Xây dựng phần mềm kế toán quản lý tiền lương

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay đã có nhiều tiến bộ mạnh mẽ về công nghệ thông tin, từ một tiềm năng
thông tin đã có trở thành một tài nguyên thực sự tạo ra sự thay đổi lớn trong lĩnh vực
sản xuất, kiến trúc thượng tầng, cơ sở hạ tầng và các cách thức quản lý trong các lĩnh
vực xã hội. Những năm gần đây công nghệ thông tin nước ta cũng đã có những bước
phát triển trên mọi lĩnh vực cuộc sống cũng như trong các lĩnh vực quản lý khác. Một
trong những ứng dụng quan trọng đó là việc sử dụng hệ thống máy tính vào công tác
quản lý và điều hành công việc. Việc làm kế toán trên máy tính luôn là mối quan tâm
hàng đầu của các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao
Thông Ngọc Việt nói riêng.
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đi sâu vào khai thác các phần mềm ứng
dụng cho quản lý, bên cạnh đó cũng xuất hiện nhiều doanh nghiệp cung cấp các phần
mềm ứng dụng tiện ích. Việc quản lý của từng doanh nghiệp là khác nhau nên việc cạnh
tranh hết sức gay gắt, Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt cũng
đang hoà mình vào tiến trình phát triển chung đó. Tuy mới được thành lập nhưng công
ty đã được nhiều người biết đến,là đối tác tin cậy của các công ty trong và ngoài tỉnh
Lào Cai.Với quy mô, tính phức tạp của công việc ngày càng cao nên việc xây dựng một
hệ thống thông tin quản lý không chỉ là một công việc lập trình đơn giản mà phải xây
dựng một cách có hệ thống. Các giai đoạn phân tích thiết kế phải được tiến hành một
cách tỷ mỷ và chính xác. Đặc biệt cần độ chính xác trong việc hoạch định tài chính của
công ty và mức thu nhập của công ty, đó cũng chính là vấn đề cần quan tâm đối với
người làm kế toán trong doanh nghiệp cũng như trong các công ty lớn nhỏ nói riêng.
Có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để làm kế toán trên máy
tính thay cho việc làm kế toán thủ công như trước đây. Do cách thức tổ chức hoạt động
và nhu cầu quản lý mỗi doanh nghiệp là khác nhau nên nhu cầu công tác kế toán của họ
cũng khác nhau rõ rệt. Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt là một
công ty có khả năng tư vấn và thiêt kế các công trình giao thông nên việc cập nhật lưu
trữ, in ấn dữ liệu và thông tin về công ty là nhu cầu cấp thiết. Trong công tác kế toán có
vai trò đặc biệt quan trọng.
Nhận thấy sự cần thiết đó, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tư vấn
Thiết Kế Giao thông Ngọc Việt với sự giúp đỡ tận tình của nhân viên kế toán trong

Công ty, cùng với sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của Thầy giáo Đỗ Minh Nam, em
đã có điều kiện để thực hiện việc tìm hiểu công tác kế toán tiền lương tại công ty .Xuất
phát từ nhu cầu đó em chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán quản lý tiền lương ”
cho báo cáo tốt nghiệp của mình với Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu Access, lập trình bằng
ngôn ngữ Visual Basic 6.0 là mục tiêu đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu công tác quản lý
tiền lương tại Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao thông Ngọc Việt.
Với báo cáo tốt nghiệp này em đã cố gắng để hoàn thành một cách tốt nhất.Tuy
nhiên với khả năng và trình độ có hạn nên không thể tránh khỏi những sai xót.Em rất
mong được tiếp thu ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè để em có điều kiện bổ sung
kiến thức nhằm phục vụ tốt hơn nữa cho công tác thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hưng Yên, ngày 20 tháng 02 năm 2009
Sinh viên
Nguyễn Thị Hảo
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
* Nội dung của báo cáo này gồm 4 chương:
* CHƯƠNG I : Giới thiệu cơ sở thực tập lựa chọn và giới hạn đề tài
* CHƯƠNG II : Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương tại công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt. Phân tích
hệ thông thông tin xây dựng chương trình trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL
server 2005
* CHƯƠNG III : Thiết kế giao diện và xây dựng chương trình trên ngôn
ngữ lập trình visualbasic 6.0
CHƯƠNG I :
GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP, LỰA CHỌN VÀ GIỚI ĐỀ TÀI.
1.1Giới thiệu cơ sở thực tập
1.1.1Giới thiệu chung và sơ lược về công ty
Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt là một doanh nghiệp thuộc
loại hình tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 04 tháng 08 năm 2008
theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0502000744/CTTNHH do Giám đốc Vũ Đình

Văn đăng ký và được UBND tỉnh Lào Cai cấp tháng 08 năm 2008.
Công ty hoạt động trên nguyên tắc: hạch toán và kinh doanh độc lập.
Giám đốc công ty: Vũ Đình Văn
Trụ sở kinh doanh: 198 - Hoàng Liên -TP Lào Cai - Lào Cai.
Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt tư vấn và thiết kế các
công trình giao thông. Tuy mới đi vào hoạt động nhưng công ty đã có một cơ sở làm
việc, đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu của công ty và tiến
trình phát triển chung của đất nước. Hệ thống quản lý dưới sự điều hành trực tiếp của
Giám đốc Vũ Đình Văn, từ một công ty nhỏ với số lượng nhân viên ít nay Ngọc Việt đã
trở thành một công ty vững mạnh và phát triển về mọi mặt.
1.1.2. Đặc điểm hoạt động của công ty.
1.1.2.1 Một số nét chung về công ty
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ GIAO THÔNG NGỌC
VIỆT.
- Hình thức sở hữu vốn: Công ty TNHH một thành viên.
- Chủ sở hữu: Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt.
- Số điện thoại: 0203820895 - 0206299927.
- Mã số thuế: 5300245218.
- Vốn điều lệ của công ty lúc đầu là 2.000.000.000 đồng, đến nay đã tăng lên
3.500.000 đồng.
- Ngành nghề kinh doanh: Công ty chuyên tư vấn thiết kế các công trình giao thông
3.
1.1.2.2 Tổ chức bộ máy hành chính của Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao
Thông Ngọc Việt.
* Ban Giám đốc.
Ban giám đốc gồm 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc.
Giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty với đầy đủ tư cách pháp
nhân. Giám đốc có quyền ký, ban hành các quyết định liên quan đến công ty và phải
chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước pháp luật.
Các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc công ty, các phó giám đốc được quyền

ban hành các quyết định liên quan đến công ty khi được sự ủy quyền của giám đốc. Các
phó giám đốc chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước giám đốc và pháp luật.
* Các phòng ban.
Công ty có 05 phòng ban:
1. phòng Tổ chức - Hành chính.
2. Phòng Tài chính - Kế toán.
3. Phòng vật tư thiết bị.
4. Phòng kế hoạch.
5. Phòng thiết kế.
- Phòng Tổ chức - Hành chính: Có nhiệm vụ xây dựng các chương trình theo
tháng, theo quý, theo năm của công ty. Đồng thời phòng Tổ chức - Hành chính có nhiệm
vụ lưu trữ các hồ sơ, văn bản liên quan đến công ty ( các quyết định, các văn bản luật,
hồ sơ nhân sự,...) theo quy định.
- Phòng Tài chính - Kế toán: Có nhiện vụ hoạch toán kế toán, hoạch toán thống kê
về các chỉ tiêu về tài sản, nguồn vốn của công ty. Lưu trữ các hồ sơ, văn bản liên quan
đến hoạt động hoạch toán, kiểm toán, quyết toán, báo cáo theo quy định.
- Phòng Vật tư thiết bị: Quản lý các quy trình xuất, nhập vật tư thiết bị của công
ty. Tổng hợp, thống kê các số liệu của quy trình xuất, nhập vật tư thiết bị. Bảo dưỡng,
bảo trì vật tư thiết bị trong kho.
- Phòng Kế hoạch: Xây dựng các chiến lược ngắn, trung và dài hạn cho công ty.
- Phòng Thiết kế: Nghiên cứu, thiết kế các công trình. Lập dự toán các công trình.
- Các đội khảo sát: Đo đạc, khảo sát thực địa.
1.1.3 Thực trạng ứng dụng tin học trong công ty.
Trước tình hình ngày càng phát triển của tin học và những thành tựu mà công nghệ
thông tin đã đem lại cho các tổ chức. Công ty TNHH Tư Vấn Thiết kế Giao Thông Ngọc
Việt thấy cần phải tin học hóa trong các công tác của công ty. Và thực tiễn trong việc tin
học hóa đã đem lại cho công ty thành tưu đáng kể.
Hiên nay, công ty được trang bị 18 máy tính và 07 máy in. Số máy tính và máy in
được phân bổ cho các phòng ban.
Các phần mềm tin học hỗ trợ được sử dụng trong công ty:

- Phần mềm kế toán.
- Phần mềm quản lý nhân sự.
- Phần mềm quản lý vật tư.
- Phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản.
- Auto cad + Nova.
1.2. Lí do lựa chọn đề tài mô tả và giới hạn đề tài
1.2.1 Lí do chọn lựa đề tài : kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong điều kiện nền kinh tế thi trường hiên nay, đứng trước sự bùng nổ về kinh tế
cùng với sư cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp và do nhu cầu xã hội ngày càng đa
dạng đòi hỏi các doanh nghiệp phải củng cố và hoàn thiện hơn nếu muốn tồn tại và phát
triển
Một trong những yếu tố giúp công ty ngày càng phát triển là việc tổ chức bộ máy kế
toán nói chung và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng giúp cho
việc hạnh toán tiền lương phải trả cho người lao động và những khoản trích theo lương
được chính xác. Kế toán tiền lương lao động cung cấp các thông tin đầy đủ kịp thời về
lao động để phục vụ cho công tác quản lý và công tác phân phối lao động cũng như tiền
lương phù hợp hơn. Hơn thế nữa tiền lương để trả cho người lao động cũng phải phù
hợp với đặc điểm kinh tế của mỗi đất nước. Ở nước ta, một nước đang phát triển, thì
tiền lương của người lao động phải đảm bảo mối thu nhập giữa công nhân và chủ doanh
nghiệp, giữa người lãnh đào và người bị lãnh đào. Đảm bảo tiền lương danh nghĩa và
tiền lương thực tế không ngừng tăng.Vì vậy chế độ tiền lương đúng đắn sẽ tác động rất
lớn đến việc củng cố và hoàn thiện chính doanh nghiệp.Chính vì thế ý tưởng về một
phần mền tự động tính lương cho công nhân viên đã nảy sinh để giúp việc tính lương
cho kế toán được dễ dàng
1.2.2 Mô tả và giới hạn đề tài
1.2.2.1 Mô tả đề tài
Phần mềm kế toán vật tư hoạt động dựa theo chu trình làm việc của kế toán tiền
lương và các khoản trích theo lương theo phương pháp thủ công nhưng công việc tính
toán, ghi sổ, lập báo cáo là chức năng tự động. Nhân viên kế toán nhập thông tin cần
thiết về các nghiệp vụ vào phần mềm, phần mềm sẽ in bảng lương hàng tháng.,theo các

chỉ tiêu như lương theo phòng ban chức vụ ... Đến cuối kỳ, khi có yêu cầu, phần mềm sẽ
đưa ra cho người dùng những báo cáo, mẫu sổ cần thiết liên quan.
1.2.2.2 Giới hạn đề tài
Như chúng ta đã biết có rất nhiều cách tính lương như tính lương theo sản phản, tính
lương theo thời gian...Nhưng đối với công ty phần mềm kế toán BRAVO nói riêng thi
cánh tính lương như đối với lương hành chính sự nghiệp
Thông tin đầu vào gồm
- hồ sơ nhân viên
- Bảng chi tiết lương
Thông tin đầu ra
- Bảng lương hàng tháng của cán bộ trong công ty
-Bảng lương theo chức vụ
1.2.3 Tính cấp thiết của đề tài
Áp dụng hệ thống thông tin vào lao động kế toán tiền lương tại công ty TNHH Tư
Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt.
Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác động đến mọi lĩnh
vực của đời sống xã hội. đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế, công nghệ thông tin
trở thành mục tiêu then chốt, là phương tiện để tát cả các ngành các lĩnh vực tạo được
sự ổn định và những bước nhảy vọt. Công ty đã áp dụng ứng dụng hệ thống tin học vào
quá trình thu thập và xử lý thông tin là rất càn thiết.
Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán tiền lương của các pgương abs đạt ra nhằm
giải quyết nhữmh tồn tại là:
• Xử lý thủ công
Phương án này dựa trên nguồn nhân lực hiện có, thiết bị hiện có về cơ bản duy trì
công tác theo dõi, quản lý như hiện tại nhưng nâng cao năng suất lao động của bộ phận
tổ chức lao động tiền lương. Phương án này chỉ có thể giải quyết vấn đề trong một thời
gian ngắn và chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn trong theo dõi và quản lý công tác lao
động tiền lương trong dài hạn. Như vậy phương pháp này chi phí thấp nhưng gạp rất
nhiều hạn chế.
• Bố trí bộ phận chuyên trách

Vẫn dựa trên nguyên tắc theo dõi và xử lý thủ công như hiện tại, nhưng sễ bố trí một
nhân lực chuyên biệt cho công tác này. Điều đó sẽ tạo được co cấu cồng kềnh cho bộ
phận tổ chức lao động tiền lương. Bên cạnh đó, khối lượng thông tin lao động tiền
lương phát sinh ngày càng tăng thì khó có thể giải quyết được vấn đề. Phương án này
khó có khả năng thực hiện được do lãnh đạo đơn vị khó chấp nhận thêm lao đông cho
phòng tổ chức.
• Chuyển xử lý toàn bộ trên máy
Đây là phương án mà doanh nghiệp dang bước đầu áp dụng, nó đòi hỏi một khoản
đầu tư cao, xét về mặt tổng quát là đem lại hiệu quả lớn nhất cho dài hạn. Tuy nhiên,
vốn lớn, yêu cầu đào tạo lại toàn bộ đội ngũ cán bộ trong tổ chức kế toán tiền lương khi
toàn bộ đội ngũ cán bộ là những người cao tuổi là hết sức khó khăn. Bên cạnh đó vốn
lớn và nếu áp dụng sễ dôi nhiều lao đọng cần giải quyết công ăn việc làm nên phương
án này rất khó cho quá trình thực hiện.
• Tự viết và thực hiện chương trình
Tự viết và thực hiện chương trình cho riêng công tác quản lý lao động tiền lương tại
doanh nghiệp là phương án có tính phù hợp cao nhất xét trong điều kiện hiện tại của
doanh nghiệp:
- Quy mô đầu tư là thích hợp chỉ chi bồi thường cho cán bộ lập chương trình, không
cần đầu tư chi phí cho phần cứng và phần mềm.
- Nhân lực không tăng phù hợp với khả năng hiên có của lao động, nhất là tận dụng
được khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngũ cán bộ nhân viên.
- Khả năng ứng dụng cao: Chương trình viết ra phù hợp với điều kiên thực tế của
đơn vị, giải quyết được khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiền lương.
- Nâng cao không ngừng trình độ lao động, là bước đệm khi có điều kiện để chuyển
đổi sang xử lý toàn bộ trên máy.
Vậy nhận thấy đây là phương pháp tối ưu nhất đối với công ty.
Em được phân công vào phòng kế toán. Phòng đảm nhận một số nhiêm vụ sau:
- Tổng hợp và lên các báo cáo hàng tháng, các quý và năm về tình hình hoạt động
của công ty.
- hoạch toán kế toán hịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, hoạt động thu chi

tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo tốt cho hoạt động kinh
doanh.
- Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính cho công ty.
- Chỉ đạo, kiểm tra và giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính kế toán
chung của nhà nước.
Trong nhiều mảng công việc trên, em thấy việc quản lý tiền lương của công nhân
viên trong phòng vẫn hoàn toàn làm bằng thủ công, khối lương xử lý dữ liệu lớn, tốn
kém thời gian và công sức. em mong với kiến thức của mình đã được học em sẽ xây
dựng một chương trình để giúp cho công ty cũng như các anh chị trong phòng kế toán
và nhân sự giảm bớt thời gian và công sức để làm việc có hiệu quả hơn. Vì vậy, em đã
chọn đề tài tài thực tập của mình là "Xây dựng phần mềm quản lý tiền lương tại
công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt bằng ngôn ngữ lập trình
Visual Basic".

CHƯƠNG II :
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH Tư Vấn Và Thiết Kế Giao Thông Ngọc
Việt, PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG, XÂY DƯNG CHƯƠNG TRÌNH TRÊN
HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL 2005
2.1. Khái Niệm, Nhiệm Vụ Của Kế Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích
Theo Lương:
2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương
trong sản xuất kinh doanh:
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản phẩm xã hội mà người lao
động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất
nhằm tái sản xuất sức lao động.
Mặt khác, tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm do lao
động tạo ra. Tùy theo cơ chế quản lý mà tiền lương có thể được xác định là một bộ
phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành sản phẩm hay
được xác định là một bộ phận của thu nhập - kết quả tài chính cuối cùng của hoạt

động SXKD trong doanh nghiệp.
Ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng
lao động, để bảo vệ sức khỏe và cuộc sống lâu dài của người lao động, theo chế độ
tài chính hiện hành, người lao động còn được hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội:
- Bảo hiểm xã hội được trích vào chi phí SXKD nhằm trợ cấp cho
trường hợp người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như khi bị ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí mất sức hay tử tuất…
- Bảo hiểm y tế để trợ cấp cho việc phòng, chữa bệnh và chăm sóc sức
khỏe của người lao động.
- Kinh phí công đoàn để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công
đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi của người lao động.
2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Để thực hiện chức năng của kế toán trong việc điều hành quản lý hoạt động
của doanh nghiệp, kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công
đoàn cần thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, phản ánh, tổng hợp kịp thời, đầy đủ và chính xác về số lượng,
chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Tính toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả
cho người lao động và thanh toán đầy đủ, kịp thời.
- Kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao
động, tiền lương, bảo hiểm xã hội…Đồng thời quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi
tiêu quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền lương và các khoản
trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho đối tượng liên quan.
- Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý
và chi tiêu quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, BHYT, KPCĐ từ đó đề xuất các
biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động,
ngăn ngừa các vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách, chế độ về lao động
tiền lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ sử dụng chi
tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động…

2.2. Hình Thức Tính Tiền Lương, Quỹ Tiền Lương Và Các Khoản Trích
Theo Lương:
2.2.1 Hình thức tính tiền lương
Khi tiến hành phân tích HTTT quản lý tiền lương CBCNV tại công ty em đã sử dụng
hai phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu để thu thập thông tin về công ty cũng
như hoạt động tính lương tại công ty. Kết quả thu thập thông tin được thể hiện như sau:
Công ty THHH tư vấn thiết kế giao thông Ngọc Việt có tổng số CBCNV là 52 người
trong đó co 01 Giám đốc, 02 phó Giám đốc, 05 trưởng phòng, 15 nhân viên được đào
tạo bởi các trương ĐH, CĐ có uy tín.Số CBCNV trên làm việc tại 05 phòng ban và đội
khảo sát.
Việc tính toán và quản lý tiền lương được thực hiện hàng tháng do kết toán tiền
lương trong phòng Tài chính - Kế toán đảm nhận.Công việc tính lương được thực hiện
như sau:
Hàng tháng, đội khảo sát tự thực hiện công việc tính công và tính lương cho nhân
viên trong đội căn cứ vào tổng số lương được công ty phân phối trong tháng. Sau đó,
bảng tính công và tính lương của đội sẽ được gửi về phòng Tài chính - Kế toán. Lúc này
cán bộ tiền lương sẽ thực hiện việc kiểm tra bảng lương của đội và cập nhập vào sổ sách
kế toán để lên báo cáo theo các quy định.
Tại văn phòng công ty, kế toán tiền lương trực tiếp ký lương cho CBCNV dựa theo
bảng chấm công do các phòng ban gửi tới.
Trong công tác tính lương CBCNV trong công ty được phân làm 2 loại: CB biên chế
và CB ngoài biên chế. CB biên chế là CB nằm trong biên chế nhà nước.CB ngoài biên
chế là CB hợp đồng, nhân viên tập sự, các CB thuê ngoài.
Lương của CB trong công ty bao gồm 2 phần lương chính: Lương cơ bản và lương
kinh doanh.
+ Lương cơ bản là mức lương được tính theo quy định của nhà nước đối với CB
biên chế và mức lương hợp đồng đối với CB hợp đồng.
+ Lương kinh doanh được tính theo công của CB thực hiện theo tháng. Lương kinh
doanh bao gồm 2 phần: Lương thời gian được tính theo công thời gian và lương sản
phẩm được tính theo công sản phẩm.

Cách tính lương như sau:
+ Đối với CB hợp đồng:
Z = LGCB + LGKD - PT + ĐC.
LGCB = Lương ghi trong hợp đồng
LGKD = LGTG + LGSP.
LGTG = CTG * LGCB /26.
LGSP = CSP * SPP.
SPP = H * HPP.
Chú thích:
Z: Thực lĩnh.
LGCB: Lương cơ bản.
LGKD: Lương kinh doanh.
PT: Các khoản phải trừ.
ĐC: Các khoản được cộng.
CTG: Công thời gian.
CSP: Công sản phẩm.
SPP: Suất phân phối.
HPP: Hệ số phân phối.
H: Hệ số lương sản phẩm.
BHXH: Bảo hiểm xã hội.
BHYT: Bảo hiểm y tế.
Mỗi CB có 1 Hệ số phân phối riêng.
Các khoản trừ:
- BHYT :5% LGCB
- BHXH :20% LGCB
- Tạm ứng = LGCB /2.
- Các khoản phải trừ khác.
+ Đối với CB biên chế:
Z = LGCB + LGKD - PT + ĐC.
LGCB = Hệ số lương và phụ cấp * Mức lương cơ bản.

LGKD = LGTG + LGSP.
LGTG = CTG * LGCB /26.
LGSP = CSP * SPP.
SPP = H * HPP.
Mỗi CB biên chế có 1 mức Hệ số lương và phụ cấp riêng tùy theo thâm niên làm
việc, chức vụ, trình độ chuyên môn.
Mức lương cơ bản là mức lương quy định của nhà nước. Hiện nay mức lương cơ
bản là 540.000 VNĐ.
Các khoản trừ:
- BHXH : 5% LGCB
- BHYT : 1% LGCB
- Tạm ứng = LGCB /2
- Các khoản phải trừ khác.
Đơn vị tạm ứng vào ngày 15 hàng tháng và phát lương vào ngày cuối tháng.
Sau khi tính toán và lên bảng lương, cán bộ tiền lương sễ gửi kế toán chi, thủ quỹ và
in phiếu lưong phát trả CBCNV khi họ lĩnh tiền lương.
Ngoài công việc trên hàng tháng cán bộ tiền lương phải thực hiện các công việc lập
báo cáo định kỳ theo quy định hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cu của ban lãnh đạo.Các
báo cáo có thể là:
1. Bảng thanh toán lương CBCNV (Báo cáo chi tiết lương).
2. Báo cáo tổng hộp lương kinh doanh.
3. Báo cáo tổng hợp lương cơ bản.
4. Danh sách tạm ứng.
Và 1 số báo cáo khác.
* Một số mẫu chứng từ tính lương áp dụng trong công ty
- Bảng chấm công
- Bảng chấm công làm thêm giờ
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
- Bảng thanh toán tiền thưởng

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Đơn vị:………….. Mẫu số : 01a-LĐTL
Bộ phận:………… (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng…năm…
Ngày…..tháng…..năm…..
Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ký hiệu chấm công:
- Lương sản phẩm: SP - Thai sản: TS - Nghỉ bù: NB
- Lương thời gian: + - Tai nạn: T - Nghỉ không lương: KL
- Ốm, điều dưỡng: Ô - Nghỉ phép: P - Ngừng việc: N
- Con ốm: Cô - Hội nghị, học tập: H - Lao động nghĩa vụ: LĐ
1. Mục đích: Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ
việc, nghỉ hưởng BHXH,… để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương
cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.
2. Phương pháp và trách nhiệm ghi
Mỗi bộ phận ( phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm công hàng tháng.
Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác.
Cột C: Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người.
Cột 1 - 31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngáy 01 đến ngày cuối cùng của tháng).
Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương sản phẩm của từng người trong tháng.
Cột 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.
Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từng
người trong tháng.
Cột 35: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương của từng
người trong tháng.
Cột 36: Ghi tổng số công hưởng BHXH của từng người trong tháng.

Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm,…) hoặc người được ủy quyền căn
cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi
vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quy định trong
chứng từ.
Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công
và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc
hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,…về bộ phận kế toán kiểm tra,
đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH.Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký
hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi
vào các cột 32, 33, 34, 35.
Ngày công được quy định là 8 giờ. Khi tổng hợp quy thành ngày công nếu còn giờ
lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa.
Ví dụ: 22 công 4 giờ ghi 22,5
Bảng chấm công được lưu tại phòng (ban, tổ,…) kế toán cùng các chứng từ có liên
quan.
Phương pháp chấm công: Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại
đơn vị để sử dụng 1 trong các phưong pháp chấm công sau:
-Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác
như hội nghị, họp,… thì mỗi ngày dùng 1 ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
Cần chú ý 2 trường hợp:
+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thi châm công
theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất.Ví dụ ngưòi lao động A trong
ngày họp 5 giờ làm lương thời gian 3 giờ thì cả ngày hôm đó chấm"H" (Hội họp).
+Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì chấm công
theo ký tự của công việc diễn ra trước.
-Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm
công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh
ký hiệu tương ứng.
- Chấm công nghỉ bù: nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng
lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ

bù thì châm "NB" và vẫn tính trả lương thời gian
Đơn vị:……………….. Mẫu số: 06-LĐTL
Bộ phận:……………… (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ
Ngày14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM GIỜ
Tháng…..năm…..
Số………….
Tổng số tiền (Viết bằng chữ)……………………………………………………………………………………………
(Kèm theo…..chứng từ gốc: Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ tháng…..năm…..)
Ngày….tháng….năm….
Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
1. Mục đích: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền lương,
tiền công làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo
yêu cầu công việc.
2. Phương pháp và trách nhiệm ghi
Góc trên bên trái của Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải ghi rõ tên đơn vị, bộ
phận làm việc.
Dòng tháng, năm: Ghi rõ tháng và năm mà người lao động tiến hành làm thêm giờ.
Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên của người làm việc thêm giờ.
Cột 1: Ghi hệ số lương người lao động đang hưởng.
Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ mà người lao động đang hưởng.
Cột 3: Ghi tổng hệ số người làm thêm được hưởng (Côt 3 = cột 1 + cột 2).
Cột 4: Ghi tiền lương tháng được hưởng tính bằng: Lương tối thiểu (Theo quy định
của Nhà nước) nhân với (*) Hệ số lương cộng với (+) Phụ cấp chức vụ.
Cột 5: Ghi mức lương ngày được tính bằng Luqoqng tối thiểu (Theo quy định của
Nhà nước) * (Hệ số lương + Hệ số phụ cấp chức vụ)/22 ngày.
Côt 6: Ghi mức lương giờ được tính bằng Cột 5 chia cho 8 giờ.
Cột 7, 9, 11: Số giờ làm thêm ngày thường, số giờ làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật,
số giờ làm thêm ngày lễ căn cứ vào bảng chấm công làm thêm giờ thực tế của tháng đó

để ghi.
Cột 8: Số tiền được hưởng do làm thêm ngày thường được tính: Thành tiền (cột 8)
= Số giờ (cột 7) * Mức lương giờ (cột (6) * Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột 10: Số tiền dược hưởng do làm thêm ngày thứ 7, CN được tính: Thành tiền (cột
10) = Số giờ (cột 9) * Mức lương giờ (cột 6) * Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột 12: Số tiền được hưởng do làm thêm ngày lễ, tết được tính: Thành tiền (cột 12)
= Số giờ (cột 11) * Mức lương giờ * Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột 14: Số tiền được hưởng do làm thêm buổi đêm được tính: Thành tiền (cộy 14) =
Số giờ (côt 13) * Mức lương giờ (cột 6) * Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột 15: Ghi tổng cộng số tiền Cột 15 = cột 8 + cột 10 + cột 12 + cột 14.
Cột 16, 17: Ghi số giờ công nghỉ bù của những ngày làm thêm và số tiền tương ứng
của những ngày nghỉ bù phải trừ không được thanh toán tiền.
Cột 17 = cộy 16 * cột 6 * Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột 18: Ghi số tiền làm thêm thực thanh toán cho người làm thêm.
Cột 18 = cột 15 - cột 17.
Cột C - "Ký nhận": Người làm thêm sau khi nhận tiền phải ký vào cột này.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải kèm theo bảng chấm công làm thêm giờ của
tháng đó, có đầy đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, giám đốc hoặc người
được ủy quyền duyệt. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ được lạp thành 1 bản để làm
căn cứ thanh toán.
Mẫu số: 10-LĐTL
Đơn vi:………………….. (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Bộ phận:………………… Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng TC)


BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG
Tháng…..năm……

Đơn vị tính…………

Ngày….tháng….năm….
Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc
(ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
1.Mục đích : Bảng kê trích nộp các khoản theo lương dùng để xác định số tiền bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp
trong tháng (hoặc quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn.Chứng từ này là cơ
sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lương.
2. Phương pháp và trách nhiệm ghi
Góc bên trái ghi rõ tên đơn vị, bộ phận trích nộp các khoản theo lương.
- Cột A : Ghi số thứ tự.
- Cột B: Ghi số tháng trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ áp dụng trong trường hợp kê
khai theo quý.
- Cột 1 : Ghi tổng quỹ lương dùng làm cơ sở trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Cột 2, 3, 4 : Ghi tổng số tiền BHXH, BHYT phải nộp và trong đó chia theo nguồn
trích tính vào chi phí và tính trừ vào lương của người lao động.
- Cột 5, 6, 7 : Ghi tổng số tiền kinh phí công đoàn phải nộp và chia theo nguồn trích
tính vào chi phí và tính trừ vào lương của người lao động.
- Cột 8 : Ghi số KPCĐ đơn vị phải nộp cấp trên.
- Cột 9 : Ghi số KPCĐ đơn vị được để lại chi tại đơn vị.
Bảng kê được lập thành 2 bản. Bảng kê trích nộp theo lương sau khi lập xong phải
ghi rõ họ tên của người lập, kế toán trưởng, giám đốc.
Đơn vị:…………………….. Mẫu số: 01b-LĐTL
Bộ phận:…………………… (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số:……………
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng….năm….
Ký hiệu chấm công
NT: làm thêm ngày làm việc ( Từ giờ….đến….giờ)
NN:Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật ( Từ giờ….đến….giờ)

NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ….đến….giờ)
Đ:Làm thêm buổi đêm (Từ giờ….đến….giờ)
Ngày….tháng….năm….
Xác nhận của bộ phận (phòng ban) Người chấm công Người duyệt
Có người làm thêm
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
1. Mục đích: Theo dõi ngày công thưc tế làm thêm ngoài giờ đẻ có căn cứ tính thời
gian nghỉ bù hợac thanh toán cho người lao động trong đơn vị.
2. Phương pháp va trách nhiệm ghi
Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc
theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ.
Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người làm việc thêm giờ trong bộ phận công
tác.
Cột 1 đến cột 31: Ghi số giờ làm thêm của các ngày (Từ giờ…đến giờ…) từ ngày
01 đến ngày cuối cùng của tháng.
Cột 32: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thường trong tháng.
Cột 34: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết.
Cột 35: Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối (tính theo quy định của pháp luật)
không thuộc ca làm việc của người lao động.
Hàng ngày tổ trưởng (phòng, ban, tổ, nhóm…) hoặc người được ủy quyền căn cứ
vào số gìơ làm thêm thực tế theo yêu cầu công việc của bộ phận mình để chếm giờ làm
thêm cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 dến cột
31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.
Cuối tháng, người chấm công, phụ trách bộ phận có người làm thêm ký và giám
đốc hoặc người được ủy quyền duyệt vào bảng chấm công làm thêm giờ và chuyển
bảng chấm công làm thêm giờ cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra,
đối chiếu, quy ra công để thanh toán (trường hợp thanh toán tiền). Kế toán căn cứ vào
các ký hiệu chám công của từng người tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi
vào các cột 32, 33, 34, 35
Đơn vị:…………………….. Mẫu số: 11-LĐTL

Bộ phận:…………………… (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Tháng….năm….
Ngày….tháng….năm….
Người lập Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
1. Mục đích: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công thực tế phải trả
(gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế va
kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động (ghi
Có TK 334, TK 335, TK 338 (3382, 3383, 3384)).
2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi
- Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ này gồm có các cột dọc ghi Có TK
334, TK 335, TK 338 (3382, 3383, 3384), các dọng ngang phản ánh tiền lương, bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính cho các đối tương sử dụng lao động.
- Cơ sở lập
+Căn cứ vào bảng thanh toán lương, thanh toán làm đêm, làm thêm giờ… kế toán
tập hợp, phân loại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng tính toán số tiền để ghi vào
bảng phân bổ này theo các dòng phù hợp cột ghi Có TK 334 hoặc ghi Có TK 335.
+Căn cứ vào tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và tổng
số tiền lương phải trả (theo quy định hiện hành) theo từng đối tượng sử dụng tính ra số
tiền phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ để ghi vào các dòng phù hợp cột ghi Có TK 338
(3382, 3383, 3384).
Số liệu của bảng phân bổ này được sử dụng để ghi vào các sổ kế toán có liên quan,
đồng thời được sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, dịch vụ hoàn thàn