Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

Phõn tớch thit k h thng

Trờng đại học bách khoa hà nội
Khoa điện tử viễn thông

Báo cáo
phân tích thiết kế hệ thống
D ỏn:

Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý Bán hàng

i tng :
Cụng ty TNHH Tựng Khỏnh
(Sn xut m mỳt, cỏc sn phm liờn quan n Inox.)
a ch: 131 Quỏn Tr - Kin An Hi Phũng.
Tel: (031)877996 (031)877259

Giỏo viờn hng dn:
PGS-TS Nguyn Vit Hng
Nhúm thc hin:
1. V Ngc H
2. Phm Th Khỏnh Ly
3. Ngụ Thu H
4. V Mai Hng
5. Nguyn Th Hoi Phng
6. Phm Ton Vinh ( C )

T8-K47
T8-K47
T9-K47
T9-K47

T9-K47
T9-K47

MC LC
MC LC.................................................................................................................................1
PHN I. NGHIấN CU S B V NH GI TNH KH THI CA D N................3
I. NGHIấN CU S B.....................................................................................................3
1. Gii thiu v cụng ty TNHH Tựng Khỏnh....................................................................3

H thng qun lý bỏn hng
CTTNHH Tựng Khỏnh

1


Phân tích thiết kế hệ thống
2. Đối tượng khảo sát phân tích thiết kế của công ty TNHH Tùng Khánh........................5
3. Mô tả hệ thống hiện hành của công ty TNHH Tùng Khánh..........................................5
4. Mục tiêu và yêu cầu của hệ thống mới........................................................................19
II. CÁC CÂU HỎI ĐẶT RA KHI PHỎNG VẤN..............................................................20
III. NGHIÊN CỨU VỀ TÍNH KHẢ THI VÀ ĐÁNH GIÁ BAN ĐẦU.............................20
1. Tính khả thi về kỹ thuật...............................................................................................20
2. Tính khả thi về kinh tế.................................................................................................21
3. Tính khả thi khi vận hành............................................................................................21
4. Tính khả thi về kế hoạch thực hiện..............................................................................22
PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG......................................................................................23
I. Xây dựng sơ đồ FD.........................................................................................................24
a) Quản lí đặt hàng...............................................................................................................25
b) Quản lí giao hàng............................................................................................................26
1.2.Quản lí kho.................................................................................................................26

1.3. Báo cáo......................................................................................................................27
I. Sơ đồ luồng dữ liệu..........................................................................................................29
2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh và DFD mức 1..........................................................................29
2.2 Sơ đồ DFD chức năng................................................................................................30
a) Sơ đồ DFD mức 2 chức năng 1 (Quản lí kinh doanh)....................................................30
II. Xây dựng chỉ định quá trình............................................................................................34
3.1. Mức DFD 0...............................................................................................................34
Bảng 2.1. Bảng mức DFD 0...............................................................................................34
3.2. DFD 1 chức năng 1...................................................................................................35
Bảng 2.2. Bảng mức DFD 1 chức năng 1...........................................................................35
3.3. DFD 1 chức năng 2...................................................................................................35
Bảng 2.3. Bảng mức DFD 1 chức năng 2...........................................................................35
3.4. Mô tả thực thể ngoài của hệ thống............................................................................35
Bảng 2.4. Bảng mô tả thực thể ngoài hệ thống...................................................................35
3.5. Mô tả kho dữ liệu......................................................................................................35
Bảng 2.5. Bảng mô tả kho dữ liệu......................................................................................35
IV. Lưu đồ thuật toán..........................................................................................................36
4.1. Xử lý thông tin đặt hàng...........................................................................................36
4.2. Xử lý thông tin thanh toán........................................................................................37
4.3. Xử lý thông tin hàng đặt...........................................................................................38
4.4. Lập phiếu giao hàng..................................................................................................39
4.5. Quản lý hàng trả lại...................................................................................................40
4.6. Báo cáo......................................................................................................................41
4.7. Sơ dồ thực thể liên kết..............................................................................................42
PHẦN III. THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI SỬ DỤNG.......................................................42
1. Thiết kế giao diện.........................................................................................................42
2. Quản lý kho..................................................................................................................45
3. Bán hàng......................................................................................................................48
4. Khách hàng..................................................................................................................49
5. Quản lý báo cáo...........................................................................................................51

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

2


Phân tích thiết kế hệ thống

PHẦN I. NGHIÊN CÚU SƠ BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ
THI CỦA DỰ ÁN
I. NGHIÊN CỨU SƠ BỘ
1. Giới thiệu về công ty TNHH Tùng Khánh
1.1. Một số nét về công ty TNHH Tùng Khánh
Năm 1992, Tùng Khánh là một doanh nghiệp tư nhân đầu tiên ở thành phố Hải
Phòng sản xuất gia dụng bằng Inox. Bước đi ban đầu, doanh nghiệp gặp vô vàn khó
khăn: quy mô nhỏ với 10 lao động, mặt bằng sản xuất trật hẹp, không ổn định; kỹ
thuật, công nghệ, trình độ tay nghề thấp; thị trường nguyên liệu (Inox) cho sản xuất và
thị trường tiêu thụ còn hạn hẹp.
Song, nhận thấy tiềm năng phát triển của inox trên thị trường, Tùng Khánh vẫn
ấp ủ nâng cao dần quy mô sản xuất. Năm 2000 Luật khuyến khích đầu tư trong nước,
Luật doanh nghiệp rộng mở là thời cơ để thành lập công ty TNHH Tùng Khánh. Song
song với việc xây dựng nhà xưởng bề thế khang trang, công ty đã đầu tư hệ thống
thiết bị, dây truyền làm Inox tự động của Đài Loan; hệ thống thiết bị cắt, uốn, hàn, tôi
ram lò xo làm đệm mút; hệ thống dệt vải diềm để hoàn thiện đệm lò xo, đệm mút.
Năm 2002, Công ty Tùng Khánh đã đưa ra thị trường hàng trăm mặt hàng
Inox, đệm mút lò xo và đệm mút xốp với nhiều qui cách, kiểu dáng khác nhau. Nổi
bật là một số sản phẩm inox như cổng xếp inox có động cơ, lan can cầu thang; lan can
ban công, cửa cuốn...
Đến nay, công ty TNHH Tùng Khánh là một doanh nghiệp mạnh trong lĩnh

vực sản xuất đệm mút, inox của Hải Phòng. Hiện tại, công ty có hơn 300 công nhân
làm việc 3 ca/ ngày; sản phẩm của Tùng Khánh có mặt ở khắp ba miền của đất nước.
Tương lai, Tùng Khánh tiếp tục mở rộng doanh nghiệp và xuất khẩu sản phẩm ra
nước ngoài : Đức, Singapore, Lào, Campuchia…
Ban giám đốc nhận thấy rằng để hội nhập và phát triển thì phải đưa IT vào
trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh. Dưới yêu cầu của một bài tập lớn nhóm chúng
em chỉ tiến hành phân tích thiết kế hệ thống bán hàng của công ty. Thực tế trong
nhóm đã có 2 thành viên là Phạm Toàn Vinh và Phạm Thị Khánh Ly đã triển khai
thực hiện làm chương trình cho công ty Tùng Khánh từ đầu tháng 8 và đến hiện tại
chương trình đã hoàn thành và đang được sử dụng một cách có hiệu quả.

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

3


Phân tích thiết kế hệ thống

1.2. Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Tùng Khánh

Ban gi¸m
®èc

Phßng
Nh©n sù

Phßng kinh
doanh

Phßng
qu¶n lý

C¸c Ph©n
xëng

C¸c tæ
s¶n xuÊt
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty
- Đứng đầu là ban giám đốc, mọi phòng ban và các phân xưởng chịu sự quản lý
trực tiếp của ban Giám đốc.
- Phòng nhân sự đứng đầu là trưởng phòng; quản lý nhân sự của công ty từ
việc tuyển dụng công nhân- nhân viên đến việc ra quyết định sa thải với các công
nhân vi phạm quy định công ty .
- Phòng kinh doanh đứng đầu là trưởng phòng; chịu trách nhiệm bán hàng các
sản phẩm sản xuất ra thị trường, làm công tác Maketing…
- Phòng quản lý đứng đầu là trưởng phòng; nắm quản lý tổng hợp mọi hoạt
động của công ty từ việc quản lý nguyên vật liệu đầu vào đến quản lý sản phẩm ra
cuối cùng đem bán. Phòng này kiêm cả công việc của phòng tài vụ.
- Các tổ và phân xưởng sản xuất đứng đầu là các tổ trưởng được phân công
quản lý phân xưởng của mình. Công ty bao gồm 9 tổ và phân xưởng:
+ Phân xưởng Inox.
+ Phân xưởng đệm.
+ Phân xưởng điện máy.
+ Phân xưởng phụ kiện.
+ Phân xưởng điện hóa.
+ Tổ bột nhẹ.
Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

4


Phân tích thiết kế hệ thống

+ Tổ kho.
+ Tổ bảo vệ.
+ Tổ lái xe.
Những phòng ban có liên quan và ảnh hưởng đến Bộ phận bán hàng:
- Giám đốc sẽ chọn ra trưởng phòng Kinh doanh, người này có trách nhiệm
điều hành và quản lý phòng Kinh doanh. Bộ phận Bán hàng thuộc phòng Kinh doanh
chịu sự quản lý trực tiếp của Phó phòng kinh doanh. Các báo cáo về doanh thu bán
hàng được tổng kết theo tháng, quý, năm sẽ được duyệt rồi đưa qua Phòng quản lý
sau đó mới được trình lên Ban Giám đốc.

2. Đối tượng khảo sát phân tích thiết kế của công ty TNHH Tùng Khánh
* Phân tích thiết kế hệ thống Quản bán hàng.

3. Mô tả hệ thống hiện hành của công ty TNHH Tùng Khánh
3.1. Quy trình quản lý nguyên vật liệu đầu vào
Các phân
xưởng và các
phòng ban

Phßng
qu¶n lý

Nhà cung cấp
Nguyên vật
liệu

Hình 1.2 Sơ đồ quy trình quản lý nguyên vật liệu đầu vào
Khi bất kỳ 1 phân xưởng hay một phòng ban yêu cầu mua vật tư hay thiết bị
nguyên vật liệu nào đó thì sẽ thông báo cho phòng quản lý biết bằng cách đưa lên
Phiếu yêu cầu mua vật tư ( mẫu biểu như hình vẽ 1.3), phòng quản lý duyệt và đưa
ra quyết định mua các nguyên vật liệu đó. Sau khi các nguyên vật liệu được nhà cung
cấp Nguyên vật liệu bán cho sẽ được phòng quản lý nhận và phân phát trở lại cho các
phân xưởng và các phòng ban yêu cầu. Nguyên vật liệu không nhất định phải chuyển
vào kho, mà có thể được đưa đến thẳng phân xưởng sản xuất hoặc các phòng ban.
Hiện tại quy trình quản lý nguyên vật liệu đầu của công ty được giao cho 2
nhân viên phòng quản lý. Hai nhân viên này có nhiệm vụ là ghi chép toàn bộ những
nguyên vật liệu đầu vào và lưu vào “sổ quản lý nguyên vật liệu đầu vào” theo nhật ký
từng ngày. Cuối ngày có tổng kết, khớp sổ với các nhóm người liên quan.

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

5


Phõn tớch thit k h thng

Sau õy l mu biu Phiu yờu cu mua vt t (hỡnh 1.3) v cỏc thuc tớnh c
gii thớch bng 1.
Công ty TNHH Tùng Khánh
Phiếu yêu cầu mua vật t
1. Ngời yêu cầu:....................................................................................
2. Đơn vị..................................................................................................
Stt

Tên vật t, quy
cách

Ngày..tháng..năm 200
Ngời lập

đvt Só lợng Mục đích

Số:.

Ngày
cần

Ngày..tháng..năm 200
Ngời phê duyệt

Hỡnh 1.3 Phiu yờu cu mua vt t

H thng qun lý bỏn hng
CTTNHH Tựng Khỏnh

6


Phân tích thiết kế hệ thống

Giải thích các thuộc tính trong mẫu biểu Phiếu yêu cầu mua vật tư
TT

Tên phần tử

1
2
3

Số
Người yêu cầu
Đơn vị

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Giải thích

Số phiếu
Tên người yêu cầu mua vật tư
Phòng ban hoặc phân xưởng
yêu cầu
STT
Số thứ tự
Tên vật tư-quy Tên vật tư

cách
ĐVT
Đơn vị tính
Số lượng
Số lượng từng loại vật tư
Mục đích
Mục đích cần mua để làm gi
Ngày cần
Ngày cần sử dụng
Tổng cộng
Tổng số lượng hàng cần mua
Ngày... tháng.. Ngày tháng năm lập phiếu
…..năm 200…
Ngày... tháng.. Ngày tháng năm trưởng phòng
…..năm 200… phê duyệt
Người lập
Tên và chữ ký của người viết
phiếu
Người phê
Tên và chữ ký của người phê
duyệt
duyệt

Giá trị ví dụ
0123
Phạm Toàn
Tổ điện máy

Khoảng
hợp lệ

Text 20
Text 50
Text 100

1,2,3
Máy hàn

Integer
Text 50

Cái
2
5/1/2006
100
1/1/2006

Text 10
Integer
Text 100
Date Time
Integer
Date Time

2/1/2006

Date Time

Phạm Nga

Text 50

Nguyễn Thị
Hiên

Text 50

Bảng 1. Bảng giải thích phiếu yêu cầu mua vật tư

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

7


Phân tích thiết kế hệ thống

3.2. Quy trình bán hàng
Sản phẩm
thành phẩm

KHO

PHÒNG
KINH
DOANH

KHÁCH
HÀNG

Hình 1.4 Quy trình bán hàng

Sản phẩm được sản xuất ra được kiểm tra chất lượng theo chuẩn chất lượng
của công ty; nếu đạt thì cho nhập vào kho, nếu không đạt lại được đưa xuống phân
xưởng sản xuất sửa chữa. Những sản phẩm sản xuất có trong danh mục được công ty
niêm yết rõ ràng; những sản phẩm chưa có trong danh mục mà nếu có đơn đặt hàng
thì sẽ được sản xuất theo yêu cầu và thiết kế của khách hàng( Ví dụ: các công trình
bọc cột inox, cửa xếp….).
Phòng kinh doanh sẽ maketing sản phẩm của công ty lên thị trường, các sản
phẩm sản xuất ra thường được phân phối tới các đại lý của công ty. Sau khi nhận
được đơn đặt hàng của các đại lý và các khách hàng lẻ; phòng kinh doanh nhận hàng
từ kho, lập Giấy bán hàng và giao hàng cho khách hàng
Quy trình được mô tả chi tiết như sau:
-

Kho là nơi chứa các sản phẩm hoàn chỉnh đã được kiểm tra cẩn thận, Thủ kho
có nhiệm vụ quản lý việc nhập kho và xúât kho. Khi nhận đơn đặt hàng của
khách hàng Phòng kinh doanh sẽ viết Lệnh sản xuất (gồm 2 liên: liên1 để lưu;
liên 2: giao cho người nhận lệnh) (xem mẫu biểu hình 1.6 và 1.7) đưa xuống
cho nhân viên Quản lý kho.

-

Trong Lệnh sản xuất có thể bao gồm những sản
phẩm theo quy cách có sẵn trong kho cũng có thể là những loại theo yêu cầu
của khách hàng.

-

Thủ kho sẽ kiểm tra xem có đủ số lượng yêu cầu không, nếu đủ rồi sẽ viết
Phiếu Xuất Kho (gồm 2 liên: Liên 1:Lưu; Liên 2: Xuất) (xem mẫu biểu hình
1.8 và 1.9), còn nếu thiếu hoặc không theo quy cách khách hàng đặt thì Thủ

kho sẽ đưa lệnh sản xuất xuống cho tổ trưởng các phân xưởng sản xuất để làm
đủ số lượng yêu cầu rồi mới viết Phiếu xuất kho.

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

8


Phân tích thiết kế hệ thống

-

Cuối cùng nhân viên phòng kinh doanh sẽ viết Giấy giao hàng gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu; Liên 2: Ký nhận; Liên 3: Giao cho khách hàng (Xem mẫu biểu
hình 1.10; 1.11; và 1.12). Khách hàng có thể nhận hàng ngay tại công ty, nếu
khách hàng ở xa công ty sẽ chở hàng đến tận nơi. Khi đó người lái xe sẽ mang
theo liên 2 và liên 3 yêu cầu khách hàng ký nhận. Khách hàng sẽ giữ lại liên 3,
còn liên 2 được mang về nộp cho phòng kinh doanh nhập vào Nhật ký bán
hàng( là sổ ghi chép các thông tin giao dịch của từng khách hàng bao gồm
tổng số hàng mua, tổng số hàng trả lại, số tiền khách hàng thanh toán và số dư
nợ).

-

Nếu sản phẩm bị lỗi hoặc hỏng khách hàng sẽ trả lại và ghi rõ vào Liên 2 của
Giấy bán hàng số lượng của từng loại hàng trả lại và giao cho lái xe mang về.
Sau đó nhân viên Phòng kinh doanh sẽ nhập vào Nhật ký khách hàng. Số
hàng trả lại sẽ được nhập vào kho rồi tùy theo từng trường hợp mà Thủ kho sẽ
quyết định nhập kho hay đưa xuống phân xưởng sản xuất sửa chữa.

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

9


Phõn tớch thit k h thng

Sau õy l cỏc mu biu minh ha:
Công ty TNHH Tùng Khánh
Lệnh sản xuất
Liên 1: Lu
S:/LSX
Lệnh cho:.
Thuộc bộ phận: .
Lý do: .
STT

TÊN- quy cách

ĐVT

Số lợng

Ngày giao
hàng

Một số lu ý: .....
HP, ngày.tháng..năm 200

Ngời nhận lệnh
Ngời giao lệnh
Hình 1.5. Lệnh sản xuất liên 1
Công ty TNHH Tùng Khánh
Lệnh sản xuất
S:/LSX
H thng qun lý bỏn hng
10
CTTNHH Tựng Khỏnh


Phân tích thiết kế hệ thống

Liªn 2: XuÊt
LÖnh cho: ……………………………………………………….
Thuéc bé phËn: ……………………………………………………….
Lý do: ……………………………………………………….
STT

T£N- quy c¸ch

§VT

Sè lîng

Ngµy giao
hµng

Mét sè lu ý: ……………………………………………………….
HP, ngµy…….th¸ng……..n¨m 200…

Ngêi nhËn lÖnh
Ngêi giao lÖnh
H×nh 1.6. LÖnh s¶n xuÊt liªn 2
Bảng giải thích mẫu biểu hình 1.5 và 1.6
STT

Tên phần tử

1

Số

2
3

Liên 1
Liên 2

Giải thích
Số phiếu được xếp theo
thứ tự
Bản để lưu
Bản giao cho người nhận

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

Giá trị ví dụ
005901

Khoảng hợp lệ
Text 20

11


Phõn tớch thit k h thng

lnh
Tờn ngi nhn lnh sn
xut
Tờn phõn xng nhn lnh

4

Lnh cho

5
6

Thuc b
phn
Lý do

7

STT

8

Tờn-Quy cỏch

9
10

VT
S lng

11

Thi hn giao
hng
Mt s lu ý
Ngy thỏng
.nm
Ngi nhn
lnh
Ngi giao
lnh

12
13
14
15

Lý do sn xut
S th t ca tng loi
hng
Tờn hng hoc kiu cỏch
theo n t hng

n v tớnh
S lng theo yờu cu ca
khỏch hng
Thi hn khỏch hng yờu
cu hon thnh
Nhng iu cn lu ý
Ngy thỏng vit phiu
Tờn v ch ký ngi nhn
lnh
Tờn ngi giao lnh

Phm Ly

Text 50

Phõn xng
m
Theo n t
hng
1
2
m gp

Text 50

Cỏi
10

Text 10
Integer

13/10/2006

Datetime

Hng nh c
10/10/2006

Text 150
Date Time

Phm Ly

Text 50

Phm Vinh

Text 50

Text 100
Integer
Text 50

Bng 2. Gii thớch thuc tớnh trong Lnh sn xut

CễNG TY TNHH TNG KHNH
NH MY SN XUT ống inox, giờng, bàn ghế, lan can cầu
thang, và những sản phẩm khác bằng inox- các loại đệm
mút cao cấp, dây quai, dây viền đệm địa chỉ : 131 ngõ 109 trờng chinh- quán trữ- kiến an- hảI phòng
đt: 031.877996- 877259* Fax: 031.878956* ĐTdđ: 0903.408205

Phiếu xuất kho
Liên1: Lu

Số:.

H thng qun lý bỏn hng
CTTNHH Tựng Khỏnh

12


Phõn tớch thit k h thng

Ngày.....thángnăm 200..
Họ tên lái xe:........................................................Số xe:
STT Tên khách hàng

Tên hàng

Số lợng

Thủ kho
Hình 1.7 Phiếu xuất kho liên 1

CễNG TY TNHH TNG KHNH
NH MY SN XUT
ống inox, giờng, bàn ghế, lan can cầu thang, và những sản
phẩm khác bằng inox- các loại đệm mút cao cấp, dây quai,
dây viền đệm địa chỉ : 131 ngõ 109 trờng chinh- quán trữkiến an- hảI phòng
đt: 031.877996- 877259* Fax: 031.878956* ĐTdđ: 0903.408205

Phiếu xuất kho
Liên 2: Xuất
Số:.
Ngày.....tháng..năm 200
Họ tên lái xe:..........................................................Số xe:
STT Tên khách hàng

H thng qun lý bỏn hng
CTTNHH Tựng Khỏnh

Tên hàng

Số lợng

13


Phân tích thiết kế hệ thống

Thñ kho
H×nh 1.8 PhiÕu xuÊt kho liªn 2

Bảng giải thích các thuộc tính trong Phiếu xuất kho
STT Tên thuộc tính
1
2
3
4
5

Số
Liên 1
Liên 2
Ngày…tháng…năm
Họ tên lái xe

6
7

Số xe
STT

8
9
10

Tên khách hàng
Tên hàng
Số lượng

11

Thủ kho

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

Giải thích

Giá trị ví dụ

Số phiếu
Bản dùng để lưu
Bản để xuất hàng
Ngày viết phiếu
Họ tên lái xe nhận
hàng từ kho
Biển số xe chở hàng
Số thứ tự của từng
loại hàng khi xuất kho
Họ tên khách hàng
Tên các hàng hóa
Số lượng của từng
loại hàng
Tên và chữ ký của thủ
kho

0123

Khoảng
hợp lệ
Text 20

20/10/2006
Nguyễn Văn Luân

DateTime
Text 50

16K4989

1,2,3,4…..

Text 10
Integer

Phạm Vinh
Đệm gấp
2

Text 50
Text 50
Integer

Nguyễn Việt Trang Text 50

14


Phõn tớch thit k h thng

Bng 3. Gii thớch cỏc thuc tớnh trong mu biu Phiu xut kho

CễNG TY TNHH TNG KHNH
NH MY SN XUT ống inox, giờng, bàn ghế, lan can cầu
thang, và những sản phẩm khác bằng inox- các loại đệm
mút cao cấp, dây quai, dây viền đệm địa chỉ : 131 ngõ 109 trờng chinh- quán trữ- kiến an- hảI phòng
( cầu niệm đI xuống 150m rẽ tráI cách đờng trờng chinh 500m)
đt: 031.877996- 877259* Fax: 031.878956* ĐTdđ: 0903.408205
giấy giao hàng
Số:

Liên 1: Lu
Quyển:.
Họ tên khách hàng: .
Địa chỉ: .
STT

Tên hàng

H thng qun lý bỏn hng
CTTNHH Tựng Khỏnh

đvt

Số lợng

đơn
giá

Thành tiền

15


Phõn tớch thit k h thng

Thành tiền( Viết bằng chữ):........

Ngời viết phiếu

Ngàytháng..năm 200.

Ngời giao hàng Kiểm soát Lái xe
Khách hàng
Hình 1.9 Giấy giao hàng liên 1

CễNG TY TNHH TNG KHNH
NH MY SN XUT
ống inox, giờng, bàn ghế, lan can cầu thang, và những sản
phẩm khác bằng inox- các loại đệm mút cao cấp, dây quai,
dây viền đệm địa chỉ : 131 ngõ 109 trờng chinh- quán trữkiến an- hảI phòng
( cầu niệm đI xuống 150m rẽ tráI cách đờng trờng chinh 500m)
đt: 031.877996- 877259* Fax: 031.878956* ĐTdđ: 0903.408205
giấy giao hàng
Số:
Liên 2: Ký nhận
Quyển:.

Họ tên khách hàng: .
Địa chỉ: .
STT

Tên hàng

H thng qun lý bỏn hng
CTTNHH Tựng Khỏnh

đvt

Số lợng

đơn

giá

Thành tiền

16


Phõn tớch thit k h thng

Thành tiền( Viết bằng chữ):........
.
Ngời viết phiếu

Ngời giao hàng

Ngày..tháng.năm 200
Kiểm soát Lái xe
Khách hàng

Hình 1.10 Giấy giao hàng liên 2
CễNG TY TNHH TNG KHNH
NH MY SN XUT
ống inox, giờng, bàn ghế, lan can cầu thang, và những sản
phẩm khác bằng inox- các loại đệm mút cao cấp, dây quai,
dây viền đệm địa chỉ : 131 ngõ 109 trờng chinh- quán trữkiến an- hảI phòng
( cầu niệm đI xuống 150m rẽ tráI cách đờng trờng chinh 500m)
đt: 031.877996- 877259* Fax: 031.878956* ĐTdđ: 0903.408205
giấy giao hàng
Liên 3:Giao khách hàng

Số:
Quyển:.

Họ tên khách hàng: .
Địa chỉ:.
STT

Tên hàng

đvt

Số lợng

đơn
giá

Thành tiền

Thành tiền (Viết bằng chữ):

Ngời viết phiếu

Ngời giao hàng

H thng qun lý bỏn hng
CTTNHH Tựng Khỏnh

Ngày..tháng.năm 200.
Kiểm soát Lái xe
Khách hàng

17


Phân tích thiết kế hệ thống

H×nh 1.11 GiÊy giao hµng liªn 3

Bảng giải thích các thuộc tính trong Phiếu giao hàng
STT
1
2
3
4

Tên thuộc tính
Số
Quyển
Họ tên khách hàng
Địa chỉ

5

STT

6
7
8

Tên hàng
Đ.V.T

Số lượng

9

Đơn giá

10
11

Thành tiền
Thành tiền (Viết
bằng chữ)

12
13

Ngày..tháng…năm
Người viết phiếu

14

Người giao hàng

15

Kiểm soát

16

Lái xe

17

Khách hàng

Giải thích
Số phiếu
Thuộc quyển nào
Họ tên khách hàng
Địa chỉ của khách
hàng
Số thứ tự của từng loại
hàng khi xuất kho
Tên các hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng của từng loại
hàng
Đơn giá của từng loại
mặt hàng
= Đơn giá* Số lượng
Tổng tiền của cả đơn
hàng được viết bằng
chữ
Ngày viết phiếu
Tên và chữ ký của
người viết phiếu
Tên và chữ ký của
người giao hàng
Tên và chữ ký của
người kiểm soát

Tên và chữ ký của lái
xe
Tên và chữ ký của
khách hàng

Giá trị ví dụ
007633
123
Phạm Vinh
43/15 Bạch
Mai,Hà Nội
1,2,3,4…..

Khoảng hợp lệ
Text 20
Integer
Text 50
Text 100

Đệm gấp
Cái
2

Text 50
Text 10
Integer

200.000

Text 15

400.000
2.000.000

Text 20
Text 20

20/10/2006
Phạm Ly

DateTime
Text 50

Phạm Thúy
Nga
Trần Ngọc
Minh
Nguyễn
Văn Luân
Phạm Vinh

Text 50

Integer

Text 50
Text 50
Text 50

Bảng 4. Bảng giải thích các thuộc tính của mẫu biểu Phiếu giao hàng

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

18


Phân tích thiết kế hệ thống

Tổng kết: Sau khi viết giấy giao hàng phòng kinh doanh sẽ lưu lại Liên 1,
khách hàng khi nhận đủ hàng sẽ ký nhận vào liên 2 cho lái xe hoặc phụ xe mang về
cho công ty và khách hàng chỉ giữ lại liên 3.
a. Đánh giá: Là một công ty sản xuất nhưng cũng đồng thời là công ty kinh
doanh nên quy trình về bán hàng rất được coi trọng, nó tác động đến sự thành bại của
công ty. Quy trình bán hàng hiên tại chủ yếu là thủ công ( viết giấy bán hàng, ghi
chép thu chi vào sổ theo dõi khách hàng…) và mất rất nhiều thời gian để quản lý, tính
toán doanh thu, số lương hàng hóa, số lượng khách hàng….. Với một công ty có quy
mô và đang trên đà phát triển thì thực hiện quy trình bán hàng thủ công không mang
lại hiệu quả như ý. Việc áp dụng công nghệ thông tin để giải quyết công việc là một
yêu cầu rất thiết thực.
b. Hướng phát triển của hệ thống
Một phần mềm quản lý kho-bán hàng tương lai sẽ phải đáp ứng được công việc
hiên tại, mặt khác phải tự động đưa ra được các báo cáo tổng kết bán hàng, doanh thu
theo kỳ hạn ( 1 tháng, 1 năm, 1 quý…) đối với từng khách hàng và theo khu vực.

4. Mục tiêu và yêu cầu của hệ thống mới
- Đảm bảo tuân thủ theo đúng qui trình sản xuất đã nêu ở trên
- Thực hiện tốt chức năng của hệ thống hiện tại
- Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời
hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định kịp thời phục vụ cho sản xuất.

- Theo dõi chi tiết về thông tin khách hàng.
- Người quản lý có thể theo dõi một cách dễ dàng về thu chi bán hàng.
- Cho phép thực hiện tạm dừng, điều chỉnh sản xuất với các đơn hàng.
- Cho phép chèn việc sản xuất một đơn hàng vào giữa các đơn hàng khác.
- Trên mỗi đơn hàng có nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng sẽ có yêu cầu thời gian,
số luợng, mã hàng,… cụ thể.
Một số các yêu cầu khác:
- Hệ thống cần có giao diện thân thiện, quen thuộc với người dùng, các mẫu
nhập liệu cần hỗ trợ tối đa thao tác dùng bàn phím cho người dùng nhằm tăng tốc độ
nhập liệu.
Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

19


Phân tích thiết kế hệ thống

- Hệ thống cần có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu
cho hệ thống.
- Hệ thống phải được phân quyền người sử dụng để đảm bảo tính bảo mật dữ
liệu
Cài đặt được trên các máy hiện tại của công ty.

II. CÁC CÂU HỎI ĐẶT RA KHI PHỎNG VẤN
Người phỏng vấn: Phạm Thị Khánh Ly
Phạm Toàn Vinh
Người được phỏng vấn: Phạm Thúy Nga (Trưởng phòng kinh doanh)
Số điện thoại: 031.877996
1. Công ty có những bộ phận nào? Nhiệm vụ của các phòng ban là như thế nào?

2. Phòng quản lý làm nhiệm vụ gì? Có tác động thế nào đến bộ phận kinh doanh và
toàn công ty?
3. Chị có thể nói cho biết quy trình bán hàng của công ty là như thế nào?
4. Là một công ty sản xuất cũng như kinh doanh thì nhiệm vụ nào được đặt lên trên
hết? Tại sao?
5. Bộ phận bán hàng chịu sự quản lý của ai? Quy trình của nó như thế nào?
6. Mối quan hệ giữa bộ phận bán hàng với tổ kho và các phân xưởng sản xuất?
7. Bán hàng là một trong những quy trình đặc biệt quan trọng, chị nghĩ sao khi có một
phần mềm quản lý mà sẽ giúp chị và phòng kinh doanh giảm nhẹ được công việc giấy
tờ và quản lý khách hàng cũng như bán hàng?
…

III. NGHIÊN CỨU VỀ TÍNH KHẢ THI VÀ ĐÁNH GIÁ BAN ĐẦU
1. Tính khả thi về kỹ thuật
- Hệ thống được xây dựng là hoàn toàn mới.
- Hệ thống hoàn toàn có thể được xây dựng bằng kỹ thuật và công nghệ hiện
tại.
+ Phần xây dựng cơ sở dữ liệu có thể dùng công cụ Microsoft Access,
Microsoft SQL Server,..
Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

20


Phân tích thiết kế hệ thống

+ Phần lập trình có thể sử dụng công cụ Microsoft Visual Basic, C++…... ,
+ Hệ thống được phát triển trên các máy tính có cài đặt hệ điều hành
Window98SE, Window2000,..

2. Tính khả thi về kinh tế
Chi phí tổng thể cho toàn bộ dự án từ khâu khảo sát đến khâu triển khai hệ thống
là 20 triệu đồng (VND).

Bảng mô tả các khoản chi phí (ngoài lương) cần thiết
STT

Chi phí /
tháng (VND)

Loại chi phí

1

Khảo sát, cung cấp giải pháp

2

Chi phí sinh hoạt & đi lại

3

Tổng chi phí

Số
tháng

Thành tiền (VND)
3.000.000

1.000.000

3

3.000.000
6.000.000

Bảng lương của thành viên phát triển dự án

STT

1
2
3
4

Vị trí

Phân tích
Thiết kế
Lập trình
Triển khai
5

Số lượng

2
3
3

3

Thành tiền

Mức
lương/tuần
(VND)
700.000
500.000
500.000
300.000

Thời gian
(tuần)
2
4
4
1

Thành tiền (VND)

1.400.000
6.000.000
6.000.000
900.000
14.300.000

3. Tính khả thi khi vận hành
- Đội ngũ thực hiện dự án hiện tại có đủ nhân lực cần thiết để hoàn thành công
việc.

- Hệ thống xây dựng xong có thể triển khai được trên các máy tính của công ty
bằng các máy móc hiện có.
Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

21


Phân tích thiết kế hệ thống

- Công ty đã có sẵn nguồn nhân lực sẵn sàng tiếp nhận hệ thống mới.
- Việc phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống hoàn toàn đáp ứng được các yêu
cầu chức năng quy định.

4. Tính khả thi về kế hoạch thực hiện
- Kế hoạch thực hiện dự án đảm bảo được thực thi và hợp lí với các yêu cầu từ
phía công ty TNHH Tùng Khánh.
- Thời gian thực hiện dự án: 10 tuần
+ Tuần 1: Khảo sát, thu thập thông tin của hệ thống hiện hành.
+ Tuần 2: Phân tích, đánh giá, thu thập thêm thông tin về hệ thống
hiện hành.
+ Tuần 3: Hoàn chỉnh việc phân tích hệ thống.
+ Tuần 4,5,6,7: Thiết kế hệ thống.
+ Tuần 6,7,8,9: Phát triển hệ thống.
+ Tuần 10: Triển khai hệ thống.

Bảng phân công công việc

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

22


Phân tích thiết kế hệ thống

ST
T

1

2

3

4

5
6

Thời gian (tuần)
Nhiệm vụ

Người thực hiện

Khảo sát sơ bộ: thu thập thông
tin, các yêu cầu của hệ thống
hiện hành, đưa ra các đặc
trưng của hệ thông mới,
nghiên cứu tính khả thi và

đánh giá ban đầu của dự án.
Đưa ra các báo cáo cần thiết
Phân tích hệ thống: phân tích
các yêu cầu, chức năng, các
đối tượng của hệ thống, đưa ra
các cấu trúc, sơ đồ cần thiết.
Lập từ điển dữ liệu, các chỉ
định quá trình, ERD của hệ
thống. Đưa ra tất cả các báo
cáo cần thiết
Thiết kế hệ thống: xây dựng cơ
sở dữ liệu, giao diện, các
module cần thiết… cho việc
phát triển hệ thống
Phát triển hệ thống: thực hiện
viết các ứng dụng của hệ
thống, hoàn chỉnh tài liệu cho
hệ thống…

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Phạm Toàn Vinh
Phạm Thị Khánh Ly (c)

Nguyễn Thị Hoài Phương
(c)
Ngô Thu Hà
Vũ Mai Hồng

Vũ Ngọc Hà (c)

Nguyễn Thị Hoài Phương
Ngô Thu Hà
Phạm Toàn Vinh (c)
Phạm Thị Khánh Ly
Vũ Mai Hồng

Ngô Thu Hà (c)
Thử nghiệm, triển khai hệ thống. Phạm Thị Khánh Ly
Vũ Ngọc Hà
Vũ Mai Hồng (c)
Bảo trì hệ thống, hỗ trợ khách
Nguyễn Thị Hoài Phương
hàng.
Phạm Toàn Vinh
(c): nhóm trưởng

PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Những bước cần làm của pha 2
Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

23

1
0


Phân tích thiết kế hệ thống

Xây dựng sơ đồ chức năng (FD)

Sơ đồ mức ngữ cảnh
Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Xây dựng chỉ định quá trình
Xây dựng từ điển dữ liệu
Xây dựng sơ đồ thực thể liên kết

I. Xây dựng sơ đồ FD
Qua nghiên cứu sơ bộ, hệ thống quản lý bán hàng phải thực hiện được những
chức năng chính sau:

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

24


Phân tích thiết kế hệ thống

1.1.Quản lí kinh doanh
a) Quản lí đặt hàng
Chức năng này giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm tra được khách hàng muốn
mua sản phẩm nào, số lượng hàng khách hàng cần và các yêu cầu liên quan đến chất
lượng sản phẩm hay chất lượng dịch vụ…
Đồng thời thông qua đây, doanh nghiệp cũng nắm được các thông tin cơ bản về
khách hàng của mình, như: tên khách hàng, địa chỉ liễn hệ…
Chức năng này bao gồm các chức năng nhỏ sau:
- Lập đơn: Khi khách hàng muốn mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ nhập các

yêu cầu của khách hàng vào trong hóa đơn nhập hàng. Thông tin nhập gồm có:
+ Thông tin khách hàng: là các thông tin cơ bản về khách hàng, như:

Tên khách hàng, Địa chỉ liên hệ, số điện thoại... Các thông tin này sẽ được lưu
vào trong cơ sở dữ liệu Chi tiết khách hàng của hệ thống để quản lí được khách
hàng của doanh nghiệp.
+ Thông tin sản phẩm: là các thông tin về hàng đặt, bao gồm: Tên sản
phẩm, chủng loại, số lượng… Thông tin này sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu Đơn
đặt hàng để doanh nghiệp biết được khách hàng muốn những sản phẩm nào.
Thông tin này cũng được lưu vào cơ sở dữ liệu Nhật kí khách hàng để quản lí
lượng hàng mà khách hàng đặt mua.

- Chỉnh sửa: Trong quá trình nhập nếu có sai sót hoặc bản thân khách hàng

muốn thay đổi một số yêu cầu đặt hàng, nhân viên bán hàng có thể thông qua
chức năng này thực hiện các tháo tác chỉnh sửa.

- Hủy đơn: Trong trường hợp khách hàng muốn hủy hợp đồng, nhân viên có thể

dùng chức năng này xóa hóa đơn. Khi thực hiện xóa như vậy, số lượng hợp đồng
không thành công sẽ tự động tăng kèm theo một số thông tin quan trọng khác để
tiện cho nhân viên khi báo cáo tình hình doanh thu của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý bán hàng
CTTNHH Tùng Khánh

25