Ôn thi công chức cấp xã Lĩnh vực văn phòng, thống kê

UBND TỈNH BÌNH THUẬN
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN
CÔNG CHỨC CẤP XÃ
NỘI DUNG ÔN TẬP THI TUYỂN CÔNG CHỨC CẤP XÃ
CHỨC DANH VĂN PHÒNG – THỐNG KÊ
Tập trung ôn tập những nội dung theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. Cụ
thể các vấn đề sau:
A. PHẦN THI VIẾT

1. LUẬT BAN HÀNH VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT NĂM (Năm
2015)
1.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật (Đ.4)
- Hiến pháp.
- Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
- Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên
tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt
trận Tổ quốc Việt Nam.
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
- Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn
Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
- Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà
nước.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).

- Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành
chính - kinh tế đặc biệt.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là
cấp huyện).
- Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi
chung là cấp xã).
- Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
1. 2. Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND,
UBND cấp xã
1. 2.1. Soạn thảo nghị quyết của HĐND cấp xã (Đ.142)
1. Dự thảo nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã do Ủy ban nhân dân
cùng cấp tổ chức soạn thảo và trình Hội đồng nhân dân.
2. Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo nghị quyết, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức có
liên quan, của Nhân dân tại các thôn, làng, buôn, ấp, bản, phum, sóc, tổ dân
phố, khu phố, khối phố về dự thảo nghị quyết bằng các hình thức thích hợp.
1.2.2. Trình tự xem xét, thông qua dự thảo nghị quyết của HĐND
cấp xã (Đ.143)
1. Dự thảo nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã phải được Ban của
Hội đồng nhân dân cùng cấp thẩm tra trước khi trình Hội đồng nhân dân cấp
xã. Chậm nhất là 03 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân gửi tờ trình, dự thảo nghị quyết và các tài liệu có liên quan đến
các đại biểu Hội đồng nhân dân.
2. Việc xem xét, thông qua dự thảo nghị quyết tại kỳ họp Hội đồng nhân
dân được tiến hành theo trình tự sau đây:

a) Đại diện Ủy ban nhân dân thuyết trình dự thảo nghị quyết;
b) Đại diện Ban của Hội đồng nhân dân được phân công thẩm tra trình
bày báo cáo thẩm tra;
c) Hội đồng nhân dân thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo nghị
quyết.
3. Dự thảo nghị quyết được thông qua khi có quá nửa tổng số đại biểu Hội


đồng nhân dân biểu quyết tán thành.
4. Chủ tịch Hội đồng nhân dân ký chứng thực nghị quyết.
1.2.3. Soạn thảo quyết định của UBND cấp xã (Đ.144)
1. Dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp xã tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo.
2. Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo quyết định, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp xã tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ
chức có liên quan, của Nhân dân tại các thôn, làng, buôn, ấp, bản, phum, sóc, tổ
dân phố, khu phố, khối phố và chỉnh lý dự thảo quyết định.
1.2.4. Trình tự xem xét, thông qua dự thảo quyết định của UBND
cấp xã (Đ.145)
1. Tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo quyết
định, bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viên Ủy ban
nhân dân cấp xã chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày Ủy ban nhân dân
họp.
2. Việc xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp Ủy ban nhân
dân cấp xã được tiến hành theo trình tự sau đây:
a) Đại diện tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo trình bày dự thảo
quyết định;
b) Ủy ban nhân dân thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định.
3. Dự thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên
Ủy ban nhân dân cấp xã biểu quyết tán thành.

4. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký ban hành quyết định.
2. NGHỊ ĐỊNH VÀ THÔNG TƯ QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
2.1.

NGHỊ ĐỊNH SỐ 110/2004 và NGHỊ ĐỊNH số 09/2010 (Theo Văn bản hợp
nhất Số: 01/VBHN-BNV , ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ V/v
hợp nhất NĐ số 110/2004 và NĐ số 09/2010)
2.1.1. Quy định về Thể thức văn bản (Đ.5)
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm
các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;


- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
2.1.2. Quy định về đánh máy, nhân bản (Đ.8)
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó;
2. Nhân bản đúng số lượng quy định;

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
2.1.3. Quy định về Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành (Đ.9)
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ
chức và trước pháp luật.
2. Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức
không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành
văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.
2.1.4. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu (Đ.25)
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện
theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của
Nghị định này.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ
và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:


a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay
của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ

quan, tổ chức;
b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền
hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
2.2. THÔNG TƯ SỐ 14/2011/TT-BNV NGÀY 08/11/2011 CỦA BỘ NỘI
VỤ
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT
ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ, PHƯỜNG,
THỊ TRẤN
2.2.1. Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu (Đ.3)
Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã phải được
quản lý tập trung tại Lưu trữ UBND cấp xã. Các hoạt động nghiệp vụ của công
tác lưu trữ về thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu phải được thực hiện thống nhất theo các quy định tại
Thông tư này và của pháp luật hiện hành.
2.2.2. Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu (Đ.4)
Trách nhiệm của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã
Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch UBND cấp xã về việc thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại
Điều 5 Thông tư này.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức và những người hoạt động không
chuyên trách ở cấp xã.
Cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy
định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ.


5. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tài liệu
lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước,
quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

2.2.3. Nhiệm vụ của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại
UBND cấp xã (Đ.5)
Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ:
1. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản
lý theo lĩnh vực chuyên môn.
2. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu
của HĐND và UBND cấp xã.
3. Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã;
hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về lập hồ sơ công việc; tổ chức sắp
xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác
của HĐND và UBND cấp xã.
4. Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ chức
và cá nhân.
2.2.4. Quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND
và UBND cấp xã
2.2.4.1. Quản lý văn bản đến (Đ.6)
- Tất cả văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được quản lý tập trung,
thống nhất tại Văn thư HĐND và UBND cấp xã. Văn thư HĐND và UBND cấp xã
có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký các văn bản đến, trình Chủ tịch HĐND và
UBND cấp xã (hoặc người được giao trách nhiệm) xin ý kiến phân phối văn bản
và chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm
giải quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Các văn bản
đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được.
- Văn bản đến được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc sử dụng phần
mềm quản lý văn bản trên máy vi tính.
- Văn thư HĐND và UBND cấp xã lập các loại Sổ đăng ký văn bản đến sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức;
+ Sổ đăng ký đơn, thư khiếu nại, tố cáo;

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.


Trường hợp quản lý văn bản bằng chương trình phần mềm trên máy vi
tính, việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm.
Riêng văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng.
2.2.4.2. Quản lý văn bản đi (Đ.7)
1. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại HĐND và UBND cấp xã phải
kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trước khi
phát hành; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu
khẩn, mật (nếu có). Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển
phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo.
2. Văn bản đi phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc sử dụng
phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính.
Văn thư HĐND và UBND cấp xã lập các loại sổ đăng ký văn bản đi sau:
- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt;
- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính còn lại;
- Sổ đăng ký văn bản mật.
Trường hợp quản lý văn bản đi bằng chương trình phần mềm trên máy vi
tính, việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm.
Riêng văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng.
2.2.4.3. Quản lý văn bản mật (Đ.8)
Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được
đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết
định, Chủ tịch UBND cấp xã quy định loại tài liệu mang nội dung thuộc bí mật
nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
Trên bì văn bản mật đóng các dấu chữ ký hiệu độ mật: Tài liệu “Mật” đóng

dấu chữ “C”; tài liệu “Tối mật” đóng dấu chữ “B”; tài liệu “Tuyệt mật” đóng dấu
chữ “A”. Tài liệu mật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết đóng dấu
“Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
Bì văn bản mật được làm bằng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn
thấu qua được; khi cần thiết phải niêm phong bì theo quy định; có phương tiện
vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần
thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển văn bản mật.


Mọi trường hợp giao nhận văn bản mật giữa những người có liên quan đều
phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
Trong trường hợp truyền nội dung bí mật Nhà nước bằng phương tiện viễn
thông và máy tính thì nội dung bí mật nhà nước phải được mã hóa theo quy
định của pháp luật về cơ yếu.
2.2.4.4.Chế độ lưu văn bản (Đ.9)
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại Văn thư HĐND, UBND cấp
xã và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ, công chức trực tiếp
giải quyết công việc đó.
Bản lưu văn bản đi tại Văn thư HĐND, UBND cấp xã phải được đóng dấu và
sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2.2.4.5. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã (Đ.11)
1. Thời hạn giao nộp
a) Tài liệu hành chính sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết
toán;
c) Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình sau 03 tháng kể từ khi công
việc kết thúc.
2. Thủ tục giao nộp
Bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
UBND cấp xã phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã lập 02 bản Biên
bản giao nhận tài liệu.
Bên giao và bên nhận tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản.
3. Trách nhiệm của các bộ phận, cán bộ, công chức
Các bộ phận, cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cấp xã theo thời hạn quy định tại Khoản 1 Điều này. Trường hợp các bộ phận,
cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh
mục gửi Lưu trữ cấp xã nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.
Cán bộ lãnh đạo HĐND, UBND cấp xã, công chức trước khi chuyển công tác,
thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm.
Không được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân, mang về nhà
hoặc sang cơ quan, đơn vị khác. Việc bàn giao hồ sơ tài liệu cho Lưu trữ cấp xã
phải được lập thành văn bản.


2.2.4.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ (Đ.14)
1. Tài liệu lưu trữ của cấp xã phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho
lưu trữ.
2. Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện về bảo vệ, bảo
quản an toàn tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ.
a) Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bố trí độc lập trong trụ
sở UBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m 2;
b) Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực
tiếp của ánh sáng mặt trời;
c) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắc chắn, không bị đột nhập; không
bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị các loại côn trùng phá hoại;
d) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo sạch sẽ và có trang bị quạt thông gió;
đ) Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu;
e) Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy.
3. Phải thực hiện chế độ vệ sinh kho; thực hiện và duy trì các biện pháp

phòng chống côn trùng phá hoại tài liệu.
2.2.4.7. Chế độ báo cáo thống kê, kiểm kê (Đ.16)
1. Hàng năm, Lưu trữ cấp xã phải thực hiện thống kê định kỳ về tài liệu lưu
trữ, phương tiện bảo quản tài liệu và công tác khai thác tài liệu lưu trữ.
2. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01
tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 (theo mẫu biểu tại Quyết định
số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ).
3. Báo cáo thống kê của UBND cấp xã phải gửi về Phòng Nội vụ cấp huyện
theo quy định.
4. Chế độ kiểm kê định kỳ
Lưu trữ cấp xã phải tổ chức kiểm kê tài liệu theo định kỳ mỗi năm một lần
vào ngày 31/12 hàng năm.
2.3. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị
2.3.1. Chỉnh lý tài liệu (Đ.17)
1. Tài liệu trước khi đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ phải được chỉnh
lý. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm
hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu cho cán bộ, công chức HĐND và UBND cấp xã.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;


b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu;
đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
2.3.2. Xác định giá trị tài liệu (Đ.18)
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
- Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách công tác văn phòng - thống kê, Chủ
tịch Hội đồng;

- Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, Ủy viên (kiêm
thư ký Hội đồng);
- Công chức có tài liệu hoặc công chức bộ phận có tài liệu, Ủy viên.
b) Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch UBND cấp
xã quyết định thành phần hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và thành phần tài liệu
hết giá trị.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn
tính bằng số lượng năm;
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
2.3.3. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Đ.19)
1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy
Phòng Nội vụ cấp huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị của cấp xã.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Chủ tịch UBND cấp xã ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý
kiến thẩm tra bằng văn bản của Phòng Nội vụ cấp huyện về Mục lục hồ sơ, tài
liệu giữ lại và Danh mục tài liệu hết giá trị.
3. Quy trình tiêu hủy tài liệu
a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị và
bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (do Lưu trữ UBND hoặc đơn vị chỉnh lý tài
liệu trình); cần thiết phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
b) Hoàn thiện Danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình Chủ tịch UBND
cấp xã xem xét;


c) Làm thủ tục đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;
d) Căn cứ vào ý kiến thẩm tra của Phòng Nội vụ cấp huyện, hoàn thiện hồ
sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã ban hành quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
đ) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

e) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
4. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;
b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người làm công tác văn
thư, lưu trữ tại UBND cấp xã (quản lý kho lưu trữ) và người thực hiện tiêu hủy
tài liệu hết giá trị;
c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Có thể thực hiện tại trụ sở UBND
cấp xã hoặc có thể chuyển đến các cơ sở sản xuất giấy để tái chế;
d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị và Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản của Phòng Nội vụ cấp huyện về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
đ) Quyết định của Chủ tịch UBND cấp xã cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá
trị;
e) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
h) Quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Nếu chưa
thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu);
i) Các tài liệu liên quan khác.
Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ xã trong thời
hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.
3. NHỮNG NỘI DUNG VỀ THỐNG KÊ
3.1.

LUẬT THỐNG KÊ (Năm 2015)
3.1.1. Mục đích của hoạt động thống kê (Đ.4)
1. Hoạt động thống kê nhà nước nhằm cung cấp thông tin thống kê phục vụ
các mục đích sau đây:

a) Đáp ứng yêu cầu đánh giá, dự báo tình hình, hoạch định chiến lược, xây
dựng kế hoạch, quy hoạch chính sách, quản lý, điều hành phát triển kinh tế - xã
hội;
b) Đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát việc thực hiện chiến lược, kế hoạch,
chính sách phát triển kinh tế - xã hội;
c) Đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin thống kê của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
2. Hoạt động thống kê ngoài thống kê nhà nước nhằm cung cấp thông tin
thống kê phục vụ nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân và đáp
ứng nhu cầu hợp pháp, chính đáng khác.
3.1.2. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân được điều tra thống kê
(Đ.33)
1. Tổ chức, cá nhân được điều tra thống kê có các quyền sau đây:
a) Được thông báo về quyết định, mục đích, yêu cầu, phạm vi, nội dung chủ
yếu và thời hạn của cuộc điều tra;
b) Được bảo đảm bí mật thông tin đã cung cấp cho điều tra viên thống kê
theo quy định tại Điều 57 của Luật này;
c) Khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật về điều tra thống kê.
2. Tổ chức, cá nhân được điều tra thống kê có các nghĩa vụ sau đây:
a) Cung cấp thông tin trung thực, chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn theo
yêu cầu của điều tra viên thống kê hoặc cơ quan tiến hành điều tra thống kê;
b) Không được từ chối hoặc cản trở việc cung cấp thông tin điều tra thống
kê;
c) Chịu sự kiểm tra của cơ quan tiến hành điều tra thống kê và thanh tra
chuyên ngành thống kê về thông tin đã cung cấp.
3.1.3. Quyền và nghĩa vụ của điều tra viên thống kê (Đ.34)
1. Điều tra viên thống kê có các quyền sau đây:
a) Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ trong thực hiện nhiệm vụ thu thập

thông tin theo phương án điều tra thống kê và hướng dẫn của cơ quan tiến
hành điều tra thống kê;
b) Được tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ điều tra thống kê, được trang
bị phương tiện phục vụ công việc thu thập thông tin và được trả công;
c) Yêu cầu đối tượng điều tra thống kê cung cấp thông tin theo phương án
điều tra thống kê và hướng dẫn của cơ quan tiến hành điều tra thống kê.


2. Điều tra viên thống kê có các nghĩa vụ sau đây:
a) Thực hiện thu thập thông tin theo đúng phương án điều tra thống kê và
hướng dẫn của cơ quan tiến hành điều tra thống kê;
b) Giữ bí mật thông tin thu thập từ tổ chức, cá nhân được điều tra thống
kê;
c) Giao nộp tài liệu, phiếu điều tra theo hướng dẫn của cơ quan tiến hành
điều tra thống kê.
3.1.4. Tổ chức thống kê nhà nước
Hoạt động thống kê tại đơn vị hành chính cấp xã (Đ.64)
Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác thống
kê phục vụ yêu cầu quản lý của cấp xã, thực hiện điều tra thống kê và chế độ báo
cáo thống kê của nhà nước.
3.2. NGHỊ ĐỊNH Số: 94/2016/NĐ-CP NGÀY 01/7/2016 CỦA CHÍNH
PHỦ QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA
LUẬT THỐNG KÊ
Tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với người làm công tác
thống kê trong hoạt động thống kê nhà nước (Đ.13)
1. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo của người làm công tác thống kê trong
hoạt động thống kê nhà nước tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành.
2. Hàng năm, cơ quan thống kê trung ương có trách nhiệm giúp Bộ trưởng
Bộ Kế hoạch và Đầu tư đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho Điều tra
viên thống kê, cộng tác viên thống kê và người làm công tác thống kê trong hoạt

động thống kê nhà nước.
3. Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành thông tư
ban hành chức danh, mã số và tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành
thống kê thay thế Quyết định số 03/2008/QĐ-BNV ngày 12 tháng 11 năm 2008
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành chức danh, mã số và tiêu chuẩn nghiệp vụ
các ngạch công chức ngành thống kê.
3.3. THÔNG TƯ SỐ 02/2011/TT – BKHĐT NGÀY 10/1/2011
Quy định nội dung Hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia; danh mục và
nội dung Hệ thống chỉ tiêu thống kê cấp tỉnh, huyện, xã
•

Thông tư này nghe có vẽ quy định những vấn đề sát thực về thống kê của
chính quyền cấp xã, nhưng thực chất chẳng có là bao
Nội dung Hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia; danh mục và nội dung
Hệ thống chỉ tiêu thống kê cấp tỉnh, huyện, xã (Đ.1)


1. Nội dung hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia theo Danh mục Hệ thống
chỉ tiêu thống kê quốc gia được quy định tại Quyết định số 43/2010/QĐ-TTg
ngày 02 tháng 6 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ.
2. Danh mục và nội dung Hệ thống chỉ tiêu thống kê áp dụng đối với tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là Hệ thống chỉ tiêu thống kê cấp
tỉnh);
3. Danh mục và nội dung Hệ thống chỉ tiêu thống kê áp dụng đối với huyện,
quận, thị xã và thành phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt là Hệ thống chỉ tiêu thống kê
cấp huyện);
4. Danh mục và nội dung Hệ thống chỉ tiêu thống kê áp dụng đối với xã,
phường và thị trấn (gọi tắt là Hệ thống chỉ tiêu thống kê cấp xã).
4. QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ
NƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày02 tháng8

năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ)
4.1. Trang phục của cán bộ, công chức, viên chức
4.1.1. Trang phục (Đ.5)
1. Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn
gàng, lịch sự.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy
định của pháp luật.
4.1.2. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức (Đ.7)
1. Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.
2. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên,
chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.
3. Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán bộ,
công chức, viên chức.
4.1.3. Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức
- Giao tiếp và ứng xử với nhân dân (Đ.9)
Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải
nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định
liên quan đến giải quyết công việc.
Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng
nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
- Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp (Đ.10)


Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức
phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
-

Giao tiếp qua điện thoại
Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ
quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc;

không ngắt điện thoại đột ngột.
5. QUY TẮC ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC LÀM VIỆC
TRONG BỘ MÁY CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG (Ban hành kèm theo Quyết
định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ)
5.1. Chuẩn mực xử sự của cán bộ, công chức, viên chức trong khi thi
hành nhiệm vụ, công vụ
5.1.1. Những việc cán bộ, công chức, viên chức phải làm
5.1.1.1. Quy định về việc chấp hành các quyết định đối với cán bộ,
công chức, viên chức khi thực thi nhiệm vụ, công vụ (Đ.6)
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi thực thi nhiệm vụ, công vụ phải chấp
hành quyết định của cấp có thẩm quyền. Cán bộ, công chức, viên chức được giao
nhiệm vụ phải phối hợp với cán bộ, công chức, viên chức khác trong cùng cơ
quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác có
liên quan để thực hiện nhiệm vụ, công vụ có hiệu quả.
2. Cán bộ, công chức, viên chức khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ phải chấp
hành quyết định của cấp quản lý trực tiếp. Trường hợp có quyết định của cấp
trên cấp quản lý trực tiếp thì cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện theo
quyết định của cấp có thẩm quyền cao nhất, đồng thời có trách nhiệm báo cáo
cấp quản lý trực tiếp của mình về việc thực hiện quyết định đó.
Khi thực hiện quyết định của cấp có thẩm quyền, cán bộ, công chức, viên
chức phát hiện quyết định đó trái pháp luật hoặc không phù hợp với thực tiễn
thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định. Trong trường hợp vẫn phải chấp
hành quyết định thì phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người ra quyết định
và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả gây ra do việc thực hiện quyết định
đó.
3. Cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa
phương cấp trên có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các quyết định của cán
bộ, công chức, viên chức cấp dưới thuộc lĩnh vực được giao. Cán bộ, công chức,
viên chức có trách nhiệm phát hiện và báo cáo kịp thời với người ra quyết định

cùng cấp, cấp dưới hoặc người ra quyết định của cấp trên về những quyết định


có căn cứ trái pháp luật hoặc không phù hợp với thực tiễn thuộc lĩnh vực được
giao.
5.1.1.2. Quy định về giải quyết các yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ
chức và công dân khi cán bộ, công chức, viên chức thực thi nhiệm vụ,
công vụ (Đ.7)
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi được giao nhiệm vụ, công vụ để giải
quyết các yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân phải có trách nhiệm
hướng dẫn công khai quy trình thực hiện đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
bảo đảm các yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân được giải quyết
đúng luật, đúng thời gian quy định. Trường hợp công việc cần kéo dài quá thời
gian quy định, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thông báo công khai
cho cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân có yêu cầu biết rõ lý do.
2. Cán bộ, công chức, viên chức khi được giao nhiệm vụ, công vụ để giải
quyết các yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân phải chịu trách
nhiệm về hành vi của mình theo đúng quy định của pháp luật.
5.1.1.3. Quy định trong giao tiếp hành chính (Đ.8)
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi làm việc tại công sở và trong thời gian
thực thi nhiệm vụ, công vụ phải mặc trang phục đúng quy định chung và quy
định của từng ngành, lĩnh vực; phải đeo thẻ công chức theo quy định; phải đeo
phù hiệu của các lĩnh vực đã được pháp luật quy định; phải giữ uy tín, danh dự
cho cơ quan, đơn vị, lãnh đạo và đồng nghiệp.
2. Trong giao tiếp tại công sở và với công dân, cán bộ, công chức, viên chức
phải có thái độ lịch sự, hoà nhã, văn minh. Khi giao dịch trực tiếp, hoặc bằng văn
bản hành chính hoặc qua các phương tiện thông tin (điện thoại, thư tín, qua
mạng...) phải bảo đảm thông tin trao đổi đúng nội dung công việc mà cơ quan,
đơn vị, tổ chức và công dân cần hướng dẫn, trả lời.
3. Cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo trong quản lý, điều hành hoạt

động của cơ quan, đơn vị phải nắm bắt kịp thời tâm lý của cán bộ, công chức,
viên chức thuộc thẩm quyền quản lý để có cách thức điều hành phù hợp với từng
đối tượng nhằm phát huy khả năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động trong
việc thực hiện nhiệm vụ, công vụ của cán bộ, công chức, viên chức; phát huy dân
chủ, tạo điều kiện trong học tập và phát huy sáng kiến của cán bộ, công chức,
viên chức; tôn trọng và tạo niềm tin cho cán bộ, công chức, viên chức khi giao và
chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, công vụ; bảo vệ danh dự của cán bộ, công chức, viên
chức khi bị phản ánh, khiếu nại, tố cáo không đúng sự thật.
4. Cán bộ, công chức, viên chức thừa hành chuyên môn nghiệp vụ phải tôn
trọng địa vị của người lãnh đạo, phục tùng và chấp hành nhiệm vụ được giao


đồng thời phát huy tinh thần tự chủ, dám chịu trách nhiệm; có trách nhiệm
đóng góp ý kiến trong hoạt động, điều hành của cơ quan, đơn vị mình bảo đảm
cho hoạt động nhiệm vụ, công vụ đạt hiệu quả.
5. Trong quan hệ đồng nghiệp cán bộ, công chức, viên chức phải chân
thành, nhiệt tình bảo đảm sự đoàn kết; phối hợp và góp ý trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ, công vụ để công việc được giải quyết nhanh và hiệu quả.
5.2. Những việc cán bộ, công chức, viên chức không được làm trong
quan hệ nhiệm vụ, công vụ (Đ.10)
1. Cán bộ, công chức, viên chức không được trốn tránh, đùn đẩy trách
nhiệm khi nhiệm vụ, công vụ do mình thực hiện gây ra hậu quả ảnh hưởng đến
hoạt động của cơ quan, đơn vị mình hoặc của cơ quan, đơn vị, tổ chức khác hoặc
vi phạm tới quyền lợi chính đáng, danh dự và nhân phẩm của công dân.
2. Cán bộ, công chức, viên chức không được cố tình kéo dài thời gian hoặc
từ chối sự phối hợp của những người trong cơ quan, đơn vị mình hoặc cơ quan,
đơn vị, tổ chức có liên quan và của công dân khi thực hiện nhiệm vụ, công vụ.
3. Cán bộ, công chức, viên chức không được che giấu, bưng bít và làm sai
lệch nội dung các phản ảnh của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong cơ
quan, đơn vị mình hoặc cơ quan, đơn vị, tổ chức khác hoặc của công dân về

những việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ do mình được giao thực hiện
không đúng quy định của pháp luật.
5.3. Những việc cán bộ, công chức, viên chức không được làm khi
giải quyết các yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và của công dân
1. Cán bộ, công chức, viên chức khi được giao giải quyết các yêu cầu của cơ
quan, đơn vị, tổ chức và của công dân không được từ chối các yêu cầu đúng
pháp luật của người cần được giải quyết phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được
giao.
2. Cán bộ, công chức, viên chức không được làm mất, hư hỏng hoặc làm sai
lệnh hồ sơ, tài liệu liên quan đến yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và công
dân khi được giao nhiệm vụ giải quyết.
3. Cán bộ, công chức, viên chức không được làm lộ bí mật Nhà nước, bí mật
công tác và bí mật nội dung đơn thư khiếu nại, tố cáo của cơ quan, đơn vị, tổ
chức và công dân theo quy định của pháp luật.
5.4. Chuẩn mực xử sự của cán bộ, công chức, viên chức trong quan
hệ xã hội
5.4.1. Các quy định cán bộ, công chức cấp xã phải làm (Đ.13)


Cán bộ, công chức cấp xã quy định tại khoản 3 Điều 2 của Quy tắc này
ngoài việc phải thực hiện các quy định tại Quy tắc này, thì tại địa bàn đang công
tác còn phải thực hiện các quy định sau:
1. Hướng dẫn cộng đồng dân cư phát triển kinh tế gia đình; tuyên truyền
phổ biến giáo dục pháp luật trong cộng đồng dân cư .
2. Hướng dẫn cộng đồng dân cư thực hiện kế hoạch dân số và gia đình,
phòng chống bệnh tật, phòng chống tệ nạn xã hội, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ môi
trường theo quy định của pháp luật.
3. Hướng dẫn cộng đồng dân cư thực hiện phong trào toàn dân đoàn kết,
xây dựng đời sống văn hoá theo quy định chung và của cộng đồng.
4. Hướng dẫn cộng đồng dân cư nâng cao trình độ hiểu biết về các lĩnh vực

phù hợp với yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
5.4.2. Các quy định những việc cán bộ, công chức, viên chức không
được làm trong quan hệ xã hội (Đ. 14)
1. Cán bộ, công chức, viên chức không được lợi dụng chức vụ, quyền hạn,
mạo danh để tạo thanh thế khi tham gia các hoạt động trong xã hội.
2. Cán bộ, công chức, viên chức không được sử dụng các tài sản, phương
tiện công cho các hoạt động xã hội không thuộc hoạt động nhiệm vụ, công vụ.
3. Cán bộ, công chức, viên chức không được tổ chức các hoạt động cưới hỏi,
ma chay, mừng thọ, sinh nhật, tân gia, thăng chức và các hoạt động khác của
bản thân và gia đình vì mục đích vụ lợi.
5.5. Các quy định cán bộ, công chức, viên chức không được làm trong
ứng xử nơi công cộng (Đ.15)
1. Cán bộ, công chức, viên chức không được vi phạm các quy định về nội
quy, quy tắc ở nơi công cộng; không được vi phạm các chuẩn mực về thuần
phong mỹ tục tại nơi công cộng để bảo đảm sự văn minh, tiến bộ của xã hội.
2. Cán bộ, công chức, viên chức không được vi phạm các quy định về đạo
đức công dân đã được pháp luật quy định hoặc đã được cộng đồng dân cư thống
nhất thực hiện.
B. PHẦN THI TRẮC NGHIỆM
1. THÔNG TƯ SỐ 06/2012/TT-BNV NGÀY 30/10/2012 CỦA BỘ NỘI
VỤ HƯỚNG DẪN VỀ CHỨC TRÁCH, TIÊU CHUẨN CỤ THỂ, NHIỆM VỤ VÀ
TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC CẤP XÃ
1.1. Tiêu chuẩn cụ thể
1. Công chức cấp xã phải có đủ các tiêu chuẩn chung quy định tại Điều 3
Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về


công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Nghị định số
112/2011/NĐ-CP) và các tiêu chuẩn cụ thể sau:
a) Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên;

b) Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thông;
c) Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp trở lên của
ngành đào tạo phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của chức danh công chức được
đảm nhiệm;
d) Trình độ tin học: Có chứng chỉ tin học văn phòng trình độ A trở lên;
đ) Tiếng dân tộc thiểu số: Ở địa bàn công tác phải sử dụng tiếng dân tộc
thiểu số trong hoạt động công vụ thì phải biết thành thạo tiếng dân tộc thiểu số
phù hợp với địa bàn công tác đó; nếu khi tuyển dụng mà chưa biết tiếng dân tộc
thiểu số thì sau khi tuyển dụng phải hoàn thành lớp học tiếng dân tộc thiểu số
phù hợp với địa bàn công tác được phân công;
e) Sau khi được tuyển dụng phải hoàn thành lớp đào tạo, bồi dưỡng quản
lý hành chính nhà nước và lớp đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị theo chương
trình đối với chức danh công chức cấp xã hiện đảm nhiệm.
3. Căn cứ vào tiêu chuẩn của công chức cấp xã quy định tại khoản 1 và
khoản 2 Điều này và căn cứ vào điều kiện thực tế của địa phương, Ủy ban nhân
dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương sau đây gọi chung là cấp tỉnh) được xem xét, quyết định:
a) Giảm một cấp về trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn đối với công
chức làm việc tại xã đã được cơ quan có thẩm quyền công nhận thuộc khu vực
miền núi, biên giới, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng dân tộc thiểu số, vùng có
điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; đồng thời xây dựng và tổ chức thực
hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để chuẩn hóa công chức cấp xã theo quy định
tại khoản 1 và khoản 2 Điều này;
b) Ngành đào tạo phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của từng chức danh công
chức cấp xã;
c) Thời gian để công chức cấp xã mới được tuyển dụng phải hoàn thành
lớp học tiếng dân tộc thiểu số; lớp đào tạo, bồi dưỡng quản lý hành chính nhà
nước và lớp đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị theo quy định tại điểm đ, điểm e
khoản 1 Điều này.
4. Tiêu chuẩn cụ thể của công chức cấp xã quy định tại khoản 1, khoản 2 và

khoản 3 Điều này là căn cứ để các địa phương thực hiện công tác quy hoạch, tạo
nguồn, tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, xếp lương, nâng bậc
lương và thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với công chức cấp xã.
1.2. Nhiệm vụ của công chức Văn phòng - Thống kê (Đ. 5 TT
06/2012)


1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê,
tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và
thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
b) Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ
chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
c) Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy ban
nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng
hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân
cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện
kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát
triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa
bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành

và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
1.3. Tuyển dụng công chức cấp xã
1.3.1. Điều kiện đăng ký dự tuyển (Đ.10)
1. Điều kiện đăng ký dự tuyển công chức cấp xã thực hiện theo quy định tại
Điều 6 Nghị định số 112/2011/NĐ-CP, trong đó:
a) Điều kiện về văn bằng, chứng chỉ: Không phân biệt hình thức đào tạo và
loại hình đào tạo công lập, ngoài công lập;
b) Các điều kiện khác quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số
112/2011/NĐ-CP theo yêu cầu của chức danh công chức cấp xã cần tuyển dụng
do Ủy ban nhân dân cấp xã xây dựng gắn với ngành đào tạo, các kỹ năng, kinh
nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn cụ thể và nhiệm vụ đối với từng chức danh công
chức cấp xã quy định tại Thông tư này.


2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản báo cáo về các điều kiện
đăng ký dự tuyển công chức cấp xã quy định tại khoản 1 Điều này để Ủy ban
nhân dân cấp huyện xem xét, quyết định.
1.3.2. Nội dung thi môn nghiệp vụ chuyên ngành
Nội dung thi môn nghiệp vụ chuyên ngành trong kỳ thi tuyển công chức cấp
xã phải căn cứ vào tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn và nhiệm vụ của từng
chức danh công chức cần tuyển dụng.
2. CÁC QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
2.1. Luật Lưu trữ (Năm 2011)
2.1.1. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan (Đ.10)
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài
liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định

của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
2.1.2. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn (Đ.14)
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường,
thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn.
Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ,
quyền lợi theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống
kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về
lưu trữ.
2.2. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 CỦA Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
2.2.1.Quốc hiệu (Đ.6)
Kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2
trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;


Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không
dùng lệnh Underline). (Tham khảo thêm các ví dụ về vấn đề này tại Thông
tư 01/2011 ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ)

2.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (Đ.7)
Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức
chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành
nhiều dòng. (Tham khảo thêm các ví dụ về vấn đề này tại Thông tư
01/2011 ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ)
2.2.3. Số, ký hiệu của văn bản (Đ.8)
Kỹ thuật trình bày: Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3,
được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10
phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),
giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
(Tham khảo thêm các ví dụ về vấn đề này tại Thông tư 01/2011 ngày
19/11/2011 của Bộ Nội vụ)
2.2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản (Đ.9)
Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa

danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc
hiệu. (Tham khảo thêm các ví dụ về vấn đề này tại Thông tư 01/2011
ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ)
2.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (Đ.10)
Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay
dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên
dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài
của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. (Tham khảo thêm các ví dụ về
vấn đề này tại Thông tư 01/2011 ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ)
2.2.6. Nội dung văn bản (Đ.11)
Kỹ thuật trình bày
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn
đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn
bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi
vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn
(paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line
spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt
(exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5
lines).
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn
cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết
thúc bằng dấu “phẩy”. (Tham khảo thêm vấn đề này tại Thông tư 01/2011
ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ)
2.2.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền (Đ.12)
Kỹ thuật trình bày

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác
của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”,
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ
in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. (Tham khảo thêm các ví dụ
về vấn đề này tại Thông tư 01/2011 ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ)


Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với
quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
2.2.8. Dấu của cơ quan, tổ chức (Đ.13)
2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên
một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
2.2.8. Nơi nhận (Đ.14)
Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a (đối với công văn) được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan,
tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng
có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu
hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và

các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối
dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu
hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy,
chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu
(chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.


2.3. THÔNG TƯ SỐ 14/2011/TT-BNV NGÀY 08/11/2011 CỦA BỘ NỘI
VỤ QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT
ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ, PHƯỜNG,
THỊ TRẤN
2.3.1. Nhiệm vụ của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại
UBND cấp xã (Đ.5)
Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ:
1. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản
lý theo lĩnh vực chuyên môn.
2. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu
của HĐND và UBND cấp xã.
3. Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã;
hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về lập hồ sơ công việc; tổ chức sắp
xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác
của HĐND và UBND cấp xã.

4. Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ chức
và cá nhân.
2.3.2. Quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND
và UBND cấp xã
2.3.2.1. Quản lý văn bản đến (Đ.6)
- Tất cả văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được quản lý tập trung,
thống nhất tại Văn thư HĐND và UBND cấp xã. Văn thư HĐND và UBND cấp xã
có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký các văn bản đến, trình Chủ tịch HĐND và
UBND cấp xã (hoặc người được giao trách nhiệm) xin ý kiến phân phối văn bản
và chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm
giải quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Các văn bản
đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được.
- Văn bản đến được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc sử dụng
phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính.
- Văn thư HĐND và UBND cấp xã lập các loại Sổ đăng ký văn bản đến sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức;
+ Sổ đăng ký đơn, thư khiếu nại, tố cáo;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.