Báo cáo thực tập tại trung tâm thư viện đại học kinh tế quốc dân

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA: TIN HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỔNG HỢP

“ Đơn vị thực tập:
TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN – TRƯỜNG ĐẠI HỌC
KINH TẾ QUỐC DÂN”

Giảng viên hướng dẫn:

Ths. Nguyễn Văn Thư

Cán bộ hướng dẫn:

Giám đốc Ths Đào Thiện Quốc

Họ và tên:

Nguyễn Thùy Trang

Mã sinh viên:

CQ534157

Lớp:

Tin học kinh tế 53B

2

Hà Nội: 05/02/2015
MỤC LỤC


3

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
1. Lịch sử hình thành và phát triển:
Ngay từ khi thành lập trường 1956, Thư viện đã là một trong những đơn vị của
trường được thành lập đầu tiên. Liên tục, cùng sự phát triển của trường, năm 1986 Thư
viện đã được nâng tầm phát triển lên thành Trung tâm Thông tin - Thư viện. Hiện nay
Trung tâm có hàng trăm ngàn đầu sách cả Việt văn và ngoại văn, có hệ thống máy tính
dành cho quản lý, xử lý nghiệp vụ và tra cứu tìm tin. Trung tâm Thông tin - Thư viện
hiện đang áp dụng quản trị Thư viện bằng phần mềm tích hợp hiện đại, xử lý hoàn toàn
trên nền Web. Mục tiêu hướng tới của Trung tâm là đẩy mạnh xây dựng những cơ sở
dữ liệu số, tiến tới xây dựng Thư viện số nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của trường
là trường định hướng nghiên cứu, đồng thời cũng đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của
bạn đọc.


4

2. Cơ cấu tổ chức:

Giám đốc

Phòng hành chính

Phó giám đốc

Phòng nghiệp vụ xử lý thông tin

Phòng công nghệ thông tin

Phòng khai thác dịch vụ thông tin

2.1. Giám đốc:
−

Chức năng: Lãnh đạo trung tâm thực hiện nhiệm vụ chính trị của trung tâm mà

nhà trường giao phó.
− Nhiệm vụ:
• Phụ trách chung toàn bộ các hoạt động của Trung tâm;
• Phụ trách trực tiếp: Công tác nhân sự, Quan hệ hợp tác, Phòng công nghệ
•

thông tin, Phòng hành chính, Hoạch định chiến lược phát triển trung tâm.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu Trưởng phân công.

2.2. Phó Giám đốc:
−
−

Chức năng: Giúp việc cho Giám đốc thực hiện việc lãnh đạo đơn vị.

Nhiệm vụ:
• Phụ trách chung về chuyên môn nghiệp vụ.
• Phụ trách trực tiếp: Phòng xử lý thông tin dữ liệu, Công tác kỷ luật lao
động, Công tác phong trào, thi đua khen thưởng, Thực hiện các nhiệm vụ
khác do Giám đốc phân công.


5

2.3. Phòng hành chính:
−
−

Chức năng: Giúp Giám đốc quản lý các công việc hành chính trong trung tâm.
Nhiệm vụ:
• Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của trung tâm.
• Quản lý công tác văn thư.
• Quản lý công tác tài chính.
• Quản lý, tổ chức và khai thác các dịch vụ có thu.
• Quản lý người dùng tin.
• Quản lý công tác an ninh trật tự, an toàn cháy nổ.
• Quản lý, khai thác và tổ chức các sự kiện.
• Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công.

2.4. Phòng công nghệ thông tin:
−

Chức năng: Nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc Quản

trị thư viện hiện đại.

− Nhiệm vụ:
• Quản trị hệ thống mạng máy tính bao gồm: Hệ thống máy chủ ( Server),
Máy trạm ( Client), đảm bảo hệ thống chạy thông suốt.
• Quản trị an toàn Cơ sở dữ liệu đề mục ( Opac trên Libol 6.0) của trung
tâm.
• Quản trị, hướng dẫn, đào tạo cán bộ thư viện sử dụng phần mềm quản trị
•
•

thư viện( Libol 6.0)
Xây dựng và triển khai hệ thống tư liệu số.
Nghiên cứu, triển khai các phần mềm ứng dụng khác phục vụ cho việc

•
•

quản trị Thư viện.
Quản trịWebsite của trung tâm.
Thực hiện các công việc khác do Giám đốc trung tâm phân công.

2.5. Phòng nghiệp vụ xử lý thông tin:
−
−

Chức năng: khai thác, thu thập và xử lý mọi nguồn tài liệu.
Nhiệm vụ:
• Lên lập kê hoạch bổ sung nguồn tài liệu mới theo định kỳ ( sách, báo, tạp
chí)
• Tổ chức tiếp nhận, thu thập các nguồn tư liệu khác ( luận án, luận văn,
công trình nghiên cứu khoa học, các nguồn biếu tặng…)

6

•
•
•
•

Xử lý kỹ thuật, biên mục các nguồn tài liệu.
Phân chia bổ sung tài liệu về các kho phục vụ.
Xuất bản các danh mục giới thiệu ấn phẩm mới.
Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công.

2.6. Phòng khai thác dịch vụ thông tin:
−

Chức năng: Tổ chức phục vụ người dùng tin, nhằm khai thác tối đa nguồn lực

thông tin của Thư viện.
− Nhiệm vụ:
• Quản lý, tổ chức, sắp xếp các kho tài liệu ( Kho kín, kho mở, phòng báo,
tạp chí sinh viên, phòng đọc dành cho giáo viên, NCS, Phòng luận án,
•
•
•
•
•

luận văn, kho lưu…).

Quản lý, tổ chức, sắp xếp các phòng đọc.
Quản lý, tổ chức bộ máy tìm kiếm tài liệu.
Quản lý chính sách bạn đọc ( dịch vụ không thu phí).
Tổ chức các lớp hướng dẫn, đào tạo người dùng tin.
Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công.

3. Chức năng và nhiệm vụ:
−

Chức năng: Trung tâm Thông tin Thư viện là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp
nhân, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý hoạt động thư
viện của Trường, Trung tâm được thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm

−

theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng.
Nhiệm vụ:
Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động
dài hạn và ngắn hạn của Trung tâm Thông tin Thư viện; Tổ chức điều
phối toàn bộ hệ thống thông tin Thư viện trong nhà trường.
Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp
ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao
công nghệ của nhà trường; Thu nhận các công trình nghiên cứu khoa học,
luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khoá luận của giảng viên, cán bộ,


7

nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên, các giáo trình, tài liệu tham khảo,
các ấn phẩm biếu tặng và tài liệu trao đổi giữa các thư viện.

Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; Xây dựng hệ
thống tra cứu thích hợp; Thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông
tin tự động hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; Biên soạn, xuất bản các ấn
phẩm thông tin theo quy định của pháp luật.
Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu
quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ Thông tin Thư viện thông qua
các hình thức phục vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện phù hợp với
quy định của pháp luật và điều kiện cụ thể của nhà trường.
Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công
nghệ thông tin vào công tác thư viện.
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ của Trung tâm Thông tin Thư viện để
phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu qủa công tác
.
Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo
quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác
của Thư viện;
Tiến hành thanh lọc các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ văn
hoá, Thể thao và Du lịch.
4. Quản lý nguồn tài liệu truyền thống:
Nguồn tài liệu truyền thống của trung tâm thông tin thư viện hiện nay chủ yếu là
tài liệu giấy ( dưới dạng văn bản). Để đảm bảo quản lý tốt nguồn tài liệu truyền thống
dạng này, tài liệu khi được bổ sung về trung tâm thường được xử lý tập trung lại
phòng nghiệp vụ. Công cụ hỗ trợ cho việc xử lý tài liệu gồm phần mềm Libol 6.0, quy
tắc mô tả tài liệu theo chuẩn quốc tế ISBD, phân hệ biên mục MARC 21, khung phân
loại gồm 19 lớp dành cho các thư viện kho học tổng hợp do Thư viện quốc gia Việt
Nam biên soạn.


8

Quy trình xử lý tài liệu được thực hiện thông qua các khâu : Phân khổ tài liệu,
đóng dấu, đăng ký cá biệt, vào sổ, phân kho, dán nhãn, sau đó xử lỹ hình thức và xử lý
nội dung của tài liệu. Việc xử lý tài liệu dựa trên quá trình biên mục sơ lược một số
thông tin liên quan đến tài liệu trong phân hệ bổ sung và quá trình biên mục chi tiết
trong phân hệ biên mục sau đó nhập vào cơ sở dữ liệu và tiến hành in phích tự động
( hiện tại ở trung tâm hệ thống mục lục truyền thống vẫn được xây dựng và sử dụng
song song cùng với hệ thống mục lục máy). Tài liệu xử lý xong sẽ được phân về các
kho, phòng thuộc hệ thống phục vụ. Công tác xử lý tài liệu tốt sẽ tạo điều kiện thuận
lợi cho việc khai thác sử dụng nguồn lực thông tin sau này của bạn đọc. Hiện tại Trung
tâm thư viện quản lý tài liệu thông qua hệ thống các kho và phòng phục vụ như sau:
4.1. Phòng đọc tự chọn sách Tiếng Việt ( dành cho sinh viên):
Tài liệu trong kho được sắp xếp theo từng chuyên ngành. Cụ thể tài liệu thường
được phân theo các chuyên ngành như: Kinh tế chung, Khoa học kinh tế, quản lý kinh
tế, kế toán, kiểm toán, tài chính – ngân hàng, Chứng khoán, Đầu tư… để hỗ trợ bạn
đọc trong quá trình tìm tin, tài liệu thuộc mỗi chuyên ngành thường được đánh số thứ
tự ( theo trình tự thời gian nhập kho) và dán nhã màu, mỗi màu tương ứng với một
chuyên ngành cụ thể, trên cơ sở đó bạn đọc chỉ cần đến khu vực chuyên ngành mà họ
đang nghiên cứu là có thể định hướng và tìm được ngay tài liệu cần thiết đối với họ.
4.2. Phòng đọc tự chọn cho Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học:
Cách sắp xếp quản lý tài liệu ở phòng đọc này tương tự như phòng đọc tự chọn
sách tiếng Việt dành cho sinh viên. Tuy nhiên, do số lượng có hạn, đọc ít hơn nhiều so
với phòng đọc sinh viên nên số lượng bản cho mỗi đầu sách ở phòng đọc này cũng sẽ ít
hơn, cụ thể hơn mỗi đầu sách ở đây chỉ từ 1-2 bản, trong khi đó ở phòng đọc sinh viên
số bản của mỗi đầu sách là 5 -10 bản.


9

4.3. Phòng mượn sách Tiếng Việt:

Cơ chế hoạt động tương tự như hay phòng trên, song toàn bộ giáo trình, sách
tham khảo tiếng việt đều được tập trung tại kho mượn sách tiếng việt, ở đây tài liệu
được phân theo khổ( theo quy định của Trung tâm: Khổ lớn – Ký hiệu là V1, Khổ vừa
– Ký hiệu là Vb, Khổ nhỏ - Ký hiệu là Vc), tài liệu thuộc mỗi khổ sẽ được sắp xếp theo
số đăng ký cá biệt. Việc sắp xếp như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản
lý kiểm soát tài liệu, tránh tình trạng thất thoát tài liệu và khi cần có thể kiểm kê tài liệu
một cách dễ dàng.
4.4. Phòng đọc báo và tạp chí:
Tại đây các loại báo được trưng bày theo thứ tự chữ cái tên báo và được phục vụ
trong vòng 1 tháng, còn các loại tạp chí được sắp xếp theo chuyên ngành và được lưu
phục vụ trong khoảng thời gian một năm, sau đó những tạp chí kinh tế quan trọng sẽ
được đóng bìa theo từng quý hoặc từng năm và chuyển sang kho báo, tạp chí cũ để có
thẻ tiếp tục phục vụ khi bạn đọc có nhu cầu.
4.5. Phòng đọc tự chọn Luận án và luận văn:
Tài liệu được tổ chức, sắp xếp theo khoa ( Chuyên ngành), trong mỗi khoa lại
phân ra theo từng khóa học có kèm theo số đăng ký cá biệt cho mỗi tài liệu nhằm hỗ
trợ bạn đọc tìm kiếm tài liệu một cách thuận tiện dễ dàng.
4.6. Phòng đọc tự chọn sách ngoại văn:
Tài liệu được phân loại theo ngôn ngữ và trong mỗi ngôn ngữ được xếp theo
chuyên ngành, trong mỗi chuyên ngành tài liệu được sắp xếp tương tự như ở phòng tự
chọn sách Tiếng Việt ( dán nhãn màu cho mỗi chuyên ngành và đánh số thứ tự cho mỗi
tài liệu)


10

5. Quản lý tài liệu điện tử:
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu được tiến hành thường xuyên ngay khi tài liệu được
bổ sung. Các CSDL của trung tâm như CSDL sách, CSDL bài trích,… mới ở dạng mục
nhưng đã giúp bạn đọc có thể truy cập vào CSDL trên máy tính tại trung tâm hoặc

thông qua mạng Internet của trường để tìm kiếm tập tin qua các điểm truy cập mà cán
bộ thư viện đã tạo ra trong quá trình xử lý tài liệu. Việc tìm kiếm thông tin trên CSDL
nhanh chóng linh hoạt không giới hạn số người truy cập vào một CSDL trong cùng
một thời điểm, cho bạn đọc có thể cùng một lúc truy cập tới nhiều vấn đề mà họ quan
tâ,. Chất lượng thông tin thể hiện ở tính đầy đủ, chính xác của mỗi biểu ghi.
6. Các hoạt động sử dụng cơ sở dữ liệu sách tại trung tâm thư viện
6.1. Khai thác nguồn lực thông tin qua các tài liệu truyền thống:
Trước sự gia tăng không ngừng của tài liệu khiến Nguồn lực thông tin này của
thư viện ngày càng trở nên phong phú, việc tìm kiếm thông tin vì thế cũng trở nên khó
khan hơn, nếu không có sự hướng dẫn của cán bộ thư viện , bạn đọc sẽ rấ khó có thể
xác định được đâu là nguồn tin sát với nội dung nghiên cứu của mình. Bạn đọc được
tiếp xúc trực tiếp với tài liệu có trong kho, có thể tự tìm tài liệu mình cần theo từng
chuyên ngành, từng lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, một yêu cầu nghiêm ngặt được đặt ra
với bạn đọc tại các phòng đọc tự chọn là họ chỉ được phép nghiên cứu tại chỗ, nếu có
nhu cầu photo tài liệu bạn đọc phải đăng ký trực tiếp với thủ thư, dịch vụ photo tài liệu
do Trung tâm đảm nhận toàn bộ, bạn đọc không được phép mang tài liệu ra ngoài
phòng đọc.
Tra cứu truyền thống: theo phương pháp truyền thống là tra cứu trên các mục
lục ( tủ phích – Catalog), các thư mục chuyên đề, thông báo sách mới do Trung tâm
soạn thảo ở dạng in trên giấy.


11

−

Tủ mục lục chữ cái: Hiện tại, ở trung tâm thư viện mục lạc chữ cái là phương
tiện truyền thống được bạn đọc sử dụng nhiều nhất. Mục lục được xây dựng dữ
theo ngôn ngữ của tài liệu; nếu tài liệu là Tiếng việt thì xây dựng theo bảng chữ
cái tiếng Việt, còn đối với tài liệu tiếng Anh, Pháp được xây dựng theo bảng chữ

cái Latinh. Ở trung tâm thực hiện mục lục chữ cái theo tên sách, và mục lục chữ
cái theo tên tác giả. Khi tìm kiếm thông tin Người dùng tin cần phải năm được

tên tác giả hoặc là tên sách.\
− Tủ phụ lục phân loại: hệ thống mục lục phân loại thường phản ánh được tài liệu
trong kho sách thư viện theo một trật tự Logic của từng ngành khoa học. Tuy
nhiên do đặc thù của Thư viện trường ĐH Kinh tế Quốc dân, nên tủ phụ lục
mang tính đặc trưng của trường, hay cụ thể ở đay là được sắp xếp theo các môn
học, chuyên ngành đào tạo của trường. Tra cứu theo phụ lục phân loại mang lại
rất nhiều lợi ích cho bạn đọc, giúp bạn đọc có thể tự tìm tòi và tiếp cận nhanh
chóng với tài liệu học cần theo từng chuyên ngành cụ thể. Bên cạnh đó là hệ
thống mục lục này còn giúp cán bộ thư viện nắm được thực trạng tư liệu của
mình, biết được tài liệu thuộc chuyên ngành nào hoặc chủ đề nào thường xuyên
được bạn đọc quan tâm… qua đó bổ sung kịp thời, hợp lý nhằm phục vụ ngày
−

một tốt hơn nhu cầu học tập nghiên cứu của bạn đọc.
Thông báo sách mới: khi bổ sung sách mới về thư viện, trung tâm phân loại sách
theo chuyên ngành, tóm tắt nội dung sau đó in thành tập để giới thiệu đến bạn
đọc. Thông báo sách mới giúp bạn đọc nắm được những sách mới, vừa mới
được bổ sung và trung tâm. Qua nội dung tóm tắt, của từng cuốn sách bạn đọc
có thể lựa chọn những cuốn thuộc chuyên ngành mình quan tâm một cách nhanh

chóng dễ dàng.
− Thư mục chuyên đề: Được biên soạn từ các bài báo, tạp chí viết về một chuyên
đề nào đó. Thư mục chuyên đề giúp bạn đọc tiết kiệm được rất nhiều thời gian
khi tìm kiếm những bài báo tạp chí viết về một vấn đề hoặc một lĩnh vực cụ thể
nào đó.

12

Tra cứu theo phương pháp hiện đại: Thực chất đây là quá trình tìm kiếm tin
trong thư viện trên mạng máy tính ĐH Kinh tế quốc dân thông qua CSDL thu mục
máy. Được xử lý trên phần mềm Libol 6.0. Người dùng tin có thể sử dụng hệ thống
mục lục máy để tra cứu tìm tài liệu mà cán bộ biên mục đã tạo ra trong quá trình xử lý
tài liệu.
6.2. Khai thác các thông tin qua tài liệu điện tử:
Hiện tại trung tâm đã xây dựng được các CSDL như: CSDL sách, CSDL Bài
trích báo, tạp chí, CSDL Luận văn, luận án. Các CSDL này chính là tập hợp các dữ liệu
về đối tượng cần quản lý và được lưu trữ trên các vật mang tin là máy tính điện tử,
đồng thời quản lý chung theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc xử lý dữ liệu
và tìm kiếm nhanh chóng thông tin.
Hiện nay trung tâm đang xây dựng CSDL trên cơ sở phần mềm Libol 6.0. Các
CSDL do trung tâm xây dựng là CSDL thư mục ( chưa có dạng toàn văn). Những
CSDl này chủ yếu cung cấp cho bạn đọc những thông tin về bản thân tài liệu như tên
tác giả, Năm xuất bản, nhà xuất bản, phân loại, từ khó, chủ đề,… nói cách khác, các
CSDL do trung tâm xây dụng chủ yếu phục bị cho bạn đọc trong quá trình tra cứu
( dạng mục lục chỉ chỗ). Tra cứu trên CSDL thư mục có ưu điểm rất lớn rất nhanh
chóng, tiết kiệm thời gian, tuy nhiên hạn chế là CSDL thư mục chỉ cung cấp thông tin
cấp 2 không phải tài liệu gốc, sau khi tra cứu bạn đọc vẫn phải qua các phòng phục vụ
của thư viện.
6.3. Hoạt động quản lý sách:
6.3.1. Menu đơn đặt:
Trước khi bổ sung ấn phẩm, đối với cán bộ công nhân viên của thư viện thì đây
là hoạt động lập những đơn hàng trên danh sách các ấn phẩm cần mua, lựa chon nhà
cung cấp và duyệt những yêu cầu bổ sung.


13

6.3.2. Menu bổ sung:
Trong quá trình khai thác và lưu trữ các ấn phẩm của thư viện, nếu vì một lý do
nào đó ấn phẩn bị thất thoát hoặc được truy cập thêm vào thư viện thì ấn pharm đó cần
nhập lại các thông tin về sự thay đổi ấn phẩm. Với chức năng này, người dùng thực
hiện được điều đó một cách dễ dạng.
6.3.3. Kiểm kê:
Chức năng này hỗ trợ cho thư viện trong công tác kiểm kê một cách nhanh
chóng hiệu quả chính xác
6.3.4. Thống kê:
Chức năng này giúp cho người dùng có cái nhìn tổng quát về cả quá trinh bổ
sung. Dưa vào đó để lên những kế hoạch hoạt động bổ sung cho hợp lý, phục vụ công
tác phục bị bạn đọc đạt hiệu quả cao.


14

PHẦN II: NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

-

-

Tên đề tài: “Phát triển Hệ thống thông tin quản lý Thư viện – Phân hệ quản lý
sách theo phương pháp mã vạch”.
Đơn vị thực tập: Trung tâm Thông tin - Thư viện
Tên tiếng anh: Library and Information Centre (LIC)
Website:

Email:

Tel:
04.36280280/5353-5361-5363
Ngôn ngữ lập trình được sử dụng: Visual basic 6.0, C#, Access, …

1. Tính cấp thiết của đề tài:
Như chúng ta đã biết, trong thời đại ngày nay thông tin và tri thức đã thực sự trở
thành sức mạnh của nhân loại, là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia, nó chi
phối sự phát triển của toàn xã hội và trên thực tế, lượng thông tin khoa học ngày nay
gia tang một cách mạnh mẽ. Trước tình hình đó, việc “ Làm thực sự thế nào để đảm
bảo thông tin trên cơ sở đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của người dung tin” thực sự
trở thành một trong những nhiệm vụ cấp thiết, hàng đàu đối với mỗi cơ quan thông tin
– thư viện.
Có thể nói TTTT-TVDHKTQDHN giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong sự
nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập của cán bộ, giáo viên và sinh viên.
Trong thời gian qua, Trung tâm được Nhà nước, Bộ Giáo dục và đào tạo, Nhà trường
danh cho dự án giáo dục đại học mức A để nâng cấp lên bộ mặt Trung tâm có sự thay
đổi đáng kể, nhằm vươn tới mô hình thư viện hiện đại hóa phục vụ ngày càng tốt hơn
cho sự nghiệp đào tạo cũng như nghiên cứu khoa học của trường.


15

Để đáp ứng những nhiệm vụ mới đề ra, nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động
thông tin và phục vụ thông tin, TTTT-TCDHKTQD cần đặc biệt quan tâm tới công tác
phát triển nguồn lực thông tin. Vậy làm thế nào tổ chức khai thác phát triển nguồn lực
thông tin. Vậy làm thế nào tổ chức khai thác, phát triển nguồn lực thông tin hiện có và
sử dụng được nguồn từ bên ngoài sao cho đáp ứng được nhu cầu thông tin của người
dung tin một cách hiệu quả nhất – đây thực sự là một đòi hỏi thách thức lới đối với
TTTT-TVDHKTQDHN nói chung và các cán bộ thông tin – Thư viện nói riêng. Trong

những năm gần đây công tác phát triển nguồn lực thông tin ở Trung tâm chưa thực sự
theo kịp so với tốc độ gia tăng của nhu cầu của người dùng tin , nhiều mảng tài liệu
chưa được tổ chức khai tác một cách hợp lý… Để phục vụ có hiệu quả đáp ứng ngày
càng tốt hơn công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường. TTTTTVDHKTQDHN rất cần phải có những giải pháp cụ thể để tăng cường và nâng cao
chất lượng nguồn lực thông tin. Để có thể phát triển một hệ thống thư viện hấp dẫn
điều kiện cần và đủ là có một hệ thống quản lý sách một cách hiệu quả, đối với cán bộ
công nhân viên trong thư viện và bạn đọc.
Xuất phát từ tình thình trên, tôi chọn đề tài “Phát triển Hệ thống thông tin quản
lý Thư viện – Phân hệ quản lý sách theo phương pháp mã vạch”.làm đề tài nghiên cứu
với mong muốn vận dụng những kiến thức và kỹ năng tiếp thu được từ khoa học và
nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phát triển nguồn lực
thông tin của TTTT-TVDHKTQDHN.

2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-

Đối tượng nghiên cứu: “Phát triển Hệ thống thông tin quản lý Thư viện –

-

Phân hệ quản lý sách theo phương pháp mã vạch”.
Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý sách tại Trung tâm thông tin – Thư viện
Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội theo phương pháp mã vạch.


16

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:
−

Mục đích: Phát triển hệ thống thông tin quản lý Thư viện – phân hệ quản lý bạn
đọc theo phương pháp mã vạch. Xác định phương hướng từ đó đưa ra những
giải pháp nhằm khắc phục sự thiếu hụt hạn chế của nguồn lực thông tin khoa

học của Trung tâm
− Nhiệm vụ:
• Nghiên cứu đối tượng người dùng và nhu cầu tìm kiếm tin tức tại Trung
tâm của
• Khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin
ở Trung tâm thư viện
• Khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin
•

đối với công tác Quản lý sách ở Trung tâm thư viện.
Kiến nghị và giải pháp thích hợp nhằm tăng cường và nâng cao chất
lượng nguồn lực thông tin ở TTTT-TVDHKTQDHN.

4. Phương pháp thu thập dữ liệu:
-

Phương pháp phân tích - tổng hợp.
Phương pháp thống kê.
Phương pháp so sánh.
Phương pháp phỏng vấn.
Phương pháp đọc tài liệu.

5. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp được nhóm sử dụng: “ Phương pháp phát triển vòng đời”, được
chia làm 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm một dãy các công đoạn liệt kê.

17

Phân tích chi tiế

Thiếthệ
kếthống
vật lý ngoài
hiện
kỹ
thuật
Cài đặt, bảo trì và Thực
khai thác

Th


18

6. Phương pháp quản lý bằng mã vạch:
Đối với các thư viện ở nước ta, việc áp dụng mã vạch trong lưu thông tài liệu
đang được áp dụng một cách rộng rãi nhất trong các ứng dụng của mã vạch. Đầu tiên
phải kể đến đó là Cục Thông tin Khoa học công nghệ Quốc gia là đơn vị đi đầu trong
việc sử dụng mã vạch, kế đến là các thư viện thuộc các trường đại học Khoa học Tự
nhiên, Đại học Sư phạm Kỹ thuật, Đại học Nông lâm, Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại
học Quốc gia Hà Nội, Đại học Giao thông Vận tải....Các thư viện đã sử dụng các hệ
thống để lưu trữ và truy nhập thông tin về bạn đọc và tài liệu có liên quan đến việc cho
mượn / trả tài liệu. Phần mềm của hệ thống này sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã
vạch in trên các nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông và thẻ đọc của người
mượn.

Trước hết chúng ta phải có một tệp dữ liệu gồm các biểu chứa đựng các thông
tin về bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề
nghiệp... Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng thời được
mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc. Một cơ sở dữ liệu thứ hai chứa
đựng các thông tin về sách như là tên sách, tác giả, mã số của sách (ký hiệu sách), nhà
xuất bản, năm xuất bản... cũng được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo
như trong cơ sở dữ liệu. Nói một cách khác, khi bạn đọc mượn sách, họ xuất trình thẻ,
nhân viên thư viện đưa vào chế độ cho mượn rồi dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch
của thẻ bạn đọc, sau đó quét lên mã vạch của tài liệu mà bạn đọc muốn mượn. Máy
tính sẽ lưu toàn bộ thông tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký
hiệu cuốn sách, thời gian mượn... Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện sẽ đưa vào chế
độ sách trả rồi dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc, sau đó
quét lên mã vạch của sách mà bạn đọc muốn trả . Máy tính sẽ tự động đánh dấu số sách
bạn đọc đã trả, thời gian trả sách... Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình trạng


19

chưa có người mượn. Nhân viên thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn
đọc như là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn
là bao nhiêu ngàyTrước hết chúng ta phải có một tệp dữ liệu gồm các biểu chứa đựng
các thông tin về bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công
tác, nghề nghiệp... Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng
thời được mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc. Một cơ sở dữ liệu thứ hai
chứa đựng các thông tin về sách như là tên sách, tác giả, mã số của sách (ký hiệu sách),
nhà xuất bản, năm xuất bản... cũng được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách
theo như trong cơ sở dữ liệu. Nói một cách khác, khi bạn đọc mượn sách, họ xuất trình
thẻ, nhân viên thư viện đưa vào chế độ cho mượn rồi dùng đầu đọc quét lên nhãn mã
vạch của thẻ bạn đọc, sau đó quét lên mã vạch của tài liệu mà bạn đọc muốn mượn.
Máy tính sẽ lưu toàn bộ thông tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên

sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn... Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện sẽ đưa
vào chế độ sách trả rồi dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc,
sau đó quét lên mã vạch của sách mà bạn đọc muốn trả . Máy tính sẽ tự động đánh dấu
số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả sách... Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình
trạng chưa có người mượn. Nhân viên thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về
bạn đọc như là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá
hạn là bao nhiêu ngày……
Ở nhiều thư viện nước ngoài, bạn đọc sử dụng thẻ thư viện có mã vạch mà hệ
thống tự động kiểm soát mượn có thể tiếp thu được. Hiện nay, các máy vi tính đều có
thể đọc được các số đã mã hoá trên nhãn bằng cách sử dụng đồng bộ các bút quang.
Các tín hiệu nhận được từ bút quang sẽ được gửi tới hệ thống kiểm soát quá trình lưu
thông sách báo theo một dạng mẫu qui định. Thông thường, nhãn mã vạch là cầu nối
giữa một tài liệu cụ thể và một biểu ghi thư mục. Trị số mã vạch hoá phải tương ứng
với số thứ tự biểu ghi trong file tổ chức kho của cơ sở dữ liệu phục vụ bạn đọc. Khi sản
xuất nhãn, đôi khi người ta còn in kèm theo mã vạch một vài dữ liệu liên quan đến tài


20

liệu như: ký hiệu xếp giá, chỉ số ISBN hay ISSN và nhan đề rút gọn để thuyết minh
cho mã vạch trong trường hợp đọc bằng mắt thường. Khi xuất tài liệu, trước hết hệ
thống chờ đợi để tiếp nhận mã số thẻ của người mượn trong file mượn, sau đó nhờ bút
quang và đầu đọc mã vạch, những số nhận dạng tài liệu được gửi tới hệ thống và được
liên kết với mã số của ngườimượn tạo thành những thao tác mượn. Trường hợp thao
tác hoàn tất mỹ mãn, máy sẽ thông báo trên màn hình máy tính hoặc có tín hiệu báo
đúng / sai bằng âm thanh, rất tiện lợi trong những lúc quầy thủ thư có đông người
mượn. Việc nhập vào máy mã số của một người mượn khác sẽ cho hệ thống biết rằng
một thao tác mượn mới bắt đầu.
Nhờ sử dụng hệ thống mã vạch kết hợp với các phần mềm, cán bộ thư viện có
thể nhanh chóng và chính xác đưa ra các dữ liệu mượn và trả sách vào cơ sở dữ liệu

quản trị việc đọc và từ đó có thể dùng máy quét mã vạch gọi ra biểu ghi của một cuốn
sách đang cầm trong tay để biết các thông tin về cuốn sách như cuốn sách có được
phép mượn về hay không? Từ trước đến nay đã có bao nhiêu bạn đọc sử dụng ? Và nhờ
liên thông với cơ sở dữ liệu, bạn đọc có thể biết cụ thể những người đó là ai? Nếu tiếp
cận cơ sở dữ liệu bằng mã vạch ghi trên thẻ của một bạn đọc nào đó, cán bộ thư viện
có thể nhanh chóng biết được bạn đọc đó từ trước đến nay đã mượn những tài liệu gì
của thư viện, tài liệu nào chưa trả và đã quá hạn để nhắc nhở và quyết định có tiếp tục
cho mượn những cuốn khác hay không. Trong thư viện, ngoài việc kiểm soát lưu thông
tài liệu, mã vạch còn giúp ích rất nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo
dõi sách nhập về ở khâu bổ sung, gọi ra, sao chép lại các biểu ghi mô tả đã có sẵn trong
các cơ sở dữ liệu của nhà xuất bản hay phát hành hoặc do nơi khác tạo lập thay vì phải
biên mục lại từ đầu. Đối với việc mượn trả sách và quản lý thẻ thư viện: Sau khi độc
giả tìm được một cuốn sách và muốn mượn, thay vì phải mất công ghi phiếu yêu cầu, ở
đây độc giả không cần phải làm thủ tục gì ngoài việc đưa thẻ thư viện cho thủ thư. Nhờ
máy đọc mã vạch, thủ thư chỉ cần đưa thẻ thư viện có mã vạch của độc giả và đưa mã
vạch của cuốn sách qua máy là xong. Thủ tục nhanh gọn, chính xác, không mất thời


21

gian và công sức của thủ thư cũng như độc giả. Việc trả sách cũng tương tự như vậy.
Thủ thư chỉ cần đưa mã vạch của cuốn sách và mã vạch của thẻ thư viện của bạn đọc
qua máy là xong thủ tục trả sách.
Ứng dụng mã vạch vào các thư viện nước ta hiện nay có thuận lợi là đã có
những công ty dịch vụ chuyên cung ứng các thiết bị và nguyên vật liệu như nhãn trắng,
nhãn mã vạch làm theo yêu cầu, máy in mã vạch, máy quét lazer... như vậy giá thành
sẽ hạ hơn nếu sovới mua trực tiếp của nước ngoài với số lượng ít cũng như tránh đi
những thủ tục nhập khẩu phiền phức. Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ mã vạch
trong công tác thư viện nói chung và trong việc lưu thông tài liệu nói riêng đã đem lại
những lợi ích nhất định cho các cơ quan thông tin – thư viện: cho phép quản lý ghi lai

những thông tin liên quan đến việc mượn trả tài liệu của bạn đọc, từ đó đưa ra các báo
cáo thống kê và tần xuất, số lần mượn ấn phẩm cũng như các tra cứu, tổng kết các ấn
phẩm đang ở trong tay bạn đọc, ấn phẩm giữ quá hạn… Việc ứng dụng mã vạch trong
lưu thông tài liệu còn cho phép kiểm tra tự động tình trạng hiện thời của bạn đọc như:
giá trị của thẻ, nhóm người dung, các chính sách cho mượn tương ứng, số tài liệu đang
giữ, mức phạt đối với tài liệu mượn quá hạn của bạn đọc đang mượn. Ngoài ra, nó còn
cho phép vẽ đồ thị thống kê tần xuất mượn trả sách trong một khoảng thời gian; kiểm
tra, in thư nhắc nhở bạn đọc đang giữ sách quá hạn đồng thời hỗ trợ mã vạch giúp tự
động hóa tối đa quá trình ghi nhật ký mượn và trả ấn phẩm. từ những lợi ích đó, có thể
khẳng định xu hướng tất yếu phải ứng dụng công nghệ mã vạch vào công tác thông tin
– thư viện nói chung và công tác lưu thông tài liệu trong các thư viện và cơ quan thông
tin nói riêng.
7. Hệ thống chức năng chính của phần mềm:
7.1. Phân hệ biên mục:
Phân hệ biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu hiệu và tiện
lợi để tiến hành công các bên mục. Bên cạnh đó là các mẫu biên mục thiết kế sẵn cho


22

các dạng tư liệu phong phú gồm sách, bài trích luận án, báo cáo khoa học,…. Cán bộ
thư viện còn có thể dễ dang chỉnh sửa các mẫu này hoặc xây dựng các mẫu biên mục
mới với khả năng tạp trường gán nhãn và đặt tên. Định dạng các trường con cũng như
quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ liệu cho chúng. Các trường biên mục
được ghep nhóm theo chức năng và được thiết kế đặt để sử dụng các từ điểm tham
chiếu có sẵn kiểm soát tính nhất quán.
Phân hệ biên mục cho phép cán bộ thư viện nhập mới, sửa chữa, xóa, duyệt
xem, tái sử dụng, đặt các giá trị mặc định cho phiên làm việc cũng như biên mục chi
tiết của bản ghi được bộ phận bổ sung nhập sơ lược vào hệ thống.
Phân hệ này còn cho pháp cán bộ thư viện có thể tạo các ấn phẩm đầu ra như

danh sách mới hoặc nhãn sách với khả năng sắp xếp tiếng Việt do người dùng mặc
định ( trật tự dấu, phân việt viết hoa viết thường).
7.2. Phân hệ ấn phẩm định kỳ:
Phân hệ ấn phẩm định kỳ cho phép quản lý các loại ấn phẩm định kỳ như báo,
tạp chí, … modul này cho phép người dùng thực hiện các chức năng sau:
−
−
−
−

Lập yêu cầu bổ sung một ấn phẩm định kỳ.
Xem các yêu cầu mới được bổ sung.
Xác định cấp định kỳ cho một ấn phẩm.
Đăng ký số mới cho một ấn phẩm.

7.3. Phân hệ mượn trả:
Phân hệ mượn - trả tin học hóa quá trình lưu thông ấn phẩm giueax thư viện và
bạn đọc như giữa các thư viện với nhau. Đồng thời nó cũng giupe thư viện sử dụng
hiệu quả các tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả để tiến hành những thông kê
đa dạng.
Các tính năng chính:


23

−

Tự động hóa tối đa: Hoạt động mượn trả được tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt
số thao tác thủ công của thư viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của thu
viện được chấp hành chặt chẽ. Quá trình tự động hóa howjk lệ bạn đọc: kiểm tra

hạn thẻ, sổ sách bạn đọc được mượn , vị trí bạn đọc trong hàng đợi, sách bạn
đọc giữ quá hạn và tiền phật nếu có. Hợp lệ ấn phẩn đang được xếp hàng cho ai?
Những mã xếp nào còn rỗi? Loại đối tượng nào được mượn ấn phẩm? ngày trả
ấn phâ. Chương trình cũng tự động tin phiếu ghi mượn sau khi bạn đọc mượn tài

−

liệu.
Tích hợp mã vạch: việc tích hợp với mã vạch ( đối với ấn phẩm) giúp cho cán

bộ thư viện có thể thanh chóng ghi mượn, trả bằng máy đọc mã vạch.
− Xử lý ấn phẩm mượn quá hạn: Phân hệ tự động lên danh sách những ấn phẩm
mượn quá hạn và gửi thư nhắc nhở qua Email hoặc in thư theo mẫu định sẵn
theo thời gian biểu quy định.
7.4. Tra cứu tìm kiếm tài liệu đối với bạn đọc:
Đây là chức năng quan trọng đối với bạn đọc trong quá trình tìm kiếm, bạn đọc
sẽ nhập thông tin của sách mà mình muốn đọc để từ đó tra ra vị trí của sách mộ cách
nhanh chóng và hiệu quả hơn.