Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác tại Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương

Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
LỜI NểI ĐẦU
Trong nền kinh tế thông tin hiện nay thì vai trò của công nghệ thông tin
và kỹ thuật số đóng vai trò chủ đạo. Nước nào quốc gia nào có được kỹ thuật
công nghệ mới thì đó là cơ hội để phát triển kinh tế đất nước. Vì thế mà nước
ta đã sớm xác định công nghệ thông tin là một ngành công nghiệp mũi nhọn
và ưu tiên phát triển. Chớnh từ chủ trương đúng đắn đó mà công nghệ thông
tin ở nước ta đã có những bước phát triển nhanh chóng. Hầu hết các ngành
các công ty các tổ chức đều đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
của mình. Đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý ngày càng được ứng
dụng nhiều vào để hỗ trợ hoạt động quản trị của các cơ quan, công ty và tổ
chức. Và những hệ thống này cũng đã thể hiện được ưu thế của nó là một
công cụ trợ giúp đắc lực cho sản xuất và quản lý của các doanh nghiệp các tổ
chức.
Chúng ta cũng thấy rằng trong bất kỳ một doanh nghiệp một tổ chức nào
thì con người bao giờ cũng đóng một vai trò chủ đạo. Con người giữ một vị
trí trung tõm trong nền kinh tế thông tin hiện nay. Chớnh vì thế mà việc sử
dụng nguồn lực con người một cách khoa học và mang lại hiệu quả cao là một
đòi hỏi tất yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào.
Trong quá trình thực tập, nghiên cứu tại Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung
ương em nhận thấy rằng việc xõy dựng và ứng dụng một hệ thống quản lý hồ
sơ cán bộ và lịch công tác không những sẽ nõng cao chất lượng quản lý tại
đõy mà cũn giúp cho quỹ có thể sử dụng thật sự có hiệu quả nguồn nhõn lực.
Do vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán
bộ và lịch công tác tại Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương”.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
1
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
Cấu trúc của luận văn tốt nghiệp gồm 3 chương:

Chương I: Giới thiệu chung về Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương.
Chương này giới thiệu tổng quan về Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương
và đề tài nghiên cứu_Xõy dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ và
lịch công tác tại Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương.
Chương II: Những vấn đề phương pháp luận về hệ thống thông tin quản lý.
Chương này trình bày những phương pháp luận cơ bản về hệ thống thông
tin quản lý làm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài. Bao gồm:
• Tổ chức và thông tin trong tổ chức.
• Khái quát về hệ thống thông tin.
• Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.
• Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.
• Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin.
• Một số khái niệm cơ bản về phần mềm.
Chương III: Phõn tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ và
lịch công tác.
Chương này trình bày các kết quả của việc nghiên cứu đề tài, bao gồm:
Xác định yêu cầu, mô hình hoá hệ thống, một số màn hình giao diện chính
của chương trình.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
2
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ
QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN TRUNG ƯƠNG
I.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN TRUNG
ƯƠNG.
Quỹ tín dụng Trung ương là tổ chức tín dụng hợp tác được thành lập theo
văn bản số 6901/KTTH ngày 09 tháng 12 năm 1994 của Thủ tướng Chính
phủ và Quyết định số 162/QĐ - NH5 ngày 08/6/1995 của Thống đốc Ngân

hàng Nhà nước; Hội sở chính đặt tại Hà nội.
Vốn điều lệ ban đầu của Quỹ tín dụng Trung ương là hơn 110 tỷ đồng,
dự kiến đến 2010 sẽ tăng vốn điều lệ lên 2.000 tỷ đồng.
Thời gian hoạt động của Quỹ tín dụng Trung ương là 99 năm.
Mạng lưới hoạt động của Quỹ tín dụng Trung ương trải rộng 53 tỉnh,
thành phố với 24 Chi nhánh trực tiếp chăm sóc, điều hoà vốn hỗ trợ gần 1.000
Quỹ tín dụng nhân dân (QTDND) cơ sở thành viên trong cả nước, tăng cường
mối liên kết trong hệ thống.
Mục tiêu chính là tương trợ hệ thống, giỳp cỏc QTDND cơ sở ở xã,
phường phát triển ổn định;
1.Chức năng nhiệm vụ của Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương
(QTDTW).
1.1.Các chức năng chính.
Chức năng chính của Quỹ tín dụng TW là điều hoà vốn trong hệ thống;
cung ứng dịch vụ, chăm sóc, tư vấn cho Quỹ tín dụng thành viên; Kinh doanh
tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng; thực hiện một số nhiệm vụ của tổ chức
liên kết hệ thống QTDND do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
3
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
1.2.Các nhiệm vụ chính
1- Huy động vốn, cho vay vốn, thực hiện các dịch vụ ngân hàng theo
giấy phép hoạt động; tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về kết quả
hoạt động của mình.
2- Điều hoà vốn cho hệ thống QTDND, cho vay hỗ trợ khả năng thanh
toán, khả năng chi trả và mở rộng tín dụng cho các QTDND thành viên.
3- Nhận vốn tài trợ của Nhà nước, của các tổ chức, cá nhân trong và
ngoài nước.
4- Bảo toàn và phát triển vốn hoạt động của Quỹ tín dụng Trung ương;

quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao.
5-Chịu trách nhiệm hoàn trả tiền gửi, tiền vay, các khoản nợ khỏc đỳng
kỳ hạn; chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ khác bằng toàn bộ
số vốn, tài sản thuộc sở hữu của Quỹ tín dụng Trung ương.
6- Kết nạp thành viên mới, giải quyết việc thành viên ra khỏi Quỹ tín
dụng Trung ương; khai trừ thành viên theo quy định.
7- Tham gia tổ chức liên kết phát triển hệ thống nhằm mục tiêu xây dựng
Quỹ tín dụng Trung ương và cả hệ thống Quỹ tín dụng nhân dân an toàn, hiệu
quả, phát triển bền vững.
8- Tham gia công tác đào tạo; bồi dưỡng nâng cao trình độ; cung cấp
thông tin, chăm sóc, tư vấn cho Quỹ tín dụng thành viên.
9- Bảo đảm các quyền lợi của thành viên và thực hiện các cam kết kinh
tế đối với thành viên.
10- Quyết định khen thưởng và xử phạt đối với thành viên.
11- Thực hiện Pháp lệnh Kế toán- thống kê và chấp hành chế độ thanh
tra, chế độ kiểm toán theo quy định của pháp luật.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
4
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
12- Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế để phân phối thu nhập, xử
lý các khoản lỗ theo quy định của pháp luật và Điều lệ của Quỹ tín dụng
Trung ương.
13- Nộp thuế theo Luật định.
14-Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của Thống
đốc Ngân hàng Nhà nước.
2.Nguyên tắc tổ chức hoạt động của Quỹ tín dụng nhân dân Trung Ương.
2.1.Nguyên tắc tổ chức hoạt động.
1- Tự nguyện gia nhập và ra Quỹ tín dụng Trung ương: Các đối tượng có
đủ điều kiện theo quy định tại điều 21 của Nghị định số 48/2001/NĐ-CP ngày

13/8/2001 của Chính phủ đều có thể trở thành thành viên của Quỹ tín dụng
Trung ương; thành viên có quyền ra Quỹ tín dụng Trung ương theo quy định
tại điều 11 Điều lệ này.
2- Quản lý dân chủ và bình đẳng: thành viên Quỹ tín dụng Trung ương
có quyền tham gia quản lý, kiểm tra, giám sát Quỹ tín dụng Trung ương và có
quyền ngang nhau trong biểu quyết.
3- Tự chịu trách nhiệm và cùng có lợi: Quỹ tín dụng Trung ương tự chịu
trách nhiệm về kết quả hoạt động của mình; tự quyết định về phân phối thu
nhập, bảo đảm Quỹ tín dụng Trung ương và thành viên cùng có lợi.
4- Bảo đảm kết hợp lợi ích của thành viên và sự phát triển của Quỹ tín
dụng Trung ương: sau khi làm nghĩa vụ nộp thuế; lãi còn lại được trích lập
các quỹ theo quy định; chia lợi tức theo vốn góp của thành viên.
5- Hợp tác và phát triển cộng đồng: thành viên phải phát huy tinh thần
tương trợ, nâng cao ý thức hợp tác trong hệ thống Quỹ tín dụng nhân dân và
trong cộng đồng xã hội; hợp tác giữa các Quỹ tín dụng nhân dân (QTDND)
với nhau ở trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
5
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
2.2.Cơ cấu tổ chức.
Hội sở QTDND TW có 150 cán bộ làm việc ở cỏc phũng, ban chuyên
môn, phòng giao dịch vừa triển khai nhiệm vụ chuyên môn vừa thực hiện
chức năng quản lý, điều hành hoạt động 24 Chi nhánh với 10 Phòng Giao
dịch, 7 Quỹ tiết kiệm trực thuộc và gần 500 cán bộ trong cả nước. Đội ngũ
cán bộ luôn được bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với khả năng, thế mạnh
của từng người và luôn được khuyến khích nâng cao trình độ nhằm không
ngừng nâng cao hiệu quả công việc.
Cơ cấu tổ chức của Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương được biểu diễn
trong hình vẽ sau:

Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
6
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
7
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
Các phòng chức năng Chi nhánh Chi nhánhChi nhánh
Kế hoạch
Nguồn vốn
Kế toán
Ngân quỹ
Phòng
Giao dịch
Quản lý &
GSCCTAN
Tín dụng
Các bàn
huy động
vốn
Tin học
QHQT
&QLDA
Kiểm tra
nội bộ
Tài chính &

Quản lý TS
Thanh toán
Văn phòng
Giám đốc
Kinh doanh
Kế toán
ngân quỹ
Kiểm tra nội
bộ
Phòng Giao
dịch
Hành chính
ĐẠI HỘI THÀNH VIÊN
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của Quỹ tín dụng nhân dân Trung Ương
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
3.Chức năng của các phòng ban
3.1.Phòng kế hoạch-nguồn vốn.
Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại
địa phương.
Xõy dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định
hướng kinh doanh của QTDTW. Xõy dựng kế hoạch tiếp thị, các chương
trình phối hợp với cơ quan báo chí truyền thống…
Tổng hợp, theo dừi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán với
các chi nhánh trên địa bàn.
Cõn đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với các
chi nhánh trên địa bàn.
Tổng hợp, phõn tích hoạt động kinh doanh quý, năm. Dự thảo các báo
cáo sơ kết, tổng kết.
Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro và xử lý RRTD.

Đầu mối trình Ban giám đốc chỉ đạo hoạt động tiếp thị, thông tin và trực
tiếp triển khai các phương án tiếp thị, thông tin, tuyên truyền. Làm đầu mối
tiếp cận với các cơ quan tiếp thị, báo chí, truyền thông.
Thực hiện lưu trữ, khai thác, sử dụng các ấn phẩm, vật phẩm như phim
tư liệu, hình ảnh, băng đĩa ghi õm, ghi hình…của Chi nhánh.
Đề xuất định mức lao động, giao khoán quỹ tiền lương đến các nhánh
trực thuộc theo quy chế khoán tài chính của QTDTW.
Tổng hợp, báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao.
3.2.Phòng kế toán.
Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy
định của QTDTW và Ngân hàng Nhà nước.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
8
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
Xõy dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài
chính, quỹ tiền lương của QTDTW.
Quản lý sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của QTDTW.
Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các
báo cáo theo quy định.
Thực hiện các khoản nộp ngõn sách Nhà nước theo quy định.
Thực hiện nghiệp vụ thanh toán
Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh
doanh theo quy định của QTDTW
Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.
3.3.Phòng ngõn quỹ.
Quản lý và sử dụng các quỹ theo quy định của QTDTW.
Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy
định.

Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh
doanh theo quy định
Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.
3.4.Phòng tín dụng.
Nghiên cứu xõy dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phõn loại khách
hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở
rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín: sản xuất, chế biến tiêu thụ, xuất
khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng.
Phõn tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa
chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao.
Tiếp nhận và thực hiện các chương trình dự án thuộc nguồn vốn trong
nước, nước ngoài. Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc Chính phủ,
Bộ, ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhõn trong và ngoài nước.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
9
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
Xõy dựng và thực hiện các mô hinh tín dụng thí điểm, thử nghiệm trong
địa bàn đồng thời theo dừi, đánh giá, sơ kết, tổng kết, đề xuất.
Thường xuyên phõn loại dư nợ, phõn tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhõn
và đề xuất hướng giải quyết.
Giúp Ban giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các chi
nhánh trực thuộc trên địa bàn.
Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định.
3.5.Phòng quản lý và giám sát các chỉ tiêu an toàn.
Kiểm tra giám sát các chỉ tiêu tín dụng.
Đảm bảo các chỉ tiêu ở mức an toàn.
3.6.Phòng giao dịch.
Huy động vốn của mọi tổ chức dõn cư, cá nhõn thuộc mọi thành phần
kinh tế theo quy định về hình thức huy động vốn trong hệ thống QTDND.

Nghiên cứu, tìm hiểu, giới thiệu khách hàng, phõn loại khách hàng.
Hướng dẫn khách hàng xõy dựng dự án, phương án, tiếp nhận và thẩm
định hồ sơ xin vay của khách hàng.
Tổ chức giải ngõn, thu nợ, thu lãi theo họp đồng tín dụng đã được phê
duyệt.
Theo dừi chặt chẽ các khoản dư nợ, phõn tích nợ quá hạn để chủ động
thu và đề xuất phương án xử lý nợ quá hạn.
Mở tài khoản tiền gửi làm dịch vụ chuyển tiền.
Thực hiện thu chi tiền mặt.
Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, các loại chứng từ có giá, thẻ phiếu trắng
các hồ sơ lưu về khách hàng và quản lý tốt tài sản trang thiết bị làm việc.
Tuyên truyền giải thích các quy định về huy động vốn và thủ tục cho vay
của QTDTW.
Tổng hợp báo cáo thống kê theo quy định.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
10
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
3.7.Các bàn huy động vốn.
Trực tiếp tiếp nhận vốn của khách hàng.
Tiến hành nhập số liệu về các hoạt động huy động vốn.
3.8.Phòng quan hệ quốc tế và quản lý dự án.
Phụ trách công tác đối ngoại.
Tìm kiếm nguồn vốn nước ngoài để không ngừng bổ sung vốn trung và
dài hạn cho hệ thống.
Quản lý các dự án trong và ngoài nước.
3.9.Phòng thanh toán.
Cung ứng các phương tiện thanh toán.
Các dịch vụ thanh toán trong nước.
Dịch vụ thu hộ và chi hộ.

Các dịch vụ thanh toán khác.
Thực hiện dịch vụ giữ hộ tài sản quý, giấy tờ trị giá được bằng tiền.
Thực hiện dịch vụ thu phát tiền mặt cho khách hàng.
Thực hiện các dịch vụ thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà
nước.
3.10.Phòng tài chính và quản lý tài sản
Quản lý nguồn tài chính của Hội sở và các chi nhánh.
Tiến hành xõy dựng các báo cáo về tài sản hiện có theo quy định và yêu
cầu chỉ đạo của Ban giám đốc.
Xõy dựng các dự án mua sắm sửa chữa tài sản theo quy định theo yêu
cầu.
3.11.Phòng kiểm tra nội bộ.
Kiểm tra công tác điều hành của các chi nhánh trực thuộc theo quyết định
của Hội đồng quản trị , chỉ đạo của Ban tổng giám đốc QTDTW.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
11
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
Kiểm tra giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theo
quy định của pháp luật, Ngân hàng nhà nước.
Giám sát việc chấp hành các quy định của khách hàng Nhà nước về đảm
bảo an toàn trong hoạt động tiền tệ, tín dụng và dịch vụ Ngõn hàng.
Kiểm tra độ chính xác của các báo cáo tài chính, báo cáo cõn đối kế toỏn
việc tuõn thủ các quy tắc chế độ chính sách kế toán theo quy định của Nhà
nước, ngành Ngõn hàng.
3.12.Văn phòng.
Thực hiện các công việc hành chính.
Tổ chức các hội nghị và các chức năng khác có liên quan.
3.13.Các chi nhánh.
Nhận tiền gửi của các QTDND thành viên.

Cho vay các QTDND thành viên.
Huy động vốn của các cá nhõn, tổ chức kinh tế trên địa bàn.
Cho vay và thực hiện một số dịch vụ ngõn hàng đối với các doanh
nghiệp, cá nhõn ngoài thành viên trên địa bàn khi được Tổng Giám đốc
QTDTW cho phép nhưng trên nguyên tắc ưu tiên đối với thành viên là
QTDND.
Tăng cường và phát triển liên kết hệ thống thông qua việc thực hiện vai
trò đầu mối về vốn, thanh toỏn, cung ứng dịch vụ, tư vấn cho các QTDND
thành viên.
Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ Ngõn hàng thuộc chức năng, nhiệm
vụ của QTDTW trên địa bàn theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc.
Tổng hợp thông tin báo cáo cho Hội sở QTDTW.
4.Giới thiệu phòng tin học.
4.1.Cơ cấu tổ chức.
Trưởng phòng: Nguyễn Quốc Cường
Các nhõn viên: 14 nhõn viên.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
12
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
4.2.Nhiệm vụ chức năng quyền hạn.
Tổng hợp, thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động
của QTDTW.
Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán
thống kê, hạch toán nghiệp vụ, tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho
hoạt động kinh doanh.
Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu theo quy định.
Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học.
Hỗ trợ các Quỹ cơ sở trong việc ứng dụng tin học.
5.Kết quả hoạt động của Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương

5.1.Phát triển và chăm sóc thành viên
Quỹ tín dụng Trung ưong luôn xác định công tác phát triển và chăm sóc
thành viên là nhiệm vụ quan trọng liên quan đến chất lượng hoạt động của
QTDND và khả năng mở rộng quy mô hoạt động của QTDTW. Vì vậy trong
chỉ đạo điều hành hoạt động mục tiêu chăm sóc, hỗ trợ hệ thống luôn được
coi là nhiệm vụ trọng tõm. QTDTW đã dành nguồn vốn ưu đãi, tạo điều kiện
cho các QTDND giảm lói suất cho vay đối với thành viên, đồng thời đảm bảo
sự bình đẳng giữa các QTDND thành viên với nhau. Khi nguồn vốn khan
hiếm QTDTW luôn thực hiện chớnh sách ưu tiên phục vụ khách hàng trong
hệ thống mà đối tượng cho vay quan trọng nhất là hỗ trợ chi trả, nhằm giữ uy
tín cho các QTDND. Bên cạnh đó, QTDTW cũn thực hiện một số hoạt động
khác cho Hệ thống như:
Tham gia tư vấn cho thành viên các giải pháp khai thác nguồn vốn, điều
chỉnh cơ cấu lói suất, chớnh sách lói suất, cơ cấu đầu tư, chiến lược khách
hàng, xử lý nợ…thông qua công tác kiểm tra sử dụng vốn, nhằm nõng cao
chất lượng hoạt dộng cho QTDND thành viên.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
13
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
Tổ chức các lớp tập huấn ngắn ngày cho QTDND tham gia thực hiện dự
án tín dụng quốc tế, từng bước nõng cao khả năng thẩm định dự án và quản lý
vốn trung dài hạn cho các QTDND. Đồng thời tranh thủ sự hỗ trợ kỹ thuật
của các tổ chức Quốc tế như: DID-Canada, GTZ-Đức và ACCu…để giúp các
QTDND được tiếp cận với những sản phẩm dịch vụ ngõn hàng hiện đại của
khu vực và thế giới.
Tuyên truyền lợi ích, vị thế và sự cần thiết của việc liờn kết hệ thống
thông qua nhiều hình thức như: Hội nghị khách hàng, Hội thảo chuyên đề,
họp mặt, gặp gỡ trao đổi trực tiếp và gián tiếp để bàn biện pháp tháo gỡ khó
khăn cho toàn hệ thống.

Tổ chức các hoạt động tuyên truyền quảng cáo cho hệ thống, đại diện để
kiến nghị các vấn đề liên quan đến toàn hệ thống với Nhà nước.
5.2.Hoạt động điều hoà vốn
Với mục tiêu hoạt động xuyên suốt là tăng cường hỗ trợ hoạt động cho
các QTDND đảm bảo khả năng thanh toán và nõng cao khả năng cạnh tranh
mở rộng thị phần tín dụng khu vực nông thôn. Trong mọi điều kiện về nguồn
vốn, QTDTW luôn thực hiện chính sách ưu tiên phục vụ khách hàng trong hệ
thống, trong đó đối tượng cho vay quan trọng nhất là hỗ trợ chi trả tiền gửi
nhằm đảm bảo khả năng chi trả giữ vững uy tín cho toàn Hệ thống. Bên cạnh
đó, QTDTW cũng đẩy mạnh hỗ trỡ các QTDND nguồn vốn cho vay trung dài
hạn để các QTDND có thể mở rộng hoạt động và các hình thức cho vay.
Trong năm 2005, hoạt động cho vay trong Hệ thống của QTDTW tăng mạnh
đạt 1.790.963 triệu đồng, tăng 26,3% so với năm 2004, QTDTW cũng luôn
sẵn sàng tiếp nhận nguồn tiền gửi điều hoà của các QTDND thành viên khi
các quỹ này thừa vốn để điều chuyển cho vay các QTDND thiếu vốn, trong
năm 2005 số dư bình quõn tiền gửi điều hoà của các QTDND đạt 272,913
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
14
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
triệu đồng. Sự tăng trưởng nguồn vốn của QTDTW được thể hiện trong biểu
đồ sau:
Tổng nguồn vốn của QTDTW 1994-2005

Chớnh sách ưu tiên khách hàng trong hệ thống được thể hiện khá rừ
trong cơ cấu cho vay của Quỹ. Cơ cấu đó được thể hiện trong biểu đồ sau:
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
15
Đơn vị: triệu đồng
Hình 1.2: Biểu đồ tăng trưởng nguồn vốn của

QTDTW
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế

5.3.Các sản phẩm dịch vụ mới về tín dụng
Trong hoạt động của QTDTW, hoạt động tín dụng truyền thống hiện nay
vẫn là hoạt động chính. Dư nợ cho vay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn
vốn hoạt động, các hoạt động dịch vụ khác chiếm tỷ trọng không đáng kể.
Chớnh vì vậy, việc đổi mới các sản phẩm dịch vụ tín dụng để tăng tính cạnh
tranh và thu hút khách hàng là mục tiêu sống cũn.
Trong khuôn khổ chương trình hợp tác kỹ thuật với tổ chức DID-Canada,
QTDTW đã triển khai sản phẩm cho vay đồng tài trợ giữa QTDTW và các
QTDND. Sản phẩm này sẽ giúp tăng cường tính liên kết trong Hệ thống
QTDND, đồng thời làm tăng khả năng cạnh tranh của các QTDND với các
ngõn hàng thương mại, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu về vốn của QTDND
đối với khách hàng.
QTDTW cũng mở rộng hoạt động tín dụng thông qua hình thức tài trợ
mua xe vận tải Cửu Long. Đõy là một sản phẩm tín dụng mới, lần đầu tiên áp
dụng tại QTDTW, thông qua hợp đồng 3 bên giữa: QTDTW, Bảo hiểm Việt
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
16
Hình 1.3: Cơ cấu cho vay trong/ngoài hệ thống QTDTW
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
Nam và Công ty Thương mại & sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải,
người vay sẽ được QTDTW tài trợ để mua ôtô vận tải Cửu Long của công ty
Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải và Bảo hiểm Việt
Nam sẽ đứng ra bảo hiểm cho các khoản vay đó, phí bảo hiểm sẽ do công ty
Thương mại & sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải tri trả. Nếu trong
trường hợp xảy ra tốn thất do người vay mất khả năng thanh toán bảo hiểm

Việt Nam sẽ bồi thường cho QTDTW.
5.4.Hoạt động quản lý dự án
Với chức năng là đầu mối cho toàn hệ thống QTDND, QTDTW tiếp tục
khẳng định uy tín và năng lực của mình với các tổ chức quốc tế và được các
tổ chức này đặc biệt đánh giá cao trong việc tiếp nhận và thực hiện các Dự án
đầu tư nước ngoài. Tớnh đến 31 tháng 3 năm 2006, QTDTW dã tiếp nhận và
triển khai hiệu quả hàng chục Dự án với tổng trị giá hơn 50 triệu USD. Các
dự án tiếp tục hướng vào mục tiêu mở rộng tín dụng phát triển nông nghiệp,
nông thôn, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, tạo công ăn việc làm cho người dõn ở
khu vực nông thôn Việt Nam. Đồng thời góp phần hỗ trợ kỹ thuật, trang thiết
bị làm việc, tạo cơ hội cho đội cán bộ của QTDTW và các QTDND tiếp cận
những công nghệ, kỹ năng ngõn hàng tiên tiến hiện đại trong khu vực và thế
giới. Một số dự án được thực hiện trong năm 2005 của Quỹ:
• Tiếp tục triển khai thành công Dự án Tài chớnh Doanh nghiệp Nông
thôn ADB-1802.
• Triển khai Dự án Tài chớnh nông thôn của WB: rút vốn giải ngõn
80 tỷ VND.
• Chuẩn bị triển khai Dự án Tài chớnh Vi mô-Tõy Ban Nha: Chớnh
phủ Tõy Ban Nha sẽ tài trợ cho hệ thống QTDND Việt Nam 15 triệu
EURO và QTDTW sẽ là cơ quan đầu mối quản lý và tổ chức triển khai
Dự án này.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
17
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
• Chuẩn bị triển khai Dự án Phát triển Cõy chè & Cõy ăn quả và Dự
án Tài chớnh nhà ở của ADB.
• Tiếp tục triển khai Dự án Hỗ trợ phát triển Tài chớnh vi mô của
ACCU.
5.5.Hoạt động đối ngoại

QTDTW tiếp tục duy trì và đẩy mạnh quan hệ với một số tổ chức, hiệp
hội quốc tế để tỡm kiếm khả năng trao đổi kinh nghiệm, khai thác thêm nguồn
vốn và các trợ giúp kỹ thuật của quốc tế:
5.5.1. ACCU
Với tư cách là thành viên chính thức của ACCU, QTDTW đã tích cực
tham gia vào hoạt động của Liên minh hợp tác xã tín dụng Chõu Á. Từ ngày
12 đến ngày 19 tháng 9 năm 2005, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Phó tổng
Giám đốc và một số cán bộ chủ chốt của QTDTW đã tham dự Đại hội thành
viên của ACCU tổ chức tại Philipines. Bên cạnh đó, QTDTW cũng tích cực
cử cán bộ tham gia các khoá đào tạo, Hội thảo do ACCU nhằm học hỏi thêm
kinh nghiệm của các nước trong khu vực và trên thế giới.
5.5.2.Đoàn cán bộ QTDTW thăm và học hỏi mô hình QTDND tại Canada
Trong khuôn khổ Dự án hỗ trợ Kỹ thuật của DID dành cho Hệ thống
QTDND, từ ngày 26 tháng 2 đến ngày 11 tháng 3 năm 2005, Đoàn cán bộ
QTDTW đã sang thăm và tỡm hiểu mô hình phát triển QTDND tại Canada.
Chuyến nghiên cứu là cơ hội tốt để tiếp cận với mô hình tin học hoá hiện đại
hoá và tiên tiến của các QTDND Canada. Đồng thời cũng cung cấp cho đoàn
những kinh nghiệm tổ chức và tái cơ cấu Hệ thống QTDND.
5.6.Quản trị nguồn nhõn lực
Với quyết tõm không ngừng củng cố, kiện toàn tổ chức hoạt động để trở
thành một Ngõn hàng có uy tín, có khả năng cạnh tranh, hoạt động hiệu quả,
an toàn với các tiêu chí như ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin hiện đại,
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
18
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
kinh doanh đa năng, linh hoạt cung cấp nhiều dịch vụ ngõn hàng chất lượng
và hiệu quả cao. QTDTW đã đặc biệt chú trọng đến công tác đào tạo, nõng
cao nghiệp vụ cho cán bộ QTDTW về các mặt tin học, kiểm tra nội bộ, kế
toán, tín dụng và coi đõy là một hoạt động thường xuyên nhằm nõng cao chất

lượng đội ngũ cán bộ nhõn viên. Năm 2005, QTDTW đã tổ chức được nhiều
đợt tập huấn cho cán bộ về các nghiệp vụ kế toán, tín dụng, kiểm soát nội bộ,
tin học và đã bố trí cho cán bộ tại Hội sở và chi nhánh theo học các khoá đào
tạo ngắn hạn nõng cao nghiệp vụ chuyên đề và theo học các lớp đào tạo dài
hạn như: Đại học tại chức, đào tạo sau đại học…Do có sự quan tõm đặc biệt
về công tác đào tạo, số cán bộ có trình độ đại học và thạc sỹ ngày càng chiếm
tỷ trọng cao trong tổng số cán bộ nhõn viên toàn QTDTW.
Bên cạnh đó, QTDTW đã bố trí sắp xếp cho cán bộ tại Hội sở và các chi
nhánh tham dự các hội thảo chuyên đề ở nước ngoài để học tập trao đổi kinh
nghiệm và nghiệp vụ với bạn bè Quốc tế.
Công tác truyển dụng, thực hiện chế độ chớnh sách đối với người lao
động được thực hiện theo đúng quy trình, quy định, đảm bảo nghiêm túc, chặt
chẽ. Nhờ có sự sắp xếp lao động hợp lý, khoa học lại có chớnh sách động viên
khen thưởng kịp thời nên phát huy được năng lực sở trường cá nhõn, nõng
cao hiệu quả làm việc chung, tạo không khí làm việc sôi nổi, đoàn kết nhất trí
cao trong nội bộ. Nhiều cán bộ trẻ đã phát huy tốt năng lực chuyên môn, được
Ban lónh đạo bổ nhiệm vào các vị trí lónh đạo cấp phòng và hiện tại các cán
bộ này đang phát huy tốt nhiệm vụ được giao.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
19
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
II. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI QUỸ TÍN
DỤNG NHÂN DÂN TRUNG ƯƠNG
1.Chiến lược phát triển công nghệ thông tin tại Quỹ tín dụng nhân dân
Trung ương.
Nõng cao năng lực công nghệ, từng bước cải thiện hệ thống công nghệ
thông tin để phục vụ tốt hơn cho hoạt động, tăng cường khả năng giám sát từ
xa, cải tiến và nõng cao năng lực quản trị điều hành; tiến tới hỗ trợ cho các
QTDND cơ sở những sản phẩm, dịch vụ tiện ích, phù hợp đáp ứng yêu cầu

hội nhập và hiện đại hoá Ngõn hàng.
2.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Quỹ tín dụng nhân dân
Trung ương.
Tháng 9 năm 2003 Đề án tin học hoá toàn QTDTW được chính thức
triển khai tại Hội sở và 24 chi nhánh; Chương trình phần mềm Hệ thống ngõn
hàng bán lẻ (BMS) được thiết kế phù hợp với chức năng nhiệm vụ và đặc
điểm của QTDTW được đặt hàng thiết kế và triển khai cài đặt, hướng dẫn đào
tạo trong toàn hệ thống. Cuối 2004 mọi công việc đã hoàn tất chính thức đưa
vào hoạt động, hỗ trợ tích cực cho điều hành tác nghiệp của QTDTW.
Để từng bước hiện đại hoá công nghệ ngõn hàng, nõng cao chất lượng
phục vụ khách hàng đồng thời đáp ứng yêu cầu thông tin báo cáo theo quy
định của Ngân hàng Nhà nước và yêu cầu quản lý điều hành vốn, trong năm
2005, QTDTW đã tiến hành việc chuyển đổi thành công hệ thống phần mềm
cũ sang hệ thống BSM – Banking Management System an toàn tuyệt đối tại
tất cả các đơn vị, đảm bảo không ảnh hưởng tới việc giao dịch. Lần đầu tiên
QTDTW đã triển khai thống nhất về hệ thống phần mềm và cấu trúc cơ sở dữ
liệu, quy trình xử lý giao dịch, xử lý hệ thống trên nền công nghệ tin học
tương đối hiện đại, đáp ứng nhu cầu quản lý điều hành tác nghiệp toàn
QTDTW. Đồng thời, cũng tiến hành chỉnh sửa các hệ thống phần mềm quan
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
20
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
trọng của QTDTW bao gồm hệ thống Ngõn hàng bán lẻ BMS, hệ thống báo
cáo thống kê, theo quyết địng 477 của Ngân hàng Nhà nước, hệ thống điểu
chuyển vốn…gắn liền với các quy trình triển khai, cập nhật nõng cấp cho các
chi nhánh và các đơn vị của QTDTW.
Trên cơ sở Hệ thống phần mềm Ngõn hàng bán lẻ thống nhất cho
QTDTW gọi tắt là BMS, được sự giúp đỡ của cơ quan Phát triển quốc tế
Canada – DID, QTDTW đã triển khai xõy dựng đề án “ Hệ thống phần mềm

Ngõn hàng bán lẻ thống nhất toàn hệ thống QTDND gọi tắt là PCFs-BMS
viết tắt của PCFs Banking Management System”. Hiện nay, QTDTW đã tiến
hành triển khai nhõn rộng cho tất cả Hệ thống QTDND. Sự thành công của
Đề án này góp phần tạo sự liên kết vững chắc cho Hệ thống QTDND.
Tiếp tục quá trình Hiện đại hoá Ngõn hàng, QTDTW cũng bước đầu tiến
hành nghiên cứu 2 công nghệ quan trọng có tính chất nền tảng đối với hệ
thống thanh toán điện tử không dùng tiền mặt và các nghiệp vụ ngõn hàng
hiện đại trong tương lai đó là hệ điều hành LINUX và cơ sở dữ liệu
OARCCLE.
III.KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.Lý do chọn đề tài
Trong thời gian thực tập tại Quỹ tín dụng em đã được tỡm hiểu về cơ cấu
tổ chức cũng như hoạt động của quỹ và đặc biệt là thực trạng ứng dụng tin
học tại đõy. Và cụ thể là tại phòng tin học em đã được tiếp cận và nghiên cứu
về các phần mềm và hệ thống thông tin đã và đang được vận hành tại Quỹ
cũng như các chi nhánh. Đó là hệ thống báo cáo thống kê, hệ thống thông tin
tín dụng, hệ thống ngõn hàng bán lẻ, hệ thống tiết kiệm. Những hệ thống này
đang phục vụ trực tiếp và rất hữu hiệu cho hoạt động nghiệp vụ tại quỹ. Nhờ
sự hỗ trợ đắc lực của những hệ thống này mà việc giao dịch với khách hàng
được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng, việc quản lý hoạt động tín dụng
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
21
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
nguồn vốn của Quỹ hiệu quả hơn. Có thể nói việc ứng dụng rất sớm tin học
tại quỹ là một hướng đi đúng đắn và là một động lực không nhỏ giúp quỹ phát
triển lớn mạnh như hiện tại.
Nhưng qua tỡm hiểu thực trạng ứng dụng tin học tại đõy em cũng thấy
rằng tin học mới được chú trọng ứng dụng trong các hoạt động nghiệp vụ của
quỹ mà chưa có trong việc quản lý cơ cấu hoạt động của quỹ, chẳng hạn như

các hệ thống quản lý về nhõn sự, tiền lương, lịch công tác. Mà đõy là những
mảng rất quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hoạt động
nghiệp vụ, nếu được quan tõm chú ý đầu tư thích đáng thì sẽ giúp ích rất
nhiều cho việc quản lý cơ cấu hoạt động của quỹ.
Chính từ những lý do trên mà em đã chọn đề tài xõy dựng hệ thống
thông tin quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác.
2.Hiệu quả mà đề tài có thể mang lại
Việc quản lý nguồn nhõn lực khoa học và hiệu quả đang là vấn đề đặt ra
tại Quỹ tín dụng nhõn dõn Trung ương hiện nay, đặc biệt là sắp tới Quỹ sẽ
chuyển thành mô hình ngõn hàng hợp tác. Vì thế mà quy mô cũng như cơ cấu
của Quỹ sẽ lớn mạnh hơn nhiều so với hiện tại. Việc tăng số lượng cán bộ sẽ
là một điều tất yếu. Việc quản lý hồ sơ khoa học và hiệu quả lại càng trở
thành một đòi hỏi cấp thiết.
Thêm vào đó một vấn đề có liên quan mật thiết với việc quản lý nhõn sự
là quản lý lịch công tác của nhõn viên. Hầu như cán bộ nhõn viên của quỹ đều
phải đi công tác nhiều lần trong một năm và những chi phí cũng như thời gian
của những chuyến công tác thì chưa được quản lý thớch đáng. Chủ yếu chúng
đang được lưu trữ trong những tập giấy tờ cồng kềnh rất khó để quản lý.
Chính vì thế mà việc đi công tác của nhõn viên không được thường xuyên
thống kê, báo cáo.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
22
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
Cũng với tình trạng như trên thì hiện tại, việc quản lý nhõn sự tại Quỹ
đang rất phức tạp và bộc lộ nhiều hạn chế. Thông tin về nhõn viên chỉ được
lưu trữ đơn thuần khó có thể tổng hợp và phõn tích, để lên báo cáo thống kê
hoặc tỡm kiếm thì rất phức tạp phải thực hiện rất thủ công. Chớnh vì thế mà
nó chưa trợ giúp được nhiều cho việc ra quyết định của lónh đạo. Việc lưu trữ
tốn rất nhiều không gian và chi phí.

H Hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác sẽ giúp giải quyết những
bất cập trên trong việc quản lý hồ sơ và việc đi công tác của nhõn viên. Hệ
thống này sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng hơn trong công việc của mình
mà lại tốn ít thời gian và công sức. Và đặc biệt là việc quản lý sẽ đạt hiệu quả
cao hơn vì thông tin sẽ thường xuyên được cập nhật, việc lên báo cáo dễ
dàng, thông tin quản lý đến với các nhà lónh đạo nhanh chóng. Với những
thông tin chính xác và đầy đủ mà hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công
tác cung cấp thì ban lónh đạo sẽ có thể đưa ra các quyết định quản lý đúng
đắn và kịp thời. Nhờ đó có thể nõng cao hiệu quả của việc quản lý nhõn sự và
của việc đi công tác.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
23
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế
CHƯƠNG II
NHỮNG VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
I.TỔ CHỨC VÀ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC
1.Khái niệm tổ chức
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc
đạt mục tiêu bằng hợp tác và phõn công lao động.
Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng
quản lý của mình mà xõy dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy,
kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động của
cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý
nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra
của hệ thống quản lý. Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng
lượng là thể nền của mọi hoạt động. Không có thông tin thì không có hoạt
động quản lý đích thực.

2.Khái niệm thông tin
Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới của chủ thể
nhận tin đối với đối tượng phản ánh.
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc
có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Hình dưới đõy là sự thể hiện một tổ chức do R.N.Anthony đưa ra.
Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý có
tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác
nghiệp.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
24
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh
tế

Cấp quản lý khác nhau cần thông tin khác nhau, người quản lý khác nhau
cần thông tin khác nhau. Người ta thường chia quyết định của một tổ chức
thành 3 loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác
nghiệp.
Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những
quyết định xõy dựng nguồn lực cho tổ chức.
Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành
nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.
Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.
Nguyễn Thị Thu Thủy Tin học 45A
25
Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu
Cấp chiến
thuật
Cấp tác
nghiệp

Cấp chiến
lược
Xử lý giao
dịch
Thông tin
Thông tin
Thông tin
Quyết định
Quyết định
Quyết định
Hình 2.1: Tháp quản lý