Phân biệt hiệu quả và hiệu suất. để đạt được hiểu quả và hiệu suất cần phải làm gì

PHÂN BIỆT HIỆU QUẢ VÀ HIỆU
SUẤT?
ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC HIỆU QUẢ VÀ
HIỆU SUẤT
CẦN PHẢI LÀM GÌ ?



I. KHÁI NIỆM

Hiệu quả: đo lường về sự thích hợp của các mục tiêu được
chọn (đó có phải là những mục tiêu đúng không?) và mức
độ chúng được thực hiện.
Vậy, hiệu quả chính là làm đúng việc cần làm.
- Đây là vấn đề rất quan trọng, bởi vì làm đúng việc (xác
định và thực hiện việc đúng) sẽ đưa tổ chức đi đúng hướng.
-Hay nói cách khác, các tổ chức sẽ đạt được hiệu quả hơn
khi các nhà quản trị chọn được mục tiêu đúng và hoàn
thành chúng.


Hiệu quả :
Hiệu quả = Kết quả/Mục tiêu
Công
thức

_Hiệu quả cao ↔ Kết quả > Mục
tiêu
(càng lớn hơn 1)
_Hiệu quả trung bình, kém
↔ Kết quả < = Mục tiêu

PHÂN
PHÂNLOẠI
LOẠI

•Hiệu quả trực tiếp, hiệu quả gián tiếp
•Hiệu quả (ngắn hạn) trước mắt và hiệu quả lâu
dài (dài hạn)
•Hiệu quả lượng hóa và hiệu quả định danh.
Các bước đo lường hiệu quả:
•B1: Xác định mục tiêu
•B2: Xác định tiêu chuẩn
•B3: Quyết định “định chuẩn”
•B4: Lựa chọn công cụ thang đo
•B5: So sánh kết quả với mục tiêu và chi phí
(hay yếu tố đầu vào với đầu ra)
•B6: Đưa ra kế hoạch hành động.


HIỆU SUẤT

Hiệu suất (Efficiency) là đại lượng đo lường việc sử
dụng các nguồn lực như thế nào để đạt được mục
tiêu, hay tỷ lệ giữa nguồn sử dụng so với nguồn
chuẩn.
Vậy Hiệu suất chính là làm việc đúng cách
•Hiệu suất = Kết quả/Chi phí bỏ ra
•Thang đo: Chỉ số đo lường hiệu suất KPI – (Key
Performance Indicators)

•KPI là gì?
Là chỉ số đo lường lượng hóa tiêu chí đánh giá hiệu
quả của doanh nghiệp, tổ chức đối với từng công
việc, bộ phận, cá nhân.


VÍ

DỤ
8 chỉ số KPI của Viettel đối với NV Kinh
doanh A
•Hoàn thành chỉ tiêu tháng: 50 Dcom, 2CA,
1Blackberry, 15Iphone
•Tiếp xúc ngày 4 khách hàng/người/ngày
•Bán được ít nhất 1 thuê bao/người/ngày.
•100% khách hàng lưu số NV tiếp xúc
•Đầy đủ công cụ dụng cụ, áo đồng phục quần
sẩm màu.
•100% người tiếp xúc là khách hàng hoặc cá
nhân trong DN
•Nắm rõ các nghiệp vụ, dịch vụ
•100% Nhập báo cáo trực tiếp lên phần mềm


Các bước thiết
lập quản lý hiệu
suất

Các bước thiết lập quản lý hiệu suất:
Bước 1: Thiết lập mục tiêu, mục đích rõ ràng

Bước 2: Phân công trách nhiệm đối với các nhiệm vụ, bộ
phận và quyết định
Bước 3: Đối chiếu tình hình hoạt động với mục tiêu đề ra
và đánh giá kết quả
Bước 4: Đưa ra ý kiến phản hồi mang tính tích cực, kịp
thời đối với việc hoàn thành công việc
Bước 5: Khuyến khích hành động
Bước 6: Có phương pháp quản lý hợp lý, kiểm tra đối với
mỗi cá nhân trong nhiệm vụ khác nhau.


Nội dung so
sánh

Hiệu quả

Hiệu suất

Cơ sở xác
định

Kết quả đạt
được/Mục tiêu đề
ra

Kết quả đạt
được/Chi phí bỏ ra

Mục đích

Làm được việc

Làm đúng cách

Quan trọng hơn

Ít quan trọng hơn

Tầm quan
PHÂN
PHÂNBIỆT
BIỆT trọng trong
quản trị
Tỷ lệ

Tỷ lệ thuận với kết Phụ thuộc vào Hiệu
quả, nghịch với chi quả, mục tiêu
phí

Xây dựng
thang đo

Khó
Một vài khía cạnh

Rất phức tạp
Toàn diện hơn


II. Ý nghĩa đối với nhà quản trị:

- Lý do tồn tại của quản trị là muốn có hiệu
quả, chỉ khi người ta muốn hiệu quả người ta
mới quan tâm đến quản trị. Vậy trong quản trị
quan trọng nhất là làm đúng việc
-Là đúng việc cho dù không phải bằng cách tốt nhất
vẫn hơn là làm không đúng việc cho dù là làm cách
tốt nhất
- Tổ chức/ doanh nghiệp cần hướng tới đạt cả hiệu
quả và hiệu suất
•Nhà quản trị muốn tăng hiệu quả:
+ Giảm chi phí, tăng kết quả
+ Giữ kết quả, tăng chi phí
+ Tăng kết quả, giảm chi phí


III. Những việc cần làm để nâng cao hiệu quả và
hiệu suất
1. Đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp
a. Luôn truyền thông về tầm nhìn – sứ mệnh tới nhân
viên
Khi có một nhân viên mới, luôn truyền đạt những giá trị
tầm nhìn sứ mệnh tới từng nhân viên. Tại mỗi buổi họp, người
lãnh đạo và quản lý đều nhắc lại tới tất cả các nhân viên và để
đạt được hiệu suất của mình mỗi người nhân viên đều phải biết
được sứ mệnh tầm nhìn đó để thực hiện công việc.

b. Hoạch định và cam kết mục tiêu của công ty với
mục tiêu của từng nhân viên
Khi tuyển dụng một người luôn phải có một kế hoạch
cho nhân viên mới và luôn mong những người mới đó thực

hiện được các công việc của họ. Các chỉ tiêu phải rõ ràng và có
thể đo lường được


c. Đánh giá hiệu suất
Cứ sau 6 tháng, người lãnh đạo, quản lý và nhân viên
đều phải ngồi lại với nhau và có những ý kiến đánh giá.
Người quản lý phải luôn luôn nhớ và hiểu những cam kết
của nhân viên nếu họ thực hiện kém hơn hay cao hơn những
cam kết đó. Việc đánh giá nhân viên là rất quan trọng, người
quản lý không chỉ nhận xét, đánh giá theo quan điểm cá
nhân của họ mà phải lất các ý kiến nhận xét từ các nhân
viên khác và có các cuộc họp với nhân viên.
d. Tưởng thưởng nhân viên
Phải có chiến lược khen thưởng những nhân viên tốt
bằng những khoản lương và thưởng thực tế
đ. Phát triển đội ngũ nhân viên
Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên luôn là
chiến lược ưu tiên hàng đầu. Cần phải mở các khóa học để
trau dồi kiến thức chuyên môn và tìm kiếm những người tài
giỏi.


2.Đối với cá nhân mỗi nhân viên
o Xác định mục tiêu phải làm rõ với chính bản thân
mình về những mục tiêu quan trọng cần đạt được
o Lập kế hoạch làm việc có khoa học phải lập kế
hoạch làm việc: tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và
hàng ngày.
o Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên chia công

việc thành 4 mục nhỏ, gồm: việc cấp thiết nhưng
không quan trọng, việc quan trọng nhưng không cấp
thiết, việc không cấp thiết nhưng quan trọng và việc
không cấp thiết cũng không quan trọng.
o Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu Tất cả mọi
nghề nghiệp, công việc đều có những lĩnh vực trọng
yếu. Làm tốt các lĩnh vực trọng yếu, sẽ tạo ra kết quả
vượt trội.


 Tập

trung tạo hiệu quả xác lập được trình tự ưu
tiên cho những công việc có giá trị nhất mà chúng
ta cần tập trung vào để hoàn thành.
 Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu
 Luôn sẵn sàng bằng cách học hỏi và hoàn thiện
kỹ năng Khi học nhiều, hiểu nhiều, kỹ năng được
nâng cao, chúng ta sẽ cảm thấy tự tin hơn, làm
việc say mê hơn và đạt được nhiều thành quả hơn.
 Quyết đoán và hành động nhanh chóng nên giải
quyết các công việc nhiều nhất có thể để tránh bị
quá tải vào ngày hôm sau. Sự chủ động và quyết
đoán trong công việc sẽ giúp giảm thiếu tối đa thời
gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm việc.


 Tạo

động lực thúc đẩy hành động Để là người

thành công nên là người lạc quan: tìm điểm tốt,
khía cạnh tích cực trong mọi tình huống; rút ra
những bài học kinh nghiệm từ khó khăn, thất bại;
luôn tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề.
 Luôn có ý thức khẩn trương là nguồn độc lực và
mong muốn bắt tay vào công việc ngay lập tức, và
hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn sớm nhất
 Chuyên tâm với từng công việc.
 Tự đánh giá và ghi nhận thành quả của bản
thân nên tự đánh giá những điều đã làm được,
những việc còn thiếu sót, tự thưởng cho những cố
gắng và thành công của bạn. Việc ghi nhận thành
công giúp tự tin để sẵn sàng gặt hái nhiều thành
công hơn nữa.


Ngày nọ, chị em Tấm và Cám đi
mò cua bắt ốc. Mẹ Cám đặt mục tiêu
cho mỗi đứa 4 giỏ. Tấm thì chăm chỉ
bắt cả buổi trời 4 tiếng đồng hồ, được 5
giỏ đầy; còn Cám thì ham chơi, bắt có 2
tiếng đồng hồ và được 3 giỏ. Vậy ta hãy
xem xem Tấm và Cám, ai có hiệu quả,
hiệu suất cao hơn nhé.
Hiệu quả = Kết quả/Mục tiêu
Tấm
= 5 giỏ / 4 giỏ = 1,25
Cám = 3 giỏ / 4 giỏ = 0,75
→ Tấm làm việc Hiệu quả hơn
Hiệu suất = Kết quả/Chi phí

(chi phí ở đây là thời gian)
Tấm = 5 giỏ / 4 tiếng = 1,25
Cám = 3 giỏ / 2 tiếng = 1,5
→ Cám làm việc Hiệu suất hơn


IV. THỰC TẾ TẠI VIỆT
NAM

•Ít doanh nghiệp sử dụng thang đo
hiệu quả, hiệu suất.
•Nếu có, Không tuân thủ quy trình
thang đo và thường cảm tính.
•Định kỳ các công ty có kiểm tra
nhân viên, công việc, nhưng thường
hình thức và lý thuyết.
•Doanh nghiệp ứng dụng chưa tốt
vì chưa có thang đo chuẩn, mất thời
gian, cá nhân sợ các thang đo vì rất
“nhạy cảm”.


Cảm
Cảm ơn
ơn Cô
Cô &
& các
các bạn
bạn đã
đã lắng

lắng nghe,
nghe,
mong
mong nhận
nhận được
được sự
sự chia
chia sẻ,
sẻ, trao
trao đổi
đổi của
của
Cô
Cô và
và các
các bạn!
bạn!