GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI - CSMT
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn
Địa chỉ: 486 Lê Văn Hiến - Ngũ Hành Sơn - Đà Nẵng
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan:
Giảng viên hướng dẫn:

QUẢNG NAM - 2016


MỤC LỤC
1.1.3.1. Ban Lãnh đạo.......................................................................................................................................9
1.1.3.2. Các phòng chuyên môn.......................................................................................................................9
1.1.3.3. Các cơ quan sự nghiệp thuộc quận.....................................................................................................9
1.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn.....12
2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...................................................................................................15
2.1.1. Con số thống kê các loại văn bản mà UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành......................................15
2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản............................................................................................................15
2.1.3. Trình bày thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.................................................................................15
2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản..........................................................................................23
2.2. Quản lí văn bản đi........................................................................................................................................24
2.2.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản..................................................................................24
2.2.2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản .............................................................................................25
2.2.3. Đăng kí văn bản ...................................................................................................................................25
2.2.3.1. Lập sổ đăng kí văn bản đi .................................................................................................................25
2.2.4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, dấu khẩn...............................................................................26
2.2.4.1. Nhân Bản ..........................................................................................................................................26

2.2.4.2. Đóng dấu cơ quan.............................................................................................................................27
2.2.4.3. Đóng dấu độ khẩn, mật.....................................................................................................................27
2.2.5. Thủ tục chuyển phát và chuyển phát theo dõi việc giải quyết văn bản đi...........................................28
2.2.5.1. Thủ tục phát hành văn bản, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ tiến hành các công việc sau đây trước khi
phát hành văn bản..........................................................................................................................................28
2.2.5.2. Chuyển phát văn bản đi ....................................................................................................................28
2.2.5.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi...............................................................................................29
2.2.6. Lưu văn bản đi......................................................................................................................................29
2.2.7. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi ..........................................................................30
2.3. Công tác quản lí và giải quyết VB đến.........................................................................................................31
2.3.1. Tiếp nhận VB.........................................................................................................................................31
2.3.2. Đăng kí VB đến.....................................................................................................................................31
2.3.3. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến........................................................................32
2.4. Công tác quản lí con dấu.............................................................................................................................33
2.4.1. Các loại con dấu....................................................................................................................................33
2.4.2. Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu của cơ quan...........................................................................33
2.4.2.1. Nguyên tắc quản lý con dấu..............................................................................................................33
2.4.2.2. Nguyên tắc sử dụng con dấu.............................................................................................................34
2.5. Công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ......................................................................................34
2.5.1. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu......................................................................................................34
2.5.2. Hình thức lập hồ sơ, phương pháp lập................................................................................................35
2.5.3. Công tác nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ................................................................................................39
2.5.3.1. Trách nhiệm Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc quận..........................................................39
2.5.3.2. Thời hạn nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ.............................................................................................39
2.5.3.3. Thủ tục giao nộp................................................................................................................................40
2.6. Công tác quản trị thiết bị văn phòng và ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng.........................40
2.6.1. Công tác quản trị thiết bị văn phòng....................................................................................................40
2.6.2. Sơ đồ sắp xếp trang thiết bị văn phòng trong phòng làm việc của Chánh Văn phòng UBND quận Ngũ
Hành Sơn........................................................................................................................................................41
2.6.2. Công tác ứng dụng phần mềm trong Văn phòng.................................................................................41

1


2.7. Tình hình văn hóa công sở...........................................................................................................................42
3.1. Nhận xét đánh giá về công tác văn phòng tại quận Ngũ Hành Sơn...........................................................45
3.1.1. Ưu điểm................................................................................................................................................45
3.1.2. Nhược điểm..........................................................................................................................................48
3.2. Giải pháp......................................................................................................................................................49

2


LỜI NÓI ĐẦU
Trong điều kiện đất nước hiện nay nền kinh tế thị trường xâm nhập nhanh vào
mọi lĩnh vực của xã hội nên văn phòng lại trở nên quan trọng hơn bởi chính những
hoạt động trong công tác văn phòng. Đây là một bộ phận không thể thiếu của một cơ
quan. Văn phòng hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho toàn cơ quan hoạt động có hiệu
quả hơn.
Khi cuộc sống không ngừng phát triển thì chúng ta cần biết học hỏi khám phá
để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình và góp phần xây dựng đất nước
trong tương lai. Chúng ta không chỉ học trên ghế nhà trường mà khi ra ngoài xã hội
chúng ta cần phải học để trang bị kiến thức và sự hiểu biết của mình để sau này làm tốt
công tác một nhà quản trị văn phòng trong tương lai.
Chính vì thế sau khi được hướng dẫn cơ bản về mặt lý thuyết ở trên ghế nhà
trường. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội-CSMT, đã tổ chức đợt kiến tập thực tế kéo dài
4 tuần. Từ ngày 11/4/2016 đến ngày 11/5/2016 cho sinh viên ngành Quản trị Văn
phòng. Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng và cũng là dịp để sinh viên có cơ hội
củng cố thêm kiến thức đã học qua lăng kính thực tế. Đồng thời, cũng là khoảng thời
gian giúp sinh viên rèn luyện cho mình phong cách làm việc, tác phong chuyên nghiệp,

khả năng tư duy độc lập và sẽ là cơ hội tốt để khẳng định bản thân mình.
Được nhà trường tạo điều kiện và cho phép của UBND quận Ngũ Hành Sơn, tôi
đã có đợt kiến tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung
mà bản đề cương kiến tập đã nêu ra. Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã
đem lại cho tôi những kết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà
tôi đã đúc rút được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưói sự
hướng dẫn giúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn phòng trong đợt thực tập, tôi đã học được
phong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng. Một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, kỹ
càng giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết các công việc hàng ngày. Là
một cán bộ Văn phòng, đợt kiến tập này đã trang bị cho mình một số kiến thức cơ bản.
Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn phòng cũng như nhận thức được
tầm quan trọng của công tác Văn phòng đối với hoạt động của xã hội nói chung và cơ
quan mình nói riêng. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như
chúng tôi là rất lớn. Đợt kiến tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình
trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện
3


các thao tác, nghiệp vụ Văn phòng, từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hổng về
kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ. Có thể nói đợt
kiến tập đã giúp cho tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình, trưởng thành
hơn, sau khi đã được kiến tập ở các cơ quan. Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình
khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ
quan kiến tập
Ngoài lời mở đầu và kết luận thì bài báo cáo cảu tôi gồm 3 chương:
Chương I. KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN VÀ VĂN PHÒNG QUẬN
Chương II. THỰC TRẠNG MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND
QUẬN NGŨ HÀNH SƠN
Chương III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG

TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN

4


LỜI CẢM ƠN
Qua một tháng được cử đi kiến tập tại UBND quận Ngũ Hành Sơn đã giúp tôi
học hỏi được nhiều kiến thức, kỹ năng về công tác Văn phòng tại một cơ quan hành
chính nhà nước. Nhân cơ hội này tôi xin bày tỏ sự biết ơn tới những người đã hướng
dẫn chỉ dạy tận tình để tôi có được bài báo cáo này.
Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến BGĐ, thầy cô giáo ở Cơ sở
miền Trung đã tạo điều kiện cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng được đi kiến
tập. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Nguyễn Đăng Việt đã tận tình
hướng dẫn cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng về đề cương chi tiết của bài cáo
kiến tập, nhờ có thế mà tôi viết báo cáo được thuận lợi hơn, tránh được nhiều khó khăn
trong quá trình kiến tập.
Tiếp theo, tôi xin cảm ơn anh Mai Xuân Thủy - Phó Chánh Văn phòng UBND
quận Ngũ Hành Sơn đã đồng ý cho tôi được kiến tập tại Ủy ban. Và tiếp đến, anh Trần
Quốc Trí - chuyên viên Văn phòng là người anh, người thầy của tôi tại cơ quan đã chỉ
bảo và hướng dẫn để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo này một cách hoàn chỉnh và
chính xác nhất.
Cuối cùng, tôi xin gửi tất cả bạn bè, anh chị và cả gia đình tôi đã giúp đỡ, động
viên, hỗ trợ tôi trong suốt một tháng kiến tập trong quá trình kiến tập.
Xin chân thành cảm ơn!

5


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT

TỪ VIẾT TẮT

NGHĨA ĐẦY ĐỦ

01

QH

Quốc hội

02

UBND

Ủy ban nhân dân

03

HĐND

Hội đồng nhân dân

04

QĐ

Quyết định

05

VP

Văn phòng

06

TT

Thông tư

07

BNV

Bộ Nội vụ

08

BCA

Bộ Công an

09

GM

Giấy mời

10

VT-LT

Văn thư-lưu trữ

11

BQL

Ban quản lý

6


Chương I
KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN VÀ VĂN PHÒNG QUẬN
1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND quận Ngũ
Hành Sơn
1.1.1. Chức năng
Căn cứ Luật số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức
HĐND và UBND của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy
định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND và UBND các cấp và căn
cứ Quyết định số 181/QĐ-UBND ban hành ngày 27/01/1997 của UBND thành
phố Đà Nẵng về việc thành lập UBND quận Ngũ Hành Sơn.
Theo đó UBND quận Ngũ Hành Sơn có chức năng thực hiện quản lý Nhà
nước trong các lĩnh vực sau:
Quản lý Nhà nước và địa phương trong các lĩnh vực kinh tế như nông
nghiệp, ngư nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, công nghiệp, dịch vụ, văn hóa, giáo
dục, y tế, báo chí, thương mại du lịch, khoa học công nghệ và môi trường, thể

dục thể thao,…
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm, hằng quý, hằng
tháng, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn
vị Lực lượng vũ trang Nhân dân và xây dựng quốc phòng toàn dân… quản lý hộ
khẩu, hộ tịch ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước và công dân, chống
tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác.
- Lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước trên địa bàn quận; quyết toán
ngân sách địa phương.
- Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương.
- Xét khiếu nại, khiếu tố của công dân ở địa phương.

7


- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
viên chức Nhà nước và cán bộ phường, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của
Chính phủ.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ khoản 1, Điều 3, Chương II tại Quy chế làm việc của UBND quận
Ngũ Hành Sơn ban hành kèm theo Quyết định số 671/QĐ-UBND ngày 19 tháng
5 năm 2009 của UBND quận Ngũ Hành Sơn; nhiệm vụ, quyền hạn của UBND
quận Ngũ Hành Sơn được quy định tại như sau:
1. Ủy ban nhân dân quận thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại
các khoản 3, 4 Điều 98; Điều 99; các khoản 2, 3, 4 Điều 100; các Điều 101, 102,
103, 104, 105, 106; các khoản 1, 2, 3, 4 Điều 107 và Điều 109 của Luật Tổ chức
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân 2003; các quy định khác của pháp luật
có liên quan và các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a. Xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình UBND
thành phố phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sau khi được
phê duyệt.
b. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, báo cáo UBND thành phố để trình Hội đồng nhân dân thành
phố quyết định.
Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu
ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân
bổ dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện
ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố trực tiếp kết quả phân bổ và
giao dự toán ngân sách địa phương.
Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân
thành phố trực tiếp để trình Hội đồng nhân dân thành phố phê chuẩn.
c. Phê duyệt kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của phường.

8


1.1.3. Cơ cấu tổ chức
1.1.3.1. Ban Lãnh đạo
UBND quận Ngũ Hành Sơn do HĐND cùng cấp bầu ra gồm 01 Chủ tịch,
02 Phó Chủ tịch, 04 ủy viên, cụ thể như sau:
- 01 Chủ tịch – phụ trách chung
- 01 Phó Chủ tịch – phụ trách lĩnh vực Đền bù – Giải tỏa
- 01 Phó Chủ tịch – phụ trách lĩnh vực Văn hóa – xã hội
- Các ủy viên:
+ Trưởng Công an quận
+ Chánh Thanh tra Nhà nước quận
+ Chánh Văn phòng UBND quận

+ Chỉ huy trưởng cơ quan Quân sự quận
1.1.3.2. Các phòng chuyên môn
Có 12 phòng chuyên môn thuộc UBND quận:
- Văn phòng UBND quận
- Phòng Nội vụ
- Phòng Tài nguyên – Môi trường
- Phòng Kinh tế
- Phòng Tài chính – Kế hoạch
- Phòng Tư pháp
- Phòng Thống kê
- Phòng Quản lý đô thị
- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội
- Phòng Văn hóa – Thông tin
- Phòng Giáo dục & Đào tạo
- Thanh tra quận
1.1.3.3. Các cơ quan sự nghiệp thuộc quận
- Trạm bảo vệ thực vật
- Ban Quản lý công trình xây dựng cơ bản
- Trung tâm Văn hóa – Thể thao
9


- Đội kiểm tra quy tắc quận
- Ban Quản lý chợ
- Ban quản lý khu du lịch thắng cảnh Ngũ Hành Sơn
- Trung tâm Y tế Ngũ Hành Sơn
- Đài truyền thanh
- Trung tâm Giáo dục thường xuyên và Hướng nghiệp
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn
(Xem Phụ lục I )

1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND
quận Ngũ Hành Sơn
1.2.1. Chức năng
Theo Điều 1, Chương I, Quy chế làm việc cuả văn phòng UBND quận
Ngũ Hành Sơn năm 2012 văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn có chức năng
sau đây:
Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn là cơ quan thuộc UBND quận
Ngũ Hành Sơn, có chức năng tham mưu, giúp việc trực tiếp cho UBND quận,
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và là cầu nối trong quan hệ công tác giữa
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận với các phòng, ban, ngành, đoàn thể
thuộc quận và UBND các phường trong quận.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ Điều 2, Chương I tại Quy chế làm việc của Văn phòng UBND
quận Ngũ Hành Sơn năm 2012, Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn có
nhiệm vụ sau:
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết
hoạt động báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận và
báo cáo khác của UBND quận theo sự chỉ đạo, điều hành của UBND quận.
- Giúp UBND, Chủ tịch UBND quận tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp
công tác giữa UBND quận với Thường trực Quận ủy, Tòa án nhân dân, Viện
kiểm sát nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Liên đoàn lao động
quận và các tổ chức đoàn thể chính trị - xã hội khác.

10


- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc
thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND,
Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Phối hợp với Trưởng phòng Nội vụ quận tham mưu và giúp Chủ tịch

UBND quận tổ chức thực hiện Quyết định số 32/2008/QĐ-UBND ban hành
ngày 30 tháng 5 năm 2008 của UBND thành phố Đà Nẵng Quy định về trình tự,
thủ tục tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa tại UBND quận, huyện
thuộc thành phố Đà Nẵng.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động
UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Phối hợp với Trưởng phòng Tư pháp quận, Trưởng phòng Nội vụ quận
tham mưu và giúp Chủ tịch UBND quận quản lý thống nhất việc ban hành, công
bố văn bản của UBND và Chủ tịch UBND.
- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn các cơ quan thuộc UBND
quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND quận.
- Quản lý công tác bảo mật, văn thư, lưu trữ, hồ sơ tài liệu của UBND
quận và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng đối với các
phòng, ban, ngành và các địa phương.
- Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND quận phân công.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn gồm có:
- 01 Chánh Văn phòng, 04 Phó Chánh Văn phòng điều hành, thực hiện
nhiệm vụ của Văn phòng.
- Các tổ gồm:
+ Tổ Tổng hợp
+ Tổ Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, công dân
+ Tổ Văn thư - Lưu trữ
+ Tổ Đền bù - Giải tỏa
11


+ Tổ Quản trị Hành chính

+ Tổ Kế toán
+ Tổ lái xe, bảo vệ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn
(Xem Phụ lục II )
1.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn
phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn
Theo Thông báo số:136/TB-VP ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Văn
phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn về việc phân công nhiệm vụ của lãnh đạo,
chuyên viên cán bộ Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn( Xem Phụ lục III );
Văn phòng gồm có các vị trí như sau: 01Chánh văn phòng; 04 Phó Chánh văn
phòng; 07 chuyên viên có nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Đ/c Ngô Mai – Chánh văn phòng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm
điều hành mọi hoạt động của Văn phòng UBND quận. Trực tiếp theo dõi lĩnh
vực Tài chính – Kế hoạch, Xây dựng cơ bản, Nội chính – Pháp chế. Trưởng ban
biên tập Wesbsite quận.
- Đ/c Cao Thanh Hoàng – Phó Chánh văn phòng kiêm Tổ trưởng Tổ
giải tỏa đền bù, Trưởng ban tiếp công dân: trực tiếp theo dõi một số dự án
giải tỏa đền bù do Chủ tịch UBND quận phân công; tiếp nhận, giải quyết đơn
thư khiếu nại lĩnh vực giải tỏa đền bù thuộc các dự án phụ trách. Chịu trách
nhiệm kiểm tra các văn bản có liên quan tới công tác giải tỏa đền bù, lĩnh vực
đất đai… do các đơn vị tham mưu UBND quận trước khi ban hành và theo dõi
văn bản đi đến, văn bản có bút phê của lãnh đạo UBND, Chánh văn phòng
UBND quận chuyển cho các đơn vị giải quyết thuộc lĩn vực phụ trách. Theo dõi
đôn đốc các đơn vị thực hiện các nội dung liên quan tới lĩnh vực phụ trách.
- Đ/c Mai Xuân Thủy – Phó Chánh Văn phòng kiêm Tổ trưởng Tổ
tiếp nhận và trả hồ sơ của công dân, tổ chức: trực tiếp theo dõi lĩnh vực Văn
thư - Lưu trữ; Thi đua khen thưởng; Cải cách hành chính; Công nghệ thông tin;
Quản trị mạng. Quản trị, kiêm duyệt tin, bài trước khi đăng tải lên trang thông
tin điện tử quận. Theo dõi, tham mưu công tác ISO hành chính, một số công tác
12

quản trị hành chính. Thực hiện một số mảng công tác chỉ đạo, điều hành theo sự
phân công của Lãnh đạo UBND quận và Chánh văn phòng UBND quận. Chịu
trách nhiệm kiểm tra các văn bản do phòng, ban, ngành tham mưu UBND quận
trước khi ban hành và theo dõi văn bản đi, đến, văn bản có bút phê của Lãnh đạo
UBND, Chánh văn phòng UBND quận chuyển cho các đơn vị giải quyết thuộc
lĩnh vực phụ trách. Theo dõi, tổng hợp và tham mưu Lãnh đạo UBND quận trả
lời các kiến nghị của tổ chức, công dân qua Email của Chủ tịch UBND thành
phố Đà Nẵng, Cổng thông tin điện tử thành phố.
- Đ/c Mai Đình - Phó Chánh văn phòng: trực tiếp theo dõi một số dự án
giải tỏa đền bù do Chủ tịch UBND quận phân công, giải quyết đơn thư khiếu
nại, kiểm tra các văn bản liên quan đến giải tỏa đền bù thuộc các dự án phụ trách
trước khi trình Chủ tịch UBND quận ký. Theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực
hiện nội dung văn bản do các phòng, ban, nghành tham mưu UBND quận trước
khi ban hành và theo dõi các văn bản đi, đến, văn bản có bút phê của Lãnh đạo
UBND, Chánh văn phòng UBND quận chuyển cho các đơn vị giải quyết thuộc
lĩnh vực phụ trách.
- Đ/c Nguyễn Thị Nga - Phó Chánh văn phòng UBND quận: chịu trách
nhiệm tổng hợp chung. Thực hiện báo cáo định kì, đột xuất của UBND và văn
phòng UBND quận. Giúp Lãnh đạo văn phòng theo dõi lĩnh vực Quản lí đô thị,
Xây dựng cơ bản, Thuế. Theo dõi các văn bản của UBND và các Sở, ban,
nghành thành phố chỉ đạo và văn bản có bút phê của lãnh đạo UBND quận,
Chánh văn phòng UBND quận chuyển cho các đơn vị giải quyết thuộc lĩnh vực
phụ trách, đồng thời giúp lãnh đạo Văn phòng đôn đốc các nghành tổ chức thực
hiện. Theo dõi thông tin trên báo chí để tham mưu xử lí kịp thời. Tham mưu
soạn thảo các bài phát biểu cho lãnh đạo trong các dịp Lễ, hội nghị… Chịu trách
nhiệm kiểm tra các văn bản do phòng, ban, nghành tham mưu UBND quận trước
khi ban hành.
- Đ/c Mai Thanh Tâm – Chuyên viên: giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi

lĩnh vực Văn hóa – Xã hội, các dự án phi Chính phủ.

13


- Đ/c Lê Tiến Thiện – Chuyên viên: giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi
lĩnh vực Kinh tế, Tài nguyên – Môi trường và các nhiệm vụ đột xuất khác.
- Đ/c Huỳnh Lê Kim Sinh – Chuyên viên: chịu trách nhiệm soạn thảo
Quyết định cấp các kinh phí cho đơn vị, địa phương khi có ý kiến phê duyệt của
Chủ tịch UBND quận. Chịu trách nhiệm phát hành lịch công tác của UBND
quận và giấy mời các cuộc họp. Giúp lãnh đạo Văn phòng theo dõi lĩnh vực Nội
chính - Pháp chế và các nhiệm vụ đột xuất khác.
- Đ/c Lưu Quốc Dũng – Chuyên viên: Chịu trách nhiệm theo dõi một số
dự án giải tỏa đền bù do Chủ tịch UBND quận giao và tham mưu Chủ tịch
UBND quận giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo trên các lĩnh vực đất đai.
- Đ/c Phạm Thị Lời – Chuyên viên: Trưởng bộ phận Văn thư – Lưu trữ
Văn phòng UBND quận chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về công tác
văn thư – lưu trữ, quản lí con dấu của UBND quận và Văn phòng UBND quận.
Chịu trách nhiệm về việc chuyển tải văn bản, tài liệu, giấy mời.
- Đ/c Trần Thị Thanh Thuya – Chuyên viên: theo dõi công tác văn thư
- lữu trữ của UBND quận và Văn phòng UBND quận, trực tiếp làm công tác lưu
trữ, phối hợp với cơ quan và các bộ phận Văn phòng UBND quận tổng hợp hồ
sơ đưa vào kho lưu trữ của UBND quận.
- Đ/c Trần Quốc Trí – Chuyên viên: phụ trách công tác quản trị mạng
máy tính, theo dõi các mảng công tác công nghệ thông tin, cải cách hành chính
và một số mảng công tác khác theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng
UBND quận.
- Nhiệm vụ của các nhân viên bộ phận Kế toán, Thủ quỹ, Quản trị Hành
chính, Bảo vệ, Lái xe thực hiện công việc chuyên môn đã được Chánh văn
phòng UBND quận phân công.

- Nhiệm vụ của các chuyên viên Tổ giải tỏa đền bù do Đ/c Cao Thanh
Hoàng – Phó Chánh văn phòng kiêm Tổ trưởng Tổ giải tỏa đền bù phân công.
- Nhiệm vụ của bộ phận Tổ tiếp nhận và trả kết quả, hồ sơ cho tổ chức,
công dân do Đ/c Mai Xuân Thủy – Phó Chánh văn phòng kiêm tổ trưởng Tổ
tiếp nhận và trử kết quả, hồ sơ phân công.
- Các nhân viên của bộ phận Văn thư – Lưu trữ do Đ/c Phạm Thị Lời – Tổ
trưởng tổ Văn thư – Lưu trữ phân công nhiệm vụ.
14


Chương II
THỰC TRẠNG MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN
2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.1. Con số thống kê các loại văn bản mà UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành
( Xem phụ lục IV)
2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Văn bản do lãnh đạo UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành nhằm thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện các chính sách
khác trên địa bàn quận.
Theo thẩm quyền, lãnh đạo UBND quận Ngũ Hành Sơn được phép ban
hành 4 loại hình thức văn bản, đó là:
- Văn bản quy phạm pháp luật (Quyết định, Chỉ thị)
- Văn bản hành chính (Quyết định, Kế hoạch, Đề án, Báo cáo, Biên bản,
Tờ trình, Công văn, Thông báo, Chương trình, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn,
Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Phiếu chuyển,
Phiếu gửi)
- Văn bản trao đổi của UBND quận đối với các cơ quan, tổ chức và công
dân có liên quan hoặc cá nhân nước ngoài trong quá trình giải quyết công việc.
2.1.3. Trình bày thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Ngũ Hành Sơn được thể
hiện như sau:
a) Quốc hiệu:
- Thể thức và kỹ thuật trình bày phần Quốc hiệu trên các văn bản do
UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành đa số đều trình bày đúng với quy định của
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thể thức
15


Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
- Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai
cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ , hai dòng chữ được trình
bày cách nhau dòng đơn, cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản vẫn chưa tuân thủ đúng theo kỹ

thuật trình bày của Thông tư số 01/2011/TT-BNV như đường kẻ ngang phía
dưới Quốc hiệu chưa đúng với quy định. Ví dụ: Quyết định số 2359/QĐ-UBND
ban hành ngày 24/10/2013 của Ủy ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn ban hành
Quy chế quản lý Kho lưu trữ của UBND quận Ngũ Hành Sơn, phần Quốc hiệu
trình bày như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(Xem phụ lục V)
b. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Các văn bản của UBND quận Ngũ Hành Sơn soạn thảo và ban hành đã
trình bày thành phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đúng với thể thức và
kỹ thuật trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày

16


19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
- Thể thức
+ Văn bản do UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành thì thành phần tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày như sau:
ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN NGŨ HÀNH SƠN
+ Văn bản do các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận Ngũ Hành
Sơn ban hành thì thành phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình
bày như sau:
Ví dụ: Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn soạn thảo văn bản
UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN
VĂN PHÒNG
- Kỹ thuật trình bày

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
+ Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường
hợp tên các phòng, ban của UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành văn bản dài
thì được trình bày thành nhiều dòng, các dòng chữ được trình bày cách nhau
dòng đơn.
c. Số, ký hiệu của văn bản
Các văn bản của UBND quận Ngũ Hành Sơn soạn thảo và ban hành đã
trình bày thành phần số, ký hiệu của văn bản đúng với thể thức và kỹ thuật trình
bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011
17


của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Thể thức:
- Số của văn bản được đăng ký tại văn thư của cơ quan. Số của văn bản
được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Đối với ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại
văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao của Thông tư
01/2011/TT-BNV (Phụ lục I), được các cán bộ phụ trách soạn thảo văn bản thực
hiện đúng. Số văn bản của UBND quận Ngũ Hành Sơn được đánh riêng cho
từng loại văn bản: văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính cá biệt và
văn bản hành chính thông thường (văn bản có tên loại và văn bản không có tên

loại). Ví dụ:
Quyết định của Chủ tịch UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành được ghi
như sau: Số: .../QĐ-UBND
Thông báo của UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành được ghi như sau:
Số .../TB-UBND
Tờ trình của Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành được ghi
như sau: Số: .../TTr-VP
Giấy mời của UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành được ghi như sau:
Số: .../GM-UBND
+ Đối với ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban
hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (phòng ban, bộ phận) soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo công văn, ví dụ: Công văn do Văn phòng UBND quận Ngũ
Hành Sơn chủ trì soạn thảo được ghi như sau: Số: .../UBND-VP
- Kỹ thuật trình bày
Cách trình bày thành phần số, ký hiệu của văn bản được UBND quận Ngũ
Hành Sơn trình bày đúng theo quy định, cụ thể:
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in
18


thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu
hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 được ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký
hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có
dấu gạch nối (-) không cách chữ.
d. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Các văn bản của UBND quận Ngũ Hành Sơn soạn thảo và ban hành đã
trình bày thành phần địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản đúng với
thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban
hành ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản hành chính.
- Thể thức
+ Địa danh ghi trên văn bản của UBND quận Ngũ Hành Sơn (thành phố
Đà Nẵng) của các phòng, ban, đơn vị thuộc quận: Ngũ Hành Sơn
+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được cán bộ văn thư cơ quan viết
đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ
ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Ngũ Hành Sơn, ngày 30 tháng 01 năm 2016
- Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh được viết hoa; sau địa
danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc
hiệu.
e. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Văn bản do UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành đã trình bày đúng
thành phần tên loại và trích yếu nội dung của văn bản theo Điều 10 tại Thông tư
số 01/2011/TT-BNV.
- Thể thức
+ Các văn bản do UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành đều ghi tên loại
văn bản, trừ công văn.
19


+ Phần trích yếu nội dung văn bản cũng được những cá nhân phụ trách
soạn thảo trình bày khá tốt, ngắn gọn và phản ánh khái quát được nội dung chủ
yếu của văn bản.
- Kỹ thuật trình bày
+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và

các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại
văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu
có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ
và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn
+ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa
dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản,
- Bên cạnh các văn bản đúng vẫn còn một số ít văn bản trình bày sai, sau
trích yếu còn có dấu “.”, phần gạch dưới trích yếu nội dung còn chưa cân đối.
+ Ví dụ: Quyết định số 593/QĐ-UBND ban hành ngày 07/3/2016 của Ủy
ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn về việc ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu
trữ của Uỷ ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn năm 2016, được trình bày như sau:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
của Uỷ ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn năm 2016
Trình bày đúng phải là
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
của Uỷ ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn năm 2016
(Xem phụ lục V)

20


f. Nội dung văn bản
- Các văn bản do UBND quận Ngũ Hành Sơn và các phòng, ban thuộc
UBND quận ban hành, phần nội dung văn bản đều được trình bày đúng theo thể

thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Điều 11 của Thông tư số 01/2011/TTBNV ban hành ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Các văn bản có nội dung sát với yêu cầu
của công việc.
g. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Các văn bản do UBND quận soạn thảo và ban hành theo đúng Thông tư
số 01/2011/TT-BNV về phần quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền trong các văn bản
- Thể thức:
Việc ghi quyền hạn của người ký được chuyên viên soạn thảo của UBND
quận Ngũ Hành Sơn thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) được
ghi vào trước ỦY BAN NHÂN DÂN, ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
+ Trường hợp Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch thì chữ viết tắt “KT.” (ký
thay) được ghi vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) được ghi vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền)
được ghi vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. CHỦ TỊCH
TRƯỞNG PHÒNG TƯ PHÁP
21


- Kỹ thuật trình bày

+ Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ
khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như:
“TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được
trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với
quyền hạn, chức vụ của người ký. Họ tên của người ký bao gồm họ, tên đệm
(nếu có) và tên của người ký văn bản.
+ Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
Ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Thị Anh Thi
h. Dấu của cơ quan, tổ chức
- Việc đóng dấu trên văn bản tại văn thư Ủy ban nhân dân quận Ngũ Hành
Sơn được thực hiện đúng theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác Văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai
đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện đúng
theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
i. Nơi nhận
- Hầu hết các văn bản do UBND quận Ngũ Hành Sơn ban hành đã trình
bày thể thức và kỹ thuật trình bày thành phần nơi nhận đúng theo quy định về
22

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Phần
liệt kê nơi nhận khá chi tiết và rõ ràng. Giúp cho việc nhân bản, làm thủ tục ban
hành để gửi cho các cơ quan, phòng ban có liên quan vô cùng thuận lợi.
2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được UBND quận Ngũ Hành
Sơn quy định tại Mục 1, Điều 7, 8, 9, 10, 11, Chương 2, Quyết định số
2017/QĐ-UBND ngày 26 tháng 8 năm 2013 của UBND ban hành Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn.
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan. Thông tin cần thu thập bao gồm:
Thông tin về pháp lý và thông tin thực tiễn. Thông tin phải xử lý chính xác, lựa
chọn những thông tin chủ yếu. Đồng thời, loại ra những thông tin không cần
thiết, không chính xác. Chuyên viên được giao soạn thảo văn bản sẽ căn cứ vào
thông tin pháp lý có trong các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản có liên quan
và các thông tin chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan để thu thập và xử lý thông tin.
Bước 2: Lập để cương, viết bản thảo
Chuyên viên soạn thảo sẽ lập một đề cương chi tiết. Sau đó tiến hành viết
bản thảo. Căn cứ đề cương để viết bản thảo, qua mỗi lần viết bản thảo, văn bản
được sửa chữa và bổ sung hoàn chỉnh. Việc viết bản thảo được thực hiện qua hai
bước: Viết nháp và bản viết chính thức.
Bước 3: Trình duyệt dự thảo văn bản
Chuyên viên soạn thảo sẽ trình hồ sơ trình duyệt bản thảo văn bản lên cho
lãnh đạo UBND quận hoặc Trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc quận ký duyệt
văn bản để xem xét thông qua. Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có
liên quan. Trường hợp bản thảo cần được xin ý kiến góp ý cho bản thảo thì
chuyên viên đề xuất lãnh đạo UBND quận tham khảo ý kiến của tập thể UBND
quận Ngũ Hành Sơn hoặc các cơ quan, đơn vị có liên quan. Sau đó, chuyên viên
soạn thảo nghiên cứu, tiếp thu, tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh

bản thảo.
23


Bước 4: Đánh máy
Sau khi bản thảo được duyệt. Chuyên viên soạn thảo sẽ hoàn thiện văn
bản cần soạn thảo và ban hành bằng cách đánh máy đúng nguyên văn bản thảo,
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp dự thảo đã được lãnh
đạo UBND quận phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm
vào dự thảo thì Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc quận được giao nhiệm
vụ chủ trì soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết
định việc sửa chữa, bổ sung. Sau đó, chuyển xuống chuyên viên soạn thảo đánh
máy lại. Sau khi đánh máy xong, chuyên viên soạn thảo trình lên cho Trưởng
phòng của phòng, ban, đơn vị mình để duyệt về nội dung và ký nháy nếu đúng.
Chánh Văn phòng sẽ là người duyệt về hình thức của văn bản, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản và ký nháy nếu đúng.
Bước 5: Ký văn bản
Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung và hình thức, cán bộ chuyên
môn chuyển xuống bộ phân văn thư. Cán bộ văn thư là người trực tiếp trình lãnh
đạo cơ quan ký ban hành.
UBND quận Ngũ Hành Sơn là cơ quan làm việc theo chế độ tập thể. Một
số văn bản sẽ được Chủ tịch thay mặt Ủy ban nhân dân ký (gọi là ký TM.). Phó
Chủ tịch được thay mặt tập thể, ký thay Chủ tịch những văn bản theo uỷ quyền
của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Chủ tịch có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng một số phòng ký thừa
lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh được quy định cụ thể
trong quy chế công tác văn thư của cơ quan. Chữ ký được ký bằng bút mực
xanh.
2.2. Quản lí văn bản đi
2.2.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

- Trước khi phát hành văn bản, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn
phòng UBND quận kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện sai sót thì kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng UBND quận để xem xét, giải
quyết.
24