Phân tích, thiết kế, xây dựng hệ thống Quản Lý Nhân Sự cho công ty HIWORD

1

LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ. Máy tính không
còn là phương tiện quý hiếm nữa mà đang ngày càng gẫn gũi với chúng ta hơn.
Đứng trước sự thay đổi lớn này, các tổ chức và các doanh nghiệp luôn tìm
biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hóa
các hoạt động nghiệp vụ của mình. Mức độ hoàn thiện tùy thuộc vào quá trình phân
tích và thiết kế hệ thống.
Trong hệ thống thông tin thì nhân sự là một bài toán cơ bản nhất và đóng góp
vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức của xí nghiệp. Nhưng để quản lý hiệu quả
nguồn nhân lực thực sự không hề đơn giản. Làm sao để có thể vừa kiểm soát được
tài nguyên con người lại vừa có thể khai thác tốt tiềm năng mà các nhân sự của ta
có? Việc quản lý cũng như tìm kiếm mất rất nhiều thời gian, công sức mà hiệu quả
công việc chẳng những không cao mà còn làm mất mát và sai lệch.
Vì những lý do trên, nên em đã nhận đề tài “Phân tích, thiết kế, xây dựng hệ
thống Quản Lý Nhân Sự cho công ty HIWORD”. Mặc dù rất cố gắng nhưng do hạn
chế về thời gian và trình độ nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Mong thầy
và các bạn thông cảm, đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Tống Minh Đức đã hướng dẫn, giúp đỡ
em trong suốt quá trình thực tập.


2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................................1
Chương 1...................................................................................................................3
KHẢO SÁT HỆ THỐNG.......................................................................................3
Chương 2.................................................................................................................16

PHÂN TÍCH HỆ THỒNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG..........................................16
Chương 3.................................................................................................................37
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU.................................................37
Chương 4.................................................................................................................44
THIẾT KẾ GIAO DIỆN.......................................................................................44
KẾT LUẬN.............................................................................................................53
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................55


3

Chương 1
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1 Hồ sơ khảo sát chi tiết
1.1.1 Mô tả hệ thống
a) Nhiệm vụ cơ bản
HIWORLD là một công ty đi đầu trong lĩnh vực xuất khẩu phần mềm, đặc
biệt là sang thị trường Nhật. Là một trong những công ty cung cấp các giải pháp
hệ thống tài chính, thông tin di động, ứng dụng di động cho các khách hàng
Nhật Bản. Công ty bao gồm nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi một phòng ban lại
có các nhân viên khác nhau, mỗi nhân viên lại có những vị trí, nhiệm vụ, hoạt
động và thông tin cá nhân khác nhau. Để dễ dàng theo dõi và quản lý nhân viên
trong công ty và để công ty hoạt động tốt, hiệu quả thì cần phải có một hệ thống
quản lý nhân sự phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

Hệ thống thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nhiệm vụ quản lý thông tin nhân viên: lý lịch nhân viên: họ tên,ngày sinh,
quê quán, nơi ở hiện nay, số CMTND, số điện thoại liên lạc, quan hệ gia
đình.

- Quản lý nghỉ phép, nghỉ việc, nghỉ hưu của nhân viên: cụ thể là quản lý số
ngày nghỉ phép của nhân viên. Tuỳ vào yêu cầu của nhân viên mà xét duyệt
nghỉ phép của nhân viên cho hợp lý.


4

- Nhiệm vụ quản lý tuyển dụng: cụ thể là quản lý quy trình tuyển dụng nhân sự
từ lúc lên kế hoach tuyển dụng, ra thông báo tuyển dụng, quá trình phòng
-

vấn và thử việc.
Quản lý khen thưởng, kỷ luật.
Quản lý về đào tạo.
Quản lý về quá trình công tác.
Quản lý về chế độ bảo hiểm xã hội.
Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động.
b) Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm
Bao gồm các bộ phận:
Ban lãnh đạo: Bộ phần này có chức năng duyệt các bản kế hoạch tuyển dụng
nhân sự từ bộ phận quản lý tuyển dụng, duyệt danh sách trúng tuyển sau khi
đã phỏng vấn , và duyệt danh sách nhân viên chính thức khi kết thúc quá
trình thử việc. Sắp xếp công việc, phân công lao động. Chịu trách nhiệm về
việc đảm bảo lợi ích cho người lao động : đóng BHXH, giải quyết các chính

-

sách
Phòng hành chính - nhân sự: bộ phận này làm nhiệm vụ quản lý chi tiết hồ
sơ nhân sự của công ty, ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực

của nhân viên đồng thời quản lý số ngaỳ nghỉ phép của mỗi nhân viên.
Thống kê báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ công
nhân viên trong công ty với ban lãnh đạo. Tuyển lao động mới cho công ty
khi có nhu cầu từ các phòng ban. Đưa ra thông báo tuyển dụng quản lý hồ sơ
nhân viên dự tuyển, lên kế hoạch phỏng vấn, đưa ra kết quả dự tuyển, đánh
giá chất lượng dự tuyển, chuyển dữ liệu ứng viên sang hồ sơ nhân viên chính

-

thức nếu được tuyển dụng.
Phòng khách hàng: có nhiệm vụ nhập liệu web cho trang web của Nhật.
Phòng lập trình: chuyên về lập trình dotnet, lập trình mobile, làm dự án cho

-

khách hàng.
Phòng tài chính – kế toán: lập kế hoạch tài chính đảm bảo cho mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh cho công ty. Lập kế hoạch có biện pháp quản lý vốn của
công ty. Đảm bảo việc thanh toán lương cho nhân viên trong công ty.
c) Quy trình xử lý


5

Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban lên danh sách những vị trí
thiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh đạo duyệt. Nếu được duyệt,
Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng. Phòng tổ chức nhân sự sẽ đưa ra
thông báo tuyển dụng với người lao động trên website của công ty và thông báo
trên báo chí về việc tuyển dụng với các vị trí cụ thể.
Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào công ty để

xin thi tuyển vào các vị trí tuyển dụng. Hồ sơ thi tuyển phải đầy đủ các thông tin
về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn…
Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phận ban quản lý nhân sự cùng với cá
nhân phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn
người lao động. Nhân viên phòng nhân sự sẽ thông báo kết quả cuối cùng về các
ứng viên trúng tuyển vào công ty với ban lãnh đạo.
Sau đó tiến hành thông báo cho người trúng tuyển qua điện thoại, trên
website của công ty về các vị trí trúng tuyển và thời gian làm tại công ty. Trước
khi làm việc tại công ty, nhân viên sẽ được kí hợp đồng thử việc với công ty.
Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động. Trong thời gian
thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi của chế độ
thử việc.
Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ kí hợp đồng lao động với người lao
động theo thời hạn là 5 tháng, 1 năm, 2 năm. Và sau khi hết hạn hợp đồng chính
thức thì sẽ được kí lại. Sau khi đã kí hợp đồng với nhân viên, công ty có trách
nhiệm đóng BHXH cho nhân viên để đảm bảo lợi ích chính đáng của nhân viên
trong thời gian làm việc tại công ty.
Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu,
vị trí của từng đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ được


6

phân công lao động vào từng vị trí khác nhau. Việc phân công lao động sẽ được
ghi vào trong quyết định bổ nhiệm lao động.
Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và
quản lý trực tiếp của phòng ban đó. Và người lao động có thể làm đơn yêu cầu
chuyển công tác sang đơn vị khác trong công ty. Đơn yêu cầu này sẽ được
chuyển đến phòng hành chính nhân sự để gửi lên Ban lãnh đạo duyệt. Nếu được
duyệt thì Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động.

Hoặc người lao động có thể chuyển công tác theo nhu cầu làm việc của công ty.
Và tại một đơn vị mới nhân viên sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mức
phụ cấp chức vụ có thể giống hoặc khác chỗ làm cũ.
Khi làm trong công ty, tùy thuộc vào chức vụ đảm nhiệm mà người lao động
có thể đi công tác ở đơn vị bạn. Và phòng kế toán tài chính sẽ theo dõi quá trình
công tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp( nếu có) cho nhân viên.
Trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của công ty có trách nhiệm khen
thưởng, kỷ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm lao
động. Những thành tích hay kỷ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen
thưởng hay quyết định kỷ luật của công ty.
Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương
và bậc lương khởi đầu. Trong thời gian làm việc, nếu nhân viên hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỷ luật lao động, không có vi phạm hợp
đồng lao động thì sau 1 năm sẽ được nâng bậc lương 1 lần. Việc nâng bậc lương
tùy thuộc vào trình độ của người lao động. Bậc lương hiện thời sẽ được lưu vào
quyết định nâng bậc lương.
Hàng ngày, quá trình công tác của nhân viên được theo dõi qua bảng chấm
công của nhân viên đó.


7

Trong quá trình làm việc tại công ty, công ty có trách nhiệm giải quyết các
chính sách để đảm bảo cho lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của nhân
viên như:
Giải quyết các trường hợp nghỉ phép thì họ được xét lương và hưởng các
mức phụ cấp để đảm bảo lợi ích cho họ và họ được công ty theo dõi trong sổ
theo dõi nghỉ phép.
Giải quyết các trường hợp thôi việc tùy theo nguyên nhân thôi việc. Nếu lỗi
từ công ty, nhân viên đó tiếp tục được hưởng 5 tháng lương tiếp theo trong thời

gian chờ việc khác. Còn lỗi thuộc về nhân viên thì công ty không phải trợ cấp bất
cứ khoản kinh phí nào. Các trường hợp thôi việc sẽ có quyết định thôi việc và
được theo dõi trong sổ theo dõi thôi việc.
Đối với các trường hợp vi phạm nội quy lao động, vi phạm hợp đồng lao
động thì tùy theo mức độ nặng nhẹ của vi phạm mà xử lí. Nhẹ thì phạt tiền, nặng
thì đuổi việc. Các vi phạm này sẽ được lưu trong biên bản vi phạm lao động,
biên bản vi phạm hợp đồng.
Phòng tài chính- kế toán trả tiền lương hàng tháng và các phòng ban sẽ phải
báo cáo thống kê cho Ban lãnh đạo theo tháng.
Quy tắc quản lý:
 Quản lý thông tin cá nhân, quan hệ gia đình, quá trình đào tạo, quá trình
công tác, quá trình khen thưởng, ký luật.
 Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với từng nhân viên, hợp
đồng thử việc, hợp đồng chính thức. Theo dõi gia hạn hợp đồng.
 Quản lý hồ sơ của nhân viên từ lúc vào cho đến lúc nghỉ.
 Quản lý quá trình về thay đổi lương, khen thưởng kỷ luật, về sự thay đổi về
phòng ban, chức sắc.
d) Mẫu biểu


8

• Hợp đồng lao động thử việc
CÔNG TY CỔ PHẦN
CHÀO THẾ GIỚI
----------Số:
/HĐLĐTV-HW

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

----------Hà Nội, ngày 01 tháng 08 năm 2012

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG THỬ VIỆC
Chúng tôi, một bên là Ông Phạm Văn Đạm
Quốc tịch: Việt Nam
CMT số
:
182444796 cấp ngày 27 tháng 10 năm 2009 tại Nghệ An
Chức vụ
:
Giám đốc
Đại diện cho:
Công ty cổ phần Chào thế giới
Điện thoại :
04.626.91.686
Địa chỉ
:
Số 17 tổ 36 đường Phùng Chí Kiên, Phường Nghĩa Đô,
Cầu Giấy, Hà Nội
Và một bên là Ông/ Bà: Nguyễn Đình Triệu
Quốc tịch: Việt Nam
Sinh ngày 10 tháng 08 năm 1988
tại Thanh Hóa
Hộ khẩu thường trú: Bái Nham - Đồng Lợi - Triệu Sơn - Thanh Hóa
CMTND : 172926428
Cấp ngày : 04/01/2011
tại CA Thanh Hóa
Cùng thoả thuận ký kết Hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoản
sau đây:
Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng

a. Loại Hợp đồng lao động: Hợp đồng thử việc
Từ 01/08/2012 đến 31/10/2012
b. Địa điểm làm việc : Số nhà 4 ngõ 111 Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, quận
Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
c. Chức danh:
Kỹ thuật viên
d. Công việc phải làm: Phát triển phần mềm
Điều 2: Chế độ làm việc
a. Thời giờ làm việc : 44 tiếng một tuần
b. Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm: Máy tính và các thiết bị khác theo
yêu cầu công việc.


9

Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động
1. Quyền lợi
a. Mức lương chính hoặc tiền công: Theo phụ lục hợp đồng kèm theo hợp đồng này
b. Hình thức trả lương : Theo phụ lục hợp đồng kèm theo hợp đồng này
c. Tiền thưởng: Người lao động sẽ được hưởng phù hợp với quy định của Luật Lao
động Việt Nam
d. Phương tiện đi lại làm việc: Người lao động tự lo liệu
e. Chế độ nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết: Theo quy định của Pháp Luật Việt
Nam.
f. Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế : Theo quy định của pháp luật hiện hành
2. Nghĩa vụ
a. Hoàn thành những công việc đã cam kết trong Hợp đồng lao động.
b. Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội dung kỷ luật lao động, an
toàn lao động
c. Bồi thường vi phạm và vật chất : Thực hiện theo Nội qui Lao động Công ty

d. Chính sách đào tạo
Trong thời gian có hiệu lực của Hợp đồng lao động, Công ty có thể cử người lao
động đi đào tạo trong nước hoặc ở nước ngoài do Công ty tài trợ để nâng cao năng
lực làm việc. Trước khi bắt đầu khoá đào tạo người lao động sẽ ký thoả thuận với
Công ty cam kết làm việc cho Công ty trong một khoảng thời gian nhất định kể từ
khi khoá đào tạo kết thúc. Nếu người lao động vi phạm thoả thuận này thì sẽ phải
bồi thường các chi phí đào tạo cho Công ty.
Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động
1. Nghĩa vụ :
a. Bảo đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những điều đã cam kết trong Hợp đồng
lao động.
b. Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn các chế độ và quyền lợi cho người lao động
theo Hợp đồng lao động hoặc Thoả ước lao động tập thể (nếu có).
2. Quyền hạn
a. Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo Hợp đồng (bố trí, điều
chuyển, tạm ngừng việc,...)


10

b. Tạm hoãn, chấm dứt Hợp đồng lao động, thi hành kỷ luật người lao động theo
quy định của pháp luật, Thoả ước lao động tập thể (nếu có) và Nội quy lao động
của Công ty.
c. Công ty sẽ sa thải ngay những người tham gia, tổ chức đình công, biểu tình bất
hợp pháp .
Điều 5: Điều khoản thi hành
a. Những vấn đề về lao động không ghi trong Hợp đồng lao động này thì áp dụng
theo qui định của Thoả ước lao động tập thể, trường hợp chưa có Thoả ước thì áp
dụng theo quy định của Luật Lao động.
b. Hợp đồng lao động được làm thành 02 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ

một bản và có hiệu lực từ ngày ký. Khi hai bên ký kết Phụ lục Hợp đồng lao động
thì nội dung của Phụ lục cũng có giá trị như các nội dung của bản Hợp đồng lao
động này.
Hợp đồng lao động này làm tại Công ty cổ phần Chào thế giới ngày 01 tháng 08
năm 2012.
Người lao động ký
Ghi rõ Họ tên

Người sử dụng lao động ký, đóng dấu
Ghi rõ Họ tên
Giám Đốc

• Quyết định thôi việc
CÔNG TY CỔ PHẦN
CHÀO THẾ GIỚI
––––––––

Số: /QĐ-HW

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, Ngày 01 tháng 04 năm
2012


11

QUYẾT ĐỊNH

Về việc: Chấm dứt hợp đồng lao động

Căn cứ quyết định thành lập số 0102028913 cấp ngày 14 tháng 11 năm 2006
của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội về việc thành lập cơ quan (đơn
vị);
Căn
cứ
Bộ
Luật
lao
Căn cứ Hợp đồng lao động số 17/HĐLĐ-HW ký ngày 01/06/2011

động;
;

Xét đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động của bà Đặng Thị Thu Hằng nhân
viên biên phiên dịch công ty Cổ phần Chào Thế Giới;
Theo đề nghị của bộ phận Hành chính-Nhân sự,
QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1. Nay chấm dứt hợp đồng lao động đối với bà Đặng Thị Thu Hằng
Sinh ngày

: 22 tháng 03 năm 1988

tại Nghệ An

Hộ khẩu thường trú

: Hưng Bình - thành phố Vinh - Nghệ An

CMND số

: 186628347 Cấp ngày 09/07/2005 tại CA Nghệ An

Đơn vị công tác

: Công ty Cổ phần Chào Thế Giới.

Lý do chấm dứt HĐLĐ : Bà Đặng Thị Thu Hằng đơn phương chấm dứt hợp
đồng lao động kể từ ngày 01 tháng 04 năm 2012.
Điều 2. Các ông/bà trưởng bộ phận QA, bộ phận Hành chính- Nhân sự,
bộ phận tài chính- kế toán và bà Đặng Thị Thu Hằng chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.


12
GIÁM ĐỐC

Nơi nhận:
- Như điều 2;
- Lưu: HS, HC_NS
- Lưu: VP

1.1.2 Mô hình tiến trình nghiệp vụ
a) Định nghĩa kí hiệu
- Bộ phận:
Bộ phận
Chức năng của

bộ phận

Luồng thông tin:
- Tác nhân:
-

b) Mô hình tiến trình

Tên tác nhân


13


14

1.1.3 Xác định nhóm người sử dụng hệ thống
a) Tiêu chí phân nhóm người dùng
Việc phân nhóm người dùng dựa trên cơ cấu tổ chức và sự phân công trách
nhiệm để phân nhóm người dùng, từ đó trên các công việc của từng nhóm giúp
cho ta thấy được chức năng của từng nhóm và dễ dàng quản lý công việc.
b) Phân định công việc của bộ phận
 Bộ phận hành chính – nhân sự
- Tiếp nhận yêu cầu bổ sung nhân sự
- Lên kế hoạch tuyển dụng
- Ra thông báo tuyển dụng
- Tiếp nhận hồ sơ.
- Tiến hành phỏng vấn.
- Đưa ra danh sách trúng tuyển.
- Đưa ra danh sách nhân viên chính thức.

- Lưu trữ hồ sơ nhân viên.
- Tiếp nhận yêu cầu sửa hồ sơ.
 Ban lãnh đạo
- Nhận, xem xét ký duyệt kế hoạch tuyển dụng.
- Nhận, xem xét ký duyệt danh sách trúng tuyển.
- Nhận, xem xét ký duyệt danh sách nhân viên chính thức
- Điều chỉnh thuyên chuyển công tác.
 Bộ phận tài chính – kế toán
- Cập nhật danh sách nhân viên.
- Lập bảng chấm công.
- Trả lương cho nhân viên.
- Khen thưởng kỷ luật.
- Giải quyết các chế độ nghỉ phép.
- Cập nhật quá trình công tác.
- Lập báo cáo.
1.2 Hồ sơ xác lập dự án
1.2.1 Hồ sơ điều tra
a) Hồ sơ đầu vào
- Hồ sơ xin việc của người lao động.
- Hồ sơ nhân viên chính thức của công ty.
- Các yêu cầu bổ sung nhân sự tại mỗi phòng ban của công ty.
b) Hồ sơ đầu ra
- Các kế hoạch bổ sung nhân sự
- Danh sách ứng viên trúng tuyển.


15

c)
1.2.2

Danh sách nhân viên chính thức.
Thông tin nhân viên qua các thao tác tìm kiếm, update.
Báo cáo chung về thông tin nhân viên.
Tài nguyên
Hệ thống nhân viên tại công ty.
Các loại hồ sơ, giấy tờ, văn bản, hợp đồng…
Máy tính.
Dự trù thiết bị

• Máy chủ để lưu trữ thông tin quản lý chung
• Máy con tại mỗi phòng ban phục vụ cho quá trình làm việc và tra cứu. tối
thiểu mỗi phòng phải có 3 máy.
• Các loại máy khác như máy in, fax, photo, scan…….(các thiết bị ngoại vi)
• Dữ liệu được lưu trữ với dung lượng lớn dạng file văn bản vì thông tin thu
thập lớn.
• Các dạng làm việc với máy tính:
• Sử dụng các phần mềm quản lý như SQL, C#, Microsoft Office........


16

Chương 2
PHÂN TÍCH HỆ THỒNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG
2.1 Sơ đồ phân rã chức năng
2.1.1 Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng
- Bước 1: Sử dụng phương pháp bottom up tìm các chức năng chi tiết. Từ kết
quả của quá trình khảo sát ta có bảng ghi lại toàn bộ quá trình hoạt động của
hệ thống. Gạch chân tất cả các động từ (và bổ ngữ của động từ) và xét xem
chúng có thể là chức năng của hệ thống không. Gom nhóm chức năng chi tiết

lại thành chức năng ở mức cao hơn.
- Bước 2: Sử dụng phương pháp top down để gom nhóm các chức năng chi
tiết thành các chức năng mức cao hơn.
- Bước 3: Lặp lại bước 2 cho đến khi thu được toàn bộ chức năng của hệ
thống.
- Xác định chức năng chi tiết


17

- Bước 1: Trong quy trình xử lý của hệ thống hiện tại, gạch chân tất cả động từ
và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống.
- Bước 2: Trong danh sách các chức năng được chọn ở bước 1, tìm và loại bỏ
những chức năng trùng lặp
- Bước 3: Trong danh sách chức năng được chọn ở bước 2, gom nhóm những
chức năng đơn giản do một người thực hiện lại.
- Bước 4: Trong danh sách những chức năng được chọn ở bước 3 loại bỏ
những chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống.
- Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4 cho hợp lý.
2.1.2 Kí hiệu sử dụng
Tên chức năng của hệ thống:

<Tên chức năng>

Quan hệ phân cấp:
2.1.3 Áp dụng bài toán
- Bước 1: xác định chức năng chi tiết:
Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban lên danh sách những vị trí
thiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh đạo duyệt. Nếu được duyệt,
Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng. Phòng tổ chức nhân sự sẽ đưa ra

thông báo tuyển dụng với người lao động trên website của công ty và thông báo
trên báo chí về việc tuyển dụng với các vị trí cụ thể.
Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào công ty để
xin thi tuyển vào các vị trí tuyển dụng. Hồ sơ thi tuyển phải đầy đủ các thông tin
về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn…
Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phận ban quản lý nhân sự cùng với cá
nhân phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn


18

người lao động. Nhân viên phòng nhân sự sẽ thông báo kết quả cuối cùng về các
ứng viên trúng tuyển vào công ty với ban lãnh đạo.
Sau đó tiến hành thông báo cho người trúng tuyển qua điện thoại, trên
website của công ty về các vị trí trúng tuyển và thời gian làm tại công ty. Trước
khi làm việc tại công ty, nhân viên sẽ được kí hợp đồng thử việc với công ty.
Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động. Trong thời gian
thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi của chế độ
thử việc.
Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ kí hợp đồng lao động với người lao
động theo thời hạn là 5 tháng, 1 năm, 2 năm. Và sau khi hết hạn hợp đồng chính
thức thì sẽ được kí lại. Sau khi đã kí hợp đồng với nhân viên, công ty có trách
nhiệm đóng BHXH cho nhân viên để đảm bảo lợi ích chính đáng của nhân viên
trong thời gian làm việc tại công ty.
Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu,
vị trí của từng đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ được
phân công lao động vào từng vị trí khác nhau. Việc phân công lao động sẽ được
ghi vào trong quyết định bổ nhiệm lao động.
Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và
quản lý trực tiếp của phòng ban đó. Và người lao động có thể làm đơn yêu cầu

chuyển công tác sang đơn vị khác trong công ty. Đơn yêu cầu này sẽ được
chuyển đến phòng hành chính nhân sự để gửi lên Ban lãnh đạo duyệt. Nếu được
duyệt thì Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động.
Hoặc người lao động có thể chuyển công tác theo nhu cầu làm việc của công ty.
Và tại một đơn vị mới nhân viên sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mức
phụ cấp chức vụ có thể giống hoặc khác chỗ làm cũ.


19

Khi làm trong công ty, tùy thuộc vào chức vụ đảm nhiệm mà người lao động
có thể đi công tác ở đơn vị bạn. Và phòng kế toán tài chính sẽ theo dõi quá trình
công tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp( nếu có) cho nhân viên.
Trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của công ty có trách nhiệm khen
thưởng, kỷ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm lao
động. Những thành tích hay kỷ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen
thưởng hay quyết định kỷ luật của công ty.
Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương
và bậc lương khởi đầu. Trong thời gian làm việc, nếu nhân viên hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỷ luật lao động, không có vi phạm hợp
đồng lao động thì sau 1 năm sẽ được nâng bậc lương 1 lần. Việc nâng bậc lương
tùy thuộc vào trình độ của người lao động. Bậc lương hiện thời sẽ được lưu vào
quyết định nâng bậc lương.
Hàng ngày, quá trình công tác của nhân viên được theo dõi qua bảng chấm
công của nhân viên đó.
Trong quá trình làm việc tại công ty, công ty có trách nhiệm giải quyết các
chính sách để đảm bảo cho lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của nhân
viên như:
Giải quyết các trường hợp nghỉ phép thì họ được xét lương và hưởng các
mức phụ cấp để đảm bảo lợi ích cho họ và họ được công ty theo dõi trong sổ

theo dõi nghỉ phép.
Giải quyết các trường hợp thôi việc tùy theo nguyên nhân thôi việc. Nếu lỗi
từ công ty, nhân viên đó tiếp tục được hưởng 5 tháng lương tiếp theo trong thời
gian chờ việc khác. Còn lỗi thuộc về nhân viên thì công ty không phải trợ cấp bất


20

cứ khoản kinh phí nào. Các trường hợp thôi việc sẽ có quyết định thôi việc và
được theo dõi trong sổ theo dõi thôi việc.
Đối với các trường hợp vi phạm nội quy lao động, vi phạm hợp đồng lao
động thì tùy theo mức độ nặng nhẹ của vi phạm mà xử lí. Nhẹ thì phạt tiền, nặng
thì đuổi việc. Các vi phạm này sẽ được lưu trong biên bản vi phạm lao động,
biên bản vi phạm hợp đồng.
Phòng tài chính- kế toán trả tiền lương hàng tháng và các phòng ban sẽ phải
báo cáo thống kê cho Ban lãnh đạo theo tháng.

Căn cứ vào quy trình xử lý và khảo sát hệ thống thực ta được sơ đồ sau:
Người dùng
Thoát
Cập nhật phòng ban
Cập nhật chuyên môn
Cập nhật chức vụ

Quản trị hệ thống
Cập nhật thông tin hệ
thống

Ứng viên
Thông tin nhân viên

Quản lý nhân sự

Nhân viên
Khen thưởng
Kỷ luật
Đi công tác

Quá trình

Chuyển phòng ban
Danh sách phòng ban

Báo cáo

Quản lý
nhân sự
-


21

Danh sách chuyên môn
Hồ sơ nhân viên
Danh sách khen thưởng
Danh sách kỷ luật
Danh sách nhân viên

Dựa vào cơ cấu tổ chức hệ thống ta được sơ đồ sau:

Hình 2.1: Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống


22

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu
2.2.1 Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng
- Bước 1: : Xây dựng DFD mức khung cảnh (mức 0) xác định giới hạn của hệ
thống. Biểu đồ lường dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất
biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác
nhân ngoài của hệ thống. Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài
chỉ thông tin vào và ra của hệ thống.
- Bước 2: Xây dựng DFD mức đỉnh (mức 1) với mức đỉnh các tác nhân ngoài
của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra.
Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là các chức năng chính bên
trong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1. Xuất hiện thêm các kho
dữ liệu và luồng thông tin trao đỏi giữa các chức năng mức đỉnh.
- Bước 3: Xây dựng DFD mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới mức 2) thực hiên
phân rã đối với mỗi tiến trình cuả mức đỉnh. Khi thực hiện phân rã ở mức này
vẫn phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con
sẽ xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu.
2.2.2 Ký hiệu sử dụng
Tiến trình (Chức năng):


23

Luồng dữ liệu:

Kho dữ liệu:

Tác nhân ngoài:

Tác nhân trong:

Quan hệ giữa tiến trình, luồng dữ liệu và kho:

Quan hệ vào:


24

Quan hệ ra:

Quan hệ cập nhật:
2.2.3 Áp dụng bài toán
a. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống
Các thành phần của DFD mức khung cảnh:
- Tiến trình: Quản lý nhân sự. Tiến trình được xác định thông qua BFD mức 0.
- Tác nhân ngoài: nhân viên, ban lãnh đạo, phòng ban. Tác nhân được xác
định thông qua mô hình tiến trình nghiệp vụ.
- Luồng dữ liệu: thông tin về các luồng dữ liệu được xác định qua mô hình
tiến trình nghiệp vụ.


25

b. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( Mức 1) của hệ thống
Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
- Tiến trình:Quản trị hệ thống, cập nhật thông tin hệ thống, quản lý nhân sự,

quá trình, báo cáo.
- Tác nhân ngoài: Nhân viên, ban lãnh đạo, phòng ban.
- Luồng dữ liệu: được xác định thông qua:
• Các luồng dữ liệu đi ra từ hệ thống và đi vào từ hệ thống: được xác định
thông qua DFD mức khung cảnh.
• Các luồng dữ liệu giữa các tiến trình hệ thống thông qua mô hình tiến
trình nghiệp vụ.