõi, quản lý. Đồng thời thư viện
in các thông tin lên thẻ để độc giả sử dụng trong việc tra cứu hay mượn tài liệu.
2. Chức năng quản lý thông tin:
Việc quản lý thông tin độc giả bao gồm thêm mới thông tin độc giả vào sổ
độc giả, xóa thông tin các độc giả không còn nhu cầu với thư viên, chỉnh sửa các thông
tin sai lệch về độc giả.
3. Chức năng cập nhật sách mới:
Khi có nhu cầu về sách mới thư viện liên hệ với nhà cung cấp để được cung
ứng sách. Sách mới được nhập về sẽ đưa vào kho và cập nhật thông tin vào sổ thông
tin sách, đồng thời bổ sung phích sách mới hoặc tăng số lượng bản sách
Ngoài ra, nếu có sai sót gì về thông tin sách thì chỉnh lí sửa đổi lại cho phù
hợp.
4. Chức năng tra cứu sách:
Khi độc giả có nhu cầu tìm sách trong thư viện, chức năng này cho phép độc
giả cung cấp một giới hạn thông tin về sách cần tìm( tên, tác giả, thể loại…) sau đó tìm
kiếm và đưa ra mã sách cùng các thông tin còn thiếu khác.
5. Chức năng mượn sách:
Từ kết quả tìm kiếm độc giả tìm được sách mình cần, chức năng này ghi lại
các thông tin về độc giả và sách đang mượn vào sổ mượn trả cùng ngày tháng mượn

và hạn trả.
6. Chức năng trả sách:
Khi độc giả đến trả sách, nhân viên thư viện đối chiếu sổ mượn trả, nếu khớp
các thông tin thì ghi vào sổ mượn trả ngày trả và tình trạng sách đem trả. Đồng thời,
độc giả cho thông tin phản hồi nếu nhân viên có nghi vấn về tình trạng sách.
7. Chức năng thống kê sách mượn:
Liệt kê ra các thông tin về đầu sách đang được mượn.
8. Chức năng thống kê sách còn:
Liệt kê ra các thông tin về những sách đang còn trong kho.
9. Chức năng thống kê người mượn:
Liệt kê ra danh sách độc giả đang mượn sách.
10. Chức năng thông kê quá hạn
Liệt kê ra các đâu sách và độc giả mượn quá hạn.
11. Chức năng thống kê sách không được mượn:
Liệt kê ra thông tin những sách không được độc giả mượn.
Hệ thống thông tin quản lý

Page 16


Trường đại học thương mại
IV: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống

TT sinh viên

SINH VIÊN

Thẻ thư viện
Thông tin
sách

Thẻ thư
viện + phiếu
mượn
Sách
Sách

0
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ
VIỆN

Tình trạng
sách hồi
TT phản
Nhu
cầu
sách

Đáp
ứng
sách

NHÀ CUNG CẤP

Hệ thống thông tin quản lý

Page 17


Trường đại học thương mại
V. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

NCC

Nhu
cầu
sách

Kết quả tìm
kiếm

Thẻ thư
viện

SINH VIÊN

Phiếu mượn

QUẢN LÍ
MƯỢN TRẢ

2
QUẢN LÍ
SÁCH

Tình trạng sách

Phiếu mượn Thẻ thư viện

Thẻ thư viện

TT phản hồi

Sách

Sách

3

Sổ tt độc giả

TT tìm kiếm

QUẢN LÍ
BẠN ĐỌC

TT sinh viên

Đáp
ứng
sách

1

Sổ TT sách

Phích sách

4

Sổ mượn trả

Thống kê

THỐNG KÊ

Hệ thống thông tin quản lý

Page 18


Trường đại học thương mại
VI. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
a.Chức năng Quản lý bạn đọc

TT sinh viên
SINH VIÊN

1.2

Thẻ thư viện

Quản lý TT
bạn đọc

1.1
Làm thẻ thư
viện

TT sinh viên

NV thư viện

QL thư viện
QL thư viện

Sổ TT độc giả

Hệ thống thông tin quản lý

Thẻ thư viện

Page 19


Trường đại học thương mại

NCC

SINH VIÊN

Kết quả

TT tìm kiếm

Đáp ứng sách

Nhu cầu sách

b. Chức năng Quản lý sách

2.1

2.2

Cập nhật sách
mới

Tra cứu sách

NV thư viện

NV thư viện

NV thư viện
Phích sách
NV thư viện

Sổ TT sách

Hệ thống thông tin quản lý

Page 20


Trường đại học thương mại
c. Chức năng Mượn trả sách

Tình trạng sách

Sách

Phiếu mượn + Thẻ thư viện

3.3

Sách

SINH VIÊN

TT phản hồi

3.2

Trả sách

Mượn sách

NV thư viện

NV thư viện
Sổ mượn trả

Phiếu mượn

Thẻ thư viện

Hệ thống thông tin quản lý

Page 21

Trường đại học thương mại
d. Chức năng Thống kê

Sổ TT sách

4.1

TK sách mượn

NV thư viện

4.5

TK sách ko
được mượn

NV thư viện

4.2

TK sách còn

NV thư viện

Sổ mượn trả
4.3

4.4

TK quá hạn

NV thư viện

Hệ thống thông tin quản lý

TK người mượn
Sổ TT độc giả
NV thư viện

Page 22


Trường đại học thương mại

KẾT LUẬN

Công việc quản lý thư viện để được nhanh gọn và chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu
cho độc giả là một hoạt động có giá trị rất cần thiết cho cho một nhà trường, một hệ
thống thư viện. Ngày nay dưới sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin
đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống quản lý sao cho phù hợp là hết sức cần thiết nhằm
giảm đi công sức lao động trong việc lưu trữ thông tin, đồng thời đem lại hiệu quả cao,
thông tin chính xác và nhanh chóng. Qua thời gian tìm hiểu, học hỏi, phân tích và
nghiên cứu cùng với sự tham gia nhiệt tình của các bạn trong nhóm, chúng em đã hoàn
thành đề tài “Phân tích hệ thống quản lý thư viện”. Bài thảo luận nhóm sẽ không tránh
khỏi nhiều thiếu sót, mong nhận được sự đóng góp của thầy giáo và các bạn.

Hệ thống thông tin quản lý

Page 23