Xây dựng dự toán ngân sách tại công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu côn đảo

GI O
TRƢỜNG

V

O T O

I HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

LÊ THU HẰNG

XÂY DỰNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG
TY CỔ PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP
KHẨU ÔN

ẢO

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp. Hồ Chí Minh – 2016


GI O
TRƢỜNG

V

OTO

I HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

LÊ THU HẰNG

XÂY DỰNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG
TY CỔ PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU
ÔN

ẢO

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. HUỲNH ĐỨC LỘNG
Tp. Hồ Chí Minh - Năm 2016


LỜI AM O AN
Trong quá trình thực hiện luận văn với đề tài “Xây dựng dự toán ngân sách tại
Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo”, tôi đã vận dụng kiến thức
học tập của mình và với sự trao đổi, hướng dẫn, góp ý của giáo viên hướng dẫn để
thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ này.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, các số liệu và kết quả
trong luận văn này là hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng. Các
kết quả của luận văn chưa từng được công bố ở bất cứ công trình nghiên cứu nào.
Luận văn được thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Huỳnh Đức Lộng.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 6 năm 2016
Người thực hiện luận văn

LÊ THU HẰNG


M CL C
TRANG PH BÌA
LỜI A M OA N
M CL C
DANH M C CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH M C CÁC BẢNG
DANH M C CÁC HÌNH VẼ, Ồ THỊ
MỞ ẦU ......................................................................................................................... 1
HƢƠN G 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG
DOANH NGHIỆP .......................................................................................................... 7
1.1. Khái niệm dự toán ngân sách ............................................................................. 7
1.2. Ý nghĩa dự toán ngân sách .................................................................................. 7
1.3. Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách ......................................... 10
1.3.1. Xây dựng mô hình dự toán ngân sách ........................................................... 10
1.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách .................................................................... 14
1.3.3. Nội dung và phương pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách ............. 16
1.3.4. Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự toán ngân sách ................................ 24
1.3.5. Tổ chức vận hành dự toán ngân sách ............................................................ 27
1.4. Một số yếu tố ảnh hƣởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức
kinh doanh ................................................................................................................. 27
KẾT LUẬN H ƢƠNG 1 ............................................................................................. 28
HƢƠN G 2: THỰC TR NG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PH C
V QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH T I CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY
SẢN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ÔN

ẢO ............................................................... 29

2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn

ảo ........ 29

2.1.1. Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn
Đảo .......................................................................................................................... 29
2.1.2. Phương hướng phát triển của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập
khẩu Côn Đảo .......................................................................................................... 30


2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thủy sản
và xuất nhập khẩu Côn Đảo .................................................................................... 31
2.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập
khẩu Côn Đảo .......................................................................................................... 41
2.2. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh
doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo ....................... 47
2.2.1. Tổng quan về thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại
Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo........................................... 47
2.2.2. Nội dung cơ bản tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh
doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo ........................... 48
2.2.3. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất
kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo................... 54
KẾT LUẬN H ƢƠNG 2 ............................................................................................. 56
HƢƠN G 3: XÂY ỰNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG TY CỔ
PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ÔN

ẢO ...................................... 57

3.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty cổ
phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo ........................................................... 57

3.2. Mục tiêu xây dựng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy
sản và xuất nhập khẩu ôn

ảo.............................................................................. 59

3.3. Nội dung xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và
xuất nhập khẩu ôn

ảo ......................................................................................... 59

3.3.1. Mô hình dự toán ngân sách ........................................................................... 59
3.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách .................................................................... 60
3.3.3. Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách và phương pháp lập ............................ 62
3.4. Một số giải pháp hỗ trợ xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách tại
Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn

ảo ........................................ 77

3.4.1. Xây dựng hệ thống chi phí theo mô hình ứng xử biến phí và định phí......... 77
3.4.2. Xây dựng tài khoản ghi nhận và cung cấp thông tin ..................................... 79
3.4.3. Xây dựng hệ thống định mức theo từng hoạt động ....................................... 82


3.4.4. Xây dựng hệ thống kỹ thuật phân tích dự báo thông tin thị trường .............. 83
3.4.5. Nâng cao trình độ công nghệ kỹ thuật về xử lý thông tin và kết nối thông
tin ............................................................................................................................. 84
3.4.6. Nâng cao trình độ nhân viên kế toán theo hướng chuyên nghiệp ................. 85
3.4.7. Những giải pháp hỗ trợ khác ......................................................................... 85
KẾT LUẬN H ƢƠNG 3 ............................................................................................. 86
KẾT LUẬN ................................................................................................................... 87

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PH L C


A NH M

KÝ HIỆU,

TỪ VIẾT TẮT

H Ữ VIẾT TẮT
TÊN ẦY Ủ

BTP

Bán thành phẩm

KQKD

Kết quả kinh doanh

NL

Nguyên liệu

NVL

Nguyên vật liệu

QLDN

Quản lý doanh nghiệp

SP

Sản phẩm

SX

Sản xuất

SXC

Sản xuất chung

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

TSCĐ

Tài sản cố định

UBND

Ủy ban nhân dân

XN

Xí nghiệp

XNK

Xuất khập khẩu

ZBB

Zero – based budgeting

đ

đồng


A NH M

ẢNG

TÊN
Bảng 2.1. Mô tả quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi
Bảng 2.1. Mô tả quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi mô
phỏng
Bảng 2.3. Kế hoạch thu chi
Bảng 3.1. Các loại nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm
Bảng 3.2. Phân loại chi phí theo mô hình ứng xử
Bảng 3.3. Tài khoản ghi nhận và cung cấp thông tin dự toán ngân

sách đề xuất

TRANG
34
38
53
68
78
80


A NH M

HÌNH VẼ, Ồ THỊ

TÊN
Hình 1.1. Hoạch định, kiểm soát và mối quan hệ giữa hoạch định
và kiểm soát
Hình 1.2. Mô hình thông tin từ dưới lên
Hình 1.3. Mô hình thông tin từ trên xuống
Hình 1.4. Mô hình thông tin có phản hồi
Hình 1.5. Quy trình dự toán ngân sách trong doanh nghiệp
Hình 1.6. Mối quan hệ của các dự toán ngân sách
Hình 2.1. Quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi
Hình 2.2. Quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi mô
phỏng
Hình 2.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
Hình 2.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty
Hình 3.1. Mô hình dự toán ngân sách đề xuất
Hình 3.2. Quy trình dự toán ngân sách đề xuất

Hình 3.3. Sơ đồ hệ thống báo cáo dự toán ngân sách đề xuất
Hình 3.4. Mô hình tổ chức nhân sự thực hiện dự toán ngân sách đề
xuất

TRANG
10
11
12
13
16
18
33
37
42
45
60
62
64
77


1

1. Lý do thực hiện đề tài

MỞ Ầ U

Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) của 12 nước thành viên trong
đó có Việt Nam đã được ký kết vào ngày 04/02/2016 kỳ vọng sẽ đem lại cho các
doanh nghiệp nước ta nhiều cơ hội cũng như thách thức, trong đó có các doanh

nghiệp hoạt động trong ngành thủy sản. Những cơ hội như được hưởng mức thuế
suất ưu đãi khi xuất nhập khẩu thủy sản sang các nước thành viên TPP, tăng cường
cơ hội được tiếp cận với nguồn vốn đầu tư của nước ngoài… Tuy nhiên, thách thức
đặt ra đối với các doanh nghiệp thủy sản đó là các rào cản về kỹ thuật thương mại
đòi hỏi yêu cầu cao về chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, đặc biệt là các
doanh nghiệp thủy sản trong nước phải đối mặt với việc giảm thị phần do sự cạnh
tranh từ các doanh nghiệp cùng ngành của các nước thành viên TPP…
Kế toán quản trị với những vai trò tương ứng với bốn chức năng của nhà quản trị
đó là hoạch định, tổ chức – điều hành và ra quyết định, ngày càng thể hiện được tầm
quan trọng của nó trong sự phát triển của một doanh nghiệp. Từ thực trạng nền kinh
tế hội nhập, đặc biệt trong đó có TPP, thì yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp
thủy sản nước ta nói riêng đó là cần phải xác lập dự toán ngân sách, một nội dung
trong công tác kế toán quản trị. Vì dự toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch,
chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực
hiện có và còn là một công cụ để đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý thông
qua việc so sánh kết quả thực hiện với dự toán.Và mục tiêu quan trọng nhất của dự
toán ngân sách chính là đảm bảo cho định hướng và kiểm soát được nguồn tài
chính, dòng tiền trong việc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo mục tiêu
của doanh nghiệp.
Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo là một công ty có thị phần
xuất khẩu ở nhiều quốc gia, nằm trong top các công ty dẫn đầu về kim ngạch xuất
khẩu sản phẩm surimi của Việt Nam và đang mở rộng sản xuất và xuất khẩu sản
phẩm surimi mô phỏng được khách hàng ưa chuộng. Tuy nhiên, ở công ty hiện nay
chưa có một mô hình cụ thể cũng như quy trình rõ ràng về dự báo và cũng chỉ thực


2

hiện rời rạc một số báo cáo có sự pha trộn giữa dự toán, kế hoạch và thực tế như kế
hoạch sản xuất – kinh doanh, kế hoạch thu chi.

Từ thực trạng nền kinh tế đặt ra yêu cầu nâng cao năng lực quản trị và kiểm soát
tài chính của nhiều doanh nghiệp và vai trò của dự toán ngân sách cũng như tình
hình dự toán ngân sách tại công ty trên thì tác giả đã chọn đề tài “Xây dựng dự toán
ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo” cho luận văn
thạc sỹ kinh tế.
2. Tổng quan các công trình nghiên cứu
Một số công trình nghiên cứu về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở nước
ngoài như:
 Nghiên cứu “Are budget useful? A survey of Malaysian companies” của
Ahmad et al. (2003).
Nghiên cứu được thực hiện với các công ty ở Malaysia. Kết quả của nghiên cứu
chỉ ra là các công ty ở Malaysia vẫn thực hiện dự toán ngân sách, và dự toán ngân
sách được mở rộng phạm vi đó là trở thành một phần quan trọng trong hoạch định
và kiểm soát của công ty. Nghiên cứu cũng chỉ ra một số lý thuyết và thực hành về
kế toán.
 Nghiên cứu “Managerial Accounting” của Garrison et al. (2012).
Nghiên cứu này đã trình bày các nội dung của kế toán quản trị, trong đó có phần
dự toán ngân sách; cụ thể là khái niệm, ý nghĩa, hệ thống báo cáo dự toán ngân
sách…
 Nghiên cứu “ ifficulties of the u dgeting Process and Factors Leading
to the eci sion to Implement this Management Tool” của Lidia (2014).
Nội dung của nghiên cứu là những trở ngại trong quá trình thiết lập dự toán ngân
sách và các yếu tố tác động đến việc ra quyết định thực thi biện pháp quản lý. Kết
quả của nghiên cứu đã chỉ ra rằng dự toán ngân sách là công cụ hữu dụng và có
nhiều lợi thế, được sử dụng trong nền kinh tế.
Một số công trình nghiên cứu về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở Việt Nam
như:


3

 Luận văn thạc sỹ “ ự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam –
Ngành Foods thực trạng và giải pháp hoàn thiện” của Nguyễn Thị Minh
ức (2010).
Nghiên cứu đã trình bày thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt
Na – Ngành Foods. Kết quả là công ty có lập dự toán ngân sách, tuy nhiên công tác
dự toán ngân sách tại công ty còn tồn tại nhiều khuyết điểm. Cụ thể đó mô hình dự
toán mặc dù là mô hình thông tin phản hồi nhưng lại mang nặng tính áp đặt từ trên
xuống và không phản ánh được tình hình thực tế tại công ty; nhiều dự toán quan
trọng chưa được lập như: dự toán phải thu, dự toán tiền,… Từ thực trạng này mà tác
giả đã đưa ra giải pháp đó là xây dựng dự toán ngân sách theo mô hình thông tin từ
dưới lên; lập đầy đủ báo cáo dự toán ngân sách theo trình tự bắt đầu từ dự toán tiêu
thụ và kết thúc là các dự toán báo cáo tài chính.
 Luận văn thạc sỹ “Xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân
sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp iê n Hòa 2”
của Nguyễn Thúy Hằng (2012).
Với việc khảo sát thực trạng dự toán ngân sách của 102 doanh nghiệp trong Khu
công nghiệp Biên Hòa 2 thì có 17 doanh nghiệp không lập dự toán, trong đó 16
doanh nghiệp là doanh nghiệp sản xuất. Các mặt hạn chế của công tác lập dự toán
ngân sách được tác giả chỉ ra như hầu hết các doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên
trách về công tác lập dự toán; quy trình dự toán chưa xây dựng các bước thực hiện
cụ thể, chi tiết; hệ thống báo cáo dự toán chưa đầy đủ, các báo cáo dự toán quan
trọng như dự toán thu tiền, dự toán chi tiền,… Từ thực trạng trên, tác giả đã đã đưa
ra các giải pháp xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại
hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2.
 Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần
gốm Việt Thành” của Phạm Thị Phƣơng Anh (2014).
Tác giả đã phân tích thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt
Thành; kết quả cho thấy công ty có lập dự toán ngân sách nhưng chưa có sự tham
gia, phối hợp của các phòng ban, xí nghiệp và chưa có sự thống nhất trong các biểu

4

mẫu dự toán ngân sách…Từ đó, tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện dự toán ngân
sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành. Một số giải pháp như công ty nên áp
dụng mô hình dự toán ngân sách từ dưới lên để kết hợp sự tham gia của các phòng
ban, xí nghiệp; thống nhất các mẫu biểu về dự toán ngân sách…
Tác giả đã kế thừa được ở các nghiên cứu trên với những nội dung sau:
 Từ nghiên cứu của Ahmad et al. (2003) và Lidia (2014): Đó là ý nghĩa của
dự toán ngân sách và vai trò của nó trong các doanh nghiệp, mặc dù có nhiều
trở ngại trong quá trình thiết lập nhưng nó vẫn là công cụ đắc lực cho nhà
quản trị.
 Từ nghiên cứu của Garrison et al. (2012): Đó là các khái niệm, ý nghĩa, hệ
thống báo cáo dự toán ngân sách… để phục vụ cho phần khái quát cơ sở lý
luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp.
 Từ nghiên cứu của Nguyễn Thị Minh Đức (2010), Nguyễn Thúy Hằng
(2012) và Phạm Thị Phương Anh (2014): Đó là thực trạng nhiều doanh
nghiệp không lập dự toán ngân sách mà chỉ lập các kế hoạch; nhiều doanh
nghiệp có lập dự toán ngân sách nhưng công tác dự toán ngân sách còn tồn
tại nhiều khuyết điểm; các báo cáo dự toán ngân sách lập không đầy đủ;…
nên cần có giải pháp xây dựng hoặc hoàn thiện dự toán ngân sách.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Từ những phần tác giả kế thừa từ các công trình nghiên cứu trong nước và ngoài
nước thì tác giả sẽ tiến hành thực hiện nghiên cứu này với các mục tiêu sau đây:
Một là hệ thống lý luận về dự toán ngân sách.
Hai là phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý
sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo.
Ba là đề ra những giải pháp xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy
sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo.

4. Câu hỏi nghiên cứu
Luận văn trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:


5

Thứ nhất, nền tảng lý luận cơ bản cho việc tiếp cận, xây dựng dự toán ngân sách
tại một tổ chức kinh doanh?
Thứ hai, Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo có lập dự toán
ngân sách hay chưa, nếu có, tình hình và nội dung dự toán ngân sách tại công ty
được thể hiện như thế nào?
Thứ ba, nếu Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo chưa lập dự
toán ngân sách thì có cần phải xây dựng dự toán ngân sách hay không và xây dựng
với mục tiêu, nội dung như thế nào?
5.

ối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là dự toán ngân sách của công ty Cổ phần thủy sản và xuất

nhập khẩu Côn Đảo.
6. Phạm vi nghiên cứu
Về không gian thì phạm vi nghiên cứu là Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập
khẩu Côn Đảo.
Về thời gian thì phạm vi nghiên cứu là năm 2015 và 2016.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu là phương pháp định tính. Cụ thể như sau:
Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu, phân tích, tổng hợp các tài liệu
để hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở chương 1.
Luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát và nghiên cứu tại bàn để thu
thập dữ liệu về thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy

sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo.
Luận văn sử dụng phương pháp suy luận, phân tích để đưa ra các giải pháp để
xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn
Đảo.
8. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp


6

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh
doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo
Chương 3: Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất
nhập khẩu Côn Đảo.


7

CHƢƠNG 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ Ự TO N NGÂN S H
OANH NGHIỆP

TRONG

1.1. Khái niệm dự toán ngân sách
Theo Vanderbeck (2010) thì dự toán ngân sách trong kinh doanh là phương pháp
chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu ngắn hạn
cũng như dài hạn. Nếu những nguyên tắc của dự toán ngân sách được thực hiện một
cách hợp lý, các công ty có thể yên tâm rằng sẽ sử dụng hiệu quả tất cả nguồn lực
của mình và đạt được những kết quả thuận lợi nhất trong thời gian dài.

Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự toán là tính toán, dự kiến một cách chi tiết, tỉ mỉ
về nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện những hoạt
động sản xuất kinh doanh nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định và được
thể hiện dưới hình thức hệ thống các chỉ tiêu lượng, giá. Dự toán ngân sách là một
phần của dự toán với mục đích hướng đến thể hiện rõ ràng, chi tiết nguồn tài chính,
nguồn tiến.
Theo Lebas (2015) thì dự toán ngân sách là những kế hoạch chi tiết. Dự toán
ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử dụng các nguồn lực để đưa tổ chức
thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra.
Vậy dự toán ngân sách là việc tính toán các mục tiêu cụ thể, các nguồn lực tài
chính cụ thể của doanh nghiệp và được thể hiện ra một hệ thống các chỉ tiêu, bảng
biểu. Dự toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài
chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu tài chính trong hoạt động sàn xuất
kinh doanh.
1.2. Ý nghĩa dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách có ý nghĩa trong việc thực hiện 4 chức năng của nhà quản trị,
đó là hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Nội dung cụ thể
như sau:
 Hoạch định
Theo Lê Thế Giới & cộng sự (2007) thì hoạch định là tiến trình trong đó nhà
quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần


8

thiết nhằm đạt được mục tiêu. Đây là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị và là
nền tảng của hoạt động quản trị. Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng
cho việc thực thi các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Dự toán ngân sách có vai trò trong việc thực hiện chức năng hoạch định của nhà
quản trị. Mục tiêu và chiến lược được đề ra trước và dự toán được lập nhằm hướng

đến mục tiêu này. Dự toán được lập dựa trên kế hoạch, là sự chi tiết hóa kế hoạch,
thể hiện thành những con số trên các bảng biểu. Những dự toán sẽ cho nhà quản trị
thấy được một bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính, hoạt động của doanh
nghiệp. Ngoài ra, là sự phân tích về tình hình thị trường, các đối thủ cạnh tranh, nhu
cầu khách hàng và nhiều yếu tố khác. Do đó, những điều này sẽ giúp nhà quản trị
tính toán được những mục tiêu cụ thể, các nguồn lực cụ thể để thực hiện những kế
hoạch chiến lược của doanh nghiệp.
 Tổ chức - điều hành
Tổ chức - điều hành là chức năng thể hiện sự liên kết giữa con người với con
người trong tổ chức, giữa con người với các nguồn lực để nhằm đạt được hiệu quả
hoạt động cao.
Dự toán ngân sách gắn liền với việc xác định trách nhiệm, đánh giá năng lực
từng người trong tổ chức để có thể tổ chức nhân sự tốt và tổ chức việc phân bổ các
nguồn lực để thực hiện những mục tiêu đề ra. Dự toán ngân sách giúp thông tin, chỉ
đạo các bộ phận trong tổ chức hiểu được kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Do đó,
dự toán ngân sách tạo ra sự phối hợp giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Chẳng
hạn, nếu bộ phận tiêu thụ không phối hợp với bộ phận sản xuất thì sẽ dẫn đến việc
thiếu nguồn hàng cung cấp hay sản xuất dư thừa dẫn đến hàng tồn kho cao.
Thông qua dự toán ngân sách, các nhà quản trị thực hiện đôn đốc, giám sát việc
thực hiện mục tiêu của các thành viên trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực
hiện tốt các mục tiêu đề ra.
 Kiểm soát
Kiểm soát là chức năng thể hiện sự giám sát kết quả thực hiện được, kịp thời phát
hiện những sai sót để điều chỉnh.


9

Vai trò của dự toán ngân sách trong việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà
quản trị đó là so sánh giữa kết quả thực tế và dự toán ngân sách, cũng như đánh giá

việc thực hiện dự toán ngân sách đó. Bằng việc so sánh kết quả đạt được với dự
toán đề ra để thấy được sự chênh lệch. Nhà quản trị nhìn vào sự chênh lệch đó để
tìm ra nguyên nhân. Và khi tìm được nguyên nhân thì nhà quản trị sẽ biết được ai là
người chịu trách nhiệm cho việc đó để tìm ra hướng xử lý để kiểm soát điều này.
 Ra quyết định
Theo Huỳnh Lợi (2012) thì ra quyết định là chức năng lựa chọn hợp lý và tối ưu
các phương án và các giải pháp. Chức năng ra quyết định có sự gắn kết chặt chẽ với
3 chức năng trên.
Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải đối mặt với nhiều quyết định có sự
ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình. Dự toán ngân sách được xác định dựa trên
kế hoạch. Do đó, nhà quản trị sẽ ra quyết định phân bổ nguồn lực hiện có của doanh
nghiệp mình đến các bộ phận như thế nào. Chẳng hạn, nhà quản trị sẽ phân bổ
nguồn tiền cho việc chi mua sắm máy móc thiết bị, chi trả lương…
Trong bốn nội dung trên thì có mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát. Hoạch
định xác định những hành động cần làm để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Kiểm soát liên quan đến việc xem lại những gì đã xảy ra và so sánh nó với dự toán
ngân sách để kịp thời phát hiện những sai sót và có hướng giải quyết. Mối quan hệ
này được thể hiện ở hình 1.1.


10

Xác định định hướng của tổ chức và
các mục tiêu ngắn hạn
Xây dựng chiến lược dài hạn và các kế
hoạch ngắn hạn

Hoạch định

Xây dựng dự toán ngân sách chính

Đo lường và đánh giá hiệu quả so với
dự toán
Kiểm soát
Đánh giá lại định hướng, các mục tiêu,
chiến lược và các kế hoạch
Hình 1.1. Hoạch định, kiểm soát và mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát
Nguồn: Atkinson et al. (2012)
1.3. Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách
1.3.1. Mô hình dự toán ngân sách
1.3.1.1. Mô hình thông tin từ dƣới lên
Dòng dữ liệu thông tin trong mô hình thông tin từ dưới lên là đi từ bộ phận có
mức độ trách nhiệm thấp hơn đến bộ phận có mức độ trách nhiệm cao hơn. Dự toán
xuất phát từ quản lý cấp cơ sở. Quản lý cấp cơ sở căn cứ vào điều kiện tại bộ phận
mình để lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian. Cấp trung
gian cũng lập các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình và tổng hợp các chỉ tiêu dự toán
mà cấp cơ sở gửi lên thì sẽ trình lên quản lý cấp cao nhất. Quản lý cấp cao nhất sẽ
tổng hợp, xem xét toàn diện tình hình của đơn vị và xét duyệt dự toán.
Ưu điểm của mô hình này đó là dự toán được lập ở các bộ phận cấp thấp, đây là
những thành viên am hiểu rõ hoạt động của doanh nghiệp ở mức độ cơ sở. Chẳng
hạn, để xác định được lượng sản phẩm cần sản xuất thì bộ phận phân xưởng hay


11

khu sản xuất sẽ nắm tình hình tốt hơn là ban giám đốc hay phòng kinh doanh. Do
đó, dự toán được lập sẽ sát với năng lực hoạt động của máy móc thiết bị hay nhân
công. Nếu có sự chênh lệch giữa thực hiện so với dự toán thì doanh nghiệp có thể
biết được nguyên nhân hay ai là người phải chịu trách nhiệm.
Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình này là các dự toán vì được các nhà quản trị
cấp thấp lập, do đó vì họ nắm rất rõ tình hình hoạt động nên khi họ đưa ra dự toán,

có thể tồn tại nguy cơ là họ cố tình đưa ra dự toán thấp hơn để dễ dàng thực hiện, vì
thế ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, một nhược điểm
của mô hình là sự kiểm tra, giám sát của các nhà quản trị cấp trên với cấp dưới
không được thực hiện kỹ lưỡng và chi tiết. Vì thông qua dự toán mà cấp dưới lập
gửi lên, nhà quản trị cấp cao chỉ xem xét rồi đưa ra kết luận cuối cùng.
Mô hình thông tin từ dưới lên thích hợp áp dụng cho nhũng doanh nghiệp có quy
mô lớn.
Quản lý cấp cao nhất

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp
cơ sở

Quản lý cấp
cơ sở

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp
cơ sở

: bước 1
: bước 2
Hình 1.2. Mô hình thông tin từ dưới lên
(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 138))
1.3.1.2. Mô hình thông tin từ trên xuống

Quản lý cấp
cơ sở

12

Đối với loại mô hình thông tin từ trên xuống thì dòng dữ liệu được xuất phát từ
cấp quản lý cao nhất. Các chỉ tiêu dự toán được quản lý cấp cao nhất đưa ra và
truyền xuống quản lý cấp trung gian, cấp trung gian truyền xuống cấp cơ sở.
Ưu điểm của mô hình thông tin từ trên xuống là nhanh, gọn và đi một lần từ cấp
cao xuống cấp thấp. Do vậy, mô hình này thích hợp áp dụng ở các doanh nghiệp có
quy mô nhỏ.
Mô hình này tồn tại nhược điểm đó là có sự rập khuôn, áp đặt do cấp quản trị cấp
cao không thể nắm rõ toàn bộ những vấn đề cụ thể, chi tiết phát sinh tại mỗi bộ
phận của doanh nghiệp mình. Mô hình này không khai thác hết được những tiềm
năng và sự sáng tạo của các nhà quản trị bộ phận. Và khi các nhà quản trị bộ phận
nhận được những kế hoạch đó thì họ bị bắt buộc phải thực hiện nên nhiều khi không
có được động lực để cố gắng phải thực hiện vì những chỉ tiêu đặt ra có thể không
phù hợp với thực tế đang diễn ra tại doanh nghiệp mình. Một nhược điểm nữa là
thiếu sự phản hồi từ phía các nhà quản trị cấp dưới khi thực hiện dự toán, do đó làm
giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý cấp cao nhất

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp
cơ sở

Quản lý cấp
cơ sở

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp
cơ sở

Quản lý cấp
cơ sở

Hình 1.3. Mô hình thông tin từ trên xuống
(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 136))
1.3.1.3. Mô hình thông tin có phản hồi
Mô hình này có sự kết hợp của mô hình thông tin từ trên xuống và mô hình thông
tin từ dưới lên. Đặc điểm của mô hình thông tin có phản hồi là các chỉ tiêu dự toán
được cấp quản lý cao nhất đưa xuống quản lý cấp trung và cấp cơ sở. Các nhà quản


13

trị này khi nhận được thông tin từ nhà quản trị cấp cao đưa xuống thì sẽ căn cứ vào
tình hình thực tế đang phát sinh tại doanh nghiệp để có sự phản hồi lại cho các chỉ
tiêu dự toán đó phù hợp. Và cuối cùng thì quản lý cấp cao sẽ tổng hợp và xem xét
toàn diện tình hình của doanh nghiệp để xét duyệt và đưa xuống quản lý cấp trung
gian, cấp trung gian đưa xuống cấp cơ sở. Và đây là dự toán hoàn chỉnh.
Ưu điểm của mô hình này là có sự phản hồi từ nhà quản trị cấp thấp đối với cấp
cao hơn sẽ đảm bảo cho việc thực hiện các kế hoạch tốt hơn. Mô hình thông tin có
phản hồi huy động sự tham gia và trí tuệ của các cấp quản lý vào quá trình dự toán.
Điều này sẽ giúp phối hợp tốt để dự toán có tính khả thi cao. Mô hình này sẽ kết
hợp các ưu điểm của 2 mô hình trên.
Tuy nhiên nhược điểm của mô hình này đó là vì xuất phát từ nhà quản trị cấp cao
và có sự phản hồi của các nhà quản trị cấp thấp, do đó tốn nhiều thời gian, chi phí
của doanh nghiệp. Ngoài ra, do mô hình cần nhiều thời gian cho việc soạn thảo, xét

duyệt… nên quá trình dự toán không được tổ chức tốt sẽ không hiệu quả.
Quản lý cấp cao nhất

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp
cơ sở

Quản lý cấp
cơ sở

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp cơ
sở

: bước 1
: bước 2
: bước 3
Hình 1.4. Mô hình thông tin có phản hồi
(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 136))

Quản lý
cấp cơ sở


14

1.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách
Quy trình lập dự toán ngân sách có 3 giai đoạn đó là: chuẩn bị dự toán ngân sách,

soạn thảo dự toán ngân sách và theo dõi dự toán ngân sách (Brooksoon (2000)).
1.3.2.1. Chuẩn bị dự toán ngân sách
Ở giai đoạn này thì doanh nghiệp cần phải làm rõ mục tiêu của mình; truyền
thông chi tiết về dự toán ngân sách và những hướng dẫn cho mọi người trách nhiệm
cho việc chuẩn bị dự toán ngân sách. Các kế hoạch dài hạn là điểm khởi đầu cho
việc chuẩn bị dự toán ngân sách thường niên. Trong điều kiện biến động của môi
trường kinh doanh như giá cả, tiền lương... thì điều cần thiết là các nhà quản trị
trong doanh nghiệp cần xây dựng những hướng dẫn chi tiết cho các bộ phận thực
hiện.
Trong giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách thì các doanh nghiệp cần chuẩn bị về
nhân sự, số liệu và biểu mẫu. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét các nguồn lực hiện
có để phục vụ cho việc thực hiện dự toán ngân sách. Các yếu tố cần đặc biệt xem
xét đó là tài chính, nhân lực… Đây là những thành phần quan trọng trong dự toán
ngân sách của doanh nghiệp. Chẳng hạn năng lực sản xuất hiện tại có đủ thực hiện
nhu cầu tiêu thụ hay không, hoặc nhân lực hiện tại có đủ đảm nhận các công việc
của quá trình dự toán ngân sách không…
1.3.2.2. Soạn thảo dự toán ngân sách
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin liên quan để soạn thảo
được các báo cáo dự toán ngân sách. Doanh nghiệp chuẩn bị dự toán tiêu thụ. Đây
là dự toán quan trọng nhất trong dự toán ngân sách hàng năm và cũng là dự toán
khó xây dựng nhất do tổng doanh thu phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, ngoài
ra còn có thể bị ảnh hưởng bởi nền kinh tế và các đối thủ cạnh tranh. Các dự toán
khác cũng được xây dựng như dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, dự toán chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản
xuất chung… Các dự toán này được xây dựng dựa trên số liệu quá khứ và một số
thông tin khác. Số liệu quá khứ có thể được sử dụng như điểm khởi đầu cho việc


15

xây dựng dự toán ngân sách, những thông tin trong quá khứ có thể cung cấp những
hướng phân tích cho tương lai.
1.3.2.3. Theo dõi dự toán ngân sách
Giai đoạn theo dõi dự toán thể hiện việc xem xét tình hình thực hiện dự toán
ngân sách để có biện pháp đôn đốc các bộ phận thực hiện dự toán ngân sách. Ngoài
ra, theo dõi dự toán ngân sách nhằm xem các dự toán được xây dựng có quá cao so
với thực tế để có biện pháp điều chỉnh lại. Trong quá trình hoạt động, kết quả thực
hiện sẽ có thể chênh lệch so với dự toán. Do đó, doanh nghiệp cần phải so sánh và
phân tích kết quả đạt được so với dự toán, để từ đó thấy được các mục không được
tiến hành theo đúng kế hoạch và tìm những lý do của sự chênh lệch đó. Từ đó,
doanh nghiệp đưa ra hướng giải quyết và rút kinh nghiệm cho những kỳ lập dự toán
sau này.


16

Chuẩn bị dự toán
ngân sách

Soạn thảo dự toán
ngân sách

Làm rõ mục tiêu của
tổ chức
của tổ chức

Thu thập các thông
tin: doanh thu/chi
tiêu; chuẩn bị dự

Theo dõi dự toán
ngân sách
Phân tích sự khác
biệt giữa thực hiện
thực tế và dự toán

toán ban đầu
Chuẩn hóa ngân sách
của tổ chức
Đánh giá hệ thống

Kiểm tra các số liệu
dự toán ngân sách
bằng cách đánh giá
và phân tích những
khoản tiền

Thiết lập dự toán
tiền để theo dõi
dòng tiền từ báo cáo
lãi lỗ và bảng cân
đối kế toán

Theo dõi sự khác
biệt và phân tích
các sai sót; kiểm
tra những phần
không được như
mong đợi

Dự đoán lại và sửa
lại; xem xét sử
dụng các loại dự
toán khác; rút kinh
nghiệm

Xem lại các thủ tục
dự toán và chuẩn bị
dự toán ngân sách
chính
Hình 1.5. Quy trình dự toán ngân sách trong doanh nghiệp
(Nguồn: Brooksoon (2000))
1.3.3. Nội dung và phƣơng pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách
1.3.3.1. Khái quát về hệ thống báo cáo dự toán ngân sách
Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách bao gồm các báo cáo: dự toán tiêu thụ, dự
toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp,