Vận dụng các kiến thức trong bài giảng các tài liệu tham khảo để xây dựng một bản kế hoạch hoặc 1 dự án để tự động hoá hoạt động lưu thông tài liệu.

ĐỀ BÀI : Vận dụng các kiến thức trong bài giảng các tài liệu tham khảo
để xây dựng một bản kế hoạch hoặc 1 dự án để tự động hoá hoạt động lưu
thông tài liệu.

BÀI LÀM
Bản kế hoạch để tự động hoá hoạt động lưu thông tài liệu trong Trung
tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viên, Học viện Báo chí và Tuyên truyền.
I, Tóm tắt:
-Lưu thông tài liệu là khâu cuối cùng trong quy trình nghiệp vụ thư viện
nhưng là khâu giữ vị trí quan trọng nhằm đánh giá toàn bộ hiệu quả hoạt
động của thư viện. Vì vậy, quy trình lưu thông phải được tổ chức khoa học
nhằm nâng cao hiệu khai thác và quả phổ biến thông tin tới đông đảo người
dùng tin thư viện. Đối với các thư viện ở nước ta, việc áp dụng mã vạch trong
lưu thông tài liệu đang được áp dụng một cách rộng rãi. Đầu tiên phải kể đến
đó là Trung tâm thông tin Tư liệu khoa học và Công nghệ Quốc gia là đơn vị
đi đầu trong việc sử dụng mã vạch, kế đến là các thư viện thuộc các trường
Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Sư phạm kỹ thuật, Đại học Nông lâm ...
Và dưới đây là kế hoạch áp dụng công nghệ mã vạch trong lưu thông tài
liệu tại Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viên, Học viện Báo chí và
Tuyên truyền.

II, Vài nét về Trung tâm Thông tin- Tư liệu -Thư viện
Trung tâm thông tin –tư liệu -Thư viện là nơi thu thập, xử lý, bảo
quản và cung cấp thông tin, phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học,
giảng dạy của cán bộ, giảng viên và học tập của học viên, sinh viên như :
1


sách báo, tạp chí, luận án, luận văn, các tài liệu tham khảo về khoa học nói
chung và các tài liệu khoa học chuyên ngành nói riêng được đào tạo tại Học
viện. Thư viện hướng dẫn cho bạn đọc biết sử dụng phương tiện tra cứu,

hướng dẫn đọc, giúp họ khai thác, sử dụng có hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu điện tử: Là một bộ phận không thể thiếu được trong hệ
thống thông tin tự động hóa và được coi là một trong những thành phần quan
trọng của bộ máy tra cứu trong hoạt động thông tin- thư viện .
Hiện nay Trung tâm TT- TL-TV chưa được trang bị phần mềm mới và
đang dùng phần mềm CDS/ISIS được đưa vào sử dụng từ năm 2005.
- Cơ sở dữ liệu ( CSDL) sách: Bao quát toàn bộ tên sách bổ sung vào
Thư viện từ năm 1952 cho đến nay: đối với các kho sách ở phòng đọc tổng
hợp và phòng mượn tổng hợp.
- Cơ sở dữ liệu LA, LV: là các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa
luận cử nhân được bảo vệ nghiệm thu tại Học Viện và một số cơ quan khác
từ năm 1995 cho đến năm 2013.
- CSDL Báo, tạp chí: được đóng lưu từ năm 1992 đến năm 2012
Phương thức khai thác CSDL là bạn đọc tự tra cứu qua các máy vi tính,
đặt tại các phòng phục vụ.
2.Nguồn lực thông tin (vốn tài liệu)
- Vốn tài liêụ có ý nghĩa rất lớn đối với việc thỏa mãn nhu cầu tin của
người đọc, là cơ sở để tổ chức tốt hoạt động thông tin - thư viện. Hiện nay số
vốn tài liệu chưa nhiều ( chủ yếu là sách), rất ít vật mang tin như băng từ,
microfilm, đĩa CD-Rom. Thành phần kho sách chủ yếu của thư viện là sách
chính trị xã hội, sách chuyên ngành chiếm 70%, sách tham khảo chiếm 15%,
sách văn học 10% và sách ngoại văn chiếm 5%, 200 loại báo và tạp chí của

2


Trung ương và nhiều tỉnh thành trên cả nước, 8 loại báo và tạp chí nước
ngoài.
+ Giảng viên biên soạn được 500 loại sách giáo trình và đề cương bài
giảng, phục vụ cho công tác giảng dạy đại học và sau đại học.

+ Đề tài khoa học cấp Nhà nước được chú trọng và triển khai tốt. Mỗi
năm Học viện nghiệm thu từ 130-150 đề tài các cấp, công bố 500 bài báo
khoa học, tổ chức hàng chục hội thảo, hội nghị thông tin khoa học trong nước
và quốc tế.
+ Tổng số sách hiện nay có khoảng 20 vạn cuốn, 1014 khóa luận cử
nhân, 656 luận văn thạc sĩ, 21 luận án tiến sĩ, 585 đề tài khoa học.
- Hàng năm Trung tâm thực hiện đều đặn việc bổ sung sách, báo và tạp
chí, tạo nguồn tin ổn định cho hoạt động TT-TV. Mục đích của công tác bổ
sung : đảm bảo khách quan, phù hợp với chương trình đào tạo và mục tiêu
giảng dạy của Học viện, hàng năm kinh phí đầu tư cho thư viện khoảng
650.000.000 đồng.
3. Cán bộ TT-TV: là người trực tiếp tiến hành các khâu công tác
trong hoạt động thông tin: Thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin.
Chất lượng của sản phẩm dịch vụ thông tin và hiệu quả phục vụ bạn
đọc, tùy thuộc vào trình độ năng lực và sự nhạy bén của cán bộ thư viện. Để
nâng cao công tác phục vụ bạn đọc, cán bộ thư viện không chỉ có trình độ
nghiệp vụ chuyên môn, xử lý thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời mà còn
nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào hoạt động thư
viện.
Hiện nay Trung tâm có 10 cán bộ:

3


+ Trình độ thạc sĩ có 07 cán bộ (trong đó có 4 thạc sĩ chuyên ngành TTTV, 01 thạc sĩ triết học, 01 thạc sĩ văn hóa và 01thạc sĩ báo chí ).
+ Trình độ cử nhân: có 03 cán bộ thuộc các chuyên ngành ( Thông tinthư viện, triết học, văn hóa ).
Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động TT-TV trong việc đảm
bảo cung cấp thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên
cứu khoa học, Ban giám đốc HVBC & TT đã quan tâm đầu tư kinh phí cho
hoạt động TT-TV nói chung và nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện nói

riêng như tổ chức mở lớp nâng cao nghiệp vụ, cử cán bộ đi học các lớp bồi
dưỡng chuyên môn, lý luận chính trị…
4. Người dùng tin:
Hoạt động thông tin là một hoạt động đặc thù của một hoặc một nhóm
tập thể người bắt nguồn từ nhu cầu tin. Đặc điểm của người dùng tin trong
HVBC và TT bao gồm 2 loại: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và học viên,
sinh viên.
* Đội ngũ cán bộ nghiên cứu, giảng dạy gần 300 người trong đó có 3
giáo sư, 26 phó giáo sư, 92 tiến sỹ và 200 thạc sỹ, ngoài ra Học viện còn rất
chú trọng xây dựng đội ngũ giảng viên kiêm chức là các nhà khoa học, các
cán bộ lãnh đạo, quản lý có nhiều kinh nghiệm giảng dạy và thực tiễn ở các
Bộ, ngành, các trường Đại học và cơ quan nghiên cứu khoa học khác, tham
gia giảng dạy thường xuyên tại Học viện.
- Đội ngũ cán bộ nghiên cứu giảng dạy vừa là người sử dụng tin, vừa là
người sáng tạo tin. Họ có nhu cầu tin chuyên sâu và đa dạng. Thông tin chủ
yếu họ cần là thông tin KH và thông tin chính trị XH, cán bộ nghiên cứu,
giảng dạy là lực lượng nòng cốt, quyết định chất lượng quá trình đào tạo và
nghiên cứu khoa học của trường, đồng thời là đối tượng phục vụ đặc biệt của
4


Trung tâm TT- TL- TV. Người dùng tin ở nhóm này ít có thời gian, nên
thông tin thích hợp nhất đối với họ là phục vụ thông tin có chọn lọc và thông
tin có yêu cầu.
- Để đáp ứng với việc đổi mới giáo dục, yêu cầu mỗi giảng viên phải
giới thiệu các tài liệu mới cần thiết liên quan đến bài giảng để sinh viên tìm
tòi bổ sung kiến thức, kích thích khả năng sáng tạo, mang lại hiệu quả cao
trong học tập và nghiên cứu KH.
- Cán bộ giảng dạy là người phải đảm nhận những trọng trách của nhà
trường, của khoa. Ngoài việc giảng dạy chính quy ở trường, họ còn phải tham

gia giảng dạy tại chức ở các tỉnh, tham gia hội đồng khoa học, trực tiếp
hướng dẫn luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiêp và đề tài khoa học cho học
viên, sinh viên.
* Học viên và sinh viên là lực lượng chính của TV. Mỗi năm Học viện
tuyển 1700 sinh viên đại học hệ chính quy, trên 100 học viên cao học và 30
nghiên cứu sinh.
- Do có sự chênh lệch ở xuất phát điểm của việc đào tạo, nên mối quan
tâm đến tài liệu, sách báo bước đầu có đôi chút khác nhau, sinh viên chủ yếu
sử dụng thông tin cấp 1.
- Học viên cao học và nghiên cứu sinh là lớp người đã trưởng thành, có
trình độ chuyên môn ở những vị trí công tác nhất định, họ đi học nhằm nâng
cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, có nhu cầu tìm kiếm các loại thông tin
có chiều sâu và tổng hợp, thông tin cần có độ chính xác cao, bao quát rộng
các lĩnh vực, nhu cầu của họ là thông tin cấp 2,3, thông tin tổng luận, tổng
thuật, thông tin chuyên đề, do đó yêu cầu của họ thư viện đáp ứng còn hạn
chế .

5


II. Thiết kế hệ thống
Quy trình lưu thông tài liệu cho phép thư viện thực hiện dịch vụ mượn
trả tài liệu đồng thời tại nhiều điểm, chi nhánh khác nhau nhưng vẫn đảm bảo
sự đồng nhất về dữ liệu trong toàn hệ thống. Hệ thống cho phép thư viện xây
dựng chính sách phục vụ linh hoạt, thiết lập chính sách chung hoặc cấu hình
chính sách riêng cho từng vị trí lưu thông.
Các thư viện đã sử dụng các hệ thống để lưu trữ và truy nhập thông tin
về bạn đọc và tài liệu có liên quan đến việc cho mượn tài liệu. Phần mềm của
hệ thống này sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in trên các nhãn đặc
biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông và thẻ đọc của người mượn.

-Thư viện sẽ quản lý quy trình lưu thông tài liệu, phục vụ bạn đọc qua
nhóm phân hệ chức năng lưu thông bao gồm các phân hệ:
Tra cứu OPAC
Quản lý lưu thông
Mượn liên thư viện
Cổng thông tin thư viện điện tử.
1,Ứng dụng công nghệ mã vạch trong lưu thông tài liệu
Thành phần hệ thống:
+ Máy in mã vạch: tạo và in trên các chất liệu: giấy và vật liệu cứng.
+ Thiết bị đọc mã vạch ( Barcode ).
+Máy tính và phần mềm xử lý dữ liệu.
- Trước hết chúng ta phải có một tệp dữ liệu gồm các biểu chứa đựng
các thông tin về bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại,
nơi công tác, nghề nghiệp... Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu

6


của bạn đọc đồng thời được mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn
đọc. Một cơ sở dữ liệu thứ hai chứa đựng các thông tin về sách như là tên
sách, tác giả ,mã số của sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất bản...
cũng được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo như trong cơ sở
dữ liệu.
Nói một cách khác, khi bạn đọc mượn sách họ xuất trình thẻ  nhân
viên thư viện đưa vào chế độ cho mượn rồi dùng đầu đọc quét lên nhãn mã
vạch của thẻ bạn đọc sau đó quét lên mã vạch của tài liệu mà bạn đọc
muốn mượn. Máy tính sẽ lưu toàn bộ thông tin về một bạn đọc đã mượn
những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn...
Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện sẽ đưa vào chế độ sách trả rồi
dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc sau đó quét

lên mã vạch của sách mà bạn đọc muốn trả .
-Máy tính sẽ tự động đánh dấu số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả
sách... Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình trạng chưa có người
mượn.
-Nhân viên thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn đọc như
là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn
là bao nhiêu ngày.

-Ở nhiều thư viện nước ngoài, bạn đọc sử dụng thẻ thư viện có mã vạch
mà hệ thống tự động kiểm soát mượn có thể tiếp thu được. Hiện nay, các máy
vi tính đều có thể đọc được các số đã mã hoá trên nhãn bằng cách sử dụng
đồng bộ các bút quang. Các tín hiệu nhân được từ bút quang sẽ được gửi tới
hệ thống kiểm soát quá trình lưu thông sách báo theo một dạng mẫu qui định.

7


-Thông thường, nhãn mã vạch là cầu nối giữa một tài liệu cụ thể và một
biểu ghi thư mục.
Trị số mã vạch hoá phải tương ứng với số thứ tự biểu ghi trong file tổ
chức kho của cơ sở dữ liệu phục vụ bạn đọc. Khi sản xuất nhãn, đôi khi
người ta còn in kèm theo mã vạch một vài dữ liệu liên quan đến tài liệu như:
ký hiệu xếp giá, chỉ số ISBN hay ISSN và nhan đề rút gọn để thuyết minh
cho mã vạch trong trường hợp đọc bằng mắt thường.
- Khi xuất tài liệu, trước hết hệ thống chờ đợi để tiếp nhận mã số thẻ của
người mượn trong file mượn, sau đó nhờ bút quang và đầu đọc mã vạch,
những số nhận dạng tài liệu được gửi tới hệ thống và được liên kết với mã số
của người mượn tạo thành những thao tác mượn.
-Trường hợp thao tác hoàn tất mỹ mãn, máy sẽ thông báo trên màn hình
máy tính hoặc có tín hiệu báo đúng/sai bằng âm thanh, rất tiện lợi trong

những lúc quầy thủ thư có đông người mượn. Việc nhập vào máy mã số của
một người mượn khác sẽ cho hệ thống biết rằng một thao tác mượn mới bắt
đầu.

-Nhờ sử dụng hệ thống mã vạch kết hợp với các phần mềm, cán bộ thư
viện có thể nhanh chóng và chính xác đưa ra các dữ liệu mượn và trả sách
vào cơ sở dữ liệu quản trị việc đọc và từ đó có thể dùng máy quét mã vạch
gọi ra biểu ghi của một cuốn sách đang cầm trong tay để biết các thông tin về
cuốn sách như cuốn sách có được phép mượn về hay không?, từ trước đến
nay đã có bao nhiêu bạn đọc sử dụng và nhờ liên thông với cơ sở dữ liệu bạn
đọc có thể biết cụ thể những người đó là ai?
-Nếu tiếp cận cơ sở dữ liệu bằng mã vạch ghi trên thẻ của một bạn đọc
nào đó, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng biết được bạn đọc đó từ trước
8


đến nay đã mượn những tài liệu gì của thư viện, tài liệu nào chưa trả và đã
quá hạn để nhắc nhở và quyết định có tiếp tục cho mượn những cuốn khác
hay không.
-Trong thư viện, ngoài việc kiểm soát lưu thông tài liệu, mã vạch còn
giúp ích rất nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo dõi sách nhập
về ở khâu bổ sung, gọi ra sao chép lại các biểu ghi mô tả đã có sẵn trong các
cơ sở dữ liệu của nhà xuất bản hay phát hành hoặc do nơi khác tạo lập thay vì
phải biên mục lại từ đầu.
Mã số mã vạch được áp dụng rộng rãi vì nó đem lại lợi ích sau:
- Hiệu suất : Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay nên giúp
giảm nhân công, tiết kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc.
- Chính xác: với cấu trúc được tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản, mã
số mã vạch cho phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu
“nhập” và “truy cập” dữ liệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không

nhầm lẫn.
- Thông tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin
nhanh, giúp cho các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định
đúng đắn và kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý.
- Thỏa mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh.
Trong cơ quan thông tin – thư viện , sử dụng mã số mã vạch để nhận
dạng các đối tượng quản lý là điều rất cần thiết:
+ Thực hiện các thao tác tra cứu bạn đọc một cách nhanh chóng, chính
xác, không nhầm lẫn như các thao tác thủ công thuần túy.

9


+ Thao tác mượn / trả sách, báo, tài liệu cho bạn đọc tại kho đóng và
kho mở được thực hiện một cách tự động, tăng vòng quay của sách phục vụ
bạn đọc.
+Thực hiện kiểm kê kho tài liệu một cách thường xuyên, không mất
nhiều công sức, giúp lãnh đạo nắm được tình hình kho tài liệu tại bất kỳ thời
điểm nào - Thống kê bạn đọc một cách nhanh chóng, chuẩn xác; phát hiện
nhanh chóng và thông báo tới bạn đọc mượn tài liệu quá hạn.
2, Thuận lợi:
-Ứng dụng mã vạch vào các thư viện nước ta hiện nay có thuận lợi là đã
có những công ty dịch vụ chuyên cung ứng các thiết bị và nguyên vật liệu
như nhãn trắng, nhãn mã vạch làm theo yêu cầu, máy in mã vạch, máy quét
lazer... như vậy giá thành sẽ hạ hơn nếu so với mua trực tiếp của nước ngoài
với số lượng ít cũng như tránh đi những thủ tục nhập khẩu phiền phức.

3, Khó khăn:
-Tự động hóa trong thư viện là khát vọng. Tuy nhiên, nó là một dự án
phức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng. Việc lập kế hoạch sẽ

đảm bảo thành công và phát trong tương lai.
-Chi phí mua thiết bị tự động hóa cao.
III,Tổng kết
Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ mã vạch trong công tác lưu thông
tài liệu nói riêng đã đem lại những lợi ích nhất định cho các cơ quan thông tin
– thư viện: cho phép quản lý ghi lai những thông tin liên quan đến việc mượn
trả tài liệu của bạn đọc, từ đó đưa ra các báo cáo thống kê và tần xuất, số lần
mượn ấn phẩm cũng như các tra cứu, tổng kết các ấn phẩm đang ở trong tay

10


bạn đọc, ấn phẩm giữ quá hạn… Việc ứng dụng mã vạch trong lưu thông tài
liệu còn cho phép kiểm tra tự động tình trạng hiện thời của bạn đọc như: giá
trị của thẻ, nhóm người dùng, các chính sách cho mượn tương ứng, số tài liệu
đang giữ, mức phạt đối với tài liệu mượn quá hạn của bạn đọc đang mượn.
Ngoài ra, nó còn cho phép vẽ đồ thị thống kê tần xuất mượn trả sách trong
một khoảng thời gian; kiểm tra, in thư nhắc nhở bạn đọc đang giữ sách quá
hạn đồng thời hỗ trợ mã vạch giúp tự động hóa tối đa quá trình ghi nhật ký
mượn và trả ấn phẩm. từ những lợi ích đó, có thể khẳng định xu hướng tất
yếu phải ứng dụng công nghệ mã vạch vào công tác thông tin – thư viện nói
chung và công tác lưu thông tài liệu trong các thư viện và cơ quan thông tin
nói riêng.

11