Bài giảng quản trị hành chánh văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM
Khoa : KINH TẾ - KĨ THUẬT


BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ

HÀNH CHÁNH
VĂN PHÒNG
(45 tiết - Đại học, cao đẳng QTKD)

Biên soạn: - Võ Thiện Chín


Quảng Nam, tháng 7 năm 2010

2


Chương I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG
1- Khái niệm
Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui định
chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phịng của nhiều cơ quan thì khái niệm
văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây:
- Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan
trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ
quan.
Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, các cơ quan
khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao,

cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các
cấp đều lập Văn phòng.
Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh
viện, trường học, Viện nghiên cứu... lập phịng Hành chính (hoặc phịng Hành
chính - Quản trị). Có nơi khơng gọi là phịng Hành chính - Quản trị mà gọi là
phịng Tổ chức Hành chính - Quản trị.
- Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng
ngày diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
- Nội dung thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan. Trong đó
diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, những công việc
liên quan đến công tác văn thư.
- Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng
việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan.
Tóm lại: Văn phịng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lí thơng
tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; bảo đảm các điều kiện về vật chất kĩ thuật cho
hoạt động chung của toàn cơ quan.

2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
2.1. Chức năng:
Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp
ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo
đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên
cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều
hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.
- Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật và phương tiện cho
cơ quan hoạt động: Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề
xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh

đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ
cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan.
3


Hai loại cơng tác nêu trên ln có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều
nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
2.2. Nhiệm vụ:
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó
có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phịng
có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế
hoạch cơng tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn
phòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu
quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan
ban hành; Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị
đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành
được thống nhất.
- Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ cơng tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ
quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị
trong cơ quan để thực hiện chương trình cơng tác của cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội
thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp,
cuộc làm việc đó.
- Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ
ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan.
- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phịng; Bảo đảm cơ sở vật

chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.
- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng.
2.3. Cơ cấu tổ chức:
+ Lãnh đạo văn phòng:
- Chánh văn phòng: là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về tồn bộ
cơng tác văn phịng.
- Các phó chánh văn phòng: là những người giúp việc trực tiếp cho chánh
văn phịng theo sự phân cơng của chánh văn phịng.
+ Các bộ phận trực thuộc văn phịng:
Do đặc điểm cơng tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phịng có
thể có tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phịng thường có các đơn vị
tổ chức dưới đây:
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp:
Đây là đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phịng thực hiện công tác thông
tin tổng hợp như: Xây dựng chương trình cơng tác và báo cáo cơng tác thường kỳ
của cơ quan, của Văn phòng; Biên tập các văn bản khác khi được giao.
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính, văn thư:

4


Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phịng thực hiện công tác văn thư,
đánh máy, lễ tân, khách tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào
cơ quan.
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị:
Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phịng thực hiện công tác bảo đảm
cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động (trụ sở, máy móc, xe
ơtơ, các loại trang thiết bị khác...)
Trường hợp cơ quan khơng lập phịng Tài vụ riêng thì phịng Quản trị cịn có
nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phịng.

- Phịng (hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ:
Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản
lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.
Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan.
Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung
ương, đơn vị này không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi là
Trung tâm Lưu trữ.

3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng
Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây:
- Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng
Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn
phòng, là thủ trưởng của Văn phòng. Trong phạm vi Văn phịng, Chánh Văn phịng
là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của Văn phịng.
- Ngun tắc làm việc kết hợp: Những cơng chức, viên chức thuộc khối
nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan.
Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phịng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo
thủ tục hành chính.
Những cơng chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ
làm việc theo chế độ thủ trưởng. Các cơng việc thuộc khối này do Trưởng phịng
chỉ đạo và báo cáo với Chánh Văn phòng.

4- Mối quan hệ cơng tác của Văn phịng
- Cơng tác Văn phịng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa
phương. Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phịng khơng tổ chức hệ
thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương.
- Trong phạm vi cơ quan:
 Văn phịng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếp
mọi mặt cơng tác của Văn phòng.
 Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, Văn phịng khơng phải là

đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác. Mối quan hệ của
Văn phòng với các đơn vị khác là quan hệ phối hợp công tác.

5- Các phương pháp bố trí văn phịng
- Những u cầu chung:
 Phù hợp với tính chất và quy mơ hoạt động của cơ quan
 Thuận lợi cho phục vụ công việc trong cơ quan
5


 Dễ dàng liên hệ giao dịch
 Bảo mật.
- Văn phịng "mở":
- Văn phịng "đóng":

6- Vị trí của Văn phịng
Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phịng cùng với các đơn
vị tổ chức hồn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có Văn phịng (hoặc có đơn vị
chun trách cơng tác Văn phịng).
Văn phịng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “Tai mắt” của
Thủ trưởng cơ quan.
Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình cơng tác chung
của cơ quan; Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều
hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình cơng tác đã
đề ra.
Văn phịng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động.
Văn phịng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường
xuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và
cơng dân. Với ý nghĩa Văn phịng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thơng qua Văn

phịng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của cơng sở.
Cơng tác Văn phịng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ
quan, làm tốt cơng tác văn phịng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động
chung của cơ quan./.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan?
Câu 2: Phân biệt chức năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác
trong cùng một cơ quan.
Câu 3: Vị trí của Văn phịng trong cơ quan.
Câu 4: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ cơng tác của
Văn phịng.

6


Chương II
CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHỊNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY

I- Văn phòng cấp uỷ Đảng
Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền Đảng lãnh đạo nhân dân tiến
hành sự nghiệp cách mạng.
Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức
của Nhà nước.
Ở Trung ương có Ban chấp hành Trung ương Đảng. Ở Tỉnh có Ban chấp
hành Đảng bộ tỉnh (gọi là tỉnh uỷ). Ở huyện có Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi
là huyện uỷ)...
Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp viêc. Trong số các đơn vị đó
có một đơn vị là Văn phịng (Văn phịng cấp uỷ đảng).
Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộng
sản Việt Nạm Ở trung ương có Văn phịng Trung ượng Ở tỉnh, thành phố trực

thuộc trung ương có Văn phịng Tỉnh uỷ, Văn phịng Thành uỷ. Ở huyện có Văn
phịng Huyện uỷ. Ở xã có Văn phịng Đảng uỷ xã.
1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ
Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp là
giúp Ban thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của
Đảng. Nội dung công tác tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm:
- Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnh
đạo, chỉ đạo của cấp uỷ. Tổ chức quá trình làm việc của cấp ủy Văn phịng cấp uỷ
khơng đi sâu tham mưu vào các lĩnh vực cơng tác, vào nội dung đường lối, chính
sách; Khơng đi sâu vào việc chuẩn bị các đề án hoặc thẩm định nội dung đề án
Cơng việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của cấp ủy
- Văn phịng cấp uỷ cịn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng
ngày của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp
uỷ với các ban ngành, cơ sở, các hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác của
cấp ủy. Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp uỷ hoạt đông.
Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mật
thiết với nhau. Tham mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu.
2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng
Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khác
nhau, vì vậy Văn phịng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau.
Nhìn chung, Văn phịng các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng cơng tác thường kỳ.
Cấp uỷ thường có các loại chương trình cơng tác tồn khố, năm, q, tháng của
Ban chấp hành. Lịch công tác tuần của Thường trực cấp ủy. Chương trình hoạt
động chun đề.
- Làm cơng tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo:
 Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thực
hiện chế độ báo cáo công tác trong cơ quan cấp uỷ;
7

 Báo cáo công tác của cơ quan cấp uỷ lên cấp trên;
 Truyền đạt sự lãnh đạo của cấp uỷ xuống cấp dưới;
 Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác
- Giúp cấp uỷ nâng cao chất lượng các quyết định, văn bản hoá các quyết
định của cấp ủy. Nội dung cơ bản của công tác nâng cao chất lượng các quyết định
lãnh đạo của cấp uỷ là:
 Theo dõi, kiểm tra đôn đốc đơn vị được giao biên tập văn bản thực
hiện tiến độ theo kế hoạch;
 Thẩm định chỉnh lý lần cuối các văn bản do cấp uỷ ban hành;
 Trình cấp uỷ ký, ban hành;
 Sau khi được ban hành, Văn phịng chủ trì việc truyền đạt và việc thực
hiện các văn bản của cấp ủy.
- Giúp cấp uỷ ban hành các quy chế và tổ chức thực hiện quy chế thuộc
phạm vi công tác Văn phịng.
Các quy chế có liên quan trực tiếp đến chức năng nhiệm vụ Văn phòng cần
xây dựng là: Chế độ báo cáo, chế độ hội họp, chế độ công tác văn thư lưu trữ, quy
định về xây dựng và ban hành văn bản, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng
cháy chữa cháy...
- Giúp cấp uỷ làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại
chỗ những kiến nghị và khiếu nại của cơng dân. Nội dung cơng tác này gồm có:
 Tiếp nhận đăng ký đơn thư của cán bộ Đảng viên, nhân dân gửi đến
cấp uỷ;
 Tổ chức tiếp dân, cán bộ Đảng viên đến trụ sở Đảng để kiến nghị,
khiếu nại, tố cáo;
 Ghi nhận ý kiến và hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩm
quyền giải quyết;
 Chuyển đơn thư đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết theo quy
định của Pháp lệnh khiếu nại tố cáo và theo quy định trong Điều lệ
Đảng, quy định của cấp uỷ;

 Theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư gửi đến cấp ủy.
- Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ:
 Chấp hành quy chế quản lý văn kiện, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà
nước;
 Trực tiếp quản lý kho lưu trữ thuộc quyền của cấp uỷ;
 Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ đối với các
đơn vị, cơ quan Đảng, Đồn Thanh Niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùng
cấp và cấp dưới.
- Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc của cấp uỷ và của cơ quan.
- Làm cơng tác tài chính quản trị của Văn phịng cấp uỷ Đảng:
 Ở cấp uỷ có thành lập đơn vị chun trách làm cơng tác tài chính quản
trị thì Văn phịng cung cấp có trách nhiệm phối hợp với đơn vị đó để
đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho cấp uỷ và cơ quan hoạt động.
 Ở cấp uỷ khơng có đơn vị làm cơng tác tài chính quản trị thì Văn
phịng giúp cấp uỷ làm cơng tác Tài chính quản trị và ngân sách Đảng.
8


 Nội dung của cơng tác tài chính quản trị là quản lý và tổ chức sử dụng
kinh phí, cơ sở vật chất bảo đảm cho cấp uỷ và cơ quan làm viêc.
3. Tổ chức của Văn phịng cấp uỷ
Ngồi Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, Ở Văn
phòng cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ, nhìn chung Văn phịng cấp uỷ đảng được tổ
chức thành các phịng hoặc bộ phận cơng tác. Các phịng hoặc các bộ phận cơng
tác thuộc Văn phịng thường có:
- Phịng (hoặc bộ phận cơng tác) Nghiên cứu Tổng hợp.
- Phịng (hoặc bộ phận cơng tác) Văn thư Lưu trữ
- Phịng (hoặc bộ phận cơng tác) Tài chính - Quản trị.

II- Văn phịng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung

Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các cơ quan hành chính Nhà nước
được phân chia thành hai loại (nhóm) dưới đây:
- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung.
- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng.
Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có
chức năng quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên
phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị hành chính lãnh thỗ. Các cơ quan đó gồm:
Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã).
Về tổ chức bộ máy làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có Văn phịng:
 Chính phủ có Văn phịng Chính phủ,
 Uỷ ban nhân dân tỉnh có Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh,
 Uỷ ban nhân dân huyện có Văn phịng Uỷ ban nhân dân huyện,
 Uỷ ban nhân dân xã có Văn phịng Uỷ ban nhân dân xã.
Ngồi Văn phịng Chính phủ và Văn phịng Uỷ ban nhân dân xã, theo các
văn bản hiện hành của Nhà nước thì Văn phịng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện
có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và lề lối làm việc như sau:
1- Chức năng
Văn phòng Uỷ ban nhân dân là bộ máy làm việc của Uỷ ban nhân dân, có
chức năng phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt
của Uỷ ban nhân dân.
2- Nhiệm vụ
- Văn phòng Uỷ Ban nhân dân giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức công tác thông
tin và sử lý thông tin. Bảo đảm phản ánh thường xun, kịp thời, chính xác tình
hình các mặt công tác của địa phương. Phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của
Uỷ ban nhân dân.
- Xây dựng chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân; Lập lịch công tác cho Thường trực Uỷ ban nhân dân; Giúp Uỷ ban nhân dân
quản lý việc thực hiện chương trình đó; Quản lý các kỳ sinh hoạt của Uỷ ban nhân
dân và Hội đồng nhân dân.
- Giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân trong việc phối hợp các ngành chuẩn

bị các vấn đề để Uỷ ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định kịp
thời, chính xác và đúng thể chế của Nhà nước; Xem xét các quyết định và các biện
9


pháp của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp dưới; Phát hiện và đề nghị
Uỷ ban nhân dân uốn nắn kịp thời các vấn đề chưa phù hợp với chủ trương của
Đảng, Nhà nước, Chỉ thị của Uỷ ban.
- Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban nhân dân cho các ngành, các
cấp và theo dõi đôn đốc kiểm tra thực hiện các quyết định đó.
- Giúp Uỷ ban nhân dân bảo đảm mối quan hệ cơng tác giữa Uỷ ban nhân
dân và các đồn thể nhân dân.
- Đảm bảo các phương tiện cho đại biểu Quốc hội ở địa phương, đại biểu
Hội đồng nhân dân hoạt động.
- Tổ chức việc tiếp nhận đơn, thư và giải quyết các khiếu nại, tố cáo của
nhân dân.
- Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của
Uỷ ban và hướng dẫn nghiệp vụ cho các ngành trong địa phương về các cơng tác
nói trên theo đúng ngun tắc chế độ của Nhà nước.
- Quản lý tài sản được Uỷ ban nhân dân giao; Bảo đảm điều kiện vật chất
cho bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt động.
- Quản lý cán bộ cơng nhân viên chức thuộc biên chế Văn phịng.
3- Tổ chức bộ máy
Ngoại trừ Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo nguyên tắc chung Văn
phòng Uỷ ban nhân dân các cấp làm việc theo chế độ thủ trưởng. Văn phịng Uỷ
ban nhân dân các cấp có Chánh Văn phịng; có phó Văn phịng giúp việc lãnh đạo.
Chánh Văn phịng phụ trách chung cơng tác của Văn phịng, chịu trách nhiệm cá
nhân trước Uỷ ban nhân dân về tồn bộ cơng tác của Văn phịng Uỷ ban nhân dân.
Các bộ phận cơng tác trong Văn phịng có:
3.1- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp.

Bộ phận này có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân theo dõi các khối công tác.
Tuỳ theo khối lượng cơng tác, bộ phận này có thể được chia thành các tổ hoặc
nhóm cán bộ theo dõi các mặt cơng tác sau:
+ Tình hình chung và các vấn đề tổng hợp như thống kê, kế hoạch, làm công
tác thông tin báo cáo.
+ Công tác an ninh, chính trị và trật tự trị an, quân sự, tổ chức, pháp chế
thanh tra.
+ Công tác lương thực, vật tư, giá cả, thương nghiệp, tài chính, ngân hàng.
+ Các ngành công nghiệp và thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, nhà đất,
giao thông vận tải, bưu điện.
+ Các ngành nông nghiệp, thuỷ lợi, lâm nghiệp, thuỷ sản, khí tượng thuỷ
văn, xây dựng kinh tế mới, định canh định cư.
+ Các ngành văn hố thơng tin, giáo dục phổ thơng và chuyên nghiệp, khoa
học kỹ thuật, thể dục thể thao, y tế, bảo vệ bà mẹ và trẻ em, thương binh và xã hơi.
3.2- Phịng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức:
Phịng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng
quản lý và thực hiện các công việc về:
+ Công tác văn thư;
+ Giao thông liên lạc;
10


+ Tổng đài điện thoại;
+ Bảo vệ cơ quan (kể cả việc kiểm soát người ra vào cơ quan);
+ Tổ chức nhân sự;
3.3- Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ:
Phịng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản
lý và thực hiện các cơng tác việc về:
+ Tài vụ, kế tốn;
+ Quản lý tài sản của cơ quan Uỷ ban;

+ Y tế;
+ Đội xe;
+ Nhà khách;
+ Dịch vụ;
3.4- Trung tâm lưu trữ (đối với tỉnh), cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm
công tác lưu trữ (đối với huyện)
Trung tâm hoặc cán bộ lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phịng và Uỷ
ban nhân dân quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của địa phương.
4- Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phòng
- Quan hệ giữa chánh Văn phòng với các cán bộ nghiên cứu tổng hợp.
Cán bộ nghiên cứu tổng hợp đặt dưới sự điều khiển chung của Chánh Văn
phòng nhưng hàng ngày làm việc trực tiếp với Chủ tịch, phó Chủ tịch phụ trách
từng khối cơng tác sau đó báo cáo cho Chánh Văn phịng nắm được cơng việc
chung.
- Quan hệ giữa Văn phịng Uỷ Ban Nhân Dân với Văn phòng cấp Uỷ.
+ Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phối hợp chặt chẽ với Văn phòng cấp Uỷ
cùng cấp trong việc xây dựng chương trình làm việc của Uỷ Ban và cấp Uỷ trong
từng thời gian.
+ Văn phòng Uỷ Ban phối với Văn phòng cấp Uỷ để có sự phân cơng mỗi
bên trong việc nắm tình hình các mặt ở địa phương, chuẩn bị cho thường trực Uỷ
ban và thường trực cấp Uỷ giải quyết các công việc đúng trách nhiệm và thẩm
quyền của mỗi bên, khắc phục sự chồng chéo về tổ chức cũng như quá trình thực
hiện nhiệm vụ.
- Quan hệ giữa Văn phịng Uỷ ban với các cơ quan chun mơn và Uỷ ban
nhân dân cấp dưới:
+ Văn phòng Uỷ ban có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quan
chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới để giúp Uỷ ban nắm chắc mọi hoạt động
trong địa phương, đôn đốc các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới
thực hiện các quyết định của Uỷ ban và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.
+ Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng các cơ quan chun mơn và văn phịng Uỷ

ban nhân dân cấp dưới về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp công
tác trên dưới kịp thời, nhạy bén, thơng suốt.
+ Hàng năm họp với các Văn phịng của các cơ quan chun mơn và Văn
phịng Uỷ ban nhân dân cấp dưới để trao đổi kinh nghiệm và nghiệp vụ cơng tác
Văn phịng.
11


III. Văn phịng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng
Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng là cơ quan có chức
năng quản lý Nhà nước trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vực. Các cơ quan đó gồm:
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chun mơn
thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp.
Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi cơ quan nói trên đều có
Văn phịng. Theo văn bản hiện hành thì Văn phịng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
khác thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ
máy như sau:
1 - Chức năng của Văn phòng Bộ
Văn phòng là bộ máy làm việc của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
2 - Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ
- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
của Thủ trưởng.
- Giúp Thủ trưởng thẩm tra các Đề án, các Quyết định để Bộ trưởng ban
hành hoặc trình cấp trên ban hành.
- Theo dõi, đôn đốc hoặc tổ chức sự phối hợp với các vụ để theo dõi việc
thực hiện các quyết định của Bộ trưởng.
- Quản lý và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
- Quản lý và trực tiếp thực hiện cơng tác hành chính, lễ tân.
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản trị của cơ quan.

- Bảo đảm điều kiện vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
3- Tổ chức của Văn phịng Bộ
Theo văn bản hiện hành thì tuỳ theo tính chất và khối lượng cơng việc cụ
thể, Bộ trưởng tổ chức Văn phòng thành các phòng hoặc bộ phận chun trách.
Các đơn vị đó có thể là:
+ Phịng Tổng hợp;
+ Phịng Hành chính;
+ Phịng Quản trị;
+ Phịng Lưu trữ;
Sơ đồ tổ chức của Văn phòng Bộ
(Mời SV lên bảng vẽ sơ đồ và ghi chú: Quan hệ chỉ đạo; Quan hệ phối hợp)
Ở các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
tỉnh và ở các cơ quan khác khơng có Văn phịng, đơn vị làm cơng tác Văn phịng
thường do một đơn vị đảm nhiệm. Đơn vị đó là: Phịng Hành chính - Quản trị.
Do đặc điểm và nhu cầu công tác, cũng có cơ quan lập hai đơn vị đảm nhận
cơng tác thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng. Các đơn vị đó có thể là:
- Phịng Hành chính - Tổng hợp.
- Phòng Quản trị - Tài vụ.

IV - Văn phòng doanh nghiệp

12


Có nhiều cách phân loại các doanh nghiệp. Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu
tài sản của doanh nghiệp thì ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp dưới
đây:
- Doanh nghiệp Nhà nước;
- Doanh nghiệp Hợp tác xã;
- Công ty trách nhiệm hữu hạn;

- Công ty cổ phần;
- Công ty hợp doanh;
- Doanh nghiệp tư nhân;
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi.
1. Về tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
- Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi doanh nghiệp là một tổ chức
độc lập trong hệ thống chính trị ở nước ta. Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ
chức bộ máy, ngoài ban lãnh đạo (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc) mỗi doanh
nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ thường có các đơn vị:
 Văn phịng doanh nghiệp;
 Các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp;
- Ở các Tổng công ty; Tổng Công ty Nhà nước; các doanh nghiệp Nhà nước,
độc lập quy mơ lớn, có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, bộ máy của
Doanh nghiệp có các đơn vị dưới đây:
 Hội đồng Quản trị;
 Ban kiểm soát;
 Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc;
 Văn phịng doanh nghiệp;
 Các Phịng, Ban chức năng của doanh nghiệp.
2 - Văn phòng doanh nghiệp
2.1. Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp
- Giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị,
- Giúp việc điều hành của Tổng Giám đốc doanh nghiệp.
2.2. Nhiệm vụ của Văn phịng doanh nghiệp
Thực hiện chức năng của mình, Văn phịng doanh nghiệp có các nhiệm vụ
chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của doanh nghiệp; Theo dõi,
đôn đốc các đơn vị thuộc doanh nghiệp thực hiện chương trình cơng tác đó; Sắp
xếp lịch cơng tác tuần của Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc doanh nghiệp.
- Biên tập các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khác

được Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc giao.
- Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng Quản trị, thông báo
các Quyết định, Kết luận của Tổng Giám đốc đến công nhân viên chức và người
lao động của doanh nghiệp.
- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ
việc quản lý của Hội Đồng Quản trị và việc điều hành của Tổng Giám đốc.
- Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và lãnh đạo
doanh nghiệp ban hành.
13


- Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng doanh nghiệp.
- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi
công tác của lãnh đạo doanh nghiệp với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ
chức, cá nhân trong, ngoài doanh nghiệp; Trực tiếïp ghi biên bản cho các cuộc làm
việc đó.
- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, khách tiết,
thường trực bảo vệ tại cơ quan doanh nghiệp.
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và cơ quan
doanh nghiệp làm viêc.
- Quản lý tài sản và kinh phí thuộc tài khoản Văn phịng doanh nghiệp; Thực
hiện cơng tác thống kê, kế tốn của cơ quan doanh nghiêp.
Ngồi các nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo nhu cầu công tác và đặc điểm của
doanh nghiệp, Văn phịng có thể được giao thêm các cơng tác dưới đây:
- Công tác thi đua khen thưởng;
- Công tác pháp chế văn bản;
- Công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bảo tàng của doanh nghiệp.
2.3. Tổ chức của Văn phịng doanh nghiệp
Tuỳ theo quy mơ của doanh nghiệp và khối lượng cơng việc của Văn phịng
mà doanh nghiệp tổ chức Văn phòng cho phù hơp. Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ,

tổ chức của Văn phòng gồm có:
Chánh văn phịng hoặc trưởng phịng Hành chính quản trị. Giúp việc cho
Chánh văn phịng hoặc Trưởng phịng Hành chính quản trị có phó văn phịng hoặc
Chun viên Hành chính quản trị./.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Đảng.
Câu 2: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phịng cơ quan hành chính
nhà nước có thẩm quyền chung.
Câu 3: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phịng cơ quan hành chính
nhà nước có thẩm quyền riêng.
Câu 4: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp.
Câu 5 : Các loại hình văn phịng khác nhau thì chức năng, nhiệm vụ khác nhau
Đúng hay sai? Vì sao?

14


Chương III
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phịng
1. Khái niệm Quản trị
Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất
là khái niệm sau đây:
“Quản trị là q trình làm việc với và thơng qua những người khác để thực
hiện những mục tiêu của tổ chức với nguồn tài nguyên hạn chế trong một môi
trường luôn biến động”.
Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây:
- Làm việc với và thông qua người khác:
Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời

hoặc mỗi cơng việc được hồn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của
nhiều người. Trong q trình đó, nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết
định. Còn cán bộ công nhân viên là lực lượng trực tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị
không giao nhiệm vụ cụ thể, khơng kiểm tra đơn đốc...thì ý định của người lãnh
đạo không được biến thành hiện thực. Sản phẩm hoặc công việc khơng được hồn
thành. Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếp
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tập thể đó có thể tạo ra thuận
lợi hoặc ngược lại là sức cản đối với sự thành công của nhà quản trị. Như vậy,
quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác.
- Mục tiêu của tổ chức:
Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một
mục tiêu cụ thể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Mục tiêu của cá nhân
chủ yếu do cá nhân nỗ lực phấn đấu có thể đạt được. Còn mục tiêu của cơ quan,
của tổ chức phải do tập thể con người trong cơ quan, tổ chức đó phấn đấu cùng
thực hiện. Trong đó, mỗi người phải phấn đấu thực hiện phần việc của mình. Mỗi
đơn vị cấu thành trong cơ quan, tổ chức phải phấn đấu thực hiện phần việc được
giao. Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì cơng việc của cơ quan,
của tổ chức sẽ đạt kết quả cao hơn. Mục tiêu được thực hiện. Sự phấn đấu của mỗi
người, của mỗi đơn vị cấu thành sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự quản lý,
tổ chức một cách khoa học của nhà quản trị.
+ Kết quả là những sản phẩm cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổ
chức đề ra các chỉ tiêu cụ thể. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung cơng tác phải hồn
thành. Có thể là số lượng và chất lượng sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặc
của cả tổ chức trong từng khoản thời gian. Hết thời gian kế hoạch, đơn vị, cơ quan
thực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là cơ quan đó, tổ chức đó đã hoạt động
đạt kết quả.
+ Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sự đầu tư để đạt được mục
tiêu mà cơ quan, tổ chức đã đặt ra.

15

Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải có
giải pháp tổ chức. Phải ln quan tâm đến tính hiệu quả của hoạt động. Điều đó
thuộc trách nhiệm của nhà quản trị.
- Các nguồn tài nguyên hạn chế:
Một tổ chức dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay đơn vị sản xuất kinh
doanh thì cũng ln ln phải hoạt động trong điều kiện cụ thể. Nguồn tài nguyên
ở đây được hiểu theo nghĩa rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, vật lực,
tài lực (con người, vật chất và tiền bạc).
Khơng có một cơ quan nào mà lại cảm thấy thoả mãn nguồn tài nguyên
trong quá trình hoạt động. Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống của con người và theo
pháp luật của Nhà nước, các cơ quan vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa
có trách nhiệm cao trong việc bảo vệ nguồn tài nguyên. Trách nhiệm đó thuộc về
tập thể lao động của cơ quan, trong đó người chịu trách nhiệm cao nhất là nhà quản
trị. Mọi quyết định của nhà quản trị đều phải tính đến nguồn tài nguyên này.
- Môi trường luôn thay đổi:
Mỗi cơ quan luôn tồn tại và hoạt động trong một môi trường cụ thể. Mơi
trường đó ln biến đổi. Theo một nhà tương lai học thì một cơ quan, một tổ chức,
một doanh nghiệp thường chịu tác động của 5 nguồn biến động, đó là: Vật chất, xã
hội, thơng tin, chính trị, đạo đức. Ở Việt Nam cũng có tác giả đưa ra 8 loại mơi
trường, đó là: Kinh tế, luật pháp, văn hố, xã hội, cơng nghệ, chính trị, sinh thái,
quốc tế.
Về số lượng nhóm mơi trường có thể khác nhau hoặc biến đổi theo từng nơi,
từng lúc, nhưng rõ ràng một cơ quan, một doanh nghiệp dù được thành lập ra ở
thời gian nào, trụ sở đặt ở đâu thì cơ quan đó, doanh nghiệp đó cũng ln ln chịu
sự tác động của mơi trường ln có sự thay đổi.Vấn đề quan trọng là, nhà quản trị
phải xử lý như thế nào trước sự tác động của môi trường để đưa ra những quyết
định đúng đắn.
Ngoài khái niệm trên, theo từ điển Tiếng Việt, từ “quản trị” được giải nghĩa

như sau:
- “Quản trị” là việc tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức:
Ban quản trị, hợp tác xã; Hội đồng quản trị.
- “Quản trị” là việc quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế
độ: Phịng Quản trị.
Quản trị cũng có phạm vi của nó, ta có thể thấy phạm vi của quản trị qua mô
tả sau đây:
Sơ đồ các cấp quản trị
Quản trị
Cao cấp

Top Management

Quản trị trung gian

Middle Management

Quản trị cấp cơ sở

first line Management
16


2 - Quản trị hành chính Văn phịng (Office management)
Quản trị hành chính Văn phịng là lãnh đạo Văn phịng, quản lý cơng tác
Văn phịng trong một cơ quan.
Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây:
- Lãnh đạo Văn phòng:
Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phịng có chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng. Người đứng đầu Văn phòng là

Chánh Văn phòng. Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành,
kiểm tra của Chánh Văn phòng. Hoạt động của Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn
phòng, là hoạt động quản trị Văn phịng.
- Quản lý cơng tác Văn phịng:
Một cơ quan có nhiều đơn vị tổ chức. Mỗi đơn vị tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn tương đối độc lập với nhau. Ngoài chức năng, nhiệm vụ
chính ra, mỗi đơn vị tổ chức cịn phải làm những cơng việc khác có liên quan trong
đó có cơng việc Văn phịng. Cơng việc Văn phịng có ở tất cả các đơn vị trong cơ
quan. Công việc đó phải được quản lý, thực hiện thống nhất. Hoạt động quản lý,
chỉ đạo cơng tác Văn phịng trong một cơ quan là hoạt động quản trị Văn phòng.

II. Thư kí văn phịng và nhà quản trị hành chánh văn phịng
1. Thư kí văn phịng
1.1. Khái niệm
Thư kí là người trợ lí của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chánh văn
phịng, có khả năng nhận trách nhiệm, hành động độc lập mà khơng cần có sự kiểm
tra trực tiếp. Có óc phán đốn, sáng kiến và có thể đưa ra quyết định trong phạm vi
quyền hạn của mình.
Thư kí văn phịng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc tồn
bộ cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn của một văn phịng như Quản
lí văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ
chức sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ
quan.
1.2. Nhiệm vụ
- Thu thập, xử lí và cung cấp thơng tin về các lĩnh vực mà mình được giao
phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ quan.
- Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu.
- Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan.
- Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất
cho hoạt động của cơ quan.

1.3. Những phẩm chất cần thiết của thư kí
- u nghề và có ý thức vươn lên trong nghề.
- Có ý thức kỉ luật (nghiêm chỉnh chấp hành...), tự giác (chủ động trong công
việc) và triệt để (rèn luyện thêm ý thức tự giác, kỉ luật) trong công việc.
- Cẩn thận và chu đáo
17


- Quảng giao (là người cởi mở, hòa nhã, vui vẽ chủ động giao tiếp, mở rộng
các mối quan hệ), cởi mở (gây thiện cảm để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơ
quan) và biết tự kìm chế khi cần thiết.
- Kín đáo.
Đây là phẩm chất đặc biệt quan trọng của thư kí văn phịng với người khác
trong việc lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, sắp xếp hồ sơ ngăn nắp, biết sử dụng hệ thống
bảo mật trên máy tính.
- Năng động và linh hoạt.
- Tương trợ và đồn kết.
1.4. Các u cầu về trình độ, khả năng của thư kí
- Soạn thảo văn bản, quản lí văn bản đi - đến.
- Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phịng.
- Tiếp khách nghệ thuật.
- Lên lịch cơng tác khoa học.
- Nói chuyện điện thoại lịch sự, khéo léo...
- Có kiến thức tổng quát về mọi mặt...
- Tổ chức công việc một cách khoa học, làm cho cấp trên thấy được mọi
công việc trong tầm kiểm sốt.
2. Nhà quản trị hành chánh văn phịng
1.1. Khái niệm
Nhà quản trị hành chánh văn phòng là nhà quản trị, tức là phải hoàn thành 4
chức năng: Hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực (lãnh đạo) và kiểm tra bộ

phận hành chính của mình.
1.2. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chánh văn phòng
Để trở thành một nhà quản trị hành chính (Office management hay
Admisnistrative manager) hay một cấp quản trị chuyên biệt nào đó như trợ lý hành
chính (Administrative assistant), Trưởng phịng xử lý văn bản (Word processing
supervisor/ manager), Trưởng phịng hồ sơ hoặc thơng tin (Records or information
manager) thì họ phải là những người có học vấn cao hơn những Thư ký chuyên
nghiệp.
Ngoài những tiêu chuẩn tối thiểu của người Thư ký chuyên nghiệp, nhà quản
trị hành chính văn phịng cần phải có thêm những tiêu chuẩn sau đây:
- Là một tri thức được đào tạo tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt
động quản trị hành chính văn phịng.
- Có khả năng gánh vác cơng việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm,
quyền hành.
- Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phịng trong
tồn cơ quan.
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những phương pháp làm việc mới,
phải ln bổ sung trình độ học vấn của mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu
về quản trị hành chính văn phịng, tham dự hội thảo đơn giản hố cơng việc hành
chính văn phịng.

18


- Phải có tính gần gũi, phải biết hồ mình, hoà đồng với những ý tưởng và
những vấn đề của nhân viên. Từ đó mới có thể tạo bầu khơng khí thân thiện trong
tồn cơ quan.
- Phải có óc khơi hài để làm dịu đi những tình huống khó khăn.
Tính khôi hài là một trong những phẩm chất kinh doanh vơ giá. Nhưng nói
đùa thì nên nói khi tiếp xúc trực tiếp. Trên giấy tờ, sự khôi hài là nguy hiểm bởi vì

bạn khơng thể tiên đốn người đọc sẽ tiếp nhận như thế nào.
- Phong cách phải lịch sự và ngoại giao. Sự thành công tuỳ thuộc vào việc
họ có nhận được sự ủng hộ, tin tưởng, hợp tác của người khác hay khơng.
- Phải biết cách kiểm sốt cảm xúc. Bộ phận hành chính văn phịng là bộ
phận làm dâu trăm họ, do đó rất dễ bị chỉ trích, chê bai...
- Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng.
- Tự tin, Nhà quản trị phải luôn tỏ ra tự tin trong mọi tình huống.
- Có có phán đốn. Nhà quản trị hành chính văn phịng phải biết cách thu
thập những dữ kiện cần thiết, phân tích thơng tin để hổ trợ các bộ phận khác.
- Phải có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới
chấp nhận những thủ tục mới, phương pháp hành chính văn phịng mới.
Ngồi những tiêu chuẩn nêu trên, nhà quản trị hành chính văn phịng phải là
người có phong cách lãnh đạo tốt vì bản thân họ là nhà quản trị, là người lãnh đạo
người khác.

III. Chức năng của quản trị hành chính văn phịng
Là người lãnh đạo Văn phịng, chánh Văn phịng là nhà quản trị. Chính vì
vậy, Chánh Văn phòng cũng thực hiện 4 chức năng cơ bản của quản trị nói chung
đó là: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nhân lực, Kiểm tra.
Trong một cơ quan, cơng tác Văn phịng là một trong nhiều lĩnh vực cơng
tác của cơ quan. Cơng tác Văn phịng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng.
Vì vậy, trên cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, chức năng quản trị Văn phịng
cũng có những nội dung riêng, cụ thể.
1. Chức năng hoạch định (Planning)
1.1. Khái niệm
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt
mục tiêu ấy.
Có hai loại hoạch định:
- Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu của tổ chức và các biện
pháp để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định.

Về mặt thời gian, hoạch định chiến lược thường bao gồm công việc trong
nhiều năm.
Về phạm vi, hoạch định chiến lược thường bao quát toàn bộ các lĩnh vực
công tác của tổ chức.
- Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉ tiêu, nội dung công tác cụ
thể mà tổ chức phải thực hiện trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược.

19


Hoạch định tác nghiệp còn gọi là hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiến
thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cách khác, hoạch định tác nghiệp là quá trình
đưa ra những quyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch định chiến lược.
1.2. Nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng
Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị
Văn phòng bao gồm các cơng việc chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
- Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Văn phịng.
- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo
cơ quan.
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động v.v...
1.3. Tác dụng của hoạch định trong quản trị Văn phòng
- Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động
quản trị Văn phịng. Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mới có
căn cứ để triển khai cơng việc cụ thể. Các chức năng khác của quản trị Văn phòng
phải căn cứ vào kết quả của hoạch định để thực hiện.
- Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong
cơng tác của Văn phịng nói riêng và của cả cơ quan nói chung.

- Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm
cơng tác của Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị
và cá nhân trong việc thực hiện cơng tác Văn phịng.
1.4. Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trong quản trị Văn phòng
- Về phương pháp chung, cơng tác hoạch định được tiến hành theo trình tự:
 Xác định mục đích, yêu cầu;
 Khảo sát đánh giá tình hình hiện tại;
 Xác định nội dung cơng việc;
 Xác định điều kiện thực hiện;
 Tổ chức thực hiện;
 Đánh giá kết quả.
- Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án cơng tác phải xác định
rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như thế nào? Ai
làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm?
- Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các cơng cụ hoạch định, căn cứ
các lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có các cơng cụ hoạch định khác nhau nhưng
nhìn chung hoạch định có các cơng cụ sau:
 Lịch làm việc hàng ngày;
 Lịch cơng tác tuần;
 Chương trình cơng tác hàng tháng...
2. Chức năng tổ chức
2.1. Khái niệm

20