Hội nghị khách hàng của công ty Vingroup

HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN VINGROUP
“HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN”
22/4/2017
I.

Mục đích, ý nghĩa chủ đề
1. Mục đích:
- Báo cáo kết quả hoạt động, đưa ra chiến lược hợp tác phát triển.
- Thu hút và chinh phục khách hàng với những dự án đang triển khai
- Để tri ân các khách hàng, nhà đầu tư, các đối tác của công ty
- Thưởng thức tiệc sang trọng, vui vẻ, ấm cúng.
2. Ý nghĩa:
- Chủ đề của chương trình là: “Hợp tác và thịnh vượng”
- Xây dựng mối quan hệ hợp tác cùng phát triển với khách hàng và
-

II.

các đối tác
Thời điểm vàng mang đến nhiều lựa chọn cho việc đầu tư và an cư

đem lại lợi nhuận cho khách hàng và chủ đầu tư.
- Thay lời muốn nói tri ân khách hàng
Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự
1. Thời gian
- 17h30’ – 21h30’ thứ bảy, ngày 22/4/2017.
2. Địa điểm
- Tại phòng họp Pink Diamond (Kim Cương Hồng), khu đô thị
Vinhomes Riverside, đường Hoa Lan, Phúc Lợi, Long Biên, Hà
3.

Nội
Thành phần tham dự
- Khách mời VIP: 300 người
+ Đại diện Hiệp hội Bất động sản Việt Nam
+ Chủ đầu tư của công ty Vingroup cùng các đối tác
+ Khách hàng thân thiết tại khu vực Hà Nội (những người mua
nhiều căn hộ hay nền đất có giá trị trên 6 tỷ đồng trong 6 tháng vừa
qua, từ 1/10/2016 đến 31/03/2017)
+ Bà Mai Khanh - nữ tường bán nhiều nhà nhất cho Vingroup.
+ Bà Thanh Lam - Giám đốc chuỗi của hàng thời trang
+ Tổng giám đốc công ty cổ phần Minh Hưng (đại lý phân phối
chính thức các dự án của Vinhomes)


-

III.

Phóng viên báo đài: 100 người
+ Báo: Tuổi trẻ, Thanh niên, Lao động, Thị trường giá cả Bất động

sản và Tài sản
+ Đài truyền hình: VTV, HTV, BTV.
- Nhân viên công ty Vingroup: 150 người
+ Gồm Giám đốc của 50 công ty con
+ Một số nhân viên ưu tú của công ty
- Các khách mời khác: 20 người
- Tổng cộng: 500 người
Thiết kế và trang trí

1. Không khí:
- Phần nghi lễ: Ấm cúng, trang trọng
- Phần lễ hội: Vui vẻ, thân mật, hòa đồng, trang trọng
2. Màu sắc chủ đạo: Sử dụng tông màu chủ đạo theo màu logo của công ty
3.

(đỏ, vàng) làm màu chủ đạo của chương trình.
Trang thiết bị
- Máy điều hòa âm trần 2 chiều: 50 cái được bố trí xung quanh

-

phòng.
Internet cáp quang tốc độ cao, Wifi đáp ứng không gian lớn.
Âm thanh:
+ 20 mic không dây, đầy pin
+ Loa 6 cái: bố trí xung quanh hai bên cánh gà.
Hệ thống chiếu sáng:
+ Đèn huỳnh quang âm trần: 80 cái
+ Đèn LED downlight: 150 cái
Máy chiếu: sắc nét và có độ phân giải cao gồm 6 cái, bố trí 2 cái

-

hai bên cánh gà, còn đâu bố trí xung quanh hội trường
Camera: 4 cái, bố trí bốn góc phòng
Cabin (50 bộ cho các khách mời nước ngoài)
Hệ thống đàm thoại hội nghị trực tuyến
Máy in 2 cái, bút viết, pin, bút chiếu có sẵn trong hội trường cần

-

khi dùng đến.
Có chuẩn bị máy phát đề phòng mất điện: 2 máy bố trí sau sân

-

-

khấu.
4.

Thiết kế hình ảnh:
+ Thiệp mời: Thiết kế về hình dáng, màu sắc giống như logo của
công ty gửi thiếp mời trước 15 ngày, khi gửi nói rõ về lợi ích của
khách hàng khi tham gia.


+ Khu vực sảnh đón khách:
 Treo banderole (dải băng) ngang (KT: 1,2mH x 8,5mW)
 Đặt 02 standee (KT: 2mHx 0,8mW)
 Cổng phao màu đỏ đi kèm với 2 hình người bằng phao thổi


màu vàng và đỏ
Đặt 2 bàn tiếp tân có trải khăn màu đỏ hoặc trắng đón khách,
lễ tân đón khách và cài hoa áo đối với khách VIP,thẻ đeo cho

ban tổ chức và khách tham dự.
 Đặt 2 lãng hoa tươi bên ngoài hai bên cửa ra vào

+ Trang trí bên trong sảnh Hội nghị:
 Gần cửa ra vào đặt:
• Hai sa bàn về hai dự án tiêu biểu của công ty Vingroup:
Vinhomes Green Bay và Vinhomes Riverside giai đoạn



•

2
Hai tivi Led 32 inches chiếu hình ảnh, video clip về dự

•

án, sản phẩm của Vingroup
Một góc trưng bày các giải thưởng cho phần rút thăm

•

may mắn của Hội nghị khách hàng.
Một kệ màu vàng trưng bày các brochure (sách mỏng in

thông tin) công ty
Sân khấu: (H: chiều cao, W: chiều rộng, L: chiều dài)
• Sân khấu hình chữ nhật (KT: 6mW x 4,8mL x 0,6mH),
•

trải thảm đỏ
Backdrop (phông nền trên sân khấu) (KT: 4,8mH x

•

6mW) căng khung với tông nền màu vàng nhạt
Bục phát biểu, dán logo công ty Vingroup, trang trí hoa

•

tươi, đặt phía trái sân khấu.
Hai bên cánh gà sân khấu treo hai chùm bong bóng với

•

ba màu đỏ, vàng, trắng từ trên trần xuống.
Khán phòng cao cấp, sang trọng đặt bàn tròn, khăn trải
bàn màu đỏ và ghế thắt nơ vải màu vàng. Các bàn VIP

IV.

đặt gần sân khấu và hoa tươi khác biệt.
Cơ cấu chương trình
1. Đón khách
-

Thời gian: 17h30’ – 18h00’


-

Nội dung chương trình:
+ Đồng phục nữ lế tân (PG) : mặc áo dài mang ruy băng màu trắng

có chữ Vingroup, đứng thành 2 hàng, cài hoa đón khách.
+ 4 lễ tân ngồi tại bàn chuẩn bị danh sách khách mời, nhận thiệp
mời, cung cấp chỗ ngồi hay là số bàn, phát phiếu rút thăm cho các
khách hàng VIP và phát thẻ đeo cho khách tham dự.
+ 6 nam hướng dẫn lối đi dẫn khách đến bàn ngồi theo quy định.
+ Nhân viên công ty hướng dẫn khách có nhu cầu tham quan các sa
bàn dự án tiêu biểu của công ty trưng bày trong sảnh Hội nghị.
+ Nhạc nhẹ nhàng khi đón khách.

2.

Phần lễ
-

Thời gian: 18h00’ – 19h50’
Nội dung chương trình:
+ 18h00’ – 18h10’ ổn định khách mời:


MC mời mọi người tập chung ngồi vào bàn chuẩn bị
chương trình.



Đèn tắt hết để lại 2 bóng trên sân khấu. Nhạc tắt.

+ 18h10’ – 18h20’: Đánh trống khai mạc chương trình


Trống được set up sẵn trên sân khấu khi chuẩn bị sân

khấu. MC mời tất cả khách tham dự cùng hướng về phía
sân khấu và thông báo khai mạc chương trình Hội nghị
khác hàng Vingroup bắt đầu.



Đội Mai Vàng sẽ biễu diễn phần tiết mục đánh trống khai
mạc.

+ 18h20’ – 18h35’: Chiếu clip


Tắt hết đèn sân khấu, chiếu đoạn clip nói về chặng đường
thành lập và phát triển công ty Vingroup

+ 18h35’ – 18h40’ : Khai mạc chương trình




MC chào mừng quan khách tham gia chương trình, giới
thiệu đại biểu tham gia, giới thiệu mục đích, ý nghĩa của
chương trình.

+ 18h40’ – 18h50’: Phát biểu khai mạc


MC mời Tổng Giám đốc công ty lên phát biểu.



Phát biểu khai mạc của Tổng Giám đốc bà Dương Thị
Mai Hoa. Trong đó, đề cao sự hợp tác của các bên với
Vingroup và thể hiện sự biết ơn với quan khách tham dự
chương trình..

+ 18h50’ – 19h10’: Báo cáo tóm tắt về hoạt động kinh doanh


Giới thiệu tóm tắt hoạt động kinh doanh của công ty và
một số hoạt động phát triển của công ty trong 3 tháng
năm 2017 và chiến lược phát triển trong thời gian tới của
công ty.



Sử dụng máy chiếu và màn chiếu để minh họa.

+ 19h10’ – 19h30’: Tặng hoa cho khác hàng thân thiết của công ty


MC mời một số đại biểu lên phát biểu cảm nghĩ về công
ty .



MC mời Tổng Giám đốc bà Dương Thị Mai Hoa lên tặng
hoa và quà cho một số đại diện và khách mới thân thiết.



3.

Nhạc nền sôi động

Phần hội
-

Thời gian: 19h30’ – 21h30’

-

Nội dung chương trình:
+ 19h30’ – 19h35’: Khui champagne khai tiệc và giải trí


Tổng giám đốc cùng một số cổ đông, khách mời sẽ khui
champaghe và cùng các khách mời bên dưới nâng ly khai
tiệc, và tỏ rõ thiện ý việc cùng hợp tác để phát triển.

+ 19h35’ – 19h45’: Tiết mục nhảy hiện đại của vũ đoàn Bước nhảy




Mở màn là tiết mục nhảy hiện đại, sôi động của vũ đoàn
Bước Nhảy.

+ 19h45’ – 19h55’: Tiết mục biểu diễn của ca sĩ Ái Phương


Bài hát “Tôi thấy hoa vàng trên cỏ xanh”

+ 19h55’ – 20h05’: Tiết mục biểu diễn của ca sĩ Trọng Hiếu


Ca sĩ Trọng Hiếu trình bày bài hát “Con đường tôi”.

+ 20h05’ – 20h30’: Trò chơi “Hiểu biết của bạn về công ty?”


MC xuất hiện và mời 10 người (trừ nhân viên công ty)
lên sân khấu tham gia trò chơi và chia làm 2 đội chơi.



Luật chơi: Mỗi người của mỗi đội sẽ lần lượt thi trả lời
với mỗi người của đội còn lại. Ai trả lời nhanh nhất và
đúng nhất sẽ thắng. Trường hợp trả lời nhanh nhưng sai
thì đội còn lại đúng sẽ thắng. Nếu cả hai đội không đúng
thì khách tham dự bên dưới trả lời đúng sẽ được quà tặng.



MC tuyên bố đội thắng giải trong trò chơi và mời Phó
Tổng Giám đốc công ty lên trao quà tặng cho mỗi người
chơi là một tượng cá thần thủy tinh pha lê của công ty và
một brochure về các dự á lớn của công ty.



Sử dụng màn hình, máy chiếu để minh họa các câu hỏi
mà khách trả lời.

+ 20h30’ – 20h40’: Giao lưu văn nghệ của các nhân viên trong
công ty Vingroup.


Bài hát: “Nối vòng tay lớn”, tốp ca của nhân viên trong
công ty

+ 20h40’ – 21h15’: Rút thăm may mắn và trao thưởng.


MC mời đại diện bất kỳ khách mời lên rút những phiếu
thăm may mắn cho giải 1, 2, 3 trong thùng phiếu.




Giải thưởng:


1 Giải nhất: nghỉ 3 ngày 2 đêm tại biệt thự
đẳng cấp Vinpearl trị giá 1 tỉ 2 và giảm 20%
khi mua một căn biệt thự tại Vingroup



1 Giải nhì: 1 chiếc xe vespa trị giá 400 triệu
và giảm 10% khi mua một căn biệt thự tại

Vingroup



2 Giải ba: 1 thẻ Vingroup trị giá 100 triệu,
giảm 15% khi mua một căn biệt thự tại
Vingroup

+ 21h15’ – 21h30’: Kết thúc chương trình, tiễn khách và tặng quà
lưu niệm.


Ban Giám đốc cùng nhân viên tiễn khách ở cửa, tặng quà
và cám ơn khách đã dành thời gian tham dự để làm cho
Hội nghị khách hàng của công ty thành công tốt đẹp.



Quà tặng của mỗi khách là 1 bộ ấm và tách trà xứ có in
hình logo công ty Vingroup trị giá 940.000 VNĐ, cùng 1
phiếu ưu đãi giảm giá khi mua hàng tại Vinmart, tất cả
được đựng trong túi có in logo, địa chỉ trang web và địa
chỉ công ty ở bên ngoài.

V.

Phối hợp tổ chức
-

Bộ phận lễ tân,

+ Liên lạc công ty cung cấp PG: Đưa ra yêu cầu, và thời hạn
+ Bố trí lễ tân đón tiếp các đại biểu khách mời.
+ Bố trí 3 người bê giải thưởng khi trao giải

-

Ban thư ký
+ Chuẩn bị các tài liệu cần cho Hội nghị


+ Gửi thiệp mời cho mọi người trước 15 ngày
+ Trước khi tổ chức Hội nghị 2 – 3 ngày gọi điện thông báo lại cho
khách.
+ Liên hệ với các vị khách có bài phát biểu để thu thập bài viết.
-

Ban Tổ chức
+ Lên kế hoạch cho toàn bộ Hội nghị
+ Set up, chuẩn bị hội trường
+ Liên lạc với đối tác cung cấp quà tặng & hoa tươi , bóng bay
+ Liên hệ với nhà bếp để chuẩn bị đồ ăn, nước uống cho Hội nghị
+ Chuẩn bị các standee, các banderole, cổng phao
+ Chuẩn bị đồ ăn, nước uống của Hội nghị, bát đũa, khăn, giấy vệ
sinh,....
+ Chuẩn bị các standee, các banderole, Cổng phao,
+ 5 nhân viên nam treo làm các công việc nặng như là treo các
banderole, standee, hỗ trợ việc cổng phao, bê vác,...
+ Tuyển chọn các tiết mục văn nghệ, lên kế hoạch trò chơi.
+ Liên lạc với đối tác thiết kế - in ấn: Đưa ra yêu cầu, và thời hạn
cho các thiết kế mẫu

+ Xin giấy phép tổ chức
+ Liên lạc với đối tác thiết kế - trang trí: Đưa ra yêu cầu, và thời
hạn cho các thiết kế 3D mẫu
+ Lên danh sách khách mời: Nhân viên, Khách mời VIP, Phóng
Viên, Khách mời khác

-

Bộ phận an ninh:
+ Kiểm tra lại các khu vực : sảnh, phòng hội nghị, sân khấu
+ Cử 20 nhân viên bảo vệ đảm bảo công tác an ninh cho chương
trình
+ 10 nhân viên bảo vệ chỉ dẫn nơi gửi xe và lối vào hội trường
+ Những nhân viên bảo vệ mặc đồng phục theo quy định (áo xanh
dương, quần đen), có đeo thẻ của công ty.

-

Bộ phận kỹ thuật:
+ Cử 3 nhân viên trông coi camera an ninh


+ Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, loa đài, mic, máy chiếu, điều hòa,
đường dẫn điện, ...... trong hội trường trước khi Hội nghị bắt đầu.
+ Nắm rõ quy trình tổ chức Hội thảo để tiện cho việc tắt điện, tắt
VI.

điện đúng lúc,...
Dự trù kinh phí
STT

Khoản mục

1

Thiết kế

2

Thuê địa điểm

3

Khách mời

4

Nhóm múa

5

Thẻ khách hàng

6

Chi phí quà tặng

7

Chi phí truyền thông

8

Loa

9

In thiệp mời

10

Số Lượng

Giá thành
12.000.000

1

750.000.000
80.000.000

3

30.000.000

350

4.000.000
2tỉ2

100

400.000.000

8

7.000.000

500

15.000.000

Banderole (dải băng treo
chỗ đón khách)

1

1.200.000

11

Standee

2

400.000

12

Backdrop (phông nền

trên sân khấu)

1

7.000.000

13

Các brochure (sách
mỏng)

10

1.700.000

14

Kệ để brochure

2

600.000

15

Nhân sự ( lễ tân + bảo vệ
+ MC + an ninh)

16

Tiệc (ăn + uống)

17

Trang trí cổng

80.000.000
350.000.000
1

1.500.000


18

Hoa + bóng bay

4.000.000

19

Dụng cụ cho các quầy

20

Các sa bàn dự án

2

150.000.000

21

Cabin

50

3.500.000

22

Hệ thống đàm thoại

50

15.000.000

23

Tivi Led 32 inches

24

Mic không dây

20

1.000.000

25

Máy in

2

2.100.000

26

Máy phát điện

2

1.300.00

27

Thuê trống

1

800.000

28

Chi phí khác

29

Tổng

15.000.000

3.000.000

80.000.000

9tỉ3