XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA TRONG THƯ VIỆN

XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA TRONG THƯ VIỆN
Tự động hóa đơn giản là việc sử dụng CNTT truyền thông vào
hoạt động của TV. TĐH trong TV thường được ứng dụng ở các lĩnh
vực như:
- Các chức năng hoạt động của TV: lưu hành, biên mục, bổ sung,
thiết kế và xây dựng các CSDL lưu trữ, quản lý số lượng và quản lý
nội dung
- TĐH còn hỗ trợ việc truy cập các CSDL từ xa
- TĐH để ứng dụng cho công tác văn phòng, hành chính, quản trị,
kế toán, văn thư lưu trữ.
- TĐH để phục vụ các phần mêm chuyên dụng các trung tâm truy
cập TT cho độc giả TV sử dụng
- TĐH còn là để hợp tác chia sẻ nguồn lực giũa các TV và
các trung tâm TT với nhau.
I. Các giải pháp TĐH TV
Có rất nhiều cách tiếp cận ứng dụng TĐH trong TV. Có những
TV đầu tư mua mới và mua lần đầu tiên. Hoặc có TV mua những giải
pháp để thay thế cho giải pháp cũ hay mua một giải pháp cũ đã được
nâng cấp lên cao. Mỗi một tình huống như vậy cũng đòi hỏi phải cẩn
thận xem xét giải pháp nào là phù hợp nhất. Ở đây chúng ta chỉ xét
đến tình huống mua mới và mua lần đầu tiên.
a/ Chỉ mua giải pháp phần mềm chạy trên hệ thống sẵn có:
Thư viện tiết kiệm tối đa kinh phí đầu tư phần cứng. Nên tận dụng
tất cả hệ thống máy chủ máy trạm

1


Chỉ yêu cầu hệ thống phần mềm vận hành tương thích trên toàn
bộ hệ thống máy tính. Giải pháp này giúp cho TV sẽ không chịu nhiều
rủi ro về đầu tư lớn. Tuy nhiên, không đảm bảo được sự phát triển

toàn diện để đáp ứng được mọi nhu cầu của thư viện.
b/ Giải pháp tự thiết kế phần mềm.
Trong một số TV. Có một đội ngũ CB CNTT thì họ thường họ
thích giả pháp tự thiết kế dựa trên cơ sở quy trình hiện hành của TV
và dựa trên hệ thống phần cứng của TV. Giải pháp này chỉ có hiệu quả
trong một thời điểm nhất định mà không có khả năng mở rộng, nâng
cấp, phát triển trong tương lai.
Tự viết PM thường kéo theo rất nhiều chi phí ẩn: thời gian, tiền
lương của nhân viên trong suốt thời gian thiết kế.
Tự viết phần ,mềm đòi hỏi ko chỉ có kiến thức vê CNTT mà đòi
hỏi người viết chương trình phải rất am hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
TV. Có kiến thức vững về quá trình phát triển hiện nay của TV, về
tầm nhìn tiến lên của TV và cập nhật được xu thế phát triển của nước
ngoài thì mới có khả năng đảm đương công việc đó
c/ Mua một giải pháp trọn gói bao gồm cả PC và PM
Thường được giới thiệu trưng bày triễn lãm trên các tạp chí
chuyên ngành hay các hội chợ công nghệ.
Đổi mới về tốc độ, năng lực, độ hoàn hảo rất phù hợp với tất cả
các tính năng phát triển cho cả ở thời điểm hiện tại và trong tương lai.
Điều duy nhất phải lo ngại là về kinh phí.
d/ Mua giả pháp trọn gói chia sẻ với các TV khác theo hợp đồng
chung
2


Giải pháp này có điều bất tiện là đc thiết kế dùng chung cho nhiều
TV nên có những tính năng TV này cần nhưng TV khác ko cần thì nhà
bán PM sẽ không chịu điều chỉnh giải pháp. Hệ thống cũng sẽ rất khó
vận hành suôn sẻ vì mỗi một TV điều có một đặc thù riêng sử dụng
các chuẩn biên mục khác nhau. Quy trình thủ tục diễn ra khác nhau.

Nên việc nhiều thư viện mua chung một PM hiếm khi được sự đồng
thuận cao.
e/ Gia nhập vào một hệ thống PM đã được chạy ổn định qua kiểm
chứng
Có nhiều TV muốn tránh đc vết xe đổ trong các dự án TĐH nên
họ chọn giải pháp nằm vùng và chờ đợi. Đợi đến khi mà có TT kiểm
chứng một số các TV khác xài Pm nào đó chạy ổn định và phát triển
tốt thì lúc đó mới bàn đến chuyện kí hợp đồng dùng chung. Tuy nhiên
sẽ có tình huống các TV đi trước buộc họ phải trả giá cho gói dùng
chung rất cao hoặc sẽ phải chịu chấp nhận quyết định của các thành
viên cũ mà không có tiếng nói riêng của mình.
II.

Chi phí TĐH.

1 dự án TĐH khi tính đến có các chi phí như sau: nếu hệ thống đc
chia sẻ dùng chung thì các khoản chi phí sẽ đc cam kết chi trả giữa các
thành viên. Các khoản chi phí bao gồm.
a. Chi phí lập kế hoạch và tư vấn
b. Chi phí mua hệ thống ( bao gồm PC + PM)
c. Chi phí lắp đặt hệ thống viễn thông ban đầu

3


d. Chi phí chuyển đổi hồi cố dữ liệu từ hệ thống làm bằng tay
sang hệ thống đọc bằng máy. Chuyển đổi hồi cố dữ liệu từ hệ thống
TĐH cũ sang hệ thống mới
e. Chi phí vận hành tiếp tục
f. Chi phí trang thiết bị bổ sung hoặc điều chỉnh thay đổi làm mới

các tính năng của giải pháp.
1.

Chi phí lập kế hoạch và tư vấn

Bao gồm cả phần trực tiếp và gián tiếp từ lúc mới bắt đầu manh
nha ý tưởng TĐH.
Chi phí thuê 1 chuyên viên tư vấn làm việc dài hạn với TV or chỉ
làm việc trong giai đoạn triển khai dự án.
Chi phí đào tạo nhân viên TV để chuẩn bị làm việc trong hệ thống
mới. Đó là thời gian thực hiện các cuộc điều tra nghiên cứu thực hiện
khảo sát, thống kê
2.

Chi phí mua hệ thống ( bao gồm PC + PM)

Chi phí bao gồm các khoản mua sắm trang thiết bị PC, các phân
hệ PM kể cả chi phí chuẩn bị hiện trường triển khai hệ thống
Chi phí triển khai hiện trường nhằm tạo không gian để sắp xếp
các trang thiết bị mới.
3.

Chi phí lắp đặt hệ thống viễn thông ban đầu

Trả cho dịch vụ viễn thông để kết nối với các máy trạm từ xa đến
các máy chủ trung tâm. Đối với các TV chỉ triển khai tại một địa điểm
thì chi phí này không thành vấn đề. Nhưng một TV có nhiều TV chi
nhánh or có những dịch vụ Tv lưu động thì chi phí kết nối mạng là
4

con số không nhỏ. Trong trường hợp mua giải pháp PM dùng chung,
mỗi một TV thành viên phải tự gánh lấy chi phí kết nối từ TV của
mình đến hệ thống trung tâm.
4.

Chi phí chuyển đổi hồi cố dữ liệu.

Là khoản chi phí để xây dựng những biểu ghi TM đọc bằng máy
Cập nhật dữ liệu cho phân hệ lưu hành mượn trả hồ sơ bạn đọc.
Chi phí này bao gồm chi phí nhập liệu của nhân viên hay thuê dịch vụ
nhập liệu bên ngoài, ra đó còn là chi phí mua máy móc, chi phí tiền
điện, tiền dịch vụ thuê bao nối mạng.
5.

Chi phí vận hành tiếp tục

Bao gồm chi phí bảo trì, viễn thông, bổ sung trang thiết bị,
nguyên vật liệu, đầu tư, đào tạo CB quản lý hệ thống bảo trì CSDL
hiệu đính và duyệt CSDL
6. Chi phí trang thiết bị bổ sung hoặc điều chỉnh thay đổi làm
mới các tính năng của giải pháp.
Trong quá trình tiến hành hệ thống mới để đáp ứng những nhu
cầu mới phát sinh từ nhu cầu của đọc giả hay để phát triển theo kịp xu
thế chung của ngành. TV có yêu cầu thiết kế mới hoặc điều chỉnh một
số tính năng của giải pháp PM or bành trướng hệ thống máy trạm nâng
cấp máy chủ. Tất cả các khoản hạng mục này điều đòi hỏi một khoản
chi phí cao nên phải đều tư theo kế hoạch dự trù theo từng giai đoạn.

TRIỂN KHAI HỆ THỐNG TĐH

5


Quá trình TĐH ko chỉ đơn thuần là việc chọn lựa và cài đặt 1 hệ
thống phần cứng phần mềm phù hợp. Để có kết quả này các TV phải
đánh giá lại đúng mục đích, mục tiêu, nhu cầu và các công việc ưu
tiên, phải thu thập TT về các hoạt động dịch vụ hiện tại về CSDL TM
về hồ sơ bạn đọc. TV phải chuyển đổi tất cả các SCDL hiện có trở
thành dạng đọc hiểu bằng máy sau khi lắp đặt phải tập huấn CBTV và
độc giả biết các sử dụng hệ thống mới. Tiến hành triển khai dự án
TĐH thường trải qua các bước chính nhu sau:
Bước 1: Thu thập và đánh giá TT
-

Mục đích: để hiểu và đánh giá đúng nhu cầu mục đích, mục

tiêu tiến lên TĐH của TV
-

Nhiệm vụ:

Thu thập, diễn giải những con số thống kê, những thông tin phản
hồi từ người đc phỏng vấn khảo sát
Đánh giá lại đúng mục đích của TV. Hệ thống vận hành của TV,
cơ chế hoạt động, quy trình thủ tục và các chuẩn nghiệp vụ áp dụng.
Đánh giá lại môi trường hoạt động của TV
Bước 2 : Đánh giá và chọn lựa giải pháp TĐH
Để khám phá, tìm hiểu những nhiệm vụ nào, những công
việc nào mà TV có thể cải tiến đc nhờ ứng dụng TĐH
Nhiệm vụ:

-

kiểm tra và phác thảo những hướng tiếp cận thay đổi và

những khả năng có thể thay đổi
-

Xác định các bước cho kế hoạch triển khai TĐH
6


-

Nhận dạng và đánh giá PM + PC và giao thức truyền thông

-

Phác thảo những chi phí ban đầu và những chi phí tiếp tục

đối với từng giải pháp
-

Xác định những yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật đối với bất kì một

giải pháp nào đã được phê duyệt.
Bước 3: Phân tích VTL
Nhận định, mô tả và lập hồ sơ VTL hiện hành và các chuẩn
nghiệp vụ để lưu trữ biên mục
NV:
-

Đề ra các biện pháp kiểm soát chất lượng để đảm bảo tính

thống nhất của tất cả các điểm truy cập TT
-

Thực hiện kiểm kê VTL

-

So sánh đối chiếu giữa TT thư mục trên CSDL hoặc trong

hệ thống mục lục phích so với số liệu TL trên giá.
-

Chỉ ra những TTTM còn bị thiếu xót trong biểu ghi.

-

Thực hiện những quy tắc biên mục chuẩn hóa cho đồng bộ

và thống nhất.
Bước 4: Chuyển đổi hồi cố dữ liệu.
Để triển khai chương trình hồi cố dữ liệu, chuyển đổi các dữ liệu
TM làm bằng tay sang dạng đọc bằng máy.
NV:
-

Chuẩn bị giao thức để biên mục và các chuẩn biên mục(khổ

mẫu đọc bằng máy)
-

Tổ chức nhân viên thực hiện chuyển đổi hồi cố tại TV hoặc

phải chuẩn bị hồ sơ thầu và mời thầu các dịch vụ chuyển đổi dữ liệu.
7


-

Đánh gái các hồ sơ đầu thầu và chọn nhà thầu

Bước 5: Đặc điểm tính năng kỹ thuật của hệ thống TĐH
Để chuẩn bị phân phối các hồ sơ mời thầu trong đó nêu rõ các đặc
tính kĩ thuật và các tính năng mà TV mong muốn có.
NV:
-

viết rõ ràng các đặc điểm về kỹ thuật và tính năng

-

phải tổng hợp các tính năng đưa vào hồ sơ thầu

-

Phân phối hồ sơ thầu để thầu chọn lựa giải pháp TĐH

Bước 6: Phân tích hồ sơ mời thầu và chọn nhà thầu.

Phân tích các khả năng đáp ứng của nhà thầu đối với đặc điểm đc
yêu cầu
NV:
-

Đánh giá hồ sơ mời thầu

-

Đàm phán với nhà thầu để làm rõ các TT

-

Yêu cầu nhà mời thầu biểu diễn sản phẩm

-

Khảo sát phỏng vấn các đon vị khách hàng đã từng sử dụng

hệ thống TĐH
-

Cử đoàn đi khảo sát thực nghiệm tại các địa điểm đã triển

khai phần mềm đó
Bước 7: Thương lượng đàm phán hợp đồng
Để thương lượng được 1 giá trị hợp đồng có lợi nhất cho TV
NV:
Mời 1 tư vấn pháp luật quản trị về hành chính, nhân sự và tài vụ
để phác thảo và đánh giá các điều khoản cam kết trong hợp đồng.

8


Cố gắng thực hiện một cuộc đàm phán thành công và đảm bảo
tính an toàn.
Bước 8: triển khai hệ thống
Để cài đặt hệ thống TĐH
NV:
-

Điề chỉnh hệ thống theo đúng chính sách qui trình của thư

-

Xem xét để điều chỉnh qui trình. Nếu xét thấy theo cách

viện
làm mới của hệ thống sẽ đạt hiệu quả cao hơn
-

Cài đặt và thử nghiệm kể cả phần cứng lẫn phần mềm

-

Bổ sung các mẫu văn bản các vật liệu trang thiết bị cần

thiết
-

Nhập liệu hoặc tải file dữ liệu của các CSDL thư mục, hồ

sơ bạn đọc, hồ sơ xếp giá cho TL
-

Kích hoạt để chạy hệ thống đồng bộ

-

Theo dõi giám sát quá trình vận hành, ghi nhật ký tất cả các

diễn biến sự cố, những trục trặc diễn ra hàng ngày
-

Họp định kỳ giữa tổ chuyên môn đánh giá PM và nhóm

triển khai hệ thống để yêu cầu giải thích, tường trình giải pháp sửa
chữa, khắc phục các sự cố.
-

Trong quá trình triển khai hệ thống nếu TV có những ý

tưởng mới thì phải thương lượng với nhóm triển khai xem về tính khả
thi và tính đồng bộ nếu muốn thiết kế thêm tính năng mới này.
LẬP KẾ HOẠCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

9


Lập KH là đưa ra những gì dự định làm để phát triển cho hệ thống

vận hành TV tốt hơn nhờ sự ứng dụng CNTT và truyền thông (ICT)
1 - ĐÁNH GIÁ VÀ PHÂN TÍCH TT
Lập KH TĐH bao giờ cũng bắt đầu bằng việc đánh giá lại mục
địch, mục tiêu nhu cầu VTL và cách thức tổ chức dữ liệu cũng như
các dây chuyền hoạt động trong từng bộ phận. Trong đó mục đích,
mục tiêu của TV sẽ là kim chỉ nam để định hướng việc ứng dụng TĐH
sẽ nên hỗ trợ cụ thể ở lĩnh vực nào
Mục đích và mục tiêu của TV còn cho thấy rõ những ưu tiên
trong quyết định. Những nỗ lực chính nên dành phần đầu tư cho
những dây chuyền và bộ phận nào
+>

Đánh giá nhu cầu:

Là một quá trình tốn nhiều công sức nhưng rất cần thiết để cho
TV nhìn lại những gì TV có nhưng không phù hợp với cái mà độc giả
cần mà TV chưa làm đc. Đó là quá trình nhận diện ra ai là thành phần
độc giả chủ chốt, ai là thành phần độc giả chủ yếu và ai chưa từng đến
TV sử dụng các dịch vụ và các nguồn lực đã đầu tư.
+>

Tổ chức và thống kê số liệu:

Một trong những công cụ quan trọng nhất cho người lập KH là
những con số thống kê cơ bản về TV và những hoạt động của nó. Đây
là những TT để dự trù đc kinh phí để cung cấp TT làm hồ sơ mời thầu.
Để ước tính được độ lớn của CSDL và tốc độ tăng trưởng trung bình
hàng năm của CSDL
Việc thu thập số liệu thống kê thường chiếm nhiều TG và công
sức nhưng là công việc bắt buộc phải làm

10


+>

Thiết lập các thứ hạng ưu tiên cho các công việc ứng dụng

TĐH.


Phải xác định đc chức năng nào của TV nên được TĐH và

sẽ thực hiện theo trình tự nào. Để xác định ứng cử viên đưa vào
chương trình TĐH cần phải biết công việc đó hiện tại như thế nào
( qui trình thực hiện thủ công) và biết rằng công việc đó đang đạt được
1 kết quả tốt hay chưa tốt. Vì vậy việc làm đầu tiên là phải nghiên cứu
phân tích và lập hồ sơ toàn bộ qui trình thao tác thủ công. Thông
thường các chức năng đưa vào TĐH gồm: biên mục, tra cứu mục lục,
lưu hành, bổ sung, quản lý ấn phẩm định kỳ và dịch vụ tham khảo.


Ngoài ra còn có 2 phân hệ đc đưa vào TĐH bổ sung: quản

trị hệ thống, hệ thống báo cáo và dịch vụ đặt mượn TL


Ko phải thư viện nào cũng có đầy đủ đầy đủ kinh phí để

thực hiện đồng bộ cùng một lúc tất cả các phân hệ trên. Nên sẽ có
những phân hệ đc ứng dụng TĐH trước và có những phân hệ phải xếp

hàng chờ đợi để quyết định phân hệ nào được ưu tiên thì phân hệ đó
phải trả lời đc 2 câu hỏi sau: quy trình xử lý trong phân hệ đó có bị lặp
đi lặp lại nhiều lần và có chiếm nhiều thời gian của CBTV ko


Những phân hệ nào đòi hỏi việc truy cập TT tra cứu từ các

CSDL quá lớn thì đó là những ứng cử viên đầu tiên được đưa vào ứng
dụng TĐH.

11