Tin học hóa công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Tân Khánh huyện Phú Bình tỉnh Thái Nguyên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

BÁO CÁO
THỰC TẬP CƠ SỞ
ĐỀ TÀI:
TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TÂN KHÁNH HUYỆN PHÚ BÌNH - TỈNH THÁI NGUYÊN

Giáo viên hướng dẫn: Th.s Đỗ Năng Thắng
Sinh viên:

Trịnh Thị Trang

Lớp:

QTVP - K13B

Thái Nguyên, ngày 20 tháng 5 năm 2016


MỤC LỤC


DANH MỤC HÌNH ẢNH


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Giải thích

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

QTTB

Quản trị thiết bị

3

BLĐ

Ban lãnh đạo

4

VH-XH

Văn hóa- Xã hội


LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay, công nghệ thông tin đang có những bước phát triển mạnh

mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới. Nó đã đi vào các ngành với một
phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo, nhanh chóng và hiệu quả. Việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong quá trình làm việc đã giúp cho công tác quản lý được dễ
dàng hơn, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian công sức.
Trang thiết bị văn phòng là thành phần không thể thiếu trong mọi cơ quan, tổ chức
doanh nghiệp. Nó có vai trò quan trọng hỗ trợ đắc lực con người trong việc nâng cao hiệu
quả của văn phòng. Thông qua các nghiệp vụ hành chính văn phòng các trang thiết bị văn
phòng được sử dụng có hiệu quả góp phần xử lý và cũng cấp thông tin nhanh chóng, công
việc được cải thiện về chất lượng, dễ dàng cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Đồng thời
trang thiết bị văn phòng còn góp phần làm giảm chi phí và nhân lực.
 Lý do chọn đề tài
Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập hiện nay đòi hỏi các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp phải kịp thời ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý để tiến độ công
việc được nhanh hơn và bắt kịp với sự phát triển của đất nước.
Mặc dù trang thiết bị văn phòng là một yếu tố không thể thiếu trong mọi cơ quan
nhưng không phải cơ quan nào,tổ chức nào cũng có cách quản lý trang thiết bị khoa học
mà hiệu quả. Việc ứng dụng các phần mềm vào quản lý trang thiết bị giúp cho quá trình
làm việc tại cơ quan được thuận tiện và nhanh chóng hơn.Số lượng trang thiết bị tại cơ
quan tăng hay giảm, việc theo dõi, kiểm kê, tìm kiếm sẽ được thuận lợi hơn khi chúng ta
áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý.
Nhận thức được điều đó cùng với việc tìm hiểu thực tế tại địa phương sinh sống, em
thấy việc áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý trang thiết bị văn phòng ở địa
phương em là vấn đề cấp thiết hiện nay.Vì vậy em đã lựa chọn đề tài: “ Tin học hóa công
tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại Uỷ ban nhân dân xã Tân Khánh- huyện Phú
Bình- tỉnh Thái Nguyên”.

5


 Mục đích của đề tài

Mục đích nghiên cứu đề tài là ứng dụng công nghệ thông tin vào để xây dựng một
chương trình quản lý trang thiết bị văn phòng giúp cho việc quản lý trang thiết bị có thể
diễn ra một cách nhanh chóng. Công tác tìm kiếm thông tin cũng như việc cập nhật các
thông tin của trang thiết bị trong cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp được diễn ra một
cách nhanh nhất, thuận lợi nhất.
 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các phần mềm quản lý trang thiết bị văn phòng,
cách thức xây dựng và quản lý trang thiết bị, quy trình quản lý và các hình thức quản lý
trong cơ quan tại UBND xã Tân Khánh.
Phạm vi nghiên cứu là công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Tân
Khánh- huyện Phú Bình- tỉnh Thái Nguyên.
 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu theo phương pháp:
− Nghiên cứu tài liệu về công tác quản lý trang thiết bị văn phòng
− Khảo sát thực tế thu thập dữ liệu về công tác quản lý trang thiết bị tại cơ quan
− Trao đổi với cán bộ trực tiếp quản lý trang thiết bị văn phòng tại cơ quan để
biết về quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Tân Khánhhuyện Phú Bình- tỉnh Thái Nguyên.
 Bố cục của đề tài
Nội dung của đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về trang thiết bị văn phòng
Chương 2: Thực trạng quản lý trang thiết bị văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã Tân Khánh
Chương 3: Ứng dụng Microsoft vào quản lý trang thết bị văn phòng tại Ủy ban nhân dân
xã Tân Khánh

Thái Nguyên, ngày 20 tháng 05 năm 2016
Sinh viên
Trịnh Thị Trang
Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm, vai trò , yêu cầu của trang thiết bị văn phòng

1.1.1. Khái niệm

6


Trang thiết bị văn phòng là tổng thể nói chung những máy móc, dụng cụ, phụ tùng cần
thiết cho hoạt động của văn phòng là các yếu tố hỗ trợ hoặc thay thế sức lao động thủ công
của cán bộ nhân viên văn phòng để có thể giúp họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Trang thiết bị văn phòng là một yếu tố quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo và nhân
viên văn phòng điều hành một cách thông suốt, xử lý nhanh chóng, kịp thời, năng suất lao
động được nâng cao. Trang thiết bị văn phòng tốt và đầy đủ không những giúp cho công
việc tiến hành thuận lợi mà còn góp phần giữ gìn sức khỏe cho nhân viên làm việc được
lâu dài, chất lượng công tác được đảm bảo.
Các loại trang thiết bị văn phòng phổ biến:
− Thiết bị truyền thông: Máy điện thoại, máy facx, máy vi tính, máy ghi âm, máy
tính cá nhân……
− Các thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu: Máy in, máy photocopy, máy scan,
máy hủy tài liệu……
− Các trang thiết bị khác: Bà ghế, tủ điều hòa nhiệt độ, quạt, trang trí phòng làm
việc…..
1.1.2. Vai trò của trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị văn phòng là những máy móc, dụng cụ cần thiết phục vị công tác văn
phòng.
Các trang thiết bị văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu
quả hoạt động của văn phòng. Bởi những nhân viên văn phòng thông qua nghiệp vụ hành
chính văn phòng đã sử dụng trang thiết bị văn phòng để xử lý và cung cấp thông tin
nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao năng suất, công việc được cải thiện về
chất lượng cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh đạo, đồng thời trang thiết bị văn phòng
góp phần làm giảm chi phí về nhân lực cộng với các chi phí khác kèm theo.
Như chúng ta đã biết công nghiệp hóa cũng trang bị những máy móc, thiết bị văn

phòng nhằm làm giảm bớt lao động nặng nhọc. Những cải tiến kĩ thuật trước hết nhằm
vào các khâu như từ bàn máy chữ thường tiến lên máy chữ điện tử, từ các bàn máy tính
tiến lên máy tính cơ điện dùng cho công việc kế toán…. Đặc biệt, từ những năm 7 của thế
kỉ trước, khâu xử lý văn bản đã được máy tính hỗ trợ và lien tục tiến lên cho đến hiện nay,
máy vi tính là 1 trong những thiết bị không thể thiếu trong quá trình thực hiện chức năng
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của một văn phòng hiện đại. Đồng thời các
trang thiết bị văn phòng khác nhờ ứng dụng những thành tựu khoa học kĩ thuật mà có

7


những sáng kiến, mẫu mà phù hợp với tùy loại công việc, vận dụng phù hợp cho mỗi
nhóm đối tượng khác nhau, làm cho hiệu suất công việc được nâng cao.
1.1.3. Yêu cầu của trang thiết bị văn phòng
− Yêu cầu chung đối với trang thiết bị văn phòng:
+ Tính kinh tế: phù hợp với thực tiễn của cơ quan( khối lượng công việc, chi phí
mua, bảo trì, đào tạo nhân viên sử dụng…)
+ Tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng.
+ hiện đại: đáp ứng yêu cầu ngày càng cao( nhanh chóng, kịp thời, chính xác)
của công việc văn phòng.
− Yêu cầu đối với người sử dụng:
+ Nắm được công dụng, cách sử dụng đối với các loại thiết bị văn phòng
thông thường.
+ Thường xuyên bồi dưỡng kiến thức, sử dụng được những thiết bị văn
phòng hiện đại.
1.2 Các loại trang thiết bị văn phòng
1.2.1 Thiết bị truyền thông
 Máy ghi âm
−
Dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn phòng được sử dụng rộng

rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:
+ Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu,
báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc
ký.
+ Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn
bản..
+ Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25 45%, mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20%. Thời gian thảo văn
bản giảm 3 - 4 lần. Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 6 phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo.
 Điện thoại

Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe. Ngày nay có rất nhiều loại điện
thoại khác nhau như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động). Đây là
thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được dùng phổ
biến trong các công sở, văn phòng. Vì vậy, đòi hỏi những người làm công tác văn phòng

8


nói riêng và các cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp
qua điện thoại.
 Máy fax

Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là màu có
ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y như bản
gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax).
Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax từ máy
tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này).
 Máy tính nối mạng

Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài nguyên:

máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu...Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ hiện đại hóa
văn phòng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương, cơ quan mà sử dụng mạng
máy tính nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục vụ nhu cầu chia
sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin.
 Máy chụp ảnh

Máy chụp ảnh được sử dụng trong công tác văn phòng để ghi và lưu lại những hình
ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện trọng đại của cơ quan, đơn vị.
Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phòng thông dụng, bên cạnh đó còn có các
loại máy cơ, máy bán tự động…
1.2.2 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu

Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử
dụng các nhóm:
Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu
của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng.
Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy in như:
in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều thể loại và
công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là
máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze. Đa phần các máy in sử dụng cho văn phòng
được nối với một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung. Một phần khác máy in được
9


nối với các thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên
các chất liệu riêng.
Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra giấy,
hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua
ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực được
bám vào giấy, công đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước khi ra

ngoài.
Máy in laze có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản
in thường tương đối thấp. Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc.
Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể
khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.
1.2.3 Các trang thiết bị văn phòng khác

Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu còn có các thiết bị
và đồ dùng văn phòng khác như:
− Máy quét hình ảnh hay còn gọi là máy scan (scanner)

Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu hoặc
xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân
thông thường. Cấu tạo của máy Scan gồm ba bộ phận chính: thấu kính nhạy quang, cơ
cấu đẩy giấy và mạch logic điện tử.
− Máy chiếu đa năng (projector)

Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu
ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội thảo, bài
thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh sáng xuyên qua
một màn hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn hình bên ngoài. Nói
một cách đơn giản nó đóng vai trò như một màn hình vi tính nhưng to hơn để mọi người
có thể xem từ xa.
Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những người làm công tác văn phòng
rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận
tiện như cặp, kẹp, ghim, bút…
10


1.3. Tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng

1.3.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị
Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước được tổ chức quản lý theo các
khâu:
 Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị:

Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ
được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công tác
văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở
chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng năm cơ
quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông
qua kế hoạch hàng năm.
 Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị:

Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý,
khai thác, sử dụng và bảo quản.
Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công.
Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh
giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị.
Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ
quan, tổ chức.
 Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị:

Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành
thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật:
Thành lập ban thanh lý.
Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức
thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải được công
bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính.

1.3.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị

11


Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần quan trọng nhất trong công
cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế với
nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những khả
năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa
và tra tìm các dữ liệu.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là
Internet…cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng
thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thông
thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ…ngày càng
tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.
Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện phần lớn
nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phòng. Do đó khâu tổ chức
sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể:
- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo
hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động
biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử
dụng trang thiết bị.
- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao
quản lý và sử dụng.
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề
xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử
dụng có hiệu quả.
- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:

+ Sử dụng đúng mục đích;
+ Bảo quản theo yêu cầu;
+ Bảo dưỡng theo định kỳ;
+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.
12


Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ
được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng ngoài
kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của
công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý
thông tin một cách khoa học. Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi
dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để
đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

13


Chương 2.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
TẠI UBND XÃ TÂN KHÁNH
2.1.

Giới thiệu
1.2.1 Vị trí địa lý
Tân Khánh là một xã thuộc huyện Phú Bình, tỉnh Thái Nguyên, Việt Nam. Xã nằm ở

phía bắc của huyện và thuộc khu vực trung du:
Phía Bắc và Tây Bắc giáp với xã Bàn Đạt
Phía Đông Bắc giáp với xã Tân Lợi thuộc Huyện Đồng Hỷ

Phía Đông giáp với xã Tân Kim
Phía Nam giáp với xã Bảo Lý
Phía Tây Nam giáp với xã Đào Xá

Hình 2.1: Bản đồ vệ tinh xã Tân Khánh trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

14


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁN BỘ Ở UBND XÃ TÂN KHÁNH

Hình .2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức cán bộ ở UBND xã Tân Khánh

15


Hình 2.3: Ủy ban nhân dân xã Tân Khánh
2.2.1 Diện tích và dân số
Theo Niên giám thống kê tỉnh Thái Nguyên 1999 – 2003 xã Tân Khánh có:
Diện tích 21,94 km²
Dân số là 7260 người
Mật độ dân số đạt 330 người/km².
Xã Tân Khánh gồm có 25 xóm là: Hoàng Mai 1, Hoàng Mai 2, Nông Trường, Ngò,
Đồng Bầu, Kim Bảng, Đồng Tiến 1, Đồng Tiến 2, Tre, Thông, Cầu Ngầm, La Tú, La
Muôi, Làng Cả, Na Ri, Đồng Đậu, Xuân Minh, Phố Chợ, Cà, Bằng Sơn, Chanh, Kê, Cầu
Cong, Đồng Hòa, Trại Mới.
3.2.1 Tình hình phát triển kinh tế
Xã Tân Khánh chỉ cách trung tâm huyện Phú Bình chừng 11 km. Đoạn đường từ
trung tâm huyện đến xã dù hẹp, nhưng hầu hết đã được thảm nhựa, việc đi lại của người
dân đã được cải thiện so với trước kia rất nhiều.

Hai xóm Cầu Ngầm và Đồng Đậu có phong trào chăn nuôi gà phát triển mạnh. Từ
khi nguồn điện bàn giao về cho ngành Điện quản lý trực tiếp, lĩnh vực nông nghiệp trên
địa bàn đã được cải thiện rõ rệt. Năm 2011, cả xã hiện có tới 102 trang trại chăn nuôi khác
16


nhau, 5 cơ sở ấp nở con giống gia cầm, 14 cơ sở sử dụng máy xẻ, chế biến đồ gỗ, 2 xí
nghiệp may, trên 20 máy xay xát và nhiều máy sao, vò chè trong dân.

Hình 2.: Mô hình nuôi gà thả đồi đang phát triển ở xã Tân Khánh
Hiện tại xã Tân Khánh có 28 km đường liên xóm, 42 km đường nội xóm thì mới chỉ
có 2 km đang được bê tông hóa từ chương trình hỗ trợ xi măng để làm đường của tỉnh, số
km còn lại đều là đường đất. Do đường sá đi lại khó khăn nên tư thương thường ép, dìm
giá đối với các sản phẩm nông nghiệp của bà con nông dân.
Như vậy, khó khăn về vốn, giá cả thị trường, hạ tầng giao thông và thương hiệu sản
phẩm đang là những vấn đề đặt ra cho việc phát triển kinh tế trang trại ở Phú Bình. Nếu
giải được bài toán này chắc chắn trong thời gian tới mô hình kinh tế trang trại ở Phú Bình
sẽ không chỉ dừng lại ở con số 227 như hiện nay và quy mô của các trang trại chắc chắn
sẽ được mở rộng hơn rất nhiều.
Về vấn đề huyện đã chỉ đạo xây dựng đề án phát triển nông nghiệp toàn diện trong
đó có cả phát triển trồng trọt và chăn nuôi. Đề án này sẽ khai thác triệt để quy hoạch nông
thôn mới và các đề án phát triển sản xuất nâng cao đời sống, thu nhập của người dân đã
được phê duyệt. Trong đề án này huyện đề nghị tỉnh cho phép xây dựng một điểm giết mổ
gia súc, gia cầm tập trung, giúp người dân tiêu thụ các sản phẩm chăn nuôi. Đây cũng là
một giải pháp tích cực nhằm tháo gỡ khó khăn về tiêu thụ sản phẩm của các trang trại.
17


Xây dựng nền nông nghiệp phát triển toàn diện theo hướng hiện đại, bền vững, sản
xuất hàng hoá lớn, có năng suất, chất lượng, hiệu quả và khả năng cạnh tranh cao… là

một trong những mục tiêu tổng quát của Nghị quyết của Hội nghị lần thứ 7 Ban chấp
hành Trung ương khóa X về nông nghiệp, nông dân và nông thôn. Việc phát triển kinh tế
trang trại ở Phú Bình là hướng đi phù hợp chủ trương đó của Đảng, Nhà nước. Nhưng để
hỗ trợ, giúp đỡ người nông dân yên tâm phát triển sản xuất lớn theo hướng hiện đại, bền
vững và có tính cạnh tranh cao trên thị trường thì rất cần sự vào cuộc của chính quyền,
các ngành chức năng với những mục tiêu, giải pháp cụ thể để tháo gỡ những khó khăn
trên.
Đến cuối năm 2010 đầu năm 2011 nền kinh tế của xã có bước phát triển mạnh mẽ,
việc quy hoạch chung xây dựng nông thôn mới toàn xã , xác định các vùng sản suất kinh
tế giúp địa phương có nền kinh tế phát triển, đời sống vật chất tinh thần của người dân
được nâng cao, có hình thức sản xuất phù hợp, gắn phát triển nông nghiệp với phát triển
công nghiệp, dịch vụ, giữ gìn bản sắc văn hóa vùng miền, bảo về môi trường sinh thái, an
ninh trật tự ổn định.

18


2.2 Quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng

ST
T
1

2
3

Trách nhiệm
Đơn vị có nhu
cầu mua sắm,
sửa chữa tài sản

Cán bộ QLTB
Ban tài chính –
kế toán
Ban Lãnh đạo

4

Cán bộ QLTB
Bộ phận có nhu
cầu

5

Cán bộ QLTB và
đơn vị được trang
bị

6

Lưu đồ
Tờ trình
Kiểm tra
Phê duyệt
Mua sắm,
sửa chữa

Nghiệm thu

Thanh toán

Kế toán
Kiểm tra định kì

7

Cán bộ QLTB
Đơn vị có nhu
cầu

Nghiệm thu, vận hành
TB

19

Diễn giải
Đơn vị có nhu cầu mua sắm,
sửa chữa tài sản lập tờ trình có
chữ kí của trưởng đơn vị cho
cán bộ QTTB
Cán bộ QLTB nhận lại từ ban tài
chính – kế toán và trình BLĐ.
BLĐ phê duyệt tờ trình của cán
bộ QLTB.
Cán bộ QLTB hoặc đơn vị có nhu
cầu mua sắm, sửa chữa tiến hành
thủ tục mua sắm, sửa chữa theo
quy định hiện hành
Cán bộ QLTB hoặc đơn vị có nhu
cầu mua sắm, sửa chữa trang
thiết bị phải lập biên bản bàn giao

nghiệm thu tài sản và biên bản
thanh lý hợp đồng.
Kế toán kiểm soát hồ sơ thanh
toán mua bán, sửa chữa trang
thiết bị và làm thủ tục thanh toán
trang thiết bị sau 5 ngày làm việc
kể từ ngày nhận hồ sơ thanh
quyết toán mua sắm, sửa chữa
trang thiết bị.
Phòng QTTB kiểm tra thiết bị
theo quý.Nếu thiết bị hỏng lập tờ
trình, trình sửa chữa.Nếu hoạt
động bình thường thì tiếp tục vận
hành.


8

Cán bộ QLTB
Đơn vị có nhu
cầu

Cán bộ QLTB hoặc đơn vị có nhu
cầu nghiệm thu thiết bị và đưa
vào sử dụng và đăng ký số vào sổ
theo dõi cơ sở vật chất

20

Chú thích :

STT

2.3

BIỂU TƯỢNG

Ý NGHĨA

1

Bắt đầu quy trình

2

Các bước công việc cụ thể

3

Ra quyết định

4

Kết thúc quy trình

5

Mũi tên chỉ bước tiếp theo của
quy trình

6

Mũi tên nét đứt chỉ quy trình
không được xét duyệt và trả lại

Công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại xã Tân Khánh
2.3.1 Thực trạng
- Thực trạng hiện nay
 Ưu điểm:
Trong nhiều năm qua công tác quản lý trang thiết bị văn phòng ở UBND xã Tân

Khánh luôn được Đảng và chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo thực hiện để quản
lý. Công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại xã trong những năm gần đây đã có nhiều
chuyển biến tích cực xã đã mua được các trang thiết bị văn phòng hiện đại góp phần đảm
bảo tiến độ công việc của cơ quan.
Trang thiết bị của UBND xã được quản lý theo cách truyền thống là quản lý bằng
“Sổ theo dõi cơ sở vật chất” do cán bộ văn phòng tổng hợp, thống kê và chịu trách nhiệm.

21


 Nhược điểm:
Mặc dù mua được các trang thiết bị hiện đại phục vụ quá trình làm việc cho cơ quan
nhưng phần lớn cán bộ trong cơ quan chưa thành thạo trong công tác sử dụng trang thiết
bị tin học.
Do quản lý theo cách truyền thống nên khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin,
thanh lọc, sửa chữa, nhập thêm thông tin. Đồng thời khó khăn trong việc bảo quản giám
sát tình trạng của các trang thiết bị văn phòng trong cơ quan sẽ gặp bất lợi khi có thanh tra
kiểm tra hay giám sát.

2.3.2 Hướng phát triển
Để khắc phục những nhược điểm trên tại cơ sở đi đôi với việc tiến hành công nghiệp
hóa hiện đại hóa đất nước góp phần đẩy nhanh tiến độ quá trình làm việc, xã cần phải có
các hướng đi mới như:
Cử cán bộ nhân viên đi tới các cơ sở để nâng cao chuyên môn nghề nghiệp
Tăng cường công tác đào tạo cán bộ phụ trách nhằm nâng cao năng lực chuyên môn
nghiệp vụ quản lý trang thiết bị.
Tích cực áp dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý trang thiết bị văn phòng
nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả quản lý. Xây dựng quy trình ứng
dụng cộng nghệ thông tin vào quản lý trang thiết bị văn phòng. Góp phần đẩy nhanh tiến
độ quản lý trong cơ quan
Đầu tư chi phí mua phần mềm để quản lý hoặc dùng những phần mềm hữu ích
miễn phí.

22


Chương 3.
ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TÂN KHÁNH
3.1

Đặt vấn đề
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, trang thiết bị văn

phòng là một vấn đề thiết yếu không thể thiếu để phục vụ quá trình làm việc của cơ quan ,
giúp công việc của cơ quan thực hiện nhanh chóng và đạt kết quả cao.
Trang thiết bị văn phòng giúp cho cơ quan hoạt động liên tục và thông suốt,góp
phần đảm bảo quá trình quản lý của cơ quan được tốt hơn.
Tuy nhiên trong quá trình sử dụng trang thiết bị không thể tránh khỏi những sự cố

mất mát, hư hỏng…cần phải được tổng hợp lưu kho để sửa chữa hoặc thanh lý hoặc mua
mới sản phẩm. Yêu cầu đặt ra là phải có một hệ thống quản lý dữ liệu cho tất cả các trang
thiết bị văn phòng tại cơ quan, thông tin trang thiết bị phải đầy đủ, chính xác, quá trình tra
cứu nhanh chóng, thân thiện dễ sử dụng… để góp phần nâng cao hiệu quả của công tác
văn phòng nói chung và công tác quản lý trang thiết bị văn phòng nói riêng tại UBND xã
Tân Khánh cũng như là các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp trên phạm vi cả nước.
3.2 Giải quyết vấn đề
Để đảm bảo thông tin cho các hoạt động quản lý, đòi hỏi chúng ta cần phải khắc phục
đươc các mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý đặc biệt là quản lý trang thiết bị
văn phòng.
Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết trên em xin được đưa một số hướng giải quyết như sau:
− Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độ
chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất. Hệ thống chương trình dễ sử
dụng, thân thiện với người dùng và có tính bảo mật.
− Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ, chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộ
quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan.
− Cần phải nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ văn phòng tại UBND xã
Tân Khánh. Cho cán bộ tại cơ quan tham gia các khóa học về tin học văn
phòng để phục vụ công tác quản lý tại địa phương được nhanh chóng và hiệu
quả hơn. Góp phần khắc phục những thiếu sót trong quản lý.
23


− Cải thiện điều kiện bảo quản trang thiết bị văn phòng. Nắm bắt được những
trang thiết bị đang trong thời gian bảo hành để đem đi bảo dưỡng hay các trang
thiết bị đang lưu kho, hoặc đang sửa chữa để kịp thời thay thế, mua mới thiết
bị đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và liên tục.
= > Với những giải pháp trên em mong rằng sẽ nâng cao được hiệu quả quản lý trang
thiết bị văn phòng tại UBND xã Tân Khánh. Qua đó đảm bảo được thông tin của trang
thiết bị, cung cấp nguồn thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành tại ủy ban luôn

được diễn ra liên tục.
3.3. Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý trang thiết bị văn phòng
3.3.1. Giới thiệu về Microsoft Excel
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của
hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro
Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập
dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên
Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng. Excel hiện
nay đã là phiên bản thứ 5 của Microsoft kể từ năm 1993.
Trước đây, Microsoft đã giới thiệu một phần mềm bảng tính được gọi
là Multiplan vào năm 1982, phần mềm rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M, nhưng
trên MS-DOS thì nó đã không còn được như vậy. Điều đó đã thúc đẩy sự phát triển 1
chương trình bảng tính mới mang tên Excel với khẩu hiệu "'do everything 1-2-3 does and
do it better'". Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành lần đầu tiên trên máy MAC
năm 1985 và trên Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hành với MAC và được tích hợp với
môi trường run-time của windows) vào tháng 11 năm 1987. Lotus đã quá chậm trong việc
phát hành 1-2-3 cho Windows và cho đến cuối năm 1988, Excel bắt đầu bán được nhiều
hơn so với 1-2-3 và giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển phần mềm hàng đầu.
Trung bình cứ 2 năm Microsoft lại ra mắt phiên bản mới của Excel 1 lần hoặc lâu hơn.
Phiên bản hiện thời là Excel 12 hay còn được gọi là Microsoft Office Excel 2007.
Gần đây, Excel đã trở thành mục tiêu của một vụ kiện. Lý do là một công ty khác
đã bán một gói phần mềm đã lấy tên "excel" trong công nghiệp tài chính trước đó. Kết
quả của cuộc tranh cãi trên yêu cầu đối chiếu tất cà văn bản và hồ sơ pháp lý của phần
24


mềm "Microsoft Excel". Tuy nhiên khi xử lý vụ việc này người ta đã lờ nó đi và
Microsoft luôn xử lý vấn đề khi họ mua nhãn hiệu của chương trình khác. Microsoft cũng
động viên người sử dụng kí tự XL như một cách viết tắt của chương trình. Trong khi tên
của chương trình đang được tranh cãi thì biểu tượng của nó vẫn mặc định là chữ X màu

xanh lá cây và phần mở rộng của Excel là .xls.
Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc. Tuy nhiên, bản chất
thì chúng đều giống nhau Excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có thể
thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người
sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn. Đặc biệt là excel có khả năng đồ thị rất
tốt.
Lần đầu tiên xuất hiện trong gói Microsoft Office năm 1993. Microsoft
Word và Microsoft PowerPoint đã có 1 giao diện khá giống với Excel.
Từ năm 1993, Excel đã bao gồm Visual Basic for Applications (viết tắt là VBA).
Một ngôn ngữ lập trình dựa trên nền tảng củaVisual Basic, nó đã được thêm vào giúp tự
động hóa các task trong Excel và cung cấp cho người dùng những hàm tùy biến. VBA là
một chương trình hữu ích, trong những phiên bản gần đây, nó đã bao gồm những môi
trường phát triển tổng hợp (IDE). Chức năng ghi lại những đoạn Macro có thể tạo ra
những đoạn mã VBA cho những hành động có tính chất lặp lại của người sử dụng, cho
phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, VBA cho phép tạo ra bảng biểu và
điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao thông với người sử dụng. Ngôn ngữ hỗ trợ
sử dụng (nhưng không tạo ra), DLL ActiveX (COM), những phiên bản về sau tăng thêm
sự hỗ trợ dành cho các module, cho phép sử dụng các công nghệ lập trình hướng đối
tượng cơ bản.
Những hàm tự động được tạo ra bởi VBA đã giúp Excel trở thành một đối tượng
cho những virus macro. Đây là một lỗi nghiêm trọng trong Office, cho đến khi những nhà
sản xuất phần mềm chống virus bắt đầu phát hiện chúng. Microsoft đã có những biện
pháp phòng ngừa những cách sử dụng sai trái bằng cách thêm vào các chức năng: Hoàn
toàn bỏ đi tính năng Macro, kích hoạt macro khi mở workbook hoặc là tin tưởng những
macro được công nhận bởi một nguồn đáng tin.
25