Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN


BÁO CÁO CUỐI KỲ
Đề tài: Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp
vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ.
Danh sách nhóm thực hiện:
Bùi Thị Cẩm Linh

K124060991

Võ Thị Thu Thảo

K124061032 (Nhóm trưởng)

Lê Hoàng Uyên Thư

K124061042

Phạm Y Ngọc Hoài Thương

K124061043

Nguyễn Thanh Tuyến

K124061064

Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ Triệu Việt Cường.

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5.2015


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN


BÁO CÁO CUỐI KỲ

Đề tài: Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp
vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ.
Danh sách nhóm thực hiện:
Bùi Thị Cẩm Linh

K124060991

Võ Thị Thu Thảo

K124061032 (Nhóm trưởng)

Lê Hoàng Uyên Thư

K124061042

Phạm Y Ngọc Hoài Thương

K124061043

Nguyễn Thanh Tuyến

K124061064

Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ Triệu Việt Cường.

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5.2015
2


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
MỤC LỤC
Chương 1: Giới thiệu kế hoạch ..................................................................................................................... 5
1.1.

Lý do chọn đề tài ........................................................................................................................... 5

1.1.1.

Lý do ...................................................................................................................................... 5

1.1.2.

Mục tiêu ................................................................................................................................ 5

1.1.3.

Kết quả dự kiến ..................................................................................................................... 5

1.2.

Tóm tắt nội dung thực hiện: ......................................................................................................... 6

1.2.1.

Hướng đề tài: ........................................................................................................................ 6

1.2.2.

Lĩnh vực liên quan: ................................................................................................................ 6

1.2.3.

Tóm tắt nội dung thực hiện: ................................................................................................. 6

1.3.

Cấu trúc đề tài ............................................................................................................................... 6

Chương 2 : Khảo sát, phân tích hiện trạng thị trường bán lẻ của doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt nam. ... 7
2.1.

Thị trường bán lẻ và các mô hình bán lẻ:...................................................................................... 7

2.1.1.

Bán lẻ là gì? ........................................................................................................................... 7

2.1.2.

Thị trường bán lẻ là gì? ......................................................................................................... 7

2.1.3.

Các mô hình phân phối của nhà bán lẻ ................................................................................. 7

2.2.

Vị trí của thị trường bán lẻ (doanh thu và tốc độ tăng trưởng): .................................................. 8

2.3.

Tình hình phát triển của doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ: ....................................................... 10

2.4. Sự gia nhập của những tập đoàn lớn vào thị trường và việc làm cấp thiết cần phải có của
doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước. ................................................................................................... 11
Chương 3: OpenERP, tình hình triển khai ERP. ........................................................................................... 13
3.1.

Giới thiệu phần mềm OpenERP .................................................................................................. 13

3.1.1.

ERP là gì? ............................................................................................................................. 13

3.1.2.

Open ERP............................................................................................................................. 13

3.1.3.

Ưu điểm ERP ....................................................................................................................... 13

3.2.

Tình hình triển khai ERP của doanh nghiệp bán lẻ ở Việt Nam. ................................................. 14

3.3.

Sơ lược các giải pháp ERP trên thị trường. ................................................................................. 15

3.3.1.

Giải pháp 3S ERP.iRetail: ..................................................................................................... 15

3.3.2.

Giải pháp Omega:................................................................................................................ 15

3.3.3.

Giải pháp ERP XMan: ........................................................................................................... 15

3.3.4.

Giải pháp ERP của ICSC: ...................................................................................................... 15

3.3.5.

Giải pháp Microsoft Dynamics AX: ...................................................................................... 16

3


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
3.4.

Quy trình bán lẻ, phân phối tổng quát........................................................................................ 17

3.5.

Các phân hệ trong ERP ngành phân phối và bán lẻ: ................................................................... 17

Chương 4: Quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp phân phối, bán lẻ. ....................................................... 19
4.1.

Mô hình về siêu thị A .................................................................................................................. 19

4.2.

Quy trình tổng quát của doanh nghiệp: ...................................................................................... 21

4.2.1.

Quy trình chi phí.................................................................................................................. 21

4.2.2.

Quy trình doanh thu............................................................................................................ 29

4.2.3.

Quy trình kiểm kê hàng hóa ................................................................................................ 37

4.2.4.

Quy trình điểm bán lẻ (Point of sale) .................................................................................. 40

Chương 5: Triển khai OpenERP cho doanh nghiệp phân phối, bán lẻ vừa và nhỏ. .................................... 43
5.1.

Quy trình triển khai với OpenERP cho doanh nghiệp phân phối, bán lẻ vừa và nhỏ. ................ 43

5.1.1.

Quy trình chi phí.................................................................................................................. 43

5.1.2.

Quy trình doanh thu............................................................................................................ 48

5.1.3.

Quy trình kiểm kê ................................................................................................................ 49

5.1.4.

Quy trình điểm bán lẻ (Point of sale) .................................................................................. 50

5.2.

Cài đặt, vận hành hệ thống và các bước thực hiện của OpenERP. ............................................. 51

5.2.1.

Cài đặt và vận hành hệ thống. (Xem phụ lục 1) .................................................................. 51

5.2.2.

Các bước thực hiện. ............................................................................................................ 51

5.2.3.

Phân hệ report. ................................................................................................................... 72

Chương 6: Đánh giá, kết luận và tham khảo. ............................................................................................. 76
6.1.

Đánh giá và kết luận .................................................................................................................... 76

6.2.

Tham khảo................................................................................................................................... 77

PHỤ LỤC 1 – CÀI ĐẶT VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG........................................................................................ 78
1.

Cài đặt và vận hành: ........................................................................................................................ 78

2.

Điều chỉnh lại phân hệ: ................................................................................................................... 78

3.

Tạo user:.......................................................................................................................................... 79

4.

Phân quyền: .................................................................................................................................... 80

4


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

Chương 1: Giới thiệu kế hoạch
1.1. Lý do chọn đề tài
1.1.1.
Lý do
Thị trường bán lẻ Việt Nam luôn được đánh giá là giàu tiềm năng, thuộc nhóm 5 thị
trường hấp dẫn nhất thế giới. Hiện tại đang và sẽ có rất nhiều doanh nghiệp bán lẻ ra đời
và hoạt động mạnh mẽ, trong đó có các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. Các doanh nghiệp
lớn hầu hết đều đã có cho mình những quy trình cũng như phần mềm phù hợp cho việc
vận hành và quản lý. Trong khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì thiếu đi những quy trình
và cách thức hoạt động phù hợp gây ảnh hưởng đến lợi nhuận cũng như việc quản lý các
nguồn tài nguyên của doanh nghiệp chưa được chặt chẽ.
Trong kinh doanh bán lẻ, quản lý các nguồn lực bên trong doanh nghiệp như bán hàng, tài
chính,…đều rất quan trọng, nếu được quản lý tốt, nó sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu,
đồng bộ quy trình, giảm chi phí và rất nhiều những lợi ích khác nữa. Nhưng hầu hết các
doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ vẫn chưa có phương pháp khai thác và quản lý tốt các

nguồn lực này. Mặt khác, phần mềm OpenERP được nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ
tin tưởng sử dụng vì chất lượng phần mềm, cũng như chi phí của việc triển khai ERP. Với
hơn 750 modules chính và phụ, doanh nghiệp có thể tìm thấy những nghiệp vụ cần thiết
trong một gói phần mềm ERP duy nhất như quản lý bán hàng, tài chính, khách hàng...
Đánh vào điểm này, đây quả thật là một công cụ phù hợp để cải tiến các quy trình cho các
doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ. Từ những điểm trên, nhóm đi đến quyết định đề tài "Xây
dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ".
1.1.2.
Mục tiêu
Có kiến thức nền tảng về các quy trình bán hàng, mua hàng, quy trình kho trong
ngành phân phối và bán lẻ.
Hiểu về cách tạo và vận hành của OpenERP.
Tạo ra được một số quy trình chuẩn trong một số bộ phận khác nhau cho ngành bán lẻ
như một nguồn tham khảo có ích cho các doanh nghiệp khi cân nhắc đến việc cài đặt các
quy trình tương tự.
Xây dựng giải pháp OpenERP cho doanh nghiệp bán lẻ.
1.1.3.
Kết quả dự kiến
Hoàn thành một dự án triển khai quy trình cho ngành bán lẻ như mục tiêu đã đặt ra.
Tư vấn và triển khai các phân hệ bán hàng, mua hàng, kho, point of sale cho một
doanh nghiệp cụ thể để thấy được ứng dụng thực sự của nó, từ đó thấy được điểm mạnh
cũng như điểm yếu để rút kinh nghiệm và nâng cao hiểu biết.
Tạo ra một số quy trình chuẩn, có thể đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp
trong ngành bán lẻ Việt Nam. Giúp các doanh nghiệp có những phương pháp tối ưu để có
thể chỉnh sửa được dễ dàng cho phù hợp với tình trạng doanh nghiệp.

5


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

1.2. Tóm tắt nội dung thực hiện:
1.2.1.
Hướng đề tài:
Tư vấn thuận lợi và khó khăn của phần mềm Open ERP khi áp dụng trong doanh
nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ ở Việt Nam giúp cho doanh nghiệp tăng doanh thu, quản lý
các nguồn chi có hiệu quả, hoạt động kinh doanh có kết quả cao.
Triển khai một số phân hệ chính bằng mã nguồn mở ERP, phù hợp với khả năng tài
chính của từng doanh nghiệp.
Áp dụng kế hoạch tư vấn và triển khai cho doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ ở Việt
Nam để đáp ứng theo nhu cầu.
1.2.2.
Lĩnh vực liên quan:
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ ở Việt Nam.
Phần mềm Open ERP và các phân hệ của nó.
Các quy trình nghiệp vụ bán hàng, chăm sóc và quản lý khách hàng, tài chính…trong
ngành bán lẻ.
1.2.3.
Tóm tắt nội dung thực hiện:
Tìm đề cương liên quan trong ngành bán lẻ (luận văn, đồ án…).
Khảo sát, tìm hiểu nhu cầu phát triển ngành bán lẻ Việt Nam.
Đặc biệt là tìm hiểu về quy trình, nghiệp vụ các quản lý trong doanh nghiệp bán lẻ
Việt Nam.
Tìm hiểu về một số nhu cầu ERP trong nước nói chung và ngành bán lẻ nói riêng.
Tìm hiểu đặc điểm, ưu, nhược điểm và nhu cầu Open ERP.
Tư vấn những ưu và nhược điểm của dự án.
Lựa chọn phương pháp và triển khai thành công trong doanh nghiệp bán lẻ vừa và
nhỏ.
1.3. Cấu trúc đề tài
Chương 1: Giới thiệu kế hoạch.
Chương 2: Khảo sát, phân tích hiện trạng thị trường bán lẻ của doanh nghiệp vừa và

nhỏ ở Việt nam.
Chương 3: OpenERP, tình hình triển khai ERP, cài đặt và vận hành hệ thống.
Chương 4: Quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp phân phối, bán lẻ.
Chương 5: Triển khai OpenERP cho doanh nghiệp phân phối, bán lẻ vừa và nhỏ.
Chương 6: Đánh giá, kết luận và tham khảo.

6


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

Chương 2 : Khảo sát, phân tích hiện trạng thị trường bán lẻ của doanh nghiệp
vừa và nhỏ ở Việt nam.
2.1. Thị trường bán lẻ và các mô hình bán lẻ:
2.1.1.
Bán lẻ là gì?
Bán lẻ là hoạt động bán các sản phẩm hoàn chỉnh và dịch vụ cho người tiêu thụ để
thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng cá nhân hay hộ gia đình. Có thể nói, bán lẻ gồm tất cả
hoạt động liên quan đến việc bán hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để
họ sử dụng vào mục đích cá nhân, không kinh doanh.
(Giải pháp phát triển thị trường bán lẻ Việt Nam sau khi gia nhập WTO-Luận văn Vũ
Văn Định)
2.1.2.
Thị trường bán lẻ là gì?
Thị trường bản lẻ là thị trường ở đó diễn ra hoạt động bán lẻ. Nhưng người bán lẻ và
người tiêu dùng là 2 tác nhân chính của thị trường. Những người bán lẻ (cá nhân hoặc
tổ chức) và người tiêu dùng tiến hành hoạt động mua bán hàng hóa trong một khuôn
khổ khung pháp lý nhất định.
(Giải pháp phát triển thị trường bán lẻ Việt Nam sau khi gia nhập WTO-Luận văn Vũ
Văn Định)

2.1.3.

Các mô hình phân phối của nhà bán lẻ

Sơ đồ cấu trúc kênh phân phối của thị trường bán lẻ.

Người sản
xuất

Người trung
gian

Người tiêu
dùng

Dù hàng hóa được phân phối như thế nào thì kênh phân phối của thị trường bán lẻ về
cơ bản bao gồm 3 thành viên: người sản xuất, người trung gian và người tiêu dùng
cuối cùng.
* Người sản xuất: là người trực tiếp sản xuất ra hàng hóa đó. Đôi khi người sản xuất
cũng là người bán thẳng hàng hóa đó tới tay người tiêu dùng không cần qua trung
gian.
* Người trung gian: là những người tham gia vào việc phân phối hàng hóa tới người
tiêu dùng. Người trung gian có thể gồm: đại lý môi giới, người bán buôn, người bán lẻ
(cửa hàng tiện dụng, siêu thị và đại siêu thị, cửa hàng bách hóa, cửa hàng đại hạ giá,
cửa hàng chuyên doanh, trung tâm thương mại…)
Tài liệu tham khảo: Luận văn “Giải pháp phát triển thị trường bán lẻ Việt Nam sau
khi gia nhập WTO” của sinh viên Vũ Văn Định.

7

Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

2.2. Vị trí của thị trường bán lẻ (doanh thu và tốc độ tăng trưởng):
Mức độ hấp dẫn của thị trường bán lẻ Việt Nam nhìn chung tăng nhanh kể từ sau khi
Việt Nam gia nhập WTO. Nếu năm 2007, theo hãng tư vấn Mỹ A.T.Kearney công bố
báo cáo thường niên về chỉ số phát triển bán lẻ toàn cầu( GRDI- Global Retail
Development Index), Việt Nam chỉ xếp thứ 4 trong số những thị trường bán lẻ tiềm
năng nhất Thế giới thì đến năm 2014 theo báo cáo về “Mức độ sôi động của các thị
trường bán lẻ khu vực châu Á – Thái Bình Dương 2014” do CBRE công bố, Việt
Nam là một trong những thị trường bán lẻ tiềm năng được đánh giá cao vào bậc nhất
khu vực.
“Thị trường bán lẻ Việt Nam tăng trưởng nhanh nhất thế giới” đây là nhận định được
các chuyên gia quốc tế đưa ra tại diễn đàn bán lẻ.Việt Nam 2014 với chủ đề “Ngành
bán lẻ trong kỷ nguyên mới: tầm nhìn và con đường thành công” do hiệp hội các nhà
bán lẻ Việt Nam tổ chức tại Hà Nội ngày 13/10/2014.
Theo Bộ Công Thương, cập nhật thị trường bán lẻ Việt Nam năm 2014 cho thấy cả
năm 2014, tổng mức bán lẻ hàng hóa và dịch vụ dự tính là 2.970.300 tỷ đồng, tăng
11% so với cùng kỳ năm 2013. Thị trường bán lẻ Việt Nam trong những năm tới được
dự báo còn rất nhiều tiềm năng phát triển.
Theo báo cáo về “Mức độ sôi động của các thị trường bán lẻ khu vực châu Á – Thái
Bình Dương 2014” do CBRE công bố, Hà Nội lọt top 3 thành phố có thị trường bán lẻ
sôi động nhất khu vực châu Á – Thái Bình Dương, với hai thành phố dẫn đầu thuộc
Trung Quốc: Bắc Kinh và Thượng Hải (Hình 1)

Hình 1.1

8

Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
Theo báo cáo về “Mức độ sôi động của các thị trường bán lẻ khu vực châu Á – Thái
Bình Dương 2014” do CBRE công bố, quốc gia/vùng lãnh thổ được nhắm tới để mở
cửa hàng mới của các thương hiệu bán lẻ trong năm 2014, 1/3 số doanh nghiệp trả lời
khảo sát cho biết sẽ chọn Việt Nam, ngang bằng tỷ lệ với Hongkong và Singapore,
nhỉnh hơn so với Indonesia và Malaysia (Hình 2)

Hình 1.2
Theo báo cáo về “Mức độ sôi động của các thị trường bán lẻ khu vực châu Á – Thái
Bình Dương 2014” do CBRE công bố, chỉ tính riêng trong khu vực châu Á – Thái
Bình Dương, Việt Nam góp tên 3 trong số 10 thành phố phổ biến nhất được các doanh
nghiệp chọn mặt gửi vàng mở thêm cửa hàng trong năm nay, đó là: Hồ Chí Minh, Hà
Nội, Đà Nẵng. (Hình 3)

Hình 1.3
9


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
Theo Cam kết của Việt Nam khi gia nhập WTO, bắt đầu từ ngày 11/1/2015, thị
trường bán lẻ Việt Nam sẽ không còn nhiều những hạn chế đối với các nhà bán lẻ
nước ngoài. Hàng loạt các tập đoàn bán lẻ nước ngoài đã và đang đổ bộ rầm rộ vào
Việt Nam, dự báo sẽ tạo nên làn sóng xâm nhập mạnh mẽ chưa từng thấy từ các đại
gia bán lẻ nước ngoài.
Hiện nay, bên cạnh các kênh bán lẻ truyền thống như chợ, tiệm tạp hóa ở Việt Nam đã
hình thành thị trường bán lẻ hiện đại với ba “đường đua” chính: đại siêu thị/siêu
thị/siêu thị mini – cửa hàng tiện ích.
Nếu tính trên đầu người, mô hình bán lẻ tại Việt Nam mới chỉ đáp ứng được 1/5. Mô
hình bán lẻ hiện đại ở Việt Nam vẫn ở dưới mức 20%, thấp hơn rất nhiều so với các
nước trong khu vực. Vì thế mà tốc độ tăng trưởng của thị trường bán lẻ của nước ta

ngày một tăng cao với sự đầu tư từ các tập đoàn nước ngoài.
Với những số liệu mà có được ở trên, ta có thể thấy được thị trường bán lẻ ở Việt
Nam là một thị trường có tiềm năng phát triển mạnh và nhanh. Việt Nam cũng đang là
thị trường bán lẻ hấp dẫn nhất thế giới, vì thế hứa hẹn một sự bùng nổ đầu tư của các
ông lớn ngoài nước vào thị trường này trong những năm đến.

2.3. Tình hình phát triển của doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ:
Trước 2009, khi nước ta chưa gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO), hình
thức kênh bán lẻ chủ yếu ở Việt Nam là kênh truyền thống (chợ, hàng rong, cửa hàng
tạp hóa,...), chiếm hơn 75% trong hệ thống phân phối. Các doanh nghiệp bán lẻ lớn,
vừa và nhỏ có vị trí đứng đáng kể trong ngành khi không có nhiều đối thủ cạnh tranh
quá mạnh. Quy trình phân phối không nhiều phức tạp.
Sau khi nước ta gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) vào năm 2009.

Thị trường bán lẻ mở cửa với bạn bè năm châu. Và tất nhiên các ông lớn trong thị
trường bán lẻ trên thế giới cũng đã xâm nhập vào Việt Nam. Điều này khiến cho mô
hình phát triển thị trường ngành hàng tiêu dùng trong nước cũng thay đổi theo với

10


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
việc đa dạng kênh phân phối, bên cạnh kênh truyền thống là kênh hiện đại đang phát
triển rất nhanh.
Đáp lại sự chuyển biến này, các doanh nhiệp bán lẻ nhanh chóng thay đổi hoạt động
cho phù hợp với hệ thống hiện đại, nhưng đó là các doanh nghiệp lớn có vốn và công
nghệ tiên tiến. Còn đối với các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ thì lại chưa phản hồi
lại kịp với thị trường đầy tiềm năng này. Còn chưa kể đến là sự xâm nhập mạnh của
các tập đoàn lớn gây sức ép nặng nề lên toàn bộ ngành.
Thực trạng cho thấy những thành tựu đạt được của các doanh nghiệp bán lẻ vừa và

nhỏ (số lượng doanh nghiệp tăng nhanh, thị trường tiêu thụ được mở rộng, môi trường
kinh doanh được hoàn thiện hơn; hiệu quả kinh doanh tăng cao, hình thành một thị
trường chuyên nghiệp...)
Nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại những hạn chế, yếu kém vì không bắt kịp được với
những công nghệ, quy trình phát triển của các doanh nghiệp bán lẻ nước ngoài, thiếu
lao động có tay nghề, thiếu vốn đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, khoa học công
nghệ còn lạc hậu, hệ thống pháp luật, cơ chế chính sách chưa đồng bộ, phân phối
hàng hoá trên thị trường trong nước là chủ yếu, tỷ lệ xuất khẩu vần đang còn rất hạn
chế (Theo Phạm Ngọc Dũng, "Nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp
bán lẻ vừa và nhỏ ở Việt Nam trong điều kiện gia nhập WTO", 2010).
Vì thế mà các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ này vẫn đang dặm chân tại chỗ, hay
nếu có thì cũng chỉ là những thay đổi nhỏ không đủ để đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu
của thị trường.
Như vậy, các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ cần phải có những giải pháp kịp thời để
có thể đứng vững trên thị trường ngày càng khốc liệt này.

2.4. Sự gia nhập của những tập đoàn lớn vào thị trường và việc làm cấp thiết
cần phải có của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước.
Thị trường bán lẻ Việt Nam được đánh giá là một trong 10 thị trường bán lẻ hấp dẫn
nhất của khu vực Châu Á vì nguồn dân số trẻ, năng động và nền kinh tế của Việt Nam
ngày càng phát triển, hội nhập sâu với thế giới.
Chính vì vậy, Việt Nam là miếng mồi ngon với các doanh nghiệp bán lẻ nước ngoài.
Và thực tế cũng đã chứng minh hiện nay trên thị trường, các doanh nghiệp trong nước
không chỉ phải cạnh tranh với nhau mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp
nước ngoài này.
Năm 2014, tập đoàn Aeon (Nhật Bản) đã khai trương 2 trung tâm thương mại lớn tại
thành phố Hồ Chí Minh, mở đầu cho mục tiêu 20 đại siêu thị tại Việt Nam. Tập đoàn
Lotte (Hàn Quốc) lên kế hoạch đưa 60 siêu thị vào hoạt động đến năm 2020. Thái Lan
đã có rất nhiều tập đoàn lớn đặt chân vào thị trường Việt Nam như CP Group, Berli
Jucker (BJC) và gần đây nhất là nhà bán lẻ hàng đầu Central Group với mục tiêu bước

đầu là xây dựng các chuỗi siêu thị vào Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.

11


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
Ấn tượng nhất phải kể đến Tập đoàn Berli Jucker (BJC) của Thái Lan. Tập đoàn này
đã gây sốc khi bỏ ra 655 triệu EUR (khoảng 879 triệu USD) để thâu tóm 19 trung tâm
phân phối và bất động sản liên quan tại nhiều tỉnh, thành phố của Metro Cash & Carry
Việt Nam.
Đây được xem là thương vụ mua bán lớn nhất trong lịch sử kinh doanh lĩnh vực phân
phối Việt Nam hiện nay.
Trước sự tấn công ồ ạt của các ông lớn nước ngoài cũng như sự hội nhập của kinh tế
hiện nay, các doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam thật sự phải đối mặt với sự cạnh tranh
khốc liệt, đòi hỏi phải có sự thay đổi để thành kẻ mạnh trong sân chơi này.

Thực tế các nhà bán lẻ nội địa vẫn luôn có thế mạnh trên thị trường, họ am hiểu về
văn hóa bản địa, thói quen tiêu dùng của người dân. Tuy nhiên, điều này vẫn chưa đủ.
Nhìn chung, các nhà bán lẻ Việt Nam đến nay mắc phải bốn điểm yếu: thiếu chiến
lược phát triển dài hạn, thiếu tính chuyên nghiệp, yếu về năng lực tài chính, yếu về
khâu dịch vụ hậu cần.. Vì vậy, các doanh nghiệp trong nước phải tìm cách vận động,
đổi mới hệ thống phân phối như quảng bá và làm thương hiệu; đa dạng hóa hình thức
bán lẻ,; thay đổi phương thức sản xuất; nâng cấp chất lượng hàng hóa, dịch vụ; mang
lại nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng…
Từ đó, ta có thể thấy được doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ cần phải có những giải
pháp phù hợp để nâng cao sức cạnh tranh và phát triển trong ngành này.
Một trong những giải pháp đó là xây dựng một hệ thống ERP nhằm quản lý chặt chẽ
mọi quá trình từ khâu nhân sự đến tài chính, nguồn hàng đa dạng của hoạt động bán lẻ
đặc biệt là dữ liệu khách hàng.

12


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

Chương 3: OpenERP, tình hình triển khai ERP.
3.1. Giới thiệu phần mềm OpenERP
3.1.1.
ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
- Một cách cụ thể, ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh
nghiệp tự kiểm soát trạng thái nhân lực của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai
thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong
hệ thống.
Tham khảo: Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ), Đỗ Duy Thanh
3.1.2.
Open ERP
 Là một phần mềm ERP mã nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu đáp ứng nhanh các
nhu cầu của từng doanh nghiệp.
 OpenERP được tích hợp nhiều module tương ứng với những hoạt động đa dạng của
doanh nghiệp. Các phân hệ chính trong OpenERP bao gồm:
Quản lý quy trình nghiệp vụ – Business Process.
Quản lý thông tin đối tác – Partners.
Quản lý danh mục sản phẩm – Products.
Quản lý Tài chính – Financial Management.
Quản lý cung ứng và mua hàng – Purchase Management.
Quản lý phân phối và bán hàng – Sales Management.
Quản lý quan hệ khách hàng & nhà cung cấp – CRM & SRM.
Quản lý sản xuất – Manufacturing Management.
Quản lý kho hàng – Stock Management.

Quản lý nhân sự và tính lương – Human Resoucre & Payroll.
Quản lý tài liệu chứng từ – Document Management.
Hệ thống báo cáo, biểu đồ – Reporting & Dashboard.
Kinh doanh thông minh – Business Intelligence.
 Có thể linh động cài đặt OpenERP cho các cửa hàng bán lẻ, phần mềm sẽ trở thành
công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý buôn bán của cửa hàng
Tham khảo: Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ), Đỗ Duy Thanh
3.1.3.
Ưu điểm ERP
 Môi trường cài đặt rộng: Windows, Linux, Unix, Mac OS X, …
 Dễ cài đặt, dễ sử dụng.
 Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ (hơn 20 ngôn ngữ).
 Tính toàn diện: có đầy đủ module cần thiết cho một doanh nghiệp (hơn 500 module).
 Tính mạnh mẽ: có thể hoạt động tự động trong thiết kế báo cáo, thu thập thông tin.

13


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14





Tính linh hoạt: có thể tương tác qua Web hoặc qua ứng dụng Windows, các module
liên kết chặt chẽ và logic, tương tác được với một số phần mềm như Microsoft Office,
OpenOffice.org, …
Mã nguồn mở: không tốn phí bản quyền cho OpenERP, có thể chỉnh sửa mã nguồn
hoặc tự viết thêm các module phù hợp với nhu cầu của công ty.
Có thể linh hoạt cài đặt và sử dụng OpenERP cho các cửa hàng bán lẻ trong việc quản

lý và buôn bán.
Tham khảo: Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ), Đỗ Duy Thanh

3.2. Tình hình triển khai ERP của doanh nghiệp bán lẻ ở Việt Nam.
Theo Proview ERP, chưa có một thống kê chính thức nào về việc áp dụng ERP trong
các doanh nghiệp bán lẻ nội địa, nhưng chắc chắn là con số này không lớn. Người tiên
phong áp dụng ERP trong ngành bán lẻ là Saigon Co.op khi năm 2004 đã tìm đến hai
nhà cung cấp phần mềm nước ngoài là Oracle và JDA. Công ty cổ phần Thế Giới Di
Động đã triển khai ERP từ năm 2007, Điện máy Chợ Lớn vừa bắt đầu dự án SAP
ERP và dự kiến khoảng sáu tháng nữa mới đi vào hoạt động. Tập đoàn Phú Thái sau
khi tìm đến nhà cung cấp SAP thì hiện đang tạm dừng dự án. Tập doàn Dệt may Việt
Nam (Vinatex) cũng mới tiến hành mời thầu cung cấp giải pháp ERP.
Còn lại đa phần các nhà bán lẻ hiện nay mới đang nghe ngóng thị trường và tìm kiếm
nhà cung cấp, trong số này phải kể đến Hapro, Intimex, Nguyễn Kim…
Theo ông Vũ Thế Cương, phó giám đốc tư vấn giải pháp, công ty Gimasys (2009), do
số doanh nghiệp có chuỗi cửa hàng còn ít, chỉ một số doanh nghiệp lớn như Saigon
Coopmart đã ứng dụng ERP tổng thể với cả B.O và F.O.
Nhưng trong môi trường kinh doanh hiện nay. Khi thị trường Việt Nam có tỷ lệ người
trong độ tuổi mua sắm cao và sành điệu hơn. Nhu cầu đặt ra đối với các ứng dụng giải
pháp ERP của các công ty phân phối, bán lẻ trong nước càng trở nên bức thiết, do
phải quản lý nhiều loại hàng hóa khác nhau, nhiều cửa hàng, nhiều loại hình nghiệp
vụ. Hơn nữa, từ năm 2010, khi Việt Nam hội nhập hoàn toàn vào WTO, rất nhiều tập
đoàn bán lẻ sẽ đến Việt Nam, và họ sẽ dễ “đè bẹp” các doanh nghiệp trong nước.
Vào năm 2011, FPT IS đã khởi động nhiều dự án ERP cho ngành bán lẻ (Big C Việt
Nam, Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh, Tập đoàn Tân Á Đại Thành). Theo
Công ty Giải pháp Phần mềm ITG Việt Nam vào năm 2012, 3S ERP.iRetail đã được
triển khai thành công tại hơn 30 khách hàng tiêu biểu trong ngành bán lẻ: Công ty
TNHH Hà Nội Chợ Lớn với Hệ thống Siêu thị điện máy – nội thất HC Homecenter,
Hệ thống TTTM Prime Mart Thái Hưng, Hệ thống siêu thị điện máy CPN, Siêu thị
điện máy Elecvina, TTTM Anh Đức Plaza, TTTM Minh Hải Plaza (Ricco), Hệ thống

siêu thị điện máy – Audio Hoàng Hải, …Và con số này sẽ tiếp tục tăng trong tương
lai gần.

14


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

3.3. Sơ lược các giải pháp ERP trên thị trường.
Hiện nay trên thị trường có nhiều giải pháp nhằm phát triển ngành bán lẻ. Tùy vào qui
mô, loại hình của từng ngành bán lẻ mà lựa chọn các giải pháp khác nhau.
3.3.1.
Giải pháp 3S ERP.iRetail:
Giải pháp 3S ERP.iRetail có thể được ứng dụng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực
bán lẻ có hệ thống kênh phân phối như chuỗi siêu thị, chuỗi cửa hàng, showroom ở
các lĩnh vực: Điện máy, máy tính, hàng tiêu dùng, nội thất, vật liệu xây dựng, máy
móc thiết bị, sách và văn hóa phẩm, thời trang, …
3S ERP.iRetail tự động hóa toàn bộ các nghiệp vụ cốt lõi của 1 doanh nghiệp trong
lĩnh vực phân phối bán lẻ với mô hình Trụ sở chính, các chi nhánh, và chuỗi các siêu
thị, cửa hàng, showroom trực thuộc Trụ sở chính hoặc các chi nhánh. Các module của
hệ thống gồm: Quản lý mua hàng & cung ứng, Quản lý bán hàng phân phối, dự án,
Quản lý chuỗi bán lẻ, Quản lý kho, Quản lý tài chính kế toán, Quản lý quan hệ khách
hàng, Quản lý chăm sóc khách hàng, Quản lý bảo hành, Quản lý nhân sự tính lương,
Trung tâm cảnh báo nhắc việc và Hệ thống. Các chức năng này được tích hợp với
nhau theo những quy trình chặt chẽ đảm bảo thông tin liền mạch giữa các bộ phận.
3.3.2.
Giải pháp Omega:
Omega là một trong những phần mềm ERP được hoàn chỉnh với các module và giúp
tích hợp với các thông tin từ các phòng ban trong kinh doanh, bạn sẽ quản lý chặt chẽ,
hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp OMEGA.ERP là một hệ thống tích hợp các
chức năng kinh doanh với đầy đủ các phân hệ.
3.3.3.
Giải pháp ERP XMan:
Hệ thống phần mềm ERP XMan là một sự kết hợp hữu cơ của nền tảng công nghệ
tiên tiến của nước ngoài và các nguyên tắc thực hành tốt trong quản lý ở Việt Nam.
XMan được thiết kế theo mô hình hệ thống thông tin tập trung – trực tuyến (online)
nhằm giải quyết bài toán quản lý tập trung của các tập đoàn, công ty lớn có nhiều cấp
đơn vị con trực thuộc. Thông tin được nhiều nguồn cập nhật và khai thác hoàn toàn
trực tuyến. Lãnh đạo và cán bộ quản lý các cấp có thể truy cập mọi lúc mọi nơi có thể
kết nối Internet, kể cả thông qua đường truyền 3G khi đang di chuyển trên đường
công tác, nhằm hỗ trợ điều hành và ra quyết định một cách kịp thời.
3.3.4.
Giải pháp ERP của ICSC:
Hệ thống ERP dành cho ngành bán lẻ ICSC xây dựng cung cấp có tính linh hoạt cao
giúp cho người dùng hoàn toàn có khả năng tuỳ chỉnh hệ thống ở mức độ tối ưu nhất
cũng như dễ dàng thay đổi nhằm phù hợp với quy mô, lĩnh vực doanh nghiệp đang
hoạt động. ICSC cung cấp tính năng dựa trên nền tảng đám mây mà các doanh nghiệp
bán lẻ hiện nay có nhu cầu quản lý doanh nghiệp ở mức độ hoàn thiện nhất.

15


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
ICSC cung cấp tính năng dựa trên nền tảng đám mây mà các doanh nghiệp bán lẻ hiện
nay có nhu cầu quản lý doanh nghiệp ở mức độ hoàn thiện nhất. Hệ thống ERP sử
dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu tập trung được gọi là hệ thống thông tin hợp nhất (IS)
nắm giữ các thông tin liên quan đến các phân hệ khác nhau.
Hệ thống ERP tích hợp toàn bộ dữ liệu và những quy trình liên quan trong một doanh
nghiệp. Gói phần mềm ERP ICSC cung cấp có phương thức tiếp cận hướng về doanh

nghiệp một cách rộng rãi bằng việc cung cấp khả năng quản lý đa chức năng trong
doanh nghiệp.
3.3.5.
Giải pháp Microsoft Dynamics AX:
Giải pháp Microsoft Dynamics được dựa trên công nghệ internet bảo mật, tiên tiến,
có thể mở rộng và tăng giá trị của giải pháp ERP truyền thống, cung cấp một môi
trường phát triển mạnh mẽ. Hơn nữa, nhờ khả năng tích với các phần mềm khác,
Microsoft Dynamics sẽ hướng bạn đến con đường thành công ngắn nhất.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
+ Giải Pháp ERP Cho Ngành Bản Lẻ, odoo Việt nam
+ Giải pháp ERP Cho Chuỗi Bán Lẻ, ICSC
+ Giải pháp ERP chuyên ngành phân phối bán lẻ, ITG Viêt Nam
+ Giải pháp ERP XMan cho Ngành Phân phối, Bán lẻ, FBS
+ Giải pháp Microsoft Dynamics AX cho ngành bán lẻ, SAO KHUE SOLUTIONS

16


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

3.4. Quy trình bán lẻ, phân phối tổng quát.

Hình 4.1: Quy trình tổng quát
Tham khảo: Phần mềm quản lý siêu thị, chuỗi đại siêu thị "1C:Quản lý thương mại"

3.5. Các phân hệ trong ERP ngành phân phối và bán lẻ:
-

-

Quản lý mua hàng: là phân hệ cập nhập theo dõi toàn bộ quy trình cung ứng hàng hóa
từ khâu: Tổng hợp yêu cầu-> Lập dơn đặt hàng-> Duyệt đơn đặt hàng-> Cập nhập
thông tin hàng đi trên đường… đến khi hoàn tất nhận hàng vào kho.
Quản lý bán hàng (phân phối):
 Xử lý đơn hàng:
Quản lý theo từng loại đơn hàng: đơn hàng xuất, đơn hàng hủy, đơn hàng trả
lại,…
Lập đơn bán hàng: kết hợp kiểm tra lượng hàng còn trong kho và công nợ của
khách hàng.
Duyệt đơn bán hàng.
Chiết khấu trực tiếp trên đơn hàng, thống kê đơn hàng.
 Công nợ đại lý/ khách hàng:
Quản lý đại lý/ khách hàng theo nhóm khách hàng, loại khách hàng.
Đăng ký giới hạn định mức công nợ tối đa theo thời gian.
Quản lý công nợ chi tiết từng đơn hàng, thời gian nợ từng đơn hàng.

17


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

-

-

-

-

Đăng ký tỷ lệ chiết khấu trực tiếp trên đơn hàng theo từng nhóm khách hàng,

đối tượng khách hàng.
 Chính sách giá:
Bảng giá linh hoạt theo từng nhóm khách hàng.
Đăng ký chính sách khuyến mãi theo mặt hàng, nhóm hàng, số tiền, thời gian.
Quản lý kho hàng:
 Xử lý quy trình lập phiếu nhập kho (tên mặt hàng, mã hàng, loại hàng, thời gian
nhập hàng, thời hạn sử dụng,…)
 Xử lý quy trình lập phiếu xuất kho (tên hàng xuất,mã hàng, loại hàng, thời gian
xuất, xuất trên hóa đơn nào,…)
 Quản lý tồn kho hàng hóa theo mã hàng, loại hàng,…
 Cảnh báo các mặt hàng tồn khô dưới mức tối thiểu hoặc vượt mức tối đa để lập kế
hoạch nhập hàng. Cảnh báo thời hạn các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng để có các
biện pháp xử lý.
 Báo cáo Nhập- Xuất- Tồn hàng hóa.
Kế toán tài chính: phân hệ bao gồm các phần hành kế toán chi tiết và tổng hợp như kế
toán tổng hợp, kế toán các khoản phải thu, kế toán các khoản phải trả, kế toán thuế, kế
toán doanh thu, kế toán chi phí, kế toán vốn bằng tiền.
Quản lý đại lý/ khách hàng: theo dõi và quản lý các hoạt động mua hàng theo từng
nhóm khách hàng (ví dụ như khách hàng thân thiết, khách hàng vip,…) để có những
khuyến mãi, huê hồng hợp lý. Đưa ra cảnh báo, nhắc nhở với những đại lý/ khách
hàng chưa thanh toán tiền vượt mức thời gian quy định.
Chức năng quản trị: là phân hệ ứng dụng, điều hành dành cho các cấp lãnh đạo bao
gồm chức năng tổng hợp, phân tích và hiển thị các số liệu về tình hình hoạt động của
công ty. Thông tin có thể được biểu diễn qua các bảng số liệu hoặc các lọi biểu đồ.
Tham khảo: />Tham khảo: Giải pháp ERP Xman cho ngành phân phối, bán lẻ.

18


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

Chương 4: Quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp phân phối, bán lẻ.
4.1. Mô hình về siêu thị A
Siêu thị A kinh doanh gần 30.000 mặt hàng, bao gồm: thực phẩm tươi sống, thực
phẩm công nghệ đa dạng, đồ dùng phong phú với nhiều mẫu mã mới, hàng may mặc thời
trang, chất lượng giá phải chăng, cùng với dịch vụ phong phú, tiện lợi và sự thân thiện của
nhân viên. Khách hàng của siêu thị là người tiêu dùng trực tiếp và các đại lý. Tổng quan của
qui trình sẽ được thực hiện dựa trên nhiều phòng ban với những chức năng khác nhau nhưng
vẫn có những mối quan hệ chặt chẽ. Dưới đây là mô tả bằng lời của qui trình hoạt động của
siêu thị được phân chia theo từng bộ phận.
Bộ phận chăm sóc khách hàng: tìm kiếm các đại lý, phát hành thẻ thành viên, thẻ VIP
cho các khách hàng thân thiết. Ngoài ra phòng cũng là nơi để khách hàng có thể trực tiếp trao
đổi và khiếu nại.
Bộ phận bán hàng: dựa vào sản phẩm khách hàng mua hay đại lí mua, nhân viên bán
hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng mua trực tiếp. Nhận các yêu cầu đặt
hàng của các đại lý và trao đổi với bộ phận kho để giao hàng cho đại lý. Bộ phận này gửi
thông tin bán hàng đến bộ phận tài chính kế toán để lập hóa đơn và ghi nhận vào dữ liệu công
ty.
Bộ phận kho: kiểm kê hàng hóa còn tồn trong kho để yêu cầu nhập kho kịp thời, nhận
các thông tin đơn hàng để tiến hành nhập kho và xuất kho. Ngoài ra còn có một đội ngũ kiểm
định để kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Bộ phận mua hàng: dựa vào yêu cầu nhập kho từ bộ phận kho tiến hành lập báo giá
đến nhà cung cấp. Sau đó lập đơn hàng chính thức, gửi thông tin mua hàng cho bộ phận kho
tiến hành nhập kho và kế toán để tiến hành lập hóa đơn.
Bộ phận tài chính kế toán: lập các hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng để tiến hành
ghi nhận dữ liệu, thanh toán cho nhà cung cấp và nhận tiền từ khách hàng. Lập các báo cáo
tài chính của siêu thị, giải quyết các vấn đề về lương cho nhân viên, nộp thuế cho nhà
nước….

19

Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

Siêu thị A

Bộ phận
chăm sóc
khách hàng

Bộ phận bán
hàng

Bộ phận
mua hàng

Bộ phận kho

Bộ phận tài
chính kế
toán

Với qui trình hiện tại ta thấy rằng mỗi phòng ban đều có những mối quan hệ chặc chẽ
với nhau, tuy nhiên:
- Có nhiều bước trong qui trình hoạt động phải được xác nhận như phiếu yêu
cầu nhập hàng giữa bộ phận kho và bộ phận mua hàng, hóa đơn bán hàng giữa bộ phận
bán hàng và tài chính kế toán… và hoạt động của các bộ phận hiện nay rời rạc sẽ tốn
nhiều thời gian để trao đổi thông tin giữa những báo cáo, giấy xác nhận…
- Cách lưu trữ dữ liệu phần lớn cũng là giấy tờ, việc đó dẫn đến tốn không gian,
địa điểm lưu trữ và quản lý không hiệu quả, và khi cần xuất những bản báo cáo cho nhà

quản lý sẽ xuất hiện việc tốn thời gian tổng hợp và kết quả có thể không chính xác.
- Do hoạt động rời rạc dẫn đến những công việc, thông tin của mỗi bộ phận chỉ
có nhân viên của bộ phận đó biết và những người quản lý khó kiểm soát được tình hình
hoạt động của công ty ngoài việc nhận những báo cáo của phòng kế toán và phòng
chăm sóc khách hàng….
Để khắc phục những điểm yếu trên, nhóm chúng em tiến hành tư vấn triển khai
open ERP để áp dụng vào siêu thị A trên 3 phân hệ mua hàng, bán hàng, quản lý kho. Với
mặc định công ty đã sử dụng phần mềm kế toán tài chính.

20


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

4.2. Quy trình tổng quát của doanh nghiệp:
4.2.1.

Quy trình chi phí

4.2.1.1.

Quy trình chi phí tổng quát
1
QUY TRÌNH CHI PHÍ

1.1

1.2

ĐẶT HÀNG TỪ NHÀ CUNG

CẤP

NHẬN HÀNG

1.1.1

1.2.1

LẬP YÊU CẦU MUA

KIỂM TRA

1.1.2

1.2.2

LẬP YÊU CẦU BÁO GIÁ

DUYỆT NHẬN HÀNG

1.3

1.4

NHẬN HÓA ĐƠN

THANH TOÁN

1.3.1

1.4.1

THU THẬP CÁC TÀI
LIỆU HỖ TRỢ THANH
TOÁN

LẬP ĐỀ NGHỊ THANH
TOÁN

1.4.2

1.3.2

DUYỆT ĐỀ NGHỊ THANH
TOÁN

ĐỐI CHIẾU KIỂM TRA
CÁC TÀI LIỆU LIÊN
QUAN

1.1.3

1.2.3

XÁC NHẬN BÁO GIÁ

LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG

1.4.3
CHI TIỀN

1.3.3
1.2.4

1.1.4

GHI NHẬN CÔNG NỢ

CẬP NHẬT THÔNG TIN
CHO BP KẾ TOÁN

LẬP HÓA ĐƠN CHÍNH
THỨC

1.4.4
1.3.4

XÁC NHẬN ĐÃ THANH
TOÁN

DUYỆT THANH TOÁN

4.2.1.2. Quy trình nghiệp vụ cụ thể
Quy trình nghiệp vụ đặt hàng từ nhà cung cấp:

Mô tả chi tiết nghiệp vụ đặt hàng từ nhà cung cấp:
STT Công việc

1.

Kiểu

Nhận yêu cầu Thủ
mua hàng từ bộ công
phận kho đã
được xét duyệt

Nhóm
Mô tả chi tiết
người
thực hiện
Bộ phận Đầu vào:
kho
-Yêu cầu mua từ bộ phận kho
Thực hiện:
-Bộ phận kho lập yêu cầu mua hàng
nhằm phục vụ cho các đơn đặt hàng
của khách hàng hoặc dự trữ kho đã
được phê duyệt bởi nhà quản lý rồi gửi
bộ phận mua hàng.
Đầu ra:
21


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

2.

Lập yêu
báo giá

cầu Thủ
công

Bộ phận
mua hàng

3.

Xác nhận báo Thủ
giá.
công

Nhà cung
cấp

4.

Lập đơn hàng Thủ
chính thức
công

Bộ phận
mua hàng

5.

Nhận thông tin Thủ
đơn hàng
công

Thủ
kế
nhà
cấp

kho,
toán,
cung

- Lập yêu cầu báo giá đến nhà cung
cấp.
Đầu vào:
-Yêu cầu mua hàng
Thực hiện:
-Bộ phận mua hàng dựa vào yêu cầu
mua hàng tạo ra yêu cầu báo giá cho
nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ xem
xét đồng ý hay không.
+Nếu đồng ý nhà cung cấp xác nhận
báo giá đến bộ phận mua hàng và thực
hiện bước tiếp theo.
+ Nếu không thì nhà cung cấp sẽ phản
hồi từ chối và kết thúc mua hàng.
Đầu ra:
-Đơn đề nghị mua hàng cho nhà cung
cấp.
Đầu vào:
+Yêu cầu báo giá từ bộ phận mua
hàng
Thực hiện:

+Sau khi nhận được yêu cầu báo giá
từ bộ phận mua hàng
Nếu đồng ý thì nhà cung cấp sẽ gửi
xác nhận báo giá đến quản lý bộ phận
mua hàng.
Đầu ra:
+ Báo giá được xác nhận từ nhà cung
cấp.
Đầu vào:
+ Báo giá đã được duyệt
Thực hiện:
+ Lập đơn hàng chính thức dựa trên
phiếu báo giá đã được duyệt.
Đầu ra:
+ Đơn hàng chính thức
Đầu vào:
+ Đơn hàng chính thức
Thực hiện:
+ Bộ phận mua hàng gửi thông tin đơn
hàng đến Thủ kho, BP kế toán và nhà
cung cấp.
Đầu ra:
+Thông tin đơn hàng chính thức

22


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
Quy trình nghiệp vụ nhận hàng:

Mô tả chi tiết về nghiệp vụ nhận hàng:
STT

Công việc

Kiểu

1.

Nhận hàng

Thủ công

2.

Kiểm tra hàng

Thủ công

Nhóm người Mô tả chi tiết
thực hiện
Thủ kho
Đầu vào:
+Hàng hóa nhận từ
nhà cung cấp
Thực hiện:
+Thủ kho thực hiện
việc nhận hàng từ
nhà cung cấp
Đầu ra:

+ Thông tin hàng đã
được nhận
Bộ phận kiểm Đầu vào:
tra
+Thông tin hàng đã
được nhận
Thực hiện:
+ Hàng đã nhận từ
thủ kho sẽ được bộ
phận kiểm tra,kiểm
tra chất lượng cũng
như số lượng hàng
hóa
+ Nếu hàng nhận
23


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14
không đạt yêu cầu
thì thực hiện việc trả
hàng. Ngược lại, thì
chuyển sang quản lý
kho duyệt hàng.
Đầu ra:
+ Thông tin hàng đã
được kiểm tra.
3.

Duyệt hàng nhận

Thủ công

4.

Lập phiếu nhập kho

Thủ công

5.

Cập nhập thông tin Thủ công
nhập kho cho bộ
phận kế toán

Đầu vào:
+ Thông tin hàng đã
được kiểm tra.(Nếu
đạt yêu cầu)
Thực hiện:
+ Quản lý kho duyệt
hàng nhận để lập
phiếu nhập kho
Đầu ra:
+Thông tin hàng đã
được duyệt
Quản lý kho
Đầu vào:
+ Thông tin hàng đã
được duyệt
Thực hiện:

+ Quản lý kho dựa
vào thông tin hàng
đã được duyệt để lập
phiếu nhập kho gửi
cho thủ kho
Đầu ra:
+ Phiếu nhập kho
Bộ phận kế Đầu vào:
toán
+ Phiếu nhập kho
Thực hiện:
+ Bộ phận kế toán
dựa vào thông tin
của phiếu nhập kho
để cập nhập thông
tin cho bộ phận kế
toán
Đầu ra:
+Thông tin nhập kho
đã được cập nhập
Quản lý kho

24


Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ_Nhóm 14

4.2.1. Quy trình nghiệp vụ nhận hóa đơn

Mô tả chi tiết về nghiệp vụ nhận hóa đơn:

STT

Công việc

Kiểu

1.

Thu thập các tài Thủ công
liệu hỗ trợ thanh
toán

2.

Đối chiếu kiểm Thủ công
tra các tài liệu
liên quan

Nhóm người thực Mô tả chi tiết
hiện
Kế toán theo dõi Đầu vào:
công nợ
+Phiếu nhập kho,
đơn đặt hàng, hóa
đơn từ nhà cung cấp.
Thực hiện:
+Thu thập các tài
liệu liên quan đến
đơn hàng, nhập kho,
hóa đơn từ nhà cung

cấp gửi để tiến hành
kiểm tra đối chiếu.
Đầu ra:
+ Các phiếu nhập
kho, đơn đặt hàng,
hóa đơn từ nhà cung
cấp.
Kế toán theo dõi Đầu vào:
công nợ.
+ Các phiếu nhập
kho, đơn đặt hàng,
hóa đơn từ nhà cung
cấp.
Thực hiện:
25