Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán, quản lý nhân sự
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (7.71 MB, 150 trang )
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
Kbiz
QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ
QUẢN LÝ SỐ LIỆU SẢN XUẤT
QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG VÀ TRÍCH NỘP THEO LƯƠNG
CÔNG TY TNHH MTV CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ KHẢI HƯNG
Địa chỉ: 87 D15 – KĐT Mỹ Hưng – Q. Cái Răng – TP. Cần Thơ
Điện thoại: 0710 6288666 – Hotline tư vấn KBIZ: 0919994992
Email: – Website: www.muabannho.com
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
MỤC LỤC
1
Bảng thuật ngữ & viết tắt: .................................................................................................................................................7
2
Bảng Hư ớng Dẫn Thao Tác Chung .................................................................................................................................7
3
Đăng nhập Hệ Thống ...........................................................................................................................................................8
3.1
3.2
3.3
Đăng nhập bằng Tài Khoản Người Dùng:.........................................................................................................................8
Đăng nhập bằng mã số nhân viên........................................................................................................................................9
Đăng nhập bằng tài khoản windows trong Domain ...................................................................................................... 10
4
Hệ Thống .............................................................................................................................................................................. 10
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2
4.2.1
4.2.2
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.2.1
4.3.2.2
4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.2.1
4.4.2.2
4.4.2.3
4.5
4.5.1
4.5.2
Cấu hình Chung ................................................................................................................................................................... 10
Chức Năng: ............................................................................................................................................................................ 10
Thao Tác:................................................................................................................................................................................ 10
Nguyên tắc chung khi cập nhật: ......................................................................................................................................... 10
Hệ Số Chương Trình ........................................................................................................................................................... 11
Chức Năng: ............................................................................................................................................................................ 11
Thao tác: ................................................................................................................................................................................. 11
Quản Lý Phân Quyền .......................................................................................................................................................... 12
Chức Năng: ............................................................................................................................................................................ 12
Thao tác: ................................................................................................................................................................................. 12
Thêm Nhó m Quyền (nhóm Chức Năng): ......................................................................................................................... 12
Cập Nhật Nhóm Quyền (Nhóm Chức Năng):.................................................................................................................. 12
Quản Lý Người Dùng .......................................................................................................................................................... 15
Chức Năng: ............................................................................................................................................................................ 15
Thao Tác:................................................................................................................................................................................ 15
Thêm Người Dùng:............................................................................................................................................................... 15
Cập Nhật thông tin Người Dùng: ....................................................................................................................................... 16
Xoá Người Dùng: ................................................................................................................................................................. 16
Thay đổi mật khẩu ............................................................................................................................................................... 16
Chức Năng: ............................................................................................................................................................................ 16
Thao tác: ................................................................................................................................................................................. 16
5
Danh Mục............................................................................................................................................................................. 17
5.1
Qui Tắc Chung để Thêm/Cập Nhật/Xoá dữ liệu ở Danh Mục ..................................................................................... 17
5.1.1
Chức năng: ............................................................................................................................................................................. 17
5.1.2
Thao tác: ................................................................................................................................................................................. 17
5.1.2.1 Thêm: ...................................................................................................................................................................................... 17
5.1.2.2 Cập Nhật:................................................................................................................................................................................ 17
5.1.2.3 Xoá: ......................................................................................................................................................................................... 17
5.2
Một Số trường hợp đặc biệt cần chú ý ............................................................................................................................. 18
5.3
Danh mục mặt hàng ............................................................................................................................................................ 19
5.3.1
Chức năng .............................................................................................................................................................................. 19
5.3.2
Một số màn hình thao tác .................................................................................................................................................... 19
5.4
Danh mục phụ cấp ............................................................................................................................................................... 22
5.4.1
Chức năng .............................................................................................................................................................................. 22
5.4.2
Thao tác .................................................................................................................................................................................. 22
5.4.2.1 Thêm phụ cấp ........................................................................................................................................................................ 22
5.4.2.2 Thêm phụ cấp con................................................................................................................................................................. 23
5.4.2.3 Thêm phụ cấp con là chức vụ ............................................................................................................................................. 24
5.4.2.4 Hiệu ch ỉnh .............................................................................................................................................................................. 25
5.4.2.4.1
Hiệu ch ỉnh nhiều phụ cấp trên danh sách............................................................................................................ 26
5.4.2.4.2
Hiệu ch ỉnh 1 phụ cấp .............................................................................................................................................. 26
5.4.2.5 Xóa .......................................................................................................................................................................................... 26
2/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
6
V4.15
Sản Xuất ............................................................................................................................................................................... 27
6.1
Nhân Sự Nhà Máy................................................................................................................................................................ 27
6.1.1
Chức năng: ............................................................................................................................................................................. 27
6.1.2
Điều Kiện Tiên Quyết:......................................................................................................................................................... 27
6.1.3
Thao Tác:................................................................................................................................................................................ 27
6.1.3.1 Thêm Nhân Sự Nhà Máy:.................................................................................................................................................... 28
6.1.3.2 Cập Nhật Nhân Sự Nhà Máy: ............................................................................................................................................. 28
6.1.3.3 Xoá Nhân Sự Nhà máy: ....................................................................................................................................................... 28
6.2
Qui Trình Sản Xuất.............................................................................................................................................................. 29
6.2.1
Chức Năng: ............................................................................................................................................................................ 29
6.2.2
Thao tác: ................................................................................................................................................................................. 29
6.2.2.1 Thêm Công Đoạn:................................................................................................................................................................. 32
6.2.2.2 Cập Nhật Công Đoạn: .......................................................................................................................................................... 34
6.2.2.2.1
Thêm công việc: ...................................................................................................................................................... 34
6.2.2.2.2
Cập nhật công việc:................................................................................................................................................. 35
6.2.2.2.3
Xóa công việc: ......................................................................................................................................................... 35
6.2.2.2.4
Sao chép danh sách công việc:.............................................................................................................................. 36
6.2.2.3 Xoá Công Đoạn:.................................................................................................................................................................... 36
6.2.2.4 Sao chép Công Đoạn:........................................................................................................................................................... 37
6.3
Danh Mục Công Việc.......................................................................................................................................................... 38
6.3.1
Chức năng: ............................................................................................................................................................................. 38
6.3.2
Thao tác: ................................................................................................................................................................................. 38
6.3.2.1 Thêm Công việc:................................................................................................................................................................... 38
6.3.2.2 Cập Nhật Công Việc:........................................................................................................................................................... 39
6.3.2.3 Xoá Công Việc:..................................................................................................................................................................... 39
6.4
Bố Trí Sản Xuất.................................................................................................................................................................... 40
6.4.1
Chức năng: ............................................................................................................................................................................. 40
6.4.2
Thao tác: ................................................................................................................................................................................. 40
6.4.2.1 Cập Nhật Bố trí SX: ............................................................................................................................................................. 42
6.4.2.2 Kết xuất Excel: ...................................................................................................................................................................... 42
6.5
Kết quả sản xuất theo bộ phận .......................................................................................................................................... 42
6.5.1
Chức năng: ............................................................................................................................................................................. 42
6.5.2
Thao tác: ................................................................................................................................................................................. 42
6.5.2.1 Cập nhật kết quả sản xuất:................................................................................................................................................... 46
6.5.2.1.1
Thêm kết quả sản xuất chi tiết: ............................................................................................................................. 46
6.5.2.1.2
Sửa kết quả sản xuất chi t iết:................................................................................................................................. 46
6.5.2.1.3
Xóa kết quả sản xuất chi tiết : ................................................................................................................................ 46
6.5.2.1.4
Lưu kết quả: ............................................................................................................................................................. 46
6.5.2.2 Thay đổi quỹ lương .............................................................................................................................................................. 47
6.5.2.2.1
Thêm: ........................................................................................................................................................................ 47
6.5.2.2.2
Hiệu ch ỉnh: ............................................................................................................................................................... 47
6.5.2.2.3
Xóa: ........................................................................................................................................................................... 47
6.5.2.3 In bảng sản lượng.................................................................................................................................................................. 47
6.5.2.4 In bảng sản lượng chi t iết .................................................................................................................................................... 48
6.5.2.5 Nhập sản lượng từ excel ...................................................................................................................................................... 48
6.6
Kết quả sản xuất theo cá nhân........................................................................................................................................... 50
6.6.1
Chức năng: ............................................................................................................................................................................. 50
6.6.2
Thao tác: ................................................................................................................................................................................. 50
6.6.2.1 Xem năng suất cá nhân: ....................................................................................................................................................... 53
6.6.2.2 Cập nhật năng suất cá nhân:................................................................................................................................................ 55
6.6.2.2.1
Thêm năng suất chi tiết – Cách 1: ........................................................................................................................ 55
6.6.2.2.2
Thêm năng suất cá nhân chi tiết – Cách 2: ......................................................................................................... 58
6.6.2.2.3
Hiệu ch ỉnh năng suất cá nhân: .............................................................................................................................. 59
6.6.2.2.4
Xóa năng suất cá nhân:........................................................................................................................................... 59
3/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
6.6.2.2.5
Cập nhật năng suất cá nhân của nhân viên khác:............................................................................................... 59
6.6.2.2.6
Lưu kết quả............................................................................................................................................................... 59
6.6.2.3 In bảng năng suất cá nhân: .................................................................................................................................................. 59
7
Nhập sản lượng bằng hệ thống cân điện tử & POS: ................................................................................................ 60
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.2.4
7.2.5
7.2.6
Vị trí công nhân theo ca: .................................................................................................................................................... 60
Nhập sản lượng:................................................................................................................................................................... 62
Chọn nhà máy – phân xưởng .............................................................................................................................................. 62
Chọn lô sản xuất (nếu có) .................................................................................................................................................... 62
Chọn mặt hàng ...................................................................................................................................................................... 63
Thông tin mặt hàng............................................................................................................................................................... 63
Chọn công đoạn – công việc:.............................................................................................................................................. 64
Cân: ......................................................................................................................................................................................... 64
8
Nhân sự - Tiền lương ........................................................................................................................................................ 65
8.1
Lý Lịch Nhân Sự................................................................................................................................................................... 65
8.1.1
Chức năng .............................................................................................................................................................................. 65
8.1.2
Thao tác .................................................................................................................................................................................. 65
8.1.2.1 Xem danh sách nhân sự ....................................................................................................................................................... 65
8.1.2.2 Tìm nhân sự ........................................................................................................................................................................... 68
8.1.2.3 Thêm nhân sự ........................................................................................................................................................................ 69
8.1.2.4 Hiệu ch ỉnh thông tin nhân sự.............................................................................................................................................. 70
8.1.2.4.1
Hiệu ch ỉnh thông tin chung: .................................................................................................................................. 70
8.1.2.4.2
Hiệu ch ỉnh thông tin bố trí..................................................................................................................................... 71
8.1.2.4.2.1
Bố trí mới............................................................................................................................................................. 71
8.1.2.4.2.2
Hiệu ch ỉnh ........................................................................................................................................................... 72
8.1.2.4.2.3
Xóa........................................................................................................................................................................ 72
8.1.2.4.3
Hiệu ch ỉnh thông tin phụ cấp:............................................................................................................................... 72
8.1.2.4.3.1
Thêm phụ cấp: .................................................................................................................................................... 72
8.1.2.4.3.2
Hiệu ch ỉnh phụ cấp:........................................................................................................................................... 73
8.1.2.4.3.3
Xóa phụ cấp: ....................................................................................................................................................... 73
8.1.2.4.4
Xếp lương ................................................................................................................................................................. 73
8.1.2.4.4.1
Thêm lịch sử lương ............................................................................................................................................ 74
8.1.2.4.4.2
Hiệu ch ỉnh lương ................................................................................................................................................ 76
8.1.2.4.4.3
Xóa lịch sử lương ............................................................................................................................................... 76
8.1.2.4.5
Quan hệ gia đình ..................................................................................................................................................... 77
8.1.2.4.5.1
Thêm..................................................................................................................................................................... 77
8.1.2.4.5.2
Hiệu ch ỉnh ........................................................................................................................................................... 78
8.1.2.4.5.3
Xóa........................................................................................................................................................................ 78
8.1.2.4.6
Lưu hồ sơ .................................................................................................................................................................. 78
8.1.2.5 Cập nhật hồ sơ nhân sự........................................................................................................................................................ 78
8.1.2.5.1
Cập nhật hồ sơ đang chọn:..................................................................................................................................... 80
8.1.2.5.1.1
Thông tin cơ bản................................................................................................................................................. 80
8.1.2.5.1.2
Lịch sử bản thân ................................................................................................................................................. 81
8.1.2.5.1.3
Công việc ............................................................................................................................................................. 81
8.1.2.5.1.4
Bố trí..................................................................................................................................................................... 82
8.1.2.5.1.5
Tham g ia tổ chức................................................................................................................................................ 83
8.1.2.5.1.6
Phụ cấp................................................................................................................................................................. 84
8.1.2.5.1.7
Kỹ năng................................................................................................................................................................ 84
8.1.2.5.1.8
Khen thưởng / kỷ luật ........................................................................................................................................ 85
8.1.2.5.1.9
Quá trình đào tạo ................................................................................................................................................ 85
8.1.2.5.1.10
Quá trình công tác .............................................................................................................................................. 86
8.1.2.5.1.11
Quan hệ gia đình ................................................................................................................................................ 86
8.1.2.5.1.12
Diễn b iến lương .................................................................................................................................................. 87
8.1.2.5.2
In sơ yếu lý lịch hồ sơ đang chọn ......................................................................................................................... 87
4/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
8.1.2.5.3
Tìm kiếm & cập nhật hồ sơ khác.......................................................................................................................... 88
8.1.2.6 Xóa hồ sơ nhân sự ................................................................................................................................................................ 90
8.1.2.7 Import danh sách nhân sự.................................................................................................................................................... 92
8.1.2.7.1
Chuẩn bị dữ liệu Excel ........................................................................................................................................... 92
8.1.2.7.2
Import dữ liệu .......................................................................................................................................................... 93
8.1.2.8 Import danh sách tài khoản ngân hàng.............................................................................................................................. 98
8.1.2.8.1
Chuẩn bị dữ liệu Excel ........................................................................................................................................... 98
8.1.2.8.2
Import dữ liệu .......................................................................................................................................................... 98
8.1.2.9 Kết xuất excel b iểu mẫu chấm công .................................................................................................................................. 98
8.1.2.10 Kết xuất excel bảng lý lịch trích ngang............................................................................................................................. 99
8.1.2.11 In thẻ nhân viên ................................................................................................................................................................... 100
8.1.2.12 In sơ yếu lý lịch 1 nhân viên ............................................................................................................................................. 100
8.1.2.13 In sơ yếu lý lịch nhân viên thuộc bộ phận ...................................................................................................................... 101
8.1.2.14 Xem danh sách hợp đồng lao động của nhân viên hiện tại......................................................................................... 101
8.2
Hợp đồng lao động ............................................................................................................................................................ 102
8.2.1
Chức năng ............................................................................................................................................................................ 102
8.2.2
Thao tác ................................................................................................................................................................................ 102
8.2.2.1 Tạo hợp đồng ....................................................................................................................................................................... 103
8.2.2.2 Hiệu ch ỉnh hợp đồng .......................................................................................................................................................... 104
8.2.2.2.1
Nhập thông tin chung ........................................................................................................................................... 104
8.2.2.2.2
Cập nhật tạm hoãn: ............................................................................................................................................... 104
8.2.2.2.2.1
Thêm thông tin tạm hoãn ................................................................................................................................ 104
8.2.2.2.2.2
Hiệu ch ỉnh thông tin tạm hoãn....................................................................................................................... 105
8.2.2.2.2.3
Xóa thông tin tạm hoãn ................................................................................................................................... 105
8.2.2.2.3
Cập nhật thông tin nghỉ việc ............................................................................................................................... 105
8.2.2.2.3.1
Thêm thông tin nghỉ việc ................................................................................................................................ 105
8.2.2.2.3.2
Hiệu ch ỉnh thông tin nghỉ việc....................................................................................................................... 105
8.2.2.2.3.3
Xóa thông tin nghỉ việc ................................................................................................................................... 105
8.2.2.3 Cập nhật hợp đồng lao động ............................................................................................................................................. 106
8.2.2.3.1
Hiệu ch ỉnh: ............................................................................................................................................................. 107
8.2.2.3.2
In hợp đồng lao động............................................................................................................................................ 107
8.2.2.4 Cập nhật phụ lục hợp đồng lao động:.............................................................................................................................. 107
8.2.2.4.1
Thêm phụ lục ......................................................................................................................................................... 108
8.2.2.4.2
Hiệu ch ỉnh phụ lục ................................................................................................................................................ 108
8.2.2.4.3
Xóa phụ lục ............................................................................................................................................................ 109
8.2.2.5 Xóa hợp đồng ...................................................................................................................................................................... 109
8.2.2.6 Cập nhật hợp đồng lao động bộ phận hiện tại................................................................................................................ 109
8.3
Bố trí nhân sự sản xuất..................................................................................................................................................... 111
8.3.1
Chức năng ............................................................................................................................................................................ 111
8.3.2
Thao tác ................................................................................................................................................................................ 111
8.3.2.1 Xem bảng bố trí................................................................................................................................................................... 111
8.3.2.2 Tìm nhân sự:........................................................................................................................................................................ 112
8.3.2.3 Cập nhật bảng bố trí ........................................................................................................................................................... 112
8.3.2.3.1
Thêm nhân sự......................................................................................................................................................... 113
8.3.2.3.2
Hiệu ch ỉnh thông tin ............................................................................................................................................. 113
8.3.2.3.3
Xóa nhân sự............................................................................................................................................................ 113
8.3.2.3.4
Tăng Stt (di chuyển xuống) ................................................................................................................................. 114
8.3.2.3.5
Giảm Stt (di chuyển lên) ...................................................................................................................................... 114
8.3.2.3.6
Xếp Stt giống tháng trước.................................................................................................................................... 115
8.3.2.4 Kết xuất Excel ..................................................................................................................................................................... 115
8.4
Chấm công .......................................................................................................................................................................... 115
8.4.1
Chức năng ............................................................................................................................................................................ 115
8.4.2
Thao tác ................................................................................................................................................................................ 115
8.4.2.1 Xem bảng chấm công......................................................................................................................................................... 116
8.4.2.2 In bảng chấm công.............................................................................................................................................................. 116
5/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
8.4.2.3 Cập nhật chấm công ........................................................................................................................................................... 117
8.4.2.3.1
Có thể nhập giờ công chuẩn bằng cách chọn [+] trong mỗi ô nhâpj liệu trên lưới.................................... 118
8.4.2.3.2
Cập nhật thông tin nghỉ phép .............................................................................................................................. 118
8.4.2.3.3
Nhập bảng chấm công từ tập tin Excel.............................................................................................................. 119
8.5
Đơn giá lương theo năng suất công việc....................................................................................................................... 119
8.5.1
Chức năng ............................................................................................................................................................................ 119
8.5.2
Thao tác ................................................................................................................................................................................ 119
8.5.2.1 Xem đơn giá ......................................................................................................................................................................... 120
8.5.2.2 Cập nhật đơn giá ................................................................................................................................................................. 121
8.5.2.3 In bảng đơn giá.................................................................................................................................................................... 121
8.6
Đơn giá lương theo định mức công việc........................................................................................................................ 121
8.6.1
Chức năng ............................................................................................................................................................................ 121
8.6.2
Thao tác ................................................................................................................................................................................ 122
8.6.2.1 Xem đơn giá ......................................................................................................................................................................... 122
8.6.2.2 Cập nhật đơn giá ................................................................................................................................................................. 123
8.6.2.3 In bảng đơn giá.................................................................................................................................................................... 124
8.7
Lương k ỳ 1 (Tạm ứng)....................................................................................................................................................... 124
8.7.1
Chức năng ............................................................................................................................................................................ 124
8.7.2
Thao tác ................................................................................................................................................................................ 125
8.7.2.1 Xem bảng lương kỳ 1......................................................................................................................................................... 125
8.7.2.2 Cập nhật bảng lương kỳ 1.................................................................................................................................................. 126
8.7.2.3 In bảng lương kỳ 1.............................................................................................................................................................. 126
8.8
Lương tổng hợp .................................................................................................................................................................. 126
8.8.1
Chức năng ............................................................................................................................................................................ 126
8.8.2
Thao tác ................................................................................................................................................................................ 127
8.8.2.1 Xem bảng lương.................................................................................................................................................................. 127
8.8.2.2 In ấn: ..................................................................................................................................................................................... 131
8.8.2.2.1
Bảng tiền lương chi t iết ........................................................................................................................................ 131
8.8.2.2.2
Bảng tiền lương ATM .......................................................................................................................................... 131
8.8.2.2.3
Bảng tiền lương tiền mặt ...................................................................................................................................... 132
8.8.2.2.4
Bảng tiền lương ..................................................................................................................................................... 132
8.8.2.2.5
Phiếu lương cá nhân.............................................................................................................................................. 133
8.8.2.2.6
Bảng đề nghị quỹ lương ....................................................................................................................................... 134
8.8.2.3 Cập nhật khoản thay đổi lương......................................................................................................................................... 134
8.8.2.3.1
Thêm........................................................................................................................................................................ 134
8.8.2.3.2
Hiệu ch ỉnh .............................................................................................................................................................. 136
8.8.2.3.3
Xóa........................................................................................................................................................................... 136
8.8.2.4 Tính lương: .......................................................................................................................................................................... 136
9
Báo cáo................................................................................................................................................................................ 137
9.1
9.2
9.3
9.4
9.4.1
9.4.2
9.4.3
9.4.4
9.5
9.6
9.7
9.8
9.8.1
9.8.2
9.8.3
Thống kê nhân sự ............................................................................................................................................................... 137
Thống kê tình hình nhân sự .............................................................................................................................................. 138
Thống kê phép năm............................................................................................................................................................ 138
Danh sách lý lịch trích ngang.......................................................................................................................................... 139
Chọn mẫu in : Danh sách lý lịch trích ngang .................................................................................................................. 140
Chọn mẫu in : Danh sách cán bộ công nhân viên........................................................................................................... 140
Chọn mẫu in : Danh sách lý lịch trích ngang (đầy đủ) .................................................................................................. 140
Chọn mẫu in : Danh sách tham gia BHXH ..................................................................................................................... 141
Danh sách nghỉ việc .......................................................................................................................................................... 141
Danh sách hết hạn hợp đồng lao động .......................................................................................................................... 142
Danh sách tham gia tổ chức ............................................................................................................................................ 142
Báo cáo tiền lương............................................................................................................................................................. 143
Đơn giá công việc ............................................................................................................................................................... 144
Đơn giá đ ịnh mức ............................................................................................................................................................... 144
Tạm ứng lương kỳ 1 ........................................................................................................................................................... 145
6/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
9.8.4
9.8.5
9.8.6
9.8.7
9.8.8
9.8.9
9.8.10
9.8.11
9.8.12
9.8.13
Bảng tiền lương chi t iết...................................................................................................................................................... 145
Bảng tiền lương ATM ........................................................................................................................................................ 146
Bảng tiền lương tiền mặt ................................................................................................................................................... 146
Bảng tiền lương ................................................................................................................................................................... 147
Chấm công ........................................................................................................................................................................... 147
Bảng sản lượng.................................................................................................................................................................... 148
Bảng sản lượng chi tiết ...................................................................................................................................................... 148
Trích nộp BHXH................................................................................................................................................................. 149
Trích nộp kinh phi công đoàn ........................................................................................................................................... 149
Thống kê thu nhập cá nhân ............................................................................................................................................... 150
10
Phụ lục ................................................................................................................................................................................ 150
1
Bảng thuật ngữ & viết tắt:
TNCN
CSDL
2
Thu nhập cá nhân
Cơ sở dữ liệu
Bảng Hướng Dẫn Thao Tác Chung
STT
Chức năng/Đối tượng
1
Mô tả
Thêm mới
(Ctrl + N)
2
Hiệu chỉnh dòng dữ liệu hiện tại
3
Xóa dòng dữ liệu hiện tại
4
Lưu dữ liệu đang cập nhật
(Ctrl + S)
Bỏ qua dữ liệu đang cập nhật, không lưu lại
5
(Ctrl + Z)
6
Tải lại dữ liệu mới nhất từ máy chủ dữ liệu (Data Server)
(F5)
7
Đóng cửa sổ hiện tại
8
Dòng dữ liệu đang được chọn để cập nhật
9
Thêm một dòng mới
10
Xóa dòng hiện tại
11
Hiển thị danh sách tại dòng hiện tại, cho phép người dùng
chọn 1 giá trị trong danh sách đó
7/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
12
15
Khu vực thông tin chung
16
Khu vực thông tin chi tiết
17
V4.15
Hiển thị một hộp thoại, liệt kê danh sách với nhiều thông tin
hơn, cho phép người dùng chọn 1 giá trị trong danh sách đó
Hiển thị các ô nhập liệu để cập nhật các thông tin chung của
một chứng từ
Khi chọn một dòng dữ liệu trên lưới bên trái thì các thông
tin chung sẽ hiển thị trên khu vực này
Hiện thị lưới dữ liệu để nhập các thông tin chi tiết (có nhiều
dòng khác nhau) của chứng từ
Khi chọn một dòng dữ liệu trên lưới bên trái thì các thông
tin chi tiết sẽ hiển thị trên khu vực này
Khi hộp thoại chọn dữ liệu hiển thị
Sau khi chọn một hoặc nhiều dòng dữ liệu trên lưới
Chọn dòng dữ liệu từ hộp thoại
Nhấn nút
để chọn & điền thông tin vừa chọn
vào khu vực nhập liệu
Sau khi chọn báo cáo cần lập
18
Lập báo cáo thống kê
Nhấn nút
để lập báo cáo
Sau khi báo cáo được lập
In báo cáo thống kê
Nhấn nút
19
3
nếu muốn in báo cáo
Đăng nhập Hệ Thống
Khi khởi động phần mềm Kbiz, hệ thống yêu cầu người sử dụng đăng nhập, nhằm thẩm tra quyền của người
dùng trên các chức năng khi thao tác.
Người sử dụng có thể đăng nhập vào phần mềm theo 1 trong 3 cách:
-
Đăng nhập bằng tài khoản người dùng
-
Đăng nhập bằng mã số nhân viên
-
Đăng nhập bằng tài khoản windows trong Domain
3.1 Đăng nhập bằng Tài Khoản Người Dùng:
-
Giao giện cửa sổ đăng nhập như sau:
-
Người sử dụng nhập tài khoản và mật khẩu vào ô nhập tương ứng
Nếu nhập thông tin tài khoản không hợp lệ, hệ thống xuất hiện thông báo
8/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
Nếu tài khoản hợp lệ, hiển thị giao diện ban đầu của Kbiz
3.2 Đăng nhập bằng mã số nhân viên
9/150
V4.15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
3.3 Đăng nhập bằng tài khoản windows trong Domain
(Không tích hợp theo phiên bản này)
4
Hệ Thống
4.1 Cấu hình Chung
4.1.1
-
Cho phép thiết lập cấu hình ban đầu cho máy cục bộ
4.1.2
-
Chức Năng:
Thao Tác:
Chọn [Hệ Thống > Thông tin Hệ Thống > Cấu Hình Chung]
4.1.3
Nguyên tắc chung khi cập nhật:
-
Chọn Sửa
-
Nhập/Cập nhật thông tin ở các tab:
o Tuỳ Chọn Khởi Động (cấu hình chức năng cần sử dụng ngay khi khởi động chương trình)
o Tuỳ chọn Báo Cáo (cấu hình có cần xem trước báo cáo trước khi in không)
o Tuỳ Chọn Menu (cấu hình từng chức năng có được hiển thị hay không hiển thi, đồng thời
nếu hiển thị thì hiển thị ở đâu)
o Tuỳ Chọn Vị Trí Máy (Cấu hình vị trí máy đang sử dụng)
o Tuỳ Chọn WebServices (cấu hình webserver của hệ thống được thực thi ở server nào)
10/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
Chọn Lưu
-
Các thông tin vừa cấu hình sẽ được lưu và thực thi đúng theo cấu hình
4.2 Hệ Số Chương Trình
4.2.1
-
Chức Năng:
Cho phép quản lý cập nhật thông tin ban đầu của Doanh Nghiệp khi sử dụng phần mềm
4.2.2
Thao tác:
-
Chọn [Hệ Thống > Thông Tin hệ Thống > Hệ Số Chương Trình]
-
Chọn Cập Nhật [
-
Nhập thông tin/Cập Nhật Thông tin Doanh Nghiệp, bao gồm:
]
o Thông tin Doanh Nghiệp
o Thiết Lập năm Kế Toán
o Chọn Đồng tiền hạch toán
o Tuỳ chọn lập hoá đơn
o Phương pháp tính giá xuất
o Ký hiệu chứng từ
o Trích nộp từ lương
o Thu nhập cá nhân
o Tài khoản mặc định
o Nhân Sự-Lương
o Thuế
-
Chọn Lưu [
11/150
]
V4.15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
Thông tin vừa thêm/cập nhật sẽ được lưu vào hệ thống
4.3 Quản Lý Phân Quyền
4.3.1
Chức Năng:
-
Cho phép quản trị phân quyền toàn bộ Nhân Viên trong công ty theo tài khoản
-
Mỗi nhân viên chỉ được quyền thao tác trên những nhóm chức năng nhất định
4.3.2
-
Thao tác:
Chọn [Hệ Thống > Module Phân Quyền > Quản Lý Phân Quyền]
4.3.2.1 Thêm Nhóm Quyền (nhóm Chức Năng):
-
Chọn Thêm
-
Nhập tên Nhóm Quyền
-
Nhập Mô Tả
-
Chọn Lưu
4.3.2.2 Cập Nhật Nhóm Quyền (Nhóm Chức Năng):
-
Chọn Nhóm Quyền
-
Chọn Cập Nhật
-
Cập Nhật Tên Nhóm Quỳên, Mô Tả (nếu cần)
-
Thêm Chức Năng:
o Chọn Thêm Chức Năng (
)
o Hiển thị giao diện cho phép chọn Chức Năng
12/150
V4.15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
o Chọn Chức Năng cần thêm
o Chọn Đồng Ý
o Chức năng vừa chọn sẽ được thêm vào Nhóm Chức Năng đã chọn
-
Xoá Chức Năng:
o Chọn Chức Năng cần Xoá (check vào cột Chọn)
o Chọn Xoá Chức Năng (
)
o Hiển thị thông báo cho phép xác nhân Xoá
13/150
V4.15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
o Chọn Có => Chức năng vừa chọn được xoá khỏi hệ thống
o Chọn Không => Chức năng vừa chọn không được Xoá
-
Thêm Thành viên (người có quyền thao tác từng nhóm chức năng):
) ở danh sách thành viên bên phải
o Chọn Thêm (
o Hiển thị giao diện cho phép chọn Thành Viên
o Chọn Nhân Sự
o Chọn Đồng Ý
o Nhân Sự vừa chọn sẽ được thêm là Thành Viên có quyền thao tác trên Nhóm Quyền đã
chọn
-
Xoá Thành Viên:
o Chọn Nhân Sự
o Chọn Xoá (
)
o Hiển thị thông báo cho phép xác nhận xoá
14/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
o Chọn Có => Thành viên vừa chọn sẽ được xoá, không có quyền thao tác trên Nhóm quyền
đã chọn nữa
o Chọn Không => Thành viên vừa chọn không được xoá
-
Chọn Lưu
-
Tất cả các thông tin vừa cập nhật trên Nhóm Quyền đã chọn sẽ được lưu lại
4.4 Quản Lý Người Dùng
4.4.1
Chức Năng:
-
Quản lý tất cả nhân viên trong hệ thống.
-
Có thể Thêm, Sửa, Xoá, cho phép khoá tài khoản của nhân viên
4.4.2
-
Thao Tác:
Chọn [Hệ Thống > Module Phân Quyền > Quản lý Người Dùng]
4.4.2.1 Thêm Người Dùng:
-
Chọn Thêm
-
Nhập Định Danh (hoặc chọn tài khoản từ Domain bằng cách nhấn nút (
danh)
-
Nhập Mô Tả (nếu cần, không bắt buộc)
-
Chọn Lưu
-
Thông tin Người dùng được lưu vào hệ thống
15/150
) và chọn Định
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
4.4.2.2 Cập Nhật thông tin Người Dùng:
-
Chọn Người Dùng ở danh sách bên trái
-
Chọn Cập Nhật
-
Cập nhật thông tin người dùng
-
Chọn Khoá Tài Khoản (
-
Chọn Lưu
-
Thông tin vừa cập nhật sẽ được lưu vào hệ thống. Nếu Tài khoản nào đã được cập Nhật là có chọn Khoá
Tài Khoản thì Tài khoản đó sẽ không đăng nhập được hệ thống nữa
) nếu muốn khoá người dùng đó tạm thời
4.4.2.3 Xoá Người Dùng:
-
Chọn Người Dùng cần xoá từ danh sách bên trái
-
Chọn Xoá
-
Hiển thị thông báo cho phép xác nhận Xoá
-
Chọn Có => Người dùng vừa chọn sẽ được xoá khỏi hệ thống
-
Chọn Không => Người Dùng vừa chọn không được xoá
4.5 Thay đổi mật khẩu
4.5.1
-
Chức Năng:
Cho phép nhân viên thay đổi mật khẩu các nhân sau khi đăng nhập
4.5.2
Thao tác:
-
Chọn [Hệ Thống > Module Phân Quyền > Thay Đổi Mật Khẩu]
-
Nhập Mật Khẩu hiện tại
-
Nhập Mật Khẩu mới
-
Nhập Xác Nhận mật Khẩu mới
-
Chọn Đồng Ý
16/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
5
V4.15
Mật Khẩu mới được lưu vào hệ thống
Danh Mục
5.1 Qui Tắc Chung để Thêm/Cập Nhật/Xoá dữ liệu ở Danh Mục
5.1.1
Chức năng:
-
Cho phép tạo lập và quản lý toàn bộ thông tin Danh Mục cơ bản cho hệ thống
-
Có thể Thêm, Sửa, Xoá thông tin danh mục
5.1.2
Thao tác:
5.1.2.1 Thêm:
) (hoặc chọn dấu (
) ở thanh điều hướng để chèn thêm dòng rỗng)
-
Chọn Thêm (
-
Nhập thông tin cho Danh mục cần thêm
-
Chọn Lưu
-
Thông tin danh mục vừa thêm sẽ đuợc lưu vào hệ thống
5.1.2.2 Cập Nhật:
-
Chọn thông tin Danh Mục cần cập nhật
-
Chọn Cập Nhật (
màn hình))
-
Cập nhật thông tin cần thiết
-
Chọn Lưu
-
Thông tin vừa cập nhật được Lưu vào hệ thống
) (hoặc có thể cập nhật trực tiếp trên lưới (danh sách danh mục hiển thị ở giữa
5.1.2.3 Xoá:
-
Chọn thông tin danh mục cần xoá
-
Chọn Xoá (
-
Hiển thị giao diện cho phép xác nhận xoá
17/150
) (hoặc chọn dấu (
) ở thanh điều hướng phía dưới sau đó chọn Lưu)
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
Chọn Có => Thông tin danh mục vừa chọn sẽ được xoá khỏi hệ thống
-
Chọn Không => thông tin danh mục vừa chọn không đuợc xoá
V4.15
Chú ý:
o Nếu chọn Xoá thông tin danh mục đang được tham chiếu (đang được sử dụng ở các mục khác) sẽ có
thông báo (không cho phép xoá):
5.2 Một Số trường hợp đặc biệt cần chú ý
Quản lý mặt hàng theo nguyên tắc: Nhóm Mặt Hàng Loại Mặt Hàng Mặt hàng
a. Khi thêm mới 1 Mặt hàng bắt buộc phải chọn Loại Mặt Hàng (cha của Mặt hàng)
b. Khi thêm mới 1 Loại mặt Hàng bắt buộc phải chọn Nhóm Mặt hàng (cha của Loại Mặt Hàng)
c. Chỉ có thể hiệu chỉnh Nhóm Mặt Hàng bằng cách:
-
Mở [Danh Mục > Sản Xuất > Loại Mặt hàng]
-
Chọn dấu (
18/150
) ở cột Nhóm Mặt Hàng ở lưới để mở giao diện Nhóm Mặt hàng
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
Cập Nhật thông tin Nhóm Mặt hàng cần thiết (bao gồm Thêm, Sửa, Xoá)
-
Sau khi cập nhật, Chọn Lưu
-
Thông tin Nhóm Mặt hàng vừa hiệu chỉnh được lưu vào hệ thống
5.3 Danh mục mặt hàng
5.3.1
-
Xem, thêm, sửa, xóa danh sách hàng hóa, sản phẩm
Quản lý hàng hóa theo phân cấp: nhóm hàng hóa loại hàng hóa hàng hóa
Khai báo thuộc tính mỗi loại hàng hóa để định nghĩa quy cách hàng hóa
5.3.2
-
Chức năng
Một số màn hình thao tác
Màn hình tổng quát
19/150
V4.15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
V4.15
-
Panel quản lý nhóm hàng hóa
-
Panel quản lý loại hàng hóa: hiển thị danh sách loại hàng hóa theo mục được chọn trong nhóm hàng hóa
-
Panel thuộc tính hàng hóa: hiển thị danh sách thuộc tính theo mục được chọn trong loại hàng hóa
20/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
V4.15
Panel danh mục hàng hóa: hiển thị danh mục hàng hóa theo mục được chọn trong loại hàng với các
thuộc tính khai báo trong danh sách thuộc tính
21/150
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
5.4 Danh mục phụ cấp
5.4.1
-
Xem, thêm, sửa, xóa danh sách phụ cấp
5.4.2
-
Chức năng
Thao tác
Chọn [Danh mục Nhân sự Phụ cấp]
5.4.2.1 Thêm phụ cấp
-
Chọn [Thêm] (
)
Hệ thống chuyển trạng thái các ô nhập cho phép nhập liệu
-
Nhập thông tin
o Mã phụ cấp
o Tên phụ cấp
o Hệ số
o Mức lương phụ cấp
o Phụ cấp chung (nếu không phân biệt chức vụ, tât cả nhân viên đều được hưởng)
o Phụ cấp chịu thuế (tính thuế TNCN)
22/150
V4.15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
Chọn Lưu (
) để lưu thông tin vừa nhập
-
Hoặc chọn Bỏ qua (
) để hủy bỏ thông tin vừa nhập
5.4.2.2 Thêm phụ cấp con
-
Chọn 1 dòng phụ cấp bât kỳ (trừ các dòng phụ cấp con)
-
Nhấn nút
-
Một dòng dữ liệu mới xuất hiện
-
Nhập thông tin:
o Mã phụ cấp
o Tên phụ cấp
o Hệ số
o Mức lương phụ cấp
o Phụ cấp chung (nếu không phân biệt chức vụ, tât cả nhân viên đều được hưởng)
o Phụ cấp chịu thuế (tính thuế TNCN)
23/150
V4.15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
Chọn Lưu (
) để lưu thông tin vừa nhập
-
Hoặc chọn Bỏ qua (
) để hủy bỏ thông tin vừa nhập
5.4.2.3 Thêm phụ cấp con là chức vụ
-
Chọn 1 dòng phụ cấp bât kỳ (trừ các dòng phụ cấp con)
-
Nhấn nút
-
Hệ thống mở hộp thoại danh mục chức vụ
24/150
V4.15
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Kbiz
-
Chọn các chức vụ cần định nghĩa phụ cấp, chọn
-
Các chức vụ được chọn sẽ được đưa vào danh mục phụ cấp
-
Chọn Lưu (
-
Hoặc chọn Bỏ qua (
) để lưu thông tin vừa nhập
) để hủy bỏ thông tin vừa nhập
5.4.2.4 Hiệu chỉnh
Có 2 cách hiệu chỉnh thông tin 1 phụ cấp
25/150
V4.15
