Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải – Thực trạng và giải pháp
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.01 MB, 67 trang )
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, khoa học công nghệ (KHCN) và công nghệ thông tin (CNTT)
phát triển mạnh mẽ đã làm thay đổi mọi mặt trên các lĩnh vực của đời sống. Đặc
biệt là trong lĩnh vực thông tin - thư viện. Trong thời đại của xã hội thông tin và nền
kinh tế tri thức, thời đại của thông tin điện tử và công nghệ số, hoạt động thông tin thư viện đều dựa trên nền tảng của công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông
tin và truyền thông.
Những thành tựu đạt được đã chứng minh tầm quan trọng không nhỏ của
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện. Vì vậy,
việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã trở
thành yêu cầu mang tính khách quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơ
quan thông tin thư viện hiện nay.
Với việc ứng dụng các thành tựu công nghệ hiện đại đã mang lại nhiều tiện
ích, công tác thông tin thư viện được tự động hóa, giảm được tối đa công sức và
thời gian lao động cho cán bộ thư viện, thỏa mãn được các nhu cầu của người dùng
tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (gọi tắt là
Trung tâm) là một thư viện lớn hàng đầu cả nước được ứng dụng CNTT hiện đại từ
rất sớm như Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode, công nghệ
RFID là các công nghệ hàng đầu nhằm tin học hóa, tự động hóa hoạt động thông tin
– thư viện.
Qua quá trình ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệ
mới cho thấy, trong họat động thông tin – thư viện của Trung tâm đã đạt được
những thành tựu đáng kể, song còn tồn tại những khó khăn và hạn chế nhất định. Vì
vậy, em đã mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin
tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải – Thực trạng
và giải pháp”, hi vọng đề tài nghiên cứu từ việc tìm hiểu thực trạng sẽ đưa ra được
những giải pháp hữu ích, mang tính khả thi và có những tác động tích cực nhằm
Trường ĐH KHXH&NV
1
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
khắc phục được hạn chế, nâng cao và phát huy được tối đa hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin tại Trung tâm.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở tìm hiểu, khảo sát thực tế tại Trung tâm
Thông tin – thư viện Đại học Giao thông vận tải, khóa luận phân tích thực trạng và
đưa ra nhận xét, đánh giá ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công
nghệ mới tại Trung tâm, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của
việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin – thư viện .
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Tìm hiểu về phần mềm iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID của
TT TT-TV ĐH GTVT.
+ Nghiên cứu thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các
công nghệ mới tại Trung tâm.
+ Đánh giá ưu, nhược điểm và đưa ra những giải pháp khả thi nhằm nâng cao
hiệu quả của việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm trong thời gian tới.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải đã và
đang ứng dụng nhiều phần mềm cũng như các công nghệ mới trong hoạt động
thông tin – thư viện, tuy nhiên do hạn chế về thời gian, trình độ, sức khỏe nên em
chỉ tập trung nghiên cứu 3 phần mềm và công nghệ quan trọng hiện đang được ứng
dụng tại Trung tâm là Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode và
công nghệ RFID.
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ
Barcode, công nghệ RFID.
- Phạm vi nghiên cứu: tại Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại học
Giao thông Vận tải.
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài:
Trường ĐH KHXH&NV
2
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
Phương pháp quan sát
Phương pháp thu thập thông tin
Phương pháp phân tích tổng hợp
5. Những đóng góp của đề tài
Từ việc khái quát được thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp
iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID, đề tài đưa ra những nhận xét, đánh
giá về ưu điểm, hạn chế cũng như thuận lợi, khó khăn trong quá trình ứng dụng iLib
và các công nghệ mới tại TT TT-TV ĐHGTVT. Trên cơ sở đó, đề ra những giải
pháp hữu ích và thiết thực, giúp cho Trung tâm có thêm những kinh nghiệm nâng
cao hơn nữa hiệu quả của việc ứng CNTT trong hoạt động của Trung tâm.
6. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ
viết tắt và phụ lục, khóa luận gồm 3 chương chính như sau:
Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao
thông Vận tải trước công cuộc đổi mới giáo dục và đào tạo
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông
tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng
dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông
Vận tải
Trường ĐH KHXH&NV
3
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN
ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỚC CÔNG CUỘC ĐỔI MỚI
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm
Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải đã có lịch sử khá
lâu dài cùng với sự ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà
Nội.
Ban đầu, Thư viện là một bộ phận trực thuộc Phòng giáo vụ (năm 1962).
Từ năm 1965 – 1973, Thư viện đã nhiều lần cùng Nhà trường phải đi sơ tán,
sau đó trở về Hà Nội tiếp tục sự nghiệp giáo dục và đào tạo, phục vụ công tác dạy
và học của các cán bộ, giáo viên, sinh viên trong Nhà trường.
Đến năm 1975, nhóm nghiệp vụ Thư viện được hình thành.
Năm 1980, Thư viện tách thành hai bộ phận khác nhau: Tổ giáo trình gồm 5
người trực thuộc Phòng giáo vụ và Tổ thư viện gồm 7 người trực thuộc Ban nghiên
cứu khoa học.
Năm 1984, Thư viện chính thức thành lập như một đơn vị độc lập trực thuộc
Ban giám hiệu.
Ngày 21/02/2002, Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đổi
tên thành Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải theo Quyết
định số 753QĐ-BGD&ĐT-TCCB của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Cơ cấu tổ chức gồm
01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc, kết hợp với phòng quản trị mạng có 25 cán bộ.
Thư viện đã được quan tâm đầu tư với các dự án mức A, B của Ngân hàng
Thế giới, xây dựng và trang bị được hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật khá hiện đại.
Năm 2004, Thư viện được đầu tư với dự án giáo dục mức C. Trung tâm Thông tin –
Thư viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần 4000m2 . Đến nay, Thư viện đã có
đầy đủ các tính năng theo tiêu chuẩn của một thư viện hiện đại, trở thành một trong
những thư viện đại học lớn, hiện đại hàng đầu cả nước.
Trường ĐH KHXH&NV
4
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm
1.2.1. Chức năng
TT TT-TV ĐH GTVT nằm trong hệ thống cơ cấu tổ chức của trường ĐH
GTVTHN, là trung tâm thông tin thư viện chuyên ngành. Vì vậy, Trung tâm vừa
mang chức năng chung của một trung tâm thông tin – thư viện, vừa có chức năng
riêng phục vụ cho chuyên ngành giao thông vận tải của Nhà trường.
- Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụ
cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của nhà trường.
- Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu, cung cấp
nguồn thông tin tài liệu chuyên ngành lĩnh vực giao thông vận tải phục vụ nhu cầu
học tập, nghiên cứu, đào tạo…của các cán bộ, học viên, sinh viên trong toàn trường.
- Bổ sung, khai thác, xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu tin thích hợp,
thiết lập mạng lưới truy nhập thông tin hiện đại, giới thiệu tài liệu mới, tổ chức phục
vụ người đọc đạt hiệu quả cao.
1.2.2. Nhiệm vụ
- Là một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu, Trung tâm TT – TV có nhiệm vụ
tổ chức, phát triển các dịch vụ thông tin tư liệu phục vụ công tác giảng dạy, nghiên
cứu, học tập cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường ĐH GTVT. Ngoài ra,
Trung tâm TT – TV là một thành viên của Hiệp hội thư viện các trường đại học phía
Bắc và hoạt động theo quy chế của Hiệp hội.
- Phục vụ hiệu quả nguồn thông tin khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên ngành
lĩnh vực giao thông vận tải đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
- Hỗ trợ kiến thức cho người dùng tin đáp ứng chất lượng giáo dục và đào tạo.
- Tăng cường quan hệ hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các
cơ quan, tổ chức, trung tâm thông tin – thư viện trong nước và quốc tế.
1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm
1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của
từng bộ phận:
- Ban Giám đốc: chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt
động của Thư viện.
Trường ĐH KHXH&NV
5
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
- Phòng nghiệp vụ: thực hiện công tác thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu, xử lý
thư mục, làm thẻ thư viện.
- Phòng mượn: có nhiệm vụ tổ chức dịch vụ mượn/trả sách, bao gồm sách
giáo trình, bài giảng, sách tham khảo cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường.
- Hệ thống các phòng đọc bao gồm: Phòng đọc sách tiếng Việt; Phòng đọc
sách ngoại văn, báo – tạp chí, luận án – luận văn, nghiên cứu khoa học; Phòng đọc
tạp chí đóng quyển; Phòng đọc điện tử.
Các phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức phục vụ người dùng tin đọc tại chỗ các
tài liệu chuyên ngành giao thông vận tải.
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thể hiện qua sơ đồ sau:
Tầng
7
Phòng đọc sách tiếng nước ngoài trước
năm 1990/ Tạp chí đóng quyển
Phòng
Hội thảo
Phòng đọc
Điện tử
Tầng
6
Phòng
Máy chủ
Phòng
Phó GĐ
Phòng đọc Báo – Tạp chí/Sách ngoại
văn, luận án, luận văn, NCKH
Tầng
5
Phòng
Phó GĐ
Phòng
GĐ
Phòng đọc
Sách tiếng Việt
Tầng
4
Phòng
Nghiệp vụ/Làm thẻ
Phòng mượn
Giáo trình/Sách tham khảo
Tầng
1
Nhà sách
Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban tại Trung tâm
+ Tầng 1: Nhà sách
Nhà sách Giao thông vận tải cung cấp cho bạn đọc có nhu cầu mua các loại
sách giáo trình, sách tham khảo, các sách chuyên ngành, chuyên sâu về lĩnh vực
giao thông vận tải,…Chủ yếu là sách của NXB Giao thông vận tải, NXB Xây dựng,
NXB Khoa học và Kỹ thuật,…
+ Tầng 4: Phòng mượn, Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện
Trường ĐH KHXH&NV
6
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
Phòng mượn: Là nơi tổ chức dịch vụ mượn sách, bao gồm cả giáo trình, bài
giảng, sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau.
Hình thức phục vụ: Kho kín.
Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện: Là nơi thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu.
Nhận đăng ký làm thẻ thư viện, in và trả thẻ thư viện theo đúng kế hoạch Trung tâm
đặt ra.
+ Tầng 5: Phòng đọc sách tiếng Việt
Đây là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các loại giáo trình, bài giảng, sách tham
khảo bằng tiếng Việt.
Hình thức phục vụ: Kho mở.
+ Tầng 6: Phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa
học/Báo-Tạp chí
Sách ngoại văn: Bạn đọc có thể tìm đọc các loại sách tham khảo bằng tiếng
Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga về mọi lĩnh vực chuyên môn. Tại đây tài liệu được xếp
theo môn loại và trong từng môn loại chúng lại được xếp theo trật tự ngôn ngữ:
tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Trung và trật tự ABC.
Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học: Bạn đọc có thể tìm đọc các luận văn
thạc sỹ, luận án tiến sỹ bảo vệ tại trường trong những năm gần đây, các nghiên cứu
khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp trường do các cán bộ, giảng viên nhà trường
thực hiện. Bạn đọc còn có thể tìm đọc các nghiên cứu khoa học sinh viên đạt giải
cấp Bộ trong thời gian qua.
Báo – Tạp chí: Với gần 200 đầu báo và tạp chí bằng tiếng Việt và tiếng nước
ngoài, từ báo Trung ương đến báo ngành, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnh
vực chuyên môn, thể thao, văn hóa, giải trí…Tại đây, bạn đọc có thể tiếp cận với
những tạp chí chuyên ngành của các NXB nổi tiếng nhất bằng các ngôn ngữ Anh,
Đức, Nga, Pháp, Trung.
Cách sắp xếp Báo – Tạp chí:
Báo ngày được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo.
Trường ĐH KHXH&NV
7
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
Tạp chí tiếng Việt được chia thành hai nhóm chính: Giải trí và chuyên ngành.
Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự ABC của tên tạp chí, tạp chí chuyên ngành
được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trong từng chuyên ngành lại được sắp
xếp theo trật tự ABC.
Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn
ngữ: tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung và trong từng ngôn
ngữ, các tạp chí lại được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trật tự ABC.
Hình thức phục vụ: Kho mở.
+ Tầng 7: Phòng đọc sách tiếng nước ngoài trước năm 1990/ Tạp chí đóng
quyển, Phòng đọc điện tử, Phòng hội thảo.
Phòng đọc sách tiếng nước ngoài trước năm 1990/ Tạp chí đóng quyển: Tại
đây bạn đọc có thể tìm đọc các loại tạp chí chuyên ngành, các tên sách xuất bản từ
những năm 50-60 bằng các ngôn ngữ Anh, Đức, Nga, Pháp,…Khi có nhu cầu bạn
đọc có thể mượn sách về nhà sử dụng theo quy định của Thư viện.
Hình thức phục vụ: Kho mở
Phòng đọc điện tử: Với hệ thống máy tính hiện đại kết nối mạng Internet cho
phép bạn đọc tiếp cận và sử dụng một loại hình dịch vụ mới trong thư viện: đọc tài
liệu điện tử. Bạn đọc không chỉ đọc các tài liệu toàn văn từ CSDL mà TT TT – TV
đã xây dựng mà còn có thể tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin quý giá khác
trên mạng Internet.
Phòng hội thảo: Với hệ thống âm thanh, máy chiếu, bảng Copy plus
Electronic,…hiện đại, đây là nơi lý tưởng để tổ chức các cuộc hội thảo chuyên
ngành trong nước và quốc tế.
1.3.2. Đội ngũ cán bộ
Hiện nay, Thư viện có tổng số 19 cán bộ, bao gồm 01 Giám đốc, 01 Phó
Giám đốc và 17 nhân viên thư viện. Trong đó, có 12 cán bộ chuyên ngành thông tin
thư viện, 07 cán bộ ngoài ngành.
Trường ĐH KHXH&NV
8
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
Phân theo trình độ học vấn:
+ Cao học: 04 cán bộ (21%)
+ Đại học: 15 cán bộ (79%).
Phân theo độ tuổi:
+ Từ 25 – 40 tuổi: 14 người (73%)
+ Từ 40 – 50 tuổi: 05 người (27%)
1.4. Cơ sở vật chất – kỹ thuật
TT TT-TV ĐH GTVT đã xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật
hoàn thiện, đồng bộ, hiện đại. Hầu hết trang thiết bị của Trung tâm được dự án mức
C trang bị mới từ đầu với đủ hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ kệ, đèn, quạt, máy điều
hòa, máy tính, máy in, máy photo,…và hệ thống thông tin hiện đại đảm bảo đáp
ứng nhu cầu của người dùng tin. Bao gồm:
- Hệ thống máy chủ:
Thư viện hiện có 17 máy chủ tập trung tại tầng 6, quản lý mọi dữ liệu tại
Thư viện. Ví dụ: Máy chủ quản lý CSDL nói chung (ILIB, DLIB), máy chủ quản lý
việc sử dụng E-mail, cổng thông tin điện tử,…
-
Hệ thống máy trạm, bao gồm:
+ Máy trạm nghiệp vụ: có 20 máy trạm nghiệp vụ phục vụ công tác xử lý,
lưu thông tài liệu, quản lý người dùng tin…
+ Máy trạm tra cứu tài liệu: gồm 12 máy phục vụ tra tìm tài liệu, được bố trí
tại các phòng: Phòng mượn tầng 4 có 05 máy, phòng đọc tầng 5 có 05 máy, phòng
đọc tầng 6 có 02 máy.
+ Máy trạm tra cứu thông tin và đọc tài liệu điện tử: có 60 máy tại Phòng đọc
điện tử tầng 7.
- Hệ thống camera: Thư viện hiện có 30 camera có khả năng lưu giữ hình
ảnh, được lắp đặt ở tất cả các phòng từ tầng 4 đến tầng 7 nhằm kiểm soát, quản lý
bạn đọc.
Trường ĐH KHXH&NV
9
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
- Hệ thống máy quét thẻ tự động: có 05 máy, bố trí ở các phòng phục vụ và
phòng nghiệp vụ.
- Hệ thống cổng từ: Các phòng đọc từ tầng 5 đến tầng 7 đều được lắp đặt hệ
thống cổng an ninh kép RFID (Radio Frequency Identification) để kiểm soát chống
mất cắp tài liệu.
- Hệ thống máy điều hòa: Tất cả các phòng tại Thư viện đều được trang bị hệ
thống điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000 PTU và 20 máy điều hòa
treo tường 18.000 PTU.
- Hệ thống máy in mạng, máy photo: Thư viện được trang bị đầy đủ hệ thống
máy in mạng, máy photo đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin.
- Chỗ ngồi cho bạn đọc: 606 chỗ, trong đó:
Phòng mượn tầng 4: 88 chỗ
Phòng đọc tầng 5: 280 chỗ
Phòng đọc tầng 6: 150 chỗ
Phòng đọc điện tử tầng 7: 88 chỗ
-
Phần mềm Thư viện:
Năm 2004, được đầu tư với dự án giáo dục mức C, Thư viện đã triển khai
ứng dụng 2 phần mềm thư viện lớn của Công ty CMC:
+ Phần mềm thư viện điện tử ILIB (hay còn gọi là Hệ quản trị thư viện tích
hợp) ứng dụng trong tất cả các hoạt động nghiệp vụ cũng như công tác phục vụ
người dùng tin tại Thư viện.
Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB gồm các modul:
Modul Bổ sung
Modul Biên mục
Modul Lưu thông
Modul Báo, tạp chí
Trường ĐH KHXH&NV
10
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
Modul Quản lý kho
Modul Quản trị hệ thống
+ Phần mềm quản lý dữ liệu số DLIB: giúp Thư viện xây dựng và quản lý tài
nguyên số.
+ Ngoài ra, Thư viện còn ứng dụng các công nghệ hiện đại khác như công
nghệ Barcode, công nghệ RFID - công nghệ dùng sóng radio phục vụ công tác quản
lý, thống kê tài liệu trong thư viện.
1.5. Nguồn lực thông tin
1.5.1. Vốn tài liệu
TT TT – TV có nguồn tài liệu phong phú với trên 100.000 bản tài liệu truyền
thống in trên giấy bao gồm giáo trình, bài giảng, sách tham khảo, tạp chí, luận văn,
luận án, nghiên cứu khoa học bằng tiếng Việt và các ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp,
Đức, Trung…
Ngoài ra, là một thư viện điện tử hiện đại, TT TT – TV còn cung cấp tư liệu cho bạn
đọc qua đĩa CD – ROM, qua các trang tài liệu điện tử miễn phí, qua các nguồn tài
liệu điện tử mua theo nhu cầu của NDT, hoặc CSDL điện tử do Trung tâm tự xây
dựng.
- Tài liệu truyền thống, bao gồm:
Sách: gồm 22.376 tên = 139.448 cuốn
STT
Dạng tài liệu
Tên
Cuốn
1
Sách giáo trình
3.495
84.484
2
Sách tham khảo
15.243
48.857
3
Tài liệu tra cứu
3.050
3.421
4
Bài giảng
162
324
5
Luận văn, luận án
Trường ĐH KHXH&NV
2.300
11
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
6
Khóa luận tốt nghiệp
Nghiên cứu khoa học
426
426
Bảng 1.1. Thống kê số lượng sách năm 2011
Báo - tạp chí: gần 200 tên
STT
Dạng tài liệu
Tên
1
Báo tiếng Việt
37
2
Tạp chí giải trí tiếng Việt
25
3
Tạp chí chuyên ngành tiếng Việt
15
4
Tạp chí ngoại văn
162
5
Luận văn, luận án
20
6
Tạp chí đóng quyển
Cuốn
4.191
Bảng 1.2. Thống kê số lượng Báo – tạp chí năm 2011
- Tài liệu điện tử, gồm có:
CSDL thư mục, tổng số hơn 18.962 biểu ghi, trong đó:
+ CSDL sách: 14.971 biểu ghi
+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi
+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi
+ CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi
CSDL toàn văn, gồm: 52 tên giáo trình và 150 tên Luận án, luận văn, đề tài
nghiên cứu.
CSDL trực tuyến: Ngoài một số CSDL trực tuyến do Trung tâm tự xây dựng,
Trung tâm còn thực hiện mua, trao đổi các tài nguyên thông tin trực tuyến phong
phú như: CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải; CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận
tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI); Tạp chí điện tử của Viện điện - điện tử - kỹ thuật
Mỹ,…; một số sách điện tử và các nguồn tin CSDL Offline, các nguồn tin từ
Internet…
Trường ĐH KHXH&NV
12
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
+ Hệ thống đĩa CD-Rom gồm: trên 2.200 đĩa CD-ROM.
1.5.2. Các dịch vụ thông tin – thư viện
Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải cung cấp cho
bạn đọc các loại hình dịch vụ sau:
- Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà :
Cung cấp cho bạn đọc quyền sử dụng giáo trình, sách tham khảo có tại Thư
viện trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của Trung tâm.
Kho sách giáo trình được bố trí tại tầng 4 của Thư viện, được tổ chức theo
hình thức kho đóng. Số lượng giáo trình trong kho chiếm số lượng lớn (khoảng 1/3
tổng số vốn tài liệu của thư viện), bao gồm các loại giáo trình, sách tham khảo của
các tác giả trong và ngoài nước, được in tại NXB Giao thông vận tải hoặc các NXB
khác.
Bạn đọc có thẻ thư viện được sử dụng dịch vụ mượn tài liệu về nhà theo
đúng quy định của Trung tâm.
Số lượng sách tối đa bạn đọc được mượn như sau: Cán bộ, giảng viên, công
nhân viên có thể mượn tối đa 3 cuốn đối với sách tham khảo và không quá 7 cuốn
đối với sách giáo trình. Bạn đọc là sinh viên được mượn tối đa 2 cuốn đối với sách
tham khảo và sách giáo trình được mượn theo thời khóa biểu do Phòng đào tạo ban
hành.
Thời gian mượn sách đối với cả cán bộ, giảng viên và sinh viên theo quy
định như sau: Thời hạn trả sách giáo trình được ấn định là trong vòng 10 ngày sau
khi thi môn cuối cùng của học kỳ theo lịch thi do Phòng đào tạo ban hành. Sách
tham khảo được trả sau 15 ngày kể từ ngày làm thủ tục mượn.
Bạn đọc khi mượn sách giáo trình phải nộp tiền khấu hao sách bằng 25% giá
bìa cho một học kỳ (trừ bạn đọc là cán bộ, giảng viên, công nhân viên).
Quy trình sử dụng dịch vụ mượn tài liệu rất dễ dàng: Bạn đọc tra cứu tìm tài
liệu cần thiết, viết phiếu yêu cầu, sau đó cán bộ thư viện sẽ lấy sách, quét thẻ mượn
qua phần mềm iLib để biết thông tin về bạn đọc và tiến hành các thủ tục mượn.
Trường ĐH KHXH&NV
13
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ:
Với 4 phòng đọc mở bao gồm phòng đọc sách tiếng Việt, phòng đọc sách
ngoại văn, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc điện tử, bố trí tại tầng 5, tầng 6, tầng
7 đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn đọc.
Tổ chức theo hình thức kho mở, tài liệu được xếp giá theo chỉ số phân loại
DDC. Bạn đọc có thể tra cứu tìm tài liệu cần thiết qua hệ thống tra cứu mục lục trực
tuyến OPAC, tìm ra chỉ số phân loại, chỉ số Cutter của tài liệu để xác định vị trí của
tài liệu trên giá. Bạn đọc được phép tự lựa chọn lấy tài liệu trên giá xuống sử dụng,
mỗi lần chỉ lấy tối đa 02 tài liệu, khi sử dụng xong trả tài liệu vào đúng vị trí cũ trên
giá.
- Dịch vụ tham khảo: cung cấp thông tin theo nhu cầu học tập và nghiên cứu
tại Trung tâm và trợ giúp bạn đọc sử dụng tốt nhất tài liệu và thông tin từ nhiều
nguồn khác nhau.
- Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc: cung cấp thông tin theo chủ đề được
chọn lọc từ sách, báo - tạp chí, đĩa từ, CD-ROM, thông tin trực tuyến theo nhu cầu
của độc giả.
- Dịch vụ Internet: Trung tâm hiện có hai phòng Internet được bố trí tại Ký
túc xá Láng và khu vực Cầu Giấy, mở cửa từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần, cho
phép bạn đọc truy cập vào mạng Internet theo nhu cầu và theo quy định của Trung
tâm.
- Dịch vụ tra cứu thông tin trực tuyến qua OPAC: Tra cứu mục lục trực tuyến
giúp bạn đọc thông qua hệ thống mạng máy tính có thể tìm được thông tin về các tài
liệu có trong CSDL của thư viện.
OPAC cho phép bạn đọc tìm tin theo nhiều tiêu chí, ở nhiều chế độ khác
nhau như: tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao và tìm theo biểu thức, hỗ trợ các
toán tử tìm kiếm (AND, OR, NOT,…).
Qua OPAC, bạn đọc có thể:
+ Tra cứu tìm tin
Trường ĐH KHXH&NV
14
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
+ Đăng ký mượn tài liệu qua mạng
+ Xem thông tin người dùng, xin gia hạn tài liệu
+ Liên kết với các thư viện theo tiêu chuẩn Z39.50
+ Được thông báo sách mới
+ Liên kết với các trang Web để tìm tin trên Internet
+ Trợ giúp sử dụng
+ Gửi thư góp ý cho thư viện
- Dịch vụ sao chép, in ấn tài liệu: Đáp ứng nhu cầu in ấn, sao chép tài liệu từ
các nguồn khác nhau như tài liệu in hay tài liệu điện tử theo nhu cầu của bạn đọc và
theo quy định của Trung tâm.
Bạn đọc tra cứu tài liệu truy cập vào địa chỉ .
- Dịch vụ thông báo sách mới: Thư viện thường xuyên cập nhật danh sách
các tài liệu mới nhập trên mục lục trực tuyến OPAC.
- Dịch vụ hướng dẫn NDT: Hướng dẫn tổng quát về Trung tâm và cách tiếp
cận, sử dụng các nguồn lực thông tin trên giấy, Internet, cách thức sử dụng OPAC
và cổng thông tin điện tử,…
- Các dịch vụ khác: Ngoài các dịch vụ cung cấp thông tin, Trung tâm còn có
nhiều dịch vụ khác như tổ chức, hỗ trợ hội nghị, hội thảo, các lớp chuyên đề,…
Bạn đọc có thể đến sử dụng tất cả các dịch vụ trong thời gian làm việc và
phục vụ của Trung tâm: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, trừ các ngày Quốc lễ hoặc
các đợt sinh hoạt chung theo lịch của nhà trường.
Thời gian làm việc trong ngày:
Mùa Hè:
Mùa Đông:
Sáng:
7h30 – 11h30
Chiều:
13h30 – 16h30
Sáng:
8h – 11h30
Chiều:
13h30 – 16h30
Trường ĐH KHXH&NV
15
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
1.6. Người dùng tin và nhu cầu tin
- Đối tượng phục vụ của Trung tâm là toàn thể cán bộ, giảng viên, công nhân
viên, cán bộ nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc hệ chính quy hiện đang công
tác và học tập tại trường ĐH GTVT đều được làm thẻ thư viện và sử dụng các dịch
vụ của Trung tâm. Sinh viên thuộc hệ tại chức, chuyên tu, bằng II, cao học, nghiên
cứu sinh được làm thẻ và sử dụng các dịch vụ tại phòng đọc.
Có thể phân chia thành các nhóm đối tượng người dùng tin như:
+ Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo quản lý (là Ban Giám hiệu, trưởng khoa,
trưởng bộ môn,…)
Đây là nhóm NDT chiếm số lượng ít nhất, chỉ chiếm khoảng 5% trong tổng
số lượng NDT mà Thư viện phục vụ nhưng lại là nhóm NDT đặc biệt quan trọng,
đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Nhà trường. Họ là những người vừa
tham gia giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, trực tiếp đưa ra các quyết định, đề ra
các mục tiêu và định hướng phát triển của trường.
Do tính chất và đặc thù công việc vừa làm công tác quản lý, vừa tham gia
giảng dạy nên họ là những người có chuyên môn cao, hình thức phục vụ thông tin
cho họ chủ yếu dưới dạng các tổng quan, tổng luận, các thông tin, bản tin chọn
lọc,...đồng thời họ cũng là người cung cấp những thông tin có giá trị, có thể khai
thác nhằm phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với lĩnh vực đào tạo của trường.
+ Nhóm NDT là giảng viên và cán bộ nghiên cứu
Đây là nhóm người có trình độ chuyên môn và khả năng sử dụng ngoại ngữ
cao. Họ là những người trực tiếp tham gia vào quá trình đào tạo của trường, vừa là
chủ thể thông tin, vừa là người dùng tin thường xuyên của thư viện. Do tham gia
giảng dạy và nghiên cứu nên họ thường xuyên phải cập nhật kiến thức mới, công
nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp đến lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên
cứu. Vì vậy, các thông tin phục vụ cho nhóm NDT này là các thông tin chuyên sâu,
có tính cập nhật về khoa học công nghệ thuộc các lĩnh vực đào tạo của trường. Đó
thường là các thông tin có chọn lọc về khoa học và công nghệ, danh mục tài liệu
Trường ĐH KHXH&NV
16
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, thông tin tài liệu chuyên ngành, chuyên sâu
về các lĩnh vực,…
+ Nhóm NDT là học viên cao học
Họ là những người đã tốt nghiệp đại học, đang nghiên cứu chuyên sâu về
một lĩnh vực cụ thể. Do đó, nguồn thông tin phục vụ cho nhóm NDT này chủ yếu là
các tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề
tài mà họ nghiên cứu như các sách, báo, tạp chí chuyên ngành, các CSDL và tài liệu
điện tử,…
+ Nhóm NDT là sinh viên
Đây là đối tượng NDT chủ yếu, đông đảo nhất của thư viện. Nhu cầu tin của
họ rất phong phú, đa dạng nhưng chủ yếu là nhu cầu về các nguồn tài liệu như sách
giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu,…tại các phòng đọc sách tiếng Việt, sách
ngoại văn của thư viện.
- Nhu cầu tin của bạn đọc tại Thư viện rất phong phú, đa dạng và chủ yếu có
xu hướng chuyên sâu theo ngành đào tạo.
Người dùng tin có trình độ học vấn cao và tương đối đồng đều.
1.7. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện của
Trung tâm và đối với sự nghiệp giáo dục của Nhà trường
Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải bắt đầu triển
khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Trung tâm từ khá sớm
(năm 2002). Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đã khẳng định được những vai
trò quan trọng không chỉ trong hoạt động thông tin – thư viện của Trung tâm nói
riêng mà còn có nhiều đóng góp không nhỏ đối với sự nghiệp phát triển giáo dục
của trường Đại học Giao thông Vận tải nói chung.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã góp phần tự động hóa các hoạt động
trong thư viện, tiết kiệm được thời gian, sức lao động của cán bộ thư viện, cung cấp
cho người dùng tin những sản phầm và dịch vụ thông tin tiện ích, hiện đại, đáp ứng
được nhanh chóng, hiệu quả và kịp thời, thỏa mãn một cách tối đa nhu cầu của
người dùng tin.
Trường ĐH KHXH&NV
17
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
Công nghệ thông tin cũng đã và đang trở thành một công cụ quan trọng, thiết
thực, là động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự nghiệp đổi mới giáo dục của Nhà trường.
Công nghệ thông tin đã mở ra triển vọng to lớn trong việc đổi mới các
phương pháp, hình thức dạy và học của giáo viên và sinh viên trong Nhà trường.
Các hình thức dạy học như dạy học đồng loạt, dạy theo nhóm, dạy cá nhân cũng có
những đổi mới trong môi trường công nghệ thông tin và truyền thông. Chẳng hạn,
cá nhân làm việc tự lực với máy tính, với Internet, dạy học theo hình thức lớp học
phân tán qua mang, dạy học qua cầu truyền hình.
Với việc ứng dụng CNTT trong hoạt động giáo dục, hình thức đào tạo từ xa
cũng ngày càng phát triển mạnh mẽ trở thành phương thức giáo dục mới đem lại
hiệu quả kinh tế, xã hội to lớn và được coi như một hình thức kinh doanh mang lại
lợi nhuận cao. Hình thức đào tạo này cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho người học,
nó cho phép sinh viên học hoàn toàn từ xa qua mạng Internet với thời gian, địa điểm
học tự sắp xếp sao cho phù hợp nhất với điều kiện của mình mà không cần đến nơi
đào tạo.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học đã góp phần nâng cao một
bước cơ bản chất lượng học tập cho sinh viên, tạo ra một môi trường giáo dục mang
tính tương tác cao chứ không đơn thuần chỉ là “thầy đọc, trò chép” như kiểu truyền
thống, sinh viên được khuyến khích và tạo điều kiện để chủ động tìm kiếm tri thức,
sắp xếp hợp lý quá trình tự học tập, tự rèn luyện của bản thân mình.
Công nghệ thông tin đã làm thay đổi phương thức đào tạo, đem lại một công
cụ, một phương pháp giảng dạy và học tập mới mẻ và hiện đại, nhiều tính năng. Nó
giúp phổ biến những kiến thức mới nhất, nhanh nhất đến từng người học.
Những thí nghiệm, tài liệu được cung cấp bằng nhiều kênh: kênh hình, kênh
chữ, âm thanh sống động làm cho học sinh dễ thấy, dễ tiếp thu và bằng suy luận có
lý, học sinh có thể có những dự đoán về các tính chất, những quy luật mới. Đây là
một công dụng lớn của công nghệ thông tin và truyền thông trong quá trình đổi mới
phương pháp dạy học.
Trường ĐH KHXH&NV
18
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
Nhờ có công nghệ thông tin mà việc thiết kế giáo án và giảng dạy trên máy
tính trở nên sinh động hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với cách dạy theo
phương pháp truyền thống, chỉ cần “bấm chuột”, vài giây sau trên màn hình hiện ra
ngay nội dung của bài giảng với những hình ảnh, âm thanh sống động thu hút được
sự chú ý và tạo hứng thú nơi học sinh. Thông qua giáo án điện tử, giáo viên cũng có
nhiều thời gian đặt các câu hỏi gợi mở tạo điều kiện cho học sinh hoạt động nhiều
hơn trong giờ học. Những khả năng mới mẻ và ưu việt này của công nghệ thông tin
và truyền thông đã nhanh chóng làm thay đổi cách sống, cách làm việc, cách học
tập, cách tư duy và quan trọng hơn cả là cách ra quyết định của con người.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông góp phần làm cho việc
phổ biến tri thức thuận tiện và nhanh chóng. Thực tế công nghệ thông tin đã và
đang giúp cho đội ngũ giảng viên, sinh viên ngày càng nâng cao và cập nhật kiến
thức chuyên môn trong hoạt động học tập, nghiên cứu của mình.
Những ngân hàng dữ liệu khổng lồ và đa dạng được kết nối với nhau và với
người sử dụng qua những mạng máy tính có thể được khai thác để tạo nên những
điều kiện cực kì thuận lợi và nhiều khi không thể thiếu để học tập một cách tự giác,
tích cực và sáng tạo.
Với những vai trò vô cùng quan trọng như trên, việc ứng dụng CNTT, xây
dựng hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã thực sự trở thành yêu cầu mang
tính khách quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơ quan thông tin - thư
viện hiện nay.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI
2.1. Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib
2.1.1. Giới thiệu về Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib
iLib là Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp dành cho các Trung tâm Thư
viện lớn tại Việt Nam do Công ty CMC nghiên cứu và phát triển. Đây là giải pháp
dành cho các cơ quan Thông tin thư viện lớn nhằm tin học hóa toàn bộ hoạt động
Trường ĐH KHXH&NV
19
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
nghiệp vụ thư viện. Bằng việc đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn ngành, iLib không chỉ
giúp tự động hóa tối đa các hoạt động thư viện mà còn tạo tính liên thông với các cơ
quan thông tin thư viện bên ngoài.
Phần mềm gồm các công cụ mạnh, linh hoạt giúp cán bộ thư viện xử lý
nhanh và giải quyết các yêu cầu đặc thù về nghiệp vụ thư viện.
Hình 2.1. Giao diện chính của iLib
Các tính năng nổi bật của iLib
-
Khả năng lưu trữ lớn lên tới hàng triệu biểu ghi
-
Công cụ tìm kiếm mạnh, linh hoạt
-
Khả năng tùy biến cao, nhiều tiện ích, thân thiện với người dùng
-
Chia sẻ thông tin với các thư viện khác
-
Hỗ trợ xuất/nhập dữ liệu với tiêu chuẩn quốc tế
-
Đa hệ điều hành, đa môi trường
-
Hỗ trợ đa ngôn ngữ
-
Tích hợp Barcode – Mã vạch, Thiết bị từ, Sóng radio – RFID
-
Cấu trúc của iLib, gồm các Modul chính sau:
Dịch vụ công cộng trực tuyến OPAC
Trường ĐH KHXH&NV
20
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
-
Bổ sung và trao đổi (Acquisitions)
-
Biên mục (Cataloging)
-
Quản lý lưu thông tài liệu (Circulation control)
-
Quản lý kho (Inventory control)
-
Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serial control)…
Quá trình phát triển của iLib theo thời gian
Từ khi ra đời iLib đã từng bước phát triển với nhiều phiên bản khác nhau.
-
Trước năm 2004, iLib 3.0 đáp ứng cơ bản về tự động hóa công tác thư viện.
-
Tháng 8 năm 2004, iLib 3.5 hỗ trợ biên mục sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới,
phiên bản và nguyên bản.
-
Cuối năm 2004, iLib 3.6 cải thiện tốc độ và tiện ích chương trình. Có thêm
phần tùy biến Worksheet nhập tin hỗ trợ các đơn vị tự xây dựng và quản lý bộ sưu
tập tài liệu.
-
Năm 2005, iLib 4.0 ngoài việc kế thừa các tính năng của các phiên bản
trước, còn cập nhật thêm một số tính năng và nghiệp vụ mới: Chuẩn biên mục
MARC21 Holding data cho Báo/tạp chí; Chuẩn biên mục liên kết (linking file) cho
tài liệu quan hệ: sách bộ/tập, nhan đề cũ/mới; Hỗ trợ xuất báo cáo ra Word, Excel,
…và nhiều tính năng, tiện ích khác, tốc độ và độ ổn định cao.
-
Năm 2006, iLib 4.2 Modul sản phẩm thông tin chuyên nghiệp.
2.1.2. Ứng dụng iLib tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao
thông Vận tải
2.1.2.1. Công tác bổ sung
Chức năng Modul bổ sung
Modul bổ sung là một công cụ hữu hiệu giúp quản lý các nguồn tài liệu đầu
vào của cơ quan thông tin – thư viện, từ công tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhận
lưu chiểu đến hoạt động trao đổi tài liệu như đặt mua, kế toán quỹ và trao đổ tài liệu
Trường ĐH KHXH&NV
21
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
giữa các cơ quan; theo dõi quy trình bổ sung từ lúc đặt mua đến khi được xếp lên
giá.
Hình 2.2. Modul Bổ sung
Modul Bổ sung thực hiện các chức năng:
-
Đặt và theo dõi nhận tài liệu
-
Quản lý quỹ bổ sung và nhà cung cấp
-
Kiểm soát báo trùng
-
Phân bổ tài liệu
-
Báo cáo thống kê
-
Tích hợp mã vạch và kiểm soát số ĐKCB
Thực trạng ứng dụng Modul Bổ sung
Vốn tài liệu của TT TT-TV ĐH GTVT có số lượng lớn, khá phong phú, đa
dạng về loại hình và được bổ sung thường xuyên khi có điều kiện về kinh phí.
Nhà trường không định mức bổ sung hàng năm cho Thư viện. Tài liệu
thường được bổ sung thuộc các diện: sách giáo trình, sách tham khảo, báo – tạp chí
nội/ngoại, luận văn, luận án, NCKH,…và từ 3 nguồn chủ yếu là: nguồn mua, nguồn
nộp lưu chiểu, nguồn tài trợ và tặng biếu.
Trường ĐH KHXH&NV
22
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
+ Nguồn mua: chiếm hầu hết kinh phí, chủ yếu là tài liệu tiếng Việt, mua từ
các NXB lớn như: Giao thông vận tải, Giáo dục, Khoa học kỹ thuật,… Tài liệu
tiếng nước ngoài chỉ mua với số lượng rất ít (do hạn chế kinh phí) và chủ yếu là tài
liệu bằng tiếng Anh.
+ Nguồn lưu chiểu: bao gồm các loại sách giáo trình, sách tham khảo…do
Nhà trường xuất bản, luận án, luận văn, NCKH được bảo vệ tại trường.
+ Nguồn tài trợ, biếu tặng: toàn bộ sách ngoại văn của Thư viện được nhận
từ các nguồn tài trợ chính như Quỹ Châu Á, Tổ chức Pháp ngữ Aufel, Hội đồng
Anh, ĐH Đường sắt Matxcơva, ĐH Cầu đường Paris,…và do các cán bộ, giáo viên
đi công tác, học tập ở nước ngoài mang về biếu tặng.
Quy trình thực hiện bổ sung
Việc ứng dụng CNTT vào quy trình bổ sung mang lại rất nhiều lợi ích, công
việc bổ sung được tiến hành một cách nhanh chóng, dễ dàng, giảm được chi phí,
thời gian, công sức cho cán bộ thư viện.
Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau TT TT-TV GTVT vẫn chưa
triển khai hết các tính năng của modul Bổ sung, chưa ứng dụng CNTT trong thủ tục
mua bán, đặt và thanh toán điện tử. Bổ sung vẫn chủ yếu theo phương pháp truyền
thống, mới chỉ áp dụng một số tính năng sau:
* Đơn đặt
- Các cán bộ bổ sung sẽ lên danh sách những ấn phẩm định mua, sử dụng
chức năng đơn đặt và thực hiện các thao tác trên phần mềm để tạo yêu cầu bổ sung
ấn phẩm (gồm có ấn phẩm định kỳ và ấn phẩm nhiều kỳ), duyệt yêu cầu và in danh
sách các yêu cầu bổ sung.
- Trong quá trình tạo đơn đặt, phần mềm iLib còn cung cấp một khả năng rất
quan trọng là tra trùng dữ liệu, giúp cán bộ bổ sung kiểm tra được ấn phẩm định đặt
mua trước đó đã có trong thư viện hay chưa, tránh việc bổ sung thừa các tài liệu đã
có đủ.
- Người cán bộ bổ sung hoàn toàn có khả năng chỉnh sửa/xóa thông tin về
các ấn phẩm đặt mua, về chi tiết đơn đặt khi bị nhầm lẫn hoặc không cần thiết.
Trường ĐH KHXH&NV
23
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
- Trung tâm đã xây dựng được nhiều mẫu đơn đặt đối với các loại tài liệu:
sách giáo trình/sách tham khảo tiếng Việt, sách giáo trình/sách tham khảo tiếng
nước ngoài, luận án, luận văn, NCKH,…
* Đơn nhận
- Tương tự như với đơn đặt, cán bộ thư viện sử dụng chức năng đơn nhận để
tạo đơn nhận, nhập thông tin cho các ấn phẩm để được bổ sung về. Chọn chức năng
Thêm sách tập hoặc Thêm sách lẻ, sau đó chon mẫu nhập một số thông tin cho sách
được bổ sung vào các trường trong MARC21 như: nhan đề tài liệu, tác giả, thông
tin xuất bản, số trang, khổ cỡ, nơi lưu trữ,…
Sau đó, cán bộ thư viện tiến hành ĐKCB cho từng tài liệu. Số ĐKCB cho mỗi cuốn
sách có ký hiệu riêng theo nơi sẽ lưu trữ tài liệu đó. Ví dụ:
Phòng mượn: KH là Mv.
Phòng đọc sách ngoại văn: KH là Dn, luận văn: Lv, luận án: La, nghiên cứu
khoa học: NCKH.
Phòng đọc điện tử: KH là Dt.
* Thiết lập các tham số bổ sung
Cán bộ bổ sung sẽ tự tạo tham số bổ sung, bao gồm các tham số về nguồn bổ
sung, nhà cung cấp, danh mục loại tiền. Từ đó, có thể dễ dàng kiểm tra được xuất
xứ của tài liệu là mua, tài trợ, tặng biếu, hay nguồn lưu chiểu, các nhà cung cấp tài
liệu thường xuyên cho thư viện, loại tiền thanh toán bằng tiền Việt hay bằng USD.
* Tra cứu – báo cáo công tác bổ sung
Tra cứu các báo cáo liên quan trong quá trình bổ sung, từ đó tạo ra các báo
cáo phục vụ cho công tác bổ sung như: báo cáo bổ sung tài liệu, báo cáo phân bổ
kho, đơn đặt, đơn nhận,…nhanh chóng và dễ dàng.
2.1.2.2. Công tác biên mục
Biên mục là một trong các modul chính, vô cùng quan trọng của phần mềm
iLib.
Trường ĐH KHXH&NV
24
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
Nguyễn Thị Tuyết Mai
Khóa luận tốt nghiệp
Phân hệ này cung cấp các qui tắc biên mục nhất quán, các tiêu chuẩn biên
mục, mô tả theo các tiêu chuẩn quốc tế; hỗ trợ tối đa các công cụ cho cán bộ biên
mục như phân loại, định từ khóa,…
Hình 2.3. Modul biên mục
Các chức năng chính của modul Biên mục
- Biên mục theo MARC21: Cho phép tạo mới, sửa, sao chép, xóa các biểu
ghi hiện có, tùy biến thêm bớt các trường mô tả theo đúng khổ mẫu MARC21.
- Hỗ trợ công tác biên mục theo tiêu chuẩn và qui tắc mô tả khác như: ISBD,
AACR2, TCVN.
- Khả năng quản lý và mô tả nhiều loại tài liệu: sách, báo – tạp chí, luận văn,
luận án, bản đồ, tài liệu nghe nhìn,…
- Trao đổi, xuất nhập dữ liệu dựa trên khổ mẫu MARC21 và tiêu chuẩn
ISO2709.
- Biên mục sao chép qua Z39.50 của các thư viện khác.
- Kiểm soát tính nhất quán trong quá trình xác lập các điểm truy cập như tác
giả, chủ đề.
Công tác biên mục tại Trung tâm
* Tạo worksheet nhập tin
Trường ĐH KHXH&NV
25
Lớp K53_Thông tin - Thư viện
