Thực trạng sử dụng chứng từ kế toán

Mục lục


1. Khái niệm chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là một phương pháp sử dụng trong kế toán để chứng minh về
giao dịch kinh tế phát sinh và hoàn thành. Chứng từ kế toán sử dụng các chứng từ bằng
giấy hoặc vật mang tin để chứng minh về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực
sự hoàn thành, là cơ sở để hạch toán vào sổ sách kế toán của đơn vị, doanh nghiệp.
Theo luật Kế toán, “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

2. Bản chất chứng từ kế toán
Qua khái niệm nêu trên, có thể thẩy chứng từ kế toán là căn cứ chứng minh bằng
giấy hoặc vật mang tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành;
là cơ sở để hoạch toán vào sổ sách kế toán của đơn vị doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là
cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo của quá trình kế toán, đồng thời chứng từ cũng là
căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.
Chính bởi vậy, chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý kinh tế,
công tác kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế, bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và
phát hiện gian lận. Cụ thể,chứng từ kế toán có vai trò:
-

Sao chụp và ghi chép kịp thời, trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Công cụ để giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị
Phương tiện thông tin phục vụ điều hành các nghiệp vụ
Cơ sở pháp lý cho các số liệu kế toán
Cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra việc chấp hành chính sách, chế độ, thể lệ về kinh

-

tế tài chính

Cơ sở để giải quyết các tranh chấp, khiếu nại về kinh tế tài chính

3. Đặc điểm của chứng từ kế toán
Về đặc điểm của chứng từ kế toán, có thể xét trên hai phương diện: nội dung và
3.1.

hình thức.
Về nội dung:
Nội dung của chứng từ kế toán bao gồm hai yếu tố: các yếu tố cơ bản và yếu tố bổ
sung. Trong đó:

2


Các yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ kế
toán, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp của chứng từ, đây chính
là cơ sở để chứng từ thực hiện chứng năng thông tin, là cơ sở để chứng từ thực hiện chức
năng thông tin. Các yếu tố cơ bản bao gồm:
Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như phiếu
thu, phiếu nhập kho,... Nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu
một cách thuận lợi. Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của
nghiệp vụ phản ánh chứng từ đó.
Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Khi
lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ. Yếu tố này
được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp
cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết.
Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập chứng từ: Nơi phát hành chứng từ. Yếu tố
này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để
xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
Tên, địa chỉ của cá nhân, đơn vị nhận chứng từ: Nơi tiếp nhận chứng từ

Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Là yếu tố cơ bản chỉ rõ ý nghĩa của nghiệp
vụ. Mọi chứng từ kế toán phải được ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế
trên những chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải
dùng bút mực số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo.
Các đơn vị đo lường cẩn thiết (Số lượng, đơn giá vá số tiền của nghiệp vụ kinh tế
tài chính): Phản ánh phạm vi, quy mô của hoạt động kinh tế. Số lượng, đơn giá vá số tiền
của nghiệp vụ kinh tế ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền
ghi bằng số và chữ.
Chữ kí, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan: Xác định
trách nhiệm cá nhân của những người tham gia nghiệp vụ.
Các yếu tố bổ sung của chứng từ kế toán: Là các yếu tố có vai trò thông tin thêm
nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc
đơn giản hóa công tác kế toán như:
3


-

Thời gian thanh toán
Hình thức thanh toán
Thuế
…
Các yếu tố này không nhất thiết phải có trên chứng từ kế toán.

3.2.

Về hình thức:
Chất làm chứng từ: vật liệu để có thể ghi chép bằng các phương tiện hiện có, tiện
cho sử dụng,tiết diện không quá lớn, dễ bảo quản. Ví dụ: giấy hoặc chứng từ điện tử.

Cách sắp xếp và bố trí các chỉ tiêu trên chứng từ: dễ ghi, dễ đọc, dễ kiểm tra.
Cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ: bằng ký hiệu, lời văn, mã số… nhưng phải
đảm bảo gọn và diễn đạt rõ ràng, nội dung phản ánh chính xác.

4. Lưu trữ chứng từ kế toán
Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ
vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được
bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng
từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng,
mất. Thời gian lưu trữ ở phòng kế toán không quá một năm, sau đó đưa vào nơi lưu trữ
dài hạn, thời gian lưu trữ ở nơi lưu trữ dài hạn được quy định chi tiết trong Luật kế toán.
Điều 31 của Luật Kế toán ghi rõ: đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được phân loại, sắp sếp, bảo quản và lưu trữ
theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Trong mọi trường hợp mất mát chứng từ gốc thì đều phải báo cáo lại với thủ
trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trong những trường hợp mất hóa đơn
bán hàng, biên lai, séc trắng thì phải báo cáo với cơ quan thuế hoặc cơ quan địa phương
số lượng hóa đơn bị mất, nguyên nhân mất để cơ quan chức năng có biện pháp xác minh,
xử lý (đồng thời phải vô hiệu hóa các hóa đơn chứng từ bị mất).
4.1.

Phân loại chứng từ kế toán:
Trước hết khi tìm hiểu về lưu trữ chứng từ kế toán, cần biết cách phân loại các

chứng từ này. Ta có các cách phân loại sau:
4


4.1.1. Phân loại theo công dụng của chứng từ

Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay
chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền mặt; lệnh
xuất kho vật tư
Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế
nào đó đã thực sự hoàn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất
kho...
 Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ

ghi sổ kế toán.
Chứng từ thủ tục: là chứng từ trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy
đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.
Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói
trên như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư theo hạn mức...
4.1.2. Phân loại theo trình tự lập chứng từ
Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập trực tiếp
khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành. Gồm tất cả các loại hóa đơn, phiếu
xuất nhập vật tư, lệnh thu chi tiền mặt...
Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ
kinh tế cùng loại.
Chứng từ tổng hợp chỉ có các giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu kèm theo.
4.1.3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ
Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ một lần và chứng từ
nhiều lần. Cụ thể:
Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh
chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.
Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn
nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định
trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.
4.1.4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ
5

Chứng từ bên trong (chứng từ nội bộ) là những chứng từ được lập ra trong nội bộ
đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong
nội bộ đơn vị như: Bảng tính khấu hao tài sản cố định, biên bản kiểm kê nội bộ.
Chứng từ bên ngoài : Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị
kế toán nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn : của các
đơn vị cung cấp dịch vụ...
4.1.5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ liên quan đến các nội dung hay
còn gọi là chỉ tiêu sau đây:
-

Chỉ tiêu lao động và tiền lương
Chỉ tiêu hàng tồn kho
Chỉ tiêu bán hàng
Chỉ tiêu tiền tệ
Chỉ tiêu tài sản cố định
4.1.6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ bình thường và chứng
từ báo động:
Chứng từ bình thường: Là những chứng từ mà thông tin trong đó mang tính chất
bình thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với hoạt động
của đơn vị.
Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức
độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sử dụng vật tư đã vượt
định mức, những chứng từ về mất trộm, mất cắp...
4.1.7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ
Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng
minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua

dạng dữ liệu điện tử.
Chứng từ điện tử. là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã
hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang
tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán...

4.2.

Cách sắp xếp chứng từ kế toán:
6


Mỗi công ty có một cách sắp xếp chứng từ khác nhau sao cho dễ quản lý. Tuy
nhiên không phải kế toán nào cũng biết cách sắp xếp các hóa đơn chứng từ một cách khoa
học dễ tìm kiếm. Bởi vậy, khi sắp xếp chứng từ kế toán cần lưu ý: Các chứng từ thu và chi
nên để riêng. Phiếu thu (PT), phiếu chi (PC) phải đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh
rồi kẹp các hóa đơn và chứng từ liên quan vào sau. Sắp xếp hóa đơn theo thứ tự của số
phiếu và nên xếp theo từng tháng; nếu được trả bằng tiền mặt thì đi kèm với phiếu chi,
nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy nhiệm chi. Các chứng từ khác cũng cần sắp
xếp riêng theo từng loại: Phiếu nhập (PN), Phiếu xuất (PX), … Ngoài ra, trong phần nội
dung (diễn giải) của PT, PC, PN, PX… nên ghi rõ hoá đơn đi kèm để tiện cho việc tìm
kiếm, đối chiếu sau này khi hoá đơn bị thất lạc.
4.2.1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc
-

Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu
ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của

-

năm tài chính.

Các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT

-

hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế
Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ: phiếu thu+phiếu chi+phiếu kế toán,... có đầy đủ

-

chữ ký theo chức danh.
Hóa đơn mua vào phải có phiếu chi, hóa đơn bán ra phải có phiếu thu , nếu thanh toán

-

qua ngân hàng thì phải có bảng sao kê của ngân hàng
Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ
Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó.
Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

-

Khi bán hàng thu được tiền mặt
o

Với điều kiện hóa đơn VAT < 20.000.000đ:
Hóa đơn bán ra + Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào + phiếu xuất kho + theo

hợp đồng+ Biên bản nghiệm thu, thanh lý nếu có.
o Với hóa đơn VAT > 20.000.000đ: phải thanh toán qua ngân hàng nếu không thì
phần thuế GTGT đó của bên mua sẽ không được khấu trừ:

Hóa đơn mua vào (đầu vào) +phiếu chi + phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh
toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.

7


-

Với công ty xây dựng: phải làm hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu
, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán, chuyển khoản; hóa đơn gía trị gia
tăng bán ra

-

Với công ty thương mại, dịch vụ: Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính

-

Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo
hợp đồng , thanh lý nếu có. ,...

-

Nếu là hóa đơn thông thường thì không cần phải chuyển khoản, chỉ cần làm hợp đồng và
thanh lý hợp đồng là đủ điều kiện hợp thức hóa.
Lưu ý: Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh. Kẹp riêng chứng từ của từng
tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
4.2.2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

-

Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó.
Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử
dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh

-

nghiệp tạm tính hàng quý
Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
4.2.3. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)

-

Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký bán hàng
Sổ nhật ký mua hàng
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ nhật ký chi tiền
Số nhật ký thu tiền
Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627,

-

641, 642,... Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định

Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
Sổ khấu hao tài sản cố định
Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
8


Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự theo số tăng dần
không ngắt quãng, nhảy số. Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký)
4.2.4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
-

Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu,

-

thanh lý hợp đồng
Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải

-

có chữ ký đầy đủ
Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
4.2.5. Hồ sơ pháp lý

-

Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).

Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
4.2.6. Kiểm tra chi tiết khác

-

Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra –

-

vào và sổ kế toán
Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
Kiểm tra các khoản phải trả
Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
Đầu vào và đầu ra có cân đối
Kiểm tra ký tá có đầy đủ
Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp:

-

Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ
Kiểm tra lại số dư các tài khoản sổ cái : số dư TK 111,112 với sổ Quỹ tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng, Số dư các tài khoản : 511,515,711,621,622,627,641,642,811,911 nếu cuối kỳ
có số dư bằng không là đúng, hoặc kiểm tra trên bảng cân đối phát sinh nếu tài khoản nào

-

có số dư là sai
Đối chiếu số liệu trên sổ cái và sổ chi tiết , bảng cân đối phát sinh có khớp với nhau

5. Thực tế sử dụng chứng từ kế toán
Việc sử dụng chứng từ kế toán thường mắc phải các lỗi sau đây:
5.1. Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép
không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các
cá nhân có liên quan
9


-

Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình,

-

phiếu thu chi không đủ số liên theo quy định
Các phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị,
kế toán trưởng, thủ quỹ, thiếu định khoản kế toán, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên
quan trong đó phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng
nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”, dòng
“Chứng từ gốc kèm theo…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ

-

kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ
Nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh, không được đánh số liên tục trong năm

-

mà đánh theo tháng…

Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của Công ty nhưng không có quyết định

-

hoặc phê duyệt của thủ trưởng đơn vị
Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty
nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng

-

minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng
Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán nhiều lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp
đồng, hóa đơn
5.2. Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ

-

Một số khoản chi trên 200.000 đồng không có Hóa đơn tài chính
Các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi..; không phục vụ mục đích sản
xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8.3, chi cho tài trợ, ủng hộ,

-

khen thưởng cá nhân trong công ty… Phải điều chỉnh lấy từ quỹ
Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý
hợp lệ khi tính thuế như:
+ Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa
đơn tài chính kèm theo.. (Phải có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ
để khống chế mức chi)
+ Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí

thực tế của doanh nghiệp)
+ Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không
có chứng từ gốc kèm theo
+ Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc
kèm theo
10


+ Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế
công ty...
5.3. Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian
-

Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình, ngày trên Đề nghị thanh toán trước ngày Hóa

-

đơn tài chính
Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic
5.4. Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ
Chi phí cho nhân viên

-

Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.
Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể

-

hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/tháng.

Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có

-

bảng chấm công lưu kèm.
Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.
Chi phí mua nguyên liệu, nhiên liệu

-

Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của

-

người bán hàng.
Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài
chính, không có định mức.
Chi phí dịch vụ mua ngoài

-

Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên
bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình

-

xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.
Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử đi học, Chương trình kế hoạch học tập làm
việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính.
Chi phí bằng tiền

-

Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm.
Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi
dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình

-

xin thanh toán của bộ phận văn phòng.
Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào.
Thanh toán công nợ
11


-

Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật của
người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa

-

và dịch vụ.
Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào.
5.5. Về sổ sách

-

Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán
trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc và thành viên

-

Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.
Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.
Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt quá định mức trong quy chế tài chính.

-

Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền trước và sau ngày khóa sổ.
Có nhiều quỹ tiền mặt.
Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.
Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.
Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế

-

toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng. Thủ quỹ lưu sổ sách của kế

-

toán.
Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)
Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối

-

chiếu.
Hạch toán theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời.
Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng.
Chưa đối chiếu số dư cuối kì với ngân hàng.
Mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng nên khó kiểm tra, kiểm soát số dư.
Có hiện tượng tài khoản ngân hàng bị phong tỏa.
Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số

-

phát sinh.
Phản ánh không hợp lí các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…
Người kí séc không phải là những thành viên được ủy quyền.
Phát sinh quá nhiều nghiệp vụ chuyển tiền tại ngày khóa sổ để lợi dụng sự chậm trễ gửi
giấy báo của ngân hàng.
5.6. Về lưu trữ chứng từ

12


-

Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị

-

chưa lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn.
Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa kịp khoa học như chứng từ công nợ lưu
cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, còn để chứng từ rời không đóng
thành quyển,...

6. Chứng từ điện tử
6.1.

Khái niệm chứng từ điện tử:
Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán mà các yếu tố của nó được thể hiện dưới dạng
dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng
máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

6.2.

Nội dung của chứng từ điện tử:
Chứng từ điện tử phải có các nội dung sau: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán,
ngày tháng năm lập chứng từ kế toán, tên địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế
toán, tên và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán, nội dung nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh; số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi
bằng số. Riêng tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi, tiền phải ghi bằng số và
bằng chữ; chữ ký, họ tên người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng
từ kế toán. Ngoài ra, tuỳ từng loại chứng từ có các nội dung riêng khác nhau.

6.3.

Các quy định về chứng từ điện tử:
Quy định về chứng từ điện tử Luật Kế toán năm 2003 bước đầu thừa nhận sự hiện
hữu của chứng từ điện tử và quy định “hóa đơn điện tử” là một trong bốn hình thức thể
hiện hóa đơn. Tuy nhiên chủ trương “Chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử” đã
mất một thời gian dài trước khi được hiện thực hóa vào năm 2011, với sự ra đời của
Thông tư số 32 /2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện
tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Luật kế toán 2015 quy định về chứng từ điện tử như
sau:

a) Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại
Điều 17 của Luật Kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà
không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như
băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
13


b) Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải
được mã hoá bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.
c) Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như băng
từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
d) Đối với chứng từ điện tử, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông
tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình
thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử
không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở
dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp
để sử dụng khi cần thiết.
e) Tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán, dịch vụ kế toán, kiểm toán sử dụng chứng
từ điện tử phải có các điều kiện sau:
-

Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng
yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử

-

Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực
hiện quy trình lập, sử dụng chứng từ điện tử theo quy trình kế toán và thanh toán

-

Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được uỷ quyền của người đại
diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh
toán điện tử

6.4.

-

Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin

-

Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định.
Giá trị chứng từ điện tử:
Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh
toán thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính và khi đó
chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để
giao dịch, thanh toán. Khi một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính
chuyển thành chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ
kế toán, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Việc chuyển đổi
chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại được thực hiện theo đúng quy
14


định về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu giữ chứng từ điện tử và chứng từ
bằng giấy.
6.5.
-

Lợi ích từ sử dụng chứng từ điện tử:
Giảm chi phí in và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ … so với sử dụng chứng từ
bằng giấy, từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh

-

doanh.
Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của chứng từ điện tử là
quá trình xử lý nhanh, thông tin trên chứng từ điện tử được liên kết trực tiếp vào hệ thống

-

kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hoá, dịch vụ.
Việc lập, gửi/nhận chứng từ cho Khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các
phương tiện điện tử mà không phải gửi chứng từ qua đường bưu điện hoặc nhà vận

6.6.

chuyển.
Giảm rủi ro mất, cháy chứng từ và các khoản phạt liên quan…
Bất cập từ việc sử dụng chứng từ điện tử:
Khi các cơ quan chức năng cần kiểm tra các chứng từ của doanh nghiệp thì doanh
nghiệp phải chuyển từ chứng từ điện tử bằng chứng từ bằng giấy để nộp cho cơ quan chức
năng dẫn đến mất nhiều thời gian và chi phí in.

Tài liệu tham khảo:
1. Giáo trình “Nguyên lý kế toán”, Học viện Ngân hàng
2. “Cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán hợp lý”, />3. “Phân loại chứng từ kế toán”, TS. Đoàn Quang Thiệu, />
loai-chung-tu-ke-toan
4. “Đưa chứng từ điện tử vào nghiệp vụ kế toán”, VietNam Net

5. “Chứng từ kế toán là gì?”, />6. Luật Kế toán

15