Chuong 9 chuc nang kiem soat

QUẢN TRỊ HỌC

CHƯƠNG 9:
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT


MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 9
Sau khi học xong chương 9, sinh viên
có thể trình bày và hiểu rõ các nội dung:
 Định nghĩa kiểm soát
 Mô tả các phương pháp kiểm soát
 Hiểu được tiến trình kiểm soát
 Mô tả được hệ thống kiểm soát hiệu
quả
 Xác định những vấn đề đạo đức
trong kiểm soát


HƯỚNG DẪN HỌC
 Sinh viên nên tìm hiểu thêm một số kiến

thức về hoạt động kiểm soát của doanh
nghiệp.
 Tham khảo giáo trình: Quản trị học –
Nguyễn Hải Sản – NXB Thống kê.
 Thảo luận với giáo viên và các sinh viên
khác về các vấn đề chưa nắm rõ.

3

Nội dung chương 9
9.1. Khái niệm, vai trò chức năng kiểm soát
9.2. Nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát
9.3. Quy trình kiểm soát
9.4. Các hình thức kiểm soát
9.5. Các công cụ kiểm soát


9.1. Khái niệm, vai trò chức năng kiểm soát
9.1.1 Khái niệm
Chức năng kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh
với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai
lệch, đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch
hoặc nguy cơ sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu và các kế
hoạch vạch ra


9.1. Khái niệm, vai trò chức năng kiểm soát (tiếp)
Những lưu ý quan trọng
1.

Kiểm soát là một quá trình

2.

Kiểm soát không chỉ những hoạt động đã xảy ra và đã kết
thúc mà còn đối với những hoạt động đang và sắp xảy ra.

3.

Kiểm soát nhằm phát hiện sự sai lệch và nguy cơ sai lệch

4.

Kiểm soát là để đưa ra và thực hiện các biện pháp khắc
phục sự sai lệch.


9.1. Khái niệm, vai trò chức năng kiểm soát (tiếp)
9.1.2. Vai trò của kiểm soát


Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu
hiệu.



Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch, những khó khăn trong
quá trình thực hiện mục tiêu



Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu


9.2. Nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát

1. Cơ chế kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt
động, theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.
2. Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của

cá nhân nhà quản trị.
3. Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu


9.2. Nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát (tiếp)
4. Việc kiểm soát phải khách quan
5. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức.
6. Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả
kinh tế
7. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động


9.3.Quá trình kiểm soát

Quá trình kiểm soát bao gồm 3 bước:
(1) Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát
(2) Đo lường kết quả
(3) Điều chỉnh các sai lệch


9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)

XÂY DỰNG TIÊU
CHUẨN KIỂM
SOÁT

ĐO LƯỜNG KẾT
QUẢ THỰC TẾ

ĐIỀU CHỈNH

KHÁC BIỆT


9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)
Bước 1: Xác định các tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn là những căn cứ mà dựa vào đó để tiến hành đánh giá
và kiểm tra đối tượng bị quản trị.
Tiêu chuẩn kiểm soát có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc tính của
đối tượng cần kiểm soát.
Tiêu chuẩn mang tính định lượng sẽ thuận lợi hơn trong kiểm soát.


9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)
Những yêu cầu của tiêu chuẩn:
o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng.
o Thực tế
o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.
o Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra.
o Dễ dàng cho việc đo lường.


9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)

Bước 2: Đo lường kết quả
 Đo lường đúng đối tượng
 Đo lường đúng thời điểm
 Chọn lựa phương pháp và công cụ phù hợp
 Sử dụng đơn vị đo lường phù hợp với đơn vị tiêu chuẩn.

9.3.Quá trình kiểm soát (tiếp)

Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch
Phát hiện nguyên nhân (chủ quan hay khách quan).
Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn)
Tiến hành điều chỉnh
Đánh giá kết quả điều chỉnh


9.4. Các hình thức kiểm soát

Kiểm soát dự phòng
Kiểm soát hiện hành
Kiểm soát phản hồi


9.4. Các hình thức kiểm soát (tiếp)
Vị trí kiểm soát trong tiến trình lập kế hoạch
và thực hiện kế hoạch

LẬP KẾ HOẠCH

Kiểm soát

THỰC HIỆN
KẾ HOẠCH

Kiểm soát

KẾT QUẢ

ĐẠT ĐƯỢC

Kiểm soát


9.4. Các hình thức kiểm soát (tiếp)
Kiểm soát dự phòng:
 Loại hình kiểm soát được thực hiện trước khi hoạt động chưa xảy ra,
bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn
ngừa trước.
 Là xu hướng của quản trị hiện đại.
 Có tầm quan trọng ngày càng tăng đối với các nhà quản trị cấp cao.


9.4. Các hình thức kiểm soát (tiếp)
Kiểm soát hiện hành:
Kiểm soát đối tượng ngay trong sự vận hành của chúng.
Tìm kiếm và triệt tiêu sai sót nảy sinh
Giám sát trực tiếp hoạt động.


9.4. Các hình thức kiểm soát (tiếp)

Kiểm soát phản hồi:
Đo lường sau khi kết thúc hoạt động
Đây là loại kiểm soát thông dụng nhất
Mang tính thụ động, có độ trễ.


9.4. Các hình thức kiểm soát (tiếp)

Để kiểm soát hiệu quả ta phải kiểm soát điểm trọng yếu
Nhà quản trị phải chọn những điểm quan tâm đặc biệt và chỉ với
sự quan tâm đến các điểm ấy, nhà quản trị sẽ có thể chắc chắn
được rằng toàn bộ hoạt động của cơ sở đang diễn tiến bình
thường theo dự trù


9.4. Các hình thức kiểm soát (tiếp)
Để tìm ra các điểm trọng yếu,
cần trả lời những câu hỏi sau đây:
1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn
vị mình?
2. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không
đạt mục tiêu?
3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lệch?


9.4. Các hình thức kiểm soát (tiếp)
4. Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người
chịu trách nhiệm về sự thất bại?
5. Tiêu chuẩn kiểm soát nào ít tốn kém nhất?
6. Tiêu chuẩn kiểm soát nào có thể thu thập thông tin cần thiết
mà không phải tốn kém nhiều quá?



9.5. Các công cụ kiểm soát (tiếp)