kỹ năng giao tiếp: kỹ năng viết email

KỸ NĂNG
VIẾT EMAIL


NỘI DUNG CHÍNH

1. Khái quát về email.
2. Một format mail chuyên nghiệp và một số
lưu ý khi sử dụng email.
3. Những trường hợp không nên dùng email.


EMAIL LÀ
GÌ?

Email là từ viết tắt của electronic mail hay thư
điện tử, là hình thức chuyển và nhận thư qua
hệ thống mạng Internet.


LỢI ÍCH CỦA EMAIL


Có thể gửi và nhận email ở bất
cứ đâu với smartphone hoặc
máy tính có kết nối enternet.


Vận tốc truyền thư điện tử chỉ
vài giây đến vài phút và chi phí
rất nhỏ không đáng kể so với

gửi qua đường bưu điện.


Một người có thể gửi đồng thời
cho nhiều người khác, ở nhiều
địa điểm khác nhau và ngược lại.


Khó bị người ở chung đọc lén
so với thư gửi bưu điện do có
tính bảo mật cao


Có thể gửi kèm tập tin


Khối lượng gửi và nhận thư
điện tử có thể nhiều hơn thư
bưu điện rất nhiều lần


Mỗi người có thể có một hay
nhiều địa chỉ email


Thư từ của bạn còn lưu lại vĩnh
viễn trên hòm thư của bạn mà
không bị mất

Một format mail chuyên nghiệp
1. Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng phần mềm
thư điện tử.
2. Chủ đề: Chủ đề rõ dàng gắn gọn xúc tích nhất... phần này sẽ
xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn
3. Lời chào: Kính gửi:... ; Dear ....
4. Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý
đó, nên gạch đầu dòng từng ý..
5. File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyết đối không
lên quên file đính kèm... mọi người đánh giá rất thấp về sự lãng trí
này.
6. Chứ ký: Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để
thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.



 Các bước để viết 1 email theo chuẩn
 Bước 1: Đặt tiêu đề hay subject cho email, đính kèm
file vào email (nếu có), viết nội dung cho email và cần có
lời chào và chữ ký cho email đó.
 Bước 2: Bước tiếp theo trong thao tác viết email đúng
chuẩn đó là kiểm tra lại nội dung và file đã đính kèm
xem có sai sót gì không.
 Bước 3: Nhập địa chỉ người nhận và tiến hành gửi
email.



BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL
1. Đặt tiêu đề cho email

2. Đính kèm tập tin vào email
3. Viết nội dung cho email
4. Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm
5. Không bao giờ gửi email trong tâm trạng bực
dọc
6. Nhập địa chỉ email người nhận
7. Trả lời nhanh


NHỮNG TRƯỜNG HỢP

KHÔNG NÊN

GỬI EMAIL


Thông báo tin xấu


Gửi lời khen, động viên nên viết
thư hay trao đổi trực tiếp


Thông tin mang tính chất cá
nhân như khen, chúc mừng


Tranh luận

Vấn đề cấp bách


Phát tán những thông điệp
không liên quan đến nơi làm
việc của bạn


Trong lúc cảm xúc đang “nóng
hổi”