BÁO CÁO THỰC TẾ ĐA KHOA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DƯỢC PHẨM MINH NGỌC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
KHOA DƯỢC

BÁO CÁO THỰC TẾ ĐA KHOA
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DƯỢC PHẨM MINH NGỌC

Sinh viên thực hiện :
MSSV

:1

Đơn vị lớp

:

Hậu Giang – Năm 2016


Hậu Giang – Năm 2016


Nhận xét của giảng viên
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………


MỤC LỤC
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DP MINH NGỌC.......................1
1. TRÌNH BÀY XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA
CÔNG TY..................................................................................................................... 3
1.1. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Dược phẩm Minh Ngọc.................................3
1.2. Nội quy an toàn – an ninh cơ quan............................................................................4
1.2.1. Đối với nhân viên làm việc trong khu vực kho......................................................4
1.2.2. Đối với nhân viên giao hàng và lái xe....................................................................5
1.2.3. Đối với nhân viên trực bảo vệ................................................................................5
1.3. Bảng mô tả công việc.................................................................................................5
1.3.2. Bảng mô tả công việc chức danh Phụ trách chuyên môn......................................7
1.3.3. Bảng mô tả công việc chức danh Thủ kho.............................................................8
1.3.4. Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên kế toán...........................................10
1.3.5. Bảng mô tả công việc chức danh Thủ quỹ...........................................................11
1.3.6. Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên bán hàng – tiếp thị.........................12
1.3.7. Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên giao hàng và thu nhận tiền............14
2. KHẢO SÁT CÁCH TỔ CHỨC SẮP XẾP KHO, BẢO QUẢN VÀ DỰ TRỮ
THUỐC..........................................................................................................................16
2.1. Sơ đồ kho.................................................................................................................16
2.2. Nội quy kho..............................................................................................................16
2.3. Danh mục trang thiết bị bảo quản............................................................................17
2.4. Sắp xếp, kiểm soát và theo dõi chất lượng hàng hóa tại kho và phương tiện vận
chuyển.............................................................................................................................17
2.5. Bảo quản hàng hóa ..................................................................................................21

2.6. Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho và phương tiện vận chuyển.....................................23
2.7. Qui trình phòng chống chuột bọ, nấm mốc, mối mọt, côn trùng tại kho và phương
tiện vận chuyển...............................................................................................................27
2.8. Vệ sinh kho..............................................................................................................31
3. KHẢO SÁT QUY TRÌNH VẬN CHUYỂN, GIAO NHẬN THUỐC.................32
3.1.Vận chuyển hàng hóa................................................................................................32
3.2. Đặt hàng, tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng, kiểm tra việc giao, nhận hàng................38
4. PHÂN TÍCH VIỆC TRIỂN KHAI GDP................................................................43
4.1. Hồ sơ GDP...............................................................................................................44


4.1.1. Thông tin chung....................................................................................................44
4.1.2. Qui trình thao tác chuẩn........................................................................................44
5. TRÌNH BÀY CÁCH THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ.................................................46
6. TRÌNH BÀY CÁCH THỨC QUẢN LÝ XUẤT - NHẬP THUỐC.....................49
7. RÚT KẾT ĐƯỢC KINH NGHIỆM BẢN THÂN LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC
TRAO DỒI KINH NGHIỆM TAY NGHỀ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH
NGHỀ NGHIỆP.........................................................................................................53
7.1. Được cái nhìn tổng về tầm quan trọng của việc thực hiện GDP
7.2. Một số kinh nghiệm của bản thân được rút kết trong quá trình thực tập tại
công ty


GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DP MINH NGỌC

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Dược phẩm Minh Ngọc
Mã số doanh nghiệp: 1801227741
Ngày cấp: 10/12/2011
Ngày hoạt động: 15/12/2011
Trụ sở chính: 138B1/20, Nguyễn Văn Cừ, Khu vực 1, Phường An Khánh, Quận

Ninh Kiều, Thành Phố Cần Thơ
1


Điện thoại: 0918603625
Fax: 07103892899
Email:
Ngành, nghề kinh doanh:
- Mua bán dược phẩm
- Mua bán thực phẩm chức năng
- Mua bán trang thiết bị y tế
- Mua bán mỹ phẩm
Vốn điều lệ.: 2.000.000.000 đồng
Người đại diện theo pháp luật của công ty:
- Chức danh : Giám đốc
- Họ và tên: Lê Văn Minh, giới tính: Nam
- Sinh ngày: 01/10/1979
- Dân tôc: Kinh
- Quốc tịch: Việt Nam
- Loại giấy chứng thực cá nhân: giấy chứng minh nhân dân số:
361899772, ngày cấp: 23/09/2013, do công an Cần Thơ cấp
- Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 138B1/20, Nguyễn Văn Cừ, khu vực
1, phường An Khánh, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ, Việt Nam
- Chỗ ở hiện tại: 138B1/20, Nguyễn Văn Cừ, khu vực 1, phường An
Khánh, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ, Việt Nam


Công ty TNHH một thành viên Dược phẩm Minh Ngọc là đơn vị phân phối và
kinh doanh Dược phẩm với phương châm “Sức khỏe là vốn quý nhất của con người”.
Vì vậy, khác hẳn những lĩnh vực nào khác, trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe thì chất

lượng sản phẩm phải đặt lên hàng đầu.
Công ty luôn tôn trọng sự sống và hạnh phúc của con người, tự xem mình có
trách nhiệm phải làm tất cả để cung cấp cho mọi người có được những sản phẩm có
chất lượng cao và được sống trong môi trường trong lành. Công ty luôn ý thức được
rằng chúng tôi phải không ngừng cải tiến công tác quản lý, phong phú hóa mặt hàng,
giá thành phải chăng, đảm bảo giao hàng đúng hẹn.
* Một số mặt hàng kinh doanh phân phối của Công ty TNHH Một Thành
Viên Dược Phẩm Minh Ngọc :
STT

TÊN SẢN PHẨM

NƯỚC

TÁC DỤNG

QUY CÁCH

1

AUSSAMIN 500mg

SẢN XUẤT
Úc

2

(Glucosamin 500mg)
AGIPIRO

Việt Nam

Kháng viêm

Hộp 2 vĩ x 10 viên

3

(Piroxicam 20mg)
AGITRITINE 200mg

Việt Nam

Dạ dày

Hộp 5 vĩ x 10 viên

4

(Trimebutine 200mg)
AGDICERIN

Việt Nam

Kháng viêm,

Hộp 3 vĩ x 10 viên

5

(Diacerin 50mg)
UNICAVIR

Việt Nam

giảm đau
Thuốc gan

Hộp 3 vĩ x 10 viên

6

(Tenoforvir 300mg)
PRIME-APERONE

Hàn Quốc

Thuốc giãn

Hộp 10 vĩ x 10

7

(Eperison 50mg)
BONXICAM

Hàn Quốc

cơ
Kháng viêm

viên
Hộp 10 vĩ x 10

8

(Bromelain 40mg)
SYNAZITHRAL

Ấn Độ

Kháng sinh

vien
Hộp 1 chai

9

200mg/5ml)
BORABONE

Hàn Quốc

Thuốc bổ

Hộp 6 vĩ x 10 viên

10

(Calcitriol 0,25mg)

PANNEFIA

Ấn Độ

Dạ dày

Hộp 3 vĩ x 10 viên

11

(Pantoprazol 40mg)
HEPASYZIN

Hàn Quốc

Hỗ trợ gan

Hộp 10 vĩ x 10

Viêm khớp

Hộp 5 vĩ x 12 viên

(Azithromycin

(Silymarin 140mg)

viên

12

LISBOSARTAN

Ấn Độ

Điều trị tăng

Hộp 4 vĩ x 7 viên

13

(Ibesartan 150mg)
KSART

Ấn Độ

huyết áp
Điều trị tăng

Hộp 2 vĩ x 14 viên

14

(Losartan 50mg)
PEXIFEN

Việt Nam

huyết áp

Kháng viêm,

Hộp 2 vĩ x 14 viên

(Piroxicam beta-

giảm đau

15

cyclodextrin)
LIFCIN 500

Ấn Độ

Kháng sinh

Hộp 4 vĩ x 5 viên

16

(Levofloxacin 500mg)
RABOTIL 20

Ấn Độ

Dạ dày

Hộp 3 vĩ x 10 viên

17

(Rabeprazol 20mg)
LOWXIB 200

Ấn Độ

Kháng viêm

Hộp 3 vĩ x 10 viên

18

(Celecoxib 200mg)
SANCHER

Việt Nam

Viêm gan

Hộp 4 vĩ x 10 viên

19

(Ribavirin 500mg)
TORITAB

Ấn Độ

Hạ Lipid

Hộp 10 vĩ x 10

20

(Atorvastatin 20mg)
VICEBA

Hàn Quốc

máu
Tuần hoàn

viên
Hộp 10 vĩ x 10

21

(Ginkgo biloba 40mg)
RECORD B MEDLAC

Ý

não
Bổ sung

viên
Hộp 10 ống

22

(Vitamin B1, B6, B12)
UL-FATE

Ấn Độ

vitamin
Dạ dày

Hộp 10 vĩ x 10

23

(Sucrafate 1g)
........

viên

1. TRÌNH BÀY CÁCH XÂY DỰNG,
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH
Giám đốc
CỦA CÔNG TY.

LÊ VĂN MINH

1.1. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Dược phẩm Minh Ngọc.
DSĐH PHỤ TRÁCH CHUYÊN MÔN
TRƯƠNG THÀNH TRONG

Thủ kho

LÊ THANH BẰNG

DSTH

Kế toán
LÊ VĂN SƠN
ĐHKT

Nhân viên
TRẦN VŨ PHONG

DSTH

Nhân viên
TRẦN VĂN TỚI
DSTH


1.2. Nội quy an toàn lao động – an ninh cơ quan
Nhằm đảm bảo an ninh, an toàn lao động tại cơ quan. Giám đốc ban hành nội
quy cơ quan như sau:
1.2.1. Đối với nhân viên làm việc trong khu vực kho
- Phải thực hiện đúng nội quy “Vệ sinh cá nhân” và “ Vệ sinh kho”
- Không chất hàng hóa – vật dụng ở các hành lang, lối đi, khu vực thoát hiểm ở
kho.
- Không ăn uống, đùa giỡn trong khu vực kho
- Không làm vệ sinh thiết bị khi chưa ngắt nguồn điện
- Tất cả nhân viên kho phải được huấn luyện về sơ cấp cứu và phải biết xử lý
các tình huống khi xảy ra sự cố.
- Kiểm tra niêm phong, ổ khóa trước khi mở cửa kho và sau khi đóng cửa kho.

1.2.2. Đối với nhân viên giao hàng và lái xe
- Phải kiểm tra tình trạng sẵn sàng của xe và của thiết bị đi kèm theo quy trình “
Vận hành và bảo dưỡng phương tiện vận chuyển”
- Phải thực hiện nghiêm túc khẩu hiệu “Giữ xe tốt, lái xe an toàn”
- Phải nghiêm chỉnh chấp hành luật lệ giao thông
- Không vận chuyển hàng hóa quá trọng lượng và kích thước cho phép
- Đối với nhân viên vận chuyển bằng xe máy phải tuân thủ luật giao thông và
đội mũ bảo hiểm theo quy định
- Hàng hóa lưu thông trên đường phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định
1.2.3. Đối với nhân viên trực bảo vệ
- Phải đảm bảo trật tự, an ninh, an toàn tại cơ quan


- Phải tăng cường kiểm tra giám sát cơ quan lúc ngoài giờ làm việc
- Kiểm tra cửa, ổ khóa, niêm phong ở khu vực kho, kế toán…khi hết giò làm
việc, các ngày nghỉ lễ.
- Thường xuyên kiểm tra các thiết bị điện để đảm bảo an toàn trong việc phòng
chống cháy nổ.
- Không để người lạ ra vào cơ quan khi không xuất trình được giấy tờ cần thiết.
- Hướng dẫn khách hàng để xe đúng nơi qui định.
- Báo cáo ngay với Giám đốc khi có vấn đề bất thường xảy ra.
1.3. Bảng mô tả công việc
1.3.1. Bảng mô tả công việc chức danh giám đốc
1.3.1.1. Trình độ, năng lực và kinh nghiệm
Trình độ đại học/cao đẳng có khả năng quản lý, điều hành toàn bộ công việc,
được đào tạo về GDP, hiểu biết các hệ thống quản lý mà Công ty đang áp dụng, biết sử
dụng thành thạo vi tính và kinh nghiệm trong công việc. Có phẩm chất đạo đức tốt,
trung thực.
1.3.1.2. Trách nhiệm và quyền hạn
*Trách nhiệm:

- Thực thi nhiệm vụ có tính chuyên nghiệp cao, nâng cao ý thức tổ chức kỷ luật,
phát huy đoàn kết nội bộ và các bộ phận trực thuộc Công ty.
- Luôn luôn tuân thủ pháp luật, điều lệ, quy chế, nội quy của Công ty.
- Chịu trách nhiệm về các quy định của luật pháp và quy chế Công ty cũng như
tất cả các hành vi xâm phạm quyền lợi Công ty.
- Chịu trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên thuộc quyền.
- Chịu trách nhiệm xây dựng chức năng nhiệm vụ SOP và mô tả công việc cho
các bộ phận trực thuộc.
*Quyền hạn
- Được quyền từ chối thực hiện những việc mà bản thân xét thấy có hại cho
Công ty và xã hội.
- Có quyền sắp xếp, điều động nhân sự.
- Đề xuất, yêu cầu khen thưởng, kỷ luật, nâng lương nhân viên.
1.3.1.3. Mô tả công việc
- Bám sát nhu cầu tiêu thụ thị trường, lên kế hoạch tiêu thụ.


- Giải quyết nhanh các dự trù để các bộ phận thực hiện kịp thời việc giao nhận
hàng trong mạng lưới kinh doanh.
- Bám sát nhu cầu tiêu thụ thị trường, kịp thời đề xuất những hình thức thông
tin quảng cáo phù hơp, nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa.
- Tổng kết thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng tháng, phân chia doanh thu bán
hàng cho nhân viên. Tuân thủ pháp lệnh thống kê và qui chế dược chính hiện hành.
- Đôn đốc, nhắc nhở thu hồi nợ đúng hạn, không để phát sinh nợ khó đòi.
- Nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên Công ty, luôn thực hiện và hoàn
thành công việc theo chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
1.3.1.4. Quan hệ công tác
- Chỉ đạo, điều hành và giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên Công
ty.
- Quan hệ ngoại giao/hợp tác với cơ quan bên ngoài.

1.3.2. Bảng mô tả công việc chức danh phụ trách chuyên môn
1.3.2.1. Trình độ, năng lực và kinh nghiệm
Trình độ đại học về Dược, có khả năng quản lý điều hành toàn bộ công việc
được giao, được đào tạo GDP, sử dụng thành thạo vi tính và kinh nghiệm trong công
việc. Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực.
1.3.2.2. Trách nhiệm và quyền hạn
*Trách nhiệm
- Thực thi nhiệm vụ có tính chuyên nghiệp cao, có ý thức tổ chức kỷ luật, phát
huy đoàn kết nội bộ.
- Luôn luôn tuân thủ pháp luật, điều lệ, qui chế, nội qui của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ theo ủy quyền của Giám đốc.
* Quyền hạn
- Đươc quyền từ chối thực hiện những việc mà bản thân xét thấy có hại cho
công ty và xã hội.
- Được quyền đề xuất với Giám đốc các vấn đề liên quan đến quyền lợi và lợi
ích của công ty.
- Được hưởng mọi chế độ liên quan đến nhiệm vụ được giao.
1.3.2.3. Mô tả công việc
- Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo về GDP cho nhân viên công ty.


- Theo dõi và chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa, những quy chế về
Dược.
- Theo dõi và kiểm soát hàng khiếu nại, thu hồi, thuốc giả, hàng trả về…
- Kiểm tra đôn đốc các thành viên trong công ty thực hiện kế hoạch, báo cáo
việc thực hiện hàng tuần cho Giám đốc.
- Các công việc khác theo ủy quyền của Giám đốc.
1.3.2.4. Quan hệ công tác
- Báo cáo Giám đốc các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Hợp tác với các bộ phận khác theo đúng chức năng nhiệm vụ của từng bộ

phận.
- Chỉ đạo, điều hành và giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên công ty
khi có ủy quyền của Giám đốc.
- Quan hệ với cơ quan bên ngoài theo trách nhiệm, quyền hạn được giao.
1.3.3. Bảng mô tả công việc chức danh Thủ kho
1.3.3.1. Trình độ, năng lực và kinh nghiệm
Có chuyên môn về Dược, hiểu biết về công việc được giao, được đào tạo về
GDP, có phẩm chất đạo đức tốt, nhanh nhẹn, trung thực. Có kỹ năng sắp xếp và bảo
quản hàng hóa theo qui định.
1.3.3.2. Trách nhiệm và quyền hạn
* Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc tuân thủ tuyệt đối các qui định
GSP/GDP, tuân thủ các qui chế dược chính hiện hành.
- Chịu trách nhiệm giám sát, kiểm kê, bảo quản, xuất nhập hàng hóa của kho.
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa, không để hàng quá hạn dùng, tránh mất mát
xảy ra.
- Lưu giữ kỹ và bảo quản hóa đơn đến tay khách hàng còn nguyên vẹn.
- Kiểm kê kho hàng tháng, quí.
- Nếu có trường hợp phản hồi của khách hàng về việc giao thiếu hàng thì phải
nhanh chóng giải quyết.
* Quyền hạn
- Được quyền không cấp phát hoặc nhận bất kỳ hàng hóa nếu xét thấy chứng từ
không phù hợp.


- Nghiêm cấm người lạ, không phận sự vào kho.
- Báo cáo với Giám đốc nếu phát hiện hàng kém chất lượng, cận hạn dùng.
- Trường hợp cấp thiết cần phải giao hàng, gởi hàng gấp có thể điều động anh
em khác thực hiện nếu không ảnh hưởng đến công việc của họ.
- Được hưởng mọi chế độ liên quan đến nhiệm vụ được giao.

1.3.3.3. Mô tả công việc
- Quản lý tốt kho hàng, hàng hóa trực thuộc kho, không để xảy ra nhầm lẫn hay
thất thoát. Phát hiện và báo cáo kịp thời những sai lệch và hiện tượng có ảnh hưởng
đến chất lượng hàng hóa, thường xuyên kiểm soát hàng tồn trữ quá lâu có ảnh hưởng
đến hạn dùng.
- Tham gia thực hiện việc tiếp nhận, quản lý, bố trí, sắp xếp hàng hóa phù hợp
theo sơ đồ kho và đảm bảo theo nguyên tắc “dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra”.
- Thực hiện tốt 5 chống , 3 kiểm tra, 3 đối chiếu trong bảo quản và cấp phát.
- Theo dõi kiểm tra hàng ngày việc cập nhật kết quả nhiệt độ, độ ẩm của kho.
- Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ trước khi nhập xuất.
- Kiểm soát việc cập nhật sổ sách hệ thống của kho, kiểm tra tồn kho đột xuất
hay định kỳ theo qui đinh.
- Thực hiện kiểm kê, báo cáo, đánh giá kết quả định kỳ theo lệnh của Giám đốc.
- Đề xuất với Giám đốc về biện pháp sáng kiến, cải tiến trong quá trình quản lí
hàng hóa.
- Kiểm tra nội dung chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho
- Chuyển hàng vào kho theo nguyên tắc “nhập trước, xuất trước”
- Ký nhận hóa đơn và lập phiếu nhập kho.
- Kiểm tra hàng đúng với phiếu xuất kho.
- Thực hiện đóng hàng hóa vào thùng sau khi đã kiểm tra, đối chiếu đúng (Ghi
tên khách hàng lên từng thùng hàng và ghi số lượng tổng các thùng lên từng thùng
hàng của một khách hàng).
- Kiểm tra hàng trả về và báo cáo kịp thời những phản ánh về chất lượng hàng
hóa với người phụ trách.
- Ghi chép đầy đủ vào sổ sách, cập nhật, kiểm kê đối chiếu hàng tháng với
nghiệp vụ.
- Nhắc nhở anh em giao hàng đúng hẹn.


- Bảo quản tốt các phương tiện và trang thiết bị ở kho.

- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ để tiện truy tìm khi cần thiết.
- Đảo kho, chuyển hàng vào kho, lên hàng.
- Hàng ngày vệ sinh kho và toàn bộ khu vực bảo quản hàng hóa, tuân thủ
nguyên tắc an toàn vệ sinh lao động và PCCC trong kho, kiểm tra mối mọt, chuột, có
kế hoạch phòng chống hữu hiệu.
- Hỗ trợ một số công tác khi cần thiết do Giám đốc phân công.
1.3.3.4. Quan hệ công tác
- Cấp trên: báo cáo tình hình nhiệm vụ được giao với Giám đốc.
- Ngang cấp:
+ Kết hợp với nghiệp vụ thực hiện hóa đơn bán hàng.
+ Kết hợp với tài xế nhận, gởi hàng, giao hàng cho khách hàng theo hóa đơn
bán hàng.
- Bên ngoài: giải quyết khiếu nại của khách hàng về hàng hóa đã giao.
1.3.4. Bảng mô tả công việc chức danh: Nhân viên kế toán
1.3.4.1. Trình độ, năng lực và kinh nghiệm
Phải có trình độ đại học hoặc cao đẳng về lĩnh vực tài chính kế toán, đủ năng
lực làm việc, được đào tạo GDP, có kỹ năng nghe điện thoại, thuyết phục khách hàng,
khả năng xử lý tình huống tốt. Có phẩm chất đạo đức tốt, nhanh nhẹn, trung thực.
1.3.4.2. Trách nhiệm và quyền hạn
* Trách nhiệm
Làm nghiệp vụ kế toán tổng hợp của Công ty.
Chịu trách nhiệm xuất hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho cho khách hàng.
Theo dõi xuất nhập tồn hàng có tại Công ty hàng tháng, theo đúng qui định và
yêu cầu của Giám đốc.
Tham gia công tác kiểm kê đánh giá hàng tháng. Chịu trách nhiệm quản lý theo
dõi hạn dùng của thuốc.
Chịu trách nhiệm trên số liệu báo cáo các hóa đơn bán hàng.
Có trách nhiệm quản lí công nợ toàn diện của Công ty và thường xuyên kiểm
tra giám sát để kịp thời phát hiện ngăn chặn trước những sai trật.
* Quyền hạn

Không thực hiện bán hàng khi phát hiện giá sai và không nhập hàng khi không
đúng đầu vào.
Đề xuất ngay biện pháp và ngăn chặn việc cung ứng hàng hóa không đúng nhu
cầu và cận hạn dùng.
Được quyền đề xuất Giám đốc tạm ngưng bán hàng đối với những công nợ khó
đòi có dấu hiệu không lành mạnh.
Được hưởng mọi chế độ liên quan đến công việc được giao theo mức độ đóng
góp.
1.3.4.3. Mô tả công việc
Xuất hóa đơn bán hàng của công ty.
Nhập hàng, bán hàng tại công ty.
Nghe điện thoại bán hàng và các thông tin liên quan
Theo dõi, tổng hợp, báo cáo, đề nghị một số chương trình khuyến mãi, các đề
nghị cuối tháng, cuối quí theo chính sách bán hàng.
Tham gia kiểm kê kho vào cuối tháng, cuối quí và đối chiếu với sổ sách công ty
về số lượng hàng hóa.
Báo cáo bán hàng, doanh thu cuối tháng và báo cáo khi có yêu cầu của Giám
đốc.
Mở sổ sách theo dõi công nợ của từng khách hàng phát sinh phối hợp với cán
bộ phụ trách bán hàng từng địa bàn theo dõi quản lí chặt công nợ.
Đối chiếu hàng tháng-quí (với tiếp thị, bán hàng), cuối quí đối chiếu xác nhận
với khách hàng.
Chịu trách nhiệm phần thu và phân tích giá bán (nếu có).
Thường xuyên kiểm tra đôn đốc, nhắc nhở anh em, đề xuất giải pháp thu nợ tốt
hoặc báo cáo Giám đốc các hiện tượng tiêu cực nếu có phát sinh.
Đặc trách chịu trách nghiệm quản lí, theo dõi mạng lưới bán hàng tại các địa
bàn, đôn đốc nhắc nhở hoặc đưa ra qui định để nhân viên giao hàng thu nộp tiền hàng
ngày. Đối chiếu xác nhận với khách hàng (nếu cần). Hàng tuần báo cáo tình hình thực

hiện cho Giám đốc.
Thực hiện nhiệm vụ khác khi được phân công.
1.3.4.4. Quan hệ công tác


Cấp trên: báo cáo Giám đốc các vấn đề liên quan đến chức năng và nhiệm vụ
được giao.
Ngang cấp: phối hợp với thủ kho và nhân viên bán hàng để quản lí xuất nhập và
thu hồi công nợ.
Bên ngoài: liên hệ với khách hàng về đơn đặt hàng, việc thu hồi công nợ.
1.3.5. Bảng mô tả công việc chức danh: Thủ quỹ
1.3.5.1. Trình độ, năng lực và kinh nghiệm
Phải có trình độ sơ cấp kế toán hoặc tương đương lớp 12, đủ năng lực làm việc,
được đào tạo GDP, có kinh nghiệm quản lí tiền, kinh nghiệm tối thiểu 03 năm, tính
tình cẩn thận, vui vẻ, hòa nhã với mọi người, trung thực và phải có phẩm chất đạo đức
tốt.
1.3.5.2. Trách nhiệm và quyền hạn
* Trách nhiệm
Chịu trách nhiệm quản lý nguồn tiền thu được từ hoạt động kinh doanh của
công ty bằng tiền mặt trước Giám đốc.
Thu, chi đúng và đủ theo các chứng từ.
* Quyền hạn
Không chấp nhận thu, chi tiền mà chứng từ không hợp lệ.
Được hưởng mọi chế độ liên quan đến nhiệm vụ được giao.
1.3.5.3. Mô tả công việc
Kiểm đếm chính xác và phát hiện tiền giả, tiền không đạt yêu cầu.
Nộp ngân hàng khi các nhân viên giao hàng thu tiền bán hàng về nộp và có sự
chỉ đạo tiền của Giám đốc.
Chi tiền mặt tại công ty khi có chứng từ hợp lệ.
Kiểm tra phiếu chi, phiếu thu đầy đủ, hợp lệ với kế toán.

Thực hiện các công tác khác khi Giám đốc phân công.
1.3.5.4. Quan hệ công tác
Cấp trên: báo cáo Giám đốc các vấn đề liên quan đến chức năng và nhiệm vụ
được giao.
Ngang cấp: phối hợp với nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển tiền về Công
ty.
Bên ngoài: thu tiền khách hàng.


1.3.6. Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên bán hàng và tiếp thị
1.3.6.1. Trình độ, năng lực và kinh nghiệm
Có kinh nghiệm, có chuyên môn về Dược, và hiểu biết về các mặt hàng đang
kinh doanh do Công ty phân phối. Đã thông qua lớp nghiệp vụ bán hàng ( hoặc đã
được hướng dẫn thực tế từ các nhân viên bán hàng đang hoạt động), được đào tạo về
GDP, nhạy bén xử lý những tình huống trong kinh doanh. Có phẩm chất đạo đức tốt,
có kinh nghiệm trong công việc được giao, trung thực.
1.3.6.2. Trách nhiệm và quyền hạn
* Trách nhiệm
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc cung ứng, giới thiệu hàng của công
ty đến các bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc…
Theo dõi, đánh giá tình hình kinh doanh trong địa bàn để đề ra biện pháp giữ
vững thị phần.
Theo dõi chặt chẽ, cập nhật số lượng sử dụng tại các cơ sở điều trị, nhà thuốc,
báo cáo thường xuyên cho Giám đốc.
Chịu trách nhiệm về việc cung ứng hàng hóa đầy đủ, kịp thời cho các cơ sở
điều trị, nhà thuốc được phân công phụ trách.
* Quyền hạn
Được tham gia thảo luận kế hoạch kinh doanh, đề xuất những biện pháp thúc
đẩy việc tiêu thụ hàng hóa nhanh và đạt hiệu quả cao.
Được hưởng các chế độ phụ cấp liên quan đến nhiệm vụ được giao

1.3.6.3. Mô tả công việc
Bám sát nhu cầu tiêu thụ thị trường, lên kế hoạch và theo dõi việc thực hiện, đề
xuất kịp thời với Giám đốc những biện pháp nhằm đạt chỉ tiêu được giao.
Kịp thời nắm bắt thông tin đấu thầu, đề xuất biện pháp đấu thầu và cung cấp
hàng thầu (nếu có).
Tạo mối quan hệ thường xuyên với khách hàng trong phạm vi phụ trách của
khu vực được phân công.
Nắm bắt nhu cầu sử dụng thuốc tại các cơ sở điều trị, nhà thuốc…
Chào bán hàng đúng giá ban hành, cung cấp thông tin cho khách hàng
Lấy đơn hàng trực tiếp từ cơ sở điều trị, nhà thuốc…và gửi đơn hàng cho nhóm
nghiệp vụ xuất hóa đơn


Nhận hàng tại kho kiểm số lượng, có ký giao và ký nhận, giao hàng cho khách
đúng hẹn.
Nắm bắt thông tin: Giá, sản phẩm cạnh tranh, chương trình khuyến mãi của các
đơn vị bạn, thu thập thông tin từ khách hàng, báo cáo và có hướng đề xuất kịp thời.
Phản ánh kịp thời tình trạng khách hàng cho Giám đốc hầu tránh mọi tổn thất.
Phát hiện kịp thời tính bất hợp lý của hàng hóa trong quá trình giao nhận hàng
(thiếu, không đúng, chất lượng không phù hợp)
Tham mưu đề xuất việc chăm sóc khách hàng (các cơ sở điều trị, nhà thuốc...),
chương trình khuyến mãi.
Triển khai thực hiện việc tham gia Hội thảo, Hội nghị khoa học, trưng bày và
giới thiệu thuốc khi được phân công.
Thực hiện target do Giám đốc ban hành.
Thực hiện nhiệm vụ khác khi được phân công.
1.3.6.4. Quan hệ công tác
Cấp trên: Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao, đề xuất ý kiến với
Giám đốc.
Cấp dưới: Đôn đốc, nhắc nhở cộng tác viên về việc thực hiện chỉ tiêu đươc

giao.
Ngang cấp: Phối hợp chặt chẽ với các nhân viên khác trong công ty nhằm thực
hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Bên ngoài: Liên hệ các bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc…
1.3.7. Bảng mô tả công việc chức danh: Nhân viên giao hàng và thu nhận tiền
1.3.7.1. Trình độ, năng lực và kinh nghiệm
Tốt nghiệp PTTH hoặc dược tá, phải có giấy phép lái xe, đã được đào tạo về
GDP, am hiểu về sản phẩm công ty, lịch sử công ty. Có phẩm chất đạo đức tốt, trung
thực.
1.3.7.2. Trách nhiệm và quyền hạn
* Trách nhiệm
Giao hàng và thu tiền.
Lái xe an toàn, chấp hành đúng luật lệ giao thông.
Bảo quản xe và hàng hóa để bảo đảm hàng đến nơi đúng hẹn.
* Quyền hạn


Được quyền từ chối mọi việc làm không đúng có hại cho công ty.
Được hưởng phụ cấp theo chế độ.
1.3.7.3. Mô tả công việc
Nhận hóa đơn và hàng từ thủ kho.
Giao tận nơi cho khách hàng theo địa chỉ ghi trên hóa đơn
Đối với hàng ngoài Thành phố, hợp đồng phương tiện vận chuyển đạt chất
lượng GDP
Thu tiền khách hàng theo quy định của Công ty
Nộp tiền cho thủ quỹ
Phải quản lý hóa đơn và tiền mặt thật chặt chẽ, tránh thất thoát.
Mở sổ theo dõi thu nộp tiền, cập nhật rõ ràng.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có quyền báo cho Giám đốc mọi phát sinh
hoạt động tiêu cực.

Thu thập thông tin phản hồi của khách hàng về báo lại cho Giám đốc
Hỗ trợ tiếp nhận hàng và đưa hàng vào kho.
1.3.7.4. Quan hệ công tác
Cấp trên: Báo cáo tình hình nhiệm vụ được giao với Giám đốc, báo cáo mức độ
tiêu thụ sản phẩm của khách hàng tại địa bàn mình phụ trách.
Ngang cấp: Kết hợp với kho, nghiệp vụ, thủ quỹ để hoàn thành nhiệm vụ được
giao.
Bên ngoài: Giao hàng đúng và đủ cho khách hàng.


2. KHẢO SÁT CÁCH TỔ CHỨC SẮP XẾP KHO, BẢO QUẢN VÀ DỰ TRỮ
THUỐC.

KÊ THUỐC 2

QUẠT HÚT 2

PALLET

PALLET

PALLET

PALLET

PALLET

PALLET

PALLET

PALLET

PALLET

PALLET

ẨM KẾ VÀ
NHIỆT KẾ

PALLET

QUẠT HÚT 1

ĐƯỜ
NG
VÀO
KHO

2.2. Nội quy kho
- Người không phận sự không được vào kho.
- Giao hàng theo lệnh xuất kho. Tài sản trong kho khi mang ra ngoài hay di
chuyển đi nơi khác đều phải có đầy đủ thủ tục.
- Hết giờ làm việc phải tắt hết các thiết bị điện (trừ máy điều hòa tại kho bảo
quản), kiểm tra niêm phong, khóa tủ, cửa.
- Để đảm bảo an toàn tuyệt đối trong lao động, các nhân viên phải:
+ Chấp hành tốt các quy chế dược hiện hành.
+ Chấp hành tốt công tác phòng cháy chữa cháy, cấm hút thuốc, cấm lửa trong
kho.

MÁY ĐIỀU HÒA KHÔNNG KHÍ

KÊ THUỐC 1

2.1. Sơ đồ kho


+ Hàng hóa được sắp xếp ngăn nếp, trật tự trên kệ, để cách tường cách nền theo
quy định.
2.3. Danh mục trang thiết bị bảo quản
1- Quạt hút: 2 cái
2- Máy điều hòa: 1 cái
3- Xe gắn máy có thùng chứa: 1 xe
4- Pallet: 11 cái
5- Kệ: 2 cái
6- Nhiệt kế, ẩm kế: 1 cái
2.4. Sắp xếp, kiểm soát và theo dõi chất lượng hàng hóa tại kho và phương tiện
vận chuyển
A.MỤC ĐÍCH YÊU CẦU:
Hướng dẫn sắp xếp và phân loại hàng hóa đúng theo điều kiện bảo quản
để đảm bảo duy trì chất lượng thuốc đến tay người tiêu dùng.
B. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Kho, phương tiện vận chuyển
C. ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN:
Thủ kho, nhân viên giao hàng công ty
D.NỘI DUNG QUI TRÌNH:
1. Thực hiên sắp xếp hàng hóa
*Kho:
Thủ kho sắp xếp hàng hóa phải phân biệt:
- Hàng hóa là thuốc.

- Hàng hóa được xuất, hàng hóa bị loại, hàng hóa trả về hoặc thu hồi…
- Hàng hóa bảo quản điều kiện thường và hàng hóa bảo quản điều kiện đặc biệt.
Thủ kho sắp xếp hàng hóa phải sắp xếp thuốc riêng một khu vực, tách biệt với
các sản phẩm không phải là thuốc như: mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, vật tư y tế….
Các hàng hóa bị loại (do không đạt chất lượng) phải bố trí sắp xếp ở khu vực
biệt trữ riêng biệt với các hàng hóa được xuất và có bảng nhận dạng rõ ràng tránh việc
sử dụng lại các hàng hóa đã bị loại.


Hàng hóa phải được sắp xếp đúng theo sơ đồ kho, đảm bảo nguyên tắc 3 dễ “
dễ thấy – dễ lấy – dễ kiểm tra” và bảo đảm đúng điều kiện bảo quản trong danh mục
hàng hóa.
Đối với các thuốc bảo quản điều kiện thường thì sắp xếp vào khu vực bảo quản
có nhiệt độ < 300C và độ ẩm <=70%.
Đối với các thành phẩm có điều kiện bảo quản đặc biệt thì phải được sắp xếp
vào khu vực có điều kiện bảo quản tương ứng ( theo điều kiện bảo quản ghi trên nhãn).
Hàng hóa phải được sắp xếp theo nguyên tắc “FIIFO – FEFO” để đảm bảo hàng
hóa được nhập trước xuất trước, hàng hết hạn dùng trước xuất trước; đồng thời hàng
hóa phải được sắp xếp ngay ngắn, không chất chồng quá nhiều lớp để tránh bị đỗ ngã.
*Phương tiện vận chuyển:
Hàng hóa phải được sắp xếp theo nguyên tắc “FIFO – FEFO” để đảm bảo hàng
hóa được phân phối theo đúng lịch trình giao hàng; đồng thời hàng hóa phải được sắp
xếp ngay ngắn, không chất chồng quá nhiều lớp để tránh bị đỗ ngã.
Khi đến nơi, nhân viên giao hàng phải kiểm tra nhiệt độ - độ ẩm, nếu vượt quá
quy định, kiểm tra lại cảm quan sản phẩm, nếu đạt giao hàng cho khách hàng, ghi nhận
vào sổ theo dõi sự cố bất thường để tra cứu khi cần thiết. Nếu không đạt cảm quan
ngưng ngay việc giao lượng hàng trên cho khách. Số lượng hàng không đạt cảm quan
thì chuyển về công ty xử lý. Ghi hồ sơ và báo cáo toàn bộ sự việc với cấp trên, hàng
hóa phải được kiểm tra lại (về cảm quan) trước khi giao cho khách hàng.
2. Kiểm soát chất lượng thuốc:

Trong quá trình sắp xếp hàng hóa phải kiểm tra thường xuyên cảm quan (bao bì
phải nguyên vẹn, không móp méo, rách bẩn, còn hạn sử dụng, thông tin in trên nhãn,
hộp, chai … không bị mờ hoặc mất, sự thống nhất giữa bao bì ngoài và trong, so sánh
với các mô tả cảm quan của nhà sản xuất, nếu cần thiết), tránh hàng giả, hàng kém chất
lượng, hàng không rõ nguồn gốc xuất xứ.
Định kỳ tối thiểu 1 quí/lần ( có thể kết hợp kiểm kê) kiểm tra số lượng lẫn chất
lượng tránh hàng thừa/thiếu hoặc bị biến đổi về chất lượng, cảm quan hay gần hết hạn
sử dụng…
Nếu hàng hóa không đạt cảm quan, nghi ngờ có ảnh hưởng đến chất lượng hoặc
cận hạn dùng. Thủ kho phải có trách nhiệm:
+ Chuyển sang khu vực riêng, dán nhãn nhận dạng “chờ xử lý”.


+ Ghi vào sổ theo dõi chất lượng hàng hóa.
+ Nhanh chóng báo cho cấp quản lý kịp thời giải quyết.
E.PHỤ LỤC:
- BM Sổ theo dõi chất lượng hàng hóa.
F. LƯU TRỮ:
Văn bản tên “QT011 Sắp xếp, kiểm soát và theo dõi chất lượng hàng hóa
tại kho và phương tiện vận chuyển” trong tập SOP.
G.SỬA ĐỔI VÀ BỔ SUNG:
Lần
bh
01

Lsđ
00

Quá trình sửa đổi
Lý do thay thế ( nội dung sửa đổi, Người biên

Người

bổ sung)
Ban hành lần đầu

duyệt
GĐ

H. DANH SÁCH CẤP PHÁT:
-Các bộ phận .
-Nơi lưu trữ

Phụ lục QT011-1

soạn


CTY TNHH DP MINH NGỌC
SỔ THEO DÕI CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA

Tên hàng
Ngày
tháng

hóa,

Đ

Số

NĐ – HL,

V

lượn

Qui cách

T

g

Nhận xét
Số lô/ Nhà PP/
HD

Nhà SX

cảm quan

Kết

về chất

quả

lượng

đóng gói

Biện
pháp
xử lý

Ghi
chú

Ghi chú: sổ này chỉ ghi chép những thuốc có nghi ngờ về chất lượng

2.5. Bảo quản hàng hóa
CÔNG TY TNHH
MTV DP
MINH NGỌC

Mã Số: QT023
QUI TRÌNH
THAO TÁC CHUẨN(SOP)

Lần ban hành: 01
Ngày ban hành: 15/3/2015
Trang: 1/2