Bài giảng quản trị văn phòng

Chương I
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG
Nội dung I: Hiểu khái niệm văn phòng
Nhiệm vụ văn phòng
Các chức năng văn phòng
Các nguyên tắc làm việc văn phòng
1.1 Khái niệm chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
1.1.1 Khái niệm về Văn phòng:
* Văn phòng: Trong tất cả các CQNN, TC chính trị, TC CT- XH, tổ chức XH, TC XH nghề nghiệp, TC
KT- DN, đơn vị vũ trang… gọi chung là CQ, TC đều có công tác VP và lập ra đơn vị làm công tác VP. Do quy
mô, đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động của mỗi CQ, TC khác nhau nên
đơn vị làm công tác VP cũng có tên gọi khác nhau. Từ đó, có nhiều cách hiểu về khái niệm VP. Về lý luận cũng
như thực tiễn khái niệm VP có các cách hiểu sau:
Thứ nhất, VP là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một CQ chức năng, phục vụ cho việc điều
hành của lãnh đạo.
Thứ hai, VP là trụ sở làm việc của CQ, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của CQ, đơn vị
đó.
Thứ ba, VP là nơi làm việc của những người tầm cỡ như nghị sĩ, GĐ, Tổng GĐ....
Thứ tư, VP là 1 dạng hoạt động trong các CQ, TC trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các
loại văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác văn thư....
Tóm lại, VP là bộ máy của CQ, TC có trách nhiệm thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ
sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện VCKT cho hoạt động của CQ, TC.
Ngoài ra, các yếu tố của hệ thống VP luôn còn có mối quan hệ chặt chẽ với yếu tố môi trường tổng quát
(chính trị, kinh tế, VH, XH, KHCN...), và môi trường đặc thù (Nhà cung cấp, khách hàng, tổ chức cạnh
tranh...). Để thực hiện các tác nghiệp trên VP cần có những điều kiện cần và đủ:
- Về phương diện tổ chức: Phải có bộ máy VP để thực thì mọi hoạt động của VP một cách độc lập
nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời sự vận hành chung của CQ, TC. Tuy nhiên, đối với CQ, TC có quy mô nhỏ
nội dung hoạt động có tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy VP có thể gọn nhẹ với một biên chế tối thiểu, vừa đủ,
trong đó mỗi NV có thể kiêm nhiệm nhiều CV khác nhau miễn sao đáp ứng được những yêu cầu hoạt động của
CQ, TC. Thậm chí, trong nhiều trường hợp không có VP riêng biệt, công tác văn phòng được thực hiện bởi các
đơn vị chức năng khác nhau, hoặc các NV thuộc các đơn vị khác nhau trong CQ, TC (còn gọi là “VP ảo”).

- Về phương diện nhân sự: Phải có đội ngũ CBCC, viên chức, nhân viên VP đảm bảo cho sự vận hành
của các công tác VP.
- Về phương diện vật chất: VP phải có địa điểm HĐ giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ
tầng cụ thể như nhà làm việc, phòng làm việc, phương tiện, trang thiết bị và các điều kiện vật chất khác tương
ứng với quy mô tổ chức để đảm bảo vận hành CV thuận lợi.
Phân tích khái niệm văn phòng ở góc độ khác chúng ta thấy:
- Ở trạng thái tĩnh: VP bao gồm những yếu tố vật chất như nhà cửa, phòng làm việc, xe cộ, trang thiết
bị, con người... phục vụ hoạt động của chính nó, đồng thời góp phần đắc lực vào quá trình vận hành để đạt tới
những mục tiêu chung của CQ, TC.
- Ở trạng thái động: VP bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến
đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi HĐ của CQ, TC và của người lãnh đạo. Tuy nhiên, HĐ đó
diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ VP, mà còn ở trong toàn CQ, TC khi nó liên quan đến vòng
quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong CV.
Tóm lại, HĐ là bộ máy của CQ, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ sự
điều hành của LĐ, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho HĐ chung của toàn CQ, tổ chức.

-1-


1.1.2. Chức năng của văn phòng:
VP là bộ máy giúp việc của CQ, có chức năng tham mưu, tổng hợp đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành
CV của lãnh đạo và bảo đảm hậu cần, VCKT cho CQ, tổ chức hoạt động.
a. Chức năng tham mưu, tổng hợp: VP phải tiến hành nhiều nội dung HĐ có tính chất tổng hợp trong
việc tham gia tư vấn về mặt quản lý điều hành CV của lãnh đạo CQ, TC. Như vậy, tham mưu là tham gia tư
vấn, đề đạt ý kiến còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho HĐQL.
Tham mưu- Tổng hợp có quan hệ hữu cơ: Như vậy tham mưu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng
hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ công tác quản lý. Tiến hành HĐ nhiều mặt. Tham mưu về mặt tổ chức,
điều hành CV, tổng hợp số liệu, thông tin phục vụ điều hành, chỉ đạo kịp thời, hiệu quả.
Việc ra QĐ đúng không thể chủ quan mà cần tham vấn ý kiến tập thể để hiệu quả hơn. Để ra QĐ đúng
cần có thông tin (Thông qua BP giúp việc ở VP) phân tích, tổng hợp số liệu, xử lý thông tin môi trường cung

cấp cho lãnh đạo có nhìn bao quát và khả thi. HĐ này mang tính chất tham vấn và CM sâu nhằm giúp LĐ lựa
chọn QĐ tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin
đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà VP thu thập được.
Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu.
b. Chức năng hậu cần: Là chức năng có tính chất phục vụ, dịch vụ, cung cấp, đáp ứng các HĐ hàng
ngày của CQ và của LĐ. Đây là HĐ mang tính chất đặc thù của công tác VP, có ý nghĩa quan trọng trong việc
nâng cao hiệu quả HĐ của mỗi CQ, TC.
Nội dung của chức năng hậu cần là QL, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung các điều kiện vật
chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật, tài chính... để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu
hoạt động của cơ quan, tổ chức và của người lãnh đạo.
Chức năng hậu cần của VP được thực hiện theo nguyên tắc quản lý hiệu quả, tức là tổ chức các hoạt
động hậu cần sao cho với chi phí thấp nhất nhưng đạt hiệu quả cao nhất.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng:
Do quy mô, đặc điểm của từng loại CQ, tổ chức cho nên VP của các CQ, tổ chức có thể được giao những
NV khác nhau, nhưng nhìn chung VP có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
1- Tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ; từng bước hiện đại hóa công tác HCVP; chỉ đạo và hướng dẫn
nghiệp vụ VP cho các VP cấp dưới hoặc đơn vị CM khi cần thiết;
2-Tổ chức xây dựng chương trình công tác của CQ và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện; sắp xếp chương
trình, lịch làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của CQ;
3- Thu thập, xử lý, QL và TC sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động phục vụ hoạt
động quản lý;
4- Tổ chức xây dựn các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng;
5- Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức hội họp;
6- Tổ chức quản lý nhân sự thuộc biên chế văn phòng;
7- Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
8- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo;
9- Tổ chức bảo đảm công tác hậu cần, y tế, sức khỏe, VSMT, an toàn lao động.
10- Tổ chức bảo đảm công tác lễ tân, lễ nghi, công tác khánh tiết của cơ quan;
11- Tổ chức bảo đảm công tác an ninh, trật tự , phòng chống thiên tai, cháy nổ;
12- Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo;

13- Tổ chức một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan;
14- Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng.
1.2 Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng:
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của các loại hình văn phòng

-2-


1.2.1.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng của các cấp ủy Đảng, các tổ chức chính trị xã hội
2.1.1. Tổ chức ĐCS Việt Nam: Đảng CSVN là đội tiên phong của giai cấp công nhân VN. Mục đích của
Đảng là xây dựng 1 nước VN độc lập, dân giàu, nước mạnh, XH công bằng, dân chủ và văn minh thực hiện
thành công XHCN. Đảng CSVN là Đảng cầm quyền, Đảng lãnh đạo nhân dân, lãnh đạo cả hệ thống chính trị
XHCN Việt Nam. Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập từ TƯ đến cơ sở tương ứng với hệ thống NN.
- Cấp Trung ương: Ban chấp hành TW Đảng và các CQ thuộc BCHTW; Cấp Tỉnh: Ban chấp hành
Đảng bộ tỉnh, TP trực thuộc TW (gọi là tỉnh uỷ, thành ủy) và các ban thuộc BCH Đảng bộ tỉnh, thành phố trực
thuộc TW; Cấp huyện: Ban chấp hành Đảng bộ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi là huyện uỷ,
thành ủy) và các ban thuộc BCH Đảng bộ huyện, thành phố thuộc tỉnh; Cấp xã, phường, thị trấn: Ban chấp
hành Đảng bộ (gọi là Đảng ủy xã, phường, thị trấn);
- Đối với các CQ, TC có số lượng ĐV đông: Được tổ chức thành Đảng bộ CQ (ĐW CQ)
Mỗi cấp ủy nói trên đều có các đơn vị giúp việc. Trong số các đơn vị đó có VP (gọi là VP cấp ủy) như VP
TW Đảng, VP Tỉnh ủy, VP huyện ủy, VP Đảng ủy xã, VP đảng ủy CQ. Văn phòng cấp ủy là một đơn vị tổ
chức trong hệ thống tổ chức Đảng CSVN.
Tổ chức của văn phòng cấp uỷ: Ngoài VP Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, thì ở cấp
Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ và cấp tương đương Văn phòng cấp uỷ Đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộ
phận công tác như:
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu - Tổng hợp.
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư - Lưu trữ.
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản trị.
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan hành chính nhà nước
a. Văn phòng CQ HCNN có thẩm quyền chung: Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các CQ HCNN

được phân chia thành 2 loại: CQ HCNN có thẩm quyền chung và CQ HCNN có thẩm quyền riêng. Cơ quan
HCNN có thẩm quyền chung: Là những CQ có chức năng QLNN tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng
trên phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị HC lãnh thổ gồm Chính phủ, UBND các cấp (tỉnh, huyện, xã).
Về TCBM làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có VP. Chính phủ có VP Chính phủ, UBND tỉnh có VP
UBND tỉnh, UBND huyện có VP UBND huyện, UBND xã có VP UBND. Ngoài VP Chính phủ và VP UBND
xã, theo các văn bản hiện hành của Nhà nước thì VP UBND cấp tỉnh và cấp huyện có chức năng, nhiệm vụ, tổ
chức và lề lối làm việc như sau:
* Tổ chức bộ máy: VP UBND các cấp có Chánh VP. Chánh VP phụ trách chung công tác VP, chịu trách
nhiệm cá nhân trước UBND về toàn bộ công tác của VP UBND. Các P.Chánh VP giúp việc lãnh đạo và phụ
trách các mảng công tác được Chánh VP phân công. Các bộ phận công tác chủ yếu trong văn phòng:
*.1) Bộ phận nghiên cứu tổng hợp: Bộ phận này có nhiệm vụ giúp UBND:
- Tiếp nhận xử lý thông tin, trên cơ sở đó đánh giá tình hình HĐ của các ngành, đoàn thể, huyện, thị xã,
thành phố và các tổ chức KT- XH trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ phát triển KT- XH của địa
phương.
- Tổng hợp và báo cáo kịp thời với Chủ tịch, các P. Chủ tịch UBND phụ trách từng lĩnh vực để tổ chức
chỉ đạo các vấn đề có liên quan; tổng hợp báo cáo với Chánh VP trong các kỳ giao ban.
- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các địa phương, đơn vị triển khai thực hiện các NQ, nghị định,
QĐ, chỉ thị và các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ, Ngành Trung ương, của Tỉnh ủy, HĐND và UBND;
tổng hợp tình hình thực hiện và báo cáo kết quả với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND.
- Dự thảo các chương trình công tác và các văn bản ban hành của UBND, kiểm tra, thẩm định các văn bản
do các ngành soạn thảo trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xem xét quyết định.

-3-


- Kiểm tra các dự án, đề án, tờ trình và đề nghị của các ngành, các địa phương, đơn vị trước khi trình Chủ
tịch, Phó Chủ tịch UBND phê chuẩn.
*.2) Bộ phận Tổ chức - Hành chính:
Bộ phận TC- HC có nhiệm vụ giúp Chánh VP quản lý và thực hiện các công việc:
- Theo dõi, quản lý tổ chức, biên chế đảm bảo các chế độ chính sách đối với CB, CC viên chức văn phòng

theo quy định của Luật CB,CC.
- Tổ chức việc tiếp nhận công văn, tài liệu đến và phân phối, chuyển gửi công văn, tài liệu và công tác lưu
trữ theo quy định.
- Tổ chức tốt công tác đánh máy, in ấn các loại văn bản của UBND và của VP UBND.
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ cơ quan (kể cả ngày lễ, tết và các ngày nghỉ
cuối tuần).
- Đôn đốc các đơn vị trực thuộc VP tổ chức thực hiện tốt quy chế của văn phòng, các quy định về quản lý
CB,CC, các thể thức hành chính, phong trào thi đua yêu nước và các sinh hoạt tập thể của VP.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng giao.
*.3) Bộ phận QT - Tài vụ: Bộ phận TC- HC có nhiệm vụ giúp Chánh VP quản lý công việc:
- Điều động và QL phương tiện ô tô của VP cho lãnh đạo đi công tác đảm bảo an toàn, tiết kiệm. Đề xuất
KH sửa chữa ô tô, CSVC, trang thiết bị VP và sử dụng có hiệu quả tài sản.
- Phục vụ các hội nghị, cuộc họp, các cuộc đón tiếp khách làm việc, tham quan. Làm công tác lễ tân phục
vụ, bếp ăn, điện nước, vệ sinh nội, ngoại cảnh phục vụ công tác của VP.
- Quản lý kinh phí, tài sản của cơ quan theo quy định của Nhà nước phục vụ hoạt động của Thường trực
UBND và Văn phòng UBND.
- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hàng quý, 6 tháng và cả năm, thẩm tra, dự toán kinh phí và duyệt quyết
toán của các đơn vị sự nghiệp thuộc văn phòng.
- QL và sử dụng kinh phí có hiệu quả, thanh quyết toán các khoản chi tiêu của VP theo đúng chế độ tài
chính quy định và thực hiện các quy định về công tác kế toán.
- Đảm bảo kho, quỹ an toàn, xuất nhập tiền, hàng đúng quy định.
- Định kỳ tổ chức, kiểm kê tài sản và kiểm tra trang thiết bị, việc sử dụng kinh phí, tài sản, phối hợp với
các bộ phận khác đề xuất kế hoạch và thực hiện tu sửa, mua sắm trang thiết bị, phương tiện, tài sản cho phù hợp
và đáp ứng yêu cầu theo sự chỉ đạo của lãnh đạo VP.
- Đảm bảo kinh phí thường xuyên cũng như đột xuất phục vụ cho hoạt động của Thường trực UBND và
Văn phòng UBND.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng giao.
Ngoài các bộ phận chủ yếu trên, tùy theo thực tế từng địa phương có thể có các cơ cấu khác như bộ phận
Nội chính, Ngoại vụ, CNTT, Công báo, Cổng thông tin điện tử v.v..
b. Văn phòng CQ HCNN có thẩm quyền riêng, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức CT-XH: CQ

HCNN có thẩm quyền riêng có chức năng QLNN trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vực, gồm các Bộ, CQ ngang
Bộ, các CQCM thuộc UBND các cấp. Các đơn vị sự nghiệp có chức năng thực hiện 1 lĩnh vực, 1 chức năng,
một HĐ nhất định như trường học, bệnh viện, báo, đài, viện nghiên cứu v.v..
Trong tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi CQ nói trên đều có văn phòng gọi: VP Bộ, CQ
ngang Bộ, Phòng HC- QT trị hay Hành chính- Tổng hợp hay TC-HC...)
* Tổ chức của VP: Tùy theo quy mô, chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của từng CQ mà có cơ cấu tổ
chức khác nhau. Nhìn chung phòng HC có 2 bộ phận chủ yếu sau:

-4-


*.1)- Bộ phận Hành chính - Văn thư làm các công việc chủ yếu sau:
- Thông tin tổng hợp.
- Sắp xếp và tổ chức các hoạt động của cơ quan và của lãnh đạo.
- Công tác văn thư, đánh máy, in ấn.
- Công tác lưu trữ của cơ quan.
- Lễ tân, tiếp khách, giao dịch, thông tin liên lạc.
*.2) Bộ phận Quản trị - Tài vụ làm các công việc chủ yếu sau:
- Quản lý CSVC, kỹ thuật, tài sản công, điện nước, phương tiện đi lại;
- Y tế, vệ sinh, bảo vệ, phòng chống cháy nổ, thiên tai bão lụt;
- Tài vụ, kế toán, thủ quỹ, thủ kho v.v..
1.2.1.3 VP Doanh nghiệp: Trong quá trình phát triển nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, ở nước
ta xuất hiện nhiều loại hình DN hoạt động theo quy định Luật DN.
Các loại hình DN: + Về phân loại: Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu tài sản của DN thì ở nước ta hiện nay
có các loại hình DN dưới đây: DN Nhà nước, Hợp tác xã, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty cổ phần, Công
ty hợp doanh, DN tư nhân và DN có vốn đầu tư nước ngoài
- Về tổ chức bộ máy của DN: Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi DN là một tổ chức độc lập.
Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy, ngoài ban lãnh đạo (Hội đồng quản trị, Giám đốc và các
phó Giám đốc) mỗi DN có quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị: + Văn phòng DN
+ Các phòng ban

chức năng của DN
Ở DNNN quy mô lớn, quan trọng trong nền KTQD, BM của DN có các đơn vị sau:
+ Hội đồng Quản trị

+ Ban kiểm soát

+ Tổng GĐ và các P. Tổng Giám đốc

+ Văn phòng DN

+ Các Phòng, Ban chức năng của DN
- Tổ chức của văn phòng doanh nghiệp: Tùy theo quy mô của DN và khối lượng CV của VP mà DN tổ
chức VP cho phù hợp. Ở các DN vừa và nhỏ, TC của VP gồm có: Chánh VP hoặc trưởng phòng HCQT. Giúp
việc cho Chánh VP hoặc Trưởng phòng có các Phó Chánh VP hoặc Chuyên viên HCQT. Các mô hình thường
được áp dụng:
- Mô hình văn phòng kiểu tập trung
- Mô hình văn phòng kiểu phân tán
- Mô hình văn phòng kiểu bán tập trung, bán phân tán
1.2.1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan lực lượng vũ trang
(Tự học)
1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức văn phòng các tổ chức xã hội nghề nghiệp
(Tự học- Xem tài liệu phía trên)
1.2.2 Nguyên tắc làm việc của văn phòng:
1.2.2.1 Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trưởng/ chế độ tập thể: Thủ trưởng VP (Chánh, phó VP,
trưởng phó phòng HC) phải đề cao trách nhiệm QL trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng CQ.
Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là thủ trưởng của Văn
phòng. Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của
Văn phòng.
1.2.2.2 Nguyên tắc phối hợp:

-5-


- Quản lý là phối hợp, là phân công. Phối hợp để tạo sức mạng chung của văn phòng. Cụ thể trao đổi
thống nhất, phân công CV, làm rõ trách nhiệm của cá nhân, bộ phận
- Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với
lãnh đạo cơ quan. Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tục
hành chính. Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo chế độ
thủ trưởng..
+ Các vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác, báo cáo tình hình
thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng, thành lập hoặc giải thể các bộ phận thuộc VP, quy hoạch CBCC văn
phòng, xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị to lớn... nên tiến hành theo chế độ tập thể LĐ, QĐ
theo đa số, cá nhân phụ trách.
- Nguyên tắc phân cấp, phân công trong quản trị: Chánh VP là người điều hành chung, chịu trách
nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo 1 số CV quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện CT, KH công
tác, hoàn chỉnh các dự thảo VB quan trọng, công tác cơ yếu, v.v... Tuy nhiên, cần có sự phân công, phân cấp,
phân quyền cho các P. chánh VP, các bộ phận, các cá nhân. Ví dụ như có thể phân cho các P.Chánh VP: một
phụ trách thông tin tổng hợp, thi đua, người kia phụ trách HCQT.

-6-


Nội dung II: Hiểu khái niệm quản trị văn phòng, nhà quản trị văn phòng
Phân biệt quản trị văn phòng và công việc hành chính văn phòng
Vai trò của nhà quản trị văn phòng
Các tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng (Các phẩm chất và năng lực cần thiết của nhà
quản trị văn phòng).
Nhà quản trị văn phòng cần thiết phải có kỹ năng mềm nào? Tại sao
Nhà quản
trị văn phòng cần nâng cao kỹ năng giao tiếp? Giải thích. Cho ví dụ

Chương II
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
2.1 Lý luận chung về quản trị văn phòng
2.1.1 Khái niệm quản trị văn phòng và nhà quản trị văn phòng
* Khái niệm quản trị: Quản trị là khái niệm có nhiều cách định nghĩa khác nhau:
- “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mục tiêu của tổ
chức trong một môi trường luôn biến động”.
- “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm tra nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”.
- Quản trị là nhằm thực hiện MT của tổ chức: MT là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi TC đều có 1
MT cụ thể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. MT của cá nhân chủ yếu do cá nhân nỗ lực phấn đấu có
thể đạt được. Còn MT của TC phải do tập thể con người trong TC đó phấn đấu cùng thực hiện. Trong đó, mỗi
người phải phấn đấu thực hiện phần việc của mình. Mỗi đơn vị trong TC phải phấn đấu thực hiện phần việc
được giao. Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì CV của TC sẽ đạt kết quả cao, MT sẽ được thực
hiện. Sự phấn đấu của mỗi người, của mỗi đơn vị sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự QL, TC một cách
khoa học của nhà quản trị.
- Quản trị phải đạt kết quả và hiệu quả: Trong quá trình HĐ, TC đề ra các chỉ tiêu cụ thể cần phải đạt
được. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn thành, có thể là số lượng và chất lượng sản phẩm của
từng cá nhân, đơn vị hoặc của cả TC trong từng khoản thời gian. Hết thời gian KH, cá nhân, đơn vị hoặc cả TC
thực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là TC đó đã HĐ đạt kết quả. Hiệu quả là giá trị của KQ có được so
với sự đầu tư các nguồn lực để đạt được MT mà TC đã đặt ra.
Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải có giải pháp tổ chức. Phải luôn
quan tâm đến kết quả và tính hiệu quả hoạt động, đó là trách nhiệm của nhà QT.
- Quản trị là việc sử dụng một cách tối ưu các nguồn tài nguyên hạn chế. Một TC dù là CQHC sự nghiệp
hay đơn vị SXKD cũng luôn luôn phải sử dụng các nguồn tài nguyên. Nguồn tài nguyên ở đây được hiểu theo
nghĩa rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin (con người, vật chất, tiền bạc và
thông tin). Không có một CQ, TC nào lại cảm thấy thoả mãn về nguồn tài nguyên trong quá trình HĐ. Nguồn
tài nguyên đó là hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống của
con người và theo PL của NN, các TC vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa có trách nhiệm cao trong
việc bảo vệ nguồn tài nguyên. Trách nhiệm đó thuộc về tập thể LĐ của các TC, trong đó người chịu trách

nhiệm cao nhất là nhà quản trị. Mọi QĐQT đều phải tính đến việc sử dụng hợp lý, tối ưu các nguồn tài nguyên.
- Quản trị trong môi trường luôn thay đổi. Mỗi TC luôn tồn tại và HĐ trong một môi trường nhất định
(bao gồm môi trường tổng quát và môi trường đặc thù). Môi trường đó luôn biến đổi và bất cứ TC nào cũng
luôn luôn chịu sự tác động của sự biến đổi môi trường. Vấn đề quan trọng là nhà quản trị phải xử lý như thế nào
trước sự tác động của môi trường để đưa ra những QĐ đúng đắn.

-7-


- Tiến trình của QT là việc thực hiện các chức năng HĐ, TC, LĐ và KT. Đó là những chức năng cơ bản
của QT, hay nói cách khác đó là những NV lớn của nhà QT, là nội dung của LĐQT. Tất cả các nhà QT từ cấp
cao đến thấp, dù QT ở lĩnh vực nào họ cũng đều phải thực hiện các chức năng cơ bản:
- Chức năng hoạch định: Xác định mục tiêu cho tương lai, xác định các nguồn lực và sự lực chọn các
giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiên đó.
- Chức năng tổ chức: Thành lập các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những HĐ cần thiết và xác đinh
các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận đó.
- Chức năng lãnh đạo: Là quá trình tác động đến con người sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu
để đạt được các MT của TC, quá trình đó bao gồm các HĐ chỉ đạo, điều khiển, chỉ huy, hướng dẫn, phối hợp,
liên kết các thành viên trong TC; theo sát HĐ của bộ máy, hướng dẫn, điều chỉnh công việc nhịp nhàng, động
viên, khen thưởng người lao động nhằm đạt MT của TC.
- Chức năng kiểm tra: Là quá trình theo dõi giám sát, đo lường, đánh giá diễn biến và KQ đạt được của
các HĐ, đồng thời tiến hành các biện pháp sửa chữa, uốn nắn, khắc phục những sai lệch.
a. Khái niệm quản trị HCVP: Văn phòng với tư cách là một hệ thống TCXH. Trong hệ thống đó có các
yếu tố cơ bản chủ yếu là con người làm việc trong VP, CSVC, trang thiết bị kỹ thuật và các HĐ chuyên môn
nghiệp vụ VP. Các yếu tố đó luôn luôn vận động trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện chức
năng nhiệm vụ của VP. Vì vậy, bất cứ VP nào cũng cần phải có sự quản trị. Hiện nay, hai thuật ngữ “Quản trị
văn phòng” và “Quản trị HCVP” đang có nhiều cách hiểu khác nhau, nên dùng thuật ngữ nào là hợp lý... Đây là
2 khái niệm có sự tương đồng với nhau về bản chất, nhưng có sự khác biệt về phạm vi, mức độ nội dung và
hoàn cảnh khi sử dụng nó.
Tác giả Nguyễn Hữu Thân: Bất kỳ bộ phận, phòng ban nào cũng đều có các công việc HCVP. Vì thế

các cấp quản trị phải biết quản trị HCVP sao cho có hiệu quả. Họ phải biết tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng và
sử dụng các thư ký như những trợ lý giúp họ làm tròn chức năng quản trị của mình.
Như vậy, Quản trị HCVP là lãnh đạo văn phòng, là quản lý điều hành công tác HCVP trong một cơ
quan, tổ chức. Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây:
- Lãnh đạo VP: VP là một đơn vị của cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, có tổ
chức, biên chế riêng. Người đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng/ Trưởng phòng. Các thành viên của VP
hoạt động (chủ yếu là công tác HCVP) dưới sự lãnh đạo, điều hành, kiểm tra của Chánh VP / Trưởng phòng
theo mục tiêu, kế hoạch và khoa học lao động. Vì vậy, hoạt động của Chánh văn phòng/ Trưởng phòng là hoạt
động quản trị HCVP.
- Quản lý điều hành công tác HCVP: Trong CQ có nhiều đơn vị, nhiều bộ phận với chức năng, NV,
quyền hạn tương đối độc lập với nhau (kế hoạch, kỹ thuật, SX-KD, marketing, dịch vụ…). Ngoài chức năng,
NV chính thì đơn vị nào cũng phải làm những CV ít nhiều liên quan đến HĐ HCVP. Như vậy, công việc HCVP
có mặt ở tất cả các đơn vị trong CQ và CV đó phải được QL và thực hiện thống nhất. Vì vậy, HĐQL, chỉ đạo
công tác HCVP trong một CQ là HĐ quản trị HCVP.
Tóm lại, Quản trị HCVP là quá trình HĐ, tổ chức, LĐ phối hợp, điều hành, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát
các CV HCVP trong các CQ, TC nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của VP.
- Phân biệt công việc HCVP và quản trị HCVP:
Công việc HCVP

Công việc quản trị HCVP

+ Do nhân viên/ thư kí văn phòng và cả các quản trị + Do nhà quản trị/ quản trị viên các cấp trong một
viên thực hiện.
tổ chức thực hiện.
+ Công việc hành chính: thông tin, văn thư, lưu trữ, + Công việc quản trị: Hoạch định, tổ chức, chỉ
lễ tân, hậu cần v.v..
đạo, phối hợp, kiểm tra v.v..

-8-

+ Hiện diện khắp nơi trong cơ quan, tổ chức
+ Mục tiêu chung là thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng
Như vậy, HCVP và QTVP là những công việc có nội hàm khác nhau, nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau.
* Công việc HCVP: Công việc HCVP do nhân viên thực hiện, họ làm công việc HC đơn thuần như
điện thoại, xử lý công văn, soạn thảo văn bản, trả lời điện thoại, tiếp khách.... Công việc hành chính có mặt ở
khắp mọi nơi trong DN, từ phòng HC đến phòng kế toán, kinh doanh. Từ các nhân viên hành chính sự nghiệp
đến tất cả các cấp quản trị, mọi người ở mức độ khác nhau, đều làm CV HC.
- HCVP gồm các công việc như thông tin, tổng hợp, soạn thảo văn bản, giải quyết, quản lý công văn giấy
tờ, lưu trữ hồ sơ, hậu cần... nhằm phục vụ HĐQL của CQ, TC và của lãnh đạo. mặt khac, bất cứ CQ, TC nào
cũng có nhiều bộ phận khác nhau và bộ phận nào cũng đều có công việc HCVP. Công việc HCVP hiện diện
trong tất cả các phòng ban chứ không phải riêng bộ phận văn phòng. Công việc HCVP do tất cả nhân viên, thư
kí và cả các quản trị viên thực hiện với các mức độ khác nhau.
* Công việc quản trị: CV quản trị do nhà quản trị thực hiện, họ làm CV hoạch định, tổ chức, LĐ và
kiểm tra. Họ làm việc với con người và các ý tưởng. Mối tương quan của CV HCVP và CV quản trị tùy thuộc
các cấp quản trị khác nhau. Cấp quản trị càng cao hầu hết thuộc về lĩnh vực quản trị, cấp quản trị càng thấp hầu
hết là các HĐ CM, thực tiễn.
- Quản trị HCVP là HĐ hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, tiêu chuẩn hóa, kiểm tra, kiểm soát các
công việc HCVP. Quản trị HCVP do nhà quản trị (QTV các cấp) thực hiện. Họ làm việc với con người và với
các ý tưởng. Quản trị HCVP có hiệu quả sẽ làm cho các CV HCVP được thực hiện một cách có nề nếp, kỷ
cương, có chất lượng, đạt năng suất cao.
Mối tương quan của CV HCVP và CV quản trị tùy thuộc các cấp quản trị khác nhau. Cấp QTVP càng
cao thì CV hầu hết thuộc về lĩnh vực quản trị, cấp QTVP càng thấp thì CV hầu hết là các công việc CM nghiệp
vụ hành chính. Như vậy, người làm công tác QT HCVP vừa phải có kiến thức và kỹ năng về CV HCVP vừa
phải có kiến thức và kỹ năng về CV QT HCVP.
b. Khái niệm nhà quản trị: Khái niệm này cũng có nhiều cách diễn đạt khác nhau:
- Nhà quản trị là người làm việc trong một TC, là nhân vật có trách nhiệm phân bổ các nguồn lực, chỉ dẫn
sự vận hành của 1 bộ phận hay toàn bộ TC để TC hoạt động có hiệu quả và đạt MĐ đã xác định.
- Nhà quản trị là người có quyền và có chức mà những người phụ thuộc phải phục tùng, là người chịu

trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của tổ chức.
- Nhà quản trị là những người thực hiện các chức năng quản trị nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được mục
tiêu với kết quả và hiệu quả cao.
- Nhà quản trị là người làm việc thông qua người khác và giúp đỡ họ nỗ lực đạt được MT.
* Khái niệm nhà QT HCVP: Nhà quản trị HCVP là người làm việc trong VP của các CQ, TC. Là các
QTV VP như: GĐ, P. GĐ hành chính, Chánh, P. Chánh VP, Trưởng, P. Trưởng phòng HC... QTV VP thường
là cấp quản trị hạng trung, xếp cùng nhóm QTV VP có: Thư ký điều hành, Thư ký GĐ, trợ lý GĐ. Nhà quản trị
HCVP trước hết là một nhà quản trị, vì vậy, họ cần thực hiện 4 chức năng cơ bản: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra trong tổ chức VP của mình.
- Vị trí, vai trò và trách nhiệm của nhà QT HCVP tùy thuộc vào: Quy mô, tầm vóc của TC và mức độ
quan trọng của nhà quản trị HCVP trong tiến trình phát triển của TC. Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường,
vấn đề cơ bản có ý nghĩa bao trùm của HĐ kinh doanh là thu thập, tổng hợp tốt thông tin phục vụ cho việc ra
QĐQL. Muốn thực hiện được điều đó cần chú trọng việc xây dựng và hoàn thiện một hệ thống “yểm trợ hành
chính” thực hiện chức năng xử lý thông tin phục vụ QLDN. Dù tổ chức BMVP được cơ cấu phân tán ra ở nhiều

-9-


bộ phận hay tập trung về một đầu mối thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi sự QL thống nhất. Đòi
hỏi đó khẳng định vai trò quan trọng của các nhà QT HCVP.
Tóm lại, ‘’Nhà QTHCVP là người làm việc trong VP của các CQ, TC; là người phải thực hiện các
chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các CV HCVP nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng
và nhiệm vụ của VP’’.
2.1.2 Vai trò và trách nhiệm của nhà QT HCVP
2.1.2.1 Vai trò lãnh đạo:
- Dùng ảnh hưởng, uy tín của mình để chỉ huy, giao nhiệm vụ cho NV. Và chỉ huy, đốc thúc và động
viên họ hoàn thành nhiệm vụ.
- Tổ chức mạnh khi nhiều người trong tổ chức đó đều hoạt động hướng đến mục tiêu của tổ chức. Để
đạt được điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng các thành viên của tổ chức đến mục tiêu chung vì lợi ích của
doanh nghiệp.

- Quan hệ với người khác để hoàn thành CV được giao.
2.1.2.1 Vai trò thông tin:
- Thông tin là tài sản của DN, do vậy QL thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị.
+ Thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có NV thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh
xung quanh TC để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới HĐ của TC.
+ Phân tích và xử lý các thông tin: Xử lý thông tin để có các thông tin chính xác phục vụ cho việc ra các
quyết định quản lý
+ Phổ biến và cung cấp thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan cần thiết đối với CV của họ.
Thay mặt TC để đưa tin tức ra bên ngoài với MĐ cụ thể có lợi cho DN.
2.1.2.3 Vai trò đại diện:
+ Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ chức.
2.1.2.3 Vai trò liên kết:
- Giao tiếp, quan hệ nhân sự xây dựng đoàn kết
- Phối hợp và kiểm tra công việc của NV
Tóm lại, vai trò quản trị HCVP được xem xét trên hai mặt: Điều hành công việc văn phòng và lãnh
đạo tập thể lao động.
Hai mặt này có liên quan hữu cơ với nhau: Lao động tốt có tác dụng nhân hiệu quả CV và xây dựng con
người. Điều được nhấn mạnh gần đây nhất là mặt LĐ tập thể LĐ. Bởi vì, các cá thể trong tập thể LĐ ngày nay
khác trước nhiều do trình độ VH, CM được nâng cao hơn. Nhà QT HCVP đáp ứng nhu cầu LĐ 1 tập thể như
vậy thường không chỉ dựa vào sự vận dụng kiến thức mà phải nâng cao sự lãnh đạo lên trình độ nghệ thuật.
Nghệ thuật lãnh đạo con người không chỉ dựa cần có kiến thức mà trước hết là những phẩm chất vốn có ở 1 số
người. Cho nên khi tuyển chọn một QTV VP đòi hỏi phải mất nhiều công sức hơn. Trong đó, lãnh đạo tập thể
lao động và điều hành các CV HCVP được xem là vai trò cơ bản nhất của nhà quản trị HCVP.
Hai vai trò này có liên quan hữu cơ với nhau: lãnh đạo tốt tập thể LĐ có tác dụng nâng cao hiệu quả CV
HCVP, ngược lại điều hành tốt các CV HCVP sẽ làm cho tập thể gắn kết với nhau, mọi người phấn khởi cùng
nhau hoàn thành NV. Quản trị là biết cách đạt MT thông qua người khác và muốn lãnh đạo con người- tập thể
lao động nhà quản trị phải biết cách làm việc với con người.
IV. Quản trị HCVP- một ngành nghề chuyên nghiệp
4.1. Khái niệm nhà QT HCVP
4.1.1. Khái niệm nhà quản trị: Khái niệm này cũng có nhiều cách diễn đạt khác nhau:

- Nhà quản trị là người làm việc trong một TC, là nhân vật có trách nhiệm phân bổ các nguồn lực, chỉ dẫn
sự vận hành của 1 bộ phận hay toàn bộ TC để TC hoạt động có hiệu quả và đạt MĐ đã xác định.
- Nhà quản trị là người có quyền và có chức mà những người phụ thuộc phải phục tùng, là người chịu
trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của tổ chức.

- 10 -


- Nhà quản trị là những người thực hiện các chức năng quản trị nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được mục
tiêu với kết quả và hiệu quả cao.
- Nhà quản trị là người làm việc thông qua người khác và giúp đỡ họ nỗ lực đạt được MT.
4.1.2. Khái niệm nhà QT HCVP
Nhà quản trị HCVP là người làm việc trong VP của các CQ, TC. Là các QTV VP như: GĐ, P. GĐ hành
chính, Chánh, P. Chánh VP, Trưởng, P. Trưởng phòng HC... QTV VP thường là cấp quản trị hạng trung, xếp
cùng nhóm QTV VP có: Thư ký điều hành, Thư ký GĐ, trợ lý GĐ. Nhà quản trị HCVP trước hết là một nhà
quản trị, vì vậy, họ cần thực hiện 4 chức năng cơ bản: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra trong tổ chức
VP của mình.
- Vị trí, vai trò và trách nhiệm của nhà QT HCVP tùy thuộc vào: Quy mô, tầm vóc của TC và mức độ
quan trọng của nhà quản trị HCVP trong tiến trình phát triển của TC. Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường,
vấn đề cơ bản có ý nghĩa bao trùm của HĐ kinh doanh là thu thập, tổng hợp tốt thông tin phục vụ cho việc ra
QĐQL. Muốn thực hiện được điều đó cần chú trọng việc xây dựng và hoàn thiện một hệ thống “yểm trợ hành
chính” thực hiện chức năng xử lý thông tin phục vụ QLDN. Dù tổ chức BMVP được cơ cấu phân tán ra ở nhiều
bộ phận hay tập trung về một đầu mối thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi sự QL thống nhất. Đòi
hỏi đó khẳng định vai trò quan trọng của các nhà QT HCVP.
Tóm lại, Nhà QTHCVP là người làm việc trong văn phòng của các CQ, TC; là người phải thực hiện
các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các CV HCVP nhằm thực hiện có hiệu quả chức
năng và nhiệm vụ của VP.
4.2 Vai trò và trách nhiệm của nhà QT HCVP
4.2.1. Vai trò của nhà QT HCVP:
Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg vào những năm 1960, nhà quản trị phải đảm đương 10

vai trò khác nhau. Các vai trò này được chia thành ba nhóm:
I. Vai trò quan hệ với con người: Tổ chức mạnh khi nhiều người trong tổ chức đó đều hoạt động
hướng đến mục tiêu của tổ chức. Để đạt được điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng các thành viên của tổ chức
đến mục tiêu chung vì lợi ích của doanh nghiệp.
1. Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ chức.
2. Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của NV
3. Vai trò liên lạc/ liên hệ: Quan hệ với người khác để hoàn thành CV được giao.
II. Vai trò thông tin: Thông tin là tài sản của DN, do vậy QL thông tin cũng là một vai trò quan trọng
của nhà quản trị.
1. Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có NV thường xuyên xem xét, phân tích
bối cảnh xung quanh TC để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới HĐ của TC.
2. Vai trò phân tích và xử lý các thông tin: Xử lý thông tin để có các thông tin chính xác phục vụ cho
việc ra các quyết định quản lý
3. Vai trò phổ biến và cung cấp thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan cần thiết đối với CV
của họ. Thay mặt TC để đưa tin tức ra bên ngoài với MĐ cụ thể có lợi cho DN.
III. Vai trò quyết định:
1. Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ
chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.
2. Vai trò giải quyết xung đột: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ
chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định.
3. Vai trò người phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu quả cao. Các tài
nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật liệu.
4. Vai trò đàm phán: Thay mặt TC để thương thuyết với những đơn vị trong và bên ngoài.
Tóm lại, vai trò quản trị HCVP được xem xét trên hai mặt: Điều hành công việc văn phòng và lãnh đạo
tập thể lao động.
Hai mặt này có liên quan hữu cơ với nhau: Lao động tốt có tác dụng nhân hiệu quả CV và xây dựng con
người. Điều được nhấn mạnh gần đây nhất là mặt LĐ tập thể LĐ. Bởi vì, các cá thể trong tập thể LĐ ngày nay
khác trước nhiều do trình độ VH, CM được nâng cao hơn. Nhà QT HCVP đáp ứng nhu cầu LĐ 1 tập thể như
vậy thường không chỉ dựa vào sự vận dụng kiến thức mà phải nâng cao sự lãnh đạo lên trình độ nghệ thuật.
Nghệ thuật lãnh đạo con người không chỉ dựa cần có kiến thức mà trước hết là những phẩm chất vốn có ở 1 số

- 11 -


người. Cho nên khi tuyển chọn một QTV VP đòi hỏi phải mất nhiều công sức hơn. Trong đó, lãnh đạo tập thể
lao động và điều hành các CV HCVP được xem là vai trò cơ bản nhất của nhà quản trị HCVP.
Hai vai trò này có liên quan hữu cơ với nhau: lãnh đạo tốt tập thể LĐ có tác dụng nâng cao hiệu quả CV
HCVP, ngược lại điều hành tốt các CV HCVP sẽ làm cho tập thể gắn kết với nhau, mọi người phấn khởi cùng
nhau hoàn thành NV. Quản trị là biết cách đạt MT thông qua người khác và muốn lãnh đạo con người- tập thể
lao động nhà quản trị phải biết cách làm việc với con người.
4.2.2. Trách nhiệm của nhà quản trị HCVP:
Trách nhiệm của nhà QT HCVP là thực hiện tốt các chức năng quản trị: Xây dựng kế hoạch, chương
trình, lịch công tác; xây dựng cơ cấu tổ chức VP, phân công, bố trí công việc, giao nhiệm vụ cho NV hợp lý;
thường xuyên chỉ đạo, hướng dẫn họ làm việc và kiểm tra, kiểm soát CV văn phòng. Để thực hiện tốt các chức
năng quản trị, các quản trị viên cần:
- Tăng cường hoạt động giao tiếp thông tin thông suốt, kịp thời có hiệu quả.
- Kịp thời phát hiện các vấn đề nảy sinh, tranh thủ ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và tập thể lao
động để giải quyết ngay.
- Đi sâu đi sát nhân viên, khêu gợi họ nói hết các thắc mắc, kịp thời điều chỉnh sự phân công, giao việc,
cân nhắc việc đề bạt, làm rõ trách nhiệm và quyền lợi từng người.
- Thường xuyên phối hợp với tổ chức Công đoàn để giáo dục, động viên đoàn viên hoàn thành CV
chuyên môn, tham gia QLVP, quan tâm đời sống vật chất và tinh thần của NV.
- Đơn giản hóa CV VP, tổ chức CV khoa học, phát triển sức sáng tạo của NV trong CV.
- SD có hiệu quả nguồn lực của VP và con người để nâng cao chất lượng công việc.
- Xây dựng nề nếp kỷ cương, kỷ luật trong công việc, xây dựng các mối quan hệ thân thiện, cởi mở, đoàn
kết và giúp đỡ lẫn nhau.
- Thiết lập các mối quan phối hợp với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức.
4.3. Đặc điểm lao động của nhà quản trị HCVP: Đặc điểm lao động của nhà quản trị HCVP là phải
thực hiện đồng thời 2 loại lao động:
- Lao động CM nghiệp vụ HCVP: Thông tin, tổng hợp, soạn thảo, biên tập văn bản, văn thư, lưu trữ, lễ

tân, tiếp khách, tổ chức các HĐ của CQ và của lãnh đạo, công tác hậu cần v.v..
- LĐ quản trị HCVP: Xây dựng kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các HĐ HCVP.
Cả 2 loại lao động đó đều đòi hỏi nhà quản trị HCVP phải có những phẩm chất và năng lực nhất định.
Họ phải vừa phải có kiến thức và kỹ năng về các công việc HCVP vừa phải có kiến thức và kỹ năng về CV
quản trị HCVP. Trong đó lao động quản trị HCVP là chủ yếu.
Lao động quản trị HCVP có những đặc điểm sau:
+ Quản trị HCVP là lao động trí óc có tính đặc thù. Vì, đối tượng của lao động quản trị là thông tin,
công cụ của lao động quản trị là tư duy, sản phẩm của LĐ quản trị là những QĐQL.
+ KQ của LĐ quản trị được đánh giá thông qua kết quả LĐ của tập thể. Bởi vì, LĐ quản trị làm gắn kết
LĐ của tập thể NV trong VP và nó được đánh giá thông qua kết quả LĐ của họ.
+ Lao động quản trị mang tính chủ động, sáng tạo, phải luôn ứng phó với các biến động ảnh hưởng tới
công việc và tìm giải pháp để giải quyết các tình huống quản trị.
+ Văn phòng là đầu mối của CQ,TC vì vậy, nhà quản trị HCVP thường chịu nhiều áp lực về công việc
và tâm lý, đòi hỏi phải có sức khỏe, vững vàng, bình tĩnh.
+ Lao động quản trị HCVP vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật, đòi hỏi phải hiểu biết
nhiều, nhạy cảm, có cách đối nhân xử thế tinh tế.
4.4. Yêu cầu về phẩm chất, năng lực và tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP:
Xuất phát từ vị trí vai trò, đặc điểm LĐ, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà QT HCVP cần phải có những
yêu cầu nhất định về phẩm chất và năng lực, thể hiện trên các mặt: Có nhân cách tốt; uy tín được tập thể thừa
nhận, tin yêu và kính trọng; có phong cách LĐ; có sức khỏe.
4.4.1. Những yêu cầu đối với nhà quản trị:
TÂM- TẦM (Nhân cách- Sức khỏe)
+ Nhân cách
+ Sức khỏe
Ngoài các vấn đề nói trên, nhà quản trị HCVP phải hội đủ 12 tiêu chuẩn sau đây:

- 12 -


- Được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo CM về lĩnh vực HCVP.

- Giỏi điều hành công việc văn phòng, có khả năng ủy thác quyền hành và trách nhiệm.
- Có khả năng “giảng dạy” cho NV thuộc quyền.
- Có quan điểm KH để tiếp nhận những yếu tố và phương pháp làm việc mới.
- Nhà quản trị HCVP phải biết cầu thị NV, tiếp nhận nghiên cứu các chỉ trích phê bình và gợi ý>.
- Có óc khôi hài (Hòa nhã pha chút khôi hài) đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử giúp giải quyết và làm dịu
đi nhiều tình huống căng thẳng.
- Có phong cách giao tiếp (ăn mặc, đi đứng...) lịch sự, đúng mực. Sự thành công của nhà quản trị tùy
thuộc vào việc họ có dành được sự hỗ trợ, hợp tác của người khác hay không?
- Biết kiềm chế, làm chủ cảm xúc (Xúc động bởi vì bộ phận HCVP nói chung và nhà quản trị HCVP nói
riêng thường dễ bị chỉ trích nhất.
- Chủ động, sáng tạo trong mọi tình huống.
- Quyết đoán <Thể hiện sự chín chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin, QĐ trong CV>.
- Óc phán đoán <Để nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, có thái độ phân
tích khách quan từ đó xác định các chính sách ưu tiên>.
- Năng lực diễn đạt đúng cả trong thông tin nói và viết.
4.4.2. Phẩm chất/ năng lực là 2 mặt không thể tách rời ở nhân cách của QT HCVP
1. Về phẩm chất:
- Phẩm chất chính trị: có tư tưởng khoa học đúng đắn, lập trường chính trị vững vàng, yêu nước, yêu
CNXH, thực hiện đúng đường lối, quan điểm, chính sách, PL của Đảng và NN.
- Phẩm chất đạo đức: PC đạo đức tốt, lối sống trung thực, lành mạnh.
- Phẩm chất nghề: Có say mê nghề nghiệp, ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm cao, dám nghĩ
dám làm, tính nguyên tắc cao, định hướng HĐ nhất quán và nhạy cảm, có sự đòi hỏi cao đối với bản thân và
người dưới quyền; ý thức rèn luyện để trở thành nhà quản trị giỏi.
2. Về năng lực:
a. Năng lực về công việc hành chính văn phòng
- Có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực HCVP;
- Có khả năng nghiệp vụ về CV HCVP để có thể hướng dẫn, giúp đỡ NVVP;
- Có khả năng nghiên cứu cải tiến và tổng kết kinh nghiệm HĐ HCVP và quản trị HCVP.
b. Năng lực quản trị hành chính văn phòng:

- Mức độ am hiểu về các chức năng quản trị: Như ta đã biết có 4 chức năng quản trị gồm hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Cả ba cấp quản trị đều cần phải nắm rõ các chức năng này nhưng với mức độ
khác nhau. Cấp cao tập trung nhiều hơn về chức năng hoạch định và tổ chức, cấp trung và cơ sở tập trung nhiều
hơn cho chức năng điều hành và kiểm tra.
Đối với cấp quản trị viên VP mức độ am hiểu và vận dụng cả 4 chức năng này đều phải sâu sắc, bởi vì
VP có chức năng xử lý thông tin trên cả 4 mặt ấy, cung cấp thông tin và tư vấn tham mưu cho cấp QL xem xét
để ra QĐ cả trên 4 mặt này.
Cụ thể nhà QT HCVP có khả năng thực hiện tốt các chức năng quản trị HCVP:
+ Có năng lực xây dựng và tổ chức thực hiện các loại kế hoạch.
+ Có năng lực thiết kế xây dựng tổ chức bộ máy văn phòng.
+ Có khả nhân sự, hiểu biết về con người và biết làm việc với con người.
+ Có năng lực chỉ đạo nâng cao chất lượng công việc văn phòng.
+ Có năng lực phối hợp các tổ, các bộ phận CM, các mặt hoạt động.
+ Có năng lực phối hợp công tác với các đơn vị, tổ chức Công đoàn, Đoàn TNCS.
+ Có năng lực kiểm tra, kiểm soát các hoạt động HCVP.
+ Có năng lực tổ chức 1 cách khoa học LĐVP, bố trí sắp xếp nơi làm việc và xây dựng môi trường làm
việc hợp lý.
- Mức độ vận dụng các kỹ năng quản trị: Các nhà nghiên cứu quản trị cho rằng mỗi nhà quản trị cần
phải có 3 loại kiến thức và kỹ năng đó là:

- 13 -


+ Kiến thức CM kỹ thuật + Kỹ năng giao tiếp- nhân sự + Kỹ năng nhận thức tổng hợp
Trong lúc tất cả các nhà quản trị đều phải có đầy đủ 3 loại kỹ năng trên đây, hiển nhiên là tầm quan
trọng của mỗi kỹ năng theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Ở cấp càng cao cần phải có kỹ năng tư duy
chiến lược hơn. Ở cấp quản trị thấp thì kỹ năng kỹ thuật là cần thiết. Kỹ năng nhân sự, trái lại cần thiết đối với
nhà quản trị ở mọi cấp, vì nhà quản trị nào cũng phải làm việc với con người.
Đối với cấp QTVP mức độ am hiểu và vận dụng cả 3 loại kỹ năng đó phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ
chức xử lý thông tin đạt các yêu cầu sau:

+ Đầy đủ
+ Chính xác
+ Nhanh chóng
+ Kịp thời
+ Chất lượng
Sự am hiểu và vận dụng cả 3 kỹ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì nhà quản trị HCVP càng triển khai
tốt CV điều hành văn phòng. Như vậy, nói một cách tổng quát nhà quản trị HCVP phải là người có đầu óc sáng
tạo và là một nhà lãnh đạo. Là người phải am tưởng tất cả các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận khác trong
đơn vị để hỗ trợ tất cả các phòng, ban khi có yêu cầu.
c) Năng lực giao tiếp: Giao tiếp có vai trò cực kỳ quan trọng trong quản trị, vì vậy người quản trị hành
chính văn phòng cần phải rèn luyện và phát triển năng lực giao tiếp của mình. Năng lực giao tiếp thể hiện ở các
khía cạnh sau:
- Rèn luyện và phát triển các kỹ năng giao tiếp như: kỹ năng định hướng, kỹ năng định vị, kỹ năng điều
khiển quá trình giao tiếp.
+ Kỹ năng định hướng giao tiếp gồm: Tri giác các biểu hiện bên ngoài của đối tượng;
+ Kỹ năng định vị là biết xác định vị trí trong giao tiếp, đặt mình vào vị trí của đối tượng, tạo điều kiện
để đối tượng chủ động giao tiếp với mình;
+ Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp gồm kỹ năng làm chủ trạng thái xúc cảm của bản thân trong
giao tiếp, kỹ năng sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp.
- Rèn luyện khả năng sử dụng các phương tiện giao tiếp như: ngôn ngữ nói, viết, biểu cảm trong giao
tiếp. Phấn đấu đạt đến trình độ chính xác cao về mặt từ vựng, ngữ âm; văn phong trong sáng, ngắn gọn, xúc
tích, giàu hình ảnh, dễ hiểu và mang tính thuyết phục cao.
- Rèn luyện khả năng vận dụng các phong cách giao tiếp thích hợp. Đặc biệt là phong cách giao tiếp dân
chủ với người dưới quyền.
Đặc trưng của phong cách giao tiếp dân chủ là tôn trọng mọi người, ứng xử với nhau tế nhị, lịch thiệp,
tự do tư tưởng, nhờ đó tạo được bầu không khí thân mật, gần gũi, yêu thương….
Nội dung III: Hiểu khái niệm hoạch định trong quản trị văn phòng
Vai trò, ý nghĩa của hoạch định trong quản trị văn phòng
Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng
2.1 Chức năng của quản trị văn phòng :

2.1.1 Chức năng hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng:
2.1.1.1 Khái niệm hoạch định: Hiện nay, có nhiều khái niệm về hoạch định:
- Hoạch định có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các
nguồn lực, con đường, biện pháp để đạt mục tiêu, mục đích đó.
- Hoạch định là "Quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó.
Như vậy, hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước" Harold
Kont (Sách đã dẫn).
Khái niệm hoạch định hành chính văn phòng: Hoạch định HCVP là xác định mục tiêu, nhiệm vụ và
các biện pháp cụ thể để thực hiện có hiệu quả các công việc HCVP và chức năng, nhiệm vụ HCVP. Phần lớn
hoạch định HCVP thuộc loại hoạch định tác nghiệp và thường do các nhà quản trị văn phòng cấp trung gian và
nhất là cấp cơ sở thực hiện.
Các loại hoạch định HCVP: kế hoạch hàng năm, 6 tháng, hàng quý, tháng, tuần, ngày của từng hoạt
động, từng loại công việc HCVP.
2.1.1.2 Ý nghĩa của hoạch định HCVP: Hoạch định có ý nghĩa quan trọng trong quản trị HCVP:

- 14 -


- Giúp nhà quản trị có tư duy hệ thống và định hướng toàn bộ các hoạt động quản trị HCVP.
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức 1 cách chủ động, hiệu quả. Nhờ có KH mà các nhà quản trị phân
chia và phối hợp tốt CV cho nhiều người, nhiều nhóm một cách hợp lý, ấn định tài nguyên, nhân lực, thời gian
cần thiết cho mỗi CV, tránh sự trùng hợp, lãng phí và để dễ dàng kiểm tra, kiểm soát CV.
- Giúp cho tổ chức văn phòng tập trung vào những mục tiêu chính, những nhiệm vụ cơ bản. Nhờ kế hoạch
mà ta phân biệt được mục tiêu chính và mục tiêu phụ, xác định những nhiệm vụ trọng tâm, xếp loại mục tiêu,
nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên.
- Sẵn sàng ứng phó 1 cách chủ động, linh hoạt sự thay đổi của môi trường, các tình huống bất trắc xảy ra
trong quản trị.
Tóm lại, bất kỳ cấp quản trị nào cũng quan tâm đến hoạch định công tác HCVP của CQ, TC, đơn vị mình.
Tuy nhiên, cấp càng cao thì công tác hoạch định HCVP càng tổng quát, ngược lại cấp càng thấp thì hoạch định
thường mang tính cụ thể, tác nghiệp.

2.1.1.3 Nội dung chủ yếu của hoạch định quản trị HCVP
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ văn phòng mà nội dung hoạch định trong quản trị HCVP bao gồm các công
việc chủ yếu sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch công tác của văn phòng hàng năm.
+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức và của lãnh đạo.
+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của văn phòng.
+ Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo.
+ Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
+ Hoạch định việc xây dựng, sửa chữa, trang bị CSVC, phương tiện làm việc.
+ Hoạch định kinh phí đảm bảo cho cơ quan và văn phòng hoạt động v.v…..
Nội dung IV: Hiểu khái niệm tổ chức trong quản trị văn phòng
Vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức trong quản trị VP
Nội dung của tổ chức trong quản trị văn phòng
Nguyên tắc của tổ chức trong quản trị văn phòng
Vận dụng tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy của P. HC- Qản trị trường CĐSP TT Huế
II. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng:
2.1. Khái niệm về tổ chức bộ máy HCVP : "Tổ chức" là một thuật ngữ có tính đa nghĩa, được sử dụng
rất linh hoạt. Thứ nhất, "Tổ chức" là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. Hay,
"Tổ chức" là cấu trúc của những người kết lại thành nhóm hoạt động theo lý tưởng, mục tiêu xác định, có tính
chất bền vững lâu dài mà từng thành viên khi hoạt động riêng lẻ thì không thực hiện được lý tưởng, mục tiêu
đó. Thứ hai, "Tổ chức" là một chức năng của quá trình quản trị. Đó là các HĐ được tiến hành sau khi KH đã
được xây dựng nhằm thực hiện KH đã đề ra, gọi chung là chức năng tổ chức.
Trong QT HCVP, chức năng tổ chức (hay công tác tổ chức) được hiểu là hoạt động quản trị nhằm phân
chia tổ chức văn phòng thành các bộ phận khác nhau; xác định vị trí, chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận và
cá nhân; xây dựng qui chế vận hành thống nhất trong toàn hệ thống sao cho các bộ phận và cá nhân đó có thể
phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
2.2. Tầm quan trọng của tổ chức bộ máy HCVP
Công tác tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt trong quản trị hành chính văn phòng.
- Nhờ tổ chức có hiệu quả mà nhà quản trị có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực làm cho tổ
chức phát triển đúng hướng.

- Nhờ có tổ chức mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí trong tổ chức
được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy.

- 15 -


2.3. Nội dung chủ yếu của tổ chức bộ máy HCVP:
Thứ nhất, thiết kế cơ cấu tổ chức là phân chia tổ chức thành các bộ phận khác nhau, phân cấp, phân quyền
trong tổ chức. Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có văn phòng phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem
trong văn phòng cần phân chia các đơn vị, bộ phận, các tổ, nhóm như thế nào? tên gọi của các đơn vị đó là gì?
Thứ hai, xác định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cũng như các hoạt động cần thiết
của từng bộ phận, cá nhân; đồng thời xây dựng các qui chế vận hành phối hợp thống nhất trong toàn bộ tổ chức
văn phòng. Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị, của từng bộ phận và của từng cá nhân trong đơn
vị văn phòng. Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện và kiểm
tra, đánh giá trong quá trình quản trị.
2.3.2. Xây dựng và phát triển đội ngũ (quản lý nhân sự): Nhân lực làm công tác văn phòng bao gồm tất
cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của nhà QT HCVP. Nhìn chung, xây dựng & phát triển đội
ngũ (quản trị nhân sự) bao gồm các nội dung như: tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng NV; bố trí sắp xếp, xác định
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, định mức lao động của từng thành viên; đánh giá, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật,
buộc thôi việc v.v..
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của VP, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị
cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về số lượng, chất lượng và cơ cấu lao động VP như tổng số lao động
của VP là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ số về lao động thuộc biên chế Nhà nước
(nếu là CQ, TC nhà nước), lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ CM nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi v.v..
2.4. Nguyên tắc tổ chức bộ máy HCVP
2.4.1. Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Nguyên tắc này đòi hỏi trong công tác tổ chức phải xuất phát từ mục
tiêu của tổ chức. Sự xa rời mục tiêu của tổ chức thì bộ máy hoạt động kém hoặc không có hiệu quả. Thực tế cho
thấy, một số CQ HCSN và DN thuộc hệ thống quốc doanh trong nhiều năm qua bộ máy tổ chức kồng kềnh kém
hiệu quả một phần do không xuất phát từ mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức mà có hiện tượng muốn tăng nhiều bộ

phận, thêm nhiều người để phô trương thanh thế của tổ chức, của giám đốc, hệ quả là chi phí tăng, làm giảm
khả năng cạnh tranh trên thị trường, dẫn đến kinh doanh kém hiệu quả và thua lỗ.
2.4.2. Nguyên tắc cân đối: Nguyên tắc này đòi hỏi khi tổ chức bộ máy phải tính đến sự cân đối (một tỷ
lệ) nhân sự hợp lý giữa các bộ phận, các cấp, các khâu trong toàn hệ thống; cân đối nhiệm vụ - quyền hạn nhất
định giữa các bộ phận. Sự cân đối giữa bộ phận, các cấp, các khâu trong hệ thống thể hiện tỷ lệ hợp lý giữa bộ
phận trực tiếp và gián tiếp, giữa cán bộ quản trị cấp cao, cấp trung, cấp thấp, giữa các khâu trong qui trình SXKD. Ngược lại, trong hệ thống mà có quá nhiều cán bộ lãnh đạo và quản lý mà rất ít công nhân sản xuất, ở công
đoạn này thừa người còn công đoạn khác lại thiếu, đó là biểu hiện sự mất cân đối. Sự cân đối nhiệm vụ – quyền
hạn giữa các bộ phận thể hiện sự phân chia hợp lý nhiệm vụ và quyền hạn giữa các bộ phận trong hệ thống.
Không có bộ phận nào quá nhiều nhiệm vụ – quyền hạn, ngược lại ở bộ phận khác lại quá ít. Một cơ cấu tổ
chức không cân đối ví như một con người bị "dị dạng", đầu quá to mà mình quá bé, chân lại rất dài là điều bất
hợp lý và không bình thường. Vì vậy, nguyên tắc cân đối có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức.
2.4.3. Nguyên tắc linh hoạt: Nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn luôn thay đổi. Một cơ cấu tổ chức tốt
bao giờ cũng vừa phải đảm bảo được nhiệm vụ thường trực của TC vừa có thể linh hoạt và thích nghi với các
tình huống thay đổi. Để vận dụng nguyên tắc này, trong hệ thống tổ chức vừa phải bố trí những bộ phận, những
CB tương đối ổn định, đồng thời cũng có những bộ phận ít mang tính ổn định hơn để có thể đáp ứng một cách
linh hoạt trong mọi tình huống.
"Một cơ cấu tổ chức có hiệu lực không bao giờ có tĩnh tại" – Harold Koontz
2.4.4. Nguyên tắc hiệu quả: Cuối cùng là lấy hiệu quả làm thước đo mọi giá trị hoạt động tổ chức, đây là
một tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. Mọi HĐ không nhằm tới hiệu quả chung cho tổ chức là trái với nguyên tắc
này. Hiệu quả của tổ chức thể hiện ở hai mặt: với một chi phí cho hệ thống tổ chức quản trị thấp nhất, nhưng
chất lượng của hoạt động quản trị cao nhất.
2.5. Các hình thức tổ chức bộ máy HCVP: Thực tế hiện nay, ở các CQ, TC thường có hai hình thức tổ
chức bộ máy HCVP:
- Mô hình kiểu tập trung: Đặc trưng của mô hình kiểu này là tất cả các nhiệm vụ có liên quan đến chức
năng xử lý thông tin và yểm trợ HCVP đều tập trung về VP. Trong đó các bộ phận, các phòng ban của VP được
phân công phụ trách từng nhiệm vụ hay nhóm nhiệm vụ HCVP. Mô hình này thường áp dụng cho các hãng, các

- 16 -

công ty, tập đoàn lớn. Tùy theo quy mô, cơ cấu tổ chức và số lượng thông tin nhiều hay ít trong CQ, TC mà có
hai hình thức tập trung:
+ Tập trung vào một địa bàn: có nghĩa là mọi hoạt động liên quan đến công việc HCVP đều phải tập trung
vào một địa bàn (một nơi) duy nhất dưới quyền quản trị của nhà QT HCVP.
Ưu điểm: Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự, dễ kiểm tra, tập trung được trang thiết bị và đơn giản được thủ
tục HCVP v.v..
Hạn chế: Khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác (do thiếu chuyên sâu vào từng loại công viêc),
dễ dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc v.v..
+ Tập trung theo chức năng: có nghĩa là các hoạt động HCVP vẫn đặt tại địa điểm của các phòng ban
chuyên môn nhưng phải đặt dưới quyền quản lý, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị HCVP.
Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên và công tác HCVP.
Hạn chế: Dễ vi phạm chế độ thủ trưởng, công việc HCVP dễ chồng chéo, các thủ tục hành chính dễ bị vi
phạm v.v..
- Mô hình kiểu phân tán: Phân tán có nghĩa là CV của phòng ban hay đơn vị nào đều do phòng ban hay
đơn vị đó quản lý và mỗi phòng ban hay đơn vị đều có bộ phận văn phòng. Đặc trưng của mô hình kiểu này là
tất cả các nhiệm vụ có liên quan đến chức năng xử lý thông tin và yểm trợ HCVP đều do các phòng ban chức
năng hay các đơn vị trực thuộc CQ, TC thực hiện.
* Ưu điểm: Là nâng cao tính độc lập, chủ động của các phòng ban.
* Hạn chế: Là thiếu sự phối hợp, kết quả CV HCVP trùng lắp, tốn tiền của và nhân lực.
- Mô hình kiểu bán phân tán, bán tập trung: Đặc trưng của mô hình kiểu này là các nhiệm vụ có tính
chất CM được tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng như phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phòng TCnhân sự v.v.. Các nhiệm vụ còn lại liên quan đến chức năng xử lý thông tin và yểm trợ HCVP (công việc
HCVP) làm thành phòng HC – Quản trị.
Loại mô hình kiểu này thường được áp cho các công ty, xí nghiệp loại nhỏ, các CQNN có thẩm quyền
riêng và cơ quan sự nghiệp. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề mà
cơ quan, tổ chức đang hoạt động hay quản lý, còn phòng Hành chính – quản trị chỉ quản lý và giải quyết các
công việc HCVP.
2.6. Các sai lầm trong công tác tổ chức quản trị HCVP
Mặc dù có những lỗi lầm hiển nhiên phương hại đến mục tiêu cá nhân của tổ chức, sự hiện diện thường
xuyên của các lỗi lầm đó trong thực tế cho thấy có lý do và bằng cớ của sự khó khăn về quản trị hoặc thiếu sự
suy tính kỹ càng của các quản trị viên. Có khi vì cả hai nguyên nhân đó, do vậy chúng ta sẽ xem xét một vài lỗi

lầm nên tránh:
a. Thiếu kế hoạch chu đáo: Trong thực tế không ít khi chúng ta vẫn thấy một tổ chức vẫn cố duy trì lề
lối làm việc cũ trong khi mục tiêu kế hoạch và môi trường bên ngoài đã thay đổi? Mặt khác tổ chức cần loại
quản trị viên mà hiện nay chưa có, hoặc có một số quản trị viên phát triển không theo kịp với tổ chức hoặc
không phù hợp với nhu cầu hiện tại. Nhìn vào tương lai nhà quản trị phải quyết định xem tổ chức nào phù hợp
nhất với nhu cầu tương lai và những loại người nào có thể phục vụ tổ chức này một cách hữu hiệu nhất. Một
thất bại nữa là trong làm việc kế hoạch là lối tổ chức theo con người. Cơ cấu tổ chức phải được thay đổi để
thích hợp với loại người làm việc. Và đây là điều cần bàn tới rất nhiều trong vấn đề tận dụng ưu điểm và
khuyết điểm của NV. Trước hết làm như vậy không thể nào biết chắc là mọi căn bản đã được dùng tới và tất cả
mọi nhiệm vụ cần thiết sẽ được thi hành. Điều thứ hai nữa là nguy cơ của nhiều người khác nhau muốn cùng
làm một công việc, dẫn tới việc xuất hiện mâu thuẫn hoặc nhiều người chỉ huy quá. Thứ ba, trong một tổ chức
nhiều người đến kẻ đi mỗi khác khiến cho việc tổ chức theo người rất bấp bênh và các chức vụ đó không có
người nắm giữ khó có thể định được 1 cách chính xác.
b. Không định rõ các tương quan: Lỗi lầm không định rõ các mối tương quan có lẽ dẫn đến những sự
đụng chạm, sự bè phái và sự thiếu hiệu năng hơn các lỗi lầm khác. Vì quyền thi hành một số công tác và trách
nhiệm về việc thi hành công tác đó là điều tối quan trọng trong một tổ chức; và thiếu lĩnh vực này có nghĩa là
các NV không biết cụ thể về công việc của mình.
c. Không ủy quyền hoặc ủy quyền không cân bằng: Một điều phàn nàn thường thấy trong các tổ chức
là các cấp chỉ huy thường không muốn đưa quyền quyết định xuống cấp dưới. Một lầm lẫn khác trong việc tổ
chức là không giữ được sự ủy quyền cho công bằng. Nói một cách khác đi một vài cấp chỉ huy, vì quá hăng say
phân quyền thường thực hiện nguyên tắc “đẩy các quyết định xuống tất cả mọi cấp càng thấp càng tốt”.

- 17 -


d. Lẫn lộn trong hệ thống quyền hành và hệ thống thông tin: Công tác QL hiệu quả nhờ hệ thống
thông tin. Nhưng hệ thống thông tin chỉ có giá trị cung cấp dữ liệu để đề ra các quyết định quản lý chính xác
hơn. QĐ quản lý tạo ra quyền lực và quyền hành quản trị.Các khó khăn và phí tổn về sự phân công các cấp
được giảm đi nhờ mở rộng hệ thống thông tin. Trừ khi các tài liệu mật hoặc các tài liệu phải phí tổn lắm mới có
được, thì không có lý do gì mà hệ thống thông tin phải theo đúng hệ thống quyền hành. Thu thập tài liệu phải

được tách rời QĐ, vì chỉ có quyết định mới cần có quyền hành quản trị.
e. Quyền hành không đi với trách nhiệm: Nguyên nhân đáng kể cho sự quản trị luộm thuộm là trao
quyền mà không trao trách nhiệm rõ rệt. Ủy quyền là trao trách nhiệm, người ủy quyền vẫn còn chịu trách
nhiệm về việc sử dụng đích đáng quyền hành của người dưới quyền.
f. Trách nhiệm không có quyền hành: Lỗi than phiền thông thường của người dưới quyền là cấp trên
bắt họ phải chịu trách nhiệm về mọi hành động của mình mà không giao cho họ quyền quyền để hoàn tất nhiệm
vụ đó.
g. Áp dụng cẩu thả việc nhân viên phụ tá: Có nhiều lý do cần thiết để dùng NV phụ tá hay phụ tá CM.
Tuy nhiên có mối nguy là có khi người phụ tá làm nguy hại đến quyền hành của người chỉ huy mà anh ta có
trách nhiệm cố vấn.
h. Nhiều người ra chỉ thị: Hiểm họa chính của hiện tượng ủy quyền theo chức phận một cách bừa bãi là
sự mất thống nhất về chỉ huy. Hiện tượng có nhiều người chỉ huy xảy ra không những vì sự ủy quyền mà còn vì
tổ chức yếu kém. Khi xảy ra hiện tượng này thường gây ra hiện tượng lộn xộn làm hại đến sự hiệu nghiệm của
quyền hành và đe dọa sự ổn định của tổ chức.
Nội dung V: Sự cần thiết phải xây dựng văn phòng hiện đại s
Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng về:
+ Con người làm văn phòng
+ Trang thiết bị và máy móc văn phòng
+ Các nghiệp vụ hành chính văn phòng
Chương III- BỐI CẢNH VÀ XU THẾ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG
I. Xây dựng văn phòng hiện đại:
1.1 Sự cần thiết phải xây dựng văn phòng hiện đại: Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng có thể khẳng định văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Văn phòng
được ví như 4 bánh xe giúp cho xe có thể chuyển động được. Nếu bánh xe chạy đều, không nổ săm, bục lốp thì
cả chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu. Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các
điều kiện phương tiện hoạt động thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt. Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, tổ chức mình thuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên
chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị cơ sở
vật chất, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng.
Thời đại ngày nay, khi khoa học- công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan, tổ chức là

nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng. Đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong
môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới
phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lực trình độ nghiệp vụ cao, đảm bảo cho cơ
quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả. Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức,
giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời nó cũng giúp
cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm sáng tạo, giúp họ có
thời gian lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành đạt hiệu quả cao nhất.

- 18 -


Vào những năm đầu của thập niên 80, thế giới xuất hiện một hiện tượng được gọi là bùng nổ thông tin.
Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp hiểu rằng bên cạnh những nguồn
lực truyền thống như nguyên liệu, năng lượng, tiền vốn, nhân lực còn có một nguồn lực được xác định là quan
trọng nhất đó là thông tin. Thông tin có mặt ở khắp mọi mặt hoạt động của đời sống xã hội và khắp mọi nơi
trong nền sản xuất hiện đại, có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ và có tính quyết định đối với quá trình phát triển
kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực. Bùng nổ thông tin thể hiện ở các đặc điểm sau đây:
1. Cách mạng khoa học- công nghệ phát triển như vũ bão, tạo nên một hệ quả hết sức quan trọng, một
nhân tố hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ.
2. Hình thành nhanh quan hệ kinh tế- thương mại trong phạm vi toàn cầu đã buộc mỗi nước phải mở cửa,
gấp rút hội nhập thị trường thế giới và cộng đồng quốc tế.
3. Để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh trên quy mô toàn cầu, chính phủ các nước đều phải ra sức tăng cường
cải cách hành chính nhà nước trong công cuộc phát triển kinh tế - xã hội trong nước & quan hệ kinh tế với thế
giới.
4. Trong thời đại mới, vai trò con người được nâng cao hơn bao giờ hết, phản ánh tính nhân bản trong nền
sản xuất hiện đại đồng thời cũng phản ánh sự giác ngộ cao hơn của xã hội loài người và các vấn đề liên quan
đến con người và xã hội.
5. Cuộc cách mạng thông tin với những thành tựu về công nghệ thông tin phát triển đến chóng mặt, làm
thay đổi khái niệm xử lý thông tin của chúng ta.
1.2 Vai trò của khoa học công nghệ trong công tác văn phòng:

Ở Việt nam, sự nghiệp đổi mới toàn diện, CNH- HĐH đất nước do Đảng cộng sản Việt nam lãnh đạo
trong những năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Bước vào thế kỷ XXI, trước những
yêu cầu to lớn của đất nước cũng như xu hướng phát triển tất yếu của thời đại đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực
hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó văn phòng của các cơ quan, tổ
chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã hội... cần phải chuyển nhanh sang văn phòng kiểu mới, văn phòng hiện đại.
Thông tin vô cùng quan trọng và do vậy nắm lấy thông tin, xử lý tốt nhất thông tin nhằm phục vụ cho
lãnh đạo, quản lý và cho sản xuất kinh doanh... trở thành mục tiêu hàng đầu của mọi ngành, mọi cấp. Văn
phòng với cách hiểu truyền thống, thông thường là tổ chức chỉ làm công việc giấy tờ, hành chính, sự vụ trong
một cơ quan, một daonh nghiệp đã không còn thích hợp nữa. Văn phòng phải hướng toàn bộ hoạt động của
mình vào hoạt động thu thập và xử lý thông tin và như vậy, văn phòng trở thành một trung tâm thông tin nhằm
tổ chức hoạt động xử lý thông tin nhanh chóng, chủ động, đầy đủ và chính xác nhất. Các nhà quản lý, các chủ
văn phòng trước đây chỉ chú ý đến sản xuất ở các phân xưởng, đến quản lý vật tư, nguyên liệu, nhân lực... thì
nay đã chú ý đến trung tâm điều hành, trung tâm xử lý thông tin của mình là văn phòng và đã đầu tư thích đáng
để nâng cấp, phát triển văn phòng lên tầm cao mới mà thời đại đòi hỏi.
Các nhà quản trị học đã tập trung nghiên cứu, phối hợp cùng với các chủ doanh nghiệp đầu tư tiền của,
công sức, trí tuệ xây dựng văn phòng trở thành văn phòng kiểu mới với tên gọi văn phòng hiện đại với những
thuật ngữ mới: “Văn phòng điện tử”, “Văn phòng không giấy”, “Văn phòng tự động hóa”. Một văn phòng hiện
đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng
công việc hàng ngày. Đồng thời nó giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính sự vụ, tạo
điều kiện cho họ có thời gian tập trung để sáng tạo, tìm kiếm các giải pháp giải quyết các nhân viên chính của
cơ quan, tổ chức.
II. Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng:

- 19 -


Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý
nghĩa thiết thực, tạo điều kiện cho tổ chức hoàn thành các mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hóa văn
phòng là yêu cầu bức thiết của xã hội, của người quản trị văn phòng và của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Hiện
đại hóa văn phòng hiện nay cần theo hướng xây dựng văn phòng thành “Văn phòng điện tử’’; “Văn phòng

không giấy’’, “Văn phòng thế kỷ 21’’, “Văn phòng tự động hóa’’.
Phương pháp hiện đại hóa: Tổ chức bộ máy văn phòng gọn nhẹ, đúng chức năng; Từng bước tin học hóa
văn phòng; Từng bước trang bị hiện đại hóa các trang thiết bị như máy Fax, Máy tính, máy photocopy …..;
Không ngừng phát triển kỹ thuật và ngiệp vụ hành chính và đào tạo nhân lực, đội ngũ hành chính chuyên
nghiệp….
2.1. Làm rõ và đổi mới chức năng chủ động xử lí thông tin của văn phòng:
Theo cách hiểu truyền thống, chức năng chính của văn phòng là tham mưu - tổng hợp và hậu cần. Văn
phòng được hiểu là ”Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”. Trong quá trình thực
hiện chức năng tham mưu của văn phòng thì công việc xử lý thông tin, đảm bảo thông tin là hoạt động sẵn có
của mọi loại hình văn phòng dù là văn phòng kiểu cũ hay văn phòng kiểu mới. Tuy vậy, công việc xử lý thông
tin của văn phòng kiểu cũ thường mang nặng tính thụ động, chủ yếu là tổng hợp các tình hình, các số liệu, nhìn
lại những cái đã qua, những công việc đã làm và được thực hiện theo một công nghệ có tích chất thủ công, lạc
hậu. Vì vậy, năng suất lao động, hiệu quả của hoạt động công việc thường rất thấp. Cả bộ máy văn phòng
thường chỉ loay hoay với những công văn giấy tờ sự vụ, phục vụ hậu cần rất bị động, chắp vá.
Khi chuyển sang văn phòng hiện đại, hoạt động xử lý thông tin sẽ trở thành chức năng cơ bản nhất và là
công việc chủ đạo, chi phối toàn bộ hoạt động của văn phòng. Cần hướng mọi hoạt động của văn phòng vào
mục tiêu chủ động xử lý thông tin để đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển, giúp các cấp lãnh đạo đưa ra được
những quyết định quản lý đúng đắn, sáng tạo. Đồng thời, trong chừng mực có thể phải tận dụng tối đa công
nghệ thông tin, hệ thống thông tin (mạng LAN, WAN, INTERNET) để thay đổi bản chất hoạt động thông tin
của văn phòng. Chỉ có như vậy văn phòng mới góp phần tăng năng suất lao động, tạo ra hiệu quả thiết thực,
đảm bảo sự sống còn và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Người ta gọi đó là “chức năng
chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính” của văn phòng hiện đại.
2.2. Đổi mới và hiện đại hóa toàn diện văn phòng:
Như chúng ta đã biết mọi loại hình văn phòng, dù là văn phòng các cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng hay
các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, dù quy mô lớn, nhỏ đều được cấu trúc bởi ba thành phần gồm:
Con người làm việc trong văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng và các trang thiết bị kỹ thuật văn phòng.
Ba mặt trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên
văn phòng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, bảo đảm cho văn phòng
thực hiện tốt chức năng chủ động xử lý thông tin.

2.2.1 Trang thiết bị, máy móc hiện đại
Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nước, cùng với sự thay đổi và phát triển của nền kinh tế, rất
nhiều cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp … đã và đang thay đổi, xây dựng và tổ chức văn
phòng của cơ quan theo hình mẫu một văn phòng hiện đại. Các văn phòng này được tổ chức theo hướng tinh
gọn nhân lực, tiết kiệm tối đa diện tích làm việc, ứng dụng các thành tựu của ngành công thái học vào tổ chức
và hoạt động của các văn phòng (Tối ưu hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng….. và một vấn đề được đặc
biệt coi trọng đó là trang thiết bị văn phòng).
Có thể thấy, ngày nay trong bất kỳ cơ quan nào việc thay đổi dễ nhìn thấy là không gian văn phòng,
trang thiết bị là những lĩnh vực thay đổi nhanh dễ nhận thấy nhất: Mua sắm nhiều trang thiết bị hiện đại như

- 20 -


máy vi tính đời mới (xách tay, để bàn), máy photocopy đa năng, máy điện thoại (di động, có dây, không dây
kiểu mẹ bồng con), máy fax, máy ghi âm cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản để xây
dựng bộ máy văn phòng hiện đại, có thể đảm đương nhiệm vụ xử lý thông tin một cách chính xác, kịp thời để
phục vụ sự quản lý, điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm tính cạnh tranh trong cơ chế thị trường’’.
Các trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
và đây cũng được xem là thành phần ‘’cách mạng’’ nhất. Chính các trang thiết bị văn phòng được đầu tư phát
triển đạt đến trình độ khoa học công nghệ hiện đại, kết hợp công thái học hỗ trợ và dẫn dắt hai thành phần kia
tiến nhanh đến hiện đại hóa.
Các trang thiết bị đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho con người trong công việc văn phòng hiệu
quả. Bởi thông qua các trang thiết bị các nhân viên văn phòng đã xử lý hiệu quả việc xử lý và cung cấp thông
tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý văn phòng, đồng thời góp phần
giảm chi phí về nhân lực, và các chi phí khác… làm cho hiệu quả hoạt động văn phòng ngày càng cao.
Các trang thiết bị không ngừng được cải tiến, nhằm giảm sức lao động của con người và nâng cao năng
suất lao động. Những cải tiến kỹ thuật đã dần thay thế máy đánh chữ thường, đến dùng máy chữ chạy điện, điện
tử và máy vi tính thế hệ mới ngày càng đẹp về mãu mã và chức năng đa dạng, hiện đại…. Ngày nay máy vi tính
đã trở thành một phương tiện không thể thiếu trong việc xử lý, phân tích thông tin phục vụ chức năng tham
mưu, tổng hợp của bất kỳ văn phòng hiện đại nào. Đồng thời, các trang thiết bị văn phòng nhờ áp dụng những

thành tựu của công thái học đã ngày càng thiết kế những mẫu mã đẹp, hiện dại phù hợp với đặc điểm tâm lý của
người sử dụng, góp phần làm cho hiệu suất làm việc của văn phòng nói chung và của người nhân viên ngày
càng được nâng cao.
Người nhân viên văn phòng có thể sử dụng máy tính để đánh chữ nhẹ nhàng hơn, chính xác hơn, đẹp
hơn, và khi kết nối với hệ thống áy in có thể thuận lợi in ấn các văn bản cần thiết nhanh chóng, tiện lợi. Máy vi
tính còn lưu trữ dữ liệu, văn bản để có thể sử dụng lại, truy xuất…. bất cứ lúc nào khi cần thiết đồng thời giảm
bớt lãng phí của việc phải in ấn quá nhiều dẫn tới sự quá tải trong việc bảo quản, lưu trữ các văn bản….
Ngoài ra công năng của máy tính còn được phát huy cao khi kết nối với mạng (WAN, LAN,
INTERNET) trong vai trò hỗ trợ công việc, đặc biệt công việc văn phòng trong việc bảo đảm thông tin quản lý.
Trong vòng 20 năm qua, mạng LAN (Local Area Netwwork- Mạng nội bộ) đã trở thành công cụ có ý nghĩa
chiến lược trong hoạt động của hầu như mọi tổ chức, doanh nghiệp. Mạng LAN ngày nay đã trở thành một
thành phần không thể thiếu cho phép người sử dụng liên lạc, chia sẻ tài nguyên thông tin với những ưu điểm:
Mềm dẻo, dễ cài dặt, bền vững, các chuẩn của LAN được chấp nhận rộng rãi làm cho người sử dụng không bị
lệ thuộc nhà cung cấp thiết bị. Nhờ kết nối mạng Internet mà khả năng quản lý được tăng cường. Khi kết nối
với Internet chúng ta có thể trao đổi thông tin bằng email một cách nhanh chóng, thu nhận và chia sẻ được các
thông tin và nguồn kiến thức vô tận…. phục vụ cho hoạt động quản lý nhanh chóng, hiệu quả. Trong công việc
hàng ngày của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp có nhiều thành viên, có vô số thông tin cần chia sẻ, phân
phối như: Lịch làm việc, phân công công việc, gửi văn bản, xử lý và phản hồi. Những công việc này liên quan
đến hồ sơ, giấy tờ, tài liệu và văn phòng phẩm…. nên chiếm một khoảng thời gian rất lớn của nhân viên văn
phòng, đặc biệt so với trước đây khi chưa có mạng Internet và Email. Điện thoại và Fax cũng góp phần đáng kể
trong việc hỗ trợ luân chuyển những thông tin này. Tuy nhiên hai phương tiện này cũng có những hạn chế về
chức năng (không thể dùng điện thoại để chuyển văn bản, còn dùng fax thì không thể chuyển cùng một lúc cho
nhiều người ở các địa điểm khác nhau…. trong lúc chi phí của hai loại hình này không phải là thấp so với
Email.

- 21 -


Tóm lại, trang thiết bị văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt
động văn phòng do vậy yêu cầu trang thiết bị văn phòng cần đáp ứng các tiêu chí sau:

Một là, trang thiết bị văn phòng phải mang tính kinh tế. Cần chú ý đến công tác hoạch định để mua sắm,
đầu tư mang hiệu quả cao, có tính thiết thực và khả thi cho hoạt động văn phòng. Hay nói cách khác việc đầu tư
mua sắm cần phải xem xét số lượng, chất lượng của các trang thiết bị được mua sắm phù hợp điều kiện tài
chính, với quy mô tổ chức và điều kiện nhân lực, phù hợp với đặc điểm tâm lý và giới tính của người sử dụng,
với chi phí mua, bảo trì, bảo dưỡng, đào tạo nhân viên quản lý, sử dụng……thích hợp.
Hai là, trang thiết bị văn phòng phải mang tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ dàng vận hành, sử dụng
và độ bền tương đối. Đây là yêu cầu khá quan trọng và cần thiết vì khi người nhân viên có thể dễ dàng điều
khiển, vận hành thiết bị thì công việc của họ mới trôi chảy, bảo đảm thực hiện công việc đúng chất lượng và
tiến độ.
Ba là, các trang thiết bị văn phòng phải mang tính hiện đại: đáp ứng yêu cầu ngày càng cao (nhanh
chóng, kịp thời, chính xác) các công việc văn phòng, có khả năng tương thích cao với các hệ thống trang thiết
bị sẵn có khác có liên quan. Ngoài ra, để các trang thiết bị văn phòng được sử dụng hiệu quả thì yêu cầu người
sử dụng phải nắm được công dụng, cách sử dụng đối với các trang thiết bị thông dụng, thường xuyên được tập
huấn, bồi dưỡng kiến thức kỹ thuật cơ bản để sử dụng được các trang bị hiện đại. Để nâng cao hiệu quả công
tác văn phòng cần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, có nội quy, quy định về quản lý, sử dụng thiết
bị an toàn, hiệu quả. Mô hình sử dụng ‘’nguồn lực con người’’ trong các cơ quan nói chung và trong các văn
phòng nói riêng sẽ mang lại hiệu quả nếu nó được dựa trên một cơ chế phù hợp động viên người lao động, gồm
cả khuyến khích vật chất và tinh thần, dưới các hình thức cá nhân và tập thể, cá thể hóa tiền lương. Môi trường
làm việc thuận lợi được hiểu là tạo ra sự an tâm về tâm lý cho người nhân viên, cùng với sự phân công công
việc phù hợp năng lực của họ cùng với sự đánh giá công bằng, hợp lý và khách quan kết quả lao động của họ.
Như vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng đòi hỏi hệ thống trang thiết bị phải có sự kết
nối, phối hợp chặt chẽ và có hiệu quả với hai thành tố khác tạo nên cấu trúc văn phòng hiện đại đó là nhân tố
con người và các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Trong đó, con người là thành tố trung tâm, là nhân tố quyết
định, trang thiết bị văn phòng có vai trò quan trọng và các nghiệp vụ hành chính là cầu nối. Sự tiến bộ trong
mỗi thành phần và sự kết hợp giữa các thành phần này là nhân tố bảo đảm sự thành công của hoạt động văn
phòng.
2.2.2 Các nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng kết nối bởi các trang thiết bị với vai trò trung tâm của người làm
công tác văn phòng tạo ra các hoạt động thực tiễn hoàn thành tốt các nhiệm vụ đặt ra cho văn phòng. Hay nói
cách khác thông qua nghiệp vụ văn phòng, con người và trang thiết bị phát huy tác dụng trong các hoạt động

của văn phòng.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng bao gồm: Nghiệp vụ thu thập, phân tích và xử lý thông tin phục vụ
quản lý, điều hành và ra quyết định của lãnh đạo; nghiệp vụ tổ chức và sắp xếp các hoạt động của cơ quan và
lãnh đạo (xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc, tổ chức các cuộc họp, các chuyến đi công tác….);
các nghiệp vụ giao tiếp hành chính, tư vấn và soạn thảo văn bản hành chính và lưu trữ hồ sơ, tài liệu… Các
nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng làm cho
cấu trúc ba mặt cơ bản của văn phòng trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực,
cụ thể.
Nhìn chung, ngày nay các nghiệp vụ hành chính đã có nhiều thay đổi đáng kể chẳng hạn như một số
nghiệp vụ truyền thống (như ghi tốc ký…) vẫn được sử dụng hiệu quả đồng thời với các thiết bị hiện đại (như

- 22 -


máy ghi âm, ghi hình). Một số nghiệp vụ có sự thay đổi căn bản như các nghiệp vụ gắn với quan hệ giao tiếp,
ứng xử, đồng thời lại xuất hiện nhiều nghiệp vụ hành chính mới ra đời tác động qua lại lẫn nhau.
Về kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính: Trong hoạt động quản lý của mình, các cơ quan nhà nước đều phải
tiến hành các tác nghiệp và thủ tục hành chính. Những tác nghiệp, thủ tục đó chính là nghiệp vụ hành chính.
Nghiệp vụ hành chính liên quan đến các nội dung quản trị công sở, công tác văn thư, công tác lưu trữ. Sự hiểu
biết tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính là cơ sở quan trọng để tiến hành có
hiệu quả hoạt động công vụ. Các cơ quan nhà nước và đặc biệt là các doanh nghiệp, muốn nâng cao chất lượng
lao động, tạo chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường sôi động hiện nay thì nhất thiết phải tiến hành cải tiến
nghiệp vụ hành chính theo hướng hiện đại hóa.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị
hiện đại sẽ giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành thông suốt theo những quy tắc, quy trình
thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi
các văn phòng không có những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và khoa học.
2.2.3 Con người làm việc trong văn phòng hiện đại:
Ngày nay, nền kinh tế thế giới đã bước vào giai đoạn phát triển mới. Đặc trưng của nó là hàm lượng
chất xám cao, ưu tiên chất lượng hơn số lượng trên cơ sở áp dụng công nghệ vật liệu mới liên tục trong quá

trình lao động. Quá trình đổi mới khoa học công nghệ như vậy đòi hỏi quá trình lao động sáng tạo không ngừng
để tạo ra những sản phẩm mới phục vụ con người tốt hơn nhưng nó cũng đồng thời đòi hỏi xây dựng hệ thống
nguồn nhân lực chất lượng cao, được đào tạo chuyên nghiệp với quan điểm của hệ thống là “lấy con người làm
trung tâm” của mọi quá trình phát triển. Đặc điểm cơ bản của hệ thống này là hướng vào lực lượng lao động có
trình độ nghề nghiệp cao, có khả năng sáng tạo, được liên kết thành hệ thống sản xuất, tính liên tục của quá
trình tăng hàm lượng tri thức và tính linh hoạt của tổ chức lao động… Với tư cách là một thiết chế xã hội, văn
phòng cũng không nằm ngoài ngoại lệ của xu thế chung này, đặc biệt là đối với văn phòng hiện đại với nhân tố
con người làm trung tâm của văn phòng.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, các trang thiết bị văn phòng ngày càng đổi
mới theo hướng ngày càng tiện lợi và đa chức năng hiện đại. Vị trí của văn phòng trở nên hết sức quan trọng,
có ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ đến hoạt động cũng như sự phát triển của các cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp. Những người làm văn phòng góp phần bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho
hoạt động quản lý, điều hành và ra quyết định của người lãnh đạo đồng thời góp phần bảo đảm cho hoạt động
của cơ quan đều đặn, thông suốt và hiệu quả cao. Để đảm nhận và thực hiện tốt được những nhiệm vụ này đòi
hỏi người làm công tác văn phòng phải không ngừng học hỏi để trang bị cho bản thân những năng lực và phẩm
chất cần thiết (năng lực chuyên môn, hiểu biết xã hội rộng, yêu nghề, kỹ năng giao tiếp tốt…)
Đội ngũ lao động trong văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ,
hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm văn phòng thường ít được đào tạo, bồi dưỡng. Việc bố
trí, sử dụng lao động văn phòng còn tùy tiện, chắp vá. Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi
trọng hơn bao giờ hết, họ là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn phòng. Lao động trong văn phòng được coi
là lao động thông tin với tính chủ động, sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Người lao động văn phòng được đào
tạo theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo đó,
người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiều nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện
cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác hay đào tạo lại để đáp ứng những đòi hỏi ngày càng cao
và luôn biến động của thị trường sức lao động.

- 23 -


Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học... giúp người

lao động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ,
ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp; giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống
căng thẳng trong quá trình làm việc (stress), biết ăn uống, thể dục thể thao, trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp
dẫn của con người và bộ mặt văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng
v.v...
Xu hướng hiện nay là "lợi người, tiện việc", tức là nhân viên văn phòng phải đa năng. Không ai thích
tuyển hai - ba người vào làm hai - ba phần việc gần như nhau, mỗi người làm một kiểu để rồi phải trả hai - ba
suất lương. Hiện nay, các doanh nghiệp thường tuyển nhân viên văn phòng làm được nhiều việc: thư ký, văn
thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có một ít kiến thức về kế toán, kinh doanh, tiếp thị... Nói đơn giản, nhân viên
văn phòng phải là trợ thủ của nhà quản lý, phải giúp việc được cho nhà quản lý. Một yêu cầu khác đối với nhân
viên văn phòng là phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc hiệu quả. Hiện nay, tốc bộ phát triển mọi mặt được
tính từng ngày, từng giờ nên tính sáng tạo, linh hoạt của nhân viên văn phòng cũng là một đòi hỏi bức thiết.
Nhân viên văn phòng không thể là những người làm việc máy móc, cứng nhắc.
Như vậy, một nhân viên văn phòng "chuẩn" hiện nay là người "đa năng". Ngoài những kỹ năng không thể
thiếu như soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị - hội thảo... họ còn cần thêm các kỹ năng, phát
triển cá nhân (như biết cách học hỏi, lắng nghe, biết xác định mục tiêu để hành động, tư duy sáng tạo, quan hệ giao tiếp, đối nội - đối ngoại...) và các kỹ năng phối hợp với đồng sự để đạt hiệu quả chung.
III. Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước:
3.1 Những vấn đề về hiện đại hóa văn phòng ở nước ta hiện nay:
Cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ, đặc biệt là các thành tựu về tin học, máy tính điện tử,
kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập quốc tế, ở nước ta cũng đã xuất hiện văn phòng
hiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp.
Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, mô hình văn phòng hiện
đại đã được đáp ứng khá phổ biến. Trong một số cơ quan hành chính nhà nước, các cơ quan trung ương và cấp
tỉnh bước đầu đã có các văn phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự
đan xen giữa văn phòng kiểu mới và văn phòng kiểu cũ. Điểm yếu nhất trong các văn phòng ở nước ta là các
hoạt động văn phòng còn mang tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn át chức
năng chủ động xử lý thông tin. Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong văn phòng còn ở mức thấp. Nguy
cơ tụt hậu trong tổ chức hoạt động văn phòng là rất nặng nề. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở
cấp cơ sở trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu, người lao động văn phòng được đào tạo còn ít.
Cũng như khu vực tư, các tổ chức thuộc khu vực nhà nước cũng phải cạnh tranh với nhau để cung ứng

dịch vụ công cho công dân một cách tốt nhất. Do đó, các cơ quan, đơn vị cần nâng cao chất lượng, hiệu quả
cung ứng dịch vụ cho công dân; nâng cấp hệ thống đo lường, đánh giá cung ứng dịch vụ công. Việc xây dựng
bộ chỉ số để đo lường mức độ hài lòng của tổ chức, công dân đối với việc phục vụ của các cơ quan, đơn vị là rất
cần thiết.
Do vậy, xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa,
hiện đại hóa là rất cấp bách. Đảng và Nhà nước đã rất quan tâm đến vấn đề hiện đại hóa văn phòng và chỉ rõ
“Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng”. Trong đó, quan trọng nhất là phải
đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại, có phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.

- 24 -


3.2 Ý nghĩa của hiện đại hóa văn phòng với cải cách hành chính:
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp và công tác quản trị hậu cần của cơ quan, tổ chức. Xây
dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối
làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả công việc. Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách
hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được đặc biệt quan tâm. Văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy
của cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ sự quản lý, điều hành
của cơ quan, tổ chức bằng các phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác bảo đảm các điều
kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu
quả cao.
Văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản sau:
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ
- Lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học
- Tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới và các phương pháp điều hành mới
- Xây dựng định mức lao động cụ thể, khoa học và hợp lý
Hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang được nhiều nước trên thế giới tiến hành với mục
tiêu cơ bản là nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân. Với mục tiêu đó
hiện đại hóa văn phòng có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính nhà nước được thể hiện qua
các khía cạnh sau:

+ Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phí điều hành và
bảo đảm vận hành tốt chất lượng công việc hàng ngày, đồng thời nó giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những
công việc hành chính mang tính chất sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo mỗi cán bộ, công chức văn
phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào việc hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính và tìm kiếm các giải pháp
tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
+ Hiện đại hóa văn phòng sẽ chuyển dần chế độ làm việc cũ sang chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp,
giảm các cấp trung gian. Khoa học hóa, tiêu chuẩn hóa các mẫu giấy tờ hành chính, các thủ tục hành chính
nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế của văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của các cơ quan và
công dân, cải tiến hoạt động công vụ.
+ Ngoài ra, văn phòng hiện đại sẽ giúp giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác
đạt năng suất, chất lượng đồng thời bảo đảm thực hiện đúng đường lối, pháp luật nhà nước và nguyên tắc hoạt
động công vụ.
+ Bảo đảm cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời,
chính xác, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ, góp phần thực hiện thành công cải cách hành chính nhà nước và
công cuộc đổi mới hiện nay.
3.3 Hiện đại hóa công tác văn phòng cần gắn chặt với bối cảnh của công cuộc cải cách hành chính
nhà nước và hội nhập quốc tế:
Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và
điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt
tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh
đạo. Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức
làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các
vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể
thức của văn bản...
Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc
làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận;
chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung. Chức năng tham mưu,
tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có
tham mưu. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức

năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái
máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề

- 25 -