Tài liệu môn kỹ năng quản lý thời gian

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG
--------------

ThS. Trần Nhật Minh
ThS. Trần Hữu Trần Huy
ThS. Nguyễn Thị Trường Hân
ThS. Hồ Thanh Trúc

KỸ NĂNG
QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thành phố Hồ Chí Minh, 2016


LỜI NÓI ĐẦU
Các bạn sinh viên thân mến!
Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh nghiệp cho
thấy hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là rất thấp.
Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số thiếu thốn nhất định, lý do quan
trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hòa nhập và thành
công trong công việc của các bạn. Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ môn Kỹ năng mềm ra
đời nhằm mục tiêu trang bị cho các bạn đầy đủ một số kỹ năng mềm tối cần thiết ngay từ
khi các bạn còn đang trong môi trường sinh viên, nhằm giúp cho các bạn có được nhiều
lợi thế cạnh tranh hơn trong quá trình học tập cũng như đi làm sau này.
Tài liệu “Kỹ năng Tổ chức công việc và Quản lý thời gian” này được đúc kết từ những
kiến thức về quản lý hiện đại cùng với những kinh nghiệm của các tác giả qua nhiều năm
công tác và giảng dạy trong nhiều môi trường khác nhau. Mong muốn của các tác giả
được chia sẻ với các bạn sinh viên những kinh nghiệm của mình trong việc xây dựng một
kế hoạch tốt nhất trong vấn đề tổ chức công việc của bạn và quản lý thời gian của mỗi

người trong một ngày để đạt được hiệu quả cao. Để học tốt và ứng dụng được những kiến
thức này, yêu cầu người học bên cạnh việc tham gia đầy đủ các hoạt động tại lớp, cũng
còn rất cần thiết sự tự học và tham khảo của các bạn để hoàn tất các bài tập tình huống
được đưa ra trong tài liệu này.
Mọi ý kiến đóng góp của các bạn sẽ là những yếu tố quí giá giúp cho tài liệu này hoàn
thiện hơn trong những lần cập nhật sau này. Thư từ góp ý xin được gửi về Bộ môn Kỹ
năng mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng.
Chúc các bạn thành công!
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 01 năm 2016
Nhóm biên soạn tài liệu


MỤC LỤC
Trang
LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………………………….1
PHẦN 1 – KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC ……………………………………..2
Khái niệm…………….………………………………………………………………2
Tổ chức công việc bộ phận …………………………………………………………..2
Tổ chức công việc cá nhân …………………………………………………………..7
PHẦN 2 – KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN ……………………………………..13
Giai đoạn 1: Nhận biết ……………………………………………………………..15
Giai đoạn 2: Phân tích ……………………………………………………………..17
Giai đoạn 3: Lập trật tự ưu tiên …………………………………………………….22
Giai đoạn 4: Nhận diện kẻ cắp thời gian …………………………………………..24
Giai đoạn 5: Lập kế hoạch ………………………………………………………….31
Kết luận: 10 bí quyết quản lý thời gian …………………………………………….35
PHẦN 3 – NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG VÀ BÀI TẬP ………………………….36
Tình huống: Một ngày làm việc của Giám đốc Huy ……………………………….36
Bài tập 1: Những điều quan tâm …………………………………………………..41
Bài tập 2: Mục tiêu của bạn ………………………………………………………..42

Bài tập 3: Ảnh hưởng đối với thời gian – các yếu tố khác …………………………43
Bài tập 4: Kiểm soát và chủ động ………………………………………………….44
Bài tập 5: Quan trọng và khẩn trương ……………………………………………..45
Bài tập 6: Kẻ cắp thời gian của tôi …………………………………………………46
Bài tập 7: Sắp xếp bàn làm việc của tôi ……………………………………………46
Bài tập 8: Tôi có cầu toàn? …………………………………………………………47
Bài tập 9: Loại trừ kẻ cắp thời gian ……………………………..…………………48
TÀI LIỆU THAM KHẢO ……………………………………………………………49



PHẦN 1 - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại
trong việc lên kế hoạch để thành công.
(Men never plan to be failures; they simply fail to plan to be successful.)
William Arthur Ward
I/ KHÁI NIỆM
1. Định nghĩa
 Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm
và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan
hệ ngang dọc trong nội bộ Doanh nghiệp.
 Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao.
 Trong tài liệu này, tổ chức công việc được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa
trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.
2. Mục đích
Thông qua việc nghiên cứu phần này, bạn sẽ thực hiện được các việc sau:
 Tổ chức công việc được giao.
 Tổ chức mạng lưới công việc.
 Sắp xếp hồ sơ.
 Sắp xếp vị trí làm việc.

 Xác định thứ tự ưu tiên công việc.
 Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
Có rất nhiều người hay than phiền trong quá trình làm việc của mình, đại loại như:
“Sao công việc của tôi rối tung lên thế này?”, “Tại sao những thứ tôi cần bình thường
thì vẫn thấy mà giờ đây nó biến đi đâu mất rồi?”, “Tại sao cái file tôi đã lưu rồi mà
giờ tìm lại thì không biết nó nằm đâu rồi?” … Đó chính là những dấu hiệu cho thấy
bạn đã chưa thật sự tổ chức tốt công việc cho cá nhân mình. Để khắc phục được
những hiện tượng trên, rõ ràng bạn cần phải có kỹ năng tổ chức công việc cá nhân tốt.
5 bước sau đây khi thực hiện đúng sẽ giúp bạn có được kỹ năng quan trọng này:
 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
 Sắp xếp hồ sơ
1


 Sắp xếp nơi làm việc
 Quản lý thông tin
 Lập kế hoạch công việc
1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1.1. Phân loại công việc
- Với công việc có tính chất thường xuyên: Là các công việc lặp lại theo một chu
kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại:
 Tần suất thực hiện?
 Người thực hiện?
 Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
- Với công việc không thường xuyên (sự vụ), đột xuất hoặc không ổn định: Cần
phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm
việc sẽ không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50%.
1.2. Lưu đồ thời gian
Quan trọng

B - Không khẩn cấp
và quan trọng

A - Khẩn cấp và
quan trọng

Không khẩn cấp

Khẩn cấp
B - Khẩn cấp và
không quan trọng

C - Không khẩn
cấp và không quan
trọng

Không quan trọng
Trong bốn nhóm công việc, dễ nhận thấy nhóm công việc A phải làm đầu tiên và
nhóm công việc C làm cuối cùng. Cụ thể như sau:
- Nhóm A: Quan trọng và khẩn cấp
Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay.
Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp
đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong
sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng..
- Nhóm B:

2


+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc

nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà
cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp...
+ Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa
mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc
bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi
đi.
Các công việc này (B) có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc (A) quan trọng và
khẩn cấp. Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song. Việc thực
hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:
 Thời hạn giải quyết vấn đề.
 Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn
có thể xác định lịch cho từng công việc.
- Nhóm C: Không khẩn cấp và không quan trọng
Ví dụ: Đi uống bia với bạn bè, mua một bộ quần áo mới, đổi điện thoại di động ...
Đáng tiếc là nhiều người lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không
quan trọng.
Bài tập ghi nhớ:
Hãy liệt kê ra giấy tất cả những công việc bạn phải làm hoặc dự định làm trong vòng
24 giờ tới, sau đó hãy sắp xếp lại theo các thứ tự ưu tiên, vẽ lưu đồ và đưa các công
việc tương ứng vào các vị trí đúng của nó. Sắp xếp lại kết quả theo thứ tự A – B – C
và lên kế hoạch thời gian để thực hiện nó.
2. Sắp xếp hồ sơ
Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống như thế này chưa?
 Mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?
 Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào
ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút?
 Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng
bạn nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng?
 Một nhân viên nghỉ việc, anh ta không làm đơn, bây giờ bạn không biết hồ sơ
của anh ta thế nào…

Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

3


2.1. Quản lý hồ sơ giấy
Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.
Mẫu dưới đây là một gợi ý cho bạn để quản lý hồ sơ:
Stt

Tên
Hồ
Sơ

Người
quản
lý

Người
được
đọc
HS

Vị
trí
để
HS

Dạng hồ sơ
Văn

bản

Trong
ổ cứng
máy vi
tính

CDR/đĩa
mềm

Cách
thức,
phân
loại
sắp
xếp

Ngày
phát
sinh
HS

Ngày
cất
HS

1
2
3
 Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của bạn chính là hồ sơ

toàn bộ phận của bạn.
 Khi nhân viên lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký
tên duyệt danh mục này.
 Hãy tổ chức 1 tháng 1 hoặc 2 lần, bạn yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào
danh mục.
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
 Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.
 Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chứa đựng các
thông tin nhưng chưa xử lý.
 Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin
cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:
 Input (Đầu vào)
 Output (Đầu ra)
 Quy định backup dữ liệu.
4


 Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.
 Quy định quét virus định kỳ.
 Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY
 Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Microsoft Office).
 Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài
lại máy)).
 Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
 Lúc soạn thảo thì lưu trên desktop rồi sau đó quên di chuyển vào folder cần
thiết, và khi desktop đầy rác thì xóa đi hoặc máy bị hư phải cài lại.
3. Sắp xếp nơi làm việc
Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất

cho người sử dụng:
 Fax
 Điện thoại bàn
 Máy in
 Photo
 …
4. Quản lý thông tin
4.1. Phân loại thông tin:
 Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…)
 Giữa các nhân viên nội bộ.
 Input (thông tin đầu vào)
 Output (thông tin ra).
4.2. Bằng chứng thông tin
Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức.
 Sổ giao việc
 Sổ giao nhận thông tin
 Sổ công văn đến – đi.
 Sổ giao nhận sản phẩm
 Sổ giải quyêt công việc
5


4.3. Lưu đồ thông tin
Thiết lập lưu đồ thông tin để luôn nắm chắc và nhận biết tiến độ công việc cũng như
tránh những nhầm lẫn tai hại trong quá trình xử lý thông tin.
Ví dụ: Lưu đồ tiếp nhận và xử lý hồ sơ cán bộ được cử đi học theo đề án 322

4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
 Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi ngay cho người nhận.
Trường hợp chưa trả lời được, hãy email cho khách biết thời hạn bạn trả lời.

 Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận được thông tin thì “bỏ đại”
vào nơi nào đó rồi xử lý sau. Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này
đòi hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một nơi Input quy định
nào đó.
 Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông tin. Bạn đã từng nghe nguyên
tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách
hàng. Điều này, chưa được tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ được tính
khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận được thư. Bằng cách nào?
Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được
chưa? Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và yêu cầu
khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã nhận được.
4.5. Sổ giải quyết công việc
Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công việc của bạn. Sổ giải quyết
công việc gồm các nội dung:
6








Nội dung công việc
Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân)
Thời hạn
Diễn giải
Kết quả/ngày hoàn thành.

5. Lập kế hoạch công việc

 Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?
 Bạn biết ngày mai nhân viên của bạn làm gì?
 Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.
Để làm tốt bước này, bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M (sẽ được trình bày ở
nội dung tiếp theo).
III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
1. Xác định chức năng nhiệm vụ
Hiện nay vẫn còn khá nhiều Doanh nghiệp nhầm lẫn giữa khái niệm chức năng và
nhiệm vụ. Vì vậy chúng ta vẫn thường thấy cụm từ “chức năng nhiệm vụ” đi chung
với nhau khi người ta muốn nói về những việc mà một bộ phận nào đó trong Doanh
nghiệp cần phải đảm bảo việc thực hiện nó theo những tiêu chuẩn được đặt ra từ ban
đầu.
Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Vậy còn
nhiệm vụ: đó chính là những tác vụ cụ thể mà bộ phận đó phải thực hiện trong phạm
vi chuyên môn mà mình đảm trách để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể.
Chức năng có thể hiểu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi
hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản
phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn.
Ví dụ: Bộ phận Quản trị Nguồn Nhân lực có chức năng chính là tìm kiếm, đào tạo và
duy trì nguồn nhân lực cho Doanh nghiệp. Trong phạm vi chức năng đó họ sẽ thực
hiện những nhiệm vụ cụ thể như:
- Lập kế hoạch tuyển dụng
- Thực hiện tuyển dụng
- Định biên nhân sự
7


-

Xây dựng mô tả công việc

Tính toán tiền lương và phụ cấp
Đưa ra những biện pháp để giữ chân nhân tài
Xây dựng quan hệ lao động trong Doanh nghiệp ….

Từ những chức năng đó, bạn sẽ đặt câu hỏi: Làm thế nào để thực hiện được nó một
cách hoàn hảo? Dĩ nhiên kiến thức cơ bản của nhà quản trị sẽ cho bạn biết rằng qui
trình để thực hiện sẽ phải trải qua 4 bước tuần tự:

Xác định mục tiêu và
quyết định cách tốt nhất
để đạt được mục tiêu

Hoạch Định

Kiểm Soát
Kiểm tra việc thực hiện
so với những mục tiêu đã
đề ra của tổ chức

Tổ Chức
Phân bổ và sắp xếp
các nguồn lực

Lãnh Đạo

Tác động đến người
khác để đảm bảo đạt
được mục tiêu

Ví dụ: Bạn có nhiệm vụ phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển

dụng: Bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì?
Để thực hiện bước này được hoàn hảo, bạn đừng quên đặt ra mục tiêu cho nhiệm vụ.
Một mục tiêu tốt phải là một mục tiêu thỏa mãn tiêu chí SMART:
Specify – Cụ thể
Measurable – Đo lường được
Achievable – Có tính khả thi
Realistic – Có thể thực hiện được (trong nguồn lực cho phép)
Time-bound – Có giới hạn thời gian
Bài tập ghi nhớ:
Bạn hãy đặt ra cho mình một mục tiêu cá nhân theo tiêu chí SMART (trong bất kỳ lĩnh
vực nào: học tập, rèn luyện, trau giồi bản thân ….)
8


2. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện công việc
Để thực hiện tốt công tác tổ chức, đương nhiên ngay từ đầu bạn phải làm tốt công tác
hoạch định kế hoạch. Một công cụ hiệu quả sẽ giúp bạn có được những bước đi vững
chắc ngay từ ban đầu và xuyên suốt cả quá trình thực hiện công việc. Đó chính là
phương pháp 5W1H2C5M được mô tả như sau:
5W
What
Why
Where
When
Who

1H
How

2C

Control
Check

5M
Manpower
Money
Material
Machines
Methods

Các yếu tố trên chính là các câu hỏi gợi ý để giúp bạn hoàn thành tốt công tác tổ chức
công việc. Cụ thể là bạn sẽ phải trả lời thật rõ cho các câu hỏi sau:














What: Công việc gì mà bạn phải làm (càng cụ thể càng tốt)?
Why: Mục đích/Mục tiêu của công việc đó?
Where: Công việc này sẽ được tiến hành cụ thể ở đâu?
When: Khi nào thì bạn bắt đầu làm và hạn chót hoàn thành của công việc?

Who: Ai sẽ làm người chịu trách nhiệm thực hiện chính và ai sẽ là người chịu
trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện công việc này?
How: Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Bằng cách nào?
Control: Bạn sẽ đặt ra hình thức nào để kiểm soát tiến độ công việc?
Check: Bạn sẽ dùng cách nào và khi nào để kiểm tra kết quả công việc?
Manpower: Những ai sẽ được huy động thêm để hỗ trợ thực hiện công việc?
Money: Ngân sách dành cho việc thực hiện công việc là bao nhiêu?
Material: Những nguyên vật liệu nào được phép sử dụng?
Machines: Các loại máy móc, phương tiện nào được dùng?
Methods: Gợi ý hoặc chỉ định phương pháp thực hiện công việc?

Lưu ý: Tất cả những yếu tố liên quan đến con người nên trình bày cụ thể bằng tên,
chức danh, vị trí công tác, tránh trường hợp ghi chung chung …

9


Bài tập ghi nhớ: (làm theo nhóm – 30 phút)
Bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M nêu trên để lập kế hoạch tổ chức công việc cụ
thể cho đợt tuyển dụng nhân sự sắp tới của Công ty mình.
3. Định biên công việc.
Bây giờ bạn hãy lập một danh sách các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện.
 Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức –
lãnh đạo – kiểm tra.
 Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm
 Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình
cần bao nhiêu người.
 Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc.
 Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức
danh.

 Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp bạn tạo sức
ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này.
4. Lập các bản mô tả công việc:
Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh.
 Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức
danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm
vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.
 Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.
 Sử dụng định biên nhân sự để điều chỉnh sơ đồ tổ chức cho phù hợp.
5. Sắp xếp công việc cho nhân viên:
Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường
xuyên.
 Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản
mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại.
 Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện.

10


5.1. Đối với công việc thường xuyên:
Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân
viên thực hiện, bao gồm:
 Cách thức thực hiện (How).
 Nguồn lực để thực hiện (5M).
 Tần suất thực hiện.
Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch
làm việc tuần của họ.
5.2. Công việc không thường xuyên
Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc.
 Giải thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (Why).

 Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (When) của công ty.
 Giải thích phương pháp thực hiện (How).
Khi phát sinh công việc không thường xuyên, bạn hãy lưu ý
 Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?
 Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho nhân viên
khi nó xuất hiện trong tương lai.
 Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường
xuyên. Và như vậy lần sau nếu có gặp lại công việc đó thì mọi việc sẽ dễ dàng hơn
rất nhiều.

11


PHẦN 2 – KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
Anh có yêu cuộc sống không? Vậy đừng lãng phí thời gian, vì đó là vật liệu của cuộc
sống.
Benjamin Franklin
Hãy có thời gian cho cả công việc và hưởng thụ; khiến mỗi ngày vừa hữu ích vừa
thoải mái, và chứng tỏ rằng bạn hiểu giá trị của thời gian bằng cách sử dụng nó thật
tốt. Và rồi tuổi trẻ sẽ tươi vui, tuổi già không có nhiều hối tiếc, và cuộc đời sẽ là một
thành công tươi đẹp.
Louisa May Alcott

Trong phần trước, bạn đã biết cách thức xác định mục tiêu và tổ chức công việc cho
mình. Tuy nhiên vẫn còn một yếu tố quan trọng khác mà bạn cần phải chú ý để có thể đạt
được mục tiêu mình mong muốn, đó chính là vấn đề bạn cần phải biết tự tổ chức, sắp xếp
thời gian cho bản thân mình.
Thời gian là tài nguyên hiếm hoi. Cho dù bạn là ai, một ngày của bạn cũng chỉ có đúng
24 giờ, một tuần có 7 ngày và một năm có 365 ngày. Vấn đề quan trọng ở đây là bạn sẽ
sử dụng thời gian của mình như thế nào? Tâm điểm của hoạt động quản lý thời gian là tập

trung vào mục tiêu chứ không phải là sự bận rộn. Trong cuộc sống của bạn có rất nhiều
mục tiêu mà bạn muốn đạt được và bạn luôn phải phân chia thời gian để thực hiện chúng.
Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn
cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc
xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian
hơn cho việc lớn, quan trọng hơn. Bạn cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận
trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay trong công việc. Bạn phải suy
tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời gian
có được.
Bạn cần xác định và phân tích việc sử dụng thời gian của bạn hiện nay. Chúng tôi đề nghị
hãy giảm thiểu những điều ngăn trở thời gian của bạn và đây là vài ý kiến thực tế có thể
giúp bạn khắc phục. Sau cùng, đề nghị bạn lập ra một phương án riêng, trong đó bạn sẽ
quản lý thời gian của mình một cách đều đặn.

12


Quản lý thời gian
Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. Phần lớn thời gian bạn đã
dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. Muốn tổ chức với người khác, bạn
phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.
Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục
-

Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn

-

Giảm căng thẳng (stress)

-

Tăng hiệu quả công việc

-

Tăng niềm vui trong công việc

-

Tăng năng suất của cá nhân và tập thể

-

Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì giờ
giải trí.
Năm chữ A trong quản lý thời gian hiệu quả
MÔ HÌNH 5A ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN

1) AWARE

2) ANALYSE

3) ATTACK

4) ASSIGN

5) ARRANGE

6) SAVE TIME,
BETTER USE

13


1. AWARE: Nhận biết: để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc. Sau đó sắp xếp ưu
tiên
2. ANALYSE: Điều cần làm
3. ATTACK: Tấn công kẻ cắp thời gian  loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian của mình.
4. ASSIGN: Lập thứ tự ưu tiên
5. ARRANGE: Hoàn thiện kỹ năng, lập kế hoạch
6. SAVE TIME, BETTER USE: Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn
1. Awareness: Nhận biết
Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. Giai đoạn đầu tiên này giúp
xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách
thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn.
2. Analysis: Phân tích điều cần làm.
Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại
và những điều làm mất thời gian. Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định được cần làm gì
để tốt hơn.
3. Attack: Tấn công kẻ cắp thời gian
Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn. Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi
bạn chú tâm vào những điều cần yếu.
4. Asignment: Lập trật tự ưu tiên
Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở.
Cần làm những việc này một cách đều đặn.
5. Arrangement: Sắp đặt kế hoạch
Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Nhớ đều đặn hoàn

thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. Bạn cần phải có kế
hoạch thông minh.
Bây giờ chúng ta cùng xem kỹ hơn năm giai đoạn này:
1. AWARENESS: Nhận biết
Trước hết cần phải hiểu rõ chính bạn để có thể hoàn thiện việc quản lý thời gian. Một,
bạn nghiêm túc xác định mục đích cá nhân và công việc (hay các trọng điểm): sẽ đi đâu
và muốn thế nào. Hãy viết các mục tiêu ra để thấy rõ mức độ quan trọng ở đó.
Hiệu quả quản lý thời gian có được từ hai cách kiểm soát: tự kiểm soát và kiểm soát công
việc. Tự kiểm soát là do hiểu biết chính mình ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách
14


nhìn sự việc theo tổng quan hay chi tiết. Kiểm soát công việc là hiểu rõ công việc tức là
tổ chức và vai trò trong tổ chức ấy. Vì là lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích chính của cơ
quan. Người ta sẽ đánh giá bạn qua sự hiểu biết này.
Khi đề ra mục đích và trọng tâm, bạn đã thấy đâu là điều quan trọng thật sự. Hãy nghĩ về
con người bạn muốn tạo nên. Bạn hướng sự nghiệp về đâu? Cơ quan bạn cần đạt được
điều gì ?
Để làm rõ mục đích không phải là chuyện dễ dàng. Bạn biết sơ qua những liên quan đến
mục tiêu. Nhưng còn phải đưa ý tưởng mình ra ánh sáng. Hãy làm như sau:
 Quan trong / Ưu tiên :
Hãy tách riêng mục tiêu của gia đình với mục đích cá nhân và công việc (sự nghiệp / kinh
doanh). Nhớ phải giữ thế cân bằng. Nếu bạn quyết định lấy bằng đại học, cùng lúc muốn
dạy con bạn bơi lội và chơi lướt ván buồm tất cả các thứ một lúc thì xin bạn hãy suy xét
lại. Mọi mục tiêu đều quan trọng nhưng phải xác định cái nào quan trọng hơn trong thời
điểm hiên tại :
Mức độ quan trọng tạm thời có thể hoán chuyển khi một vài trọng điểm đã hoàn tất / các
ưu tiên có thay đổi.
 Kinh nghiệm quá khứ :
Hãy nhớ lại những chuyện đã làm hoặc xảy ra mà bạn cảm thấy “hài lòng”: lúc nào bạn

đã thành công. Có lẽ bạn mừng cho sự thăng chức trong vị trí hiện nay.
Về cá nhân, khi mua nhà mới hoặc đi nghỉ hè với bạn thân đều đem lại niềm sung sướng.
Nếu cảm nhận sự hài lòng ở đâu thì điều quan trọng cũng ở ngay đó vậy.
 Thực tế : (khi xác định mục tiêu)
Mục đích phải thực tế. Nếu chỉ cao 1,45 m mà ước mong là ngôi sao trong đội bóng rổ
chuyên nghiệp thì bạn viễn vông lắm đấy.
 Rõ ràng :
Mục đích cần rõ ràng, hợp lý và có hạn định. Hãy nghĩ làm thế nào đạt mục đích và lên
kế hoạch thực hiện.
 Viết ra giấy : (để hệ thống hóa, tránh sai sót)
Hãy viết ra giấy những ý tưởng của bạn. Đừng lừa dối chính mình khi cho là có thể nhớ
trong đầu các mục đích đa dạng của bạn.
Chúng ta đang nói đến những mục tiêu dài lâu cả đời người.
Hơn nữa, khi ghi chép các mục đích, bạn sẽ chú tâm đến những điều mình tin tưởng. Khi
viết ra giấy, các mục tiêu thường khác đi so với khi chúng còn nằm trong trí não.
Bảng sau đây sẽ cho bạn biết về các điều trên. Bạn sẽ học cách thiết lập, sắp xếp ưu tiên,
làm việc tích cực, hướng về mục đích đề ra.

15


Còn những điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn: tư cách, thói quen và giao
tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên thì có ảnh hưởng đến thời gian
của bạn là : bạn có thể đã nói đi nói lại mười lần cùng một thứ cho mười người khác
nhau. Thực ra chỉ cần một lời nhắn ngắn gọn là đủ.
Khó làm thay đổi thói quen nhưng làm vẫn được. Còn có trách nhiệm công việc liên quan
đến thời gian của bạn. Những trách nhiệm này không hằn là điều bạn phải tin là quan
trọng. Có khi là những yêu cầu đòi hỏi trong công việc mà chúng ta không thích lắm
nhưng phải chịu đựng. Đó là những điều không quan trọng lắm nhưng lại không thể tránh
được. Bạn hãy giữ cho quân bình giữa điều quan trọng trong công việc và những bổn

phận áp đặt lên bạn. Hãy làm rõ trách nhiệm của bạn.
TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN:
Chịu trách nhiệm về những ai?
Mức độ trách nhiệm đối với họ?
Tôi có nắm nguồn lực và kinh phí riêng?
Tôi làm việc trong môi trường chính yếu nào?
Tôi chịu trách nhiệm hành chính nào?
Tôi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngoài?
Tôi có phải phát huy sáng kiến?
Tôi được quyền hạn gì?
Nhân viên của tôi trách nhiệm ra sao?
Đồng nghiệp của tôi có trách nhiệm nào?
Nhiệm vụ của cơ quan tôi là gì?
Trong công việc, có nguyện vọng gì tôi chưa đưa ra?
Có thể liệt kê thêm nữa nhưng khi trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn định hình được
trách nhiệm của mình.
2. ANALYSE: Phân tích
Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước thực tế phân tích cách thức sử dụng
thời gian. Để kiểm soát được thời gian của mình, bạn phải biết dùng nó thế nào?
Có vẻ như đơn giản, nhưng phần lớn các lãnh đạo lại không thể nói cho bạn biết chi tiết
họ đã dùng thời gian trong ngày hay trong tuần như thế nào.
Bạn cần sử dụng thời gian của mình. Cần phân tích rõ cách sử dụng sau khi biết rõ mình
phải làm gì. Hãy mổ xẻ thì giờ trong ngày và xem xét, tự hỏi: Tôi dành thời gian bao lâu
16


để họp hành? Tôi đã làm công việc của người khác mất bao lâu? Hãy biết rõ thực sự bạn
đang làm điều gì?
Nhật ký / Tự đánh giá:
Phương pháp này, để bạn tự đánh giá theo mẫu “Ngày của Dũng” như ở đây / có mẫu

khác rõ ràng hơn. Hãy sắp xếp công đoạn làm việc theo từng 5, 10, 15 / 30 phút.
Mẫu tự đánh giá: (Một ví dụ)
THỨ HAI
Giờ

Công việc

7h30 - 8h00

……………………………………………………………………………

8h00 – 8h30

……………………………………………………………………………

8h30 – 9h00

……………………………………………………………………………

9h00 – 9h30

……………………………………………………………………………

9h30 – 10h00 ……………………………………………………………………………
10h00 – 10h30 ……………………………………………………………………………
10h30 – 11h00 ……………………………………………………………………………
11h00 – 11h30 ……………………………………………………………………………
11h30 – 12h00 ……………………………………………………………………………
12h00 – 12h30 ……………………………………………………………………………
12h30 – 13h00 ……………………………………………………………………………

13h00 – 13h30 ……………………………………………………………………………
13h30 – 14h00 ……………………………………………………………………………
14h00 – 14h30 ……………………………………………………………………………
14h30 – 15h00 ……………………………………………………………………………
15h00 – 15h30 ……………………………………………………………………………
15h30 – 16h00 ……………………………………………………………………………
16h00 – 16h30 ……………………………………………………………………………
16h30 – 17h00 ……………………………………………………………………………
17h00 – 17h30 ……………………………………………………………………………
17h30 – 18h00 ……………………………………………………………………………

17


Khoảng thời gian dự tính tùy theo bạn sắp đặt. Cần nhất là bạn phải biết mình đang thực
sự làm điều gì lúc này. Đề nghị bạn theo dõi thời gian biểu trong vài ngày liền ít nhất 3
lần trong năm. Bạn hãy tập ghi chép lại công việc của mình. Làm như thế, bạn sẽ biết rõ
mình đang làm gì và đặt điều quan trọng nhất bạn muốn làm để hướng gần đến mục tiêu.
Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích. Để có ích lợi hơn, chúng ta hãy thực hiện
một khoảng thời gian biểu trọn ngày. Bạn càng chi tiết càng tốt và liệt kê công việc và
thời gian thực hiện.
Ví dụ : “Ngày của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau :
Ngày của Dũng
Ngày thứ ba, 23/7/2013
Giờ

Công việc

Tham gia

7.30-7.41

Uống cà phê, đọc báo

Tôi

7.41-7.44

Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo
cáo

Lý

7.44-7.50

Đến phòng thư ký tìm tư liệu

Tôi

7.50-7.53

Hiền (thư ký) đến tìm tư liệu

Hiền

7.53-7.56

Sơn ghé vào xác nhận cuộc họp

Sơn

7.56-8.00

Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết

Hiền

8.00-8.02

Điện thoại từ nhà gọi đến

8.02-8.16

Làm việc về bản báo cáo năm

Tôi

8.16-8.18

Điện thoại từ chi nhánh số 5. Nhắc lấy dữ liệu.

Lý

Lan (vợ tôi)

Nhắc Hiền đưa dữ liệu cho Lý
8.18-8.23

Nhận điện thoại từ Hiền

Hiền

8.23-8.29

Làm tiếp bản báo cáo

Tôi

8.29-8.47

Tuấn ghé vào mời mọi người dùng cơm trưa

8.47-8.49

Điện thoại yêu cầu của Bộ

8.49-8.54

Hai gặp Tuấn và đề nghị dùng cơm trưa ở số 94.

8.54-9.01

Làm tiếp bản báo cáo

9.01-9.07

Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch

9.07-9.21

Xem lại kế hoạch cho năm sau

9.21-9.23

Phòng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang
thiết bị

Tuấn
Bộ
Hai, Tuấn
Tôi

18

Minh
Tôi
Phúc


9.23-9.30

Lập chương trình họp

Tôi

9.30-9.34

Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ còn tồn
đọng và than phiền về cấp trên. Buổi gặp mặt được
sắp xếp với anh ta cho buổi chiều.

9.34-9.52

Nghỉ giải lao và dùng cà phê

9.52-l0.01

Chuẩn bị lịch trình cho buổi họp

Hùng

Những người khác
Tôi

10.0110.20

Đi đến phòng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng
nghiệp

Những người khác

l0.2010.25

Chờ mọi người đến dự họp

Những người khác

10.2511.32

Điều hành cuộc họp về kế hoạch phát triển năm tới

Những người khác

11.3213.05

Ăn trưa

Những người khác

13.0513.20

Đi dạo tán gẫu với các đồng nghiệp

13.2013.30

Chuẩn bị cho cuộc họp với Hùng

13.3013.37

Hùng đến, buổi họp bắt đầu

13.3713.41

Thư ký của phó chủ tịch hội đồng điện thoại về
việc chậm trễ trả lời thư.

13.4113.44

Gọi điện cho Kim nhắc đến lá thư.

Kim

13.4413.52

Tiếp tục cuộc thảo luận với Hùng

Hùng

13.5213.55

Điện thoại từ phân xưởng báo Thắng đang cãi nhau
với người quản đốc.

Người khác

13.5514.00

Bảo Hùng quay trở lại sau và đi xuống phân xưởng

Hùng

14.0014.24

Nói chuyện với Thắng và với quản đốc của anh ta
để giúp họ giải quyết vấn đề. Sắp xếp buổi gặp mặt.

Thắng và người
quản đốc

14.2414.35

Ký, các lá thư cho Hiền và đọc đánh máy bản thông
báo nội bộ.

Hiền

19

Tôi
Hùng
Thư ký phó chủ
tịch hội đồng

Tôi


14.3514.39

Điện thoại của con hỏi xin tiền

Hiếu

14.3914.47

Chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài lá thư

Hiền

14.4715.15

Dùng cà phê giải lao

15.1515.36

Thảo luận về những số liệu cho năm tới với các
quản đốc.

15.3615.38

Hai gọi điện báo cô ấy phải về nhà vì bệnh

15.3815.46

Tiếp tục cuộc thảo luận

15.4615.49

Ở nhà gọi điện bảo lúc về đón con gái Mai ở trường

15.4916.07

Phi ghé vào nói về việc đề bạt thăng chức

16.0716.20

Thảo luận việc đề bạt thăng chức với Phi

Phi

16.2016.22

Lan gọi điện hẹn gặp ngày mai

Lan

16.2216.32

Thu dọn đồ: số liệu năm sau, bản báo cáo và dụng
cụ chơi tennis.

Người khác
Các quản đốc
Hai
Các quản đốc

Dời phần còn lại của cuộc thảo luận cho đến ngày
mai

Lan (vợ)
Phi
Các quản đốc

Bài tập:
Bạn là đồng nghiệp và là một người bạn thân của ông Dũng. Ông Dũng rất không hài
lòng với một ngày làm việc như vậy. Không may là những ngày làm việc lộn xộn như
vậy lại xảy ra rất thường xuyên. Ông ta yêu cầu bạn cho một vài lời khuyên nhằm cải
thiện việc sắp xếp thời gian của ông ta. Bước đầu bạn nên phân tích việc ông Dũng đã sử
dụng thời gian của mình như thế nào và tại sao lại như vậy. Sau đó, bạn hãy đề nghị
phương pháp để quản lí thời gian tốt hơn. Bạn có thể đặt vài câu hỏi quan trọng với ông
Dũng để giúp ông ta.

Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau:
1) Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất?
20


2) Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian nhất?
3) Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian?
4) Công việc nào cần thời gian nhiều hơn?
5) Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất?

Ngày của Dũng
(Sau khi phân tích)
Loại công việc

Động tác

Thời lượng
(phút)

% Tổng số
thời gian

Chuyên môn

7

139

27,5%

Cấp bách

5

41

8,1%

Thường xuyên

25

165

32,6%

Cá nhân

11

161

31,8%

Dũng sắp xếp công việc của mình như sau:
Chuyên môn (C): Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên,
xem xét báo cáo.
Cấp bách (không dự báo trước được) (CB): Việc cần làm ngay như bất đồng cá nhân,
quyết định cấp bách.
Thường xuyên (T): Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên.

Cá nhân (CN): Việc riêng như gia đình, giải lao.
Trong mỗi phần, Dung ghi rõ C, CB, T, CN. Sau đó cộng hết thảy động tác của từng loại.
Nhìn chung sẽ thấy Dũng mất nhiều thời gian cho những việc không quan trọng. Việc
hành chánh và cá nhân chiếm quá nhiều thời gian trong một ngày làm việc. Nếu bạn cũng
thế thì hãy biết còn nhiều người cũng vậy lắm. Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo
thường bị lôi cuốn vào những chuyện lung tung, nhất thời và giai đoạn hoặc mất liên tục
trong công việc.
Nói thực, bạn sẽ khó tìm được cách giải quyết thỏa đáng cho những điều quan trọng. Có
khi bạn bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải trả lời điện thoại, khách không hẹn
trước hoặc giải quyết bất đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho “sự bận
rộn” là đồng nghĩa với hiệu suất và cho như vậy là làm việc siêng năng. Không phải thế
đâu! Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, ấy là vì họ đã có
thể không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.
21