Hướng Dẫn QUy Trình bán hàng FMCG

QUY TRÌNH BÁN HÀNG
& BÁO CÁO LIÊN QUAN

1


NỘI DUNG

1. TỔNG QUAN VỀ BÁN HÀNG

2. QUY TRÌNH BÁN HÀNG DMS

3. ĐƠN BÁN HÀNG TRỰC TIẾP TẠI KHO NPP

BÁN HÀNG
4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA

5. XỬ LÝ SAU KHI CÓ KẾT QUẢ GIAO HÀNG

6.6.CÁC
CÁCBÁO
BÁOCÁO
CÁOLIÊN
LIÊNQUAN
QUANBÁN
BÁNHÀNG
HÀNG
2


1. TỔNG QUAN VỀ BÁN HÀNG (1/3)

1.1 ĐẶT HÀNG TRƯỚC GIAO HÀNG SAU:

1.2 BÁN HÀNG TẠI KHO:

3


1. TỔNG QUAN VỀ BÁN HÀNG (2/3)
1.1 ĐẶT HÀNG TRƯỚC GIAO HÀNG SAU:

4


1. TỔNG QUAN VỀ BÁN HÀNG (3/3)
1.3 BÁN HÀNG TẠI KHO:

 Khách hàng đến mua hàng trực tiếp tại kho NPP.

1. KH mua hàng & thanh toán
trực tiếp tại NPP

NHÀ
NHÀ PHÂN
PHÂN PHỐI
PHỐI
(NPP)
(NPP)

2. NPP xuất hàng trực tiếp tại kho cho KH & nhận thanh toán trực

tiếp.

KHÁCH
KHÁCH HÀNG
HÀNG

5


2. ĐƠN HÀNG TRÊN HỆ THỐNG DMS

STT

2.1

2.2

LOẠI ĐH

Đơn SO của NVBH từ
máy PDA

Đơn tại NPP

Ý NGHĨA

Đơn đặt hàng trước giao hàng sau (đơn bán hàng của NVBH
ngoài thị trường bằng máy PDA)

Đơn bán hàng theo xe/Trực tiếp tại kho

6


3. QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(1/6)

 Mục đích:
- Kế toán tạo đơn bán hàng tại kho NPP trên hệ thống DMS khi có khách hàng đến mua hàng trực tiếp tại kho NPP.
- Khi khách hàng đến kho NPP mua hàng và lấy hàng đi thì tồn kho thực tế NPP đã giảm, vì vậy kế toán NPP phải tạo đơn này trên hệ thống
và xử lý hoàn tất để tồn kho trên hệ thống của NPP giảm theo tương ứng với thực tế.

7


3. QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(2/6)

 1. Tạo đơn bán hàng :
o

Mục đích: Khi có khách hàng đến kho NPP mua hàng thì kế toán thực hiện tạo đơn này trên hệ thống để bán hàng cho khách hàng

Bước 3: chọn mã NPP vì đơn này bán tại kho NPP nên tình sản lượng cho NPP(không được chọn mã NVBH)
Bước 4: chọn mã KH, KH nào không có trong danh sách thì chon mã KH vãng lai

o

Các bước thực hiện :

8
8

3
3

2
2

4
4
1
1

5
5

6
6

7
7

8
8

8


3. QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(3/6)

 2.Tạo phiếu giao hàng:

o

Mục đích: Để kiểm tra số lượng trong đơn đặt hàng với số lượng trong kho có đủ để đi giao hay không

o

Các bước thực hiện :

1
1

2
2

9


3. QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(4/6)

 3. Xác nhận giao hàng:
o

Mục đích: Xác nhận đi giao hàng theo đúng phiếu giao hàng.

o

Các bước thực hiện :

1
1

2
2

10


3. QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(5/6)

 4.Chuẩn bị hoá đơn:
o

Mục đích: Chuẩn bị phiếu xuất hàng và phiếu giao nhận thanh toán để giao cho khách hàng

o

Các bước thực hiện :

1
1

2
2

11


3. QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(6/6)

 5.Giải phóng:

o

Mục đích: Giải phóng đơn hàng để tồn kho trên hệ thống giảm đúng như thực tế

o

Các bước thực hiện :

1
1

2
2

12


4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(1/9)
Dùng để xử lí các đơn hàng của nhân viên bán hàng bằng máy PDA ngoài thị truờng
Mục đích

gửi về hệ thống.

Quy trình bao gồm 5 bước, xử lý trong 2 ngày:

Bước 1  4: Thực hiện trong ngày thứ 1.

Lưu ý: Bước 1- 4 thực hiện trong ngày thứ nhất, chậm nhất phải thực hiện trong ngày thứ hai. Nếu xử lý bước 1- 4 trong ngày thứ ba
thì sẽ vi phạm chính sách giao hàng 24h của công ty.

Bước 5: Thực hiện trong ngày thứ 2 sau khi có kết quả giao hàng từ nhân viên giao hàng và kế toán đã xử lý những đơn hàng giao
không thành công(không thành công 1 phần và không thành công nguyên đơn, huớng dẫn các xử lý ở các trang bên dưới tài liệu này)

Theo quy định của công ty sau khi thực hiện xong bước 4, NPP sẽ in phiếu xuất kho để thủ kho xuất hàng, Phiếu giao nhận và thanh
toán cho NVGH đi giao hàng cho khách hàng

13


14

Buớc5

Buớc4

Xử lý đơn hàng từ PDA.

•

Tạo Phiếu Giao Hàng.

•

Xác Nhận phiếu Giao Hàng.

•

Chuẩn bị Hoá Đơn.

•

Giải Phóng hoá đơn .

•

Buớc3

Buớc2

Buớc 1

Mục đích

Dùng để xử lí các đơn hàng được gửi về từ máy PDA hoặc xử lí đơn hàng theo lô.

4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(2/9)


4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA (3/9)

 4.1. Xử lý đơn hàng từ PDA
o
o

Mục đích: Import đơn hàng từ PDA vào hệ thống Acu để xử lí đơn hàng
Lưu ý:



o

Có thể xử lí 1 hoặc nhiều đơn.
Có thể xử lí theo từng NVBH hoặc tất cả.

Các bước thực hiện :

5
5

1
1

3
3

2
2

4
4

15


4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(4/9)

 4.2. Tạo phiếu giao hàng:
o

Mục đích: Để kiểm tra số lượng trong đơn đặt hàng với sô lượng trong kho có đủ để đi giao hay không

o

Lưu ý: Có thể xử lí một hoặc nhiều đơn hàng cùng 1 lúc.

o

Các bước thực hiện :

4
4

2
2

1
1

3
3

16


4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(5/9)

 4.3. Xác nhận phiếu giao hàng.
o

Mục đích: Xác nhận đi giao hàng theo đúng phiếu giao hàng.

o

Lưu ý: Có thể xử lí một hoặc nhiều đơn hàng cùng 1 lúc.

o

Các bước thực hiện :

4
4

2
2

1
1

3
3

17


4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(6/9)

 4.4. Chuẩn bị hoá đơn.
o

Mục đích: Chuẩn bị phiếu xuất hàng và phiếu giao nhận thanh toán để NVGH đi giao hàng.

o

Lưu ý:



o

Có thể xử lí một hoặc nhiều đơn hàng cùng 1 lúc.
Ở bước này sẽ in đơn tổng và lẻ để đi giao hàng.

Các bước thực hiện :

4
4

2
2

1
1

3
3

18


4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(7/9)

 4.4. Chuẩn bị hoá đơn.
o

Sau bước Chuẩn bị hóa đơn hệ thống sẽ sinh ra Phiếu giao nhận và thanh toán (đơn lẻ). NPP sẽ in Phiếu giao nhận và thanh toán dùng
để đi giao hàng.

o

Các bước thực hiện :
1
1

2
2

4
4
3
3

19


4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA (8/9)

 4.5. Giải Phóng hoá đơn
o

Mục đích: xử lí hoàn tất các đơn hàng giao hàng thành công

o

Bước 5: Thực hiện trong ngày thứ 2 sau khi có kết quả giao hàng từ nhân viên giao hàng và kế toán đã xử lý những đơn hàng giao
không thành công(nếu có)(quy trình xử lý đơn hàng giao không thành công ở bên dưới)

20


4. QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA (9/9)

 4.5. Giải Phóng hoá đơn
o

Lưu ý:



o

Có thể xử lí một hoặc nhiều đơn cùng lúc
Sau khi giải phóng kho sẽ giảm

Các bước thực hiện :

4
4

2
2

1
1

3
3

21


5. QUY TRÌNH XỬ LÝ GIAO HÀNG KHÔNG THÀNH CÔNG(1/13)

 Ngày 2 sau khi có kết quả giao hàng sẽ phát sinh các tình huống sau: (kế toán phải xử lý những đơn giao không
thàng công trước khi xử lý đơn hàng giao thành công)

1

GIAO HÀNG THÀNH CÔNG

2

GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN

3

GIAO HÀNG KHÔNG THÀNH CÔNG NGUYÊN ĐƠN
22


5.1.1 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN (1/7)

 Các bước thực hiện : Sau khi có kết quả giao hàng của NVGH, kế toán sẽ dựa vào kết quả
giao hàng và thực hiện các bước sau :








Xoá hoá đơn giao hàng
Điều chỉnh thực giao
Điều chỉnh số lượng giao thực tế
Xác nhận giao hàng
Chuẩn bị hoá đơn
Giải phóng hoá đơn

23


5.1.2 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN (1/7)

 Xóa hóa đơn giao hàng :
o
o

Các bước thực hiện :Đầu tiên phải xóa hóa đơn giao hàng của đơn hàng không giao được, để hủy hóa đơn đó đi.
Phải biết số hoá đơn của đơn hàng nào giao không thành công( Hoá đơn này chính là Phiếu giao nhận và thanh toán sinh ra sau khi
kế toán thực hiện bước 4: Chuẩn bị hoá đơn- Có thể vào Báo cáo 1.4.2 để xem Hoá đơn này)

3
3

4
4
2
2

1
1

24


5.1.3 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN (1/7)

 Điều chỉnh thực giao:
o

Các bước thực hiện : Chọn điều chỉnh thực giao để sửa lại số lượng thực tế giao hàng.

3
3

2
2

1
1

4
4

25