Giải pháp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ tại bộ phận một cửa

ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH
Về mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính năm 2013
UBND phường Ninh Giang
I. PHẦN GIỚI THIỆU
- Tên cơ quan: UBND phường Ninh Giang, thị xã Ninh Hòa.
- Các thành viên đội thi:
Nguyễn Thị Hoài Dung: Văn phòng – Thống kê
Nguyễn Tấn Dũng: Tư pháp – Hộ tịch
Trần Hoàng Thuy: Địa chính- xây dựng - đô thị và môi trường
- Tên của mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính;
Cán bộ, công chức chuyên môn trực tiếp tiếp nhận và trả hồ sơ tại bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả.
II. NỘI DUNG CHÍNH
1. Bối cảnh (thực trạng) hoặc các tiền đề để các tác giả nảy sinh ý tưởng về
mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính (căn cứ pháp lý, thực tiễn của
ý tưởng)
Căn cứ pháp lý:
- Quyết định số 1512/QĐ-UBND ngày 30/6/2009 của UBND tỉnh Khánh Hòa
về việc công bố bộ thủ tục hành chính chung áp dụng tại cấp xã trên địa bàn tỉnh
Khánh Hòa.
- Nghị quyết số 30c/NQ-CP Ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành
chính nhà nước giai đoạn 2011-2020.
- Quyết định số 3377/QĐ-UBND ngày 14/12/2011 của UBND tỉnh Khánh Hoà
Ban hành Chương trình Cải cách hành chính tỉnh Khánh Hoà giai đoạn 2011-2020.
Căn cứ thực tiễn:
Hiện nay công tác đơn giản hóa thủ tục hành chính là một vấn đề cần thiết và
thiết thực với nhu cầu giải quyết hồ sơ của nhân dân. Để hạn chế thời gian đi lại và
tránh tình trạng nhũng nhiễu, gây phiền hà cho nhân dân thì UBND phường đã thực
hiện mô hình một cửa theo hướng cán bộ, công chức chuyên môn trực tiếp tiếp nhận
hồ sơ, hẹn thời gian giải quyết.
Từ đầu năm đến nay tiếp nhận 109 hồ sơ đăng ký khai sinh; khai tử 56 trường

hợp; kết hôn 61 đôi; xác nhận tình trạng hôn nhân 75 trường hợp; cấp bản sao từ sổ
bộ 263 trường hợp; 01 hồ sơ chứng thực di chúc; chứng thực bản sao từ bản chính
5456 trường hợp; tiếp nhận 10 hồ sơ về lĩnh vực đất đai. Hầu hết các hồ sơ được giải
quyết sớm và đúng hẹn.
Để thực hiện tốt việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm bớt thời gian đi lại
của tổ chức, cá nhân, cần phải có sự kết hợp chặt chẽ, nhịp nhàng giữa các cán bộ,
công chức chuyên môn và các cán bộ, công chức khác thuộc UBND phường. Nhất là
hiện nay, Đảng và Nhà nước đang từng bước thực hiện công cuộc cải cách hành
chính tại các cơ quan đơn vị để phục vụ nhân dân nhanh chóng và hiệu quả.


2. Quá trình phát triển ý tưởng thành mô hình, sáng kiến, giải pháp cải
cách hành chính hoàn chỉnh
Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

Cá nhân, tổ chức, doanh
nghiệp

Bộ phận một cửa
- Do các công chức chuyên môn tiếp
nhận, kiểm tra hồ sơ.
- Cán bộ phụ trách tiếp nhận, trả kết
quả cập nhật hồ sơ đến – trả kết quả

Lãnh đạo UBND phường ký
duyệt hồ sơ
Ghi chú:

: Nhận hồ sơ
: Trả kết quả

Theo sơ đồ, cá nhân, tổ chức đến liên hệ công việc thì trực tiếp nộp hồ sơ cho
cán bộ, công chức chuyên môn tại bộ phận “một cửa” phụ trách xem xét hồ sơ và hẹn
thời gian giải quyết, cán bộ phụ trách tiếp nhận và trả kết quả cập nhật hồ sơ đến, sau
đó cán bộ, công chức chuyên môn trình hồ sơ lãnh đạo ký, sau khi ký xong hồ sơ cán
bộ, công chức nhận hồ sơ chuyển qua cán bộ tiếp nhận và trả kết quả cập nhật hồ sơ
và trả hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
3. Mô tả quá trình đưa mô hình, sáng kiến, giải pháp vào áp dụng trong
thực tiễn công việc
Cán bộ phụ trách tiếp nhận và trả kết quả không thể nắm chắc các thủ tục quy
định trong các lĩnh vực chuyên môn nên việc cán bộ, công chức chuyên môn trực tiếp
tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại bộ phận “một cửa” sẽ giúp cho người dân kê khai hồ
sơ được thuận lợi và giảm bớt thời gian đi lại. Vì khi người dân đến bộ phận một cửa
thì có cán bộ, công chức phụ trách các lĩnh vực tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và xem xét
hồ sơ đầy đủ, đúng quy định. Nếu hồ sơ không thuộc thẩm quyền hay liên quan đến
cán bộ, công chức khác thuộc UBND phường thì cán bộ, công chức chuyên môn đó
hướng dẫn nhân dân đến nơi cần giải quyết ngay tại bộ phận “một cửa”.
Phân công lãnh đạo thường xuyên có mặt tại cơ quan theo dõi hoạt động bộ
phận “một cửa” nhằm giải quyết kịp thời hồ sơ và giải đáp các thắc mắc, kiến nghị
của nhân dân.


Thực hiện mô hình này nhằm nâng cao sự phối hợp nhịp nhàng và hoạt động
hiệu quả giữa cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc, phục vụ cho
nhân dân tốt hơn. Hạn chế được thái độ nhũng nhiễu, quan liêu của cán bộ, công chức
khi tiếp nhận giải quyết các thủ tục hành chính cho nhân dân; Thời gian giải quyết đa
số được trả kết quả ngay trong ngày làm việc, các trường hợp cần xác minh thì giải
quyết đúng hạn.
4. Những kết quả cụ thể, tích cực từ thực tiễn áp dụng mô hình, sáng kiến,
giải pháp ở cơ quan.

Việc áp dụng mô hình sẽ giúp thời gian giải quyết hồ sơ của nhân dân được
nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm bớt thời gian đi lại và chi phí của nhân dân.
Áp dụng Công nghệ thông tin tại bộ phận “một cửa” (được bố trí 03 máy vi
tính kết nối internet) trong việc thực hiện giải quyết công việc cho nhân dân là rất cần
thiết và mang lại hiệu quả cao, giúp các cơ quan tận dụng được phương tiện trong
việc khai thác và lưu trữ tài liệu.
Tạo mối quan hệ chặc chẽ giữa các cán bộ, công chức chuyên môn và nhân dân
trong giải quyết hồ sơ cho nhân dân.
5. Phân tích, đánh giá hiệu quả mà mô hình, sáng kiến, giải pháp đem lại
qua quá trình áp dụng thực tiễn.
Từ khi áp dụng mô hình “một cửa” thì cán bộ, công chức năng nổ, có trách
nhiệm hơn trong công việc, hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn mặc dù khối lượng công
việc ngày càng tăng do nhu cầu của xã hội. Nâng cao tinh thần kỷ luật, kỷ cương
công vụ. Tác phong và thái độ ứng xử nơi công sở của cán bộ, công chức được cải
thiện đáng kể; không còn tình trạng đùn đẩy hồ sơ, trả đi trả lại hồ sơ nhiều lần.
Qua việc áp dụng mô hình giúp cho nhân dân có điều kiện thuận lợi tiếp cận
được với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước, nắm được trình tự,
các thủ tục mà người dân chưa hiểu, biết. Dân chủ ở cơ sở được mở rộng, các công
việc của nhân dân được tự chủ hơn, không bị gò bó, ràng buộc như trước đây. Các
nội dung công việc mà nhân dân yêu cầu được cán bộ, công chức chuyên môn giải
quyết nhanh gọn; đa số được giải quyết trong buổi, ngày làm việc, các trường hợp
cần xác minh thì trả hồ sơ đúng hẹn.
Những điều người dân chưa hiểu, thắc mắc hay hiểu lầm được cán bộ, công
chức giải thích tận tình đến khi người dân hiểu rõ.
6. Đánh giá, kết luận về khả năng tiếp tục hoàn thiện, nhân rộng áp dụng
mô hình, sáng kiến, giải pháp; các đề xuất, kiến nghị (nếu có)
Mô hình sáng kiến trên thể hiện được tính tích cực, năng nổ, nhiệt tình và
không để cho nhân dân phải đi hỏi lòng vòng rồi mới gặp được cán bộ, công chức
chuyên môn mà họ cần yêu cầu giải quyết công việc.
Mô hình này cũng có thể được áp dụng ở một số địa phương nhằm hạn ché thời

gian đi lại của người dân và giải quyết công việc nhanh chóng.