ứng dụng công nghệ tông tin trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ

MỤC LỤC

1


DANH MỤC HÌNH ẢNH

2


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Ngày nay Công nghệ thông tin đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống con
người, có người đã nói rằng nước Mỹ hùng mạnh một phần là nhờ vào Công nghệ
thông tin. Nếu lúc trước Công nghệ thông tin là một điều viễn tưởng thì giờ đây nó đã
trở thành một phần rất không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực từ y học, kinh doanh
đến cả giáo dục…
Đất nước ta đang ngày một phát triển, đang cố gắng hòa nhập và rút ngắn
khoảng cách với thế giới, việc nước ta trở thành thành viên của WTO đã được các nhà
kinh doanh chú ý đến và đầu tư ngày càng nhiều vào Việt Nam. Vì vậy để không bị
quá lạc hậu, để rút ngắn khoảng cách với các nước, để đáp ứng yêu cầu tất yếu của các
nhà đầu tư vào Việt Nam và để các nhà kinh doanh trong nước có đủ sức cạnh tranh
với nước ngoài… thì bắt buộc phải đầu tư cho Công nghệ thông tin mà ở đây chính
xác là các phần mềm tin học dùng cho các công ty, bệnh viện v.v…
Việc áp dụng các phần mềm tin học vào các lĩnh vực giúp nâng cao tính hiệu
quả và chính xác của công việc, ngoài ra còn tiết kiệm thời gian và giảm bớt mệt nhọc
cho con người khiến hệ thống công việc hoạt động nhịp nhàng hơn. Nhu cầu thực tế
của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra ngày càng
nhiều sản phẩm cho xã hội. Các công ty luôn luôn phát triển, các hồ sơ tuyển vào sẽ
nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của
nhân viên khi vào công ty. để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và

lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và thiết bị
hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hoá trong điều hành và hồ sơ cán bộ
để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu
quả. .. Đó là những nội dung cơ bản đề cập đến trong đề tài này.
Hôm nay em chọn đề tài thực tập cơ sở là “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại Công ty SAMSUNG Thái Nguyên”. Ai cũng biết
công ty nào cũng vậy muốn tồn tại và phát triển thì phải có nhân tố con người, Cùng
với tốc độ phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin các lập trình viên đã phát minh
ra nhiều phần mềm hữu ích nhằm phục vụ cho công việc của con người và phần mềm
quản lý hồ sơ cũng là một trong những vấn đề con người quan tâm nhiều nhất, nó giúp

3


cho công tác nghiệp vụ của các công ty giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc
giúp cho việc lưu trữ hồ sơ dễ dàng hơn giảm thiểu diện tích các kho và thậm chí là
không cần.
Đề tài quản lý hồ sơ cán bộ là một đề tài không phải là mới, hiện tại trên thị
trường cũng có rất nhiều các phần mềm của các Công ty phần mềm có chức năng
tương tự và chuyên nghiệp, nhưng vì mong muốn có thể tìm hiểu một phần kiến thức
nhỏ nhoi trong một sa mạc Công nghệ thông tin nên em đã đi vào tìm hiểu về cơ cấu tổ
chức và phát triển công ty SAMSUNG Thái Nguyên để có thể hiểu rõ hơn về chúng.
Đề tài nghiên cứu thực tập của em có thể chưa hoàn chỉnh và còn nhiều thiếu sót
nhưng đó là sự cố gắng của em trong bước đầu hòa nhập vào môi trường làm việc bên
ngoài và tiếp xúc chập chững với Công nghệ thông tin. Em mong quý thầy cô trong
khoa có thể tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đề tài tốt hơn.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài:
- Nghiên cứu là rõ về công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại Công ty SAMSUNG
Thái Nguyên
- Những đổi mới nhằm nâng cao, đổi mới chất lượng của công tác quản lý cán bộ

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài:
- Nghiên cứu về hoạt động quản lý hồ sơ cán bộ tại Công ty SAMSUNG
Thái Nguyên
4. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp quan sát, thu thập
- Phương pháp phân tích, đánh giá tổng hợp
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
- Đề xuất giải pháp ứng dụng Excel vào công tác quản lý cán bộ nhằm đổi mới
hiệu quả trong công tác quản lý của Công ty
- Tài liệu để giúp Công ty lưu trữ và quản lý cán bộ

Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ CÔNG CỤ XÂY DỰNG
CHƯƠNG TRÌNH
4


1.1 Lý thuyết chung về quản lý hồ sơ
1.1.1 Khái niệm về quản lý hồ sơ
1.1.1.1. Khái niệm hồ sơ
Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau:
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc
điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.
1.1.1.2. Phân loại hồ sơ
Thực tiễn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình
thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau. Phổ biến ở mọi cơ quan, tổ chức,
hồ sơ hiện hành được chia thành ba loại cơ bản, đó là hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên
tắc và hồ sơ nhân sự.

 Hồ sơ công việc :

Hồ sơ công việc là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó. Trong hồ sơ
công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản ) kết thúc
công việc.
 Hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ nguyên tắc là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó.
Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt
nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật
để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc
hành ngày. Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản
sao, hoặc bản chính, nhưng còn hiệu lực pháp lý.
 Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng
viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, . . .).
1.1.2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
- Giảm chi phí mua sắm thiết bị
- Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

5


- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả
- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc
- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận,
nghỉ việc…
1.1.3. Nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•

•

Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm

•

lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính

linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
• Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể
nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng
trống sẵn có.
• Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do
bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ
thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác.
• Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu
qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực.
• Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu
cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt
lại phía sau.
• Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu
lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là
những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên
được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ
ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý
như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng
nghĩa.
• Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu trong

một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G
đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số,
theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác
1.2 Tổng quan về công cụ xây dựng chương trình Microsoft Excel
1.2.1. Giới thiệu về Microsoft Excel
6


Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft
Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông
tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực
quan có trong bảng từ Excel. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-23, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và
cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm
tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với
người dùng.
Trước đây, Microsoft đã giới thiệu một phần mềm bảng tính được gọi
là Multiplan vào năm 1982, phần mềm rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M,
nhưng trên MS-DOS thì nó đã không còn được như vậy. Điều đó đã thúc đẩy sự phát
triển 1 chương trình bảng tính mới mang tên Excel với khẩu hiệu "'do everything 1-2-3
does and do it better'". Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành lần đầu tiên trên
máy MAC năm 1985 và trên Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hành với MAC và được
tích hợp với môi trường run-time của windows) vào tháng 11 năm 1987. Lotus đã quá
chậm trong việc phát hành 1-2-3 cho Windows và cho đến cuối năm 1988, Excel bắt
đầu bán được nhiều hơn so với 1-2-3 và giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển
phần mềm hàng đầu. Trung bình cứ 2 năm Microsoft lại ra mắt phiên bản mới của
Excel 1 lần hoặc lâu hơn. Phiên bản gần đây nhất là Excel 2016.
1.2.2 Giao diện Excel
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở
tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống
như thực đơn File của các phiên bản trước.

Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay

sử dụng nhất. Nhấn vào

để mở danh mục các lệnh và

vào các lệnh cần cho hiện

lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn chọn
More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.

7


Hình 1.1: Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh

Hình 1.2: Hộp thoại để điều chế thanh các lệnh truy cập nhanh
1.2.3 Tìm hiểu về công cụ ribbon trong microsoft excel.
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh
thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên
màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout,
Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
1.2.3.1 Thanh công cụ Ribbon

8


- Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình
làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa
dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

- Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị,
ký hiệu, …
- Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
- Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
- Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách,
phân tích dữ liệu,…
- Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các
ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
- View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia
màn hình, …
- Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình
viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office - Excel
Options - Popular - Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
- Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện
ích bổ sung, các hàm bổ sung,…
1.2.3.2 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)
Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ
thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một
thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho
đối tượng mà bạn chọn.

9


Hình 1.3: Thực đơn ngữ cảnh
1.2.4 Các hàm ứng dụng trong Microsoft Excel
1.2.4.1. 10 hàm phổ biến nhất trong Microsoft Excel
Hàm
Hàm SUM
Hàm IF

Mô tả
Dùng hàm này để cộng giá trị trong các ô
Dùng hàm này để trả về một giá trị nếu một điều kiện là
đúng và giá trị khác nếu điều kiện là sai.

Hàm LOOKUP
Hàm VLOOKUP

Hàm MATCH

Hàm CHOOSE

Dùng hàm này khi bạn cần xem một hàng hay một cột và
cần tìm một giá trị từ cùng một vị trí trong hàng hay cột
thứ hai.
Dùng hàm này khi bạn cần tìm thông tin trong một bảng
hay một phạm vi theo hàng. Ví dụ, tra cứu họ của một
nhân viên theo mã số nhân viên của cô ấy, hoặc tìm số
điện thoại của cô ấy bằng cách tra cứu họ của cô ấy (giống
như danh bạ điện thoại)
Dùng hàm này để tìm một mục cụ thể trong một phạm vi
ô, sau đó trả về vị trí tương đối của mục đó trong phạm vi
này. Ví dụ, nếu phạm vi A1:A3 chứa giá trị 5, 7 và 38,
công thức =MATCH(7,A1:A3,0) sẽ trả về số 2, vì 7 là mục
thứ hai trong phạm vi.
Dùng hàm này để chọn một trong tối đa 254 giá trị dựa
trên số chỉ mục. Ví dụ, nếu value1 đến hết value7 là các
ngày trong tuần, CHOOSE trả về một trong các ngày khi
dùng một số từ 1 đến 7 làm index_num

10


Hàm DATE

Dùng hàm này để tìm một mục cụ thể trong một phạm vi
ô, sau đó trả về vị trí tương đối của mục đó trong phạm vi
này. Ví dụ, nếu phạm vi A1:A3 chứa giá trị 5, 7 và 38,
công thức =MATCH(7,A1:A3,0) sẽ trả về số 2, vì 7 là mục
thứ hai trong phạm vi.

Hàm DAYS
Hàm FIND, FINDB

Dùng hàm này để trả về số ngày giữa hai ngày.
FIND và FINDB định vị một chuỗi văn bản nằm trong
chuỗi văn bản thứ hai và trả về số của vị trí bắt đầu của
chuỗi văn bản thứ nhất tính từ ký tự thứ nhất của chuỗi văn
bản thứ hai.
Dùng hàm này để trả về một giá trị hoặc tham chiếu tới
một giá trị từ trong bảng hoặc phạm vi.

Hàm INDEX

1.2.4.2 Các hàm khác
















Hàm tương thích
Hàm khối
Hàm cơ sở dữ liệu
Hàm ngày và giờ
Hàm kỹ thuật
Hàm tài chính
Hàm thông tin
Hàm Lô-gic
Hàm tham chiếu và tra cứu
Hàm lượng giác và toán học
Hàm Thống kê
Hàm văn bản
Các hàm do người dung định nghĩa được cài đặ với các bổ trợ
Hàm web
1.2.5 Tìm hiểu về Macro trong excel
1.2.5.1 Macro là gì?
Macro là tập hợp các lệnh được phần mềm ghi lại các thao tác trên phần mềm
đó theo một kịch bản dựng sẵn và các dòng lệnh này có thể được khởi chạy lại để làm
các công việ khác giống như đã được ghi trước đó một cách tự động.

1.2.5.2 Macro có thể ứng dụng như thế nào?
11


Chính vì khả năng có thể làm lại giống hệt lại các thao tác chúng ta đã ghi, vì
vậy macro được ứng dụng để giảm thiểu các thao tác lặp đi lặp lại cho người dùng,
mục đích chính vẫn là để tiết kiệm thời gian.
1.2.5.3 Làm thế nào để tạo ra được Macro?
Có hai cách phổ biến nhất là: Sử dụng tính năng ghi macro của phần mềm hoặc
Viết code.

Hình 1.4: Giao diện Developer

Hình 1.5: Công cụ ghi Macro

12


Hình 1.6: Tạo tên cho Macro

Hình 1.7: Một Macro hoàn chỉnh

13


Chương 2.
KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI CÔNG TY
SAMSUNG THÁI NGUYÊN

2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty Samsung Thái Nguyên

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam Thái Nguyên
Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam Thái Nguyên (SEVT), có trụ sở
tại Khu Công nghiệp Yên bình, huyện Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên (cách Thành phố
Thái Nguyên khoảng 25 km) được khởi công xây dựng vào ngày 25/3/2013 và bắt đầu
đi vào sản xuất từ tháng 3 /2014. SEVT có tổng vốn đầu tư gần 5 tỷ USD, thu hút gần
60.000 lao động vào cuối năm 2015; dự kiến đến năm 2016, Tổ hợp công nghệ
Samsung Thái Nguyên sẽ thu hút 80.000 lao động
SEV và SEVT là 2 Khu tổ hợp sản xuất điện thoại di động lớn nhất của Tập
đoàn Samsung trên toàn thế giới, có dây chuyền sản xuất khép kín từ linh kiện cho đến
sản phẩm hoàn thiện. Sản phẩm được xuất khẩu tới 52 quốc gia và vùng lãnh thổ. SEV
và SEVT là những dự án đầu tư nước ngoài tiêu biểu tại Việt Nam, góp phần đưa Việt
Nam cùng với Hàn Quốc, Trung quốc, Ấn độ và Brazil trở thành những mắt xích chiến
lược trong chuỗi cung ứng toàn cầu của Samsung.Với năng lực sản xuất 150 triệu sản
phẩm 1 năm, hai Nhà máy SEV và SEVT đang cung cấp khoảng 30% tổng sản lượng
điện thoại của Samsung trên toàn thế giới.
Trong những tháng 4,5,6,7/2015 SEVT đã sản xuất và tiêu thụ trên 4,4 triệu
chiếc điện thoại thông minh, hơn 1,7 triệu chiếc máy tính bảng các loại. Trong tổng
sản lượng điện thoại thông minh sản xuất hàng tháng, luôn có gần 60% là điện thoại
thông minh 3G, còn lại là 3G. Đối với máy tính bảng thì khoảng 40% là loại 3G, còn
lại là 2G. Ngoài ra hàng tháng, Công ty cũng sản xuất và tiêu thụ thêm khoảng từ 25
đến 30.000 chiếc bao da ốp lưng điện thoại di động. Dự kiến doanh thu xuất khẩu năm
2015 đạt 35 tỷ USD.

14


Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty SAMSUNG Thái Nguyên
2.1.2 Giới thiệu về Trung tâm Nghiên cứu và phát triển của Samsung tại Việt Nam
SVMC là trung tâm Nghiên cứu và phát triển lớn nhất của Samsung tại khu vực
Đông Nam Á. Được thành lập năm 2012, nguồn nhân lực của SVMC hiện có hơn

1.200 kĩ sư trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển phần mềm điện thoại di động, trong
đó có nhiều Tiến sĩ, Thạc sĩ được Đào tạo chuyên sâu ở nước ngoài. Trụ sở chính của
SVMC được đặt tại Tòa nhà PVI, số 168, Trần Thái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội.
SVMC kỳ vọng viết nên một trang mới trong lịch sử phát triển ngành công
nghiệp Công nghệ Thông tin của Việt Nam. Để đạt điều này, SVMC hiểu con người là
yếu tố quyết định. Vì thế, SVMC luôn chủ động phát triển con người toàn diện, vững
về năng lực chuyên môn và chuyên nghiệp trong phong cách làm việc.

15


2.2. Quy trình nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại công ty Samsung Thái
Nguyên
2.2.1 Lưu đồ quy trình nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại công ty
Trách nhiệm

Trình tự công việc

Hướng dẫn lập/ kê
khai, bổ sung hồ sơ
cán bộ

Trưởng phòng tổ chức cán bộ

Lập/ Kê khai, bổ sung
hồ sơ

Cán bộ

Thẩm định hồ sơ

Phòng tổ chức cán bộ

Ký Xác Nhận
Trưởng đơn vị quản lý cán bộ

Phòng tổ chức cán bộ

Cập nhật; lưu hồ sơ

2.2.2 Mô tả quy trình nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại công ty
2.2.2.1 Hướng dẫn lập hồ sơ cán bộ
- Lập hồ sơ: Đối với cán bộ được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng
về công ty SAMSUNG Thái Nguyên thì Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm hướng
dẫn CB lập hồ sơ theo qui định tại quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006;
06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 và quyết định 02/2008/QĐ- BNV ngày 06/10/2008
của Bộ Nội vụ.

16


- Kê khai bổ sung hồ sơ: Định kỳ hàng năm, Phòng Tổ chức cán bộ có trách
nhiệm gửi bản kê khai bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu 4a-BNV/2007 và
hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị kê khai bổ sung hồ sơ.
2.2.2.2 Lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ
- Lập hồ sơ:
Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cán bộ
phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần Hồ sơ gốc theo qui định tại Khoản 1, Khoản
2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5, Khoản 6 Điều 6 của qui chế quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức ban hành kèm theo quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ

Nội vụ; khoản 4, điều 1, quyết định 02/2008/QĐ- BNV ngày 06/10/2008 vể biểu mẫu
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai
đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo qui định của qui chế).
Thành phần hồ sơ gồm:
+ Quyển “Lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 01a-BNV/2007;
+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 02c-BNV/2008;
+ Bản sao giấy khai sinh;
+ Giấy chứng nhận sức khoẻ;
+ Các văn bản liên quan đến thân nhân (Sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của
chính quyền địa phương);
+ Các loại giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo (văn bằng, chứng chỉ, bảng
điểm (trường hợp được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo
yêu cầu của pháp luật).
- Kê khai, bổ sung hồ sơ:
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm tự khai bổ sung hồ sơ theo mẫu 4a
- BNV/2007 hoặc báo cáo Phòng Tổ chức cán bộ khi có biến động về hồ sơ của mình
trong các trường hợp sau:
+ Thay đổi liên quan đến nhân thân;
+ Kết quả học tập, nâng cao trình độ;
+ Khen thưởng;
+ Kỷ luật.

17


2.2.2.3 Thẩm định hồ sơ
Trường hợp cán bộ mới được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng thì
Phòng Tổ chức cán bộ thực hiện thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí,
thông tin do cán bộ tự kê khai. Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì chuyển lại và hướng
dẫn để cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục hoàn thiện.

2.2.2.4 Ký xác nhận
Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viên chức xem xét, ký xác
nhận vào bản bổ sung hồ sơ hàng năm của cán bộ đang làm việc tại công ty.
2.2.2.5 Cập nhật, lưu hồ sơ
Phòng tổ chức cán bộ có trách nhiệm cập nhật và lưu giữ hồ sơ cán bộ theo mẫu
4a-BNV/2007

18


Chương 3.
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI
CÔNG TY SAMSUNG THÁI NGUYÊN

3.1 Các bước xây dựng chương trình
B1. Tạo file Exel mới
B2. Trong file Exel đó, tạo 6 Sheet với các tên TrangChu, CanBoMoi,
DanhSachCanBo, KyLuat, KhenThuong, Sheet1
B3:
*Trên Sheet TrangChu tạo 6 SHAPES như trong hình:
- 1 SHAP nền
- 1 SHAP tiêu đề
- 4 SHAPES nút được liên kết với các SHEET khác.
*Trên Sheet CanBoMoi :
- Tạo các icon bằng cách thêm hình ảnh (Insert/Picture)
- Tạo tiêu đề (CÁN BỘ MỚI)
- Tạo hàm COUNTA để đếm số cán bộ mới vào công ty
*Trên Sheet DanhSachCanBo:
- Tạo các icon bằng cách thêm hình ảnh (Insert/Picture)
- Tạo tiêu đề (DANH SÁCH CÁN BỘ)

- Tạo mã code Macro để tìm kiếm thông tin cán bộ theo tên cán bộ
- Tạo hàm COUNTA + COUNTIFS để đếm số cán bộ
*Trên Sheet KyLuat:
- Tạo các icon bằng cách thêm hình ảnh (Insert/Picture)
- Tạo tiêu đề (KỶ LUẬT)
- Tạo mã code Macro để tìm kiếm cán bộ bị kỷ luật theo tên cán bộ
- Tạo hàm COUNTA để đếm số cán bộ bị kỷ luật
*Trên Sheet KhenThuong
- Tạo các icon bằng cách thêm hình ảnh (Insert/Picture)
- Tạo tiêu đề (KHEN THƯỞNG)
- Tạo mã code Macro để tìm kiếm cán bộ được khen thuỏng theo tên cán bộ
- Tạo hàm COUNTA để đếm số cán bộ được khen thưởng
19


*Trên Sheet1:
- Đánh số từ 1 đến 12 tương ứng với các ô từ A1 đến L1
3.2 Giao diện chính

Hình 3.1: Giao diện chính của chương trình
Ở giao diện chính này có cung cấp 4 nút tùy chọn(Cán bộ mới, Danh sách cán
bộ, Khen thưởng cán bộ và Kỷ luật cán bộ), các tùy chọn này được liên kết với các
sheet của chương trình thông qua công cụ HYPERLINK. Ở đây người dùng có thể vào
1 trong 4 nút tùy chọn này 1 cách dễ dàng bằng cách nháy chuột phải vào chúng.

20


3.3 Cán bộ mới

Hình 3.2: Giao diện sheet quản lý cán bộ mới
- Chương trình sẽ hiển thị form cập nhật những cán bộ mới, tại đây người dùng
có thể điền thông tin của cán bộ mới.
- Để thêm một cán bộ mới người dùng phải điền đầy đủ thông tin của chương
trình.
- Ở đây chương trình được liên kết với nhau bằng hàm COUNTA để tính toán
số cán bộ mới của công ty.
- Bên cạnh đó ở góc trên tay trái còn có 1 biểu tượng
công cụ HYPERLINK với cửa sổ chính.

21

được liên kết bằng


3.4 Danh sách cán bộ

Hình 3.3: Giao diện sheet quản lý danh sách cán bộ
- Ở đây chương trình sẽ hiển thị danh sách toàn bộ cán bộ trong công ty, thứ tự
các cán bộ được sắp xếp theo mã số cán bộ.
- Người dùng không được quyền thêm cán bộ mới vào danh sách này.
- Chương trình được lien kết với sheet CanBoMoi và sheet1 bằng hàm
VLOOKUP, khi có nhân viên mới được cập nhật trong sheet Cán bộ mới thì chương
trình sẽ tự động thêm thông tin cán bộ đó vào.
- Biểu tượng

ở goc trên tay trái được liên kết bằng công cụ HYPERLINK

với cửa sổ chính.
- Chương trình được liên kết bằng Macro cho phép người dùng tìm kiếm thông

tin cán bộ thông qua họ tên đầy đủ của cán bộ ấy. Khi muốn tìm kiếm thông tin cán bộ
trong công ty, người dùng chỉ cần điền họ tên cán bộ ấy vào bảng tìm kiếm.

22


Hình 3.4: Ô điền thông tin muốn tìm kiếm trong danh sách cán bộ
- Ngoài ra chương trình còn được liên kết bằng hàm COUNTA và hàm
COUNTIFS để tính được tổng số cán bộ trong công ty.

Hình 3.5: Hàm COUNTA và COUNTIFS
3.5 Khen thưởng cán bộ

23


Hình 3.6: Giao diện sheet khen thưởng cán bộ
- Ở đây người dùng có thể quản lý được cán bộ có đóng góp cho công ty được
tuyên dương, khen thưởng.
- Biểu tượng

ở goc trên tay trái được liên kết bằng công cụ HYPERLINK

với cửa sổ chính.
- Ở đây chương trình được liên kết với nhau bằng hàm COUNTA để tính toán
số cán được khen thưởng của công ty.
- chương trình được liên kết bằng Macro cho phép người dùng tìm kiếm thông
tin cán bộ thông qua họ tên đầy đủ của cán bộ ấy. Khi muốn tìm kiếm thông tin cán bộ
trong công ty, người dùng chỉ cần điền họ tên cán bộ ấy vào bảng tìm kiếm.

24


3.6 Kỷ luật cán bộ

Hình 3.7: Giao diện kỷ luật cán bộ
- Ở đây người dùng có thể quản lý được cán bộ có ý thức chưa tốt, chưa tích cực
trong công việc trong công ty để phê bình, theo dõi và kỷ luật ở những mức độ cần thiết.
- Biểu tượng

ở góc trên tay trái được liên kết bằng công cụ HYPERLINK

với cửa sổ chính.
- Ở đây chương trình được liên kết với nhau bằng hàm COUNTA để tính toán
số cán được khen thưởng của công ty.
- Chương trình được liên kết bằng Macro cho phép người dùng tìm kiếm thông
tin cán bộ thông qua họ tên đầy đủ của cán bộ ấy. Khi muốn tìm kiếm thông tin cán bộ
trong công ty, người dùng chỉ cần điền họ tên cán bộ ấy vào bảng tìm kiếm.

25